Examen de activos fijos

Introducción.

En esta investigación se tuvo como finalidad la
de investigar las cuentas del activo fijo en el cual buscaremos
cuales son los conceptos y el contenido de esta cuenta para con
esto conocer que principios de contabilidad generalmente
aceptados son los recomendables para que se utilicen en este
rubro.

Así mismo conoceremos los objetivos que persigue
la auditoria para la revisión y corrección de esta
cuenta en los cuales observaremos los de más importancia
los cuales serían la verificación de la existencia
física de los bienes, así como también la
autenticidad de la propiedad y la valuación por mencionar
algunos.

Por medio del control interno y de los procedimientos de
auditoria se llevara a cabo la revisión de la cuenta con
la finalidad de que se compruebe la existencia de la misma,
así como el buen funcionamiento del control interno que se
lleve a cabo en la empresa.

Activo
Fijo.

Concepto y contenido.

Son los elementos duraderos de trabajo tales como los
terrenos y edificios, la maquinaria, el mobiliario y equipo de
oficina, los automóviles, etc. Estos bienes representan
inversiones a largo plazo efectuadas con el propósito de
servirse de ellas por todo el periodo de vida que tengan y, por
supuesto, sin ánimo de venderlas inmediatamente como en el
caso de los inventarios.

Por su carácter de permanentes deben afectar los
resultados en el tiempo que sean útiles; es decir, que la
pérdida de valor que sufran por el uso y transcurso del
tiempo debe aplicarse a los gastos, distribuido entre todos los
ejercicios de vida total que se estime para estas inversiones.
Esta afectación debe caberse acreditando una cuenta de
depreciación del activo fijo que muestre año con
año el importe estimado acumulado de la pérdida de
valor sufrida por estos activos por su uso y
transcurso.

Las cuentas de mayor relativas se cargan por las
adquisiciones o altas y se acreditan por los retiros y ventas o
bajas. Su saldo representa el valor histórico de
adquisición de los bienes duraderos de trabajo, que se
poseen en uso activo en las operaciones de la empresa.

Principios de
contabilidad.

Valor histórico original. Los activos fijos deben
registrarse al precio efectivamente pagado por ellos en la fecha
de su adquisición. Existen, sin embargo, algunas
circunstanciasen que los valores originales de adquisición
puedan ser modificados mediante revalorizaciones (o
reevaluaciones).

La actualización de los valores
históricos. Como consecuencia de los altos índices
de inflación que ha padecido nuestro país en los
últimos años, se ha definido la conveniencia y
necesidad de actualizar los activos fijos. Como consecuencia de
ello, se ha reconocido como principio de contabilidad, la
actualización de los valores del activo fijo, corrigiendo
los valores históricos del mismo, mediante el registro de
la diferencia entre su valor actual (de reposición o
indexado) y su valor original de registro.

De la importancia relativa. Los bienes de poco valor no
deben capitalizarse aunque tengan un periodo de vida más o
menos largo.

De la consistencia. Deben observarse tratamiento igual
para partidas semejantes, por ejemplo, si se ha decidido
registrar en el activo fijo sólo los bienes con valor
individual mayor de un décimo del salario mínimo
mensual, por ejemplo, cualquier articulo más o menos
duradero con valor menor a ese límite deberá
aplicarse a gastos, invariablemente. En relación con la
depreciación ésta debe calcularse bajo el mismo
método en todos los ejercicios.

Objetivos.

Verificar su existencia física. Que la empresa
posea físicamente y utilice en su propio beneficio los
bienes registrados.

Autenticidad de la propiedad. Que los bienes registrados
sean propiedad legal de la empresa, comprobable
documentalmente.

Valuación. Que estén
registrados al costo de adquisición efectivamente pagado.
Verificar. Qué el método de depreciación
utilizado sea adecuado y consistente con el utilizado en el
ejercicio anterior.

Limitación de la propiedad. Determinar si existen
gravámenes u otras restricciones que afecten el activo
fijo en su uso o en su propiedad (para advertirlo en los estados
financieros).

Control
interno.

Las altas (compras) y bajas (ventas, desmantelamientos)
deben estar debidamente autorizadas. Y esta autorización
debe otorgarla personal designado por el consejo de
administración o la Dirección.

Deben existir auxiliares adecuados que permitan la
identificación inmediata de cada bien (costo original,
fecha de adquisición, depreciación acumulada, lugar
asignado, etc.).

Debe existir una política definida de
capitalización que señale claramente cuándo
una erogación debe considerarse incremento al activo o
cuándo debe considerase gasto.

En el caso de obras en proceso debe
vigilarse su avance e incorporarlas oportunamente al activo fijo,
al concluirse.

Deben compararse periódicamente los
auxiliares contra los bienes que se poseen físicamente y
viceversa.

Debe verificarse regularmente que la suma
de los auxiliares integre el saldo de la cuenta de mayor
relativa.

Deben existir pólizas de seguros que protejan el
activo fijo contra diversos riesgos (incendio, robo,
etc.)

Procedimientos.

Inspección física y
documental de altas (y ratificación de las partidas que
integran el saldo)

Examen de bajas.

Depreciación –
verificación de cálculos y consistencia.
Análisis de obras en proceso.

Revisión de las cifras actualizadas.

Inspección física y documental de
altas.

Consiste en verificar que los activos fijos adquiridos
durante el ejercicio estén debidamente amparados con
documentos probatorios de la propiedad (facturas, pedimentos
aduanales, etc.) y además, que tales adquisiciones se
encuentran físicamente en poder y uso de la empresa. Este
trabajo se efectúa detallado u obteniendo el detalle de
todas las partidas adquiridas durante el año y
seleccionando las más importantes para el trabajo de
investigación; al estudiar dichas partidas se procurara
verificar a demás las rutinas de control interno
relativas: por ejemplo, se vigila si se efectuaron cotizaciones,
si el pedido lo autorizó la persona indicada, si se
anotaron correctamente los datos en la tarjeta auxiliar relativa,
etc.

