Fundamentos de la contabilidad financiera

La contabilidad financiera es una de las ramas de la
contabilidad y se puede definir como un sistema de
información orientado a proporcionar información a
terceras personas relacionadas con la empresa, en calidad de
accionistas, como instituciones de crédito e
inversionistas a fin de facilitar sus decisiones.

A través de la contabilidad financiera se
recolectan, clasifican, registran, totalizan y se informa de las
operaciones cuantificables en dinero, realizadas por una entidad
económica, utilizando ciertos principios para el registro,
clasificación y suma en términos monetarios de los
datos financieros y económicos para informar en forma
oportuna y fehaciente de las operaciones de la
empresa.

La contabilidad financiera nos permite llevar en forma
histórica el registro de la vida económica de una
empresa, los cual se constituye en una herramienta de mucha
utilidad para tomar decisiones que beneficien el actuar presente
y las proyecciones hacia el futuro, en consideración a que
proporciona estados financieros que son sujetos al
análisis e interpretación, informando a los
administradores, a terceras personas ya a oficinas
gubernamentales del desarrollo de las operaciones que se llevan a
cabo en la empresa de que se trate.

Todas las transacciones contables cumplen los siguientes
pasos:

– Realización de un hecho económico
soportado por un documento fuente: facturas, recibos de caja,
cheques y comprobantes de egreso.

– Elaboración de Comprobantes y su registro en
orden cronológico

– Análisis de transacciones por cada
cuenta.

– Análisis de transacciones por cada
cuenta.

·.

– Resumen de la información en los estados
financieros.

Estructura de la
Contabilidad Financiera

La estructura de la contabilidad financiera sigue un
modelo básico y un sistema de información bien
diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad,
flexibilidad y una relación aceptable de costo /
beneficio. El sistema contable de cualquier empresa
independientemente del sistema contable que utilice, se deben
ejecutar en tres pasos básicos relacionados con las
actividades financieras. La información se debe registrar,
clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra
la comunicación a quienes estén interesados y la
interpretación de la información contable para
ayudar en la toma de decisiones comerciales por parte de los
gerentes y demás usuarios externos.

1. En un sistema contable se debe llevar un registro
sistemático de la actividad comercial diaria en
términos económicos. En una empresa se llevan a
cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en
términos monetarios y que se deben registrar en los libros
de contabilidad. Una transacción se refiere a una
acción terminada más que a una posible
acción a futuro. Ciertamente, no todos los eventos
comerciales se pueden medir y describir objetivamente en
términos monetarios.

2. La clasificación de la información es
obligatoria dado que un registro completo de todas las
actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen
de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser
útil para las personas encargadas de tomar decisiones. Por
tanto, la información de debe clasificar en grupos o
categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a
través de las cuales se recibe o paga dinero.

3. El resumen de la información se debe realizar
para que la información contable utilizada por quienes
toman decisiones, sea agregada o resumida. Por ejemplo, una
relación completa de las transacciones de venta de una
empresa como Mars sería demasiado larga para que cualquier
persona se dedicara a leerla. Los empleados responsables de
comprar mercancías necesitan la información de las
ventas resumidas por producto. Los gerentes de almacén
necesitaran la información de ventas resumida por
departamento, mientras que la alta gerencia de Mars
necesitará la información de ventas resumida por
almacén.

Estos tres pasos: registro, clasificación y
resumen constituyen los medios que se utilizan para crear la
información contable. Sin embargo, el proceso contable
incluye algo más que la creación de
información, también involucra la
comunicación de esta información a quienes
estén interesados y la interpretación de la
información contable para ayudar en la toma de decisiones
comerciales. Un sistema contable debe proporcionar
información a los gerentes y también a varios
usuarios externos que tienen interés en las actividades
financieras de la empresa.

Objetivos y
cualidades de la información contable

Objetivos básicos. La información
contable debe servir fundamentalmente para:

1. Conocer y demostrar los recursos controlados por un
ente económico, las obligaciones que tenga de transferir
recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado
tales recursos y el resultado obtenido en el
período.

2. Predecir flujos de efectivo.

3. Apoyar a los administradores en la planeación,
organización y dirección de los
negocios.

4. Tomar decisiones en materia de inversiones y
crédito.

5. Evaluar la gestión de los administradores del
ente económico.

6. Ejercer control sobre las operaciones del ente
económico.

7. Fundamentar la determinación de cargas
tributarias, precios y tarifas.

8. Ayudar a la conformación de la
información estadística nacional, y

9. Contribuir a la evaluación del beneficio o
impacto social que la actividad económica de un ente
represente para la comunidad.

Cualidades de la
información contable.

Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la
información contable debe ser comprensible y útil.
En ciertos casos se requiere, además, que la
información sea comparable.

