Los sistemas ERP y su implicación para Cuba

Resumen

El presente trabajo tiene como objetivo mostrar las
ventajas en el uso de un sistema de planeación de los
recursos empresariales (ERP) para un negocio y en especial la
necesidad de su propagación para las empresas cubanas,
para el logro de la mejora de su gestión. Hace
énfasis en la necesidad de lograr un sistema nacional que
permita la independencia tecnológica del país con
respecto a las grandes transnacionales de las tecnologías
informáticas y por otra parte insiste en la necesidad de
aprovechar más las tecnologías que se utilizan en
este momento.

Los aspectos aquí evaluados sirvieron de base
para el desarrollo de varios trabajos de investigación
para la maestría de Informática Empresarial de la
Universidad Central de Las Villas (UCLV).

Palabras claves: ERP, ERP Cubano.

Introducción

La época actual se reconoce como la "era del
conocimiento y la información" debido fundamentalmente al
desarrollo de las Tecnologías de la Información
(TI), las cuales han provocado cambios sustanciales en la forma
en que se trabaja, incrementando los niveles de
comunicación, cooperación y coordinación en
el trabajo, mejorando la eficiencia de las empresas.

Una exitosa automatización de los procesos de
negocio permite a las empresas planificar, ejecutar y supervisar
las actividades, así como establecer indicadores clave de
rendimiento y realizar el seguimiento en un momento dado para
tomar una determinada decisión. (Sánchez,
2012).

Según Blanco Encinoso (2011), la relación
informática-dirección es muy estrecha, los
esfuerzos de los científicos asociados a las TI han estado
dirigidos a desarrollar herramientas y sistemas que permitiesen a
estas tecnologías asumir roles más activos en el
proceso de dirección y concretamente en la toma de
decisiones.

El mundo de las empresas actuales gira en torno de las
decisiones, a menudo riesgosas, por lo regular con
información incompleta o inadecuada y con intensas
presiones de tiempo. Según Hernández Celis (2011)
en una encuesta realizada a varios administradores de negocios,
el 77% dijeron que las decisiones que toman en un día
hábil ordinario habían aumentado, y más del
43% dijeron que el tiempo que se tomaban para cada
decisión se había reducido.

Los sistemas de gestión de la información
que se implementen deben cumplir con todos estos requerimientos
de rapidez y veracidad de la información que se brinda,
para apoyar el trabajo de los directivos, Ordetx Pérez
(2008), plantea que la efectividad de un proceso de toma de
decisiones depende fundamentalmente de la calidad de su Sistema
de Información.

Una parte fundamental de la infraestructura necesaria es
la creación y mantenimiento de datos seguros a
través de sistemas de planificación de recursos
empresariales (ERP) ya que los datos se introducen una sola vez,
en una sola base de datos y por ella circulan todas las
transacciones, creando un entorno de gestión de
información eficiente donde la información se
entrega al destinatario cómo y cuándo la necesita
para escoger alternativas.

El empresariado cubano no queda al margen de esta
tendencia mundial. A finales de los años 90 comenzó
a evidenciarse una recuperación económica y en el V
Congreso del PCC desarrollado en 1997 se aprobaron los
Lineamientos Generales para la Informatización de la
Sociedad, donde se deja bien claro el papel preponderante de las
TI en el desarrollo económico del país,
creándose además el Ministerio de la
Informática y las Comunicaciones (MIC) como organismo
rector de esta actividad.

Sistemas ERP.
Conceptos básicos

Los sistemas de planificación de los recursos
empresariales, conocidos como ERP por sus siglas en inglés
(Enterprise resource planning) son, según la Sociedad
americana de control de la producción y el inventario
(APICS 2001), "un método para el control y la
planificación efectiva de todos los recursos necesarios
para recibir, preparar y distribuir solicitudes de clientes en
una empresa de producción, distribución o
servicios". De una manera muy simple y concreta los define Tadjer
(1998) como "una base de datos, una aplicación y un
diseño único de interfase para toda la empresa". En
la Figura 1 se ilustra este concepto de una manera muy clara
según Davenport (1998).

Figura 1. Concepto de sistema ERP.
Fuente: Davenport (1998)

Según Rashid, Hossain & Patrick (2009) los
ERP en su evolución han mostrado un desarrollo
ascendente:

• Década de los 60: Las aplicaciones se
  desarrollaron fundamentalmente para el control de sus
  inventarios.

