Paso 3: Programar y documentar la
normalización del Proceso Controlar el
Mantenimiento.
Programación de la Realización de las
Actividades que Conducirán a la Normalización del
Proceso
Para tal programación se elaboró un
cronograma de actividades en el que se refleja la
inversión y distribución de tiempo para llevar a
cabo la normalización del Proceso Controlar el
Mantenimiento. Dicho cronograma se presenta en el Diagrama
de Gantt de la Figura 6.6.
Figura 6.6. Cronograma de Actividades
para la Normalización del Proceso Controlar el
Mantenimiento.
6.4. Diseño de un Formulario de Solicitud de
Atención de Requerimientos
Con el fin de estandarizar el proceso mediante el cual
se llevan a cabo las solicitudes de las Plantas de
Generación hacia la División para la
atención de requerimientos de cualquier índole,
excepto mantenimiento (adiestramiento, asesorías, etc.),
se diseñó y normalizó un Formulario llamado
Solicitud de Atención de Requerimientos, cuyo
código es FOR-660-006. Dicha normalización se
realizó bajo los lineamientos establecidos, para el
diseño de Formularios, en el anteriormente mencionado
PRO-160-007.
Este Formulario cuenta con los campos necesarios para
escribir los datos del solicitante (unidad, nombre, fecha y
hora), servicio solicitado (a quién se le solicita,
descripción del trabajo y prioridad), control del trabajo
(quién lo aprueba, quién lo realiza, fechas de
aprobación y realización, permiso de trabajo
asociado, otro documento asociado y duración del trabajo),
aceptación del trabajo (unidad, nombre, fecha y hora de
aceptación); y otro campo donde se pueden registrar
cualquier tipo de observaciones referentes al trámite de
la solicitud y/o a la aceptación del trabajo.
En el Apéndice 2 se presenta este
Formulario con su respectivo Instructivo de Llenado y con un
Flujograma que explica claramente el trámite necesario
para realizar la solicitud, hasta terminar el trabajo y ser
aprobado el mismo.
Cabe destacar que este Formulario fue validado por el
Gerente de la División, en fecha 18/04/2005 para su
inmediata implantación en la prestación del
servicio de la División a las Plantas,
difundiéndose la información referente a esta
estandarización a las tres (3) Centrales
Hidroeléctricas (Guri, Macagua y Caruachi), a
través de personas estrechamente relacionadas con el
proceso de certificación ISO 9001:2000.
6.5. Diseño de un Formulario para la Hoja de Vida de
los Equipos del Departamento Centros de Control de
Generación
En el Departamento Centros de Control de
Generación adscrito a la División de Protecciones,
Supervisión y Control de Generación, se
diseñó y normalizó un Formulario de nombre
Hoja de Vida del Equipo XXXXX, de código
FOR-663-008, donde las X"s son reemplazadas por el nombre del
equipo al que corresponde la Hoja de Vida. En este Formulario se
registrará toda la información referente a las
actividades correctivas, preventivas, de investigación, de
mejora o de prueba que se ejecuten en cada uno de los equipos que
están bajo la responsabilidad de dicho
Departamento.
Estas Hojas de Vida serán archivadas en carpetas
individuales para cada equipo en donde se llevará un
registro de intervención de los mismos. El diseño
del FOR-663-008 se muestra en el Apéndice 3 de este
trabajo.
6.6. Creación de un Glosario para la División
de Protecciones, Supervisión y Control de
Generación
En el Apéndice 4 se presenta un compendio
de términos (palabras, frases, siglas) manejados en el
día a día de la gestión de la
División y sus Departamentos adscritos. La importancia de
la existencia de este Glosario radica fundamentalmente, para
fines de este trabajo, en la simplificación de documentos
tales como Procedimientos Internos e Instrucciones de Trabajo,
propios de la División de Protecciones, Supervisión
y Control de Generación o de sus Departamentos, desde el
punto de vista de la innecesaria excesiva cantidad de
páginas de cada uno de éstos debido a la
definición de términos claves para el entendimiento
de los mismos. En el peor de los casos, varios Procedimientos e
Instrucciones tienen los mismos términos claves definidos
en sus páginas, por lo que se hace muy repetitivo y por lo
tanto antifuncional dicha configuración.
Con este documento, el GLO-660-001, de 61
páginas, se tiene al alcance la definición de
cualquier término que se maneja en la División,
desde la Gerencia hasta el último cargo existente,
facilitando de esta manera el proceso de adaptación del
personal a sus labores a través de esta herramienta de
apoyo.
Con la introducción de este cambio, ahora los
Procedimientos Internos en lugar de definir los términos
claves para el entendimiento de los mismos, harán una
simple referencia al Glosario de la División de
Protecciones, Supervisión y Control de
Generación (GLO-660-001).
Las actualizaciones de este documento podrán
realizarse a medida que la Gerencia considere necesaria la
inclusión de la definición de nuevos
términos claves.
