Evaluación de los procesos administrativos de la división organización y procedimientos
RESUMEN
La presente investigación tuvo como
propósito principal la Evaluación de los Procesos
Administrativos de la División Organización y
Procedimientos adscrita a la Gerencia Tecnología de
Información de CVG Bauxilum. Es un estudio de tipo no
experimental y se apoya en una investigación de campo,
descriptiva y evaluativa. Las técnicas aplicadas para la
recolección de datos se basaron en la observación
directa, entrevistas no estructuradas y estructuradas, así
como de consulta de diversas fuentes de investigación.
Posteriormente se analizó la información
recolectada para la evaluación de propuestas y la
realización de la Práctica Administrativa para la
elaboración, documentación y seguimiento de las
Normas y Procedimientos. El resultado de este estudio
estableció la adecuación y las mejores
pertinentes.
PALABRAS CLAVES: Evaluación,
diagnóstico, Practica Administrativa, Normas y
Procedimientos.
INTRODUCCIÓN
CVG Bauxilum tiene como principal objetivo la
explotación, producción y administración de
la materia prima y componentes que intervienen en el proceso de
obtención de aluminio primario. Comenzando desde la
extracción del mineral de bauxita en la mina Los
Pijiguaos, para luego ser transportada a Ciudad Guayana para la
obtención de alúmina en grado metalúrgico a
través de varios procesos de refinación y
posteriormente pasar a reducción para así producir
el aluminio primario, con la finalidad de impulsar el crecimiento
sustentable de la industria nacional, satisfaciendo la demanda de
alúmina y bauxita.
En la actualidad el mundo se encuentra en un entorno
globalizado el cual diariamente el avance de la tecnología
ha aumentado y trae consigo un constante cambio en los sistemas
que forman parte de una organización. Toda
organización debe enfrentarse a los cambios entendiendo
que éste en lugar de ser una opción es una
necesidad inevitable, ya que es producto del crecimiento y
desarrollo de la misma.
Dentro del Desarrollo Organizacional se encuentra la
etapa del diagnóstico que consiste en someter la
organización o empresa a exámenes periódicos
para identificar posibles problemas antes de que éstos se
tornen graves.
La empresa CVG Bauxilum en búsqueda de la
optimización y mejora de su desempeño orienta sus
esfuerzos en detectar áreas de mejora, con el fin de
mantener la eficiencia en el nivel competitivo. Algunos de los
aspectos que mayor importancia refleja, hace referencia al
control y seguimiento de los procesos de cada área que
forman parte de la Empresa.
Por tal razón la División
Organización y Procedimiento adscrita a la Gerencia
Tecnología de Información, en búsqueda de
estas mejoras requiere de un estudio diagnóstico para
determinar las debilidades en sus procesos y las estrategias que
deban implementarse para minimizar o eliminar los efectos
negativos de los factores externos e internos involucrados en los
procesos administrativos.
Para un mejor manejo de la información se
realizaron entrevistas no estructuradas al personal que labora en
la División Organización y Procedimiento
involucrados en los procesos administrativos a
estudiar.
La investigación está
estructura de la siguiente manera:
· CAPÍTULO I El problema: Donde se
explica la problemática existente, planteando los
objetivos de la investigación, alcance,
justificación e importancia.
· CAPÍTULO II Generalidades de la
Empresa: El cual presenta la descripción, proceso y
funcionalidad de la empresa, así como del área
específica del trabajo.
· CAPÍTULO III Marco Teórico o
Referencial: contiene los aspectos teóricos utilizados
como herramientas y base del estudio realizado.
· CAPÍTULO IV: Marco
Metodológico: se describe la metodología
detallando el tipo de investigación, Diseño de la
Investigación, Población y Muestra, y las
Técnicas e Instrumentos de Recolección de
datos.
· CAPÍTULO V:
Situación Actual: incluye la descripción de la
situación actual evidenciada mediante la
observación directa.
· CAPITULO VI: Situación
Propuesta: en el cual se describen y presentan los aportes
desarrollados por el investigador.
· CONCLUSIONES, RECOMENDACIONES,
BIBLIOGRAFÍAS, APÉNDICES Y ANEXOS
CAPÍTULO I
EL
PROBLEMA
En este capítulo se explica el problema el cual
será objeto de la investigación, su
justificación y los objetivos que fueron trazados para la
solución del problema de estudio.
