Teorías, Programas, Normas y Procedimientos de Seguridad Física – Parte II (Venezuela)

Procedimiento
para el acceso de trabajadores a las instalaciones de la
empresa

OBJETIVO:

Establecer los pasos a seguir para registrar y controlar
el acceso de personas y vehículos a las diferentes
instalaciones y dependencias de la empresa.

ALCANCE:

Trabajadores permanentes y temporales, jubilados,
contratistas y relacionados que requieren acceder a las
instalaciones de la Empresa.

Disposiciones

Acceso (Entrada):

• Todo trabajador de la empresa deberá poseer
  un carnet de identificación y/o tarjeta de acceso para
  entrar o salir de las instalaciones, y a su respectiva
  área de trabajo.

• El acceso a las instalaciones, se establece de
  acuerdo a la categoría de empleados, horario y
  área de trabajo.

• El Personal Nómina Ejecutiva
  podrá acceder a las instalaciones en cualquier
  día y a cualquier hora.

• El Personal de Nómina Mayor
  podrá acceder a las instalaciones en cualquier
  día y a cualquier hora, pero limitado a su
  instalación o área de trabajo.

• El resto de los trabajadores tendrá
  restricciones de acuerdo a su horario y área de
  trabajo.

• Un empleado podrá acceder a otra
  instalación administrativa o industrial diferente a
  aquella donde labora, solo en días laborales y en
  horario de trabajo. Las facilidades de acceso serán
  programadas de 6:00 a.m. – 6:00 p.m.

• El jubilado tendrá acceso sólo en
  horario laborable y a las áreas relacionadas con su
  condición de jubilado. No le está permitido
  realizar labores dentro de la empresa, y en caso de haber
  sido contratado, deberá identificarse como
  tal.

• Aquellos jubilados que deseen ingresar a las
  instalaciones en su condición de empleados o
  representantes de otras empresas, deberán registrarse
  en la entrada como visitante, prevaleciendo la
  condición de visitante a la de jubilado en cuanto al
  cumplimiento de los requisitos para el acceso.

• Los empleados temporales, entre éstos los
  estudiantes (pasantes, tesistas, aprendices), trabajadores
  contratistas y relacionados tendrán acceso a las
  dependencias de la empresa en razón de su trabajo, y
  deberán portar su carnet de identificación /
  tarjeta de acceso en sus respectivas áreas de trabajo
  o localidad.

• Aquellos que por la naturaleza de sus labores tengan
  que trasladarse a diferentes regiones, lo podrán hacer
  siempre y cuando la Gerencia Contratante o Relaciones
  Laborales lo manifieste por escrito a la Oficina de
  Identificación y Control de Acceso de la
  región.

• A los trabajadores de empresas bajo convenios,
  alianzas o cualquier otra modalidad de negocios con la
  empresa y que laboran dentro de las instalaciones, se les
  dotará de un carnet de identificación / tarjeta
  de acceso para el área o localidad de
  trabajo.

• El trabajador al ingresar o salir de las
  instalaciones con algún equipo o artículo de su
  propiedad tiene la obligación de llenar el formulario
  vigente para la autorización de entrada/salida de
  materiales, equipos y otros artículos propiedad de
  terceros (empleados, contratistas y relacionados).

• En caso de olvido o extravío del carnet de
  identificación, el trabajador solicitará al
  Operador de Protección o Servicio de Recepcionistas un
  pase provisional denominado "Pase Temporal" y el acceso se
  efectuará por las puertas señaladas para estos
  casos.

• Nota: Los pases temporales tienen programado un
  horario de acceso a las instalaciones desde las 6:00 a.m
  hasta las 8:00 p.m.

• Los trabajadores que solicitan acceso a las
  instalaciones deben permitir al Operador de Protección
  que inspeccione previa autorización del Supervisor de
  Protección de la Instalación, los maletines y
  paquetes en los puntos de entrada y salida.

• El personal Contratista que realice labores de
  mantenimiento, limpieza, servicios varios, antes de retirarse
  de sus labores cotidianas deberá mostrar
  voluntariamente sus paquetes y bolsos al Operador de
  Protección para su inspección.

