“Procedimiento para el Diagnóstico de Control Interno en la Unidad Empresarial de Base
La investigación "Procedimiento para la
elaboración de un Diagnóstico de Control Interno en
la Unidad Empresarial de Base", incorpora la experiencia
práctica obtenida a través de los sistemas de
control interno y el desarrollo actual de la literatura
especializada.
En él se hace énfasis en la importancia de
incorporar el control interno en la cultura y procesos de la
organización. Con el objetivo de facilitar a los
directivos la incorporación al proceso diario del trabajo,
se aplica un procedimiento para la elaboración del
diagnóstico como fase inicial e imprescindible para su
implantación.
En la elaboración se tiene en cuenta las
características particulares de una Unidad Empresarial de
Base y los recursos materiales, humanos y financieros con los que
normalmente cuenta. El mismo se apoya en un grupo de
métodos, técnicas y herramientas de
búsqueda, procesamiento y análisis de la
información que hacen más efectivo y mucho menos
laborioso el diagnóstico, aplicando diversas acciones,
entre las que se destaca, como elemento prioritario, la
capacitación y el trabajo colectivo, existencia de un
lenguaje común, que tenga como protagonistas,
además de cuadros y dirigentes, a todo el colectivo
laboral.
La actividad de recuperación de materias primas,
objetivo fundamental de esta Unidad Empresarial de Base, adquiere
en los momentos actuales gran importancia por su
contribución a la economía del país a
través de la sustitución de importaciones, la
exportación y el cuidado y preservación del medio
ambiente; mantener un sólido Control Interno
garantizará el uso correcto de los recursos
En las nuevas condiciones en que opera la
economía, con un mayor grado de descentralización y
más vinculación a las exigencias de la competencia
internacional, el control oportuno y eficaz de la actividad
económica es esencial para la dirección a cualquier
nivel.
En nuestro país, donde casi la
totalidad de las entidades y sus recursos son propiedad social,
administradas por las instituciones estatales, la
aplicación de sistemas de control en todos sus aspectos es
de gran importancia, pues para obtener resultados de eficiencia y
eficacia en la gestión empresarial no se puede ignorar la
planeación y la aplicación de un Sistema de Control
Interno con los requerimientos necesarios para el logro de dichos
objetivos, pues es la base donde descansan las actividades y
operaciones de una empresa, es decir, que las actividades de
producción, distribución, financiamiento,
administración, entre otras, son regidas por el control
interno.Es un instrumento de eficiencia y no un plan que
proporciona un reglamento tipo policíaco o de
carácter tiránico, el mejor sistema de control
interno, es aquel que no daña las relaciones de empresa a
clientes y mantiene en un nivel de alta dignidad humana las
relaciones con los niveles superiores.
La función del control interno es aplicable a
todas las áreas de operación de los negocios, de su
efectividad depende que la administración obtenga la
información necesaria para seleccionar de las
alternativas, las que mejor convengan a los intereses de la
empresa.
El control interno es una trama bien pensada de
métodos y medidas de coordinación ensambladas de
forma tal que funcionen coordinadamente con fluidez, seguridad y
responsabilidad, que garanticen los objetivos de preservar con la
máxima seguridad, el control de los recursos, las
operaciones, las políticas administrativas, las normativas
económicas, la confiabilidad, la exactitud de las
operaciones anotadas en los documentos primarios y registradas
por la contabilidad. En fin, debe conllevar a proteger los
recursos contra el fraude, el desperdicio y el uso
inadecuado
Por lo cual en este trabajo se propone un Procedimiento
propuesto para la elaboración de un Diagnóstico de
Control Interno
– Objetivo del procedimiento: proporcionar la
secuencia metodológica, métodos y técnicas
que contribuyan a la propuesta para la elaboración de un
Diagnóstico de Control Interno.
