- Resumen. Introducción
- Fundamentos del trabajo a
realizar - Descripción de la empresa. Modelo de
Negocios - Volatilidad del mercado. Introducción a
los escenarios polinómicos - Modelo
de gestión. Presupuestación, estructura de
costos, gestión polinómica - Notas
complementarias - Bibliografía
El tema que se desarrollará en este trabajo, es
un modelo de gestión para una empresa de servicios
portuarios.
En Argentina este tema no es muy popular porque desde no
hace mucho tiempo que empresas privadas tienen bajo el
régimen de concesión o consorcio puertos que
pertenecían a gobiernos provinciales.
El modelo de gestión toma radical importancia
debido al hecho de que (como cualquier negocio) es necesario
mantener la rentabilidad y la calidad del servicio con el objeto
de ganar nuevos clientes y por ende nuevos negocios. No se puede
perder de vista que una empresa usuaria de estos servicios tiene
múltiples opciones para elegir, como por ejemplo la de
usar trenes, camiones o elegir otro puerto que brinde mas nivel
de satisfacción para ellos.
La medida de la satisfacción para el usuario
estaría definida prioritariamente por tres
parámetros:
Ritmo de carga o descarga, en toneladas
diarias.Capacidad de almacenamiento o acopio para
mercaderías.Penalizaciones por demoras, costo de balanzas,
impuestos provinciales o nacionales, etc.
El lector debe tener presente que si bien el modelo
propuesto está confeccionado "a medida" para servicios
portuarios[1]es de fácil aplicación
y adaptación para cualquier tipo de negocio, por esto que
algunos temas serán presentados en forma
general.
El desarrollo del trabajo está orientado a
analizar y proponer un modelo de gestión con el objetivo
de ayudar evitar todos los problemas con lo que se han enfrentado
los profesionales dedicados a esta profesión luego del
Decreto Presidencial 214/02 con el cual se aplicó una
pesificación con devaluación
asimétrica.
La "creatividad" de los encargados de dirigir el
país quedo una vez mas manifestada en dicha
aplicación, no debe olvidarse que en los escenarios hiper
inflacionarios anteriores a la década del 90 el hecho de
poder vender productos o servicios en moneda dura protegía
a la empresa ante posibles incrementos de los costos originados
por la inflación.
El modelo que se presentará es independiente del
sistema utilizado para la medición de los costos, estos
podrán ser calculados usando análisis marginal,
costeo completo (con la mejora del ABM/ABC) o algún
sistema combinado, como podría ser análisis
marginal con apertura en actividades, de ser
necesario[2]
Para nuestro modelo usaremos análisis marginal
con el fin de profundizar en el tratamiento que le daremos tanto
a los costos fijos y variables y como utilizaremos los conceptos
que vamos a verter en la Presupuestación y en la
medición de la gestión.
Además para respetar la generalidad del trabajo
acotaremos la rama de servicios a los comunes que se
darían en cualquier instalación portuaria, para
evitar encasillar el análisis a un puerto de granos,
materias primas, contenedores, generales,
metal-metalúrgicas, etc.
La empresa sobre la que desarrollaremos el trabajo,
tiene a cargo la administración de un contrato de
operación y mantenimiento de las instalaciones, por un
tiempo determinado.
La administración del contrato se basa en la
gestión de los servicios de operación y
mantenimiento del área portuaria. La empresa dueña
del muelle realizó un "outsourcing" de las instalaciones
luego de muchos esfuerzos para aumentar la productividad. Se
encontraron con muchas trabas de índole gremial, etc. La
principal era referida con los recursos humanos, dado que durante
más de una década el puerto era considerado un
lugar de castigo, a los empleados que tenían problemas en
otras áreas los enviaban al puerto. Fue así como se
encontraron con una estructura enorme, de más de
doscientos empleados y con niveles de productividad muy por
debajo de lo requerido. Fue por esto que se tomó la
decisión de tercerizar la administración del puerto
con el fin de incrementar la performance y la adjudicataria de
este proceso es la empresa que estamos analizando en este
trabajo.
Todo lo referido a la organización del barco,
contratación, condiciones, regímenes te premios y
castigo, tanto como la relación con los armadores corre
por parte de la empresa dueña del puerto. La empresa que
estamos analizando empieza su gestión en el momento en que
la dueña deja el barco amarrado y listo para ser cargado
(o descargado) y termina cuando saca de la bodega la
última autoelevadora (o topadora).
El puerto cuenta con dos muelles, uno destinado a la
descarga de materias primas a granel, las cuales son usadas para
la producción del producto y el segundo destinados a las
exportaciones y las transferencias entre sucursales de los
productos terminados.
