Aplicación de los 7 pasos de la mejora continua, un estudio de caso

Introducción

A través de los años los empresarios han
manejado negocios trazándose sólo metas limitadas,
que les han impedido ver más allá de sus
necesidades inmediatas, es decir, planean únicamente a
corto plazo; lo que conlleva a no alcanzar niveles óptimos
de calidad y por lo tanto a obtener una baja rentabilidad en sus
negocios. Según los grupos gerenciales de las empresas
japonesas, el secreto de las compañías de mayor
éxito en el mundo radica en poseer estándares de
calidad altos tanto para sus productos como para sus empleados;
por lo tanto el control total de la calidad es una
filosofía que debe ser aplicada a todos los niveles
jerárquicos en una organización, y esta implica un
proceso de Mejoramiento Continuo que no tiene final. Dicho
proceso permite visualizar un horizonte más amplio, donde
se buscará siempre la excelencia y la innovación
que llevarán a los empresarios a aumentar su
competitividad, disminuir los costos, orientando los esfuerzos a
satisfacer las necesidades y expectativas de los
clientes.

Para llevar a cabo este proceso de Mejoramiento Continuo
tanto en un departamento determinado como en toda la empresa, se
debe tomar en consideración que dicho proceso debe ser:
económico, es decir, debe requerir menos esfuerzo que el
beneficio que aporta; y acumulativo, que la mejora que se haga
permita abrir las posibilidades de sucesivas mejoras a la vez que
se garantice el cabal aprovechamiento del nuevo nivel de
desempeño logrado.

El mejoramiento continuo puede lograrse a través
de la implantación de la metodología de los siete
pasos. A continuación se presenta la aplicación de
dicha metodología a la empresa Embobinados
Industriales C.A (EMINCA).

Generalidades de
la Empresa

• UBICACIÓN

La empresa Embobinados Industriales C.A
(EMINCA) se encuentra ubicada en zona industrial Unare II,
galpones de Corpoindustria, Galpón numero 5.

• OBJETIVO DE LA EMPRESA

La empresa se dedica a la reparación de motores
eléctricos AC/DC, turbinas y generadores. Además
presta servicios electromecánicos en general. Entre sus
principales clientes se pueden mencionar: PDVSA, SIDOR, VENALUM Y
ALCASA.

• DIAGNOSTICO DE LA SITUACION ACTUAL

La empresa Embobinados Industriales C.A
(EMINCA), por la característica de su proceso
productivo, cuenta con un almacén bastante seguro ya que
resguardan materiales costosos. Sin embargo el almacén no
es debidamente utilizado puesto que no se aprovecha de una manera
óptima los espacios disponibles, además de estar
desorganizado y no presenta una clasificación adecuada de
los materiales.

• METODOLOGÍA A APLICAR

Para solventar la situación que presenta
actualmente la empresa Embobinados Industriales C.A en
su almacén, se aplicará la metodología de
los siete pasos para la mejora continua.

PRIMER PASO

SELECCIÓN DE PROBLEMAS

Este paso tiene como objetivo la identificación
de los problemas de calidad y productividad del departamento o
unidad bajo análisis.

• Aclarar los conceptos de calidad y productividad en
  el grupo

CALIDAD es proporcionar un producto o servicio a los
consumidores, que satisfaga plenamente sus expectativas y
necesidades a un precio que refleje el valor real que el producto
o servicio les provea, que este disponible y con las
oportunidades que le convenga y que genere para la empresa las
utilidades suficientes para desarrollarse saludablemente como
empresa y grupo humano y así poder continuar con
eficiencia a sus clientes.

PRODUCTIVIDAD es la relación existente entre los
resultados logrados y los recursos empleados; es decir; se debe
ser efectiva así como también eficiente en la
utilización de los recursos disponibles.

