Adecuación del sistema de gestión de la calidad de la división de protecciones, supervisión y control de generación

(Gp:) Adecuación del S.G.C. de la D.P.S.C.G. de C.V.G.
EDELCA en proceso de certificación ISO 9001:2000 En el
siguiente trabajo se realizó un análisis del
Proceso Mantener desarrollado por la División de
Protecciones, Supervisión y Control de Generación
de CVG EDELCA, para lo cual se aplicó un estudio no
experimental de tipo descriptivo-evaluativo. Se planteó
como objetivo general: Adecuar el Sistema de Gestión de la
Calidad de la División de Protecciones, Supervisión
y Control de Generación de CVG EDELCA, en proceso de
certificación ISO 9001:2000; enmarcándose en los
requerimientos establecidos en el Modelo de Excelencia de
Gestión de EDELCA, específicamente en el aspecto
seis (6), Gerencia de Procesos. Para esto se evaluó la
situación actual del Proceso Mantener de la
División, detectándose las debilidades y
oportunidades de mejora del mismo y presentando seguidamente una
serie de propuestas entre las cuales se encuentra un Manual de
Procedimientos para dicho Proceso. Como resultado de este estudio
se puede afirmar que a través de la correcta
implementación de las propuestas y la constante
revisión de su aplicabilidad en el tiempo, se
logrará la adecuación del Sistema de Gestión
de la Calidad de la División de Protecciones,
Supervisión y Control de Generación, cumpliendo de
esta manera con los requisitos necesarios para la
obtención de la certificación ISO 9001:2000 de las
Plantas de Generación, proceso en el cual desempeña
el importante rol de Unidad de Apoyo. INTRODUCCIÓN

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EDELCA en proceso de certificación ISO 9001:2000 EL
PROBLEMA (Gp:) Junta Directiva (Gp:) Presidencia (Gp:) Gerencia
de Consultoría Jurídica (Gp:) Gerencia de
Auditoría Interna (Gp:) Gerencia de Asuntos
Públicos (Gp:) Gerencia de Recursos Humanos (Gp:) Gerencia
de Gestión Ambiental (Gp:) Gerencia de Licitaciones (Gp:)
Dirección de Planificación (Gp:) Dirección
de Finanzas y Administración (Gp:) Dirección de
Servicios (Gp:) Dirección de Telemática (Gp:)
Dirección de Operación y Mantenimiento de
Transmisión (Gp:) Dirección de Proyectos de
Transmisión (Gp:) Dirección de Expansión de
Generación (Gp:) Dirección de Producción
(Gp:) Dirección de Redes Regionales (Gp:) División
Planta Guri (Gp:) División Planta Macagua (Gp:)
División Planta Caruachi (Gp:) División
Protecciones, Supervisión y Control de Generación
(Gp:) División Ingeniería de Mejoras de
Generación DPSCG

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EDELCA en proceso de certificación ISO 9001:2000 EL
PROBLEMA (Gp:) Mantener en óptima disponibilidad los
Sistemas de Protecciones, Supervisión y Control asociados
a las Plantas de Generación de CVG EDELCA, mediante la
planificación, organización y coordinación
de las actividades a ser implementadas por las Unidades que
conforman la División, para cumplir con el aporte de
generación exigido por los clientes, dentro de los
parámetros de calidad, costo y oportunidad planteados por
la Empresa. (Gp:) OBJETIVO FUNCIONAL DPSCG

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EDELCA en proceso de certificación ISO 9001:2000 EL
PROBLEMA SGC NVC ISO 9001:2000 MEGE DPSCG GURI CARUACHI MACAGUA
CERTIFICACIÓN ISO 9001:2000

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EDELCA en proceso de certificación ISO 9001:2000 ALCANCE
EL PROBLEMA Normalización del Proceso Mantener los
Sistemas de Protecciones, Supervisión y Control de
Generación de la División. Revisión de la
documentación existente. Identificación de
necesidades de cambio en los mismos o de creación de
nuevos documentos. Implementación en la medida de lo
posible. Basándose en: Requerimientos del Modelo de
Excelencia de Gestión de CVG EDELCA. Algunas
cláusulas de la Norma ISO 9001:2000. Guías
Metodológicas establecidas por la División de
Desarrollo de la Organización.

