MEJORAMIENTO CONTINUO Es un proceso que describe muy bien lo que
es la esencia de la calidad y refleja lo que las empresas
necesitan hacer si quieren ser competitivas a lo largo del
tiempo.
PASOS PARA EL MEJORAMIENTO CONTINUO
IDENTIFICACION DE LA EMPRESA Es una empresa fundada en noviembre
de 1988 con la misión de proveer equipos y herramientas de
ferretería en general y materiales para la
construcción a las industrias básicas y privadas,
ferreterías y público en general. Esta ubicada en
la Av. Antonio Cisneros- Zona Industrial Chirica. San
Félix. Tiene 223 personas laborando: 112 obreros y 111
empleados
FUNCIÓN DE LA EMPRESA Se dedica a la venta de materiales y
equipos para ferreterías y construcción. Tiene
representantes de ventas en los siguientes estados:
Bolívar Amazonas Sucre Delta Amacuro Monagas Anzoategui
Guarico Apure Mérida
PRODUCTOS QUE OFRECE Cables eléctricos: ICONE
-TW-THW-SPT-STInterruptores, breckers, tomacorrientes:EAGLE,
WESTINGHOSUES Bombillos, lámparas, tableros, cajetines:
LUMINEX, GE, PHILIPSTuberías eléctricas,
plásticas y EMT PRODUCTOS ELECTRICOS Máquina de
soldarCompresoresDesmalezadoraPlantas
eléctricasMotobombasHidroneumáticos EQUPOS DE
SOLDADURA
PRODUCTOS QUE OFRECE Equipos de oxicorteSopletes
PicosManguerasElectrodos: Comunes y de acero inoxidablePinzas de
porta electrodosPinza para tierra Para aguas blancas y aguas
negrasConexiones para tuberíasCanales para desagües y
accesorios
PRODUCTOS QUE OFRECE (Gp:) PEGAMENTOS Pega, contacto, blanca
HERCULESProductos selladores,tratadores de rosca LOCTITE (Gp:)
IMPERMEABILIZACION Mantos: Normales y Aluminizadosasfalto
liquido, plásticos y thinerIPA, BITUPLAS Y OTROS
PRODUCTOS QUE OFRECE Accesorios CORONA (Gp:) LAMINAS PARA TECHADO
Y MALLAS (Gp:) LAMINAS PAR TECHADOLaminas de zinc
galvanizadasLaminas traslucidasLaminas Acerolit MALLASPara la
Industria VICSONPara el Campo
PASO 1 SELECCIONAR OPORTUNIDAD DE MEJORA
Luego de conocer la empresa y sus diferentes Departamentos,
pudimos detectar una serie de problemas o fallas, entre los
cuales están: EN CUANTO A DESPACHOS Tardanza en la
atención al Cliente Alta frecuencia de errores en los
despachos Problemas con la impresora de Guías de Despachos
Falta de orden y cuidado al tomar los materiales de los estantes
Despacho de materiales dañados o defectuosos Constantes
cruces de material Deficiencias en el proceso de empaque de
pedidos de ventas al mayor y corporativo
EN CUANTO A ORGANIZACIÓN Y ALMACENAMIENTO Inadecuado
manejo de materiales Insuficiencia de estanterías para
almacenar materiales Mala distribución de los materiales
Compras excesivas de material sin analizar la capacidad de
almacenamiento Falta de adecuada identificación de
estanterías Exceso de suciedad en los pasillos de
estanterías en el Almacén Falta de control en las
devoluciones
OTRAS OBSERVACIONES Ausencia de una Estructura Organizativa
Definida Ausencia de Mando y Liderazgo en los Patios 1, 2 y 3
Ausencia Total de una Unidad de Control de Inventarios Ausencia
de Normas y Procedimientos Formales Desconocimiento de las
Funciones y Responsabilidades Alta rotación de personal
Contratación de Personal no Calificado Falta de
formación y Desarrollo Personal Sustracción de
Material Mala organización del Departamento de Recursos
Humanos
PASO 2 CLARIFICAR, CUANTIFICAR Y DIVIDIR
DIAGRAMA DE PARETO (Gp:) CAUSAS (Gp:) FRECUENCIA (Gp:) % RELATIVO
DE FRECUENCIA (Gp:) % FRECUENCIA RELATIVA ACUMULADA (Gp:) Alta
frecuencia de errores en los despachos (Gp:) 60 (Gp:) 37.50 (Gp:)
37.5 (Gp:) Despacho de materiales dañados o defectuosos