• Listar en el grupo los problemas de calidad y
  productividad en la unidad de análisis (aplicar
  tormenta de ideas)

• Perdida de tiempo buscando materiales

• Desorden en el área almacén

• Dificultad de transito para los empleados en el
  área almacén

• El tamaño del almacén no es el
  adecuado para el volumen del material manejado por la empresa
  Embobinados Industriales C.A

• Perdida de materiales en el área
  almacén

• Falla en el despacho del material

• Clasificación inadecuada del
  material

• No aplicación de las normas de seguridad
  industrial

• Deterioro en los materiales

• Preselección de oportunidades de
  mejora:

Técnica de grupo nominal:

• Asignación de problemas:

• Puntuación

Con los resultados obtenidos de la tabla anterior se
concluye que los tres (3) problemas primordiales son:

• Desorden en el área almacén

• Perdida de tiempo buscando materiales

• Clasificación inadecuada del
  material

Por decisión unánime el problema a atacar
es el DESORDEN EN EL ÁREA DE ALMACÉN con
un total de cuarenta y cinco (45) puntos.

SEGUNDO PASO

CUANTIFICACION Y SUBDIVISION DEL PROBLEMA U
OPORTUNIDAD DE MEJORA SELECCIONADA

El objetivo de este paso es precisar la
definición del problema, su cuantificación y la
posible subdivisión en subproblemas o causas
síntomas.

• Establecer los tipos de indicadores que reflejen el
  problema de DESORDEN EN EL ÁREA DE
  ALMACÉN:

• Tiempo de búsqueda de material

• Presencia de daños en el material

• Envió de material fuera de
  especificaciones

• Estratificar y/o subdividir el problema de
  DESORDEN EN EL ÁREA DE ALMACÉN en sus
  causas-síntomas

• Falta de compromiso de la gerencia

• Instrucciones insuficientes hacia el personal de la
  empresa Embobinados Industriales C.A

• Tamaño insuficiente del
  almacén

• Falta de normativas en cuanto a la
  distribución del almacén

• Clasificación de los materiales en el
  almacén

• Otras.

• Cuantificar el impacto de cada
  subdivisión

Por la falta de datos numéricos o
estadísticos se utilizara la técnica de grupo
nominal para jerarquizar cualitativamente las posibles
causas-síntomas.

Según los resultados de la tabla obtenida se pudo
jerarquizar las causas-síntomas de la siguiente
manera:

• 1. Falta de normativas en cuanto a la
  distribución del almacén.

• 2. Clasificación de los materiales en el
  almacén.

• 3. Instrucciones insuficientes hacia personal
  de la empresa Embobinados Industriales
  C.A.

• 4. Falta de compromiso de la
  gerencia.

• 5. Tamaño insuficiente del
  almacén.

• 6. Otras.

TERCER PASO

ANALISIS DE CAUSAS RAICES
ESPECÍFICAS

Se deben identificar y verificar las causas
raíces específicas del problema en cuestión,
aquellas cuyas eliminación garantizará la no
renuncia del mismo.

• Listar causas de ocurrencia aplicando tormenta de
  idea para cada subdivisión del problema

Falta de normativas en cuanto a la distribución
del almacén

• Falta de planificación

• Poca capacidad de mantener el orden por parte de los
  empleados

Clasificación de los materiales en el
almacén

• Estantería inadecuada

• Señalización inexistentes en los
  estantes

• Falta de conocimientos de las características
  de los materiales

Instrucciones insuficientes hacia personal de la empresa
Embobinados Industriales C.A

• Falta de organización

Falta de compromiso de la gerencia

• Desinterés en el mejoramiento de la
  producción

• Conformismo por parte de la empresa con el proceso
  productivo.

Tamaño insuficiente del almacén

• Diseño inadecuado

• Distribución incorrecta del
  espacio.

Otras.

• Diagrama Causa – Efecto

• Cuantificar las causas para verificar
  su impacto

Para cuantificar las causas se realizó una
encuesta a todo el personal de EMINCA constituido por 25
empleados, la encuesta constaba de la siguiente
pregunta:

Los resultados obtenidos de la encuesta
realizada fueron:

• Diagrama de Pareto

Análisis

Como se puede apreciar en el diagrama, los pocos vitales
que representan el 20% de las causas son:

• Falta de normativas en cuanto a la
  distribución del almacén

• Falta de compromiso de la gerencia

• Instrucciones insuficientes hacia personal de la
  empresa

Estas causas van a resolver el 80% del problema
según la regla de Pareto. Son las causas que se van a
tratar con prioridad.

