Evaluación de los procesos administrativos de la división organización y procedimientos
INTRODUCCIÓN CVG Bauxilum tiene como principal objetivo la
explotación, producción y administración de
la materia prima y componentes que intervienen en el proceso de
obtención de aluminio primario. Comenzando desde la
extracción del mineral de bauxita en la mina Los
Pijiguaos, para luego ser transportada a Ciudad Guayana para la
obtención de alúmina en grado metalúrgico a
través de varios procesos de refinación y
posteriormente pasar a reducción para así producir
el aluminio primario, con la finalidad de impulsar el crecimiento
sustentable de la industria nacional, satisfaciendo la demanda de
alúmina y bauxita. En la actualidad el mundo se encuentra
en un entorno globalizado el cual diariamente el avance de la
tecnología ha aumentado y trae consigo un constante cambio
en los sistemas que forman parte de una organización. Toda
organización debe enfrentarse a los cambios entendiendo
que éste en lugar de ser una opción es una
necesidad inevitable, ya que es producto del crecimiento y
desarrollo de la misma. La empresa CVG Bauxilum en
búsqueda de la optimización y mejora de su
desempeño orienta sus esfuerzos en detectar áreas
de mejora, con el fin de mantener la eficiencia en el nivel
competitivo. Algunos de los aspectos que mayor importancia
refleja, hace referencia al control y seguimiento de los procesos
de cada área que forman parte de la Empresa. Por tal
razón la División Organización y
Procedimiento adscrita a la Gerencia Tecnología de
Información, en búsqueda de estas mejoras requiere
de un estudio diagnóstico para determinar las debilidades
en sus procesos y las estrategias que deban implementarse para
minimizar o eliminar los efectos negativos de los factores
externos e internos involucrados en los procesos
administrativos.
LA EMPRESA CVG BAUXILUM, C.A. es una compañía
integrada para la producción de alúmina calcinada
en grado metalúrgico, que es la materia prima para la
obtención del aluminio primario, la cual incluye la
extracción de bauxita y su transformación en
alúmina. El proceso productivo de CVG BAUXILUM, C.A. se
divide en: Proceso de explotación de Bauxita.
Proceso de producción de alúmina Calcinada Grado
Metalúrgico.
LA EMPRESA Reseña Histórica Fines de 1977:CVG
INTERALÚMINA, se creó con la participación
mayoritaria de la Corporación Venezolana de Guayana y el
Fondo de Inversiones de Venezuela, asociados con la empresa Suiza
Swiss Aluminium 24 de Abril de 1983: Inició oficialmente
sus operaciones. Su capacidad instalada inicial fue de 1
millón t/año Año 1992: Mediante la
implementación del Plan de Ampliación, fue
aumentada su capacidad a 2 millones t/año. Año
1979: CVG BAUXIVEN, se creó con la misión de
explotar el yacimiento de Los Pijiguaos, siendo sus principales
accionistas la Corporación Venezolana de Guayana y CVG
Ferrominera del Orinoco. Año 1983: Inició sus
operaciones oficialmente, enviando las primeras gabarras con
mineral de Bauxita, a través del río Orinoco, desde
el puerto Gumilla de El Jobal hasta el muelle en Matanzas.
Año 1994 : CVG BAUXILUM, C.A. es producto de la
fusión realizada entre CVG BAUXIVEN y CVG
INTERALÚMINA La participación accionaria de la
compañía lo constituyen 99% de inversión
Venezolana, representada por la Corporación Venezolana de
Guayana y un 1% de capital extranjero, correspondiente al
consorcio Alusuisse Lonza Holding.
LA EMPRESA Ubicación Geográfica Ubicada en la Zona
Industrial Matanzas Avenida Fuerzas Armadas, adyacente a CVG
VENALUM, en el Municipio Caroní del estado Bolívar.