Pasos para la
aplicación del Procedimiento propuesto
En la Figura 2.1"Procedimiento propuesto para la
elaboración del Diagnóstico de Control Interno" se
presentan los pasos y sus contenidos fundamentales
Paso I. Caracterización del
Objeto de Estudio
En este Paso se realiza una caracterización de la
Unidad Empresarial de Base (UEB) dada la importancia de definir
cuestiones medulares que soportan la aptitud de la misma para el
análisis. En este sentido, se propone ubicarla en un
contexto de desarrollo social y productivo adentrándose en
el establecimiento de su razón de ser, que se concreta en
su misión, visión, objeto social, la cual se
describe en la Figura 2.2. "Descripción
del desarrollo social y productivo de la Empresa"
Figura 2.1 Procedimiento propuesto para la
elaboración del Diagnóstico de Control
Interno
Fuente: elaboración
propia
Figura 2.2
Descripción del desarrollo
social y productivo de la Empresa
Fuente: elaboración
propia
Objeto Social.
Por otra parte en este paso se delimita el Objeto
Social, que es donde se definen las transacciones de
carácter económico que la empresa, y en el cual
deben enmarcarse sus Unidades Empresariales de Base, está
autorizada a realizar en el país y su aprobación se
realiza por el Ministerio de Economía y
Planificación, a propuesta de los Organismos de la
Administración Central del Estado, de los Consejos de la
Administración Provincial o de los jefes de otras
entidades nacionales, según la política general
para los objetos empresariales de las empresas estatales aprobada
por el Grupo Gubernamental de Perfeccionamiento Empresarial, del
13 de junio de 2002.
Funciones que desarrolla una UEB.
El Decreto No. 281, Consejo de Ministros, de 16/08/2007
y Publicada en la Gaceta Oficial Extraordinaria No. 41, de fecha
17/08/2007 en su Capítulo II "Sistema de
Organización General" establece las funciones de las UEB
de las empresas que se encuentran en Perfeccionamiento
Empresarial y las define del siguiente modo:
Artículo 78: Las unidades empresariales de base
son divisiones internas, que se crean por la empresa y la
organización superior de dirección para organizar
los procesos de producción de bienes y servicios,
actúan con independencia relativa, se subordinan al
director general de la empresa u organización superior de
dirección y no cuentan con personalidad jurídica
propia.
La unidad empresarial de base es genéricamente la
única figura empresarial a partir de la cual se organizan
todos los procesos de producción o de prestación de
servicios de la empresa. Pueden existir de manera permanente o de
forma temporal, en correspondencia con las características
del proceso que tipifiquen.
Artículo 79: Las unidades empresariales de base
adoptan, por decisión del que autorice su creación,
la denominación propia más conveniente para
identificar su misión, pueden ser: unidades
básicas, fábricas, establecimientos, agencias,
complejos, divisiones, sucursales, granjas agropecuarias,
direcciones integrales de proyecto, brigadas independientes u
otras que se estimen convenientes.
Los directores generales de empresas y de la
organización superior de dirección, al
diseñar sus estructuras deberán definir las figuras
empresariales que materializarán las unidades
empresariales de base, definiendo para ello:
Denominación de la unidad empresarial de base,
facultades delegadas al jefe de la unidad, estructura
organizativa (hasta nivel de brigadas),Denominación de las
estructuras que se subordinan o pertenecen a la unidad
empresarial de base, Plantilla de cargos de la unidad empresarial
de base, Sistemas de pago a aplicar en cada subdivisión de
la unidad empresarial de base, Presupuesto de ingresos y gastos,
según corresponda con la operaciones de la unidad, Si
operarán o no cuenta bancaria y las especificidades de
ésta, Si firman o no contrato, y las especificidades para
el cumplimiento de esta función Los registros contables
que llevará la unidad y otros aspectos que se consideren
necesarios.
Paso 2.
Diagnóstico.
Una vez caracterizada la entidad se procede al
diagnóstico el cual no es más que un examen
analítico de las deficiencias del Sistema de Control
Interno; el objetivo de este procedimiento es desarrollar el
diagnóstico asociado al Control Interno sobre la base de
variantes instrumentales que den rigor científico al
mismo, es aplicable a cualquier empresa o UEB que decida evaluar
su propio Control Interno y son responsables en su cumplimiento
los técnicos, especialistas y directivos. La calidad de
sus resultados acorde a las características propias de la
entidad estará en relación directa con su eficacia.
