La definición y clases de soportes, definición y aspectos legales de los libros de contabilidad

De otra parte desarrollaremos y analizaremos los
conceptos de balance general, los elementos del balance general,
y procederemos a clasificar por grupos de cuentas del balance, y
a definir el estado de resultados y a establecer los grupos de
cuentas que intervienen en él.

Definición
y clases de soportes de contabilidad

Es el instrumento, herramienta y medio escrito a
través del cual se prueba la existencia de los hechos
económicos o transacciones realizadas en el ente
económico. Los soportes tienen carácter probatorio
y son necesarios para la realización de los registros que
tienen la utilidad de incorporar los hechos económicos o
transacciones al sistema de información
contable.

Los soportes pueden ser de origen interno y externo. Los
internos son todos aquellos que la empresa elabora internamente
para el control, comprobación y registro de transacciones
realizadas dentro del giro de sus negocios, su diseño en
algunos casos obedece a ciertas formas que establece la ley y en
otras a las necesidades de información y control del ente
económico; entre los cuales encontramos:

1.1.-SOPORTES INTERNOS:

-Recibo de Caja: Son aquellos que se usan como
soporte de prueba de todos los ingresos a caja recaudados por
diversos conceptos, representados en efectivo, cheques, tarjetas
débito, tarjetas créditos. Normalmente se elabora
en original y copia, destinándose el original para quien
realiza el pago y la copia para soportar el registro en el
sistema de información contable.

-Recibo de caja de caja menor. Son aquellos que
tienen la finalidad de soportar los gastos de menor
cuantía, cuyo valor y frecuencia no amerita realizar el
pago con cheque, como gastos de transporte, fotocopias, por lo
general para la atención de estos gastos se crean fondos
de caja menor a cargo de un custodio que responde por su manejo.
Se elaboran en original, el cual se anexa como soporte al formato
de reembolso correspondiente.

-Comprobantes de egresos. Son aquellos que tienen
la función de servir como prueba de los desembolsos o
pagos realizados por la empresa, los cuales para efectos de
control deben hacerse en cheque.

Deberán anexarse a los comprobantes de egreso,
los soportes que dieron origen a dicho pago como: facturas,
cuentas de cobro, teniendo en cuenta que se debe dejar constancia
de su cancelación mediante la implantación de un
sello que exprese que han sido pagados.

Se elaboran en original y dos copias, debidamente
firmadas a satisfacción por el beneficiario del pago, para
ser distribuidas así: El original, con los soportes del
pago, ara la incorporación de la transacción en el
sistema de información contable, la primera copia para
incorporar al consecutivo y la segunda copia para la persona que
realizó el pago.

-Facturas de venta: Se elabora para protocolizar
la realización de un contrato de compraventa o
prestación de servicios, en el cual se discrimina en
detalle el contenido del contrato, el monto de la
transacción, las condiciones de pago, la persona que
interviene en la compra. Mediante este documento se genera el
traslado de dominio del bien o servicio transado, sin que se haya
perfeccionado en su totalidad, ya que el pago se puede realizar
con posterioridad a la facturación. Es un comprobante
obligatorio y debe cumplir con las disposiciones legales, y para
efectos tributarios la factura debe cumplir con los requisitos
exigidos por la Ley y las autoridades públicas
competentes.

-Nota crédito: Sirve para realizar abonos
en las cuentas de los clientes por devoluciones de
mercancías o por corrección de errores u omisiones.
Se elabora en original y copia, el original para el cliente y la
copia para el consecutivo y para soportar el registro en el
sistema de información contable.

-Nota Débito: Se elabora para cargos en
las cuentas de los clientes por un mayor valor por error u
omisión en la liquidación de facturas de ventas y
los intereses por mora en el pago de sus obligaciones.

-Nota de Contabilidad: Se elabora para realizar
en forma resumida el registro manual de las operaciones, tanto en
libros auxiliares como oficiales o principales, de acuerdo a las
necesidades de la empresa se pueden resumir en un solo
comprobante las transacciones realizadas en un periodo
determinado ya sea semanal, quincenal o semanal.

1.2 .-SOPORTES EXTERNOS:

Son aquellos comprobantes que soportan las
transacciones, pero son elaborados por terceros, tales como
facturas por compras, consignaciones bancarias, notas
débito y crédito por los bancos, pagarés y
demás.

-Facturas por compras: Este soporte tiene las
mismas características de las factura de venta expedida
por la empresa y en este caso es expedida por el proveedor de
bienes y servicios.