Planteamiento del
problema
En el Estado Bolívar se encuentra instalada la
empresa C.V.G. Bauxilum C.A, empresa tutelada por la
Corporación Venezolana de Guayana (CVG) y adscrita al
Ministerio del Poder Popular para Industrias, tiene como
principal objetivo transformar el mineral de bauxita en
alúmina en grado metalúrgico, principal materia
prima para producir el aluminio primario y para ello cuenta con
dos operadoras: la operadora de bauxita y la operadora de
alúmina.
La importancia de CVG Bauxilum consiste en ser una
empresa que contribuya al desarrollo sustentable de la industria
nacional del aluminio siendo un punto estratégico en el
desarrollo de la economía en el país. Para tal
desarrollo toda empresa debe contar con la información
necesaria de los procesos que realizan tanto operativo como
administrativo para llevar a cabo un desempeño eficiente y
eficaz de la misma, esto se logra a través de la
Gestión de Procesos.
CVG Bauxilum dentro de su estructura organizativa cuenta
con la Gerencia Tecnología de Información, que es
responsable de brindar soluciones integrales para la
organización y sus procesos, a través de la
utilización de la tecnología de información
y alineados con la estrategia de la Empresa. Entre algunas de sus
funciones se encuentran: garantizar la optimización de los
procesos organizacionales así como el diseño de
estructuras organizativas y elaboración de instrumentos
normativos y procedimentales de la Empresa. Estas dos
últimas funciones las desempeñan la División
Organización y Procedimientos, la cual tiene como
objetivo: "Asegurar el análisis, diseño y
documentación de modelos de procesos, organización
y procedimientos, utilizando criterios uniformes y
metodologías, en concordancia con los lineamientos,
estrategias y planes de la empresa, a los fines de mejorar la
eficacia de los procesos operativos y administrativos, lograr la
consecución de los objetivos de eficacia, eficiencia y
calidad y satisfacer los requerimientos de los
usuarios".
Actualmente, en relación a los procesos
administrativos, la División Organización y
Procedimientos presenta problemas que se han mantenido durante
varios años sin respuesta de posibles soluciones. Estos
problemas tienen que ver con la existencia de factores externos e
internos que afectan de manera negativa el desarrollo de las
actividades administrativas perjudicando así el
cumplimiento de la gestión y la oportunidad de una Mejora
continua en los procesos dentro de la División y toda la
Empresa.
Una de las consecuencias que se observa es la no
culminación de algunos procesos administrativos,
específicamente en la aprobación de Organigramas
estructurales y Objetivos y funciones (Niveles Gerencias
Generales y Gerencias) así como en la aprobación de
las Normas y Procedimientos, debido a que según los
estatutos de la Empresa, para su aprobación deben ser
previamente conformados por Corporación
Venezolana de Guayana, esto limita a la División en
la aprobación e implantación de Documentos
propuestos, previamente solicitados por las unidades usuarias de
la organización.
Del mismo modo se presenta otra problemática en
cuanto a la inexistencia de manuales, guía e instructivos
propios de la División que regulen los procesos que llevan
a cabo, trayendo como consecuencia la dificultad a la hora de
verificar y monitorear el cumplimiento de cada una de las
actividades, funciones y tareas que se realizan, así como
también, la falta de un material que sirva como
guía para el personal de nuevo ingreso, en donde se
establezca el procedimiento a seguir o actividades a desarrollar
y se delimiten las responsabilidades del personal y los usuarios
que intervienen en el proceso de elaboración del documento
solicitado.
Por lo tanto, en la División Organización
y Procedimiento se pretende realizar un Diagnóstico a
través de un análisis procedimental de las
actividades administrativas que se llevan a cabo, ya que la
División no cuenta con una documentación propia y
que esté normada para realizar las actividades. El no
cumplimiento de estos procesos administrativos influye
negativamente en el desarrollo de la gestión, el
mejoramiento continuo y en el cumplimiento de las normas de
calidad de la Gerencia Tecnología de
Información.
Además de esto, el análisis procedimental,
se realizará con el fin de identificar de manera detallada
el origen de los problemas que se presentan y plantear soluciones
que se puedan poner en marcha a través de un plan de
acción con el objeto de minimizar o eliminar dichos
problemas.
