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Formularios



  1. Introducción
  2. Definición
    de formularios
  3. Objetivos de los
    formularios
  4. Diseño del
    formulario
  5. Sistema de control
    de formularios
  6. Conclusión
  7. Bibliografía

Formulario es un documento impreso que
transmite información específica de
una persona a otra o de una a otra unidad. Este es un
papel portador de datos e información y es parte
integrante del método. Así, es un medio de
transmitir informaciónEl propósito fundamental
del diseño de formularios, es
suministrar medios estandarizados para el eficaz
procesamiento de información administrativa.

Así como también, crear un instrumento
de actividad humana para registrar y pasar la
información.Los formularios impresos en papel son bien
conocidos por la habitual dificultad que plantean a la hora de
reconocer en la pantalla de una computadora evitan este
problema.

La función del formulario es que sirve para
guardar información en la base de datos sin tener que
recurrir a Access , un formulario es una ventana de programa en
la cual se le indica al usuario que datos se requieren de el para
ser ingresados en la base de datos , un ejemplo muy
clásico es el de las páginas de internet como yahoo
que tienes que llenar un formulario para que esos datos se
guarden y puedas crear tu cuenta , un formulario es un programa
independiente a Access para poder guardar
información.

Usos de los formularios.- Se pueden emplear para
recoger cualquier tipo de información, como por
ejemplo:

  • Crear un formulario de registro para conocer
    quiénes son sus usuarios.

  • Proporcionar un formulario de comentarios para
    recoger las opiniones de los usuarios.

  • Diseñar un formulario web para actualizar una
    base de datos.

  • Desarrollar una herramienta de búsqueda para
    buscar en el sitio web.

  • Ofrecer un registro online para un acontecimiento,
    conferencia o concurso.

  • Crear un sistema de nombre y usuario para restringir
    el acceso al sitio

A través de los formularios haremos clic en
Botones, seleccionaremos Casillas de verificación,
teclearemos texto y seleccionaremos Opciones de las listas
desplegables. Después de rellenar un formulario, a
través del botón denominado Enviar la
información se enviará a un "gestor de formulario"
que puede hacer varias cosas con los datos:

  • Almacenar los datos en un archivo de texto para
    recuperarlos más tarde.

  • Enviar los datos por correo electrónico
    directamente al administrador de la web.

  • Añadir la información desde los
    formularios a la base de datos

  • Introducir directamente los datos en una
    página web del sitio.

Es importante crear una página de
confirmación que informe al usuario de que los datos han
sido recibidos y aceptados. Igualmente esta página de
confirmación proporciona al usuario un enlace para volver
a la página principal o a la página desde la que se
hizo la encuesta.

Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en
blanco para registrar información variable, el cual
tendrá diferente utilización según el
área funcional a la cual pertenezca. Puede considerarse
también como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es
trasportar información para simplificar y facilitar el
desarrollo de los procedimientos administrativos. En ellos se
imprime información constante y que tiene una serie de
espacios para asentar información variable. Es todo papel
que contenga información, texto, epígrafes,
impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente.

Un formulario es un documento
con espacios (campos) en donde se pueden escribir o
seleccionar opciones. Cada campo tiene un objetivo, por
ejemplo, el campo "Nombre" se espera que sea llenado con un
nombre, el campo "año de nacimiento", se espera que
sea llenado con un número válido para un
año, etc. Los formularios presentan una
visión ordenada de múltiple
información sobre algo, y son útiles para
llenar 
bases de datos.

Gestión de base de datos

Una base de dato puede mantenerse manualmente o ser
informatizada (esta última es la que nos interesa) la base
de datos informatizada es creada y mantenida por un conjunto de
aplicaciones diseñada para esa tareas específicas o
bien, se pueden gestionar empleando SGBD.

Existen programas denominados sistemas
gestores de bases de datos, abreviado SGBD, que permiten
almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma
rápida y estructurada. Las propiedades de estos SGBD,
así como su utilización y administración, se
estudian dentro del ámbito de la
informática.

Las aplicaciones más usuales son para la
gestión de empresas e instituciones públicas.
También son ampliamente utilizadas en entornos
científicos con el objeto de almacenar la
información experimental.