• El acceso de vehículos a las áreas
  administrativas, operacionales e industriales de la empresa,
  sólo está permitido para aquellos que sean
  propiedad de la Empresa o del personal que tenga
  autorización para estacionar en dichas áreas.
  Las instalaciones con poca capacidad de estacionamiento,
  destinarán los mismos para uso exclusivo de empleados
  permanentes que laboran en esa dependencia y contratistas, a
  quienes se les haya concedido autorización.

Salida:

• Los trabajadores podrán salir de las
  instalaciones haciendo uso del carnet de
  identificación / tarjeta de acceso. Los trabajadores
  con "Pase Temporal" harán entrega de los mismos al
  Servicio de Recepcionistas u Operador de
  Protección.

• El Personal de Nómina Ejecutiva y
  Nómina Mayor podrá salir de las instalaciones
  en cualquier día y hora; para el resto del personal
  está fijada la salida antes de las XX:00
  p.m.

• En los casos que sea necesario la permanencia de un
  vehículo de un empleado durante días y horas no
  laborables, se regirá por la normativa de
  estacionamiento vigente para esa
  instalación.

Responsabilidades

Protección Física o Industrial –
Oficina de Identificación y Control de
Acceso.

• Emitir el carnet de identificación y
  programar el control de acceso a Empleados, Contratistas y
  relacionados.

• Actualizar los niveles de acceso correspondientes a
  un empleado, en caso de asignación, transferencia o
  cambio de función u organización.

• Elaborar y mantener un inventario de "Pases
  Temporales". Así mismo, anular los mismos en caso de
  extravío.

• Asignar la tarjeta de acceso a aquellos trabajadores
  de empresas bajo convenios, alianzas estratégicas o
  cualquier otra modalidad de negocio que laboran dentro de las
  instalaciones de la empresa.

Supervisor/Gerencia
Contratante/Recursos Humanos:

• Enviar comunicación a Protección,
  Seguridad, Control de Acceso autorizando al trabajador de
  nómina menor, empleado temporal o contratista para
  laborar en días u horas No Laborables.

Gerencia o Departamento:

• Notificar por escrito a la Gerencia de
  Protección, Seguridad y Control de Acceso la
  asignación, transferencia o cambio de función u
  organización.

Trabajador:

• Acceder a las instalaciones portando su respectivo
  carnet de identificación o tarjeta de control de
  acceso correspondiente.

• En caso de olvido, pérdida o extravío
  acceder por las Recepciones y solicitar un "Pase Temporal".
  Devolver el mismo al finalizar la jornada laboral.

Operador de Protección:

• Corroborar que cada trabajador esté
  debidamente identificado.

• Verificar si el trabajador, empleado temporal o
  contratista ha sido autorizado para acceder a las
  instalaciones en días u horas No
  laborables.

• Inspeccionar aleatoriamente los vehículos que
  entran o salen de las instalaciones en función de las
  características del área. Revisar
  detalladamente a la entrada/salida de almacenes,
  recepción o despacho, a fin de detectar
  anormalidad.

Acciones:

A.- Acceso de Trabajadores en Horas No
Laborables.

Supervisor/Gerencia Contratante/Recursos
Humanos.

• Envía comunicación vía correo
  electrónico a la Oficina del Control de acceso
  autorizando al trabajador (es), empleado temporal o
  Contratista para acceder en días u horas no
  laborables, señalando:

• Fecha,

• Hora de entrada y de salida.

• Nombre y Apellidos.

• Cédula de Identidad.

• Área de Trabajo.

• Actividad a realizar y Supervisor o Responsable del
  trabajo.

Oficina de Control de acceso:

• Recibe comunicación, habilita en el sistema
  de Control de Acceso, el ingreso para ese trabajador (es) en
  la fecha y hora señalada.

Trabajador (es):

• Accede a las instalaciones por medio de su Tarjeta
  de Identificación / Tarjeta de Acceso. De no estar
  habilitado se comunica con el Operador de Protección o
  Centro de Control de Protección (Cecon).