6.7. Elaboración del Manual de Procedimientos
Internos del Proceso Mantener de la División de
Protecciones, Supervisión y Control de
Generación
Luego de la revisión e introducción de
cambios en los subprocesos Planificar y Ejecutar el
Mantenimiento, se procedió a la elaboración y
normalización de nuevos documentos y modificación
de los ya existentes (Procedimientos Internos, Instrucciones de
Trabajo y Formularios). Más adelante se elaboró y
normalizó toda la documentación referida al Control
del Mantenimiento, y como último producto de este Trabajo
de Pasantía se realizó el Manual de Procedimientos
Internos para el Proceso Mantener los Sistemas de
Protecciones, Supervisión y Control de
Generación.
El MAN-PRO-660-001 recoge los tres (3) procedimientos
fundamentales de dicho proceso: Planificar el Mantenimiento,
Ejecutar el Mantenimiento y Controlar el Mantenimiento. El
proceso en general ha sido reorientado hacia un enfoque netamente
de mantenimiento, es decir, se ha cambiado la perspectiva
anterior en la que se tomaban en cuenta todas las actividades
desarrolladas por la División, generándose como
consecuencia desfavorable la imprecisión en la
búsqueda de toda información concerniente a
mantenimiento a lo largo de la gestión, además de
la complejidad del registro de la misma.
Otro cambio importante en la documentación del
Proceso es la redacción de los Procedimientos Internos e
Instrucciones de Trabajo en tercera persona y con los verbos en
tiempo presente, además de la estandarización de la
presentación de los títulos de estos documentos
"sustantivando el verbo", por ejemplo:
planificación…, diseño…,
elaboración…, cálculo…,
etc.
A continuación se presenta la estructura del
Manual con todos su Procedimientos Internos, Instrucciones de
Trabajo y Formularios.
Figura 6.7. Estructura del Manual de
Procedimientos Internos.
En el Apéndice 5 se presenta una copia del
MAN-PRO-660-001: Manual de Procedimientos Internos del
Proceso Mantener los Sistemas de Protecciones, Supervisión
y Control de Generación.
Conclusiones
Luego de la realización de este estudio para la
adecuación del Sistema de Gestión de la Calidad de
la División de Protecciones, Supervisión y Control
de Generación, se obtuvieron las siguientes
conclusiones:
La nueva estructura del Proceso Mantener de
la División de Protecciones, Supervisión y
Control de Generación se ajusta al Ciclo de
Mejoramiento Continuo (PDCA).Los Procesos Claves de la División son tres
(3): Planificar el Mantenimiento, Ejecutar el Mantenimiento y
Controlar el Mantenimiento.La elaboración de un Mapa de Procesos hace
posible la identificación y diferenciación de
los Procesos Claves, de Gestión y de Apoyo de la
División de Protecciones, Supervisión y Control
de Generación.Se diagnosticó el estado de los Procesos
Claves de la División y se procedió a realizar
modificaciones en los ya existentes y a documentar y
normalizar los no existentes.Se crearon nuevos Formularios e Instrucciones de
Trabajo a fin de optimizar la gestión de la
División.El subproceso Controlar el Mantenimiento se
identificó como un grupo de elementos que requieren
normalizarse, y tal normalización se llevo a cabo
siguiendo la metodología de los cuatro (4) pasos para
el desarrollo de proyectos de
normalización.Se establecieron los límites del Control
del Mantenimiento mediante
un Flujograma en donde se describe detalladamente la
secuencia de pasos a seguir para transformar un conjunto de
entradas en salidas a través de un proceso.
Para dicha normalización se estableció
un único Indicador de Gestión del proceso:
Cumplimiento de la Gestión de
Mantenimiento.Los instrumentos y metodología utilizados
para diagnosticar la situación actual y describir todo
el Proceso Mantener de la División,
permitieron analizar la secuencia de todos los procedimientos
involucrados en éste y así establecer mejoras a
través de la disminución de errores que se
generaban como retrabajo y desorganización en la
recolección de la información.Se elaboró un completo Manual de
Procedimientos para el Proceso Mantener de la
División, siguiendo los lineamientos establecidos en
el PRO-160-007 para la elaboración de Procedimientos
Internos de CVG EDELCA.Todas las propuestas realizadas y presentadas en
este trabajo fueron revisadas por los dueños del
proceso y aprobadas por los mismos.
Recomendaciones
Para garantizar la adecuación del Sistema de
Gestión de la Calidad de la División de
Protecciones, Supervisión y Control de Generación,
se recomienda tomar en consideración las siguientes
acciones:
Enviar el Manual de Procedimientos Internos del
Proceso Mantener (MAN-PRO-660-001) a la Gerencia de
Desarrollo de la Organización (DDLO) de CVG EDELCA,
para su respectiva conformación y
aprobación.Elaborar un programa que permita la
implementación de las propuestas resultantes de este
proyecto de investigación.Diseñar un plan de seguimiento del desarrollo
del subproceso Controlar el Mantenimiento, mediante
la medición de su indicador de gestión, para
así detectar nuevas oportunidades de
mejora.Difundir la información contenida en el nuevo
Manual de Procedimientos Internos de la División
(MAN-PRO-660-001) a todo el personal que labora en
ésta, a fin de garantizar la pronta aplicación
de los procedimientos y la estandarización de
criterios.Normalizar los demás procesos de la
División de Protecciones, Supervisión y Control
de Generación, a fin de alcanzar la excelencia en su
gestión.Realizar revisiones periódicas del Manual de
Procedimientos Internos (MAN-PRO-660-001) de la
División de Protecciones, Supervisión y Control
de Generación.
