Descripción del proceso de organización, ubicación e identificación de la mercancía en la librería Lilí C.A.
INTRODUCCIÓN.
Con el paso de los años la competencia entre las
empresas ha obligado a las mismas a desarrollar un plan de
mejoramiento en sus actividades, ya que las exigencias son cada
día más elevadas, para que esto sea posible
visualizan cuales son las herramientas que permiten de manera
casi inmediata que la empresa se ajuste a los diferentes cambios,
con el fin de brindar un servicio eficiente al público en
general.
La empresa seleccionada es la librería y
papelería LILÍ, C.A, ubicada en la avenida
Atlántico, urbanización Caura, centro comercial
Río Caura, primer piso, local 14B.
El estudio de métodos es un elemento fundamental
al momento de evaluar una empresa porque cuenta con las
herramientas necesarias para ejecutar el estudio del proceso de
distribución y organización de los materiales en la
librería y papelería LILÍ, C.A.
El estudio de métodos permite revisar detallada y
minuciosamente el trabajo, de tal manera que se puedan obtener
resultados de las áreas que deben de prestársele
más atención. El problema que se destaca a simple
vista en la librería y papelería LILÍ, C.A,
es la inapropiada distribución de los materiales,
ocasionando incomodidad en el momento en el que los encargados se
dirigen a atender los clientes.
A medida que se desarrolla este estudio de
métodos se irán proponiendo estrategias de mejoras
con planes de trabajo para solventar esta
situación.
CAPÍTULO I.
LA
EMPRESA.
En este capítulo se detallarán las
principales características de la librería y
papelería LILÍ, C.A, como su ubicación,
reseña histórica, misión, visión,
descripción del proceso, etc; estos permiten tener una
idea general de la librería y facilita la
comprensión de este trabajo.
1.1. UBICACIÓN.
La librería y papelería LILÍ, C.A.
se encuentra funcionando actualmente en la dirección:
avenida Atlántico, urbanización Caura, C.C.
""Río Caura"", primer piso, local 14B.
1.2. RESEÑA
HISTÓRICA.
La librería y papelería LILÍ, C.A.
comenzó hace 18 años, iniciaron como un club de
video (VHS) que abrió sus puertas en 1994 el cual fue muy
próspero, pero solo duró 4 años ya que
surgió el DVD y debido a esto tuvieron que cerrar; luego
un familiar propuso la idea de abrir la librería en
paralelo con el club de video, se realizó el registro
mercantil el
2 de Diciembre de 1993, iniciando sus
labores el 15 de Junio de 1994.
Los dueños tenían otra librería en
el mismo centro comercial, pero en vista de las pocas ganancias
que obtenían y la inseguridad que los asedia, se vieron en
la necesidad de cerrar el local.
1.3. MISIÓN.
ü Servirle al sistema
educativo.
ü Comercialización de los
artículos de librería y
papelería.
ü Brindar el mejor servicio a los
clientes.
1.4. VISIÓN.
ü Ser una librería que satisfaga las
necesidades de los clientes con una extensa gama de materiales
sin dar un no por respuesta en cuanto a las exigencias del
mismo.
ü Extenderse como sucursales en distintas zonas de
la ciudad teniendo un mayor alcance y mejor
productividad.
1.5. DESCRIPCIÓN DEL
PROCESO.
El servicio es compra, venta y reventa, con
distribuidores tanto nacionales como locales, buscando satisfacer
las necesidades de los colegios, mayormente en las temporadas
escolares basándose en qué tipo de material
están usando, también la lista escolar de donde
pueden sacar información en función de lo que
necesitaran las maestras; con esto realizan los inventarios. Con
relación a vender textos en esta área no resulta
muy factible para ellos porque es un elemento principal de
quiebra para las librerías. A continuación se
describe de manera general la sucesión de actividades del
proceso:
Se obtiene la mercancía, luego se transporta en
camiones hasta el centro comercial donde se descarga la misma en
carrucha, esta se desplaza hacia el primer piso donde se
encuentra la librería, una vez que las cajas están
dentro del local comienza el proceso de abastecimiento, toman los
materiales cerciorándose de que cada uno de ellos este en
excelente estado, después a cada uno se les coloca el
respectivo precio y se distribuyen en los distintos estantes
destinados para ello.