Cada uno de dichos muelles cuenta con la maquinaria
apropiada a la función que se va a desarrollar, tales como
grúas, equipos móviles y perchas los cuales son
especializados para cada muelle.
Como ejemplo en el muelle de descarga de materias primas
podemos encontrar equipos tales como:
Grúas descargadoras.
Cargadores frontales sobre ruedas.
Topadoras sobre orugas.
Perchas para izaje de equipos
móviles.Transportadores con bandas de goma.
Grampas o cucharas tipo almeja.
En el muelle destinado a la carga de productos
terminados los equipos utilizados son:
Grúas cargadoras tipo
pórtico.Autoelevadores (entre 3 y 25 toneladas de
capacidad).Platos magnéticos.
Ganchos tipo "C".
Perchas de izaje de producto terminado.
Además existen recursos que son comunes para
ambos muelles tales como:
Mano de obra.
Mantenimiento de equipos.
Servicio adicionales (amarre de buques, lavado de
bodegas, etc.)Administración general, ingeniería y
gerencia.
El trabajo en general transcurre de la siguiente manera:
el dueño entrega diariamente al concesionario un
cronograma de arribo de buques con detalles tales como fecha
probable de arribo (ETA en inglés), material a cargar (o
descargar) elementos a ser acopiados en muelle (en área de
almacenamiento) para los buques que se llevarán material
terminado, antes del arribo del mismo, con el fin de mantener un
"pulmón" que garantice el flujo continuo de material a las
grúas encargadas de la carga desde muelle a
bodega.
Cada barco al terminar emite un certificado "Free of
damage" (libre de averías) el cual sumado al "Statement of
facts" (declaración de los hechos) documenta a la empresa
que brinda los servicio lo siguiente:
Tiempos de cargas o descarga.
Tiempos de paradas por diversos factores.
Toneladas cargadas o descargadas.
Daños ocasionados al buque durante el proceso
de la carga o descarga.Condiciones climáticas que pudiesen haber
causado demoras.
Respecto a las demoras, dada la naturaleza del contrato
que vincula al dueño de los muelles con el concesionario,
las ocasionadas por causas del barco o falta de material se
descuentan del tiempo total de carga (o descarga) y las
atribuibles a la concesionaria no se descuentan. De esta manera
el tiempo neto de carga (o descarga) sería igual
a:
En donde:
TNC = Tiempo neto de carga, sin demoras
TTC = Tiempo total de carga, como diferencia entre fin e
inicio de operaciones
D = Demoras no atribuibles al operador o demoras del
dueño[3]
Con esto se estaría en condiciones de calcular el
ritmo promedio de operaciones (RPO) de la siguiente
manera:
En donde:
TON = Toneladas cargadas (o descargadas)
TNC = Tiempo neto de carga definido mas
arriba
La empresa que brinda los servicios, con toda esta
documentación prepara un reporte de barco el cual es
enviado a la propietaria del muelle, con el fin de tener un acuse
de recibo de los materiales manipulados.
Al finalizar el mes la empresa concesionaria de los
servicios emite una factura tomando como base de cálculo
las toneladas manipuladas por el precio acordado.
En algunos puertos particulares podría haber un
esquema de venta de servicios tomando cargos fijos y variables,
es decir la empresa facturaría cargos variables (toneladas
por precio unitario) y cargos fijos mensuales (por contrato
previamente establecido, generalmente relacionados con el
gerenciamiento del puerto y mantenimiento de las
instalaciones).
Supongamos en nuestro caso que la empresa que nos
preocupa tiene un régimen tal como el descrito en el
párrafo anterior, con ventas por cargos variables y cuota
por cargos fijos, tal como figura en el contrato de
concesión.
Volatilidad del
mercado. Introducción a los escenarios
polinómicos
De acuerdo al modelo de negocio brevemente descrito mas
arriba en un contexto de estabilidad económica, se
podría concluir en lo siguiente:
Teniendo la tarifa apropiada para los cargos variables,
la contribución marginal de la empresa podría ser
incrementada simplemente aumentando la productividad de la
operación (menores costos).
La productividad de la operación se puede
aumentar, aumentando los ritmos de carga (o descarga) de manera
de tener mayor cantidad de toneladas cargadas (o descargadas) en
el mes.
Otra manera sería incluyendo tecnología
que permitiese realizar el trabajo de una manera mas eficiente a
un costo menor, por ejemplo el reemplazo de elementos consumibles
de izaje (tales como eslingas) por otros dispositivos como
ganchos, tijeras, etc.