(Gp:) 40 (Gp:) 25.00 (Gp:) 62.5 (Gp:) Manejo inadecuado de
materiales (Gp:) 20 (Gp:) 12.50 (Gp:) 75.00 (Gp:) Mala
distribución de los materiales (Gp:) 17 (Gp:) 10.62 (Gp:)
85.62 (Gp:) Falta de Higiene en los Almacenes (Gp:) 15 (Gp:) 9.38
(Gp:) 95.00 (Gp:) Sustracción de Materiales (Gp:) 8 (Gp:)
5.00 (Gp:) 100 (Gp:) TOTAL (Gp:) 160 (Gp:)
100 (Gp:)
PASO 3 ANÁLISIS DE CAUSAS
(Gp:) Ausencia de Normas y Procedimientos (Gp:) Ausencia total de
unidad de Control de Inventarios (Gp:) Despacho de materiales
dañados (Gp:) Manejo inadecuado de materiales (Gp:) Exceso
de suciedad en los almacenes (Gp:) Problemas con la Impresora de
Guías de Despacho (Gp:) Mala distribución de los
materiales (Gp:) Falta de Formación y Desarrollo del
Personal (Gp:) Sustracción de Material (Gp:) Tardanza en
la atención al Cliente (Gp:) Constantes cruces de material
CLIENTE INSATISFECHO (Gp:) Ausencia de Estructura organizativa
(Gp:) Alta rotación de Personal (Gp:) Contratación
de Personal No Calificado (Gp:) Los Despachadores no saber
manejar el Sistema de Medidas DIAGRAMA DE CAUSA – EFECTO (Gp:)
MEDICION (Gp:) MANO DE OBRA (Gp:) MAQUINAS (Gp:) MEDIO AMBIENTE
(Gp:) MATERIALES (Gp:) METODOS
PASO 4 ESTABLECER NIVEL EXIGIDO
Para toda empresa lo más importante o su fin último
es satisfacer las expectativas de sus Clientes. Por lo tanto para
lograrlo debe funcionar de la siguiente manera: Atender de manera
eficiente y rápida a sus Clientes, para que de esta forma
los mismos se sientan como en casa y quieran volver a ella. Que
no se produzcan fallas, demoras o errores eb los despachos Que la
impresora de Guías de Despacho funcione de manera correcta
Que los estantes de los materiales estén debidamente
identificados y ordenados Que haya un proceso de empaque de
materiales adecuados Atender de manera eficiente y rápida
a sus Clientes, para que de esta forma los mismos se sientan como
en casa y quieran volver a ella. Almacenes completamente
ordenados y limpios, lo cual favorece la imagen de la empresa Que
la empresa cuente con una Estructura Organizativa definida Que
exista liderazgo y mando dentro de la organización Que
exista una Unidad de Control de Inventarios Que la empresa cuente
con Normas y Procedimientos Formales Que la empresa promueva la
Formación y el Desarrollo del Personal Que los empleados
de la organización estén comprometidos con la
misma
PASO 5 GENERAR Y PROGRAMAR SOLUCIONES
Eliminar la excesiva rotación del personal. Para ello se
recomienda ingresar personal nuevo a los Almacenes En el Patio 3
donde se tienen los materiales de construcción se
recomienda salir de los upervisores de despacho que tienen
contrato por tiempo determinado e ingresar nuevos supervisores
con nivel de T.S.U. Aplicar Principios de Administración
de Recursos Humanos en el área de Reclutamiento y
Selección de Personal Proporcionarle inducción al
personal nuevo que ingresa a la organización. La cual debe
estar basada en los siguientes puntos: Visión de negocios
de la empresa Ubicación del Almacén dentro de la
Estructura organizativa de la empresa Funciones y
Responsabilidades del cargo Procedimientos de Recepción,
Almacenamiento y Despacho de Materiales Normas de Higiene y
Seguridad Industrial en el área Hacer un inventario de
todos los materiales dañados pero en condiciones
recuperables. Diseñar y mandar a fabricar un lote de
bolsas plásticas y cajas de cartón en tres medidas
diferentes (pequeña, mediana y grande) para mejorar la
presentación de los productos preparados para los
despachos y entrega a Clientes.