*La información es comprensible cuando es clara y
fácil de entender.

*La información es útil cuando es
pertinente y confiable.

*La información es pertinente cuando posee valor
de realimentación, valor de predicción y es
oportuna.

*La información es confiable cuando es neutral,
verificable y en la medida en la cual represente fielmente los
hechos económicos.

*La información es comparable cuando ha sido
preparada sobre bases uniformes.

PRINCIPIOS DE
CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS – P.C.G.A

Una de las razones principales por las cuales surgen los
PCGA, está referida al entendimiento básico que
debe tener un usuario sobre las cifras que presenta una empresa
para ser comparadas con otras.

Para alcanzar su objetivo, la contabilidad se auxilia de
herramientas tales como: principios de contabilidad, reglas de
evaluación, reglas de presentación, estados
financieros, criterios, procedimientos, etc. El principal
propósito que persigue la contabilidad es preparar
información contable de calidad. Para que esa calidad se
dé. Debe reunir tres características
indispensables: utilidad, confiabilidad y provisionalidad. Para
poder cumplir con las características enunciadas
anteriormente, los encargados de preparar y verificar la
información contable tiene como marco de referencia una
serie de guías amplias de acción conocida como
principios de contabilidad generalmente aceptados.

Con el fin de cumplir con esta comparabilidad y que la
misma sea completamente valida los estados financieros deben
seguir ciertas reglas.

Estos principios han sido elaborados tomando en cuenta
los postulados o principios básicos para que la
información financiera de la contabilidad logre el
objetivo de ser útil al momento de tomar decisiones, se
dividen en tres categorías distintas:

• Supuestos derivados del ambiente
económico: entidad, énfasis en el aspecto
económico, cuantificación y unidad de
medida.

• Principios que establecen la base para
cuantificar las operaciones de la entidad y los eventos
económicos que la afectan: valor histórico
original, dualidad económica, negocio en marcha o
continuidad, realización contable, periodo contable y
conservatismo.

• Principios generales que debe reunir la
información: objetividad, importancia relativa,
comparabilidad, y revelación suficiente.

Con el Decreto 2649 de 1993 se expiden los principios de
contabilidad generalmente aceptados en Colombia y se definen de
conformidad con el articulo 68 de la Ley 43 de 1990, diciendo que
se entiende por principios o normas de contabilidad generalmente
aceptados en Colombia, el conjunto de conceptos básicos y
de reglas que deben ser observados al registrar e informar
contablemente sobre los asuntos y actividades de personas
naturales o jurídicas.

Apoyándose en ellos, la contabilidad permite
identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar,
evaluar e informar, las operaciones de un ente económico,
en forma clara, completa y fidedigna.

Las normas básicas son el conjunto de postulados,
conceptos y limitaciones, que fundamentan y circunscriben la
información contable, con el fin de que esta goce de las
cualidades indicadas. A continuación se describen
estos:

Ente económico. El ente económico
es la empresa, esto es, la actividad económica organizada
como una unidad, respecto de la cual se predica el control de los
recursos. El ente debe ser definido e identificado en forma tal
que se distinga de otros entes.

Continuidad. Los recursos y hechos
económicos deben contabilizarse y revelarse teniendo en
cuenta si el ente económico continuara o no funcionando
normalmente en períodos futuros. En caso de que el ente
económico no vaya a continuar en marcha, la
información contable así deberá
expresarlo.

Al evaluar la continuidad de un ente económico
debe tenerse en cuenta que asuntos tales como los que se
señalan a continuación, pueden indicar que el ente
económico no continuara funcionando
normalmente:

1. Tendencias negativas (pérdidas recurrentes,
deficiencias de capital de trabajo, flujos de efectivo
negativos).

2. Indicios de posibles dificultades financieras
(incumplimiento de obligaciones, problemas de acceso al
crédito, refinanciaciones, venta de activos importantes)
y,

3. Otras situaciones internas o externas (restricciones
jurídicas a la posibilidad de operar, huelgas,
catástrofes naturales).

Unidad de medida. Los diferentes recursos y
hechos económicos deben reconocerse en una misma unidad de
medida.

Por regla general se debe utilizar como unidad de medida
la moneda funcional.

La moneda funcional es el signo monetario del medio
económico en el cual el ente principalmente obtiene y usa
efectivo.

Normas
Básicas

Período. El ente económico debe
preparar y difundir periódicamente estados financieros,
durante su existencia.

Los cortes respectivos deben definirse previamente, de
acuerdo con las normas legales y en consideración al ciclo
de las operaciones.

Por lo menos una vez al año, con corte al 31 de
diciembre, el ente económico debe emitir estados
financieros de propósito general.