En lo referente a los costos e ingresos fijos, el margen
podría aumentarse por:
En lo referido a administración la
inclusión de tecnología informática, tales
como sistemas de logística, sistemas integrados (tales
como SAP), tracking electrónico de materiales
ofrecerían el ambiente óptimo para manejar el
negocio con una dotación mínima.
La introducción de herramientas que incrementen
la eficiencia del trabajo de mantenimiento tales como (RCM,
Reliability Centred Maintenance o mantenimiento centrado en la
confiabilidad), sumadas a políticas eficientes de
inventarios evitarían que se produjera costos innecesarios
de mantenimiento, así como demoras causadas por roturas,
penalizaciones por bajo ritmo de carga (o descarga)
etc.
En este universo unidimensional o estático (tal
como lo llamaremos desde ahora) básicamente todas las
herramientas de gestión conocidas serían aplicables
y una buena administración de los recursos
ocasionaría un éxito casi garantizado.
Las utilidades de la empresa quedarían definidas
por la siguiente fórmula:
Ecuación 1
En donde:
CMi = Contribuciones marginales de los distintos
productos
MF = Margen fijo, calculado como cargos fijos –
costos fijos
Como el escenario que estamos describiendo es estable la
ecuación se mantiene a lo largo del tiempo, y la empresa
genera utilidades adicionales mediante el incremento de la
eficiencia de la misma.
Esto es lo que ha pasado durante el tiempo de la
"convertibilidad"
Luego de los acontecimientos del 20 de diciembre de
2001, las variables que controlan la economía empezaron a
fluir salvajemente y las empresas se vieron obligadas a negociar
los contratos y a crear nuevas herramientas que permitieran
controlar el caos. Es aquí donde toma importancia el
concepto de escenario polinómico.
Definición 1:
Se define como escenario polinómico al
entorno económico en donde las variables que lo definen
varían en función de múltiples otras que no
tienen aparente relación entre
si.
Entre muchas podríamos generalizar que las
variables características más importantes
son:
Moneda extranjera (usd): Relacionada con la compra
de insumos importados.IPC (ipc): Relacionada mayoritariamente con los
insumos nacionales.Combustibles (go): Generalmente el gas-oil como
componente del costo en transportes.Mano de obra (mo): Relacionada con los costos de la
dotación de la empresa.IPIM (ipim): Referida al índice de precios
mayoristas nivel general. Muchas proveedoras de servicios
tienen en sus estructuras de costos amortizaciones que se ven
afectadas por este indicador, cuando se producen
reevaluación de activos.NA (na): No Aplicable. Es las estructuras de costos
se encuentran grupos de los mismos que no varían de
acuerdo a ningún indicador tales como los impuestos,
contribuciones municipales, es decir que lo usaremos para los
costos que varían en función a decisiones
políticas.
En este escenario polinómico los costos (tanto
fijos como variables) varían de la siguiente
manera:
Ecuación 2
Ecuación 3
Tal como lo detallado mas arriba, en un escenario
volátil las empresas tienen que renegociar contratos o
ajustar los precios, de acuerdo (como mínimo) a la
evolución de las polinómicas de costos.
De esta manera, el precio variable (PV) y el precio fijo
(PF) quedarían definidos tal como
sigue[4]
Ecuación 4
Ecuación 5
La ecuación de la utilidad de la empresa resumida
luego de combinar las ecuaciones 1 a 5:
Ecuación 6:
En donde:
Up = Utilidad en el escenario
polinómico
Qi = Toneladas totales de la carga "i"
Pvi = Precios variables unitarios de la carga "i"
ajustado por polinómico.
Cvi = Costo variable unitarios de la carga "i" ajustado
por polinómico
PFp = Precios fijos ajustados por
polinómico
CFp = Costos fijos del escenario
polinómico
CMTp = Contribución Marginal del escenario
polinómico
MFp = Margen fijo del escenario
polinómico
El punto de equilibrio
instantáneo[5]tomado en el instante
"t" sería:
Ecuación 7:
Este punto de equilibrio es valido en el momento "t"
dado que en ese instante se dan los siguientes acontecimientos
que lo definen:
Nuestros proveedores nos han ajustado los precios en la
razón "pc" (Polinómico de costos)
De acuerdo a las negociaciones con nuestro cliente
nuestra venta está ajustada por "pv" (Polinómico de
ventas)
Estos coeficientes (pc y pv) son calculados en el
momento "t" dado que los factores que lo definen tales como (usd,
ipc, ipim, go y mo) tienen un valor dado y definido
Una empresa que conoce perfectamente sus costos y la
composición polinómica de los mismos podría
además tener una contribución marginal financiera
(CMF) la cual sería aproximadamente igual a:
Ecuación 8:
En donde:
CMF = Contribución marginal financiera
CV = Costos variables
pc = Polinómico de costos antes de cambios
tecnológicos
pc" = Polinómico de costos luego de cambios
tecnológicos.