El personal activo está conformado aproximadamente por
1937 empleados, distribuidos en las áreas administrativas
y operativas. CVG BAUXILUM, C.A. Matanzas
LA EMPRESA Estructura Organizativa (Gp:) Presidencia (Gp:) Junta
Directiva (Gp:) Gerencia General (Gp:) Operaciones Bauxita (Gp:)
Auditoría Interna (Gp:) Consultoría Jurídica
(Gp:) Administración (Gp:) Financiera (Gp:) Gerencia (Gp:)
Gerencia (Gp:) Comercialización (Gp:) Gerencia (Gp:)
Gerencia (Gp:) Gerencia (Gp:) Operaciones Alúmina (Gp:)
Manejo de Lodo (Gp:) Gerencia (Gp:) Personal Bauxita (Gp:)
Gerencia (Gp:) Mina (Gp:) Gerencia (Gp:) Manejo de Mineral (Gp:)
Gerencia (Gp:) Ingeniería y Servicios (Gp:) Gerencia (Gp:)
Proyecto (Gp:) e Ingeniería (Gp:) Logística (Gp:)
Gerencia (Gp:) Asuntos Públicos (Gp:) Gerencia (Gp:)
Ingeniería Industrial (Gp:) Gerencia Planificación
y Presupuesto (Gp:) (Gp:) (Gp:) Gerencia (Gp:) Tecnología
de (Gp:) Información (Gp:) Gerencia General (Gp:)
Mantenimiento (Gp:) Gerencia (Gp:) Producción (Gp:)
Gerencia (Gp:) Control de Calidad y (Gp:) Procesos (Gp:) Gerencia
(Gp:) Gerencia (Gp:) Personal (Gp:) Gerencia (Gp:) Desarrollo
(Gp:) Endógeno (Gp:) Gerencia (Gp:) Seguridad (Gp:)
Patrimonial (Gp:) Ambiente Prevención y (Gp:)
Gestión de Calidad (Gp:) Gerencia (Gp:) Manejo de
Materiales
LA EMPRESA Área de Pasantía (Gp:) Presidencia (Gp:)
Gerencia Tecnología de Información (Gp:)
División Centro Atención Usuarios (Gp:)
Coordinación SISA (Gp:) División Sistemas
Automatizados (Gp:) División Infraestructura (Gp:)
División Organización y Procedimientos (Gp:)
División Soporte Bauxita Gerencia Tecnología de
Información. División Organización y
Procedimientos
LA EMPRESA El Problema La importancia de CVG Bauxilum consiste en
ser una empresa que contribuya al desarrollo sustentable de la
industria nacional del aluminio siendo un punto
estratégico en el desarrollo de la economía en el
país. Para tal desarrollo toda empresa debe contar con la
información necesaria de los procesos que realizan tanto
operativo como administrativo para llevar a cabo un
desempeño eficiente y eficaz de la misma, esto se logra a
través de la Gestión de Procesos. CVG Bauxilum
dentro de su estructura organizativa cuenta con la Gerencia
Tecnología de Información, que es responsable de
brindar soluciones integrales para la organización y sus
procesos, a través de la utilización de la
tecnología de información y alineados con la
estrategia de la Empresa. Entre algunas de sus funciones se
encuentran: garantizar la optimización de los procesos
organizacionales así como el diseño de estructuras
organizativas y elaboración de instrumentos normativos y
procedimentales de la Empresa. Estas dos últimas funciones
las desempeñan la División Organización y
Procedimientos.
LA EMPRESA El Problema Actualmente, en relación a los
procesos administrativos, la División Organización
y Procedimientos presenta problemas que se han mantenido durante
varios años sin respuesta de posibles soluciones. Estos
problemas tienen que ver con la existencia de factores externos e
internos que afectan de manera negativa el desarrollo de las
actividades administrativas perjudicando así el
cumplimiento de la gestión y la oportunidad de una Mejora
continua en los procesos dentro de la División y toda la
Empresa. Una de las consecuencias que se observa es la no
culminación de algunos procesos administrativos,
específicamente en la aprobación de Organigramas
estructurales y Objetivos y funciones (Niveles Gerencias
Generales y Gerencias) así como en la aprobación de
las Normas y Procedimientos, debido a que según los
estatutos de la Empresa, para su aprobación deben ser
previamente conformados por Corporación Venezolana de
Guayana, esto limita a la División en la aprobación
e implantación de Documentos propuestos, previamente
solicitados por las unidades usuarias de la
organización.