En el Capítulo 1 se detallaron los conceptos
teóricos asociados al mismo.
Este Paso se ha estructurado metodológicamente
del siguiente modo:
Etapa 1. Creación de un Grupo de
trabajo
Este grupo deberá estar integrado, por
especialistas conocedores de la actividad de organización
del trabajo, la producción, los salarios, la actividad
laboral, técnicos y contadores. Es importante tener
presente que un peso importante en criterios, en este caso, lo
tienen los miembros del Comité de Prevención y
Control que dan seguimiento permanente a ésta tarea y que
en consecuencia son las personas con mayor conocimiento del
sistema que se quiere diagnosticar. De igual forma el
diagnóstico podrá ser desarrollado a partir de
contratar este servicio con una consultoría externa a la
entidad, autorizada para ejecutar estos trabajo.
Etapa 2. Capacitación del Grupo de
Trabajo
Una vez creado el grupo de trabajo se pasa a realizar su
capacitación la cual se hace con el propósito de
capacitar al personal involucrado para ampliar y fortalecer sus
conocimientos con las bibliografías siguientes:
Generales: Son todas aquellas emitidas por la
Administración Central del Estado asociadas al control
internoEspecíficas: Son todas aquellas emitidas por
su Organización Superior de Dirección asociadas
al control internoPropias: Son todas aquellas emitidas por la propia
dirección superior de la UEB asociadas al control
internoDe consulta: Son todas aquellas emitidas por Casas
Consultoras, Organizaciones de Investigación u otros
organismos u organizaciones que puede servir como fuente de
consulta asociadas al Control Interno
Generales:
Ley 107 de la ANPP de 1.8.09: Ley de la
creación de la C.G.R.C.Resolución 60.M.F.P.6.4.09. Norma
específica No.4. Control de las tarjetas prepagadas de
combustible.Resolución 20. M.FP. 3/2/09. Registro de las
pérdidas, faltantes y sobrantes de bienes materiales y
recursos monetariosResolución 245. B.C.C.17/9/08. Normas
Bancarias para Cobros y PagosDecreto No. 281. 16/08/07 Reglamento para la
implantación y consolidación del Sistema de
Dirección y Gestión Empresarial
Estatal.Decreto-Ley No. 252. 7/08/07 sobre La continuidad y
el fortalecimiento del Sistema de Dirección y
Gestión Empresarial Cubano.Resolución 9. MFP. 18/1/07. Modificaciones al
Nomenclador de Cuentas NacionalResolución 108. MFP.9/05/06. Norma
Específica No.2. Reservas MaterialesResolución 235. M.F.P. 30/9/05. Normas
Generales y Específicas de Contabilidad para la
actividad empresarial que forman parte de las Normas Cubanas
de Información FinancieraResolución 54. MFP. 24/3/05. Sobre las Bases
Normativas Contables de cada entidadResolución 37. MFP. 1/3/05. Sobre las bajas
de Activos Fijos y sus ventas como chatarra a Materias
PrimasLey 1288. 4/1/1975. Sobre la entrega de desechos de
Materias Primas.Resolución 60. MFP. 1/3/011.Normas del
Sistema de Control InternoAcuerdo del Consejo de Estado. 30.09.010. Reglamento
de la Ley 107Decreto No. 284 de 30/9/010 Modificativo del Decreto
Ley 281Decreto-Ley No. 276. 30/9/010 Modificativo del
Decreto Ley 252Guía metodológica para la
elaboración del diagnóstico empresarial.
1/12/07.GEPE.Guía para la Comprobación Nacional de
Control Interno de la C.G.R.C.2010
Específicas.
Resolución 122.
SIME[1]30.6.010. Sobre la cancelación
de faltantes, pérdidas y sobrantes de Activos;
aplicable sólo a entidades de ese
MinisterioManual de Contabilidad del SIME.
Norma 9. Manual de trabajo de las Casas de Compra.
UERMP[2]2009Manual de Calidad de la
ERMPM[3]Manual de Control Interno de la ERMPM.