Al entrar un cliente buscan directamente la
mercancía solicitada en los diferentes estantes
según sus características, esto sin tener
conocimiento certero de si poseen el producto, si aún el
producto está en cajas, si no lo compraron o si
está agotado, ya que no existe un sistema computarizado
que les permita facilitar esta importante información,
trayendo como consecuencia la angustia tanto del cliente como del
encargado, lo que conlleva a una demora innecesaria.
1.6. ESTRUCTURA
ORGANIZATIVA.
Actualmente la librería y papelería
LILÍ, C.A. consta de 2 empleados regulares, cuando
comienzan las clases suelen tener 2 ayudantes.
Estas 2 personas pueden manejar el trabajo, antes
tenían 2 ayudantes para la parte de atención al
cliente, pero la situación económica actual del
país conllevó al despido de las mismas.
El no contar con una estructura organizativa es un grave
problema para la empresa, ya que se debe designar el trabajo que
debe cumplir cada operario, para que de esta manera no exista
confusión en las labores, ya que esto conduce a la
presencia de actitudes que pueden afectar de manera negativa a la
propia empresa porque se genera la libre toma de decisiones
vinculadas al no conocimiento del servicio.
CAPÍTULO II.
EL
PROBLEMA.
En este segundo capítulo se describe y delimita
el problema observado en la librería y papelería
LILÍ, C.A en el lapso de la investigación,
también los antecedentes que causan el problema,
además se implantan los objetivos generales y
específicos de este estudio.
2.1. ANTECEDENTES.
Una vez que fueron creciendo las ventas acondicionaron
el lugar, han hecho sus respectivas modificaciones desde el punto
de vista de la cantidad de clientes de modo que si tenían
muchos clientes colocaban los estantes de servicio al cliente
hacia adelante, pero como el nivel adquisitivo de las personas ha
bajado han tenido que moverse hacia atrás aprovechando el
espacio restante.
El gran problema de las librerías radica en decir
""El producto solicitado no se encuentra disponible"", debido a
esto se está perdiendo credibilidad porque las personas
van hasta dos veces pidiendo el producto y ya a la tercera vez
deciden no ir más; luego comienzan las malas
recomendaciones y la mala fama es por esto que esta
librería ha adquirido un exagerado número de
materiales variados para ofrecerlo al público, trayendo
como consecuencia la desorganización y el mal
aprovechamiento del espacio (Ver apéndice nro. 3), se
tiene que tener en cuenta los dispensadores para cada tipo de
material para que no ocurra ningún daño al
mismo.
2.2. PLANTEAMIENTO DEL
PROBLEMA.
La librería y papelería LILÍ C.A,
es una empresa de servicio que se encuentra ubicada en el centro
comercial Río Caura, primer piso, local 14B,
Caura, Puerto Ordaz, estado Bolívar.
Esta presenta un problema que radica en la deficiente
distribución del material, ya que existe un inadecuado
aprovechamiento del espacio que genera mayor preocupación
debido a que la organización es una variable de gran
envergadura, causando un efecto negativo a la hora de brindar el
servicio a los clientes.
El problema tiene su origen en que la librería no
cuenta con el espacio suficiente para almacenar los productos que
forman parte del inventario, que no son controlados ya que no se
tiene una base de datos sistematizada, creando una
situación de caos en el momento donde el trabajador
necesita trasladarse de un lugar a otro, además surge el
inconveniente de realizar las facturas de manera
manual.