Valuación o medición. Tanto los
recursos como los hechos económicos que los afecten deben
ser apropiadamente cuantificados en términos de la unidad
de medida.

Con sujeción a las normas técnicas, son
criterios de medición aceptados el valor histórico,
el valor actual, el valor de realización y el valor
presente.

Valor o costo histórico es el que representa el
importe original consumido u obtenido en efectivo, o en su
equivalente, en el momento de realización de un hecho
económico. Con arreglo a lo previsto en este decreto,
dicho importe debe ser reexpresado para reconocer el efecto
ocasionado por las variaciones en el poder adquisitivo de la
moneda.

Valor actual o de reposición es el que representa
el importe en efectivo, o en su equivalente, que se
consumiría para reponer un activo o se requeriría
para liquidar una obligación, en el momento
actual.

Valor de realización o de mercado es el que
representa el importe en efectivo, o en su equivalente, en que se
espera sea convertido un activo o liquidado un pasivo, en el
curso normal de los negocios. Se entiende por valor neto de
realización el que resulta de deducir del valor de mercado
los gastos directamente imputables a la conversión del
activo o a la liquidación del pasivo, tales como
comisiones, impuestos, transporte y empaque.

Valor presente o descontado es el que representa el
importe actual de las entradas o salidas netas en efectivo, o en
su equivalente, que generaría un activo o un pasivo, una
vez hecho el descuento de su valor futuro a la tasa pactada o, a
falta de esta, a la tasa efectiva promedio de captación de
los bancos y corporaciones financieras para la expedición
de certificados de deposito a termino con un plazo de 90
días (DTF), la cual es certificada periódicamente
por el Banco de la República.

Esencia sobre forma. Los recursos y hechos
económicos deben ser reconocidos y revelados de acuerdo
con su esencia o realidad económica y no únicamente
en su forma legal.

Cuando en virtud de una norma superior, los hechos
económicos no puedan ser reconocidos de acuerdo con su
esencia, en notas a los estados financieros se debe indicar el
efecto ocasionado por el cumplimiento de aquella
disposición sobre la situación financiera y los
resultados del ejercicio.

Realización. Solo pueden reconocerse
hechos económicos realizados. Se entiende que un hecho
económico se ha realizado cuando quiera que pueda
comprobarse que, como consecuencia de transacciones o eventos
pasados, internos o externos, el ente económico tiene o
tendrá un beneficio o un sacrificio económico, o ha
experimentado un cambio en sus recursos, en uno y otro caso
razonablemente cuantificables.

Asociación. Se deben asociar con los
ingresos devengados en cada período los costos y gastos
incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros
simultáneamente en las cuentas de resultados.

Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso,
costo o gasto, correlativo y se concluya que no generara
beneficios o sacrificios económicos en otros
períodos, debe registrarse en las cuentas de resultados en
el período corriente.

Mantenimiento del patrimonio. Se entiende que un
ente económico obtiene utilidad, o excedentes, en un
período únicamente después de que su
patrimonio al inicio del mismo, excluidas las transferencias de
recursos a otros entes realizadas conforme a la ley, haya sido
mantenido o recuperado. Esta evaluación puede hacerse
respecto del patrimonio financiero (aportado) o del patrimonio
físico (operativo).

Salvo que normas superiores exijan otra cosa, la
utilidad, o excedente, se establece respecto del patrimonio
financiero debidamente actualizado para reflejar el efecto de la
inflación.

Revelación plena. El ente económico
debe informar en forma completa, aunque resumida, todo aquello
que sea necesario para comprender y evaluar correctamente su
situación financiera, los cambios que esta hubiere
experimentado, los cambios en el patrimonio, el resultado de sus
operaciones y su capacidad para generar flujos futuros de
efectivo.

La norma de revelación plena se satisface a
través de los estados financieros de propósito
general, de las notas a los estados financieros, de
información suplementaria y de otros informes, tales como
el informe de los administradores sobre la situación
económica y financiera del ente y sobre lo adecuado de su
control interno.

También contribuyen a ese propósito los
dictámenes o informes emitidos por personas legalmente
habilitadas para ello que hubieren examinado la
información con sujeción a las normas de
auditoría generalmente aceptadas.

Importancia relativa o materialidad. El
reconocimiento y presentación de los hechos
económicos debe hacerse de acuerdo con su importancia
relativa.

Un hecho económico es material cuando, debido a
su naturaleza o cuantía, su conocimiento o
desconocimiento, teniendo en cuenta las circunstancias que lo
rodean, puede alterar significativamente las decisiones
económicas de los usuarios de la
información.

Al preparar estados financieros, la materialidad se debe
determinar con relación al activo total, al activo
corriente, al pasivo total, al pasivo corriente, al capital de
trabajo, al patrimonio o a los resultados del ejercicio,
según corresponda.