2010Expediente de SDGE[4]de la
Empresa
Propias.
Plan de Prevención y Riesgos del
CentroOtras disposiciones Internas de la UEB
De consulta.
Conceptos y definiciones básicos de Control
Interno aportados por la literatura especializada.Técnicas para desarrollar trabajos
grupales.Instrumentos de recopilación de datos como
entrevistas, revisión documental y
cuestionarios.Consultor Electrónico de Disaic.
Informe COSO.
Etapa 3. Valoración del Sistema de Control
Interno según la Guía Metodológica para
diagnostico Empresarial" que se encuentra disponible en el Anexo
2.1.referente al Sistema de Control Interno.
Con la aplicación de la Guía se persiguen
los siguientes objetivos:
1. Conocer el estado actual del Control Interno teniendo
en cuenta los ítems a medir presentados en dicha
guía para la cual se recomienda la técnica de
análisis de documentos.
2. Determinar los problemas internos de Control Interno
que presenta la Unidad Empresarial de Base, de forma
detallada.
3. Describir, identificar y definir para cada tema que
se estudia el qué, cuándo, quién y por
qué.
4. Poner al descubierto los factores y las causas que
ocasionan los problemas.
5. Exponer con claridad la información que
describe los problemas existentes, de forma tal que permita
adoptar las decisiones correspondientes para la solución
de los mismos.
6. Examinar cabalmente las relaciones que existe entre
los problemas detectados en el diagnóstico, los objetivos
de la organización y resultados logrados.
7. Evaluar la capacidad potencial para introducir
modificaciones, y las reservas existentes, para resolver los
problemas con eficacia.
Por eso se propone:
Analizar si el Sistema de Control Interno responde a
las características del proceso productivo.Después examinar los procedimientos y
actividades que dan origen a los diferentes procesos y los
responsables del control de los mismos;Analizar la tendencia de cada uno de los indicadores
y sus desviacionesLlegar a conclusiones evaluando las partidas que
originaron estas desviaciones y tomar medidas para mejorar la
situación de la empresa en estos aspectos.
Esta Guía se propone a partir de que ha sido
elaborada por el GEPE[5]con el trabajo de
especialistas de alta competencia y validada en su
aplicación en las empresas que han trabajado para su
inclusión en el Perfeccionamiento Empresarial como es el
caso de esta UEB y para su permanente
actualización.
Etapa 4. Valoración del Conocimiento de los
trabajadores sobre el Sistema de Control Interno
Se realiza con el propósito de presentar una
serie de elementos para que el grupo de trabajo pueda determinar
el grado de conocimiento que presentan los trabajadores del
centro sobre el sistema de control interno y si se aplica a todo
el personal. Para el mejor cumplimiento lo anteriormente
propuesto se hace necesario dividir esta etapa en dos
tareas.
Tarea 1. Aplicación de una encuesta al colectivo
de trabajadores
A los efectos de alcanzar este objetivo en el Anexo 2.2
se presenta una encuesta, que teniendo en cuenta que la fuerza de
trabajo de la misma no es considerable se recomienda sea aplicada
al 100% de los trabajadores presentes en el momento de su
realización; la misma toma como fuente la elaborada por la
Casa Consultora CANEC S.A en su Procedimiento de Calidad
actualizado en el 2011 con este fin.
Para procesar los resultados de la encuesta se sugiere
una valoración cuantitativa de coincidencia de los
resultados a través de paquetes estadísticos como
el SPSS o un tabulador electrónico como el Excel, que fue
el utilizado en esta investigación Este tabulador
electrónico permite, además de formular operaciones
elaborar los gráficos que se considere
oportuno.
En el Anexo 2.3 se expone la forma de valoración
cuantitativa de coincidencia propuesta para la encuesta a los
trabajadores (Anexo 2.2), donde por columnas de la 1-5 se
detallan las preguntas referenciadas por su número
correspondiente y sus posibles respuestas así como el %
que representa; en este caso se propone que de existir alguna
pregunta que no obtenga el 95 % se anule y se profundice en ella
a través de otra fórmula alternativa para conocer
lo que se proponía, ejemplo puede ser a través de
la entrevista o de una reunión específica con el
área más relacionada o hasta con el Consejo de
Dirección.