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EDELCA en proceso de certificación ISO 9001:2000 EL
PROBLEMA OBJETIVO GENERAL: Adecuar el Sistema de Gestión
de la Calidad de la División de Protecciones,
Supervisión y Control de Generación de CVG EDELCA,
en proceso de certificación ISO 9001:2000.

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EDELCA en proceso de certificación ISO 9001:2000 EL
PROBLEMA OBJETIVOS ESPECÍFICOS: Evaluar el estado actual
del Proceso Clave “Mantener” de la División de
Protecciones, Supervisión y Control de Generación,
estudiando sus cuatro (4) subprocesos: Planificar, Procurar,
Ejecutar y Controlar el Mantenimiento. Diseñar una nueva
estructura de subprocesos para el Proceso Clave
“Mantener” de la División, que se adecue al
Ciclo de Mejoramiento Continuo (PDCA). Diagnosticar el estado de
los procedimientos documentados relacionados con el Proceso
“Mantener” de la División de Protecciones,
Supervisión y Control de Generación. Identificar
Oportunidades de Mejora que permitan eliminar las debilidades del
Proceso Clave “Mantener” o de cualquier procedimiento
importante que realice la División o alguno de sus
Departamentos adscritos. Realizar propuestas para optimizar la
gestión de la División y adecuar su Sistema de
Gestión de la Calidad. Determinar los elementos a
normalizar de la División de Protecciones,
Supervisión y Control de Generación. Diseñar
y elaborar flujogramas, procedimientos, instructivos de trabajo y
formularios, de acuerdo con la metodología a utilizar.
Validar todas las propuestas con los dueños del proceso.
Elaborar un Manual de Procedimientos para el Proceso Clave
“Mantener” de la División.

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SITUACIÓN ACTUAL 2 1 5 observaciones importantes… 3
4 5 La División de Protecciones, Supervisión y
Control de Generación debe tener claramente definidos sus
Procesos de Gestión, Claves y de Apoyo de acuerdo al nivel
de importancia de cada una de las funciones que desempeña
como Unidad de Apoyo. No cuenta con una completa
documentación de los procedimientos que se llevan a cabo y
que representan la base de la Razón de Ser de la Unidad,
su Misión. Dichos procedimientos deben estar normalizados
y documentados, y además, estos documentos deben ser del
conocimiento de todo el personal que labora en la
División. Por ser ésta una unidad de servicio para
las Plantas de Generación, debe normalizarse el proceso de
Solicitud de Atención de Requerimientos donde
interactúan la División con cada una de
éstas. Se hace necesario, por lo tanto, el establecimiento
de una herramienta única para la comunicación
efectiva y sencilla entre la División y sus Clientes
(Macagua, Guri y Caruachi). Para efectos de simplificación
de la documentación, se hace necesaria la creación
de un único documento que contenga todos los
términos cuya definición facilite el entendimiento
de los Procedimientos e Instrucciones de Trabajo de la
División, reduciendo de esta manera el número de
páginas de todos estos documentos, en cada uno de los
cuales actualmente es necesario definir los términos
utilizados para el entendimiento de los mismos. En el
Departamento Centros de Control de Generación, adscrito a
la División de Protecciones, Supervisión y Control
de Generación, se detectó la necesidad de
diseñar y normalizar un Formulario para la creación
de la Hoja de Vida de los equipos utilizados en la
ejecución de las actividades de mantenimiento, como
requisito necesario para dar cumplimiento a lo establecido en la
cláusula 7.6, Control de los dispositivos de seguimiento y
medición, de la Norma Venezolana Covenin ISO
9001:2000.