Prudencia. Cuando quiera que existan dificultades
para medir de manera confiable y verificarle un hecho
económico realizado, se debe optar por registrar la
alternativa que tenga menos probabilidades de sobreestimar los
activos y los ingresos, o de subestimar los pasivos y los
gastos.

Características y prácticas de cada
actividad. Procurando en todo caso la satisfacción de
las cualidades de la información, la contabilidad debe
diseñarse teniendo en cuenta las limitaciones
razonablemente impuestas por las características y
practicas de cada actividad, tales como la naturaleza de sus
operaciones, su ubicación geográfica, su desarrollo
social, económico y tecnológico.

Indicadores de
Gestión

Un indicador de gestión es la expresión
cuantitativa del comportamiento y desempeño de un proceso,
cuya magnitud, al ser comparada con algún nivel de
referencia, puede estar señalando una desviación
sobre la cual se toman acciones correctivas o preventivas
según el caso.

Para trabajar con los indicadores debe establecerse todo
un sistema que va desde la correcta comprensión del hecho
o de las características hasta la de toma de decisiones
acertadas para mantener, mejorar e innovar el proceso del cual
dan cuenta.

El concepto de indicador de gestión, remonta su
éxito al desarrollo de la filosofía de Calidad
Total, creada en los Estados Unidos y aplicada acertadamente en
Japón. Al principio su utilización fue orientada
más como herramientas de control de los procesos
operativos que como instrumentos de gestión que apoyaran
la toma de decisiones. En consecuencia, establecer un sistema de
indicadores debe involucrar tanto los procesos operativos como
los administrativos en una organización, y derivarse de
acuerdos de desempeño basados en la Misión y los
Objetivos Estratégicos.

Un indicador es una medida de la condición de un
proceso o evento en un momento determinado. Los indicadores en
conjunto pueden proporcionar un panorama de la situación
de un proceso, de un negocio, de la salud de un enfermo o de las
ventas de una compañía. Empleándolos en
forma oportuna y actualizada, los indicadores permiten tener
control adecuado sobre una situación dada; la principal
razón de su importancia radica en que es posible predecir
y actuar con base en las tendencias positivas o negativas
observadas en su desempeño global.

Los indicadores son una forma clave de retroalimentar un
proceso, de monitorear el avance o la ejecución de un
proyecto y de los planes estratégicos, entre otros. Y son
más importantes todavía si su tiempo de respuesta
es inmediato, o muy Los Indicadores de Gestión 2 Prohibida
su reproducción y venta corto, ya que de esta manera las
acciones correctivas son realizadas sin demora y en forma
oportuna.

No es necesario tener bajo control continuo muchos
indicadores, sino sólo los más importantes, los
claves. Los indicadores que engloben fácilmente el
desempeño total del negocio deben recibir la máxima
prioridad. El paquete de indicadores puede ser mayor o menor,
dependiendo del tipo de negocio, sus necesidades
específicas entre otros.

Existen diversas clasificaciones de los indicadores de
gestión.

Según los expertos en Contabilidad Gerencial, por
ejemplo, los indicadores de gestión se clasifican en seis
tipos: de ventaja competitiva, de desempeño financiero, de
flexibilidad, de utilización de recursos, de calidad de
servicio y de innovación. Los dos primeros son de
"resultados", y los otros cuatros tienen que ver con los "medios"
para lograr esos resultados.Otros los clasifican en tres
dimensiones: económicos (obtención de recursos),
eficiencia (producir los mejores resultados posibles con los
recursos disponibles) y efectividad (el nivel de logro de los
requerimientos u objetivos).

Otro acercamiento al tema de los indicadores de
gestión es el Balanced Scorecard, que plantea la necesidad
de hacer seguimiento, además de los tradicionales
indicadores financieros, de otros tres tipos: perspectiva del
cliente, perspectiva de los procesos y perspectiva de mejora
continua.

Tradicionalmente, las empresas han medido su
desempeño basándose exclusivamente en indicadores
financieros clásicos (aumento de ventas,
disminución de costos, etc.). La gerencia moderna, sin
embargo, exige al gerente realizar un seguimiento mucho
más amplio, que incluya otras variables de interés
para la organización.

En términos generales, podemos agrupar los
diferentes Indicadores de gestión en las siguientes
categorías, de acuerdo a las dimensiones del mismo, y el
objetivo con el que es diseñado.

Según Medición

Cuantitativos. Son una representación
numérica de la realidad; su característica
más importante es que, al encontrarse valores diferentes,
estos pueden ordenarse de forma ascendente o descendente.
Ejemplo: Promedio de ventas de n producto durante un periodo, de
hijos en una localidad.

