Función de los portadores de información

Función de
los portadores de información

· Función
informativa: Hace conocer el mundo real, posible o
imaginario, con un lenguaje
comprensible.· Función
literaria: Posee una intencionalidad estética,
busca crear belleza.· Función
apelativa: Intenta modificar comportamientos. Incluye
órdenes o fórmula de cortesía.·
Función expresiva: Manifiesta en el emisor
emociones, afecto, etc.

Sistema de
administración de formulario

ANALISIS DE FORMULARIOS.

Para el análisis de formularios es
necesario conocer la estructura y funciones de la
organización, y los sistemas administrativos. Tener
capacitación en técnicas de diseño y, en el
diseño y análisis de formularios. Conocer las
técnicas de impresión y los tipos de papel y
tinta.

Para el dibujo se requiere
capacitación en técnicas de dibujo, diseño e
impresión, destreza en el manejo de equipos de dibujo y
experiencia en el diseño de formularios.

CLASIFICACIÓN:

Se pueden clasificar según su uso
como breves, eventuales, pilotos y definitivos; según su
aspecto funcional pueden presentarse como convenios, reclamos,
solicitudes, autorizaciones, quejas, pedidos, cálculos
estimados, acuses de renta, entre otros;

Según su diseño pueden ser
líneas, recuadros y columnas.

De acuerdo a su forma de utilización
pueden ser de posición o estadísticos, los que se
conocen como ficheros; Y de relación o dinámicos
los cuales se utilizan para dar información circular por
varios servicios.

Según su ámbito de
aplicación pueden ser básicos de una dependencia, o
temporales los cuales se aplican en momentos determinados como lo
son las encuestas.

Consideraciones generales sobre el
análisis de formularios:

Es una operación que requiere la
habilidad y experiencia en el trabajo de formularios, algunas
veces es recomendable agotar la existencia antes de implantar los
nuevos formularios, aunque muchas veces indica la
eliminación de los formularios anteriores e implantar los
nuevos.

Todo formulario, bien analizado, debe
contener una agrupación lógica de los datos, orden
de llenado, de lectura, orden conceptual y orden de importancia.
Distribución de espacio, títulos claros que definan
su función dentro de la forma, instrucciones claras y
correctamente ubicadas, tamaño de las letras bien
proporcionada y mejor seleccionado.

Los datos más solicitados, como lo
son los totales, bolívares, pesos, entre otros, deben
destacarse, debe presentar una escogencia y correcta
aplicación de las líneas, debe facilitar su labor
personal que trabaje con ellas correcta definición de
márgenes bien espaciados. Estandarización del
tamaño del papel. Selección del papel de acuerdo a
la función que va a desempeñar la forma y su
duración. Correcto numero de copias indicando en cada uno,
su destino.

Aquellos formularios que tienen un objetivo
similar, pueden fusionarse y pueden servir al propósito
alcanzado por cada uno separadamente.

Al hacer el rediseño propuesto, hay
que determinar si es el más adecuado para obtener o
recoger la información con claridad y precisión con
que lo venia haciendo el formulario anterior. Si se ha utilizado
el papel adecuado, orden lógico, espacios apropiados,
términos y palabras de significado común, para que
el formulario continúe suministrando a los usuarios los
datos e información que venía obteniéndose
con los formularios en uso, como influye el nuevo formulario en
los procedimientos en los cuales estaban inmersos los formularios
fusionados. Debe elaborarse el formulario necesario para revisar
gráficamente como circulara el nuevo
formulario.

Diseño del
formulario

El proceso de elaboración del
formulario comienza con el diseño del mismo, siguiendo las
pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se
deben cumplir la fase del pre-diseño, diseño y
post-diseño.

Fases para el
diseño.

Fase prediseño: En esta fase se debe
realizar una lista de comprobación y determinar con
detalles las necesidades que se han de satisfacer. Para cumplir
con los requerimientos de esta fase, se realiza una serie de
preguntas para comprobar la efectividad del pre-diseño y
proceder a realizar la fase del diseño.

¿Se determinó la necesidad de
la existencia del impreso?

¿Son necesarios todos los elementos
recogidos por el mismo?

¿Son necesarias todas las copias
previstas?

¿Es lógica la secuencia de
los datos?

¿La cantidad de escritura requerida
para registrar los datos esta reducida al
mínimo?

¿Esta autorizado el diseño
del formulario?

¿Cuál es el departamento
origen?

¿Cuál es la finalidad del
formulario?

¿Tienen relación el nombre
del formulario con la finalidad?

¿Es necesario un
subtitulo?

¿Está la cantidad a imprimir,
relacionada con el uso que se va a hacer del
formulario?

¿Cuál es el tiempo de entrega
solicitado al impresor?

¿Con qué frecuencia se va a
usar el formulario?

¿Debe tener el formulario un
número de serie?

¿Este formulario elimina la
necesidad de algún otro?

¿Puede afectar de alguna forma
previsible, la aparición de este formulario a los ya
existentes?