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EDELCA en proceso de certificación ISO 9001:2000 CAMBIOS
PROPUESTOS Planificar el Mantenimiento Ejecutar el Mantenimiento
Controlar el Mantenimiento Mantener los Sistemas de Protecciones,
Supervisón y Control de Generación P D C A (Gp:) ?
(Gp:) ? Procurar el Mantenimiento

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EDELCA en proceso de certificación ISO 9001:2000 CAMBIOS
PROPUESTOS Planificar el Mantenimiento Ejecutar el Mantenimiento
Mantener los Sistemas de Protecciones, Supervisón y
Control de Generación P D C A Controlar el
Mantenimiento

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PROPUESTOS PLANIFICACIÓN PROCURA DEL MANTENIMIENTO

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EDELCA en proceso de certificación ISO 9001:2000 CAMBIOS
PROPUESTOS PLANIFICACIÓN FORMULARIOS REVISADOS:
FOR-660-007 FOR-660-009 FORMULARIOS CREADOS: FOR-660-019
FOR-660-011 Programa Anual de Mantenimiento: Este Formulario
consiste en una plantilla en la que se especificará la
planificación tentativa, para todo el año, de las
actividades de mantenimiento a realizar. Solicitud de Materiales,
Equipos y Servicios para la Ejecución del Plan Anual de
Mantenimiento: Esta es una herramienta que facilita la
gestión de los recursos necesarios para ejecutar las
actividades de mantenimiento planificadas para todo el
año. Se emplea para especificar la manera como se
administraran a lo largo de todo el año de gestión,
los recursos solicitados al momento de la planificación.
PROCURA DEL MANTENIMIENTO

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EDELCA en proceso de certificación ISO 9001:2000 CAMBIOS
PROPUESTOS EJECUCIÓN Uno de los cambios más
relevantes introducidos al procedimiento es la inclusión
de una instrucción específica previa a las ya
existentes, la cual indica que debe llevarse a cabo una
programación semanal de las actividades de mantenimiento a
realizar. Esto se consideró necesario debido a que la
coordinación semanal del mantenimiento no se veía
reflejada en ninguna etapa del Proceso Mantener, y esto forma
parte de las funciones específicas de la
División.

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EDELCA en proceso de certificación ISO 9001:2000 CAMBIOS
PROPUESTOS EJECUCIÓN NUEVA INSTRUCCIÓN
ESPECÍFICA: De la programación semanal de las
actividades de mantenimiento. Este nuevo paso en el procedimiento
tiene asociada una Instrucción de Trabajo llamada
Programación Semanal de Actividades de Mantenimiento,
creada con la intención de estandarizar los criterios para
llevar a cabo dicha programación, y ésta a su vez
lleva anexo un Formulario denominado Programa Semanal de
Mantenimiento, el cual se diseñó con todos los
campos necesarios para vaciar la información referente a
las actividades de mantenimiento que se realizarán durante
la semana y sus responsables. FOR-660-010

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PROPUESTOS CONTROL NORMALIZACIÓN DEL SUBPROCESO CONTROLAR
EL MANTENIMIENTO:

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PROPUESTOS CONTROL NORMALIZACIÓN DEL SUBPROCESO CONTROLAR
EL MANTENIMIENTO:

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EDELCA en proceso de certificación ISO 9001:2000 CAMBIOS
PROPUESTOS CONTROL NORMALIZACIÓN DEL SUBPROCESO CONTROLAR
EL MANTENIMIENTO: ELEMENTOS QUE REQUIEREN NORMALIZARSE:
Procedimiento Interno para el Control del Mantenimiento.
Instrucción de Trabajo para la Evaluación Semanal
de la Gestión de Mantenimiento. Instrucción de
Trabajo para el Establecimiento de Medidas de Ajuste y Mejoras en
la Gestión del Mantenimiento. Instrucción de
Trabajo para la Elaboración del Reporte Semanal de
Actividades de Mantenimiento. Instrucción de Trabajo para
la Elaboración del Informe de Gestión Mensual de
Mantenimiento. Formulario para el Reporte de Actividades
Semanales de Mantenimiento.