LA EMPRESA El Problema Del mismo modo se presenta otra
problemática en cuanto a la inexistencia de manuales,
guía e instructivos propios de la División que
regulen los procesos que llevan a cabo, trayendo como
consecuencia la dificultad a la hora de verificar y monitorear el
cumplimiento de cada una de las actividades, funciones y tareas
que se realizan, así como también, la falta de un
material que sirva como guía para el personal de nuevo
ingreso, en donde se establezca el procedimiento a seguir o
actividades a desarrollar y se delimiten las responsabilidades
del personal y los usuarios que intervienen en el proceso de
elaboración del documento solicitado. Por lo tanto, en la
División Organización y Procedimiento se pretende
realizar un Diagnóstico a través de un
análisis procedimental de las actividades administrativas
que se llevan a cabo, ya que la División no cuenta con una
documentación propia y que esté normada para
realizar las actividades. El no cumplimiento de estos procesos
administrativos influye negativamente en el desarrollo de la
gestión, el mejoramiento continuo y en el cumplimiento de
las normas de calidad de la Gerencia Tecnología de
Información. Además de esto, el análisis
procedimental, se realizará con el fin de identificar de
manera detallada el origen de los problemas que se presentan y
plantear soluciones que se puedan poner en marcha a través
de un plan de acción con el objeto de minimizar o eliminar
dichos problemas.
LA EMPRESA El Problema Objetivo General Evaluar los
procesos administrativos de la División
Organización y Procedimientos, adscrita a la Gerencia
Tecnología de Información de CVG Bauxilum
C.A.
LA EMPRESA El Problema OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1. Determinar
las debilidades que presentan los procesos administrativos
establecidos en la División Organización y
Procedimientos. 2. Plantear alternativas de soluciones
óptimas de los problemas que se presentan en los procesos
administrativos de la División Organización y
Procedimientos. 3. Determinar la información necesaria
para documentar los procesos administrativos establecidos en la
División Organización y Procedimientos. 4.
Diseñar prácticas administrativas sobre los
procesos que se llevan a cabo en la División
Organización y Procedimientos.
LA EMPRESA El Problema Motivado a la mejora de los procesos
administrativos en cuanto a la calidad de productos y/o servicios
de la División Organización y Procedimientos, se
justifica la realización del proyecto de evaluación
como medio alternativo para identificar y proponer soluciones a
los problemas presentes de manera que se satisfagan las
necesidades de la División y la Empresa.
JUSTIFICACIÓN
Este proyecto se llevó a cabo en la División
Organización y Procedimientos adscrita a la Gerencia
Tecnología de Información de CVG Bauxilum, abarca
desde el conocimiento de las debilidades que presentan los
procesos de Análisis y documentación de procesos y
Diseños de los modelos organizativos de la Empresa, hasta
el análisis y propuestas de soluciones a los problemas
presentes así como la elaboración de la
práctica administrativa para la elaboración de
Normas y Procedimientos. LA EMPRESA El Problema ALCANCE
LA EMPRESA Situación Actual Antes de iniciar la
descripción de la situación actual, es importante
señalar la descripción en el ámbito
organizacional de los procesos administrativos, que se llevan a
cabo en la División Organización y Procedimientos
adscrita a la Gerencia Tecnología de Información,
cuyo objetivo es: “Asegurar el análisis,
diseño y documentación de modelos de procesos,
organización y procedimientos, utilizando criterios
uniformes y metodologías, en concordancia con los
lineamientos, estrategias y planes de la Empresa, a los fines de
mejorar la eficacia de los procesos operativos y administrativos,
lograr la consecución de los objetivos de eficacia,
eficiencia y calidad y satisfacer los requerimientos de los
usuarios”. Diagnóstico de la Situación Actual
de los Procesos Administrativos de la División
Organización y Procedimientos La matriz de
caracterización de la División Organización
y Procedimientos declarada en el Plan Operativo vigente, muestra
los procesos que se llevan a cabo en la unidad, los cuales se
deben cumplir en los términos de confiabilidad y
oportunidad requeridos. En atención a este objetivo se
describe la situación actual de los procesos. Esta
evaluación permite conocer el funcionamiento de los
procesos que se llevan a cabo en la División desde la
planificación hasta el control, así como
también identificar las debilidades existentes en los
mismos.
