Ensayo sobre la importancia de los costos y presupuestos para la empresa

El presente trabajo se construye con el fin de dar
cumplimiento a las exigencias del módulo de costos y
presupuestos, definida en programa de administración de
empresas por parte de la UNAD.

COSTOS

¿Será que una empresa puede funcionar y
proyectarse sin conocer y controlar su estructura de
costos?

En primer término, vamos a tratar de entender el
significado del término "Costos" en el contexto de la
empresa, cualquiera sea la actividad económica o sector en
donde se encuentre clasificada. Se define el Costo como el valor
monetario de los consumos de factores que supone el ejercicio de
una actividad económica destinada a la producción
de un bien o servicio. Todo proceso de producción de un
bien supone el consumo o desgaste de una serie de factores
productivos.

El concepto de costo está íntimamente
ligado al sacrificio incurrido para producir determinado bien o
servicio y su valor queda incorporado en los productos y se
materializa en los inventarios. A diferencia del costo, el gasto
tiene que ver con los desembolsos en que incurre la empresa para
administrar la producción, es un desembolso que se consume
en el proceso de producción.

Componentes del
Costo

Antes de entrar a mencionar los diferentes componentes
del costo, vamos a detenernos en la comprensión de los
tipos de costo, dependiendo se su clara identificación en
el producto terminado, y es así como hablamos de Costos
Directos e Indirectos.

Costos directos. Los costos directos se
caracterizan por su cálculo se puede asignar de forma
cierta a un producto. A título de ejemplo en la
fabricación de un periódico el costo de papel
consumido es un coste directo, porque se puede saber con
exactitud la cantidad de papel necesaria para confeccionar un
periódico, mientras que el costo relativo a la limpieza de
la nave de fabricación es un costo indirecto en la
producción de un bien.

Costos Indirectos. Los costos indirectos se
afectan globalmente y como no pueden ser asignados directamente a
un producto, deben ser previamente distribuidos a través
del denominado cuadro de reparto primario de costos.

En la fabricación de un producto se identifican
claramente tres componentes, a saber:

*Materias Primas

*Mano de Obra Directa

*Costos Indirectos de Fabricación

La materia prima (MP), como su nombre lo indica, el la
base de la producción, son los materiales básicos
que se requieren para la elaboración del producto y es
claramente identificable en éste.

La mano de obra directa (MOD), está compuesta por
toda remuneración de los operarios y trabajadores que
intervienen directamente en el proceso de transformación
de la materia prime en productos terminados. La
participación de estas personas tiene una relación
directa con la producción del bien.

Estos dos primeros elementos son los que se clasifican
como Costos Directos.

Los costos indirectos de fabricación ( CIF),
constituyen el tercer elemento del costo y se encuentra compuesto
por todos aquellos desembolsos que realiza la empresa en el
proceso de producción del bien, diferentes a la materia
prima y la mano de obra directa; tales como otros materiales,
repuestos, combustibles y costos de personal de gerencia,
supervisión, mantenimientos, etc..

La empresa de hoy necesita conocer su estructura de
costos, a fin de poder determinar por anticipado sus necesidades
en cuanto a los distintos componentes de producción y
maximizar sus rendimientos, al poder realizar la
combinación mas adecuada de estos, fin que es imposible de
cumplir si la producción se realiza sin ninguna
programación que permita controlar en cada momento del
proceso, cómo se está realizando la
fabricación de los productos.

Toda empresa, sea industrial o comercial, necesita
conocer y monitorear constantemente como es su estructura de
costos, lo cual puede realizar a través de los diferentes
métodos que ofrece la teoría administrativa
contable, adecuándolos a sus necesidades particulares o
preferencias gerenciales.

El Gerente de producción de la empresa puede
optar por la utilización de la Base Histórica para
el cálculo del costo de los productos terminados, para la
cual solo tiene que hacer uso de sus costos históricos en
que se incurrió para la fabricación del
producto.

Así mismo, puede utilizar unas Bases
Predeterminadas, producto de su experiencia personal o del sector
en periodos anteriores, las cuales le permiten tener una
estimación y por medio de ellos, presupuestar sus costos;
es lo que se conoce como Costo Estimado.

También se puede acudir a métodos
estadísticos y diferentes técnicas y estudios
totalmente válidos en este campo, los cuales le permiten
conocer de manera anticipada cuánto debe costar el
producto, constituyendo estándares de costos q
precisamente, la teoría administrativa contable ha
definido como Costeo Estándar.

En una empresa industrial, por ejemplo una empresa que
confecciona jeans, los principales costos directos estarán
compuestos por la Tela, las Cremalleras, los Broches, los
Operarios Cortadores, Armadores y Costureros. La
confección de ropa necesita para su fabricación una
cantidad de hilo que forma parte del producto terminado y
técnicamente se pudiera considerar como material directo
pero su contabilización determinaría de cuanto su
uso para cada pieza de la producción, lo que
recargaría "El costo de la contabilización de
costo", pues hay un costo en el tiempo necesario para calcular la
cantidad de hilo, tratándose de un material de poco valor,
no vale la pena tanta molestia y por lo tanto, este tipo de
material se trataría como material indirecto e iría
a formar parte de los costos generales de
fabricación.