Tarea 2. Aplicación de una Entrevista a los
Cuadros y Dirigentes.
Se realiza para conocer el grado de conocimiento sobre
el tema que tienen los cuadros y dirigentes de la
entidad.
En el Anexo 2.4 se expone el cuestionario que se
aplicará en la entrevista la cual se efectuará
teniendo en cuenta su responsabilidad en el Control Interno y la
necesidad de presentar preguntas adicionales basadas en la
Información de los encuestados. Este cuestionario
garantizará la uniformidad del procedimiento al
entrevistar, consta de preguntas que propician de forma
inequívoca las respuestas; la entrevista se hará
forma individual a fin alcanzar respuestas importantes en un
marco de mayor privacidad. En este caso el cuestionario
constituye una buena elección teniendo en cuenta que el
problema está bien definido y el "rango" de respuestas
posibles se conoce por anticipado y lo que se necesita es conocer
la distribución de las respuestas, o sea, cuantos
encuestados elegirán cada pregunta.
Una vez culminada las dos tareas se recomienda la
revisión documental pues permitirá descubrir
deficiencias y confirmar respuestas de los cuestionarios y son
evidencias precisas e irrevocables, de allí su
importancia. Los documentos que básicamente deben ser
revisados son los siguientes:
Plan de Prevención de Riesgos:
Series cronológicas de
indicadores.Expediente de Acciones de Control. (Expediente
Único de Auditoría)Manual de Contabilidad y de Costos.
Control del cumplimiento de Plan por
Productos.Documentos primarios
Registro de medidas disciplinarias
aplicadasPresupuesto de gastos:
Actas de los Consejos de Dirección y de la
Comisión de Control.Planes de ahorro.
Códigos de conductas
Estructura organizativa
Controles físicos patrimoniales
(arqueos, conciliaciones, etc.)Plan de Seguridad Informática.
Otros documentos necesarios para un Control
Efectivo.
A medida que se van revisando los documentos se
tomarán notas de las incidencias encontradas, de esta
forma se procesarán los resultados que van directamente al
informe.
Paso 3. Perfeccionamiento.
A partir de las cuestiones susceptibles a perfeccionar
detectadas en el diagnóstico decide proponer que este paso
se encuentre separado en dos etapas.
Etapa 1. Elaboración del informe final
Dicha etapa tiene como fin presentar los problemas de
mayor impacto detectados en el diagnóstico y su
clasificación por componentes del control interno y su
origen dependiendo si el problema es externo o interno. Para su
elaboración se recomienda el uso el Excel.
Etapa 2. Confección de un Plan de
Acción
A partir de los problemas detectados y expuestos en la
etapa anterior se propone la realización de un Plan de
Acción para lograr determinar un conjunto de medidas en
vista de minimizar las dificultades detectadas.
Paso 4. Evaluación.
Después de la propuesta del plan de acción
se sugiere el análisis de los resultados a través
de una etapa.
Etapa 1. Valoración según el criterio de
los especialistas.
Dicha etapa tiene como fin obtener argumentos sobre la
herramienta presentada y se puede realizar mediante una tormenta
de ideas.
Conclusiones
1. Se ha logrado describir el procedimiento
propuesto y cada uno de sus pasos2. Han sido explicadas las Herramientas de
Análisis que se utilizan en la Investigación
precisando tanto su contenido teórico como su
utilización en el desarrollo de la misma.
Bibliografía
1. Almaguer, Rafael A. Consultor
Electrónico del Contador y el Auditor.
Consultoría de Servicios Económicos de la Casa
Consultora DISAIC. Marzo 2011.2. Asamblea Nacional del Poder Popular. Ley
107/09. De la Contraloría General de la
República de Cuba.20093. Benítez, M. Contabilidad y Finanzas
para la formación económica de los cuadros de
dirección. La Habana: Ed. Cultura. 2005.4. CANEC S.A. Manual de la Calidad. Matanzas
20105. Castro Ruz, Fidel. Concepto de
Revolución. 2002.6. Consejo de Estado. Acuerdo 30/9/2010..