-Consignaciones bancarias: Son aquellos
comprobantes expedidos por las entidades bancarias como medio
probatorio de los aumentos en las cuentas corrientes o de ahorro
a sus clientes.

-Notas débito y crédito emitidas por
los bancos: Son comprobantes que soportan el registro de
movimientos diferentes a las consignaciones de sus clientes,
tales como suministro de chequeras, cobro de intereses por
obligaciones financieras, comisione por remesas con cargo a la
cuenta del cliente, intereses pagados o prestamos bancarios con
abono a la cuenta del cliente.

-Pagarés: Es el documento que representa
el soporte de una obligación mediante el cual se
compromete a pagar una cantidad en determinada fecha a otra
persona a favor de la que se ha suscrito dicho documento, o a su
orden, a una tercera persona a quien la segunda ha endosado el
documento.

Definición
y aspectos legales de los Libros de Contabilidad, Libros
Principales, Libros Auxiliares y su
descripción

Los libros deben llevarse y diligenciarse de tal manera
que se garantice su autenticidad e integridad, con
numeración sucesiva y continua, y las hojas y tarjetas
deben ser codificadas por clase de libros. Teniendo en cuenta la
naturaleza del ente económico y a la de sus operaciones,
se deben llevar todos los libros que sean necesarios para
registrar:

-Asentar en orden cronológico todas las
operaciones , bien en forma individual o por resúmenes
globales no superiores a un mes.

-Establecer mensualmente el resumen de todas las
operaciones por cada cuenta, sus movimientos débito y
crédito, cambiando el movimiento de los diferentes
establecimientos.

-Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los
aportes de capital y las restricciones que pesen sobre
ellos.

-Permitir el completo entendimiento de los anteriores
registros, y para ello se deben llevar los auxiliares necesarios
para:

-Conocer las transacciones individuales, cuando
éstas se registren en los libros de resumen
global.

– Establecer los activos y las obligaciones derivadas de
las actividades propias de cada establecimiento, cuando se
hubiere decidido llevar por separado la contabilidad de sus
operaciones.

-Conocer los códigos o símbolos utilizados
para descubrir las transacciones , con indicación de las
adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se
hagan de unas y otras.

-Controlar el movimiento de las mercancías, sea
por unidades o por grupos homogéneos.

-Conciliar los estados financieros básicos con
aquellos preparados sobre otras bases comprensivas de
contabilidad.

-Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los
órganos colegiados de dirección,
administración y control del ente
económico.

2.1.- REGISTRO DE LIBROS

Cuando la ley lo exija y para que tengan carácter
probatorio, los libros deben haberse registrado previamente a su
diligenciamiento, ante las autoridades o entidades competentes en
el lugar del domicilio principal, y para el caso colombiano es la
Cámara de Comercio respectiva. Los libros de los
establecimientos deben registrarse en el lugar donde funcionan
los establecimientos de comercio ante la autoridad competente a
nombre de ente económico e identificándolos con la
enseña del establecimiento. Los libros auxiliares, sin
perjuicio de lo dispuesto en las normas legales no requieren ser
registrados.

Solamente se pueden registrar libros en blanco, y para
registrar un nuevo libro se requiere lo siguiente:

-Que al anterior le falten pocos folios por
utilizar.

-Que un libro deba ser sustituido por causas ajenas al
ente económico.

Los libros de exhibirse en el domicilio principal del
ente económico, y la forma de llevar los libros exige
aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma
mecanizada o electrónica como computadores o similares. El
ente económico debe conservar los medios necesarios para
consultar y reproducir los asientos contables; teniendo en cuenta
que los libros deben anotar el número y fecha de los
comprobantes de contabilidad que los respalden.

Las cuentas, tanto en los libros de resúmen como
en los auxiliares, deben totalizarse por los menos a fin de cada
mes, determinando su saldo.

En los libros está prohibido:

-Alterar en los asientos el orden o la fecha de las
operaciones a que éstos se refieren.

-Dejar espacios que faciliten intercalaciones o
adiciones al texto de los asientos o a continuación de los
mismos. En los libros de contabilidad producidos por medios
mecanizados o electrónicos no se consideran espacios en
blanco los renglones que no es posible utilizar, siempre que al
terminar los listados los totales de control incluyan la
integridad de las partida que se han contabilizado.

-Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en
los asientos.

-Borrar o tachar en todo o en parte los
asientos.

-Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas, o
mutilar los libros.

Los libros incluidos los auxiliares, tendrán
valor probatorio cuando los mismos se hayan cometido los
anteriores actos prohibidos.