Se le pueden llamar formulario a un documento donde hay
un conjunto de objetos y procedimientos que se utilizan como
diseño de presentación al usuario.

Llenar las necesidades que las oficinas demandan, son
aquellos medios para alcanzar un fin.

Facilitar el flujo de información y el
procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los
procedimientos, sintetizar y relacionar información y por
último, dar valor legal a determinadas
transacciones.

Por ejemplo, si requerimos el registro de un usuario
para que pueda participar enviando comentarios sobre nuestros
artículos en Internet o para poder acceder a cierto
contenido, basta con pedir los datos básicos
como nombres, apellidos y correo
electrónico.

Pero existen otros casos en los que necesitamos
más datos de los usuarios, como puede ser la
inscripción a un evento, en la que podemos solicitar,
además de nombres, apellidos y correo electrónico,
otros datos como la empresa a la que
representará, la dirección de la empresa,
la dirección de su sitio web, etc.

Su Importancia. Radica en que sirven de soporte a las
transacciones y los empleados trabajan guiándose por los
formularios, además cualquier acto administrativo se
refleja en un formulario.

Los formularios que se envían a una industria
gráfica para su confección, pueden ser de diferente
tipo:

Hojas Sueltas. Son los formularios que se
requieren individualmente. Dependiendo a quién se solicite
el trabajo (industria gráfica o imprenta), el sistema de
impresión varía entre máquinas
tipográficas y, rotativas (con corte posterior para formar
la hoja suelta). Se utilizan hojas sueltas cuando la
información a consignarse normalmente es manuscrita o
máquina de escribir.

Hojas Continuas. Son formularios cuya
producción se realiza en máquinas rotativas.
Permiten que la información que se consigne sea impresa
por una impresora Ejemplos de formularios continuos:
Cheques, Roles de Pago, Comprobantes de Egreso, Facturas,
etc.

Tarjetas. Son formularios realizados en un
gramaje especial normalmente en cartulina. El gramaje
dependerá del uso que se le quiera dar a la tarjeta.
Existen tarjetas de presentación, tarjetas de Control de
Entrada y Salida del Personal, Tarjetas Kardex, etc.

Sobres. Los sobres son realizados en formas,
tamaños y gramajes especiales. Existen sobres
tamaño oficio, sobres tamaño carta, sobres manila o
bolsa y sobres de enrutamiento de correspondencia. Es conveniente
que los sobres bolsa y de enrutamiento de correspondencia, se
realicen en un gramaje de 110 a 120 gramos para permitir el
manipuleo continuo y transportación del contenido sin
riesgos.

Formularios electrónicos. Los formularios
electrónicos vienen a minimizar muchas de las desventajas
de los que se presentan en papel. Es posible diseñar un
formulario electrónico de manera que contenga
información de ayuda para la persona que tenga que
rellenarlo. Estos formularios electrónicos pueden contener
campos de texto de una longitud prefijada, o bien de longitud
variable. Los campos de lista desplegable ofrecen una serie de
opciones de entre las cuales el usuario debe elegir una. Para las
respuestas del tipo "si" o "no", puede crearse campos
con casillas de verificación de forma que el usuario se
puede limitar a hacer clic con el ratón para que aparezca
una "X" en la casilla adecuada.También es posible
especificar una serie de respuestas "por omisión" en
campos específicos, con vistas a facilitar aún
más la labor de cumplimentación del formulario.
Puesto que el formulario se rellena desde la propia computadora,
se evitan todos los
posibles problemas de interpretación de
los datos introducidos, como sucede con los formularios en papel
rellenos a mano. Además, si la
computadora está conectada a una red, los
formularios electrónicos pueden ser cumplimentados y
compartidos de la misma forma que se comparte cualquier otro tipo
de documento, eliminando así por completo la necesidad de
los formularios en papel.Windows viene con
muchos programas accesorios útiles, incluyendo
un procesador de texto elemental (WordPad), un programa
de gráficos (Paint) y un programa
de comunicación (HyperTerminal). También
proporciona varias  herramientas útiles, como
Calculadora (Calculator) y Block de notas (Notepad). Para
otras funciones (de acuerdo a las necesidades), se
utiliza el Microsoft Office, en el cual es posible diseñar
formularios electrónicos que garantizan una rápida
y correcta recogida de información.