Reglamento de la de la Contraloría General de la
República de Cuba.20097. Consejo de Estado. Decreto-Ley 252. Sobre la
continuidad y el fortalecimiento del Sistema de
Dirección y Gestión Empresarial Cubano.7 de
agosto de 2007.8. Faci, Felipe, Contabilidad. Editora ANAYA
S.A. Madrid, 19909. Grupo Ejecutivo de Perfeccionamiento
Empresarial. Guía metodológica para la
elaboración del Diagnóstico Empresarial.
Octubre 2007.10. Hernández Sampiere, R et al.
Metodología de la Investigación. Editorial Mc.
Graw Hill, 2 Edición México, 1993.11. Dihígo, Joaquín. UMCC.
Metodología de la Investigación
Científica.12. Marx, Carlos. El Capital. Editora Ciencias
Sociales. La Habana. 197313. Ministerio de Auditoría y Control.
Programa para la Comprobación Nacional de Control
Interno 2010.14. Ministerio de Finanzas y Precios. Finanzas
al Día, 201015. Ministerio Finanzas y Precios,
Resolución No. 235/05 30/09/05:16. Miranda Benítez Miguel y Miranda
Victoria María. Contabilidad y Finanzas para la
Formación Económica de los Cuadros de
Dirección. 199717. Ojeda, Luís. Diapositivas sobre
Perfeccionamiento Empresarial. CANEC S.A. 201118. Prado Chaviano, Elizabet. Perfeccionamiento
de la asignatura Contabilidad, Finanzas y Control Interno
mediante software en la carrera de Turismo. Matanzas,
201019. Proyecto de Lineamientos de la
Política Económica y Social 1 de Noviembre
201020. Santana Izquierdo, Ernesto. Conferencia
sobre Resolución 60/011. UMCC. 201121. Tablada, C. Pensamiento económico de
Ernesto Che Guevara. La Habana: Ed. Casa de las
Américas. 1987.
Legislaciones asociadas:
22. Ley 107 de la ANPP de 1.8.09: Ley de la
creación de la C.G.R.C.23. Ley 1288. 4/1/1975. Sobre la entrega de
desechos de Materias Primas.24. Resolución No. 60/11,
Contraloría General de la República de Cuba, de
fecha 01/03/2011.25. Resolución Económica del V
Congreso del PCC.26. Resolución No. 297/03, Ministerio
Finanzas y Precios, de fecha 23/09/2003.
Sitios Web visitados:
27. "Antecedentes, Necesidad e
importancia del Control Interno. Definición de Control
Interno. Características generales del Control
Interno. Limitaciones del control interno". Disponible en
http:// www.gestiopolis.com/. (Consulta: Marzo 25,
2011).28. "Control. Definición de control.
Importancia del control." Disponible en
http://www.monografias.com (consulta: Abril 2,
2011).29. "Deterioro Ambiental. Residuos
Sólidos. Reciclaje". Disponible en
http://www.monografias.com. (Consulta: Marzo 29,
2011).30. "Principios y Procedimientos de Control
Interno de Efectivo en Caja". Disponible en:
http://www.cubaindustria.cu. (Consulta: Abril 18,
2011).31. "Control Interno en Cuba.
Características". Disponible en
http://www.mailxmail.com (Consulta: Marzo 25,
2011)32. Temáticas 2008. Disponible en
http://www. Intranet. Sime. cu. (Consulta: Abril 20,
2011).
Autor:
MsC. Ernesto Santana Izquierdo
MsC Elizabet Prado Chaviano
[1] Ministerio de la Industria Sidero –
Mecánica y el Reciclaje.
[2] Unión de Empresas de
Recuperación de Materias Primas.
[3] Empresa de Recuperación de
Materias Primas de Matanzas.
[4] Sistema de Dirección y
Gestión Empresarial.
[5] Grupo Ejecutivo del Perfeccionamiento
Empresarial. “Guía metodológica para la
elaboración del Diagnóstico Empresarial”.
Ciudad de La Habana. Octubre de 2007.