2.2.-CORRECCIÓN DE ERRORES:

Los errores de transcripción se deben salvar
mediante una anotación al pié de la página
respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor
técnico que permita evidenciar su corrección. La
anulación de los folios se debe efectuar señalando
sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación,
suscrita por el responsable de la anotación con
indicación de su nombre completo.

2.3.-EXHIBICIÓN DE LIBROS:

El examen de los libros se debe practicar en las
oficinas o establecimientos del domicilio principal del ente
económico, en presencia de su propietario o de la persona
que éste hubiere designado para ello. Si el ente
económico no presenta los libros y papeles cuya
exhibición se decreta, se tendrán como probados en
su contra los hechos que la otra parte se proponga demostrar si
para los mismos es admisible la confesión, salvo que
aparezca probada y justificada su pérdida, extravío
o destrucción involuntaria.

2.4.-CONSERVACIÓN Y DESTRUCCIÓN DE LOS
LIBROS:

Los entes económicos deben conservar debidamente
ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de
aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de
contabilidad y la correspondencia relacionada con sus
operaciones. Salvo los dispuesto en normas especiales, los
documentos que deben conservarse pueden destruirse después
de veinte años contados a partir del cierre de aquellos o
la fecha del último asiento, documento o comprobante. No
obstante, cuando se garantice su reproducción por
cualquier medio técnico pueden destruirse diez años
después. El liquidador de las sociedades comerciales debe
conservar los libros y papeles por el término de cinco
años, contados a partir de la aprobación de la
cuenta final de liquidación.

2.5.- CLASIFICACIÓN DE LOS LIBROS CONTABLES:
LIBROS PRINCIPALES, LIBROS AUXILIARES Y SU
DESCRIPCIÓN.

Libros principales: Son de obligatoria
utilización por parte de los comerciantes, y para quienes
lleven una contabilidad con fines probatorios y son conocidos
como libros mayores; y tienen la finalidad de registrar
allí todas las operaciones comerciales que realicen como
consecuencia del giro de sus operaciones. De acuerdo a la
legislación comercial, los libros principales o mayores
son:

• Libros de inventarios y balances

• Libro diario columnario.

• Mayor y balances.

Los libros de inventarios y balances, se utilizan para
registrar el inventario de iniciación y el balance general
de cada uno de los periodos contables siguientes. Su manejo se
realiza una sola vez al año y en el se resume el balance
general al final del ejercicio, en el cual se presentan los
saldos de las cuentas del activo, pasivo y patrimonio en forma
global en la mayoría de las cuentas se hace necesario
discriminar como están conformados esos saldos.

El libro diario columnario sirve para registrar en orden
cronológico todos los comprobantes de diario elaborados
por la empresa durante un periodo. Puede contener 12 o más
columnas, dependiendo el número de cuentas que maneje la
empresa.

El libro Mayor y Balances: Se registra el movimiento
mensual en forma resumida, tomando la información del
libro diario columnario y se traslada al libro mayor y
balances.

Libros Auxiliares: Son aquellos libros de
soportes o complementación de los libros principales, ya
que allí se registra en forma analítica y detallada
toda la información diaria de las operaciones o
transacciones que realiza la empresa. Estos son los
siguientes:

-Libro Auxiliar de Inventarios.

– Libro Auxiliar de Maquinaria y Equipos.

– Libro Auxiliar de Aportes Sociales.

-Libro de Inventarios y Balances

Concepto de
balance general, y los elementos del balance
general

El balance general, se conoce como estados financieros a
los informes que se deben preparar como mínimo al terminar
el periodo contable, o en cualquier época del mismo cuando
se requiera conocer la situación financiera y los
resultados económicos obtenidos en las actividades de un
ente económico dentro de un periodo
determinado.

Los estados financieros, cuya preparación y
presentación es responsabilidad de los administradores del
ente, son el medio principal para suministrar información
contable a quienes no tienen acceso a los registros de un ente
económico.

Son Estados financieros de propósito general,
aquellos que se preparan al cierre de un periodo para ser
conocidos por usuarios indeterminados, con el ánimo
principal de satisfacer el interés común del
público en evaluar la capacidad de un ente
económico para generar flujos favorables de fondos, y se
deben caracterizar por su concisión, claridad, neutralidad
y fácil consulta.

Los estados financieros de propósito general, son
de interés para:

-Los administradores, como herramienta esencial en el
proceso integral de toma de decisiones, para el cumplimiento del
objeto social del ente económico.

-Los dueños del negocio para identificar la
evolución financiera, el cumplimiento de los objetivos
sociales y el rendimiento de su inversión.

