Actualización del control de registros y control de documentos del sistema de gestión de la calidad
INTRODUCCIÓN El Departamento de Mantenimiento Control e
Instrumentación que integra la División de Planta
Macagua de C.V.G EDELCA; tiene como función principal
gestionar el mantenimiento de los equipos y sistemas
electrónicos, electromecánicos y mecánicos
de instrumentación y control. CVG EDELCA es la Empresa de
Generación Hidroeléctrica más importante en
el país y su proceso de generar energía
eléctrica esta certificado con la Norma Venezolana COVENIN
ISO 9001:2000, por lo tanto todos sus procedimientos y documentos
se rigen por los controles que establece el Sistema de
Gestión de la Calidad. El siguiente trabajo se presenta la
actualización del Control de Registros y Control de
Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad en el
Departamento de Control e Instrumentación de la
División Planta Macagua de la empresa C.V.G EDELCA. El
actualizar el Control de Registros y el Control de Documentos se
realiza para facilitar el desarrollo de las actividades, de tal
modo que se pueda trabajar de manera efectiva para que sirva de
control para la unidad organizativa responsable de su
administración y a su vez ayudar a la mejora continua de
la empresa.
CONTENIDO CONTENIDO
EL PROBLEMA PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA El Departamento de
Mantenimiento Control e Instrumentación al formar parte de
la División de Planta Macagua tiene la obligación
de mantener un control de registros y documentos pertenecientes a
su Sistema de Gestión de la Calidad utilizados
internamente para poder dar cumplimiento a los requisitos
exigidos por la empresa. De tal forma se cuenta con un control de
registros y control de documentos que les permite mantener y
controlar permanentemente toda la información en un medio
de archivo electrónico, facilitando el desarrollo de sus
actividades diariamente y por consiguiente se desarrolla una
mayor organización y un mejor manejo de los archivos
existentes en el Departamento de MCIM. La División Planta
Macagua como parte del mejoramiento continuo en la empresa ha
incentivado a todos los Departamentos que lo conforman a que
continuamente realicen una revisión de sus procesos
internos para verificar que se cumplan con los requisitos que
exigen las Normas Venezolanas COVENIN ISO 9001:2000.
Por lo tanto en el Departamento de MCIM surge la necesidad de
actualizar el control de registros y el control de documentos
para poder eliminar los posibles hallazgos que puedan presentarse
en las próximas auditorias , ya que actualmente existen
algunos documentos y registros que su tiempo de retención
a culminado y se deben cambiar a la carpeta de archivos
inactivos; también se presentan documentos con nueva
revisión o nueva emisión que se deben registrar en
la Lista Maestra para mantener una buena organización de
los archivos existentes en el sistema; para que al momento de
realizar ya sea las revisiones exploratorias o auditorias todo se
encuentre en conformidad con los requisitos establecidos. EL
PROBLEMA PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
OBJETIVO GENERAL Actualizar el Control de Registros y el Control
de Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC)
del Departamento de Mantenimiento de Control e
Instrumentación de la División Planta Macagua de
CVG EDELCA. EL PROBLEMA OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1 2 3 4
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MARCO METODOLÓGICO TIPO DE INVESTIGACIÓN
Descriptiva Aplicada Documental Según el nivel de
conocimientos Se considera que el estudio es descriptivo ya que
se seleccionan una serie de aspectos y se mide o recolecta
información sobre cada una de ellos para apoyar la
investigación. Se considera que esta investigación
es de carácter descriptivo porque se basará en el
estudio y evaluación del sistema de control de registros y
el control de documentos que hacen referencia al SGC
desarrollados en el Departamento de Mantenimiento Control e
Instrumentación Macagua, con el fin de lograr su
actualización Según su propósito El tipo de
investigación es aplicada. “Este tipo de
Investigación se dirige fundamentalmente a la
resolución de problemas”. La Investigación es
de tipo Aplicada, ya que está dirigida a resolver el
problema existente y realizar la actualización del control
de registros y el control de documentos del Sistema de
Gestión de la Calidad del Departamento de Mantenimiento de
Control e Instrumentación de la División de Planta
Macagua de CVG EDELCA. Según la estrategia empleada Para
la recopilación de información la
investigación es de tipo Documental Se establece este tipo
de investigación para este estudio, porque se
fundamentará en la revisión detallada de fuentes
bibliográficas y documentos, manuales e instrucciones que
rigen en materia de manejo de documentos y registros del Sistema
de Gestión de la Calidad, tales como: Normas
Internacionales COVENIN de la serie ISO 9000, documentos
pertenecientes al SGC.