LA EMPRESA Situación Actual La División
Organización y Procedimientos tiene dos procesos
medulares: el Diseño de los modelos organizativos de la
Empresa y el Análisis y documentación de procesos.
A continuación se presenta la representación
esquematizada de los procesos con sus respectivos productos:
(Gp:) MATRIZ DE CARACTERIZACIÓN DE LA UNIDAD (Gp:) PLAN
OPERATIVO 2012 (Gp:) Unidad Organizativa: División
Organización y Procedimientos
LA EMPRESA Situación Actual Descripción de la
metodología aplicada para la elaboración de
Proyectos en la División Organización y
Procedimientos (Gp:) Levantamiento de Información (Gp:)
Análisis y Diseño (Gp:) Comentarios y
Conformación (Gp:) Aprobación (Gp:)
Implantación y Seguimiento (Gp:) Informe
Diagnóstico (Gp:) 1 (Gp:) 2 (Gp:) 3 (Gp:) 4 (Gp:) 5 (Gp:)
Documento Propuesto (Gp:) Documento Mejorado (Gp:) Documento
Aprobado (Gp:) Doc. Implantado/ Certif. Implantación
LA EMPRESA Situación Actual En esta etapa el analista
obtiene de manera objetiva una visión detallada de lo que
ocurre en la unidad o área objeto de estudio,
considerándose los siguientes aspectos:
Documentación del área objeto de estudio e
información de apoyo. Selección de los medios de
recolección de información. Funcionamiento del
proceso actual. Visualizar los posibles procesos y
procedimientos. De manera práctica se responde al
¿Qué?, ¿Cómo?,
¿Cuándo?, ¿Dónde?,
¿Quién? y ¿Para qué? El
diagnóstico debe presentar las siguientes estructuras:
Objetivo Antecedentes Metodología Situación
Actual Debilidad y Fortalezas Recomendaciones Se plantean
las recomendaciones, propuestas y beneficios y se genera como
producto: El Informe Diagnóstico. 1. LEVANTAMIENTO DE
INFORMACIÓN:
LA EMPRESA Situación Actual En esta etapa se analizan las
necesidades propias del proceso y se generan las propuestas o
alternativas de solución viable y lógicas para la
solución del problema objeto de estudio. Se
destacan los siguientes aspectos específicos para el
análisis y diseño: 2. ANÁLISIS Y
DISEÑO: Análisis: Se evalúa el
proceso existente y su documentación, se considera para
ello: Debilidades. Fortalezas. Áreas de
oportunidad. Recursos humanos, tecnológicos y financieros.
Estructura organizativa y funciones. Procesos y procedimientos.
Beneficios y ventajas. Diseño: Construcción
de los procesos lógicos. Determinación de
Responsabilidad. Determinación de aplicaciones mecanizadas
o manuales. Establecimiento de normas de trabajo.
Elaboración de medios de entrada y salida (formularios,
reportes) Desarrollo del manual de normas y procedimientos,
informe técnico, manual de usuario, etc. Revisión
interna con el equipo de trabajo, a fin de garantizar el
intercambio, para ello se: Presenta el proyecto. Obtienen
recomendaciones y observaciones. Refina el producto. El producto
generado se denomina: Documento Propuesto.
LA EMPRESA Situación Actual En esta etapa se expone a los
usuarios directos e indirectos el proyecto desarrollado y se
obtienen las observaciones y recomendaciones pertinentes.
Es muy importante en esta etapa lograr la participación de
los usuarios ya que se logra identificar claramente si los
resultados obtenidos están de acuerdo a los requeridos
definidos previamente, lo que demuestra los aportes y/o
beneficios del proyecto. Una vez llegado al acuerdo se procede a
la formalización del proyecto, que implica la
aceptación y certificación del usuario a
través de un “Acta de Conformación”. 3.
COMENTARIOS Y CONFORMACIÓN:
LA EMPRESA Situación Actual 4. APROBACIÓN: La
aprobación se lleva a cabo una vez conformado el
documento. Dependiendo del Documento requerido por el usuario y
el nivel de adscripción el proyecto se somete a la
aprobación de las autoridades acreditada de la
organización, el cual se observa en la Delegación
de Autoridad (Área Organización y procedimientos)
establecida en la empresa. Se destacan los siguientes aspectos en
esta etapa: Generar acta de conformación y
aprobación, y gestionar las firmas correspondientes.