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EDELCA en proceso de certificación ISO 9001:2000 CAMBIOS
PROPUESTOS CONTROL NORMALIZACIÓN DEL SUBPROCESO CONTROLAR
EL MANTENIMIENTO: CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA LA
NORMALIZACIÓN:

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EDELCA en proceso de certificación ISO 9001:2000
PRO-660-001 PRO-660-003 PRO-660-002 MAN-PRO-660-001

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GLO-660-001

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EDELCA en proceso de certificación ISO 9001:2000
FOR-660-006 FORMULARIO PARA SOLICITUD DE ATENCIÓN DE
REQUERIMIENTOS FOR-663-008 FORMULARIO PARA LA HOJA DE VIDA DE LOS
EQUIPOS DEL DEPARTAMENTO CENTROS DE CONTROL DE GENERACIÓN
MAPA DE PROCESOS DE LA DPSCG

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EDELCA en proceso de certificación ISO 9001:2000 La nueva
estructura del Proceso Mantener de la División de
Protecciones, Supervisión y Control de Generación
se ajusta al Ciclo de Mejoramiento Continuo (PDCA). CONCLUSIONES
Los Procesos Claves de la División son tres (3):
Planificar el Mantenimiento, Ejecutar el Mantenimiento y
Controlar el Mantenimiento. La elaboración de un Mapa de
Procesos hace posible la identificación y
diferenciación de los Procesos Claves, de Gestión y
de Apoyo de la División de Protecciones,
Supervisión y Control de Generación. Se
diagnosticó el estado de los Procesos Claves de la
División y se procedió a realizar modificaciones en
los ya existentes y a documentar y normalizar los no existentes.
Se crearon nuevos Formularios e Instrucciones de Trabajo a fin de
optimizar la gestión de la División. El subproceso
Controlar el Mantenimiento se identificó como un grupo de
elementos que requieren normalizarse, y tal normalización
se llevo a cabo siguiendo la metodología de los cuatro (4)
pasos para el desarrollo de proyectos de normalización. Se
establecieron los límites del Control del Mantenimiento
mediante un Flujograma en donde se describe detalladamente la
secuencia de pasos a seguir para transformar un conjunto de
entradas en salidas a través de un proceso.

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EDELCA en proceso de certificación ISO 9001:2000 Para
dicha normalización se estableció un único
Indicador de Gestión del proceso: Cumplimiento de la
Gestión de Mantenimiento. CONCLUSIONES Los instrumentos y
metodología utilizados para diagnosticar la
situación actual y describir todo el Proceso Mantener de
la División, permitieron analizar la secuencia de todos
los procedimientos involucrados en éste y así
establecer mejoras a través de la disminución de
errores que se generaban como retrabajo y desorganización
en la recolección de la información. Se
elaboró un completo Manual de Procedimientos para el
Proceso Mantener de la División, siguiendo los
lineamientos establecidos en el PRO-160-007 para la
elaboración de Procedimientos Internos de CVG EDELCA.
Todas las propuestas realizadas y presentadas en este trabajo
fueron revisadas por los dueños del proceso y aprobadas
por los mismos.

(Gp:) Adecuación del S.G.C. de la D.P.S.C.G. de C.V.G.
EDELCA en proceso de certificación ISO 9001:2000 Enviar el
Manual de Procedimientos Internos del Proceso Mantener
(MAN-PRO-660-001) a la Gerencia de Desarrollo de la
Organización (DDLO) de CVG EDELCA, para su respectiva
conformación y aprobación. RECOMENDACIONES Elaborar
un programa que permita la implementación de las
propuestas resultantes de este proyecto de investigación.
Diseñar un plan de seguimiento del desarrollo del
subproceso Controlar el Mantenimiento, mediante la
medición de su indicador de gestión, para
así detectar nuevas oportunidades de mejora. Difundir la
información contenida en el nuevo Manual de Procedimientos
Internos de la División (MAN-PRO-660-001) a todo el
personal que labora en ésta, a fin de garantizar la pronta
aplicación de los procedimientos y la
estandarización de criterios. Normalizar los demás
procesos de la División de Protecciones,
Supervisión y Control de Generación, a fin de
alcanzar la excelencia en su gestión. Realizar revisiones
periódicas del Manual de Procedimientos Internos
(MAN-PRO-660-001) de la División de Protecciones,
Supervisión y Control de Generación.