Cualitativos. Son aquellos que permiten tener en cuenta
la heterogeneidad, amenazas y oportunidades del entorno
organizacional y/o territorial. Además, permiten evaluar,
con un enfoque de planeación estratégica, la
capacidad de gestión de la dirección y demás
niveles de la organización. Su característica
principal es que su resultado se refiere a una escala de
cualidades. Ejemplo: Si, No, bueno; regular, malo.

Según Nivel de
Intervención

De impacto. Se refieren a los efectos, a mediano y largo
plazo, que pueden tener uno o más programas en el universo
de atención y que repercuten en la sociedad en su
conjunto. Ejemplo: Crecimiento del PIB, tasa de desempleo,
ingreso nacional per cápita, proporción de la
población en pobreza extrema.

De resultado. Se refieren a los efectos de la
acción institucional y/o de un programa sobre la sociedad,
proceso o producto de análisis. Ejemplo: Porcentaje de
niños de 0 a 6 años vacunados, numero de unidades
producidas por turno.

De producto. Se refieren a la cantidad y calidad de los
bienes y servicios que se generan a raíz de las
actividades de una institución, programa o mejora
implantada. Ejemplo: Número de techos construidos en
viviendas con relación al total programado, Número
de unidades adicionales producidas.

De proceso. Se refieren al seguimiento de la
realización de las actividades programadas, respecto a los
recursos materiales, personal y/o presupuesto. Este tipo de
indicadores describe el esfuerzo administrativo aplicado a los
insumos para obtener los bienes y servicios programados. Ejemplo:
Tiempo de espera para atención médica
pública, número de alumnos por maestro en escuelas
públicas, número de desayunos distribuidos a
niños en localidades rurales.

De insumos. Se refiere al seguimiento de todos los
recursos disponibles y utilizados en una intervención.
Ejemplo: Gasto en atención médica básica,
porcentaje de computadores disponibles para uso del programa X,
variación de recursos físicos

Según Jerarquía

De gestión. Su función principal es medir
la relación existente entre los insumos y los procesos.
Dentro de esta categoría, se tienen en cuenta los
indicadores administrativos y operativos, esto es, aquellos que
miden el nivel o cantidad de elementos requeridos para la
obtención del producto, servicio o resultado. Ejemplo:
Consumo promedio de recursos por unidad producida

Estratégicos. Permiten hacer una
evaluación de productos, efectos e impactos, es decir, la
forma, método, técnica, propuesta, solución
y alternativa son elementos que pertenecen, bajo el criterio de
estrategia, a todo el sistema de seguimiento y evaluación.
En este sentido, los indicadores estratégicos permiten
medir los temas de mayor incidencia e impacto.

Según Calidad

De eficacia. Expresan el logro de los objetivos, metas y
resultados de un plan, programa, proyecto o política.
Ejemplo: Cumplimiento de la meta de entrega de subsidios en el
año X.

De eficiencia. Aquellos que permiten establecer la
relación de productividad en el uso de los recursos.
Ejemplo: De la totalidad de recursos disponibles, cuantos se
usaron eficientemente en los logros planteados.

De efectividad. Este concepto involucra la eficiencia y
la eficacia, es decir, el logro de los resultados programados en
el tiempo y con los costos más razonables posibles. Es la
medida del impacto de nuestros productos en el objetivo y el
logro del impacto está dado por los atributos que tienen
los productos lanzados al objetivo.

SEGUNDA ACTIVIDAD

ESTADOS
FINANCIEROS

Los Estados financieros, cuya preparación y
presentación es responsabilidad de los administradores del
ente, son el medio principal para suministrar información
contable a quienes no tienen acceso a los registros de un ente
económico. Mediante una tabulación formal de
nombres y cantidades de dinero derivados de tales registros,
reflejan, a una fecha de corte, la recopilación,
clasificación y resumen final de los datos
contables.

Teniendo en cuenta las características de los
usuarios a quienes van dirigidos o los objetivos
específicos que los originan, los estados financieros se
dividen en estados de propósito general y de
propósito especial.

ESTADOS FINANCIEROS DE PROPOSITO GENERAL. Son estados
financieros de propósito general aquellos que se preparan
al cierre de un período para ser conocidos por usuarios
indeterminados, con el ánimo principal de satisfacer el
interés común del público en evaluar la
capacidad de un ente económico para generar flujos
favorables de fondos. Se deben caracterizar por su
concisión, claridad, neutralidad y fácil consulta.
Son estados financieros de propósito general, los estados
financieros básicos y los estados financieros
consolidados.

