Es independiente el Balance Patrimonial de la revelación del
resultado? Explique.
Resultado nulo
Ganancia
Pérdida
Si los ingresos son mayores que los gastos, ocurre que:
Resultado nulo
Ganancia
Pérdida
Las ganancias aumentan el patrimonio neto y las pérdidas?
Explique
Si la empresa Pepe Fuscaldo solo cuenta con $ 300.000 en dinero efectivo
y efectúa las siguientes transacciones:
Compra a crédito $ 105.000 en mercancías al proveedor
Bimbo
Compra al contado $ 60.000 de mercancías
Pago gastos con un vale de pago por $ 30.000
Pago $ 120.000 por la adquisición de equipo de oficina
Vende mercancías a plazos por $ 150.000. el costo de los inventarios
vendidos asciende a $ 60.000 y las mercancías fueron entregadas a
sus clientes.
La empresa adquiere deudas para cubrir los gastos administrativos
por $ 20.000 los cuales serán pagados en el periodo siguiente.
Se pide:
Registre los asientos y elabore una revelación de resultados
y un Balance Patrimonial.
Los hechos contables se registran a través de los diversos elementos
de los estados financieros denominados "cuentas". Cuentas viene siendo
como un lugar, parte o reservorio imaginario donde se acumulan los valores que
se reciben (DEBE) y los que se entregan (HABER).
La cuenta es el componente más elemental y básico de la
Contabilidad. En Contabilidad, una cuenta está relacionada con el modo
y el porqué del registro de los hechos contables. La cuenta es un instrumento
de representación y medida de un elemento patrimonial que se utiliza
para captar la situación inicial de éste y las variaciones que
posteriormente se vayan produciendo en el mismo (Lopes de Sa, 2009).
Las cuentas agrupan los hechos de la misma naturaleza y los integra en
sus valores requiriendo para ello la manipulación de planillas y libros
auxiliares donde se organizan otras informaciones además de las financieras,
tales como, la identificación del cliente o proveedor, la manera de pactar
la operación, la fecha, el valor monetario, los vencimientos de los plazos
y otros más diversos tipos de informaciones. En general, todas las informaciones
auxiliares obtenidas por las empresas facilitan los controles internos que contribuyen
al proceso de toma de decisiones, habida cuenta de que el patrimonio se halla
en constante transformación.
Las agrupaciones de las cuentas y los nombres asignados a sus componentes
configuran un aspecto cualitativo similar al de una calidad fotográfica
del contenido agregado a cada grupo. Algunas veces es motivo de confusión
para quienes se inician en temas contables el hecho de que una cuenta de pasivo
(una deuda) reciba el mismo nombre que una cuenta de egreso (gasto), por ejemplo:
servicios públicos, arrendamientos, etc. Las cuentas más comúnmente
utilizadas son:.
Caja: la calidad (nombre de la cuenta "Caja")
en el patrimonio nos está indicando que la empresa posee dinero en efectivo.
Mercancías no fabricadas por la empresa: esta calidad está
diciendo que la empresa posee artículos destinados para la venta.
Equipos de oficina: esta otra calidad indica que la empresa posee
muebles y enseres para el uso en oficinas.
Clientes: esta calidad está informando que la empresa tiene
un derecho sobre una cuenta por cobrar
Proveedores: la cualidad de proveedor señala que la empresa
tiene una obligación sobre cuentas por pagar.
Del aspecto cuantitativo, son observables las cantidades monetarias de
las cuentas que representan los elementos del patrimonio. En la contabilidad
tradicional es obligatorio el registro de los valores en moneda nacional, sin
embargo en una contabilidad gerencial es posible utilizar aquella moneda que
esté más ajustada a las necesidades administrativas.
En la visión patrimonialista clásica, las cuentas de gastos
son consideradas como reductoras del patrimonio neto y la confrontación
entre cada tipo de gasto o ingreso es registrado junto al patrimonio neto, ya
como aumento (en el caso del lucro) o ya como disminución (en el caso
de perdidas). Por ejemplo, supongamos que vayamos a efectuar el pago de una
reparación del techo del local del negocio, para lo cual utilizaremos
el siguiente diagrama:
Aquí, la cuenta de Caja, que representa dinero en efectivo, experimenta
una disminución de su saldo, mientras que, la cuenta de Mantenimiento
y reparaciones, que representa un gasto operacional, provoca una disminución
del Patrimonio Neto. Sin embargo, en el enfoque neopatrimonialista la solución
encontrada es hacer un control separado de estas cuentas de ventas y las cuentas
de costo analizadas individualmente en el informe de revelaciones del Estado
de Resultados del Ejercicio.
4.1. EL PLAN DE CUENTAS
El registro de los hechos contables requiere la adopción por parte
de la empresa de un Plan de Cuentas. Un Plan de Cuentas es el listado de las
cuentas con su respectiva descripción y los procedimientos para su aplicación
contable. Nada impide que un Plan de Cuentas haya sido elaborado con un criterio
gerencial en el que se busque contar con un sistema de cuentas fácil
y flexible que pueda adecuarse rápidamente al proceso de toma de decisiones.
Un Plan de Cuentas estructurado sobre la base de una codificación
que comprenda niveles o categorías de clasificación, podría
mostrar la siguiente taxonomía:
Primer digito: CLASE
Segundo digito: GRUPO
Tercer y cuarto digito: CUENTA
Quinto y sexto digito: SUBCUENTA
Séptimo y octavo digito: AUXILIAR
Igualmente, los grupos de cuentas podrían definirse del siguiente
modo:
ACTIVOS
PASIVOS
PATRIMONIO
INGRESOS
GASTOS
COSTOS DE VENTAS
COSTOS DE PRODUCCION
CUENTAS DE ORDEN
4.1.1. Las fuentes de la información contable
Las fuentes de la información contable son todos los documentos
justificantes o soportes de las transacciones comerciales que realiza la empresa,
los cuales, al ir a la sección de contabilidad, reciben el nombre de
comprobantes de las operaciones financieras. Entre estos comprobantes cabe destacar
los cheques de banco, las facturas extendidas y las pagadas, los recibos de
caja, etc.. Cuando no exista comprobante, la anotación contable deberá
ser justificada mediante una orden firmada por el empresario, gerente o apoderado.
Toda operación financiera, por pequeña que sea, deberá
tener su comprobante y todo comprobante o prueba del mismo deberá enviarse
a la sección de contabilidad.