Partiendo de la premisa de que todo planteamiento de la
investigación es necesario hacerlo concreto, se
desarrollaron las siguientes interrogantes:
¿Cuáles son las debilidades que presentan
los procesos administrativos de la División
Organización y Procedimiento?
¿Qué factores externos e internos afectan
de manera negativa el desarrollo de las actividades
administrativas?
¿Se ha implementado algún plan de
acción para la solución de estos
problemas?
Objetivos de la
investigación
Objetivo General
Evaluar los procesos administrativos de la
División Organización y Procedimientos, adscrita a
la Gerencia Tecnología de Información de CVG
Bauxilum C.A.
Objetivos
Específicos
· Determinar las debilidades que presentan los
procesos administrativos establecidos en la División
Organización y Procedimientos.
· Plantear alternativas de soluciones
óptimas de los problemas que se presentan en los procesos
administrativos de la División Organización y
Procedimientos.
· Determinar la información necesaria para
documentar los procesos administrativos establecidos en la
División Organización y Procedimientos.
· Diseñar prácticas administrativas
sobre los procesos que se llevan a cabo en la División
Organización y Procedimientos.
Justificaciones
Motivado a la mejora de los procesos administrativos en
cuanto a la calidad de productos y/o servicios de la
División Organización y Procedimientos, se
justifica la realización del proyecto de evaluación
como medio alternativo para identificar y proponer soluciones a
los problemas presentes de manera que se satisfagan las
necesidades de la División y la Empresa.
Alcance
Este proyecto se llevó a cabo en la
División Organización y Procedimientos adscrita a
la Gerencia Tecnología de Información de CVG
Bauxilum, abarca desde el conocimiento de las debilidades que
presentan los procesos de Análisis y documentación
de procesos y Diseños de los modelos organizativos de la
Empresa, hasta el análisis y propuestas de soluciones a
los problemas presentes así como la elaboración de
la práctica administrativa para la elaboración de
Normas y Procedimientos.
CAPÍTULO II
GENERALIDADES DE
LA EMPRESA
En este capítulo se da una breve
descripción de CVG Bauxilum haciendo mención de: su
misión, visión, ubicación, objetivos,
funciones, estructura, descripción del área de
pasantías, entre otros
Descripción y funcionamiento de la
Organización
CVG BAUXILUM, C.A. es una compañía
integrada para la producción de alúmina calcinada
en grado metalúrgico, que es la materia prima para la
obtención del aluminio primario, la cual incluye la
extracción de bauxita y su transformación en
alúmina. El proceso productivo de CVG BAUXILUM, C.A. se
divide en:
· Proceso de explotación de
Bauxita.
· Proceso de producción de
alúmina Calcinada Grado Metalúrgico.
Proceso de Explotación de
Bauxita
El proceso de extracción, almacenamiento, carga y
transporte de la bauxita se desarrolla en tres áreas
básicas: Mina, Área de homogeneización (Pie
de Cerro) y Área de Almacenamiento y Embarque (El
Jobal).
El proceso de producción de la bauxita se inicia
con la explotación por métodos convencionales de
las minas a cielo abierto (Stripping mine), después de
removida y apilada la capa vegetal para su posterior
reforestación en Los Pijiguaos, con el objeto de obtener
la calidad requerida del mineral, para su posterior
trituración y traslado al patio de almacenamiento (Pie de
Cerro).
Desde allí el mineral es transferido por
ferrocarril desde el Área de homogeneización hasta
el puerto El Jobal y transportado por el Rio Orinoco hasta
Matanzas, empleando trenes de gabarra. (Véase Figura
1).
Figura 1. Flujograma Proceso
Explotación de Bauxita. Fuente: Extraído del
Sistema de Documentos Internos (SDI) de
CVG Bauxilum C.A.
Proceso de Producción de
Alúmina
La Bauxita proveniente de Los Pijiguaos es descargada en
el muelle y manejada a través de un sistema de cintas
transportadoras al patio de almacenamiento, para ser introducida
al proceso productivo (véase Figura 2), que se inicia en
el área denominada Lado Rojo, donde se extrae la
Alúmina contenida en la Bauxita a través de un
proceso de lixiviación.