Estados Financieros Básicos. Son estados
financieros básicos:

1. El balance general.

2. El estado de resultados.

3. El estado de cambios en el patrimonio.

4. El estado de cambios en la situación
financiera, y

5. El estado de flujos de efectivo.

Estados Financieros Consolidados. Son estados
financieros consolidados aquellos que presentan la
situación financiera, los resultados de las operaciones,
los cambios en el patrimonio y en la situación financiera,
así como los flujos de efectivo. de un ente matriz y sus
subordinados, o un ente dominante y los dominados, como si fuesen
los de una sola empresa.

ESTADOS FINANCIEROS DE PROPOSITO ESPECIAL. Son estados
financieros de propósito especial aquellos que se preparan
para satisfacer necesidades específicas de ciertos
usuarios de la información contable. Se caracterizan por
tener una circulación o uso limitado y por suministrar un
mayor detalle de algunas partidas u operaciones.

Entre otros, son estados financieros de propósito
especial: el balance inicial, los estados financieros de
períodos intermedios, los estados de costos, el estado de
inventario, los estados financieros extraordinarios, los estados
de liquidación, los estados financieros que se presentan a
las autoridades con sujeción a las reglas de
clasificación y con el detalle determinado por estas y los
estados financieros preparados sobre una base comprensiva de
contabilidad distinta de los principios de contabilidad
generalmente aceptados.

Balance Inicial. Al comenzar sus actividades, todo ente
económico debe elaborar un balance general que permita
conocer de manera clara y completa la situación inicial de
su patrimonio.

Estados Financieros de Periodos Intermedios. Son estados
financieros de períodos intermedios los estados
financieros básicos que se preparan durante el transcurso
de un período, para satisfacer, entre otras, necesidades
de los administradores del ente económico o de las
autoridades que ejercen inspección, vigilancia o control.
Deben ser confiables y oportunos.

Al preparar estados financieros de períodos
intermedios, aunque en aras de la oportunidad se apliquen
métodos alternos, se deben observar los mismos principios
que se utilizan para elaborar estados financieros al cierre del
ejercicio.

Estados de Costo. Son estados de costos aquellos que se
preparan para conocer en detalle la erogaciones y cargos
realizados para producir los bienes o prestar los servicios de
los cuales un ente económico ha derivado sus
ingresos.

Estado de inventario. El estado de inventario es aquel
que debe elaborarse mediante la comprobación en detalle de
la existencia de cada una de las partidas que componen el balance
general.

Estados financieros extraordinarios. Son estados
financieros extraordinarios, los que se preparan durante el
transcurso de un período como base para realizar ciertas
actividades. La fecha de los mismos no puede ser anterior a un
mes a la actividad o situación para la cual deban
prepararse.

Salvo que las normas legales dispongan otra cosa, los
estados financieros extraordinarios no implican el cierre
definitivo del ejercicio y no son admisibles para disponer de las
utilidades o excedentes.

Son estados financieros extraordinarios, entre otros,
los que deben elaborarse con ocasión de la decisión
de transformación, fusión o escisión, o con
ocasión de la oferta pública de valores, la
solicitud de concordato con los acreedores y la venta de un
establecimiento de comercio.

Estados de Liquidación. Son estados de
liquidación aquellos que debe presentar un ente
económico que ha cesado sus operaciones, para informar
sobre el grado de avance del proceso de realización de sus
activos y de cancelación de sus pasivos.

Estados preparados sobre una base comprensiva de
contabilidad distinta de los principios de contabilidad
generalmente aceptados. Con sujeción a las normas legales,
para satisfacer necesidades específicas de ciertos
usuarios, las autoridades pueden ordenar o los particulares
pueden convenir, para su uso exclusivo, la elaboración y
presentación de estados financieros preparados sobre una
base comprensiva de contabilidad distinta de los principios de
contabilidad generalmente aceptados.

Son ejemplos de otras bases comprensivas de
contabilidad, las utilizadas para preparar declaraciones
tributarias, la contabilidad sobre la base de efectivo recibido y
desembolsado y, en ciertos casos, las bases utilizadas para
cumplir requerimientos o requisitos de información
contable formulados por las Autoridades que ejercen
inspección, vigilancia o control. La preparación de
estos estados no libera al ente de emitir estados financieros de
propósito general.

Estados Financieros Comparativos. Son estados
financieros comparativos aquellos que presentan las cifras
correspondientes a más de una fecha, período o ente
económico.

Los estados financieros de propósito general se
deben preparar y presentar en forma comparativa con los del
período inmediatamente anterior, siempre que tales
períodos hubieren tenido una misma duración. En
caso contrario, la comparación se debe hacer respecto de
estados financieros preparados para mostrar un mismo lapso del
ciclo de operaciones.

Sin embargo, no será obligatoria la
comparación cuando no sea pertinente, circunstancia que se
debe explicar detalladamente en notas a los estados
financieros.