La información contenida en estos comprobantes es trasladada a
los libros contables: el libro de Inventarios y Balances, el libro Diario y
el libro Mayor. El libro de Inventarios y Balances se inicia con el Inventario
Inicial de Bienes y Obligaciones, trimestralmente, se anotan los Balances de
Comprobación de sumas y saldos y, cada final de ejercicio se anota el
Inventario Final de Bienes y Obligaciones. En el libro Diario (o Bitácora
del negocio) se reflejan todas las operaciones efectuadas por la empresa; esto
es lo que llamamos asientos contables y, mediante el formato denominado Resumen
de Diario, resumimos todas las operaciones mercantiles que registramos en el
libro Mayor (o Control comercial), en el que se afectan una a una las distintas
partidas contables. Así, cada cuenta del libro mayor es como una ficha
de anotación individual que sirve para identificar la composición
de un patrimonio a través de las anotaciones en valor monetario de todos
los movimientos contables (causa y efecto) como sucede, por ejemplo, en las
cuentas de: CAJA, CLIENTES, BANCOS, MANTENIMIENTO Y REPARACIONES, etc. (Pérez,
2010)
4.1.2. La estructuración de los registros contables
En cuanto a la estructuración del Registro Contable se pueden
presentar dos tipos de asientos: el asiento simple y el asiento compuesto.
Asiento Simple: cuando solamente se afectan dos cuentas correspondientes
a un débito y a un crédito. Ejemplo: el día 1 de
Septiembre, el Almacén de Electrodomésticos "El Yiyo",
compra al contado, 10 cámaras fotográficas por $ 15.000.000.
En esta transacción de Compras de Mercancías al Contado,
las cuentas afectadas son dos: DE MERCANCIAS, cuenta de Compras que por aumentar,
se debita; y BANCOS, cuenta de Activos que por disminuir, se acredita. En forma
escrita, el registro contable toma la siguiente configuración:
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
01/09/20xx | De Mercancías | 15.000.000 | ||||
Bancos | 15.000.000 | |||||
Asiento Compuesto: cuando en el registro se afectan más de dos
cuentas, pueden ser una cuenta deudora y dos o más cuentas acreedoras,
o dos o más cuentas deudoras y una acreedora. Ejemplo: si en la
compra anteriormente mencionada se paga la tercera parte al contado y las otras
dos terceras partes se aceptan a crédito por 30 días.
En esta transacción de Compras de Mercancías a Crédito
y al Contado, las cuentas afectadas son tres: DE MERCANCIAS, cuenta de Compras
que por aumentar, se debita; PROVEEDORES, cuenta de Pasivos que por aumentar,
se acredita y, BANCOS, cuenta de Activos que por disminuir, se acredita. En
forma escrita, el asiento sería entonces:
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
01/09/20xx | De Mercancías | 15.000.000 | ||||
Proveedores | 10.000.000 | |||||
Bancos | 5.000 000 | |||||
Lo que en cuentas T, puede escribirse:
De lo anterior, se desprenden las siguientes dos propiedades del principio
de la partida Doble:
En todo hecho contable, la suma del valor adeudado a uno o varios
elementos patrimoniales, ha de ser igual a la suma del valor abonado a otros.En cualquier momento, la suma del debe ha de ser igual a la suma
del haber.
En esencia, el procedimiento para registrar correctamente una operación
financiera es el siguiente:
Identificar cual es el tipo de transacción en el que se puede
ubicar el asiento contable que se quiere registrar.
Para ello el interrogante que nos hacemos es cuál es la clase
de hecho económico que vamos a convertir en un hecho contable. Es una
compra o una venta?. Es un bien o una mercancía?. Es a crédito
o al contado?. Se paga en efectivo o en cheque?. Debemos recordar que anteriormente
hemos establecido la existencia de 17 tipos particulares de transacciones económicas.
Determinar la cuenta que se debita y la cuenta que se acredita.
Para ello nos debemos preguntar si se trata de una o más cuentas
de Activos, una o más cuentas de Pasivos, uno o más cuentas de
Patrimonio, una o más cuentas de Gastos, una o más cuentas de
Costos, o una o más cuentas de Ingresos. Siempre se ha de tener en cuenta
que
UNA CUENTA SE DEBITA CUANDO: | UNA CUENTA SE ACREDITA CUANDO: |
es de | es de |
Activo y aumenta | Activo y disminuye |
Pasivo y disminuye | Pasivo y aumenta |
Patrimonio y disminuye | Patrimonio y aumenta |
Ingresos y disminuye | Ingresos y aumenta |
Gastos y aumenta | Gastos y disminuye |
Costo de Ventas y aumenta | Costo de Ventas y disminuye |
Comprobar la igualdad de la suma de los débitos y los créditos
Para ello nos debemos preguntar si se trata de uno o más asientos
simples o compuestos
4.2. LOS REGIMENES CONTABLES
Las empresas, de una manera general, necesitan acompañar sus actividades
mediante un sistema de informaciones gerenciales individualizadas, para que
sus usuarios conozcan sobre determinadas tareas y, al mismo tiempo, ellos deben
estar integrados a los demás sistemas para que no se pierda el conjunto
de las informaciones globales de la empresa. Es importante que los sistemas
sean controlados y las informaciones extraídas de los mismos apoyen la
toma de decisiones para definir los nuevos rumbos de las acciones. No podemos
olvidar que solo se controla lo que se conoce y que lo que no se conoce es difícil
de controlar. Dentro de los innumerables sistemas de información gerenciales,
los dos sistemas más comunes para registrar sus operaciones mercantiles,
son:
A) Régimen de caja B) Régimen de causación.
4.2.1 El Régimen de Caja
El Régimen de Caja es una forma muy simple de contabilización,
el cual es utilizado normalmente por las entidades estatales que necesitan calcular
sus resultados por las entradas o salida de dinero. Algunas de estas entidades
hasta estiman sus ingresos y gastos, pero a la hora de la presentación
de cuentas, requieren obtener un informe real de las entradas y salidas de recursos.
Las empresas conocen gran parte de sus operaciones por las informaciones
generadas a través del libro de Caja. El Libro de Caja, que hoy puede
ser llevado electrónicamente, es un excelente informativo de las disponibilidades
de los emprendimientos, o sea de las entradas y salidas de dinero.
En la práctica de las pequeñas organizaciones, que procuran
elaborar su contabilidad dentro de sus necesidades y de una forma bien simple,
este es un tipo de control que no requiere de grandes complejidades. Cuanto
más grandes sean las empresas, no se concibe el acompañamiento
de los movimientos del dinero sin la utilización del flujo de caja, el
cual puede ser extraído de diversos informes de contabilidad (De Souza,
2002).
El registro de las operaciones que involucran la caja es una forma efectiva
de controlar las cuentas que transitan por ella. Cuando esto se hace de una
manera técnica, por profesionales experimentados, es posible llegar a
saber el detalle de las actividades operacionales y el comportamiento de las
operaciones de inversiones y de financiamientos, tornándose en una herramienta
muy útil para el estudio y planeamiento del flujo de caja, necesario
para la gerenciamiento eficaz del sector de tesorería. Muchas empresas
son administradas por los informes de caja relacionando el ingreso de dinero
para requerido para el funcionamiento estable del emprendimiento. Además
de eso, es preciso detectar las causas que influyen en la falta de dinero y
en el caso de que ello ocurra, es necesario implementar soluciones correctivas
mirando sanar esos problemas.