PASO CUATRO

ESTABLECIMIENTO DEL NIVEL DE
DESEMPEÑO EXIGIDO (METAS DE MEJORAMIENTO)

Aquí se debe establecer el nivel de
desempeño exigido al sistema o unidad y las metas a
alcanzar sucesivamente.

• Metas a alcanzar

• Compromiso por parte del
  personal

• Almacén organizado y
  ordenado

• Mejorar la conservación de los
  materiales

• Reducir tiempo de búsqueda de
  materiales dentro del almacén.

• Visualización del comportamiento
  si las cosas ocurriesen sin contra tiempos ni
  deficiencias

En esta actividad se debe visualizar la situación
deseada. Para el caso del problema identificado DESORDEN EN
EL ALMACÉN, concibiendo la situación en que no
existan las causas falta de normativas en cuanto a la
distribución del almacén, clasificación de
los materiales en el almacén, Instrucciones insuficientes
hacia personal de la empresa, falta de compromiso de la gerencia,
tamaño insuficiente del almacén, entre otras, se
lograrían todas las metas propuestas
anteriormente.

QUINTO PASO

DISEÑO Y PROGRAMACIÓN DE
SOLUCIONES

El objetivo de este paso es identificar y programar las
soluciones que incidirán significativamente en la
eliminación de las causas raíces.

Para cada causa se plantean las siguientes soluciones
encontradas a través de una tormenta de ideas:

Falta de normativas en cuanto a la distribución
del almacén

• Crear las normativas necesarias para mantener el
  adecuado funcionamiento del almacén y enfocarse en su
  aplicación.

Clasificación de los materiales en el
almacén

• Estratificación y mayor detalle en la
  clasificación de los materiales

Instrucciones insuficientes hacia personal de la
empresa

• Programar charlas instructivas dirigidas al personal
  que labora en la empresa en cuestión.

Falta de compromiso de la gerencia

• Adiestramiento a la gerencia acerca de los
  beneficios que generan una adecuada planificación de
  manejo de recursos.

Tamaño insuficiente del almacén

• Realizar una ampliación de las instalaciones
  del almacén actual

• Habilitar otra zona para el almacenamiento de
  materiales.

• Seleccionar las soluciones a realizar

De las causas: falta de normativas en cuanto a la
distribución del almacén, clasificación de
los materiales en el almacén, Instrucciones insuficientes
hacia personal de la empresa, falta de compromiso de la gerencia;
se acordó aplicar las soluciones planteadas.

En cuanto al tamaño insuficiente del
almacén, por votación se seleccionó la
solución: Habilitar otra zona para el almacenamiento de
materiales.

• Diseñar plan de acción

Para solventar el problema se diseño el siguiente
plan de acción de acuerdo a las soluciones, y el orden es
como sigue:

• 1. Adiestramiento a la gerencia

• 2. Creación las normativas.

• 3. Programación de charlas instructivas
  dirigidas al personal.

• 4. Habilitar otra zona para el almacenamiento
  de materiales

• 5. Estratificación y mayor detalle en la
  clasificación de los materiales

SEXTO PASO

IMPLANTACIÓN DE SOLUCIONES

Seguidamente de la implementación de las
soluciones planteadas según el plan de acción, se
notó un cambio significativo en el tiempo de
ubicación de materiales.

En general, el resultado obtenido por la
implementación del adiestramiento a la gerencia, que se
basó en una charla sobre la planificación de
procesos productivos, fue satisfactorio. La gerencia, tomó
conciencia acerca de las acciones que debió ejecutar para
la mejora del funcionamiento del área del almacén,
lo cual facilitó la realización de las otras
soluciones.