Posteriormente en el área denominada Lado Blanco,
la suspensión saturada de aluminato de sodio es
precipitada y filtrada, posteriormente las partículas son
calcinadas para obtener el producto final "Alúmina
Calcinada Grado Metalúrgico".
Figura 2. Flujograma Proceso
Producción de Alúmina. Fuente: Extraído del
Sistema de Documentos Internos (SDI) de CVG Bauxilum
C.A.
Producto
CVG BAUXILUM, C.A. produce Alúmina Calcinada –
Grado Metalúrgico bajo las especificaciones dadas en la
Norma COVENIN 2898:92 "Alúmina Calcinada Grado
Metalúrgico".
Reseña de
la Empresa
CVG BAUXILUM, C.A. es producto de la
fusión realizada en el año 1994 entre
CVG BAUXIVEN y CVG INTERALÚMINA. La participación
accionaria de la compañía lo constituyen 99% de
inversión Venezolana, representada por la
Corporación Venezolana de Guayana y un 1% de capital
extranjero, correspondiente al consorcio Alusuisse Lonza
Holding.
CVG BAUXIVEN, se creó en 1979 con la
misión de explotar el yacimiento de Los Pijiguaos, siendo
sus principales accionistas la Corporación Venezolana de
Guayana y CVG Ferrominera del Orinoco. Inició sus
operaciones oficialmente en 1983, enviando las primeras gabarras
con mineral de Bauxita, a través del río Orinoco,
desde el puerto Gumilla de El Jobal hasta el muelle en
Matanzas.
CVG INTERALÚMINA, se creó a fines de 1977
con la participación mayoritaria de la Corporación
Venezolana de Guayana y el Fondo de Inversiones de Venezuela,
asociados con la empresa Suiza Swiss Aluminium. Inició
oficialmente sus operaciones el 24 de Abril de 1983. Su capacidad
instalada inicial fue de 1 millón t/año y en 1992,
mediante la implementación del Plan de Ampliación,
fue aumentada su capacidad a 2 millones t/año.
CVG BAUXILUM, C.A. en Los Pijiguaos se encarga de la
explotación de los yacimientos del mineral de Bauxita, con
una capacidad instalada de 6 millones t/año.; y en la Zona
Industrial Matanzas, transforma por medio del Proceso Bayer, la
Bauxita en Alúmina Grado Metalúrgico, con una
capacidad instalada de 2 millones de t/año.
La Alúmina constituye la principal materia prima
para la obtención de aluminio primario, las ventas se
dirigen fundamentalmente al mercado nacional, básicamente
para proveer a las empresas CVG ALCASA y CVG VENALUM,
destinándose el excedente de la producción a
clientes menores e internacionales.
Ubicación
Geográfica de CVG Bauxilum C.A.
Las Plantas de CVG BAUXILUM, C.A. se encuentran ubicadas
en la zona Sur Oriental de Venezuela, específicamente en
el Estado Bolívar, adyacentes al río Orinoco
(véase Figura 3).
· CVG BAUXILUM, C.A. Los
Pijiguaos:
Ubicada en la Serranía de Los Pijiguaos
perteneciente al Municipio Cedeño del estado
Bolívar, enmarcado entre los ríos Suapure y
Parguaza. El personal activo está conformado por
aproximadamente 1079 empleados, distribuidos en las áreas
administrativas y operativas.
· CVG BAUXILUM, C.A.
Matanzas:
Ubicada en la Zona Industrial Matanzas Avenida Fuerzas
Armadas, adyacente a CVG VENALUM, en el Municipio Caroní
del estado Bolívar. El personal activo está
conformado aproximadamente por 1937 empleados,
distribuidos en las áreas administrativas y
operativas.
Figura 3.Ubicación geográfica
CVG BAUXILUM, C.A. (Los Pijiguaos y Matanzas) Fuente:
Extraído del Sistema de Documentos Internos (SDI)
de CVG Bauxilum C.A.
Organigrama de la
Empresa
CVG BAUXILUM, C.A. ha establecido una estructura
organizativa, definida a través de un conjunto de
documentos, los cuales constituyen una síntesis
descriptiva de las responsabilidades y funciones asignadas a cada
una de las unidades que conforman la estructura de la empresa.
Dichos documentos se presentan por unidad organizativa y
están disponibles en medio electrónico, a
través del Sistema de Documentos Internos (SDI).
(Véase Figura 4).
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