Las características principales del régimen de caja, son
los siguientes:
a) valor de los ingresos: los ingresos son contabilizados solamente cuando
son recibidos en determinados periodos cuando ocurre una entrada (un encaje)
de dinero. Para esta forma de contabilización no es importante el valor
facturado o contratado (hecho generador), sino mas bien su recepción
o recibo.
b) valor de los gastos; los gastos y costos son contabilizados solamente
cuando se efectúa su pago, cuando ocurre una salida (desencaje) del dinero.
De la misma forma el reconocimiento de los gastos se hace para la identificación
de los gastos o costos sin importar su contratación o su uso, sino simplemente
su pago.
En realidad se trata de una imperfección en la manera de calcular
la ganancia o la pérdida de un periodo, principalmente en empresas que
practican la industria, el comercio o la prestación de servicios, como
puede constatarse más adelante al abordar el otro sistema de contabilización.
4.2.2. Régimen de causación
El régimen de causación consiste en reconocer las operaciones
contables al momento de su generación, sin importar si ello implique
entrada o salida de dinero. A través de la adopción de este régimen,
será posible medir la ganancia o perdida resultante de una gestión
administrativa, dentro de un determinado periodo, o sea a través de los
hechos contables coherentes con la realidad de sus operaciones.
valor de los ingresos:
En el régimen de causación, los ingresos de un ejercicio
son aquellas ganancias (hecho generador) del periodo (independientemente de
que hayan sido recibidas efectivamente en dicho periodo). Citemos por caso a
un medico que esté realizando un acto quirúrgico mediante la contratación
de sus servicios por parte de un paciente, ya sea que le sea pagada al final
o no, su contabilidad debe registrar el ingreso por la prestación del
servicio.
valor de los gastos:
En este régimen, los gastos o costos de un ejercicio son aquellos
ocurridos (independiente a que su pago sea dentro del periodo). En el ejemplo
anterior, para la obtención de los ingresos médicos, ha sido necesaria
la utilización de equipos médicos, contratación de enfermeras,
la ocupación de la sala de cirugía, etc., que deberán ser
reconocidos, también, independientemente de su pago. Ya sea que la cuenta
no sea pagada, los costos han de ser mantenidos o por el hospital o por el médico.
De ahí la importancia del reconocimiento de los ingresos contratados,
los cuales han de estar amparados por una promesa de pago por parte del paciente,
asi como el compromiso del hospital o medico en remunerar todas las personas
involucradas en el trabajo y al mantenimiento de los equipos.
4.2.3. Comparación de regímenes
Mediante el análisis de un ejemplo, explicaremos los procedimientos
a seguir:
Sea la empresa Arrocera Currambera S.A. que presenta una facturación
por ventas del mes de diciembre por valor de $ 100.000.000, habiendo recibido
pagos por $ 40.000.000 y una cartera de clientes a un mes de plazo por el valor
restante. El problema que se plantea es definir a cual mes pertenece la venta.
Si la empresa practica el régimen de causación, el
ingreso total por $ 100.000.000 pertenece al mes de diciembre porque el
hecho generador tuvo lugar en este mes. En el caso de que la empresa tenga
adoptado el régimen de caja, sus ingresos son apenas de $ 40.000.000.
Colateralmente, si la mercancía vendida y entregada al cliente se
hallaba haciendo parte del inventario y registrada por valor de $ 70.000.000,
la empresa tendrá que dar de baja a este inventario en el grupo de
costos denominado Costo de la Mercancía Vendida.Bajo un régimen de causación, la mercancía vendida
que se entrega al cliente por valor de $ 70.000.000 es registrada al momento
de ocurrir el hecho generador, esto es en el mes de diciembre de 20X0. Sin
embargo, si el pago se realiza en ese mismo mes, bajo el régimen
de caja, también tendrá lugar el mismo registro.Ahora, si en ese mismo mes, la empresa compro material de consumo
de oficinas por valor de $ 20.000.000, pagando inicialmente una parte de
$ 10.000.000 y el restante para ser pagado al vencimiento previsto en dos
cuotas mensuales iguales. Si el material ha sido totalmente consumido dentro
del mes actual, como habrían de hacerse los registros?. En el evento
de que el material hubiese sido adquirido al contado y no hubiese sido consumido
dentro del mismo mes de su compra, bajo el régimen de causación,
aparecería en el Balance de final de mes como un activo. Sin embargo,
como el material ha sido consumido dentro del mismo mes, bajo el régimen
de causación, este hecho generador, o sea este gasto ocurrido, aparecería
registrado como un gasto, independientemente de que sus pagos sean completados
en periodos futuros. Sin embargo, en el régimen de Caja, lo que interesa
es el valor desembolsado para comprar dicho material, independientemente
del momento de su uso. Esto equivale a decir, que después de consumido
el material, los registros apenas serán efectuados en los siguientes
dos meses al vencimiento previsto en dos cuotas mensuales iguales. En el
evento de que el material hubiese sido adquirido al contado y no hubiese
sido consumido dentro del mismo mes de su compra, bajo el régimen
de Caja aparecería como un gasto, desvirtuando con ello la idea realista
de que el gasto corresponde al consumo.
A continuación, se muestra la estructura del resultado calculada
por ambos regímenes:
Cuentas | Régimen de Causación | Régimen de Caja |
Ingresos por ventas Costo de mercancía vendida Ingreso Bruto Gastos operacionales Ganancia operacional | 100.000.000 70.000.000 30.000.000 (20.000.000) 10.000.000 | 70.000.000 40.000.000 (30.000.000) (10.000.000) (40.000.000) |
Como puede ser observado, los resultados se muestran diferentes y ello
puede conducir a una interpretación errada sobre las actividades de una
empresa. Ante eso, las empresas, en general, independientemente de su tamaño,
deben procurar la medición de sus resultados a través del régimen
de causación, que en la práctica conduce a interpretaciones más
realistas sobre la percepción de las actividades operacionales.
Además de eso, las empresas que adoptan el régimen de Caja
y logran mantener cierta flexibilidad del emprendimiento, pueden llegar a tener
dificultades en su flujo monetario que para contrarrestarlas están obligados
a ejercer revisiones permanentes de su asignación de precios, para sincronizarlos
con los hechos generadores de pagos. Lo peor que podría pasar es que
en situaciones de estacionalidad los gastos correspondan a grupos de valores
pertenecientes a diversos periodos, lo cual dificulta la toma de decisiones
sobre precios.
La prudencia recomienda que los resultados sean calculados bajo un régimen
de causación al mismo tiempo que se verifiquen los efectos sobre el flujo
de caja, para no perder de vista el futuro del emprendimiento.