Con la creación de normativas se logró
fijar los parámetros a seguir para el ordenamiento y el
mantenimiento del almacén.

Las charlas instructivas dirigidas al personal
permitieron la concientización y elevar el nivel de
conocimiento de los empleados.

Con la habilitación de otra zona para el
almacenamiento de materiales se logró descongestionar el
almacén original, mejoró la distribución y
se optimizó el espacio disponible.

La estratificación en la clasificación de
los materiales se facilitó el almacenamiento y
organización de los materiales.

SEPTIMO PASO

ESTABLECIMIENTO DE ACCIONES DE
GARANTIA

El objetivo de este paso es asegurar el mantenimiento
del nuevo nivel de desempeño alcanzado. De él
dependerá la estabilidad en los resultados y la
acumulación de aprendizaje para profundizar el
proceso.

Para esto se propone:

• Normalización de procedimientos y
  métodos: Para esto es necesario estandarizar el
  procedimiento de almacenado: con las nuevas normas
  establecidas y el nuevo nivel de conocimiento del personal,
  todo esto se realiza con la finalidad de mantener en orden
  establecido en el área del almacén.

• Documentación y difusión de la
  historia del proceso de mejoramiento: Los registros deben
  establecerse y mantenerse para proporcionar evidencia de la
  mejora obtenida. Los registros deben permanecer legibles,
  fácilmente identificables y recuperables.

Conclusiones

Luego de la aplicación de los siete pasos de la
mejora continua en la empresa Embobinados Industriales
C.A , utilizada para identificar y solventar los problemas
más relevantes de calidad y productividad almacén,
se pudo observar que la principal causa de los problemas
está relacionada con la gerencia.

La metodología de los siete pasos y el uso de
herramientas es la base de la resolución
sistemática de los problemas. La empresa cuenta con una
filosofía de calidad pero esto no es suficiente, es
necesario transformar las ideas en mejoras tangibles, y esta
transformación se logra con métodos y herramientas
adecuadas. Este ciclo, aplicado una y otra vez a diversos
problemas, promueve el trabajo en equipo y lleva a la empresa a
hacer de la mejora continua un modo de vida.

En las primeras etapas de introducción del
método de los siete pasos, el personal debe concentrarse
en el proceso en sí, preocupándose más por
su utilización correcta que por buscar la
perfección de la solución del problema tratado. En
estas etapas es fundamental promover un cambio cultural, creando
actitudes positivas hacia la mejora y conocimiento detallado de
las actividades realizadas son indispensables para el
éxito.

Bibliografia

• Duque, Esteban. Nov 19, 2007.
  MEJORAMIENTOCONTINUO. Consultado el día 01 de
  marzo de 2008 de la de la World Wide Web:
  http://www.freelancecolombia.com/foros/viewtopic.php?t=201

• Pérez, Reyner, (Sin fecha).
  METODOLOGÍA DE MEJORA PROPUESTA POR LA CAF
  Consultado el día 01 de marzo de 2008 de la World Wide
  Web:
  http://www.acse.com.ar/shop/imprimirnoticia.asp?notid=199

Anexos

• ANTES DE LA MEJORA

A1. ALMACEN

A2. ESPACIOS
SUBUTILIZADOS

A3. DESORDEN

• DESPUES DE LA MEJORA

A4. PINTURAS ORGANIZADAS

A5. BOMBONAS

A6. NORMAS

A7. ROLLOS DE COBRE

A8. ROYAFLEX

A9. PORTA CONEXIONES

A10. PRODUCTOS
INFLAMABLES

A11. ESTANTES HABILITADOS

Autor:

Barraza Neyxi

Gonzalez Arnaldo

Hernandez Lorena

Rosales Diana

Serrano Alexander

Prof.: Ing. Scandra Mora

Enviado por:

Iván José Turmero
Astros

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE
VENEZUELA

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL
POLITÉCNICA

ANTONO JOSÉ DE SUCRE

VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ

DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA
INDUSTRIAL

CALIDAD

PUERTO ORDAZ, MARZO DE 2008