• Década de los 70: Se desarrolla aplicaciones
  para la planificación de los recursos materiales
  (MRP), las cuales brindaban la información necesaria
  para garantizar las partes o productos requeridos para
  garantizar la producción principal.

• Década de los 80: A partir de los MRP surgen
  los sistemas llamados de planeación de los recursos
  productivos (MRPII), que hacían mayor énfasis
  en la optimización del proceso garantizando los
  materiales necesarios para lograr la producción
  deseada. Incluía varios procesos como por ejemplo:
  distribución, finanzas, proyectos, recursos humanos,
  entre otros.

• Década de los 90: Ya desde finales de los 80
  aparecen los primeros ERP vinculando todo lo aplicado en los
  MRP y MRPII, e integrando todos los procesos de negocios,
  tales como; control de inventarios, distribución,
  facturación, finanzas, administración de
  recursos humanos, servicios y mantenimientos,
  transportación, etc.

• A partir del 2000: Los ERP han logrado continuar su
  evolución incluyendo además planeación,
  soluciones de e-business tales como CRM, entre
  otras.

Partiendo de estos conceptos definimos a los ERP como
aplicaciones que integran en un único sistema todos los
procesos de negocio de una empresa, donde los datos están
disponibles todo el tiempo de manera centralizada con el objetivo
de integrar información, eliminando complejas conexiones
entre sistemas distintos. Las principales características
que diferencian a un ERP de cualquier otro sistema automatizado
empresarial están detalladas en la siguiente tabla
elaborada por la autora de esta investigación.

Un ERP está concebido de manera tal que logre una
mejoría del producto final, basando su estrategia en una
satisfacción plena del cliente, logrando adaptarse a cada
especificidad, relacionando todos los procesos para, al
diseñar la empresa como un todo, brindar un conocimiento
más exacto de la información que posee y apoyar la
toma de decisiones de los directivos, dando respuestas
rápidas, oportunas y disminuyendo los costos
asociados.

Sus principales desventajas están asociadas al
hecho de que son en su mayoría, software propietarios con
altos costos por adquirirlos, implementarlos y personalizarlos.
Se conoce que muchas veces el costo del software es solo el 10%
del costo total del proyecto. Otra desventaja que poseen para el
caso de Cuba es que han sido diseñados para empresas
capitalistas con un modelo de gestión muy diferente a la
mayoría de las empresas y entidades presupuestadas
cubanas, donde la economía es centralizada y se requieren
además algunos mecanismos de control de los
recursos.

No obstante varios de estos ERP, gracias a su gran
capacidad de parametrización y modificación han
podido ser adaptados a muchas empresas cubanas, las cuales
reconocen sus fortalezas, fundamentalmente en sus módulos
contables financieros.

Principales
proveedores de ERP

Existen en el mundo muchas firmas que producen software
para el sector empresarial, a continuación detallaremos
algunas de las más importantes:

SAP: Fue fundada en 1972 en Alemania por cinco
ingenieros de la IBM, siendo hoy día la mayor empresa de
su ramo. Su sistema R/3 fue optimizado para gestionar los
procesos de producción y gestión, logística
y recursos humanos. Cuenta con más de 12 millones de
usuarios, 64.500 instalaciones, 1.500 socios y 23 soluciones
informáticas. Es considerada la mayor empresa proveedora
de ERP a nivel mundial, habiendo sido una de las pioneras en este
tipo de soluciones.

PeopleSoft: Es el segundo mayor proveedor mundial,
siendo su arma más fuerte los módulos de
gestión de recursos humanos. La compañía
Peoplesoft está actualmente por direccionar sus productos
para las áreas de los servicios, con productos
de

control de costos. Sap y la Peoplesoft han mantenido un
éxito continuo debido a la oferta de nuevas
potencialidades a sus clientes. Son empresas conocidas
mundialmente.

Oracle: Produce y vende aplicaciones ERP desde 1987,
siendo la mayoría de sus clientes empresas relacionadas a
la producción y consumo de productos, por esto es
considerado un adversario directo de SAP. Sin embargo en la
mayoría de los casos el software de SAP opera sobre una
base de datos Oracle.

Baan: Es una empresa holandesa y una fuerte competidora
de SAP. Dedica especial atención al mercado de
pequeñas y medianas empresas, hecho que tiene resultado en
una enorme variedad de productos que ofrece así como un
rápido retorno financiero.