Mantener registro de proyectos en aprobación y aprobados.
Obtener aprobación del proyecto.
LA EMPRESA Situación Actual ACTA DE
CONFORMACIÓN
LA EMPRESA Situación Actual 5. IMPLANTACIÓN Y
SEGUIMIENTO: En esta etapa se da a conocer a todos los usuarios
involucrados, el nuevo documento aprobado. Es fundamental en esta
etapa, planear la transición que trae consigo un cambio,
el criterio a satisfacer está orientado a que el futuro
usuario utilice el documento aprobado. El seguimiento
consiste en la verificación del funcionamiento del
documento implantado en las áreas funcionales a fin de:
Determinar la veracidad de utilización del documento,
describiendo su funcionamiento. Detectar problemas y desviaciones
existentes. Adecuar el Documento a través de acciones
correctivas y recomendaciones efectivas.
LA EMPRESA Situación Actual Descripción y
análisis de la Situación Actual de los Procesos
Administrativos de la División Organización y
Procedimientos Luego de una revisión centrada en la
realización de estudios necesarios para la
determinación específica de la problemática
actual que presenta la División Organización y
Procedimientos, permitió realizar un diagnóstico en
el cual se detectaron las siguientes debilidades: La
División Organización y Procedimientos desde el
2008 presenta una problemática, relacionada a la no
aprobación de las Normas y Procedimientos y nuevos Modelos
Organizativos (Nivel Gerencia General y Gerencia). Sin embargo la
División Organización y Procedimientos ha orientado
su gestión al asesoramiento y apoyo a unidades en cuanto a
procesos relacionados con la delegación de autoridad,
actualización de formularios y actualización de
objetivos y funciones en el Sistema de Documentos Internos de la
Empresa.
LA EMPRESA Situación Actual CARTAS A LA CORPORACIÓN
VENEZOLANA DE GUAYANA (CVG)
LA EMPRESA Situación Actual Cambios en cuanto a los
recursos tecnológicos específicamente en la
implementación del sistema operativo
“Canaima”,
Inexistencia de Prácticas Administrativas que documenten
los procesos internos de se manejan en la División, LA
EMPRESA Situación Actual
La existencia de Prácticas administrativas no resuelven
los problemas que puedan existir en una organización pero
si son un medio usado para un trabajo más organizado,
metodológico y eficiente en todo proceso. Por lo tanto, la
ausencia de prácticas administrativas a futuro
podría generar las siguientes irregularidades: Tener un
conocimiento erróneo o incierto de las actividades que se
realizan, la responsabilidad individual y los procesos que se
llevan a cabo. Los procesos ejecutados perderán
continuidad y coherencia a través del tiempo.
Alteraciones arbitrarias, ineficacia e ineficiencia en el trabajo
del personal, y pérdida de uniformidad en el registro de
las operaciones. Mal uso de los recursos humanos, material
y tiempo. LA EMPRESA Situación Actual
LA EMPRESA Diseño Metodológico TIPO DE
INVESTIGACIÓN No Experimental: Debido a que se identifican
los problemas y debilidades sin alterar ninguna de las variables
presente en los procesos, solo se analizan. Descriptiva: Porque
se pretendió conocer la situación y su entorno,
para tener una idea clara y objetiva de las
características de la Situación Actual. De campo:
Dado que el estudio requiere que el investigador intervenga
directamente en las áreas involucradas, con el objeto de
obtener mayor conocimiento que justifique el estudio y garantice
la información. Evaluativo: Porque permite comparar la
situación actual de los procesos a como deberían
estarse llevando a cabo.
Para la elaboración del presente estudio, la
población y muestra estará conformada por la
metodología y técnicas de trabajo, instrumentos,
herramientas, trabajadores, y demás elementos inherentes
que intervienen en los Procesos Administrativos que se realizan
en la División Organización y Procedimientos
adscrita a la Gerencia Tecnología de Información de
CVG Bauxilum, que de una u otra manera agregan valor a los
servicios generados. Por tanto, son coincidentes.