Fase del diseño: En esta fase se
busca ordenar lógicamente los datos fijos en la hoja, se
comienza por la cuenta de espacio, que se refiere a que sobre el
esquema debe contar en las casillas 2,5 mm por caracter, para las
entradas que se van a hacer con máquinas de escribir, y
4mm para caracteres que se introducirán a mano. Calcular
el espacio necesario para cada entrada de los datos.

Determinar el tamaño, la anchura del
impreso vendrá determinada por la línea de mayor
longitud; de acuerdo con el resultado de la cuenta de espacios.
El mayor número de líneas en sentido vertical,
determinará la altura del formulario. Añadir los
tamaños de los márgenes necesarios para tener el
tamaño total.

Ajuste, decidir el tamaño del papel
que se va a utilizar empleando medidas estándar y
realizando los ajustes necesarios para que encaje en el
mismo.

Trazado, dibujar todas las líneas
que crucen completamente el impreso de arriba abajo. Completar la
red dibujando todas las reglas incompletas, tanto verticales como
horizontales.

Letras, introducir a mano todo el texto de
datos fijos, incluyendo las instrucciones a un tamaño
aproximado al real.

Instrucciones, una vez realizado el
diseño, se debe hacer o preparar las instrucciones de
impresión. Si es necesario, dar especificaciones
adicionales para el impresor.

Lista de comprobación del
diseño: El formulario debe responder afirmativamente a
alas siguientes preguntas, para poder pasar a la próxima
fase:

¿Indica el titulo claramente la
naturaleza y función del formulario?

¿Se encuentra en una posición
adecuada?

¿Los datos fijos se comprenden
fácilmente?

¿El lenguaje es claro?

¿Están las instrucciones
específicas próximas al lugar de los datos a que se
refieren?

¿Están las instrucciones
generales ubicadas adecuadamente?

¿Las líneas son las
adecuadas?

¿Se han aplicado las líneas
adecuadamente?

¿Se han aprovechado por completo
todas las posibilidades de las casillas?

¿Los datos fijos se encuentran el
ángulo superior izquierdo?

¿Se identifican todas las copias del
formulario?

¿Esta el formulario identificado
mediante un código numérico?

Posterior a esto, se debe realizar una
lista de comprobación del cumplimiento del formulario,
donde se deben responder afirmativamente las siguientes
preguntas:

¿Se ha reducido al mínimo la
cantidad de escritura necesaria?

¿Se encuentran los datos fijos en el
orden más lógico?

¿Se dispone de espacio suficiente
para cada dato variable?

¿Son correctos los espaciados
horizontales y verticales?

¿Se han especificado correctamente
los márgenes?

¿Los títulos, números
y colores facilitan el seguimiento, despacho y manejo del
formulario?

¿Viene el formulario identificado
con un número impreso?

¿Están identificadas las
copias del impreso para hacer posible su
autoseguimiento?

¿Se usan casillas "A" y
"Desde"?

Se debe prestar mucha atención al
formulario y comprobar que no aparezca el nombre de la empresa en
un formulario usado por personas ajenas externas a la misma, al
igual que el nombre del departamento de origen no debe aparecer
en un impreso externo.

Fase del Post-diseño: Para completar
esta fase se debe tener en cuenta tipo, peso y color del papel,
color de la tinta, papel carbón total o parcial,
perforaciones, para el archivo, tipos de impresión por una
o ambas caras; de ser el caso, dirección de datos,
márgenes, numeración, numero de ejemplares, fecha
de entrega e impresión continua.

Implantación

Eliminar los formularios innecesarios y evitar su
creación, consolidar formularios que se complementen,
rediseñar formularios para aumentar la eficiencia y
disminuir lo errores. Mantener cantidades adecuadas de
formularios en existencia. Establecer un procedimiento adecuado
para suministrar formularios a los usuarios. Trabajar en
coordinación con el departamento de compras para evitar la
adquisición de formularios no autorizados. Revisar
muestras de los formularios antes de su impresión final a
fin de lograr del impresor lo que se quiere.

SISTEMAS DE CONTROL DE
FORMULARIOS.

Es un plan o método usado por la
gerencia para guiar y regular las operaciones de oficina,
mediante la normalización del flujo de papeles, donde se
detecta la necesidad de realizar ajustes o para utilizar los
formularios en forma más eficiente y mantener el
seguimiento a cada formulario implantado.

El control de formularios se debe centrar
en un lugar suficientemente alto dentro de la organización
como para dar una visión amplia, necesaria para la
revisión, coordinación y mejora de la
instalación de los formularios. Se debe tomar en cuenta la
opinión del analista y de los usuarios, ya que el analista
es quien decide cómo deben ir distribuidos los datos y el
usuario decide cuáles son los datos necesarios.

Control de formularios.

En la etapa del control de formularios se
incluye el establecimiento de un programa de control como
política de la empresa y la comprensión de los
factores que componen el problema. Debe existir relación
entre el control y, los sistemas y procedimientos. Los
componentes básicos de este programa deben ser la
función que efectúa la forma, el tema principal de
la forma y el tema secundario.