4.3. LOS PRINCIPIOS DE LA INFORMACION CONTABLE
La tecnología contable de la información es un conjunto
racional de conocimientos utilizables como instrumento para la formación
de juicios, explicaciones e interpretaciones de hechos patrimoniales que se
suscitan en los emprendimientos humanos.
La amplitud de los efectos que deben producir los registros contables
exige la defensa de la verdad, o sea la revelación de que la escrituración
contable no resulte de un simple entendimiento personal particular aislado.
Seguramente, para los fines de la investigación teórica, llegue
a ser necesario obtener informes, incluso por fuera del régimen de la
prueba judicial, como pueden ser el concepto pericial y las experticias reglamentarias
aplicadas a las bolsas de valores para generar pruebas como lo establece la
ley.
Cuando una información estuviere destinada a cumplir condiciones
legales o cuando vaya a ser requerida por terceros, además de la validación
de la información para poder garantizar la comprobación de los
acontecimientos, seguramente deberá haber seguido unos preceptos reglamentarios.
Del mismo modo, cuando la información haya de ser requerida para fines
científicos, tendrá que estar sujetada exclusivamente sobre la
realidad objetiva de los hechos. Aunque pudiera ocurrir que determinada información
contable destinada a estudios científicos llegare a tener un interés
y apariencia para fines informativos subjetivos (Lopes de Sa, 2009).
En el caso de sociedades los informes van destinados a los inversionistas,
clientes, proveedores, funcionarios, etc. y en el caso fiscal para presentar
un cálculo correcto de las obligaciones tributarias. Para las necesidades
gerenciales, la contabilidad enfatiza los asuntos internos y no esta presionada
por determinaciones externas y para ello crea sus propios parámetros
de medición de sus negocios.
El Balance General retrata la composición de los recursos disponibles
y el Estado de Resultados provee información relativa al desempeño
de la empresa. Estos informes, que son elaborados por los profesionales contables
pautados por principios y normas contables fundamentadas dentro de parámetros
legales, constriñen la libre interpretación de los diferentes
grupos de usuarios y su adopción permite la comparabilidad de los informes
y predicciones en ellos planteados.
Los principios de la información contable son emitidos por las
entidades de las diversas ramas de actividades económicas, los órganos
oficiales y los institutos de investigación y estudios contables, al
modo de macro-reglas que orientan el registro y la revelación de la información
que explique el fenómeno patrimonial ocurrido. No obstante, ante los
dictámenes de ley es conveniente que se tengan en cuenta aquellos principios
de contabilidad que durante siglos han venido siendo estudiados por los profesionales
contables procurando que las informaciones producidas permitan la comparabilidad
entre hechos de una misma empresa y también entre empresas diferentes
del mismo sector.
Los principios más antiguos, emitidos para la regulación
de la información contable son:
4.3.1. Principio de entidad
Este principio establece la separación entre el patrimonio de
la sociedad empresarial (entidad) y el patrimonio de los socios (inversionistas).
Los socios son personas naturales con sus registros civiles de nacimiento, mientras
que las empresas societarias poseen sus propias identificaciones emanadas por
resoluciones de las autoridades territoriales que le reconocen como personas
jurídicas. Los socios poseen sus derechos ciudadanos otorgados por la
Registraduría del Estado Civil al tiempo que las sociedades mantienen
copias de sus contratos sociales debidamente registrados en las Cámaras
de Comercio de cada lugar o domicilio.
Una vez que una empresa societaria ha sido constituida legalmente no
puede confundirse con la persona de sus socios, ambos deben tener vidas independientes
y patrimonios separados siempre que sean requeridas sus cuentas. Los socios
presentan sus cuentas ante el fisco nacional como persona natural, mientras
la empresa presenta las suyas como persona jurídica.
En la práctica, puede haber empresas que funcionan en inmuebles
de propiedad de sus socios (dueños o accionistas) sin registrar gastos
de arrendamiento, provocándose cierta distorsión en los resultados
de la Contabilidad. Ese es un hecho frecuente en las pequeñas empresas.
También se dan casos en que la empresa paga los gastos de sus socios
sin que hayan efectuado operaciones inherentes a las empresas, lo cual es una
situación legalmente inaceptable.
El principio de entidad promueve la correcta separación del patrimonio
de los socios y la empresa y debe ser muy bien observado para que el emprendimiento
se mantenga autosuficiente y retrate fielmente sus operaciones. La Caja (dinero
en efectivo) de la empresa no es la Caja de los socios. Los socios podrán
hacer sus retiros de dinero en cualquier momento, pero siempre cumpliendo con
las leyes fiscales y de sociedades, respaldando tales procedimientos mediante
documentaciones idóneas, situaciones estas que siempre han de ser bien
orientadas por los profesionales contables.
4.3.2. Principio de continuidad
En este principio, la empresa como entidad, es entendida como algo que
continuara existiendo por largos periodos del tiempo. Cuando una empresa es
constituida legalmente, en su contrato social queda incluida una cláusula
indicativa del inicio de las operaciones, sin embargo, la mayoría de
las veces, tan solo describe un plazo indeterminado para la duración
de las actividades que comienzan.
Ante ello, al analizar los informes contables de una empresa, dentro
de determinados periodos, no debe perderse de vista que los datos contenidos
en sus revelaciones pueden ser circunstanciales y que pueden cambiar con el
tiempo. Por ejemplo, la empresa puede pasar de una situación de buena
liquidez con ganancias satisfactorias, a otra situación totalmente opuesta,
de resultados no satisfactorios y con claras indicaciones de estar entrando
en insolvencias.
Es lógico suponer que la informaciones sacadas de los informes
contables presuponen la continuidad de la empresa en el tiempo, pero siempre
deben tratar de medir los riesgos involucrados en el negocio, sobre todo cuando
exista alguna relación reciproca entre los interesados. La empresa siempre
presumirá de ser un organismo vivo productor de riquezas en tanto no
presente evidencias que contraríen tal continuidad. Además de
eso, en el caso de que la empresa llegare a entrar en un proceso de discontinuidad,
todos los valores registrados en la contabilidad pueden sufrir alteraciones.
Generalmente, los activos tienden a disminuir y los pasivos tienen a aumentar
sus valores, dado que estos procesos siempre vienen acompañados de rescisiones
de contratos con elevadas multas de penalización.
En realidad la mayoría de las veces, los cambios de valores son
sustanciados y para ello se requiere probar la condición de acreedor
y habilitar un concordato o acuerdo de pago. Nuevamente, aquí se reitera
la importancia de administrar adecuadamente los emprendimientos. No es nada
fácil crear una empresa, un patrimonio y procurar de una manera saludable
mantener en pie, atendiendo múltiples intereses. La continuación
del patrimonio representa la necesidad de planear, organizar, ejecutar y controlar
su autosuficiencia.