MARCO METODOLÓGICO POBLACIÓN La población,
"Se refiere a un conjunto de elementos, seres o eventos
concordantes entre sí en cuanto a una serie de
características, de las cuales se desea obtener alguna
información”. La población viene siendo
representada por el archivo electrónico que contiene el
Control de los Registros y el Control de Documentos del Sistema
de Gestión de la Calidad pertenecientes al Departamento
Mantenimiento de Control e Instrumentación Macagua
MARCO METODOLÓGICO Análisis Documental.
Entrevistas. TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS
Material Bibliográfico Computador con conexión a
Internet Software Windows XP Software Libre
SITUACIÓN ACTUAL Actualmente el Departamento de
Mantenimiento de Control e Instrumentación trabaja bajo
los requerimientos del SGC de la División de Planta
Macagua, este requiere ser dirigido y controlado en forma
sistemática y transparente; lo cual se logra actualizando
los procesos pertenecientes al Sistema de Gestión de la
Calidad (SGC) de acuerdo a la NVC ISO 9001:2000. El Control de
Registros y el Control de Documentos que posee el Departamento de
MCIM se encuentra desactualizado ya que el tiempo de
retención de muchos archivos a culminado y se deben
cambiar a la carpeta de archivos inactivos; se presentan
documentos que no se encuentran ubicados en la lista maestra y
deben ser ordenados y colocados en dicha lista para mantener una
buena organización de los archivos existentes en el
sistema; también se encuentran documentos que deben ser
desincorporados del Control de Registros porque son documentos
que no pertenecen a dicho registro ya que son registros que le
pertenecen a otros Departamentos. Por lo tanto en el Departamento
de MCIM surge la necesidad de actualizar el Control de Registros
y el Control de Documentos para poder eliminar los hallazgos que
puedan presentarse en las próximas auditorias y de esta
manera contribuir con el mejoramiento continuo de la empresa.
ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL
SITUACIÓN PROPUESTA 1.- ANÁLISIS DE LA
SITUACIÓN ACTUAL A TRAVÉS DE LA MATRIZ FODA
2.- ESTUDIO SOBRE EL MANEJO DEL CONTROL DE REGISTROS Y CONTROL DE
DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD.
SITUACIÓN PROPUESTA Control de Registro: (Gp:) CONTROL DE
REGISTROS DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD (Gp:) CVG EDELCA
División de Desarrollo de la Organización. En el
control de registros están establecidos los controles
necesarios para la identificación, almacenamiento,
protección, recuperación, tiempo de
retención y disposición de los registros que
proporcionan evidencia de la operación eficaz del Sistema
de Gestión de la Calidad. Los registros de la calidad son
controlados de la siguiente manera: Su identificación,
revisión y estado. Su almacenamiento, tiempo de
retención en archivo activo o inactivo,
disposición, ubicación y archivo. Los registros
tanto físicos como electrónicos están
protegidos para evitar su perdida. La unidad organizativa puede
establecer en forma documentada criterios especifico para la
protección y archivo de los registros. La
distribución de formularios controlados del Sistema de
Gestión de la Calidad se realiza utilizando la Lista de
Distribución de Documentos del Sistema de Gestión
de la Calidad.
SITUACIÓN PROPUESTA (Gp:) CONTROL DE DOCUMENTOS DEL
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD (Gp:) CVG EDELCA División
de Desarrollo de la Organización. Control de Documentos:
En el Control de Documentos se establecen los controles
necesarios para la elaboración, aprobación,
revisión, actualización, identificación,
distribución, legibilidad, y manejo de los documentos que
forman parte del Sistema de Gestión de la Calidad CVG
EDELCA. Los documentos del Sistema de Gestión de la
Calidad son controlados de la siguiente manera: Los tipos de
documentos que comprenden el Sistema de Gestión de la
Calidad son los siguientes: Manual de la Calidad, Documentos de
Origen Externo, Política de la Calidad Instrucciones de
Trabajo, Objetivo de la Calidad, Instrucciones de Trabajo
Comunes, Mapa de Procesos, Formularios Obligatorios, Mapa de
Relaciones, Formularios y Registros, Diagrama de
Caracterización Formularios y Registros Comunes,
Procedimientos Obligatorios, Documentos Adicionales,
Procedimientos Comunes , Documentos Adicionales Comunes,
Procedimientos Internos La presentación de los documentos
del Sistema de Gestión de la Calidad están
normalizados según la NVC-ISO 9001:2000 Los documentos
deben ser codificados en estricto orden y de manera
invariable.