Concepto de
análisis y diseño de disposición de
oficina

Es un conjunto o disposición de procedimientos o
programas relacionados de manera que juntos forman una sola
unidad. Un conjunto de hechos, principios y reglas clasificadas y
dispuestas de manera ordenada mostrando un plan lógico en
la unión de las partes. Un método, plan o
procedimiento de clasificación para hacer algo.
También es un conjunto o arreglo de elementos para
realizar un objetivo predefinido en el procesamiento de la
Información. Esto se lleva a cabo teniendo en cuenta
ciertos principios:

• Debe presentarse y entenderse el dominio de la
  información de un problema.

• Defina las funciones que debe realizar el
  Software.

• Represente el comportamiento del software a
  consecuencias de acontecimientos externos.

• Divida en forma jerárquica los modelos que
  representan la información, funciones y
  comportamiento.

El proceso debe partir desde la información
esencial hasta el detalle de la Implementación.

La función del Análisis puede ser dar
soporte a las actividades de un negocio, o desarrollar un
producto que pueda venderse para generar beneficios. Para
conseguir este objetivo, un Sistema basado en computadoras hace
uso de seis (6) elementos fundamentales:

• Software, que son Programas de computadora, con
  estructuras de datos y su documentación que hacen
  efectiva la logística metodología o controles
  de requerimientos del Programa.

• Hardware, dispositivos electrónicos y
  electromecánicos, que proporcionan capacidad de
  cálculos y funciones rápidas, exactas y
  efectivas (Computadoras, Censores, maquinarias, bombas,
  lectores, etc.), que proporcionan una función externa
  dentro de los Sistemas.

• Personal, son los operadores o usuarios directos de
  las herramientas del Sistema.

• Base de Datos, una gran colección de
  informaciones organizadas y enlazadas al Sistema a las que se
  accede por medio del Software.

• Documentación, Manuales, formularios, y otra
  información descriptiva que detalla o da instrucciones
  sobre el empleo y operación del Programa.

• Procedimientos, o pasos que definen el uso
  especifico de cada uno de los elementos o componentes del
  Sistema y las reglas de su manejo y mantenimiento.

Un Análisis de Sistema se lleva a cabo teniendo
en cuenta los siguientes objetivos en mente:

• Identificar las necesidades del Cliente.

• Evaluar que conceptos tiene el cliente del sistema
  para establecer su viabilidad.

• Realizar un Análisis Técnico y
  económico.

• Asignar funciones al Hardware, Software, personal,
  base de datos, y otros elementos del Sistema.

• Establecer las restricciones de presupuestos y
  planificación temporal.

• Crear una definición del sistema que forme el
  fundamento de todo el trabajo de
  Ingeniería.

Para lograr estos objetivos se requiere tener un gran
conocimiento y dominio del Hardware y el Software, así
como de la Ingeniería humana (Manejo y
Administración de personal), y administración de
base de datos.

Alcance de las
técnicas de disposición de
oficina

El avance incesante de la complejidad en la
administración todos los evidentes defectos que ella
acusa, ha puesto en guardia a los integrantes de las empresas los
cuales han buscado los medios necesarios para sistematizar,
controlar y dar mayor eficiencia a su administración, es
así como hoy en día, la mayoría de las
empresas han sido creadas para dar eficiencia y simplicidad a los
mecanismos administrativos.

Junto con el desarrollo de mejores condiciones de
trabajo, vinieron las mejoras en la disposición de las
oficinas. Si bien no siempre es fácilmente discernible,
existe o puede ser desarrollada una forma de trabajo adecuada a
la naturaleza de la oficina. Esto es relativamente fácil
en oficinas en que el trabajo fluye en grandes cantidades y en
las que se realizan en general siempre las mismas operaciones.
Por ejemplo, un negocio de editorial de revistas tiene
relativamente pocos tipos de operaciones, tales como el manipuleo
de nuevas suscripciones, el cambio de direcciones de
suscriptores, la recepción del pago de las suscripciones,
el envío de folletos que promuevan las ventas, entre
otros.

Para cada una de estas operaciones puede desarrollarse
un procedimiento básico y ubicar los departamentos en el
orden en el cual se habrá de llevar a cabo las
operaciones, para reducir al mínimo el
manipuleo.

Otro desarrollo en la disposición es el uso de
grandes oficinas abiertas, en lugar de pequeñas oficinas
privadas. Este desarrollo permite una utilización de
espacio más efectiva, mejor iluminación y
ventilación y una vigilancia de oficinas más
eficiente. Puede tener el inconveniente de que esta oficina
resulte ruidosa y propicia a la distracción, motivos por
los cuales en muchas partes se trata de no usarlas.

Debido al enorme aumento, tanto en la
cantidad como en el costo de las actividades oficinescas, la
mecanización de las oficinas es ahora propiciada en casi
todas ellas. Se están realizando toda clase de esfuerzos
para hacer que el trabajo de las oficinas sea más
fácil y menos fatigoso, y al mismo tiempo, para aumentar
la producción por medio del uso de máquinas, es
parte de la responsabilidad del gerente de oficina dar su
opinión al determinar la cantidad, clase y tipos de
máquinas de oficina que puedan ser usadas más
efectivamente en la compañía.

Autor:

Daniel R