Procedimiento para el acceso de visitantes a las Instalaciones (Seguridad Física) Venezuela

PARTE III (VENEZUELA)

Procedimiento
para el acceso de visitantes a las instalaciones de la
empresa

OBJETIVO:

Establecer los pasos a seguir para controlar y registrar
al acceso de visitantes a las diferentes instalaciones
administrativas e industriales de la Empresa: XYZ.

ALCANCE:

Todos los visitantes que requieren acceder a las
instalaciones de la Empresa.

Disposiciones

Visitantes:

• Está restringido ingresar a las oficinas
  administrativas, instalaciones operacionales e industriales
  de la empresa, a personas en función: ventas,
  promoción, cobranzas o en diligencias que no guarden
  relación directa con las actividades de
  trabajo.

• La empresa se reserva el derecho de admisión
  de personas que por causas justificadas les esté
  restringido el acceso a las instalaciones. El servicio de
  Recepcionistas o portones dispondrán de un registro
  actualizado y la restricción prevalecerá ante
  la consulta del empleado solicitado.

• El personal jubilado tendrá acceso
  sólo en el horario laborable y a las áreas
  relacionadas con su condición de jubilado.

• Aquellos jubilados que deseen ingresar a las
  instalaciones en su condición de empleados o
  representantes de otras empresas, deberán registrarse
  en la entrada como visitante, de acuerdo con este
  procedimiento, prevaleciendo la condición de visitante
  a la de jubilado en cuanto al cumplimiento de los requisitos
  de acceso.

• Las personas que solicitan acceso a las
  instalaciones deben permitir que el Operador de
  Protección inspeccione los maletines y/o paquetes en
  los puntos de entrada y salida.

• Se prohíbe al visitante el porte de arma de
  fuego para ingresar a las instalaciones, a excepción
  de los miembros de Organismos de Seguridad, de la Fuerza
  Armada Nacional, Transporte de Valores o Seguridad Bancaria.
  Para los escoltas y conductores de autoridades (custodia de
  personalidades) se deberá disponer de una sala de
  estar.

• En caso de que el visitante porte arma de fuego, el
  Operador de Protección apoyado por el Supervisor le
  indicará el procedimiento a seguir para su
  retención.

• Los pases de visitantes tienen programado un horario
  de acceso a las instalaciones de acuerdo al horario de
  visitantes, exceptuando algunas áreas como
  (Descripción y emplazamiento de lugares). El horario
  de entrada de todos los visitantes en todas las instalaciones
  de la empresa X,Y y Z es quince (15) minutos después
  del inicio del horario laboral hasta quince (15) minutos
  antes del cese del turno de trabajo, y su permanencia debe
  culminar al cese de las actividades.

TODAS LAS GERENCIAS:

• Al visitante no le está permitido el acceso a
  las áreas restringidas; en caso de ser necesario,
  deberá ser autorizado por la Unidad Responsable y
  acompañado por un personal de la misma durante su
  permanencia en la empresa.

ACCESO DE VEHÍCULOS PARTICULARES A
ÁREAS OPERATIVAS:

• Los visitantes y jubilados aparcaran sus
  vehículos en los puestos de estacionamiento destinados
  para visitantes y jubilados (si lo hubiese).

• El servicio de taxis de líneas externas a la
  empresa se prestará por la entrada principal de las
  instalaciones o dependencias. Los vehículos taxis
  sólo podrán entrar si llevan uno (s)
  trabajadores de la empresa, visitantes o residentes o si han
  sido autorizados por alguno de éstos.

Responsabilidades

• Gerencia

• Informar por escrito a la Gerencia de Asuntos
  Públicos y/o a la Gerencia de Seguridad y
  Protección de las visitas o eventos
  especiales.

• Trabajador

• Acudir a la Recepción para recibir
  directamente la correspondencia o paquete a título
  personal.

• Servicios de Recepcionistas

• Asignar los Pases requeridos para la visita
  guiada.

• Solicitar documento de identificación
  (Cédula de Identidad o pasaporte). Verificar si existe
  restricción de acceso para ese visitante. En caso
  afirmativo, contactar a Asuntos Internos.

• Solicitar la autorización de acceso al
  trabajador a visitar. Devolver documentos de
  identificación y entregar "Pase de
  Visitante".

• Personal de Asuntos Internos

• Determinar la conveniencia de autorizar el ingreso o
  de informar al empleado para atender al visitante en la
  Recepción. En caso de restricción de acceso
  para un visitante, proceder según sea
  prohibición o suspensión de ingreso.

• Visitante

• Ingresar a las instalaciones o dependencias de la
  empresa por las recepciones o portón principal, en el
  horario establecido para ello y haciendo uso del Pase de
  Visitante recibido.

• Devolver el pase una vez finalizada la visita al
  Operador de Protección o Servicio de
  Recepcionista.

• Operador de Protección

• Verificar o detectar si el visitante porta arma de
  fuego, indicando el procedimiento a seguir.

• Observar si el visitante a la entrada o salida de
  las instalaciones porta bienes propios de la empresa o
  personales exigiendo el formulario vigente.

Acciones

Acceso para Visitantes.

• Gerencia (Acceso de Personalidades o Grupos de
  Visitantes)

• Informa previamente por escrito a la Gerencia de
  Asuntos Públicos y/o a la Gerencia de Seguridad o
  Protección / Supervisor de Seguridad o
  Protección de las visitas o eventos especiales con un
  mínimo de veinticuatro (24) horas de
  anticipación, informando los siguientes datos: nombres
  y apellidos de los invitados, fecha, hora, lugar y personas
  responsables del evento y cualquier otra información
  que se considere necesaria para la coordinación de la
  visita.