Estos cambios tecnológicos llevarían a
reemplazar elementos del costo variable que tienen alto
porcentaje de polinómicos con crecimiento acelerado (como
"usd" e "ipim" en escenarios hiperinflacionario) por otros que
tienen mas porcentaje de "go" y "mo" (generalmente regulados por
el gobierno)
Como ejemplo en la gestión portuaria de esto
sería el reemplazo de maquinarias de zunchado, flejes y
hebillas importadas por otras fabricadas en el país. Las
importadas tendrían un polinómico 100% usd y las
nacionales otro con 80% de usd y el resto entre go y
mo.
Viendo el gráfico 1 veremos que el área
determinada entre CM1 y CM2 sería la CMF, es decir
que
Ecuación 9:
Con un razonamiento análogo se podría
calcula el MFF o Margen fijo financiero.
Con las componentes CMF y MFF se puede calcular la UPF o
utilidad polinómica financiera, de la siguiente
manera:
Ecuación 10:
UPF: Utilidad polinómica financiera
CMF: Contribución marginal financiera
MFF: Margen fijo financiero
Tal como se mostrará mas adelante en los anexos a
este documento para construir un modelo de gestión son
necesarios los siguientes componentes:
Cálculos de estándares
Clasificación de costos entre fijos y
variablesApertura porcentual en componentes
polinómicosEcuación de costos de la empresa
Ecuación de utilidades de la
empresa
Con el modelo listo, este puede ser utilizado para la
presupuestación. Con el correr del tiempo los valores
presupuestados comienzan a transformarse en actuales y el modelo
puede ser utilizado para el control de desvíos.
Estos desvíos (diferencia entre valores
presupuestados y actuales) pueden ser causados por tres
motivos:
Desvío en las unidades
físicasDesvío en los componentes
polinómicosDesvío simultáneo de los dos
anteriores
El desvío en las unidades físicas es el
más común y es idéntico al desvío de
cualquier escenario estático. Para corregir el mismo es
necesaria la adopción de políticas de control de
costos, de consumo de repuestos, de cambio en procedimientos de
trabajo o la inserción de nuevas
tecnologías.
Cuando es ocasionado por componentes polinómicos
el tema es más complicado y para atacarlo es necesario
adoptar políticas de negociación con proveedores,
sustitución de importaciones, etc. No debe olvidar que de
acuerdo al sentido que tenga este desvío polinómico
puede ocasionar más costos para la empresa, como
también un incremento en los márgenes, como fue
explicado mas arriba.
Para calcular los estándares deberemos proceder
tal como se hace habitualmente para cualquier estructura de
costos. Luego de esto es necesario averiguar (o estimar) cual es
el porcentaje de cada componente polinómico de la
estructura de costos. La suma de estos porcentajes debe ser del
100%.
Multiplicando cada ítem del costo por los
porcentajes polinómicos tenemos la apertura del
estándar en sus componentes. Finalmente la suma de cada
columna de cada componente polinómico, referida al costo
total, nos da la ecuación polinómica.
Una aplicación práctica de esto
podrá verse en la hoja STD-Salarios en el libro de trabajo
ModeloGestión.xls
También se ilustra la construcción de un
estándar de unidades físicas en la hoja
STD-ManoObra del mismo libro.
5.1 Estructura de costos fijos
En los costos fijos podemos tener operativos y
estructurales. La aplicación práctica de los mismos
está mostrada en la hoja CF en el libro
ModeloGestion.xls
5.1.1 Costos Fijos Operativos
5.1.2 Costos fijos estructurales
En nuestro ejemplo podemos ver que la fórmula
polinómica para este esquema de Costos Fijos es la
siguiente:
Nótese que en los denominadores se a agregado la
letra "b" para indicar que se refiere a los valores base o
momento de inicio temporal del análisis
polinómico.
5.2 Estructura de Costos Variables
La aplicación práctica de los mismos se
encuentra en las hojas CV-UnidadesFisicas, CV-UnidadesMonetarias
y CV. Hablando en forma matricial la matriz CV es el resultado de
la multiplicación de las matrices CV-UnidadesFisicas y
CV-UnidadesMonetarias.
A Continuación se muestran las lineas de la
matriz CV-UnidadesFisicas, y se deja por entendido que la
única diferencia con CV-UnidadesMonetarias son las
unidades, dado que la multiplicación entre las mismas debe
arrojar para todas la líneas la unidad $/Ton.
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