JDEdwards: Es una empresa productora de software desde
hace ya varios años, no obstante se dieron a conocer en el
mundo recientemente a raíz del lanzamiento de su software
ERP OneWorld.

ASSETS: Es una compañía de desarrollo de
software, registrada en Panamá con capital italiano, opera
fundamentalmente en la región de América
Latina.

EXACT: Es una compañía holandesa que
provee sistemas de gestión empresarial desde el año
1984. No obstante han sido con el desarrollo de los ERP que han
alcanzado reconocimiento mundial.

Presencia en Cuba
de proveedores extranjeros de ERP

A finales de los años 90 las empresas cubanas
comenzaron a lograr un ligero despegue en su gestión, lo
que provocó que muchas de ellas decidieran desarrollar las
tecnologías de la información para lograr mayor
competitividad. En aquel momento aún no se habían
desarrollado sistemas nacionales que lograran una
integración de la información y muchas de las
empresas punteras del país decidieron apostar por sistemas
ERP desarrollados por grandes compañías extranjeras
y que gracias a sus facilidades de parametrización
pudieran adaptarse en buena medida al modelo económico
cubano.

Entre los ERP con mayor presencia en Cuba se encuentran
los desarrollados por las compañías SAP, ASSETS NS
y EXACT.

El SAP R/3 es el principal producto de la
compañía SAP. Se considera el ERP más
completo, flexible y escalable de todo el mundo con una
plataforma de tecnología abierta que puede integrar varios
sistemas. Incluye los módulos de contabilidad y
análisis financiero, recursos humanos, manufactura y
logística y ventas y distribución. En nuestro
país está implantado en la Empresa de
Telecomunicaciones ETECSA.

Por su parte ASSETS desarrolló el ERP ASSETS NS
el cual permite el control de los procesos de Compras,
Producción, Ventas, Taller, Finanzas, Inventarios
Perpetuos, Activos Fijos, Útiles y Herramientas,
Contabilidad, Presupuesto, Recursos Humanos, Comunicaciones y
Auditoría. En nuestro país el sistema ASSETS NS
tiene numerosos clientes, entre los que sobresalen, el Consejo de
Estado, la Aduana General de la República, el Ministerio
de Auditoría y Control, el de Justicia y el de Finanzas y
Precios, entre otros.

A pesar de las potencialidades de estos dos software es
la compañía EXACT con su ERP Exact Globe la que ha
logrado penetrar más el mercado cubano, dado en mi
opinión fundamentalmente por la relación costo
beneficio ya que, además de ser una herramienta muy
robusta, su costo es inferior al de las soluciones desarrolladas
por SAP. Abarca los procesos de contabilidad, ventas,
logística, servicios, RR.HH., Nóminas, Proyectos,
Fabricación, etc. En Cuba tiene una gran cantidad de
clientes entre los que sobresalen: Brascuba, Habanos, Suchel
Camacho, empresas del Ministerio de Industrias, del Ministerio de
la Construcción, del Ministerio de la Industria Ligera,
entre otros.

Estos tres ERP han sido certificados para su uso en
empresas cubanas según la relación de los software
Contable-Financieros certificados, publicados por el Ministerio
de la Informática y las Comunicaciones.

Sistemas ERP
desarrollados en Cuba

En nuestro país se ha logrado dar una
dimensión muy amplia al uso de las tecnologías de
la información, lográndose éxitos
importantes en las aplicaciones multimedia, en las WEB y en la
creación y explotación de redes informáticas
y de comunicación. Más modestos, pero
también a buen paso, pueden citarse los logros relativos a
la construcción de equipos médicos y los
científicos.

Sin embargo, las aplicaciones de gestión
empresarial cubanas no han logrado impactar a los clientes
internos, aun cuando han recibido una influencia positiva de las
firmas extranjeras y a pesar del interés marcado de la
dirección del partido y el gobierno de "Ejecutar
inversiones en la industria electrónica y de
informática y comunicaciones que permitan mantener lo
logrado y su desarrollo, según las posibilidades de la
economía del país, con vistas a incrementar las
exportaciones, la soberanía tecnológica y los
servicios", como se plantea en el lineamiento 226 de la
política económica y social del Partido y la
Revolución, discutido en el VI Congreso del
PCC.