En este tipo de negocio la excelencia en cuanto al
servicio es una constante del día a día, por lo
tanto la existencia de demoras al momento de prestar servicio al
cliente provoca la incomodidad del mismo. Se puede evidenciar a
simple vista que en la empresa no se ha implantado un estudio de
métodos con anterioridad que se ajuste al proceso que se
realiza.
El desarrollo de este estudio permite el conocimiento de
las causas que afectan la efectividad del servicio, logrando con
las observaciones proponer un plan de distribución de
acuerdo al espacio de la librería, a fin de disminuir la
demora en la operación de localización, mejorar la
productividad de la empresa y disminuir el esfuerzo del
operario.
2.3.
JUSTIFICACIÓN.
El objetivo de este proyecto es proporcionar la
información necesaria para establecer un mejor
método de trabajo y la distribución de la
mercancía utilizando las herramientas de la
ingeniería de métodos.
Este estudio traerá como beneficio la capacidad
de presentar los posibles errores que se estarían
cometiendo en la empresa a la hora de organizar los
materiales, al mismo tiempo se contribuirá a la
solución y al mejoramiento del mismo.
La importancia de la resolución de este problema
radica en que una mejor distribución de los materiales
trae como resultado la fluidez a la hora de prestar el servicio,
además de crear un buen ambiente de trabajo.
2.4. DELIMITACION O
ALCANCE.
La presente investigación abarca la
aplicación de un estudio de Ingeniería de
Métodos al proceso de distribución de los
materiales de la librería y papelería LILÍ
C.A; se llevó a cabo en el local 14B, primer piso, avenida
Atlántico, urbanización Caura, C.C. ""Río
Caura"",
2.5. LIMITACIONES.
· Carencia de planos en la empresa,
lo cual afecta con respecto a la realización de
diagramas.
· Falta de manuales de
descripción de los procesos que se realizan en la
empresa.
2.6. OBJETIVO GENERAL.
Describir el proceso de organización,
ubicación e identificación de la mercancía
en la librería y papelería LILÍ, C.A,
mediante la técnica del diagramado.
2.7. OBJETIVOS
ESPECÍFICOS.
· Describir el proceso de
organización, ubicación e identificación de
la mercancía a través de la observación
directa.
· Evaluar las actividades que
realiza el operario en función de la organización,
ubicación e identificación de la
mercancía.
· Identificar las actividades
productivas e improductivas asociadas a la organización,
ubicación e identificación de la
mercancía.
· Elaborar el diagrama del proceso
actual de las actividades de organización,
ubicación e identificación de la
mercancía.
· Elaborar el diagrama de
flujo-recorrido actual para el proceso de organización,
ubicación e identificación de la
mercancía.
· Caracterizar los problemas
generales del proceso.
CAPÍTULO III.
MARCO
TEÓRICO.
Este capítulo tiene el propósito de dar a
la investigación un sistema coordinado y coherente de
conceptos y proposiciones que permitan abordar el problema en la
librería y papelería LILÍ, C.A.
3.1. INGENIERÍA DE
MÉTODOS.
3.1.1. DEFINICIÓN.
Conjunto de procedimiento sistemático que se
ocupa de incrementar la productividad del trabajo, eliminando
todos los desperdicios de materiales, de tiempo y de esfuerzo,
con una menor inversión por cada unidad producida; que
procura hacer más fácil y lucrativa cada tarea y
aumenta la calidad de los productos poniéndoles al alcance
del mayor número de consumidores.
3.1.2. OBJETIVOS.
1. Diagnosticar, evaluar y analizar el
método de trabajo.
2. Determinar el tiempo estándar de
la actividad y su eficiencia.
3.1.3. TERMINOLOGÍA DE
INGENIERÍA INDUSTRIAL.
Ø Análisis de
operaciones.
Ø Simplificación del
trabajo.
Ø Optimización de los
procesos.
Ø Organización
científica del trabajo.
Ø Ingeniería del
trabajo.