Determinar, en base a los materiales que se encuentran sin
ubicación fija de estantes, las necesidades reales de
espacio y de estanterías para almacenar adecuadamente esos
materiales. Hacer una redistribución de los materiales de
Ferretería tomando en consideración los siguientes
criterios: Grupos de Materiales, Rotación y Frecuencia de
Salida. Antes de realizar la compra de alguna determinada
cantidad de un producto, previamente deberá analizarse la
capacidad de almacenamiento disponible y el nivel de demanda del
mismo. Para el Almacén de Ferretería diseñar
y mandar a fabricar un lote de etiquetas autoadhesivas para
colocarlas en los estantes y que permitan identificar un material
mediante: (Gp:) Código: (Gp:) Descrpción General:
(Gp:) U/M: (Gp:) Ubicación: Diseñar y mandar a
fabricar estanterías con separadores para almacenar
adecuadamente todo el material. Para controlar al personal de los
Almacenes, se recomienda activar el Sistema de Monitoreo por
Cámaras, actualmente instalado en la
Ferretería.
PASO 6 VERIFICAR LAS SOLUCIONES
Realizar la Estructura Organizativa de la empresa La Gerencia de
Recursos Humanos deberá realizar la solicitud de personal
capacitado a través de diferentes medios: radio, prensa,
internet. Implantar una Unidad de Control de Inventarios Mantener
el orden en la ubicación de los materiales en el
Almacén, así como la higiene y limpieza del
mismo.
PASO 7 ESTABLECER ACCIONES DE GARANTÍA
La Gerencia de Recursos Humanos deberá hacerle un
seguimiento al personal para constatar que estén
cumpliendo a cabalidad con sus funciones y si están
respetando las normas establecidas en la empresa Ya que la
empresa no cuenta con una estructura organizativa, proponemos la
siguiente la asegurar que las soluciones anteriormente expuestas
cumplan cabalmente.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Todos los gerentes buscan que sus
empresas mejoren continuamente sus productos, la
prestación de sus servicios o sus procesos, este es un
común denominador que atañe a todas las personas
que dirigen empresas, el mejoramiento continuo trae como
consecuencias: menores costos, mayor capacidad de cumplir en los
tiempos de entrega, mayor calidad del servicio, mayores
ventas… Pero, por qué es una realidad que se ve
materializada en muy pocas empresas y por qué la gran
mayoría de ellas no puede lograr la mejora continua
real. Simplemente por que no toman en cuenta las siguientes
recomendaciones: 1. Identificar quiénes son los clientes
2. Determinar las necesidades de los clientes identificados 3.
Traducir dichas necesidades al lenguaje de la empresa 4.
Optimizar las características del producto (servicio) para
satisfacer las necesidades del cliente y las de la empresa 5.
Desarrollar un proceso capaz de producir el producto (servicio)
6. Optimizar del proceso (servicio) 7. Demostrar que el proceso
puede producir el producto (servicio) en condiciones operativas
8. Transferir el proceso a las fuerzas productivas