No sería justo decir que no se hayan desarrollado
sistemas integrales de gestión nacionales de buena
calidad, sino que se considera que no han logrado aún la
estabilidad de sus sistemas, ni tampoco han sido lo
suficientemente integrales como para abarcar todos los procesos
del negocio. Además de que en casi todos los casos han
sido desarrollados por pequeños grupos de trabajo, lo que
ha provocado que se haga casi imposible brindar a todos los
clientes el soporte y el mantenimiento deseado.

Entre los ERP desarrollados en nuestro país los
más conocidos, según la documentación
publicada en internet, son:

VERSAT-Sarazola: Es un Sistema integrado de
gestión económica, diseñado por un grupo
villaclareño de especialistas económicos e
informáticos pertenecientes a la Empresa de Servicios
Técnicos Industriales del Grupo Azucarero nacional
(TEICO). Se desarrolló para ser utilizado por el sector
empresarial cubano, se adecua a las características de
cada entidad, es configurable en el momento de su
instalación y tiene como objetivo fundamental ofrecerle a
los usuarios la posibilidad de contar con un instrumento seguro,
rápido, eficaz y de fácil manejo para la
Planificación, Control y el Análisis de la
Gestión Económica. Es el sistema integral
más distribuido en Cuba, con presencia en más de
8000 entidades de 29 organismos, según datos brindados por
Miguel Cabrera González, uno de sus principales
artífices. Poseen este sistema para su gestión,
fundamentalmente las entidades del Sector Publico, Empresas
Mixtas, Productores Agropecuarios (UBPC y CPA). Estas unidades
pertenecen a los Ministerios del Azúcar, del Transporte,
del SIME, Industria Ligera, Poder Popular, Oficina Nacional de
Estadísticas y otros. En la actualidad los especialistas
que desarrollaron este sistema se encuentran trabajando para
migrar la aplicación hacia una plataforma
libre.

RODAS XXI: Es un software propietario desarrollado por
la Empresa cubana de Tecnologías de la Información
y Servicios Telemáticos Avanzados, CITMATEL. cuenta con
más de 600 clientes en el territorio nacional, tiene ocho
módulos: Contabilidad General, Activos Fijos, Recursos
Humanos, Nóminas, Facturación, Inventario,
Finanzas, y Gestión de Cobros, también denominado
Telecobranzas. Ya se encuentra en desarrollo el de Costos y entre
las perspectivas están los módulos de
Gestión de Suministros y de Gestión de
Clientes.

Sistema Integral de Gestión Empresarial Cedrux:
Conocido también como ERP cubano, actualmente está
siendo desarrollado por un equipo multidisciplinario compuesto
por especialistas de diferentes entidades del país y la
Universidad de las Ciencias Informáticas. En su
proyección inicial se muestra como un paquete de
soluciones integrales de gestión, basado en los principios
de independencia tecnológica y en la inclusión de
las funcionalidades generales presentes en los procesos
característicos de la economía cubana. Se
diseña partiendo de las necesidades básicas para
las empresas nacionales, los requerimientos gubernamentales
pertinentes y las funcionalidades presentes en sistemas similares
a nivel mundial. En su implementación inicial se
desarrolló para las áreas de contabilidad, costos y
procesos, capital humano, planificación financiera y
logística, todo construido dentro de una sola plataforma
de negocios. Una de sus principales ventajas se encuentra en la
facilidad que brinda para el trabajo con la multimoneda, por ser
esta una característica muy específica de las
empresas cubanas y que resulta una desventaja, en ocasiones
difícil de solucionar, de los ERP extranjeros.

Otra gran ventaja del CEDRUX es que, de implementarse
como se desea, garantiza la independencia tecnológica de
nuestro país, lo cual da cumplimiento a la política
de informatización de la sociedad del estado cubano. En
estos momentos esta aplicación se ensaya en algunas
entidades de características diferentes, entre las cuales
se encuentran el Hospital Naval y la Empresa de Envases Rafael
Trejo, ambas en La Habana, aún no se encuentra listo para
su distribución total al resto de las empresas
cubanas.

Ventajas y
desventajas

Como se ha podido apreciar a partir de las
investigaciones realizadas y los datos recopilados, los ERP
más usados en el sector empresarial cubano son el EXACT
Globe entre los ERP extranjeros y el VERSAT Sarasola entre los de
producción nacional.