-Los proveedores, inversionistas y analistas de
crédito, para conocer la capacidad que tiene el ente
económico para responder por sus obligaciones a corto,
mediano y largo plazo.

–El Estado para la construcción de las
estadísticas nacionales y el control de los recaudos de
impuestos.

El Balance General es un estado financiero de
carácter estático, muestra la situación
financiera del ente en un momento determinado en el tiempo,
revela el valor de sus bienes y derechos (Activos), el valor de
las obligaciones con terceros (pasivos) y el monto de la
participación de los dueños (Patrimonio),
presentados y valuados de acuerdo con normas legales y en
consideración al ciclo de las operaciones.

El balance muestra sus cuentas reales y sus valores
deben corresponder exactamente a los saldos ajustados del libro
Mayor, debe ser elaborado por lo menos una vez al año con
corte a 31 de diciembre.

3.1- ELEMENTOS DEL BALANCE GENERAL:

El reglamento general y universal de la contabilidad
establece que los elementos del Balance General son: Activo,
Pasivo y Patrimonio.

3.1.1. ACTIVO: Es la representación
financiera de un recurso obtenido por el ente económico
como resultado de eventos pasados, de cuya utilización se
espera que fluyan a la empresa beneficios económicos
futuros.

3.1.2. PASIVOS: Un pasivo es la
representación financiera de una obligación
presente del ente económico, derivada de eventos pasados,
en virtud del cual se reconoce que en el futuro se deberán
transferir recursos o proveer servicios a otros entes.

3.1.3. PATRIMONIO: El patrimonio es el valor
residual de los activos del ente económico, después
de deducir todos sus pasivos.

Clasificación por grupos de cuentas
del balance general

El ente económico prepara el Balance General
debidamente clasificado en parte corriente y no corriente,
teniendo en cuenta la realización de los activos y la
exigibilidad de los pasivos:

4.1. ACTIVOS CORRIENTES: Están
representados por el disponible y todos los bienes y derechos que
se puedan realizar para convertirlos en disponible en un
término inferior a un año, se pueden incluir las
cuentas del grupo disponible: Caja, bancos, cuentas de ahorro,
inversiones temporales y la parte corriente de los grupos de
deudores, inventarios y gastos pagados por anticipado.

4.2.-ACTIVOS NO CORRIENTES: Este grupo
está representado por los bienes utilizados para el
desarrollo del objeto social y todos aquellos bienes y derechos
que solamente podrán utilizarse o convertirse en
disponible en periodos superiores a un año, entre los
cuales están las inversiones permanentes, la parte no
corriente de los deudores, los bienes que constituyen la
propiedad planta y equipo, los activos intangibles, los diferidos
y las valorizaciones.

4.3.- PASIVOS CORRIENTES: Representan las
obligaciones a favor de terceros y a cargo del ente
económico, que deberá pagar en un término
inferior a un cargo del ente económico, que deberá
pagar a un término inferior a una año, su
exigibilidad determina el orden de presentación dentro del
balance, dentro de las cuáles están: Obligaciones
financieras a corto plazo, proveedores, cuentas por pagar,
impuestos gravámenes y tasas, obligaciones laborales,
pasivos estimados y provisiones, pasivos diferidos y otros
pasivos.

4.4.- PASIVOS A LARGO PLAZO: Representan todas
las obligaciones a favor de terceros, que el ente
económico deberá pagar en términos
superiores a un año, entre otras están todas
aquellas que no son corrientes como las obligaciones financieras
a largo plazo, las obligaciones hipotecarias, bonos
etc.

4.5.- PATRIMONIO: Este grupo de cuentas
representan las obligaciones del ente económico con los
dueños o propietarios, estas son: Capital social,
superávit de capital, reservas, revalorización del
patrimonio, resultado del ejercicio, etc.

Definición
del estado de resultados, elementos del estado de resultados y
diga cuáles son el grupo de cuentas que intervienen en
él

5.1. Concepto de Estado de Resultados: Es un
estado financiero básico de propósito general, que
sirve para revelar el resultado de las operaciones del ente
económico durante un periodo determinado y permite
identificar en forma detallada y ordenada como se dio el proceso
de ganancias o pérdidas. Se constituye en un estado
financiero de gran importancia para los dueños del negocio
y para todas aquellas personas internas y externas interesadas en
conocer el desarrollo y los resultados de la gestión del
ente durante un periodo contable, para tenerlo en cuenta como
herramienta fundamental en la toma de decisiones.