POBLACIÓN Y MUESTRA LA EMPRESA Diseño
Metodológico
LA EMPRESA Diseño Metodológico INSTRUMENTOS Y
TÉCNICAS UTILIZADOS PARA LA RECOLECCIÓN DE DATOS
Esta técnica se utilizó con la finalidad de
recolectar toda la documentación disponible y necesaria
para el desarrollo del proyecto. De esta manera, se
recopiló toda la información requerida para la
evaluación de los procesos administrativos de la
División Organización y Procedimientos a
través de la revisión de libros, tesis, internet,
intranet, manuales, guías, entre otros documentos de
contenido informativo. Revisión Documental Para el
desarrollo de esta investigación se realizarán
observaciones en distintas fuentes de información tales
como: Sistema de Control Interno de la Empresa y material
físico que sirvió de información. De igual
forma se percibió el método aplicado en el
desarrollo de proyectos dentro de la División.
Observación Directa Esta técnica se aplicará
con el objeto de conocer en qué consiste el tema asignado,
realizando una entrevista informal primeramente con el tutor con
el fin de aclarar dudas sobre el proyecto a desarrollar. De igual
modo se realizarán entrevistas a cada analista con
preguntas específicas en cuanto al desarrollo de las
actividades de la unidad y todo lo que involucre ésta, que
sirvan apara el desarrollo del informe. Entrevista Recursos
Recursos Materiales: Lápices. Block de notas
Recursos Tecnológicos: Computadora, impresoras,
escáner, memoria USB. Programas (software). Internet.
Recursos Humanos: Abarca todo el personal que interviene
en el proceso así como el Tutor Industrial y
Académico. Recursos Metodológicos: Libros,
manuales y guías propias de la empresa.
LA EMPRESA Diseño Metodológico Procedimiento
Metodológico Para el desarrollo del estudio
organizativo de la División Organización y
Procedimiento se aplicaran los siguientes pasos: Identificar y
definir la necesidad del estudio organizativo, obtención y
análisis de documentación, elaboración y
ejecución de entrevistas. 2. Describir la situación
actual de la División Organización y
Procedimientos, señalando los problemas y los factores que
intervienen en los procesos que se llevan a cabo, obtenidos
mediante la entrevista. 3. Realizar un Diagnostico de la
gestión de la División Organización y
Procedimientos a través del análisis procedimental,
teniendo en cuenta los factores externos e internos que afectan
los procesos administrativos. 4. Elaborar las prácticas
administrativas de los procesos que se llevan a cabo en la
División para la elaboración o actualización
de algún Documento. 5. Elaboración de Diagrama de
flujos de los procesos administrativos de la División
Organización y Procedimientos.
LA EMPRESA Situación Propuesta Una vez finalizado el
estudio realizado en la División Organización y
Procedimientos atendiendo al propósito de esta
investigación enmarcada dentro del proyecto surgen las
siguientes propuestas: Solicitar a la Alta Dirección de
CVG BAUXILUM C.A la modificación de los Estatutos de la
Empresa, donde se establezca que la aprobación de los
Documentos tales como la estructura organizativa y manuales
relativos a la organización y funcionamiento sean
delegados a la Junta Directiva o Presidencia, lo cual,
permitirá agilizar el proceso de aprobación de los
documentos internos con objeto de regular y mantener el Sistema
de Control Interno de CVG BAUXILUM C.A. ajustado al marco legal
vigente en procura de la eficiencia, eficacia, economía y
legalidad de los procesos y operaciones que se llevan a cabo en
la institución empresarial. Documentar los procesos
internos por medio de la elaboración de Prácticas
Administrativas que establezcan los pasos a seguir para la
elaboración de Normas y Procedimientos. Atendiendo a esta
necesidad surge la propuesta de la Práctica Administrativa
“Elaboración, documentación y control de
Normas y Procedimientos”, que se presenta a
continuación:
LA EMPRESA Situación Propuesta
LA EMPRESA Situación Propuesta Para la
actualización de las prácticas administrativas se
uso el formulario IG-256 encontrado en SDI de CVG Bauxilum
conforme al siguiente esquema: Objetivo: Propósito
que define la práctica escrita. Alcance:
Descripción del ámbito (inicio y fin) que abarca el
proceso objeto de la práctica. Responsables:
Denominación de los cargos en cuya responsabilidad recae
la ejecución de la práctica. Pasos a seguir:
descripción secuencial de las acciones para realizar la
actividad, incluyendo las verificaciones preliminares y
posteriores cuando se requieran. Las acciones deben redactarse en
forma indicativa y en tercera persona. Glosarios de
términos: Términos técnicos a mencionar en
la práctica. Anexos: Ilustraciones que faciliten un mejor
entendimiento de la práctica administrativa. (formularios,
tablas, dibujos, gráficos u otros).