4.3.3. Principio del costo como base del valor
Este principio considera como costo de adquisición de un activo
o de los insumos para fabricarlo, a aquel valor identificado en la documentación
que soporta la operación. Los contadores al registrar las transacciones
comerciales, no pueden violar este principio de contabilidad, por lo tanto,
no pueden hacer de magos para inventarlos valores a registrar. Tomemos por ejemplo,
el caso de una factura que prueba la adquisición de un vehículo
por la suma de $ 50.000.000. Este será el valor registrado contablemente
y no podrá ser alterado hasta que ocurra su baja o venta.
Los profesionales de la Contabilidad son los responsables por la obediencia
de estos principios ya que se trata de una materia inherente a su ejercicio
profesional y por lo tanto, a ellos compete lo debido sobre tales transacciones.
En el caso de la contabilidad gerencial no existen reglas fijas para determinar
los valores que haya activado la contabilidad tradicional.
Supongamos que cierto vehículo tenga un valor comercial de $ 13.000.000
en el mercado de los carros. Es posible que para efectos gerenciales y de posición
patrimonial razonable, pueda ser considerado este valor. Por lo tanto, es muy
importante saber que la contabilidad financiera tradicional (patrimonialista)
está condicionada más por normas de la ciencia contable que por
una visión gerencial presumiblemente representativa de la realidad económica
del bien. En la práctica, se ha visto en muchas situaciones que los valores
de los bienes son sacados de la contabilidad financiera y posteriormente avaluados
por la contabilidad gerencial. Estas situaciones podrían ser válidas
en tratándose de los bienes adquiridos mediante el leasing cuyos valores
no están haciendo parte del activo y son considerados como gastos y,
otras situaciones referidas al control de los inventarios sobre la base de los
valores de reposición en comparación con los costos originales,
que pueden ocasionar diferencias significativas entre los valores calculados
por la contabilidad tradicional y los que requiere la contabilidad gerencial.
4.3.4. Principio de la denominación monetaria común
El principio de la unidad monetaria común determina que el registro
contable deba ser hecho en moneda nacional. Además de ello, es necesario
tener controles de las cantidades físicas de los bienes y, en el caso
de, promover ventas u obtener empréstitos en moneda extranjera, convertir
el producto de tales operaciones. Es importante destacar que las empresas extranjeras
con sedes locales o empresas nacionales que mantengan vínculos con empresas
extranjeras deben mantener su contabilidad en moneda nacional y posteriormente
convertir tales transacciones a moneda extranjera. La conversión no significa
llevar contabilidad en moneda extranjera, sino simplemente transformar los resultados
de la transacción de una moneda a otra.
En la contabilidad tradicional es siempre obligatorio llevar la contabilidad
en moneda nacional, aunque cierto es que gerencialmente hablando, los informes
pueden ser expresados en las formas más variables, ya sean en monedas,
cantidades, indicadores y otros parámetros, según sean las necesidades
de los administradores o gestores del negocio, para hacer comparaciones o para
medir la eficacia de las operaciones.
4.3.5. Principio de realización de los ingresos
Según el principio de realización, debe realizarse el registro
contable una vez que los productos o servicios hayan sido transferidos a otra
empresa o persona natural con la anuencia de ellas y efectuado el pago específico
o aceptado su compromiso de pago ante la entidad vendedora. Del mismo modo,
todos los gastos, sacrificio de activos, o consumos deberán ser confrontados
como ingresos a través del régimen de causación, para que
sea posible la correcta identificación de la ganancia.
Es importante observar que si una empresa reconoce unos ingresos anticipadamente
sin tener en cuenta los costos correspondientes, podría aumentar artificialmente
sus ganancias y dar lugar a un Balance Patrimonial artificioso. Eso no sería
una manera técnica de valorizar las acciones en bolsa o de tornar más
fácil sus solicitudes de crédito. Por otro lado, no registrar
los gastos en el periodo correspondiente es igualmente tan comprometedor como
la situación anterior. Ambas situaciones traerían aparejadas una
memoria artificial de los índices de liquidez, de rentabilidad, de lucratividad
y de endeudamiento, u otros análisis patrimoniales. Y peor aún,
en el caso de encontrar valores manipulados u omitidos, podrá verse señalado
para sufrir sanciones de los respectivos órganos de control.
Dentro de la ciencia contable es posible encontrar otros principios contables,
convenciones, normas, pero los aquí citados son los más interesantes
en relación a la contabilidad patrimonial tradicional.
4.4. EL CICLO CONTABLE
El ciclo contable es el proceso que debe seguirse para transmitir correctamente
la información contable a los usuarios de dicha información. Las
autoridades económicas profieren normas básicas y normas técnicas
para regular el ciclo contable y garantizar así, que todos los hechos
económicos sean reconocidos (Pérez, 2010).
4.4.1. Ejercicio de aplicación
El Almacén Pintura Arte y Decoración, el Sábado
15 de Agosto, vendió mercancías al contado por valor de $
6.300.000
Para estudiar el registro de las transacciones pasamos nuevamente al
esquema del libro diario o bitácora contable:
Por ejemplo, la cuenta CAJA es una cuenta de ACTIVO, así que si
ingresamos dinero, debemos colocarlo en el DEBE, y si sacamos, en el HABER.
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
15/08/20xx | Caja | 6.300.000 | ||||
Comercio al P/M y al p/m | 6.300.000 | |||||
El día Lunes a primera hora consigna en el Banco de Occidente
la suma de $ 6.000.000
Según el esquema anterior, BANCOS es una cuenta de ACTIVO y su
aumento se reflejaría según el gráfico anterior.
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
17/08/20xx | Bancos | 6.000.000 | ||||
Caja | 6.000.000 | |||||
El día Martes gira un cheque por $ 300.000 a nombre
de Ferretería Cordilleras Ltda. por concepto de abono a deuda por
mercancías
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
18/08/20xx | Proveedores | 300.000 | ||||
Bancos | 300.000 | |||||
El día Miércoles compra a Epóxicas y
Acrílicas S:A: mercancías al contado por $ 500.000 que cancela
con cheque de Banoccidente
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
19/08/20xx | De Mercancías | 500.000 | ||||
Bancos | 500.000 | |||||
El día Jueves compra mercancías a crédito
a Terin S.A. por $ 400.000
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
20/08/20xx | De Mercancías | 400.000 | ||||
Proveedores | 400.000 | |||||
El día Viernes vende mercancías a crédito
al Colegio Marymount por $ 1.700.000
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
21/08/20xx | Clientes | 1.700.000 | ||||
Comercio al P/M y al p/m | 1.700.000 | |||||
La empresa obtiene un préstamo ordinario de Banoccidente
por $ 3.000.000 que consigna directamente en la cuenta corriente
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
21/08/20xx | Bancos | 3.000.000 | ||||
Bancos Nacionales (pagares) | 3.000.000 | |||||
El colegio Marymount le abona $ 250.000 a la deuda
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
21/08/20xx | Caja | 250.000 | ||||
Clientes | 250.000 | |||||
El Lunes 24 la empresa compra Mercancías a crédito
a Panamericana S.A. por $ $ 1.050.000
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
24/08/20xx | De Mercancías | 400.000 | ||||
Proveedores | 400.000 | |||||
El Martes la empresa Barrio Montes EU anuncia que para seguir
atendiendo los pedidos de los clientes deberán mantener un fondo
permanente equivalente al 10% de su pedido promedio, por lo que la empresa
le hace un giro anticipado de $ 350.000
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
25/08/20xx | Cuentas corrientes comerciales | 350.000 | ||||
Bancos | 350.000 | |||||
El Miércoles gira un cheque por $ 1.000.000 al Banoccidente
como abono a su deuda por el préstamo ordinario recibido
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
26/08/20xx | Bancos Nacionales (pagares) | 1.000.000 | ||||
Bancos | 1.000.000 | |||||
El Jueves llegan los recibos de las cuentas de agua y teléfonos
a cargo del dueño del negocio por $ 340.000, sin embargo le es solicitado
a Parménides Sarmiento, hacer el pago mientras se perfecciona el
contrato de unos negocios que se están definiendo.