Esto no es casual, la influencia del EXACT sobre el
sector empresarial cubano ha sido determinante y ha demostrado la
robustez de los sistemas integrales. De hecho según sus
desarrolladores el VERSAT surge a partir de la necesidad de crear
un ERP parecido al EXACT que evitara el costo asociado al
producto.

Si para la implantación de un sistema de
planificación de recursos empresariales solo se tuvieran
en cuenta los costos sería más que evidente que el
VERSAT es muy superior al EXACT, sin embargo cada uno de ellos
tienen ventajas y desventajas para el mercado cubano, como se
detallan a continuación:

Del análisis de la tabla anterior hemos podido
concluir que si una empresa cubana en los momentos actuales
quiere implantar un ERP sería recomendable escoger el
VERSAT Sarasola por sus capacidades y resultados hasta la fecha.
Sin embargo una empresa que ya utiliza el EXACT no debe migrar
hacia ningún otro ERP cubano, hasta tanto no se tome la
decisión de cuál va a ser el escogido en nuestro
país. Hay que recordar que aunque el VERSAT ha demostrado
ser muy potente, en este momento se está desarrollando el
CEDRUX y es muy probable que sea el ERP cubano por excelencia en
un futuro no muy lejano.

Por lo tanto se considera que lo más recomendable
en la situación actual sería, explotar todas las
potencialidades que el EXACT brinda para adaptarlo a las empresas
cubanas que ya lo tienen implantado. Una migración en este
momento llevaría un costo en software, implantación
y capacitación del personal innecesario.

Conclusiones

• Los autores consultados coinciden en que las
  empresas que implementan sistemas integrales, entre los que
  se encuentran los ERP, son mucho más eficientes en su
  gestión.

• A partir del trabajo de investigación
  realizado se recomienda a las empresas cubanas que utilizan
  el EXACT Globe para su gestión, profundizar en sus
  potencialidades para lograr adaptarlo al negocio.

• La autora de esta investigación considera que
  un proceso de migración de EXACT Globe hacia un ERP
  cubano actualmente sería demasiado riesgoso y costoso,
  dado fundamentalmente porque estos últimos no han
  logrado todavía alcanzar los niveles
  deseados.

Recomendaciones

• Continuar trabajando en la implementación de
  un ERP nacional que nos permita lograr la independencia
  tecnológica.

• Garantizar que los ERP nacionales que se implementen
  garanticen una migración futura lo menos
  traumática posible para las empresas
  cubanas.

Bibliografía

• APICS (2001). American Production and Inventory
  Control Society (APICS), http://www.apics.org.

• Blanco Encinoso, L. J (2011): La informática
  en la dirección de empresas. Edit. Félix
  Varela. La Habana.

• Davenport, T. H. (1998). Putting the enterprise into
  the enterprise system. Harvard Business Review, 76( 4),
  121-131.

• Hernández Celis, Domingo (2011) Proceso de
  toma de decisiones. Lima.

• Ordetx Pérez, L (2008): Diseño del
  Sistema de Información para Apoyar la Toma de
  Decisiones de la Vicepresidencia Económica del
  Gobierno en Villa Clara. Tesis de Maestría en
  Dirección. Centro de Estudios de Dirección
  Empresarial. Universidad Central "Marta Abreu" de Las
  Villas.

• Sánchez, José Juan, La clave del
  éxito está en la colaboración,
  ITespresso, 2012

• Tadjer, R. (1998). Enterprise resource planning.
  Internetweek, Manhasset,April 13.

Autor:

Ing. Maite Rodríguez Cué
1,

Ing. Elexey Hernández Lugones
2.

Datos de los autores:

1 Graduada en el Instituto Superior Politécnico
José Antonio Echevarría (CUJAE) en
Ingeniería en Sistemas Automatizados de Dirección
(SAD) en el año 1993. Trabaja como Especialista
Informática en la Empresa Comercializadora Escambray UCT
Villa Clara. Actualmente cursa la Maestría en
Informática Empresarial en la Universidad Central de Las
Villas.

2 Graduado en el Instituto Superior Politécnico
José Antonio Echevarría (CUJAE) en
Ingeniería Informática en el año 1995.
Trabaja como Subdirector en la Empresa de Seguros Nacionales UEB
Villa Clara. Actualmente cursa la Maestría en
Informática Empresarial en la Universidad Central de Las
Villas.