Es conocido igualmente como el estado de pérdida
y ganancias- P&G-, y cumple la función de facilitar el
mecanismos adecuado para calcular en una forma
sistemática, los resultados del ejercicio que pasan a
formar parte del balance general en el grupo de cuentas del
patrimonio a partir de la relación de los ingresos con los
gastos ocasionados para la obtención de estos, como
consecuencia del giro de las operaciones realizadas durante el
periodo contable por el ente económico.

5.2- ELEMENTOS Y GRUPOS DE CUENTAS DEL ESTADO DE
RESULTADOS:

5.2.1. INGRESOS: Los ingresos representan flujos
de entrada de recursos, en forma de incrementos del activo o
disminuciones del pasivo o una combinación de ambos, que
generan incrementos en el patrimonio, devengados por la venta de
bienes, por la prestación de servicios o por la
ejecución de otras actividades, realizadas durante un
periodo, que no provienen de los aportes de capital.

Agrupa las cuentas que representan los beneficios
operativos y financieros que percibe el ente económico en
el desarrollo del giro normal de su actividad comercial en un
ejercicio determinado, así como el valor del ajuste por
inflación de los conceptos que componen esta clase
susceptibles de ser ajustados.

A través del sistema de causación se
registrarán como beneficios realizados y en consecuencia
deben abonarse a las cuentas de ingresos los causados y no
recibidos. Se entiende causado un ingreso cuando nace el derecho
a exigir su pago, aunque no se haya hecho efectivo el
cobro.

5.3. INGRESOS: SE CLASIFICAN EN OPERACIONALES Y NO
OPERACIONALES.

5.3.1. INGRESOS OPERACIONALES: Comprenden los
valores recibidos y/o causados como resultado de las actividades
desarrolladas en cumplimiento de su objeto social mediante la
entrega de bienes o servicios, así como los dividendos,
participaciones y demás ingresos por concepto de
intermediación financiera, siempre y cuando se identifique
con el objeto social principal del ente
económico.

5.3.2. INGRESOS NO OPERACIONALES: Comprenden los
ingresos provenientes de transacciones diferentes a los del
objeto social o giro normal de los negocios del ente
económico e incluye entre otros, los ítems
relacionados con operaciones de carácter financiero en
moneda nacional o extranjera, arrendamientos, servicios,
honorarios, utilidad en venta de propiedades, planta y equipos e
inversiones, dividendos y participaciones, indemnizaciones,
recuperaciones de deducciones e ingresos de ejercicios
anteriores.

5.4. GASTOS: Los gastos representan flujos de
salida de recursos, en forma de disminuciones del activo o
incrementos del pasivo o una combinación de ambos, que
generan disminuciones del patrimonio, incurridos en las
actividades de administración, comercialización,
investigación y financiación, realizadas durante un
periodo, que no provienen de los retiros de capital o de
utilidades o excedentes.

Agrupan las cuentas que representan los cargos
operativos y financieros en que incurre el ente económico
en el desarrollo del giro normal de su actividad en un ejercicio
económico determinado, así como el valor del ajuste
por inflación. Mediante el sistema de causación se
registrará con cargo a las cuentas del estado de
resultados los gastos causados pendientes de pago, y se entiende
causado un gasto cuando nace la obligación de pagarlo
aunque no se haya hecho efectivo el pago.

5.4.1.LOS GASTOS SE CLASIFICAN EN OPERACIONALES Y NO
OPERACIONALES.

Los gastos operacionales son los ocasionados o causados
en el desarrollo del objeto social principal del ente
económico por concepto de administración o ventas y
registra, sobre la base de causación, las sumas o valores
en que se incurre durante el ejercicio.

Los gastos no operacionales: Comprenden las sumas
pagadas y/o causadas por gastos no relacionados directamente con
la explotación del objeto social del ente
económico. Se incorporan conceptos tales como financieros,
pérdida en venta y retiro de bienes, gastos
extraordinarios y gastos diversos.

5.5.-COSTOS: Los costos representan erogaciones y
cargos asociados clara y directamente con la adquisición o
la producción de los bienes o la prestación de los
servicios, de los cuales un ente económico obtuvo sus
ingresos.

Agrupa las cuentas que representan la acumulación
de los costos directos e indirectos necesarios en la
elaboración de productos y/o prestación de los
servicios vendidos, de acuerdo con la actividad social
desarrollada por el ente económico, en un periodo
determinado, así como el valor del ajuste por
inflación de los conceptos que componen esta clase,
susceptibles de ser ajustados de acuerdo con las normas legales
vigentes.

Autor:

Inocencio Meléndez Julio.

Magíster en Administración

Magíster en Derecho

Doctorando en Derecho Patrimonial: La
Contratación Contemporánea.