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
31/08/20xx | Servicios | 340.000 | ||||
Cuentas corrientes comerciales | 340.000 | |||||
El Viernes recibe la propuesta de Mario Bross para ser socio,
aportando la suma de $ 1.500.000, con cheque y también, Parménides
Sarmiento quien aporta un punto de venta cuya prima es avaluada por $ 2.000.000.
Estos hechos dan lugar a la transformación de la Empresa de Unipersonal
a Sociedad Limitada.
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
27/08/20xx | Caja | 1.500.000 | ||||
Crédito Mercantil | 2.000.000 | |||||
Capital de Personas Naturales | 214.805.250 | |||||
Aportes Sociales | 218.305.250 | |||||
La empresa gira un cheque por $ 360.000 como pago de un mes
de arrendamiento del local
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
28/08/20xx | Arrendamiento | 360.000 | ||||
Bancos | 360.000 | |||||
La empresa gira otro cheque por $ 480.000 a la empresa Vigilancia
del Norte por los meses anticipados de Septiembre y Octubre de servicios
de seguridad nocturna.
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
28/08/20xx | Gastos pagados por anticipado | 480.000 | ||||
Bancos | 480.000 | |||||
La empresa recibe $ 4.200.000 por concepto de utilidad en
venta de equipo de minas y canteras que se encontraba abandonado y totalmente
depreciado.
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
29/08/20xx | Caja | 4.200.000 | ||||
Utilidad en venta de propiedades | 4.200.000 | |||||
.
La cadena de Ferreterías Kike anticipa la suma de
$ 900.000 para que le garanticen la atención por un nuevo contrato
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
31/08/20xx | Caja | 900.000 | ||||
Ingresos recibidos por anticipado | 900.000 | |||||
¿QUÉ SE HACE CON LOS ASIENTOS DE DIARIO?
Se debe comparar la igualdad de las sumas de los débitos y de
los créditos, siguiendo el orden numérico de los códigos
de las cuentas, utilizando para ello el instrumento denominado cuentas T, así:
Los movimientos correspondientes se resumen para pasarlos al formato
denominado Comprobante de Diario, antes de ser registradas en el Libro Mayor,
así:
Es muy importante mencionar aquí, que las cuentas T, como un formato
didáctico, tiene dos utilizaciones, la primera, que ya hemos estado trabajando,
se interesa en la determinación de los movimientos (débito y crédito)
para ser utilizados en la confección del Resumen o Comprobante Diario
y, la segunda, que representa lo que ocurre en el Libro Mayor, se interesa en
la determinación del saldo de la cuenta arrojando los mismos valores
obtenidos en la confección de un Balance de Comprobación de saldos,
tal como veremos más adelante.
4.4.2. Los libros de contabilidad
Los sistemas de información actuales son normalmente sistemas
automatizados y se apoyan plenamente en equipos informáticos que admiten
las entradas de datos para ser procesados, almacenados, conectados y distribuidos
como informaciones elaboradas, pero en muchos países estas formas magnéticas
aun no constituyen medios de prueba judicial en cuestiones mercantiles. En todo
caso, sus formas impresas y magnéticas deben estar clasificadas, encuadernadas,
forradas, foliadas, rubricadas y archivadas en orden, para garantizar su integridad
y autenticidad.
Los libros de contabilidad pueden ser comprados o pueden ser mandados
a hacer. Pueden ser de hojas removibles o formarse por un consecutivo de tarjetas.
Son presentadas a la Cámara de Comercio y a la Administración
de Impuestos Nacionales, quienes registran en la primera hoja los requisitos
que caracterizan a cada clase de libro e imprimiendo el sello y rubricando todas
las demás paginas respectivas.
El Libro Diario:
En el Libro Diario se anotan las transacciones diarias en orden cronológico,
esto es, se anotan todos los actos de comercio de tal forma "como si fuera
nuestro diario personal donde anotamos los acontecimiento de nuestra vida diaria
o la bitácora de un barco, que registra la historia comentada de cada
viaje".
De la misma manera, el libro diario comercial es el libro del registro
original y está destinado a recoger "por orden cronológico
y día por día las operaciones mercantiles que ejecute el empresario
y también todas las que puedan influir de algún modo en la situación
financiera, expresando detalladamente el carácter, las circunstancias
y los resultados de cada uno de ellos".
En general, el Diario consta de: a) columna para fechas, b) espacio para
los nombres de las cuentas deudoras y acreedora, debajo de las cuales se explica
en forma clara y precisa la operación que las motiva, c) dos columnas
para anotar en la de la izquierda los valores asumidos por las cuentas deudoras
y en la de la derecha los de las cuentas acreedoras.
Los negocios que efectúan un número grande de transacciones
por día, o aquellos negocios que han alcanzado un mayor nivel de organización
en su contabilidad, emplean un Diario Multicolumnario, el cual contiene de 10
a 30 columnas. En estos Diarios Multicolumnarios se anotan diariamente los Resúmenes
o Comprobantes de Diario de cada día y cada vez que finalice el registro
de las operaciones de un mes, se totaliza el movimiento debito y crédito
de cada cuenta y, sin incluir los resúmenes de apertura y de meses anteriores,
estos valores se trasladan a las columnas del movimiento mensual correspondiente
en el Libro Mayor (CORAL y GUDIÑO, 2008)
La manera como cada empresa distribuye las columnas en su Diario Multicolumnario
depende del movimiento de las diferentes cuentas. Aquellas cuentas que con más
frecuencia se debitan y acreditan, se les asigna dos columnas, tales como a
Caja, Clientes, Proveedores, etc., en cambio, las cuentas que pocas veces se
debitan tales como compras De Mercancías o cualquier otra cuenta de gastos,
tendrán una sola columna (debito) y en igual forma, aquellas que pocas
veces se acrediten, tales como Comercio al por Mayor y al por menor u otras
cuentas de ingreso, llevara también una sola columna (crédito).