SITUACIÓN PROPUESTA 3.- ARCHIVOS REQUERIDOS PARA LA
ACTUALIZACIÓN DEL CONTROL DE REGISTROS Y CONTROL DE
DOCUMENTOS DEL DEPARTAMENTO DE MCIM. En la Lista Maestra se
encuentran trescientos un (303) Documentos, equivalentes al 100 %
y están compuestos de la siguiente manera: Porcentaje de
Documentos encontrados en la Lista Maestra
En el Control de Registro de la Calidad se encuentran doscientos
ochenta y cuatro (284) Registros, equivalente al 100 %.
Conformados de la siguiente manera: SITUACIÓN PROPUESTA
Porcentaje de Documentos encontrados en el Control de Registro de
la Calidad
En la Lista de Revisión de los Documentos del Sistema de
Gestión de la Calidad se encuentran todas las revisiones
existentes, y se hallan (303) documentos, equivalente al 100 %.
Conformados de la siguiente manera: SITUACIÓN PROPUESTA
Porcentaje de Documentos encontrados en la Lista de
Revisión del SGC
4.-PROCEDIMIENTOS PARA ESTABLECER LAS MEJORAS AL CONTROL DE
REGISTROS Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL DEPARTAMENTO DE MCIM.
SITUACIÓN PROPUESTA Ubicar toda la documentación
referente al SGC del Dpto. de MCIM, para esto fue necesaria la
revisión detallada de todas las carpetas del Departamento
y de las Secciones, para encontrar todos los archivos en
físico vinculados al SGC y de esta manera conocer su
ubicación y sus códigos. Una vez conocida la
documentación a la cual hace referencia el SGC, se debe
ejecutar la actualización de la Lista Maestra, la Lista
del Control de Registros de la Calidad y la Lista de
Revisión de los Documentos del SGC, para ello es necesario
ubicar el archivo electrónico donde se lleva todo el
Control de Registros y Control de Documentos del Departamento
para tenerlo como soporte al actualizar la documentación
referente al SGC. El Control de Registros y el Control de
Documentos del Departamento de MCIM, es manejado bajo un programa
informático llamado OpenOffice (Linux) donde se encuentran
cuatro formularios (Lista Maestra, Control de Registros de la
Calidad, Lista de Revisión de los Documentos del SGC y
Lista de Distribución de los Documentos del SGC), en los
cuales se encuentran diversos documentos, que son necesarios para
verificar si los mismos se encuentran en el Departamento de
MCIM.
Existen documentos que han sido extraviado, que su tiempo de
retención en archivo activo a culminado y otros que tienen
revisiones nuevas; debido a esto es necesario imprimir las nuevas
revisiones del documento e incluirla en las carpetas del
Departamento y e informar al personal que existe una
revisión nueva del documento. Alguna parte de la
documentación perteneciente al SGC no se localizaba en
físico, para ejecutar la actualización, fue
necesaria la ubicación del responsable que elaboro o
actualizo la última revisión del documento y hacer
la solicitud para que facilitara el archivo en digital, ya que
los archivos pueden encontrarse en físico,
electrónico o físico-electrónico. Para luego
proceder a la verificación del código, nombre,
ubicación, revisión y fecha de emisión para
culminar con la actualización del Control de Registro y
Control de Documentos del SGC. SITUACIÓN PROPUESTA Para
empezar actualizar el Control de Registros y el Control de
Documentos del SGC, se debe realizar una revisión
exhaustiva de todos los documentos que se encuentran en
físico pertenecientes al Departamento , para verificar el
código, la revisión, el nombre, la fecha de
emisión y la ubicación del documento, y de esta
manera ir avanzando en el proceso de actualización.
SITUACIÓN PROPUESTA 5.- ACTUALIZACIÓN DEL CONTROL
DE REGISTROS Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE
GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE MCIM Fecha:
__________ Código de la Unidad: ___654___ Lista Maestra.
Revisión: 4 LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS CONT. EXT.
SITUACIÓN PROPUESTA LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS Fecha:
__________ Código de la Unidad: ___654___ Lista Maestra.
Revisión: 5 REVISION CONT. EXT. UBICACION DEL ARCHIVO
ELECTRONICO
SITUACIÓN PROPUESTA CONTROL DE REGISTRO DE LA CALIDAD
Fecha: __________ Código de la Unidad: ___654___ Control
de Registro de la Calidad. Revisión: 3
SITUACIÓN PROPUESTA Fecha: __________ Código de la
Unidad: ___654___ CONTROL DE REGISTRO DE LA CALIDAD Control de
Registro de la Calidad. Revisión: 4
SITUACIÓN PROPUESTA Fecha: __________ Código de la
Unidad: ___654___ LISTA DE REVISIÓN DE DOCUMENTOS DEL
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Lista de Revisión
de Documentos del SGC. Revisión: 4.