Bibliografía
GUÍA METODOLÓGICA PARA EL DESARROLLO
DE PROYECTOS DE NORMALIZACIÓN CVG EDELCA. Caracas:
Omega Consultores C.A. s/f. s/a.MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA DIVISIÓN
DE PROTECCIONES, SUPERVISIÓN Y CONTROL DE
GENERACIÓN DE CVG EDELCA.MODELO DE EXCELENCIA DE GESTIÓN DE CVG
EDELCA. Manual de la metodología de mejoramiento
continuo. Caracas: Omega Consultores C.A. 59 págs.
s/f. s/a.PRESENTACIÓN DEL ASPECTO SEIS "GERENCIA DE
PROCESOS" del Modelo de Excelencia de Gestión de
Gestión de CVG EDELCA. Puerto Ordaz: División
de Desarrollo de la Organización. s/f.
s/a.PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE
PROCEDIMIENTOS INTERNOS (PRO-160-007). Caracas: Omega
Consultores C.A. s/f. s/a.ROJAS DE NAVÁEZ, Rosa. (1997).
Orientaciones prácticas para la elaboración
de informes de investigación. Puerto Ordaz:
UNEXPO. Segunda edición. 239 págs.
DEDICATORIA
A DIOS, por llevarme por el camino del bien y
darme la oportunidad de alcanzar una de mis metas más
importantes.
A NICOLA BENCARDINO, mi padre, que desde el cielo
me ha acompañado en todo lo que hago y siempre lo llevo en
mi mente y en mi corazón. ¡TE AMO VIEJO!.
A AMÉRICA DE BENCARDINO, mi madre, que
desde hace menos de un año ya no está conmigo y que
siempre deseó verme alcanzar esta meta. ESTO ES PARA TI
MAMITA, TE ADORO.
A LILIANA BARRIOS, mi novia, que me ha
acompañado a lo largo del desarrollo de todo este trabajo
y en una etapa muy difícil de mi vida. TE AMO CON TODO MI
CORAZÓN.
A SONIA, por ayudarme a lograr este primer
triunfo. TE QUIERO MUCHO.
Bencardino, Alexandro
AGRADECIMIENTOS
A LA UNEXPO, mi casa de estudios, por darme todos
los conocimientos en mi formación profesional.
A CVG EDELCA, por haberme permitido trabajar para
Ellos y por contribuir a mi formación profesional y
laboral.
A LA ING. SCANDRA MORA, mi tutor
académico, por su paciencia, comprensión y
disposición a asesorarme en todo lo necesario.
AL ING. JOSÉ LUÍS LUJÁN, mi
tutor industrial, excelente persona y excelente profesional, que
siempre me hizo participar en importantes reuniones,
compartió muchos de sus conocimientos conmigo y me
brindó su amistad. MUCHÍSIMAS GRACIAS POR SU
DEDICACIÖN Y PACIENCIA.
AL ING. RODOLFO VERDE, por estar siempre
dispuesto a atenderme y responder mis preguntas.
Al ING. LUÍS GONZÁLEZ, por su
disposición a colaborar con la realización de mi
trabajo y por dedicarme tantos minutos de su tiempo cuando
más difícil se le hacía.
A LA ING. KELLY ORTEGA, por orientarme y
facilitarme información en la realización de mi
trabajo.
AL ING. MIGUEL BORGES, excelente persona sin la
cual no hubiese tenido esta oportunidad de realizar mi
pasantía.
A BRENDA FERNÁNDEZ, por estar siempre
dispuesta a colaborar conmigo y por haberme brindado su amistad y
tantos momentos agradables.
A CECILIA PULIDO, mi compañerita
incondicional, que me acompañó a todos lados y que
siempre se preocupó por aclararme cualquier duda que
tuviese.
A LUÍS BELISARIO, mi vecino y amigo de
toda la vida, por prestarme su computadora para redactar gran
parte de mi informe.
A PIPO, mi amigo, por su paciencia y
colaboración en la impresión de este informe de
pasantía.
A todo el personal de la División de
Protecciones, Supervisión y Control de Generación,
por apoyarme en todo y hacerme parte de ellos y de sus
funciones.
A todos gracias por su
valiosísima colaboración…
Bencardino, Alexandro
Autor:
Bencardino, Alexandro
(Junio 2005).
Trabajo de Práctica Profesional. Departamento de
Ingeniería Industrial. Vicerrectorado Puerto Ordaz.
UNEXPO. Tutor Académico: Ing. Scandra Mora. Tutor
Industrial: Ing. José Luís Luján.
Enviado por:
Iván José Turmero Astros
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