Al final, habrá una columna general para registrar los débitos
o los créditos de aquellas cuentas que no tienen columnas especiales.
El Libro Mayor:
El Libro mayor se inicia con los saldos de apertura y se continúa
con los registros mensuales de los saldos en resumen cuenta por cuenta, de los
movimientos de un mes realizados y anotados en el diario. Esta información
es la base para realizar los estados financieros.
Cada final de mes, una vez totalizados el movimiento debito y crédito
de cada cuenta y elaborado el Resumen o Comprobante Diario del mes correspondiente
se procede a su traslado al libro mayor. Para confirmar la corrección
de los pases al mayor, la suma de las anotaciones deudoras ha de ser igual a
la suma de las anotaciones acreedoras.
El rayado del Mayor, en su forma corriente, solo difiere del Diario en
que tiene una columna de mas para anotar los saldos que se van formando luego
de cada anotación debito o crédito. Algunos movimientos de singular
importancia, tales como Bancos, Clientes, Proveedores, etc., suelen dividirse
en Mayores Auxiliares distribuidos en orden alfabético o por sucursales,
o geográficamente, según convenga. Estos auxiliares están
controlados por la cuenta del Mayor General en la que se anotan los totales
resumidos, que han sido anotados en los auxiliares con más detalles.
De esta manera, el saldo del Mayor General debe ser igual a la suma de los saldos
de todos los auxiliares.
El Libro de Inventarios y Balances:
Este libro está destinado para la anotación de los inventarios
de Bienes y Obligaciones al iniciar las operaciones del negocio, así
como para los Balances de cada final de periodo. El Balance es un cuadro resumido
y sintético, que presenta los saldos de las cuentas de Activo, Pasivo
y Patrimonio, cumpliendo con ello la ecuación patrimonial. Su rayado
consta de columnas con espacios suficientes para anotar la cantidad, calidad,
nombre, precios unitarios, valor parcial y valor total
Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según
el tipo de acto de que trate, los hechos económicos deben documentarse
mediante soportes, de orígenes internos o externos, debidamente fechados
y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren. Los soportes
deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia
en estos de tal circunstancia (Art. 123 del Decreto 2649 de 1993). Los estados
financieros deben elaborarse con fundamento en los libros en los cuales se hubieren
asentado los comprobantes (Art. 125 del Decreto 2649 de 1993).
Los entes económicos deben conservar debidamente los libros de
contabilidad, de actas, de registro de aportes, los soportes de los asientos
de contabilidad, los comprobantes de las cuentas y la correspondencia relacionada
con sus operaciones (CORAL y GUDIÑO, 2008). Los documentos que deben
conservarse pueden destruirse después de veinte años contados
desde el cierre de los negocios. Estos podrán destruirse transcurridos
los diez año siempre y cuando sea garantizada su reproducción
por cualquier otro medio.
4.4.3. El Balance de Comprobación
Se trata de un documento contable elaborado voluntariamente por el empresario
que le permite hacerse una idea sobre el desempeño de su empresa, con
base en el saldo de cada una de las cuentas (ya sea deudor o acreedor) arrojado
por las operaciones del ejercicio contable (Pérez, 2010),
El Balance de Comprobación de Saldos de las cuentas por filas
y de las Sumas por columnas, no requiere de una periodización contable,
ni de tener que establecer cuál fue el resultado del periodo, ni mucho
menos requiere hablar de cierre de la contabilidad del periodo, para su elaboración.
Es posible que el balance de comprobación de sumas y saldos sea
correcto y que, sin embargo, incluya una contabilidad defectuosa. Este sería
el caso, por ejemplo, de alguien que ha pagado a un proveedor pero que en su
registro haya anotado dicho pago a otro. El balance sería correcto numéricamente
pero no contablemente.
Un Balance de Comprobación apenas permite comprobar que la contabilidad
de la empresa está bien organizada y, más bien, será la
revisión posterior de las páginas del Mayor, una por una, en comparación
con el balance de Sumas y Saldos, lo que nos dé la garantía de
que todo está contablemente en orden.
Para su elaboración se siguen los siguientes pasos:
Se escribe en el encabezamiento: el nombre de la empresa, el nombre
del documento y la fecha de elaboración, en 3 líneas, centradas.Se escriben los encabezamientos de las columnas, a saber: en las
dos primeras columnas Balance Inicial (o del periodo anterior), en las siguientes
dos columnas Movimientos (del ejercicio) y en las dos columnas finales Balance
Final (o actual).Los movimientos registrados por el Comprobante de Diario, del ejercicio
de operaciones bajo consideración, se anotan horizontalmente en la
línea correspondiente de cada cuenta, en estricto orden numérico
indicado por el código de cuentas. De ser necesario, se insertaran
nuevas líneas para las cuentas que no habían sido relacionadas,
teniendo que desplazar las cuentas del Balance del Periodo anterior ya anotado
en las dos primeras columnas.Se obtiene el Balance Final o actual, sumando horizontalmente los
movimientos correspondientes de cada cuenta incluidos las anotaciones del
Periodo anterior más la del ejercicio en consideración. Para
obtener el resultado horizontalmente en cada cuenta de Activos o de Gastos,
se suman débitos más débitos y se restan los créditos.
En caso de ser cuentas de Pasivos o de Ingresos, se suman créditos
más créditos y se restan los débitos.Se suman las columnas Debe y Haber resultantes, las cuales deben
arrojar sumas iguales.
PINTURAS ARTE Y DECORACION LTDA
BALANCE DE COMPROBACION
A 31 de Agosto de 20xx
281.995.250
Lo cual en cuentas T (representando al Libro Mayor), será:
EJERCICIOS DEL CAPITULO 4
Los registros contables son hechos con base en que régimen
de contabilidad?Qué se entiende por régimen de caja?
Cuáles son los tipos de empresa que utilizan el régimen
de caja?Qué se entiende por régimen de causación?
Cuáles son las principales diferencias entre los dos regímenes?
Qué se entiende por principio contable?
Como explica Usted el principio de continuidad?
Si el propietario de una empresa ordena a su contador el registro
de un vehículo cuyo valor de mercado es de $ 50.000.000 con una nota
fiscal que registre la operación por $ 30.000.000, cree Usted que
el profesional debe obedecer? Cuál es el principio contable que aquí
debe ser tenido en cuenta?El dueño de una empresa quiere registrar en moneda extranjera
un bien en su contabilidad. Es posible registrar tal valor en la contabilidad
de la empresa sin violar ningún principio contable? Explique.Por medio de una cuenta T, calcule el saldo débito o crédito
de la cuentaCAJA, cuyos registros débito son. $ 130.000, 110.000, 170.000,
90.000 y sus registros crédito son: $ 120.000, 120.000.150.000 y
90.000Proveedores NACIONALES, cuyos registros crédito son: $ 280.000,
190.000, 420.000 y débitos: $ 160.000, 230.000.