• Registra en el formulario "Registro de Entrada y
  Salida de Trabajadores" organizado por fecha; nombre y
  cédula de identidad, señalando hora de entrada
  y salida, en el caso de que la instalación no
  esté dotada de un sistema
  automatizado.

Operador de Protección o Centro de Control de
Protección:

• Verifica mediante el Sistema de Control de Acceso,
  si el trabajador está autorizado para acceder a las
  instalaciones de la empresa, en ese horario y para esa
  fecha.

En caso de NO estar autorizado,

• Revisa comunicaciones (correo electrónico,
  faxes o memos) para constatar autorización a
  última hora.

• Si no existe autorización, informa al
  trabajador la negativa de acceso.

B.- Acceso de Trabajadores que No Poseen Tarjeta de
Identificación / Tarjeta de Acceso.

Empleados:

• Informa al Servicio de Recepcionistas u Operador de
  Protección la razón por la cual no dispone de
  Tarjeta de Identificación o Tarjeta de Acceso: olvido,
  extravío o daño.

Trabajadores Temporales por periodos menores o
iguales a Quince (15) Días:

• El Trabajador contratado por un tiempo menor o igual
  a quince (15) días anuncia su presencia mencionando la
  persona o el motivo del acceso.

Servicio de Recepcionistas u Operador de
Protección:

• Solicita documento de identificación o
  pasaporte y verifica si es un trabajador activo, mediante el
  Directorio Electrónico para trabajadores propios y
  mediante comunicación para el trabajador
  temporal.

• Registra la información del área a
  trabajar, piso o zona y número del "Pase Temporal"
  asignado.

• Entrega documento de identificación y "Pase
  Temporal", e indica que dicho pase deberá ser devuelto
  al finalizar la labor diaria.

• En caso de no ser un trabajador activo, le hace
  entrega del Pase como visitante.

Trabajador:

• Recibe documento de identificación y "Pase
  Temporal" el cual coloca en la parte superior izquierda del
  pecho.

• Devuelve al fin de la jornada laboral el "Pase
  Temporal" al Servicio de Recepcionistas o al Operador de
  Protección.

Servicio de Recepcionistas u Operador de
Protección:

• Verifica al inicio del horario laboral, la
  relación de "Pases Temporales" entregados el
  día anterior, contra la existencia de pases,
  constatando si existe pérdida o
  extravío.

• Contacta al trabajador en caso de falta del "Pase
  Temporal" para solicitar la devolución del
  mismo.

• Informa a la Oficina de Identificación
  (Carnetización), en caso de pérdida del
  pase.

Oficina de Identificación y Control de
Acceso:

• Recibe comunicación sobre los "Pases
  Temporales" extraviados, anula los mismos a través del
  número de control.

C.- Asignaciones / Transferencias / Cambios de
función u organización.

Gerencia / Departamento:

• Notifica por escrito a través del correo
  electrónico a la Oficina de Identificación y
  Control de Acceso del área para la modificación
  de los niveles de acceso. Asimismo, el nuevo supervisor
  notificará a la Oficina de Identificación y
  Control de Acceso, los ingresos que le corresponden para
  reprogramar la tarjeta de identificación
  integrada.

Nota: Un empleado al ser asignado conservará su
tarjeta de identificación, a excepción de las
transferencias entre empresas de la Corporación que posean
una tarjeta de identificación distinta.

Oficina de identificación y Control de
Acceso:

• Actualiza en el Sistema de Identificación los
  datos relacionados: Región, Gerencia u otros.
  Además, los niveles de acceso correspondientes
  archivando en forma electrónica comunicación
  por Gerencia y en orden cronológico.

• Para el caso de nombramiento de Gerentes Generales y
  Gerentes podrá actualizar la Base de Datos mediante
  copia de circulares.

• D.- Acceso en Vehículos de
  Trabajadores.

Trabajador:

• Aproxima su Tarjeta de Acceso a la lectora de las
  barreras dispuestas para control de la entrada / salida en
  los puntos de acceso.

• Las motocicletas serán estacionadas en las
  áreas demarcadas para ello.