Ratificación del saldo proveniente de años
anteriores.

Respecto del saldo del activo fijo proveniente de
ejercicios anteriores, si el ejercicio examinado es el primero
del Auditor en la empresa, debe ampliarse el trabajo
inspeccionado física y documentalmente las adquisiciones
de ejercicios anteriores que subsistan posteriormente debe
procurarse hacer un trabajo selectivo semejante.

Examen de bajas.

De las bajas registradas en el ejercicio deben
verificarse su autorización; en el caso de bajas por
ventas debe inspeccionarse el ingreso del efectivo relativo y
efectuarse el cruce a resultados por la utilidad o pérdida
obtenida en la operación. Además, debe revisarse la
corrección de la depreciación acumulada que al bien
y que se cancela como consecuencia de su venta o
retiro.

Depreciación – verificación de
cálculos y consistencia.

Respecto de la depreciación es conveniente
revisar el procedimiento y las bases establecidas por la empresa
para el incremento anual, para juzgar su consistencia en
relación con el ejercicio anterior. El incremento a la
depreciación por el ejercicio examinado se puede verificar
ratificando los cálculos de la empresa o bien efectuando
un cálculo global, de preferencia con una secuencia
distinta a la seguida por la empresa.

Una vez determinada la corrección del incremento
a la depreciación debe revisarse que el cargo a los
resultados por este concepto sea por el mismo importe (efectuando
el cruce respectivo en las cuentas de resultados
afectadas).

Análisis de obra en proceso.

Cuando existe este renglón del activo debe
proceder a su examen de acuerdo con lo anotado para el
análisis de las altas (verificación documental,
inspección física de la obra, etc.). Debe cuidarse
que las partidas capitalizadas correspondan a los conceptos
normales en atención a las políticas de
capitalización de la empresa así como a las
prácticas contables. Es de particular interés en
este caso, cerciorarse de que efectivamente las
obras no están concluidas y no se encuentran integradas en
las operaciones normales de la empresa y, que por lo tanto, no
están sujetas al régimen de depreciación
relativo.

Revisión de las cifras actualizadas.

Cuando, como consecuencia de la aplicación del
Boletín B-10 de la Comisión de principios de
contabilidad, se hayan actualizado los valores del activo fijo,
deberán aplicarse los procedimientos relativos para
verificar la corrección de la actualización
efectuada por la empresa. Dichos procedimientos incluyen,
sustancialmente lo siguiente:

Verificación de que se haya aplicado
correctamente cualquiera de los dos métodos recomendados
por el Boletín B-10.

Verificación de los cálculos
aritméticos para la obtención de los valores
actualizados, cuidando:

Cuando se utilice el método de
índices.

Correcta estratificación de los saldos
históricos, por años de adquisición,
aportación o registro.

Correcta determinación de los factores de ajuste,
que deriven del Índice Nacional de precios al
Consumidor.

Cuando se utilice el método de costos
especificos.

Que el avalúo sea reciente y este suscrito por
perito valuador reconocido.

Que exista evidencia objetiva del trabajo
de detalle que apoye el juicio del valuador. Que el avalúo
incluya vida útil probable remanente y valor de desecho de
los bienes.

Verificación de la correcta
determinación de la diferencia entre las cifras
actualizadas y las cifras históricas, para el registro
correspondiente de dicha diferencia.

Verificación de la correcta
verificación del ajuste de principio de año, cuando
se trate de la actualización de los estados financieros
por primera ocasión.

Verificación de la consistencia del
método utilizado para la actualización de las
cifras, cuando se trate de ejercicios subsecuentes.

Verificación de la correcta
revelación en los estados financieros de la porción
histórica y la porción actualizada.

En general, estudio y juicio de los
documentos, supuestos y cálculos utilizados en la
actualización, para concluir sobre la razonabilidad de sus
resultados.

Conclusión.

Para concluir con esta investigación; la cual
tiene la finalidad de que se puedan identificar el concepto de
activo fijo así como sus elementos y corregir los errores
que se produzcan en el registro de las actividades de la
empresa.

Podemos identificar como elementos del activo fijo todos
aquellos duraderos como los son los terrenos, edificios,
maquinaria, el mobiliario y equipo de oficina, los
automóviles, etc.; o en otras palabras todos aquellos
bienes muebles e inmuebles que son propiedad de la
empresa.

Al realizar la auditoria se persiguen los siguientes
objetivos:

Verificar su existencia física. Esto se refiere a
que todos los bienes de la em presa se deben de encontrar
físicamente.

Autenticidad de la propiedad. Esto es que los bienes
deben de estar registrados como propiedad de la
empresa.

Valuación. Que se registren al costo
de adquisición efectivamente pagado, etc. Estos son solo
algunos de los objetivos que deben revisarse al realizar la
auditoria.

Con esto se podrán identificar las deficiencias
significativas que tiene el control interno que se desarrolla en
la empresa, así como los procedimientos necesarios para
una adecuada revisión de este rubro con la finalidad de
que al presentarle los resultados de nuestro trabajo a la alta
dirección, puedan ellos llegar a tomar decisiones
referentes a ese rubro.

Bibliografía.

Elementos de auditoría

Víctor Manuel Mendívil
Escalante. Ed. ECAFSA.

Tesis.

Instituto Politécnico Nacional.
María Elena Sosa Gómez.

Ed. Tesis centro.

Principios de auditoria

Walter B. Meigs, Ph. D.,C.P.A. Ed.
DIANA.

Autor:

Rosalino Barrios Salgado