Estados Financieros Certificados y Dictaminados. Son
estados financieros certificados aquellos firmados por el
representante legal, por el contador público que los
hubiere preparado y por el revisor fiscal, si lo hubiere, dando
así testimonio de que han sido fielmente tomados de los
libros.

Son estados financieros dictaminados aquellos
acompañados por la opinión profesional del contador
público que los hubiere examinado con sujeción a
las normas de auditoría generalmente aceptadas.

ANÁLISIS
FINANCIERO

El administrador financiero es un financista
especializado quien con base en los estados financieros y
demás información que posea sobre la empresa, le
corresponde interpretar, analizar, obtener conclusiones y
presentar recomendaciones, una vez haya determinado si la
situación financiera y los resultados de operación
de una empresa son satisfactorios o no

Para analizar e interpretar los estados financieros, el
administrador financiero puede apoyarse en diferentes
herramientas o métodos de análisis, entre los
cuales encontramos:

ANÁLISIS VERTICAL

Este tipo de análisis se emplea para analizar
estados financieros como el Balance General y el Estado de
Resultados, comparando las cifras en forma vertical; lo cual nos
permite conocer el peso porcentual de una cuenta dentro del total
de un grupo de cuentas para un mismo periodo contable.

Análisis Vertical del Balance
General

El análisis vertical es de gran importancia a la
hora de establecer si una empresa tiene una distribución
de sus activos equitativa y de acuerdo a las necesidades
financieras y operativas

Ejemplo: La empresa Confecciones Zully tiene unos
activos totales de 5.000 y su cartera es de 800, quiere decir que
el 16% de sus activos está representado en cartera, lo
cual puede significar que la empresa pueda tener problemas de
liquidez, o también puede significar unas equivocadas o
deficientes Políticas de cartera.

Como el objetivo del análisis vertical es
determinar que porcentaje representa cada cuenta dentro del total
, se debe dividir la cuenta que se quiere determinar, por el
total y luego se procede a multiplicar por 100. Ejemplo: Si
el total del activo es de 2000 y el disponible es de 200,
entonces tenemos (200/2000)*100 = 10%, es decir que el disponible
representa el 10% del total de los activos.

El análisis vertical de un estado financiero le
permite al administrador financiero identificar con claridad como
están compuestos los estados contables. Una vez
determinada la estructura y composición del estado
financiero, se procede a interpretar dicha
información.

Como quiera que cada empresa es un caso particular que
se debe evaluar individualmente, puesto que no existen reglas que
se puedan generalizar, aunque si existen pautas que permiten
vislumbrar si una determinada situación puede ser negativa
o positiva, se puede decir, por ejemplo, que el disponible (caja
y bancos) no debe ser muy representativo, puesto que no es
rentable tener una gran cantidad de dinero en efectivo en la caja
o en el banco donde no está generando rentabilidad alguna.
Toda empresa debe procurar por no tener más efectivo de lo
estrictamente necesario,.

Una excepción a esta regla lo constituye el caso
de las entidades financieras, que por su propia naturaleza y
objeto social deben conservar importantes recursos en
efectivo.

Las inversiones, siempre y cuando sean rentables, no
presentan mayores inconvenientes en que representen una
proporción importante de los activos. Quizás una de
las cuentas más importantes, y a la que se le debe prestar
especial atención es a las Cuentas por Cobrar, puesto que
esta cuenta representa las ventas realizadas a crédito, y
esto implica que la empresa no reciba el dinero por sus ventas y
sí debe pagar una serie de costos y gastos para poder
realizar las ventas.

Lo que se debe perseguir es la existencia de un
equilibrio entre lo que la empresa recibe y lo que gasta, de lo
contrario se presenta un problema de liquidez el cual
tendrá que ser financiado con endeudamiento interno o
externo, lo que naturalmente representa un costo financiero que
bien podría ser evitado si se sigue una política de
cartera adecuada.

Otra de las cuentas importantes en una empresa comercial
o industrial, es la de Inventarios. Esta cuenta, al igual que
todos los activos de la empresa, debe representar sólo lo
necesario. Las empresas de servicios, por su naturaleza
prácticamente no tienen inventarios.

Los Activos fijos, representan los bienes que la empresa
necesita para poder operar (Maquinaria, terrenos, edificios,
equipos, etc.), y en empresas industriales y comerciales, suelen
ser representativos, pero en las empresas de servicios no sucede
así.

En relación con los Pasivos, es importante que
los Pasivos corrientes sean poco representativos, y
necesariamente deben ser mucho menor que los Activos corrientes,
de lo contrario, el Capital de trabajo de a empresa se ve
comprometido. Algunos autores, al momento de analizar el pasivo,
lo suman con el patrimonio, es decir, que toman el total del
pasivo y patrimonio, y con referencia a éste valor,
calculan la participación de cada cuenta del pasivo y/o
patrimonio.