El costo directo en una empresa comercializadora o
distribuidora, es el costo de ventas y corresponde al valor de
compra de las mercancías adquiridas para la venta. Por
ejemplo, en una empresa comercializadora de carros, el costo
está constituido por el valor de los vehículos
adquiridos

En una empresa de servicios, los costos se comportan
como una mezcla de los costos de una empresa industrial y una
comercial, dado que adquieren productos y los comercializan ellas
mismas.

Para la empresa prestadora de servicios el costo directo
está representado por el valor de compra del servicio
básico, más los insumos necesarios, más el
valor de la mano de obra o del conocimiento, más el valor
de otros recursos utilizados en la prestación del
servicio. Hagamos cuenta de una Estación de gasolina, en
donde sus costos directos estarán conformados por el valor
de compra de la gasolina, lubricantes, llantas, repuestos,
filtros, limpia vidrios, parches, soluciones, pegantes,
champús, aditivos, entre otros y por la mano de obra
directa, como el salario de los operarios que laboran como
surtidores, bomberos, mecánicos, lavadores, entre
otros.

Una clasificación importante en el estudio de la
estructura de costos de una empresa es la que hace
relación a los costos Variables y los Fijos y se definen
de acuerdo con los volúmenes de producción, ventas
o prestación de servicios.

Los costos variables son aquellos que aumentan o
disminuyen (en cantidad y valor) según el número de
unidades producidas o vendidas.

Los costos fijos se presentan sea cual fuere el
volumen de producción, ventas o servicios prestados. Su
valor no depende del número de unidades producidas o
vendidas.

Una de las razones para clasificar los costos en
variables y fijos está dada por cuanto resulta más
fácil controlar los costos variables, pues cuando se
producen, venden o prestan servicios, estos costos pueden ser
ajustados rápidamente a los niveles de producción,
ventas o prestación de servicios; mientras que los costos
fijos, como la depreciación, el mantenimiento de
máquinas y equipos, el arrendamiento y el salario de
directores y supervisores, solo es factible ajustarlos, en el
mediano y largo plazo. Por definición, los costos
variables (mano de obra directa y materias primas directas) se
consideran directos, mientras que los costos fijos, se consideran
indirectos.

En el estudio de la Clasificación y Estructura de
Costos, encontramos las denominaciones de Costo Primo y Costo de
Conversión; no siendo el primero una clasificación
diferente al costo directo, toda vez que se concibe como el valor
de las materias primas y la mano de obra directa utilizados para
la elaboración del producto final.

Por su lado, el Costo de Conversión, lo componen
los elementos necesarios para convertir la materia prima en un
producto final, o sea, la suma de la mano de obra directa y los
costos indirectos de fabricación.

Entendido el estudio de los costos en las empresas,
cualquiera sea el sector al que pertenezcan, es necesario
comprender y diferenciar aquellos desembolsos que realizan y que
no corresponden a costos de producción sino que se
clasifican como Gastos. Tal como se dejo sentado en la
introducción del tema de Costos, el gasto es un desembolso
de dinero que la empresa realiza, con el propósito de
administrar adecuadamente el negocio y también con la
finalidad de ejecutar las labores de venta, promoción y
distribución de los productos manufacturados, los
servicios prestados y las mercancías adquiridas para su
comercialización.

PRESUPUESTOS

Puede una empresa presupuestar sus actividades sin
conocer su estructura de costos? El estudio del tema
presupuestal, adquiere importancia en la medida que la empresa
necesita conocer por anticipado cómo va a ser la
estructura de sus costos, es decir, cuánto producto espera
producir y con qué elementos lo va a realizar.
Presupuestar es definir un plan de acción para cumplir una
meta establecida en términos y valores financieros en un
periodo de tiempo determinado. Es una asignación
numérica de recursos a unas actividades
determinadas.

Los presupuestos se pueden clasificar de acuerdo a la
flexibilidad en: Rígidos, Estáticos, Fijos o
asignados. De acuerdo al periodo: en a corto y a largo plazo.
Según el campo de aplicación de la empresa en: de
operación o económico, de compras, de costo de
producción, de flujo de efectivo y presupuesto
maestro.

La implementación de presupuestos permite asignar
recursos a actividades que ayudan a cumplir las metas y objetivos
de la empresa. Una empresa que conoce su estructura de costos
puede presupuestar de una mejor manera su
producción

La elaboración de presupuestos en la empresa es
un asunto que no es solo formal sino que es el resultado de una
adecuada planeación de las actividades y permite controlar
en cada momento el cumplimiento de las actividades, al combinar
las necesidades con la asignación de los recursos
requerida y establecida de antemano. Los presupuestos se hacen
para cumplirlos y la única manera de conocer sobre su
cumplimiento es haciendo seguimiento permanente por parte de cada
una de las áreas involucradas en el proceso de
producción.

El análisis realizado a través del
presente escrito, nos lleva a la conclusión que el
conocimiento de la estructura de costos de una empresa es una
herramienta importante para la Planeación y
presupuestación de la producción en un determinado
periodo y para todo tipo de empresa y además, es
importante para la toma de decisiones gerenciales, en busca del
mejoramiento de la rentabilidad del negocio, al conocer el
comportamiento de cada uno de los elementos de la
producción.

MAPA CONCEPTUAL
TEMATICA DEL MODULO

Autor:

Inocencio Meléndez Julio

Magíster en Administración

Magíster en Derecho

Doctorando en Derecho Patrimonial: La
Contratación Contemporánea.