Operador de Protección:

• Inspecciona los vehículos aleatoriamente en
  función de las características del área;
  a las camionetas y camiones les revisará la cabina,
  plataforma y caja porta herramientas.

• Inspecciona todos los vehículos que entran y
  salen de las instalaciones entre las 08:00 p.m y las 6:00
  a.m, en días laborables y en los días No
  laborables se hará a cualquier hora del
  día.

• Revisa detalladamente a la entrada y salida, los
  vehículos que acceden a los almacenes o cualquier zona
  de depósito. Para vehículos de la empresa o de
  proveedores, verifica la entrada y salida de materiales
  contra la información contenida en el formulario o
  documento para la identificación de materiales y
  equipos correspondiente.

• Retiene el vehículo si existe discrepancia
  entre lo encontrado en el mismo y la información del
  formulario respectivo, y avisa al Centro de Control de
  protección.

E.- Ingreso a las Instalaciones en vehículo
Sin Tarjeta de Identificación / Tarjeta de Acceso (Por
olvido o Pérdida)

Trabajador:

• Utiliza las puertas o portones señalados para
  estos casos.

• Contacta al Operador de Protección o a
  través de los intercomunicadores al Centro de Control
  para que valide la información y autorice la
  entrada.

Centro de Control de
Protección:

• Valida Cédula de Identidad del Trabajador, en
  el Sistema de Control de Acceso, para determinar si es
  trabajador activo y le está permitido el acceso a las
  instalaciones.

• Permite el acceso, si el empleado es activo y le
  facilita un "Pase Temporal" señalando que acuda a la
  Oficina de Identificación.

• En caso contrario, le indica que estacione en
  puestos de visitantes y acuda al Servicio de Recepcionistas,
  para la solicitud del "Pase Visitante" según
  procedimiento.

F.- Acceso para trabajadores de Empresa bajo
Convenios, Alianzas Estratégicas o cualquier otra
modalidad de negocio que laboran dentro de las instalaciones de
la Corporación.

Oficina de Identificación y Control de
Acceso:

• Facilita tarjeta de acceso al trabajador por un
  tiempo no mayor de XX (0X) años, previa
  Comunicación recibida de la Gerencia de
  Prevención y Control de Pérdidas.

G.- FORMAS / REPORTES /PANTALLAS

• Tarjeta de Identificación
  Integrada.

• Tarjeta de identificación / Tarjeta de
  Acceso.

• Registro de Entrada y Salida de
  trabajadores.

• Formulario vigente para la autorización de
  entrada/salida de materiales, equipos y otros
  artículos propiedad de terceros (Empleados,
  Contratistas y Visitantes).

H.- REFERENCIAS

• XXXX-XX-XX-XXX "Norma de
  Identificación y Carnetización de la Empresa
  XYZ"

• XXXX-XX-XX-XXX "Norma para el Control de
  Acceso a las Instalaciones de la Empresa XYZ"

I.- APROBACIONES

• Revisión y aprobación por el Gerente
  de Protección y Seguridad Empresa: XYZ, en Enero del
  201X.

J.- ANEXOS

Para cada instalación incorporar:

• Plano de la Instalación.

• Puntos de Acceso, señalando: Accesos
  Peatonales, Acceso Vehicular, Zona de Carga / Descarga,
  Restricciones de accesos propios de la instalación.
  Como ejemplo: Al acceder un vehículo a un área
  de estacionamiento de la empresa, sólo le está
  permitido el ingreso al conductor, sin acompañantes; o
  si los mismos podrán entrar a las instalaciones sin
  bajarse del vehículo, etc.

• Horario de los diferentes Puntos de
  Acceso.

• Números telefónicos del Centro de
  Control de protección e Indicador CECON
  XXX.

Siendo: XXX (Lugar de ubicación del
CECON)

ABC Edificio – Caracas

DEF Edificio – Carabobo.

GHI Edificio – Aragua.

• Indicador de la oficina de Identificación y
  Control de Acceso IDENTXXX.

Siendo: XXX ABC Edificio – Caracas.

DEF Edificio – Carabobo.

GHI Edificio – Aragua.

Autor:

Edgar Tovar