· Método.
Término utilizado para designar la
técnica empleada para realizar una
operación.
· Proceso.
Serie de operaciones de manufactura que
hacen avanzar al producto hacia sus especificaciones finales de
tamaño y forma.
· Procedimiento.
Conjunto de pasos lógicos para
realizar el requerimiento.
3.1.4. RAMAS DE LA INGENIERIA DE
METODOS.
Las ramas explican cómo se estudia
la Ingeniería de Métodos y el resultado que arroja
esta, luego de haber cumplido con todo lo especificado. Como se
puede ver en la Figura 1, se obtiene una mayor productividad y
eficiencia en el área en que se está
aplicando.
Fig. 1. Ramas de la Ingeniería de
Métodos
Fuente: Elaboración
Propia
3.1.5. IMPORTANCIA.
Ø Mejora la eficiencia al eliminar el trabajo
innecesario, las demoras evitables y otras formas de
desperdicios.
Ø Técnica más recomendada para
incrementar la productividad de la empresa, sus aplicaciones
incluyen tanto el diseño, la creación y la
selección de los mejores métodos, procesos,
herramientas, equipos y habilidades para fabricar un
producto.
Ø Determinación del tiempo estándar
que se requiere para la fabricación del
producto.
Ø Cumplimiento de normas o
estándares establecidos.
Ø Retribución al trabajador
por su rendimiento.
3.1.6. FINES DEL ESTUDIO.
Ø Mejorar los procesos y los
procedimientos.
Ø Mejorar la disposición de
la fábrica, taller, lugar de trabajo y modelos de
máquinas.
§ Distribución del área
de trabajo tipo L
§ Distribución del área
de trabajo tipo U
§ Distribución del área
de trabajo tipo LINEAL
§ Distribución del área
de trabajo tipo S
Ø Economizar esfuerzo humano y
reducir la fatiga innecesaria.
Ø Mejorar la utilización de
materiales, maquinarias y mano de obra
(M.O.).
Ø Crear mejores condiciones
materiales de trabajo.
3.2. ESTUDIO DE LOS
MOVIMIENTOS.
Técnica que consiste en el estudio de los
movimientos del cuerpo humano que son utilizados para ejecutar
una operación o trabajo determinado, con el objetivo de
ser evaluados, identificando los productivos e improductivos, de
forma tal que una vez analizados se puedan reducir, combinar,
simplificar, y en el mejor de los casos eliminar, para luego
establecer una mejor secuencia o sucesión de movimientos
más favorables que permita lograr la eficiencia
máxima.
3.3. ESTUDIO DEL TIEMPO.
Técnica que consiste en el establecimiento de un
estándar de tiempo permisible para realizar una tarea
determinada, con base a la medición del contenido de
trabajo del método prescrito, considerando al operario
promedio, el ritmo o velocidad de trabajo y los suplementos o
tolerancias por concepto de: fatiga, demoras personales, retrasos
inevitables y otros.
3.3.1. TÉCNICAS.
1. Cronometraje (continuo o vuelta a
cero).
2. Datos estándares.
3. Sistemas de tiempos
predeterminados.
4. Muestreo del trabajo.
5. Estimación basada en datos
históricos.
3.4. OPORTUNIDADES DE ECONOMÍA DE REALIZACION
A TRAVÉS DE LA APLICACIÓN DE LAS TÉCNICAS DE
INGENIERÍA DE MÉTODOS.
1. Contenido mínimo de trabajo: Abarca
todas aquellas actividades que son básicas fundamentales
para todo proceso y no pueden ser eliminadas, sin embargo pueden
ser mejoradas en cuanto a organización,
disposición, tiempo y eficiencia que caracteriza al
proceso principalmente.