• Visitante:

• Ingresa a las instalaciones y dependencias de la
  Empresa, a través de las Recepciones o portón
  principal, dentro del horario establecido para visitantes.
  Anuncia su presencia mencionando la persona solicitada o el
  motivo de la visita.

• Servicio de Recepcionistas:

• Solicita al visitante documento de
  identificación: Cédula de Identidad o
  Pasaporte; verifica en el Sistema de Visitantes si tiene
  acceso autorizado y se comunica telefónicamente con el
  empleado a visitar para que autorice el ingreso.

• En caso de que tenga restricción de acceso
  notifica al personal de Asuntos Internos quien
  procederá según sea prohibición o
  suspensión de ingreso y determinará la
  conveniencia de autorizar el ingreso o de informar al
  empleado sí debe atender al visitante en
  recepción.

• En caso de autorización, registra los datos
  en el Sistema de Visitantes y captura la imagen si es la
  primera vez que visita la instalación. En caso de
  recurrencia, solo actualiza la información de la
  persona y área a visitar, piso o zona, además
  del número de control del pase a ser
  facilitado.

• Entrega documento de identificación y pase al
  visitante, y le indica la ruta más conveniente a
  seguir. Además le informa que en caso de traer
  algún equipo u otro artículo de su propiedad
  tiene la obligatoriedad d elevar el formulario vigente para
  la autorización de entrada/salida de materiales,
  equipos y otros artículos propiedad de terceros
  (empleados, contratistas y visitantes) y facilita el mismo
  para su llenado.

• Informa al visitante que será atendido en la
  recepción, en caso de que éste tenga el acceso
  restringido.

• Visitante:

• Recibe documento de identificación y pase de
  visitante, y coloca el mismo en la parte superior izquierda
  del pecho. En los casos que aplique, llena el formulario
  vigente para la entrada/salida de materiales, equipos y otros
  artículos de propiedad de terceros.

• Operador de Protección:

• Verifica o detecta que el visitante porta arma de
  fuego. En caso afirmativo le indica las acciones a seguir
  para cumplir con el Procedimiento para la Retención de
  Armas de Fuego. Si trae consigo algún bien de su
  propiedad corrobora llenado del formulario vigente para la
  entrada/salida de materiales, equipos y otros
  artículos, y firma el mismo.

• Visitante:

• Devuelve el pase de visitantes al Servicio de
  Recepcionistas o al Operador de Protección,. Una vez
  finalizada la visita. En caso de salir con un equipo o
  material de su propiedad muestra el formulario vigente
  elaborado al momento de su ingreso.

• Servicio de Recepcionistas y/o Operador de
  Protección:

• Verifica al final del horario laboral, la existencia
  de los pases de visitantes contra números de control,
  y en caso de faltantes corrobora en el Sistema de Visitantes,
  si el pase fue entregado o no. En caso de que no haya sido
  entregado, se comunica con el trabajador para informarse si
  la visita ha terminado.

• Revisa al día siguiente, antes del inicio del
  horario de visitantes, la relación de Pases del
  día anterior contra pases físicos entregados
  fuera del horario laboral. En caso de que falte algún
  pase, prepara notificación de extravío e
  informa a la Oficina de Identificación para que
  desactiven los mismos.

• Oficina de Identificación:

• Recibe comunicación sobre los Pases de
  Visitantes extraviados, procede a anular los mismos mediante
  el número del Pase para su control.

Entrega de Correspondencia o
Encomiendas.

• Visitante con
  encomienda

• Entrega correspondencia o paquete en la Unidad de
  Correspondencia, con la excepción de aquella que por
  su importancia, urgencia o confidencialidad deba ser
  entregada a título personal, para lo cual el propio
  distribuidor llamará telefónicamente al
  trabajador o solicitará información al Servicio
  de Recepcionistas.

• Trabajador

• Acude a la Recepción para recibir
  directamente la correspondencia o paquete a título
  personal. En caso de ser el bulto propiedad de la empresa,
  notifica al Servicio de Recepcionistas la autorización
  del ingreso del mensajero a su oficina.

• Visitante

• Ingresa a las instalaciones como se indica en el
  Punto X, de este mismo Procedimiento.

Formas / Reportes
/Pantallas

• Tarjeta de Identificación "Pase de
  Visitante"

• Control de Entrada y Salida de Visitantes y
  Vehículos.

• Formulario para la autorización de
  entrada/salida de materiales, equipos y otros
  artíoculos propiedad de terceros (empleados,
  contratistas y visitantes) u otro formulario
  vigente.

• Formulario vigente para la autorización de
  entrada/salida de materiales, equipos y otros
  artículos propiedad de terceros (Empleados,
  Contratistas y Visitantes).

• Norma de Identificación y
  Carnetización de la Empresa: XYZ.

• Norma para el Control de Acceso a las Instalaciones
  de la Empresa: XYZ.

• Norma para la Restricción de Porte de Arma de
  Fuego en las instalaciones de la Empresa: X,Y y Z.

APROBACIONES

• Revisión y aprobación por el Gerente
  de Protección de la Empresa: X,Y y Z.

ANEXOS

Para cada instalación incorporar:

• Planos de la Instalación.

• Puntos de Acceso, señalando:

• Accesos Peatonales.

• Estacionamiento de Visitantes, Motos.

• Puestos de estacionamiento para jubilados o
  vitalicios.

• Zona de carga/descarga.

• Horario de visitantes.

• En la recepción, colocar aviso sobre
  Prohibición del Porte de Arma de fuego (afiche o aviso
  base).

Autor:

Edgar Tovar