SITUACIÓN PROPUESTA Fecha: __________ Código de la
Unidad: ___654___ LISTA DE REVISIÓN DE DOCUMENTOS DEL
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Lista de Revisión
de Documentos del SGC. Revisión: 5.
SITUACIÓN PROPUESTA Fecha: __________ Código de la
Unidad: ___654___ Lista de Distribución de Documentos del
SGC. Revisión: 4 LISTA DE DISTRIBUCIÓN DE
DOCUEMNTOS DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD Lista de
Distribución de Documentos del SGC. Revisión: 5
Fecha: __________ Código de la Unidad: ___654___ LISTA DE
DISTRIBUCIÓN DE DOCUEMNTOS DEL SISTEMA DE GESTION DE LA
CALIDAD
CONCLUSIONES En el Departamento de Mantenimiento de Control e
Instrumentación Macagua; el Control de Registros y el
Control de Documentos se encuentra desactualizado, debido a que
el tiempo de retención de muchos archivos ha culminado y
muchas revisiones no se encuentran vigentes. El Control de
Registros y el Control de Documentos que se maneja en el
Departamento de MCIM, es basado en la Norma ISO 9001:2000
requisitos de documentación. Permitiendo mayor
flexibilidad a la organización en cuanto a la forma que
escoge para documentar su SGC, permitiendo que cada
organización desarrolle la mínima cantidad de
documentación necesaria a fin de demostrar la
planificación, operación y control eficaces de sus
procesos y la implementación y mejora continua de la
eficacia de su SGC. Los documentos y registros de mantenimiento
los manejan los Jefes de Sección, Técnicos e
Ingenieros de Mantenimientos y el Coordinador de la Calidad. Todo
el personal tiene acceso a la documentación técnica
y administrativa del SGC, de la Gestión administrativa y
la Gestión de mantenimiento responsabilidad del
Departamento de MCIM.
CONCLUSIONES El tiempo de retención de un archivo activo
oscila entre 3 o 4 años. También existen registros
que no poseen tiempo de retención que se encuentran
activos cada vez que se actualice esto es aplicado exclusivamente
a los documentos del SGC. Para desincorporar un documento su
tiempo máximo de retención debe haber culminado y
de esta manera debe ser colocado en los archivos inactivos. La
actualización del Control de Registro y Control de
Documentos básicamente se realiza con la
desincorporación de archivos obsoletos, el cual se ejecuta
dependiendo del tiempo de retención en archivo activo que
tenga el documento para luego proceder al cumplimiento de la
disposición final del mismo, que pueden ser
destrucción manual (documentos de medio físico) o
borrado de disco duro (documentos de medio
electrónico).
RECOMENDACIONES Realizar periódicamente revisiones a la
Lista Maestra y al Control de Registro, para tomar acciones
correctivas que disminuyan los hallazgos y los reportes de no
conformidad relacionada a la Norma COVENIN ISO 9001:2000, para
mantener la certificación y la mejora continua de la
empresa. Velar por el cumplimiento de los lineamientos
establecidos en el Control de Documentos del Sistema de
Gestión de la Calidad de CVG-EDELCA. Actualizar al
personal acerca de todos los procedimientos y normas establecidos
para el manejo del Control de Registro y Control de Documentos.
Informar al personal sobre la implementación de las
mejoras realizadas a la Lista Maestra y al Control de Registro y
la importancia de su uso. Mantener un orden sobre el
préstamo, la entrega y la ubicación de cada
documento y registro del Departamento por medio de un formulario
personal de ubicación de documentos.
RECOMENDACIONES Abrir una carpeta en físico y digital de
los archivos inactivos, y documento obsoletos para que al momento
de realizar las futuras actualizaciones, sea mas rápida la
búsqueda de los documento. Utilizar en el soporte digital
donde se encuentran el Control de Registro y el Control de
Documentos color de relleno donde cada color tenga su
significado. El uso continuo de las Listas Maestra de Documentos
previene el uso no intencionado de documentos obsoletos,
aplicando una adecuada y clara identificación de la
documentación en el caso de que se mantenga por cualquier
razón con el pasar del tiempo. El establecimiento de una
Instrucción de Trabajo, que permita plantear los pasos a
seguir para actualizar el Control de Documentos y el Control de
Registros, e incorporar las modificaciones ejecutadas a la
documentación que forma parte del SGC.