CONSIDERACIONES PARA SU
ELABORACIÓN

Debemos considerar ciertos aspectos para elaborar un
formulario exitosamente, el primer aspecto a considerar es
realizar una revisión y determinar la necesidad del
formulario y si existen formularios que compartan en mismo
objetivo. Posteriormente elegir el tamaño estándar
de papel y letra adecuada para el diseño e
impresión, y de ahí elaborar una lista con toda la
formación que contendrá el formulario.

Determinar espacios horizontales para cada dato y la
mejor distribución de estos, de acuerdo con los
responsables de su llenado, que debe ser a mano o a
máquina, evitando áreas libres o desperdicios de
papel y exceso de zonas sombreadas.

Una vez realizada esta revisión se procede a
poner a prueba el formulario, por tres meses y constatar si
cumple su objetivo.

Es un plan o método usado por la gerencia para
guiar y regular las operaciones de oficina, mediante la
normalización del flujo de papeles, donde se detecta la
necesidad de realizar ajustes o para utilizar los formularios en
forma más eficiente y mantener el seguimiento a cada
formulario implantado.

Consideraciones generales de los sistemas de
control

Eliminar los formularios innecesarios y evitar su
creación, consolidar formularios que se complementen,
rediseñar formularios para aumentar la eficiencia y
disminuir los errores.

Nivel de organización.

El control de formularios se debe centrar en un lugar
suficientemente alto dentro de la organización como para
dar una visión amplia, necesaria para la revisión,
coordinación y mejora de la instalación de los
formularios. Se debe tomar en cuenta la opinión del
analista y de los usuarios, ya que el analista es quien decide
cómo deben ir distribuidos los datos y el usuario decide
cuáles son los datos necesarios.

Control de formularios.

En la etapa del control de formularios se incluye el
establecimiento de un programa de control como política de
la empresa y la comprensión de los factores que componen
el problema. Debe existir relación entre el control y, los
sistemas y procedimientos. Los componentes básicos de este
programa deben ser la función que efectúa la forma,
el tema principal de la forma y el tema secundario.

Los formularios son una pieza de papel que contiene
datos y espacios en blanco para registrar información
variable, el cual tendrá diferente utilización
según el área funcional a la cual pertenezca. Puede
considerarse también como un instrumento de trabajo cuyo
objetivo es trasportar información para simplificar y
facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. En
el formulario existen diferentes partes algunas de ellas
son:

  • Extremo superior o cabeza.

  • Cuerpo del formulario.

  • Extremo inferior o pie.

Todos estos ayudan a hacer un formulario. El objetivo de
los formularios es facilitar el flujo de información y el
procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los
procedimientos, sintetizar y relacionar información y por
último, dar valor legal a determinadas transacciones. Por
lo tanto tiene una gran importancia el ámbito
administrativo ya que todos los trabajos que se hacen en la
empresa son guiados por formularios, además de cualquier
acto administrativo también sirven de soporte a las
transacciones.

Existen dos tipos de formularios estos son.

Formularios pre-impresos estos son los que se
envían a una industria gráfica para su
confección.

Formularios electrónicos pueden contener campos
de texto de una longitud prefijada, o bien de longitud variable.
Los campos de lista desplegable ofrecen una serie de opciones de
entre las cuales el usuario debe elegir una.

Anexos

Monografias.com

Formulario

Monografias.com

Formulario de nuevo usuario

Monografias.com

Monografias.com

Formulario de solicitud

Monografias.com

Monografias.com

  • http://www.monografias.com/trabajos24/teoria-formularios/teoria-formularios

  • http://www.alegsa.com.ar/Dic/base%20de%20datos.php

  • http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_Gantt

  • http://www.definicionabc.com/general/formulario.php

 

 

Autor:

Astrid Xiomara Romero

Ricardo Alexander
rodríguez

II Trayecto 3er Trimestre

Asesor

Prof. Nelson Méndez

República Bolivariana de
Venezuela

Ministerio del Poder Popular Para la
educación Universitaria

Plan Nacional de Formación en
Administración

Aldea Menca de Leoni "Misión
Sucre"

Puerto Ayacucho, Enero del 2013

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