Hasta este momento, los registros contables tratado se han referido principalmente
a operaciones que no interfieren con el Patrimonio Neto. Este capítulo
se referirá exclusivamente al registro de algunas operaciones mercantiles
que interfieren con el Patrimonio Neto y que por lo tanto requieren de una perfecta
armonía entre la confección del Balance Patrimonial y las revelaciones
del Estado de Resultados.
5.1. OPERACIONES CON MERCANCIAS
El inventario es, por lo general, el activo mayor en los balances generales,
y las erogaciones por inventarios, llamadas Costo de Mercancías Vendidas,
son usualmente el rubro mayor en el estado de resultados del ejercicio. Existen
dos sistemas de manejo del inventario: el sistema de inventario periódico
y el sistema de inventario permanente (Pérez, 2010).
5.1.1. El sistema de inventario periódico
El sistema de inventario periódico es conocido también
como sistema físico, porque se apoya en el conteo físico real
del inventario. En el sistema de inventario periódico el negocio registra
las compras que se efectúan durante el presente periodo en la cuenta
De Mercancías (como cuenta de costos). En esta cuenta De Mercancías
no se incluye la compra de Terrenos, Maquinarias, Edificios, Equipos, Instalaciones,
etc. Esta cuenta tiene un saldo deudor, no entra en el balance general de la
empresa, y se cierra por Costo de Mercancía Vendida.
En el sistema periódico, las existencias de mercancías
en inventario son registradas en la cuenta Mercancías no Fabricadas por
la Empresa. El valor inicial de esta cuenta, que hace parte del Balance General
del periodo anterior, sigue llevando el mismo valor durante todo el periodo.
Sin embargo, al finalizar el presente período, la cuenta Mercancías
no Fabricada por la Empresa debe ser actualizada en los Estados Financieros
mediante un conteo físico del inventario disponible a sus respectivos
costos de adquisición. Ésta es la cifra que se utiliza para calcular
el costo de las mercancías vendidas y que aparece como Inventario en
cada nuevo Balance General.
Ejemplo del juego de Inventarios: El 31 de Agosto de 20xx, la
empresa Pinturas Arte y Decoración Ltda., realiza un inventario físico
de la mercancía y encuentra las siguientes existencias:
Luego de este conteo de las existencias al final del periodo, se aplica
la técnica del Juego de Inventarios para el cálculo del Costo
de la Mercancía Vendida, lo cual se efectúa del siguiente modo:
Saldo Inicial
+Compras (Nuevas adquisiciones. Bajo el sistema perpetuo significa
los incrementos del inventario)– Saldo Final (Conteo físico del inventario disponible. Bajo
el sistema perpetuo significa el costo del saldo que arrojan las tarjetas
de inventario en cualquier momento)= Costo de la Mercancía Vendida
En el ejemplo que nos atañe, podemos obtener el Costo de la Mercancía
Vendida, así:
Inventario Inicial (aquí representado por el valor de $ 32.555.250)
significa el valor de las existencias de mercancías en la fecha que comenzó
el periodo contable. En la cuenta De Mercancías, se incluyen las mercancías
compradas durante el periodo contable con el objeto de venderlas. El Inventario
Final (o actual, aquí representado por el valor de $ 27.203.040) corresponde
al inventario físico de la mercancía realizado al finalizar el
periodo contable de la empresa con su correspondiente valoración. Al
relacionar la suma de estas cuentas con el inventario final se obtendrá
el Costo de las Mercancías Vendidas.
Así entonces, los asientos de ajuste por el juego de inventarios
periódicos, son:
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
31/08/20xx | 1435 | Mercancías no Fab. por la emp. | 32.555.250 | |||
6205 | De Mercancías | 800.000 | ||||
1435 | Mercancías no Fab. por la emp. | 27.203.040 | ||||
6135 | Comercio al P/M y al p/m | 6.152.210 | ||||
5.1.2. El sistema de inventario perpetuo
En el sistema de Inventario Perpetuo, el negocio mantiene un registro
continuo para cada artículo del inventario. Los registros muestran por
lo tanto el inventario disponible todo el tiempo. Así, el negocio puede
determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancías
vendidas directamente de las cuentas sin tener que hacer un conteo del inventario
físico ni tener que contabilizar nuevos valores del inventario.
Ejemplo: Suponiendo que la empresa Pintura Arte y Decoración Ltda.,
haya adoptado el sistema de inventario permanente y sabiendo que en 13 de septiembre
de 20xx, vendió $ 2.700.000 en mercancías a plazo de 30 días,
cuyo costo dado por las tarjetas de inventario era de $ 1.620.000, se pide hacer
los asientos correspondientes.
El registro de esta operación ha de ser procesado en dos etapas,
la primera, para registrar la venta mediante un asiento modificativo aumentativo
y la segunda para registrar la entrega de las mercancías con un asiento
permutativo.
Primera etapa: venta de mercancías a plazos
En este caso habrá un aumento en la cuenta de clientes cuyo efecto
podrá verse en el Balance Patrimonial y, un aumento en la cuenta de ventas
que por tratarse de ingreso su efecto será visto más precisamente
en la revelación del resultado. El asiento tendrá la siguiente
configuración:
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
13/09/20xx | Clientes | 2.700.000 | ||||
Comercio al P/M y al p/m | 2.700.000 | |||||
Segunda etapa: entrega de la mercancía vendida
Aquí habrá una disminución en la cuenta de inventarios
que aparece en el Balance en la forma de bienes y ocurrirá un aumento
en la cuenta de costo de mercancía vendida, que pasa a ser un gasto de
la empresa, así:
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
13/09/20xx | 6135 | Comercio al P/M y al p/m | 1.620.000 | |||
1435 | Comercio al P/M y al p/m | 1.620.000 | ||||
Los inventarios perpetuos agilizan la preparación de los estados
financieros en cualquier momento que sea necesario, ya sea diaria, mensual,
trimestral o provisionalmente. En este sistema de Inventario, al comparar el
valor total del inventario físico de mercancías, que como mínimo
debe efectuarse una vez por año por exigencia de las autoridades tributarias,
con el saldo en libros, puede ocurrir que el inventario físico resulte
mayor que el valor en libros, en cuyo caso, debe realizarse un ajuste por la
diferencia del sobrante, debitando la cuenta de Mercancías no Fabricada
por la Empresa y acreditando la cuenta de Costo de la Mercancía Vendida.
Generalmente esto ocurre por defectos del registro en libros. De ocurrir lo
contrario, se debita el Costo de la Mercancía Vendida y se acredita la
cuenta de Mercancías no fabricadas por la empresa, Por lo general se
atribuyen los daños de la mercancía o faltantes al manejo irresponsable
de los inventarios
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