Para dar aplicación a esta interpretación,
se debe tener claridad en que el pasivo son las obligaciones que
la empresa tiene con terceros, las cuales pueden ser exigidas
judicialmente, en tanto que el patrimonio es un pasivo con los
socios o dueños de la empresa, y no tienen el nivel de
exigibilidad que tiene un pasivo, por lo que es importante
separarlos para poder determinar la verdadera Capacidad de pago
de la empresa y las verdaderas obligaciones que ésta
tiene.

Análisis Vertical del Estado de
Resultados

Así como se efectúa el análisis del
Balance General, se puede también analizar el Estado de
Resultados y para ello se sigue exactamente el mismo
procedimiento. El valor de referencia para este estado
serán las ventas, puesto que se debe determinar cuanto
representa un determinado concepto (Costo de venta, Gastos
operacionales, Gastos no operacionales, Impuestos, Utilidad neta,
etc.) respecto a la totalidad de las ventas.

Los anteriores conceptos no son de obligatorio
cumplimiento si se tiene en consideración que el
análisis financiero que se realice depende de las
circunstancias, situación y objetivos de cada empresa, y
para lo que una empresa es positivo, puede que no lo sea para la
otra, aunque en principio así lo pareciera. Por ejemplo,
cualquiera podría decir que una empresa que tiene
financiados sus activos en un 80% con pasivos, es una empresa
financieramente fracasada, pero puede ser que esos activos
generen una rentabilidad suficiente para cubrir los costos de los
pasivos y para satisfacer las aspiraciones de los
socios.

ANÁLISIS
HORIZONTAL

En el análisis horizontal, lo que se busca es
determinar la variación absoluta o relativa que haya
sufrido cada partida de los estados financieros en un periodo
respecto a otro. Aquí lo que se busca determinar es
crecimiento o decrecimiento de una cuenta en un periodo
determinado. Este es el tipo de análisis que permite
determinar si el comportamiento de la empresa en un periodo
determinado fue bueno, regular o malo.

Para determinar la variación absoluta sufrida por
cada partida o cuenta de un estado financiero en un periodo 2
respecto a un periodo 1, se procede a determinar la diferencia
entre el valor 2 y el valor 1. La formula a utilizar será
P2-P1. Ejemplo: En el año 1 la empresa confecciones Zully
tenía un activo de 100 y en el año 2 el activo fue
de 150, entonces tenemos 150 –100 = 50. Es decir que el
activo se incrementó o tuvo una variación positiva
de 50 en el periodo en cuestión.

Para determinar la variación relativa o
porcentual de un periodo respecto a otro, se debe aplicar una
regla de tres. Para esto se divide el periodo 2 por el periodo 1,
se le resta 1, y ese resultado se multiplica por 100 para
convertirlo a porcentaje, quedando la formula de la siguiente
manera: ((P2/P1)-1)*100

Suponiendo el mismo ejemplo de Confecciones Zully,
tendríamos ((150/100)-1)*100 = 50%. Quiere decir que el
activo obtuvo un crecimiento del 50% respecto al periodo
anterior.

De lo anterior se concluye que para realizar el
análisis horizontal se requiere disponer de estados
financieros de dos periodos diferentes, es decir, que deben ser
comparativos, toda vez lo que busca el análisis
horizontal, es precisamente comparar un periodo con otro para
observar el comportamiento de los estados financieros en el
periodo objeto de análisis.

Análisis Horizontal del Balance
General

Las datos anteriores nos permiten identificar claramente
cuales han sido las variaciones de cada una de las partidas del
balance.

Una vez determinadas las variaciones, se debe proceder a
determinar las causas de esas variaciones y las posibles
consecuencias derivadas de las mismas. Los valores obtenidos en
el análisis horizontal, pueden ser comparados con las
metas de crecimiento y desempeño fijadas por la empresa,
para evaluar la eficiencia y eficacia de la administración
en la gestión de los recursos, puesto que los resultados
económicos de una empresa son el resultado de las
decisiones administrativas que se hayan tomado.

La información aquí obtenida es de gran
utilidad para realizar proyecciones y fijar nuevas metas, puesto
que una vez identificadas las cusas y las consecuencias del
comportamiento financiero de la empresa, se debe proceder a
mejorar los puntos o aspectos considerados débiles, se
deben diseñar estrategias para aprovechar los puntos o
aspectos fuertes, y se deben tomar medidas para prevenir las
consecuencias negativas que se puedan anticipar como producto del
análisis realizado a los Estados financieros.