LA EMPRESA Situación Propuesta FORMULARIO IG-256 PARA LA
ACTUALIZACIÓN DE LAS PRÁCTICAS
ADMINISTRATIVAS
LA EMPRESA Conclusiones Una vez logrado los objetivos planteados
y en función de los resultados obtenidos en el presente
informe se establecieron las siguientes conclusiones: Se
determinó las debilidades que presentan los procesos
administrativos establecidos en la División
Organización y Procedimientos, donde se evidenció
la obsolescencia de Normas y Procedimientos que tiene un impacto
negativo en el Sistema de Control interno ya que no se encuentre
ajustado al marco legal y político establecido por las
autoridades de la empresa, afectando la eficacia y eficiencia de
los procesos que se llevan a cabo en ésta. 2. De igual
forma se evidenció la falta de Prácticas
administrativas que permitieran al personal la División
Organización y Procedimientos contar con un material
instructivo que refleje los pasos que debe seguir para cada
proceso.
LA EMPRESA Conclusiones 3. Se planteó propuestas de
soluciones a los problemas que presentan los procesos
administrativos de la División Organización y
Procedimientos que permitan agilizar el proceso de
aprobación de los documentos internos de la Empresa,
así como, la documentación de los procesos internos
de la División. 4. Se recolectó toda la
información necesaria para la documentación del
proceso administrativo realizado para la elaboración y
actualización de las Normas y Procedimientos, ajustado a
la metodología aplicada en el desarrollo de proyectos
dentro de la División. 5. Como propuesta, se
documentó la Práctica Administrativa
“Elaboración, documentación y Control de
Normas y Procedimientos”, ajustado a la estructura
establecida en las Normas y Procedimientos “Criterios
Organizativos”. La estructura abarca: objetivos, alcance,
responsables y pasos a seguir durante la práctica,
glosario de términos y anexos.
LA EMPRESA Recomendaciones Finalmente, se presentan a
continuación las recomendaciones como medidas preventivas
y correctivas que deben tomarse en cuenta para la mejora continua
de los procesos administrativos de la División
Organización y Procedimientos, el cual tiene un impacto en
los procesos operativos del resto de las áreas
funcionales. La División Organización y
Procedimientos debe hacer seguimiento a las solicitudes emitidas
a la Alta Dirección de CVG Bauxilum, exigiendo que la
aprobación de los Documentos tales como estructura
organizativa y manuales relativos a la organización y
funcionamiento de la misma, sean delegado a la Junta Directiva o
Presidencia, para lograr la modificación de esta Clausula
establecidas en los estatutos de la Empresa. 2. La Empresa CVG
Bauxilum debe considerar la modificación de sus Estatutos
para que los documentos relacionados con la estructura
organizativa y manuales relacionado a la organización y
funcionamiento de la misma, sean aprobados por la Junta Directiva
o Presidencia, y de esta manera velar que el Sistema de Control
Interno cumpla con el marco legal establecidos por la
empresa.
LA EMPRESA Recomendaciones 3. La División
Organización y Procedimientos debe realizar anualmente un
Diagnóstico Organizacional que permita evaluar la
situación del área de trabajo, los problemas que
presentan, sus potencialidades y vías de soluciones a
estos problemas, en búsqueda de generar eficiencia a
través del cambio. 4. La División
Organización y Procedimientos debe elaborar la
Práctica Administrativa para la Elaboración,
documentación y Seguimiento de Formularios. 5. La
División Organización y Procedimientos debe
elaborar la Práctica Administrativa para la
Elaboración, documentación y Seguimiento de
Estructuras Organizativas.