2. Contenido de trabajo añadido por
desperfectos en el diseño: Debe tenerse en cuenta que
el diseño en un elemento complejo dinámico variable
en el cual debe considerarse lo siguiente:
– Realizar una prueba piloto: para evaluar,
modificaciones, requerimientos, impacto, esto permite hacer los
ajustes correspondientes que garanticen la calidad del producto o
servicio, considerar el personal necesario (diseñadoras,
costo, H-H, H-Máquinas), lecturas de planos,
interpretaciones, tolerancias adecuadas y definir muy bien los
atributos del diseño.
3. Contenido de trabajo agregado por métodos
ineficientes de fabricación: Debe existir una
correlación entre lo que se va a producir, los equipos a
utilizar y el método de fabricación que garantice
la mayor secuencia. Debe evaluarse la forma en que se
trabaja:
– Conocimiento y destreza del
operario.
– Orden de ejecución.
– Procedimientos
desactualizados.
– Elementos de organización del
puesto.
– Dependencia de las
operaciones.
4. Tiempo ineficiente por aspectos
administrativos: Abarca aspectos relacionados con la
gerencia, sus niveles, las características del
líder. Debe considerarse aspectos tales como planos,
políticos, estrategias, metas, planificar, organizar,
controlar, evaluar, pronosticar. Relación con los bancos,
entes crediticios, bolsas, establecimiento de índices,
indicadores (económicos, financieros, presupuestarios).
Análisis, diseño y estados financieros (balance
general, estado de ganancia y perdida, costo de
fabricación).
5. Tiempo inefectivo atribuido al operario: Debe
seleccionarse para el estudio al operario promedio.
– Ritmo (velocidad).
– Rendimiento.
– Forma en que trabaja.
– Movimientos asociados.
– Niveles de fatiga.
3.5. PROCEDIMIENTO PARA EL ESTUDIO DE
MÉTODO SEGÚN LA OFICINA INTERNACIONAL DEL TRABAJO
(O.I.T.)
La O.I.T desarrolló un procedimiento para la
aplicación de las herramientas en el estudio de
métodos, para ello debe respetarse dicha secuencia, da la
posibilidad de evaluar cualquier método de trabajo en
cualquier circunstancia.
ETAPAS.
1. Seleccionar: Etapa básica fundamental
que consiste en ubicar el problema, dimensionarlo,
caracterizarlo, definiendo claramente su objetivo y alcance, debe
evaluarse su factibilidad económica y si reporta ventajas
o beneficios económicos. La información debe ser
confiable, mínima, suficiente y necesaria que precise
realmente cual es el problema.
Es recomendable desechar ideas
preconcebidas, crearse su propio criterio.
1.- Prestar atención a los
indicadores
2.- Establecer prioridades
3.- Delimitar claramente el
problema
4.- Definir claramente el
problema:
– ¿Cuál es el problema
real?
– ¿Qué es lo que realmente
está mal?
– ¿Cuáles son los
efectos?
– ¿Qué departamento
están involucrados?
– ¿Cuánto trabajo se
requerirá para corregir el problema?
– ¿Qué tareas implica el
proyecto?
– ¿Cuánto tiempo
tomará?
– ¿Qué personal puede
colaborar?
5.- Preparar su plan de trabajo:
– Descripción resumida del
problema.
– Tareas a realizar.
– Participantes y
responsabilidades.
– Necesidad de asesoría
externa.
– Posibles beneficios que
traería.
– Objetivo real para alcanzar.
– Horas- Hombre que se
requieren.
– Fijación de plazos.
2. Registrar: Refleja los hechos obtenidos a
través de los diagramas, que son representaciones
sencillas y precisas de como se realiza el proceso, debe tenerse
en cuenta el aspecto del entorno (general) y los aspectos del
punto de trabajo (específicos).
3. Examen Crítico: Etapa que consiste en
revisar, detallada, minuciosa, exhaustivamente la
información que se posee con espíritu
crítico, evaluando las posibles alternativas, poniendo a
prueba lo que se tiene en función de propósito,
lugar, sucesión, persona y medios.
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