Consultoría, planificación estratégica para la calidad. Auditorías y certificación

LA CONSULTORÍA Servicio prestado por una persona o
personas independientes y calificadas en la identificación
e investigación de problemas relacionados con
políticas, organización procedimientos y
métodos; recomendación de medidas apropiadas y
prestación de asistencia en la aplicación de dichas
recomendaciones. CARACTERÍSTICAS DE LA CONSULTORÍA
La consultoría es un servicio independiente. La
consultaría es esencialmente un servicio consultivo. La
consultaría es un servicio que proporciona conocimientos y
capacidades profesionales para resolver problemas
prácticos. La consultaría no proporciona soluciones
milagrosas.

EL PROCESO DE CONSULTARÍA El proceso de consultoría
es una actividad conjunta del consultor y del cliente destinada a
resolver un problema y a aplicar los cambios deseados en la
organización del cliente. Este proceso tiene un comienzo
(se establece la relación y se inicia el trabajo) y un fin
(la partida del consultor).

FASES DEL PROCESO DE CONSULTORÍA INICIACIÓN
Primeros contactos con clientes. Diagnostico preliminar. Planear
el cometido. Propuesta de tareas. Contrato. DIAGNOSTICO Descubrir
los hechos. Análisis y síntesis. Examen detallado
del problema. PLANIFICACIÓN DE MEDIDAS Elaborar
soluciones. Evaluar opciones. Propuesta al cliente. Planear la
aplicación de medidas.

APLICACIÓN Contribuir a la aplicación. Propuesta de
ajustes. Capacitación. TERMINACIÓN
Evaluación. Informe final. Establecer compromisos. Planes
de seguimientos. Retirada.

EL CONSULTOR DE CALIDAD Son individuos capaces de transformar a
una empresa en una organización exitosa después de
afrontar pérdidas por ineficiencia, desperdicio, baja
moral, y pobre servicio al cliente; mediante el desarrollo de un
plan para el mejoramiento continuo, entrenamiento a los
ejecutivos en la Gerencia de Calidad, dando a los empleados poder
de decisión, y reducción de los defectos.

REQUISITOS EN UN CONSULTOR DE CALIDAD: Experiencia. Costo.
Habilidad para relacionarse con la alta gerencia. Personalidad
fuerte. Habilidad para trabajar con grupo. Empatía.
Habilidades de entrenamiento. Buen comunicador. Educación.
Experiencia en la industria. Contactos personales.

PRINCIPALES RAZONES PRÁCTICAS POR LAS QUE UN DIRECTOR O
GERENTE SOLICITAN LA AYUDA DE CONSULTORES.

Para que aporten conocimientos y técnicas especiales. Para
que aporten una intensa ayuda profesional con carácter
temporal. Para que aporten una opinión externa imparcial.
Para que justifiquen las decisiones de la dirección.

FUNCIÓN DE LOS CONSULTORES En especial los de procesos se
indican a continuación: Ayudar a los equipos de trabajo a
identificar los obstáculos que impiden el logro de las
metas propuestas Crear un clima de apertura y un ambiente de
confianza y respeto a la individualidad de las personas en el
seno de los equipos de trabajo

FUNCIÓN DE LOS CONSULTORES Favorecer la solución de
problemas en equipo mediante el análisis de sus causas y
la generación de alternativas de solución. Promover
e intervenir en los cambios que resultan necesarios, según
indique el análisis de los problemas Proponer los
instrumentos que faciliten la realización de las acciones
de cambio. Trabajar concientemente en la formación y
desarrollo de los trabajadores y directivos a fin de crear una
capacidad propia y permanente de cambio y asegurarse la
irreversibilidad de los cambios

¿POR QUÉ ES NECESARIO EL TRABAJO DE LOS
CONSULTORES? El trabajo del consultor comienza cuando una
situación determinada se considera insatisfactoria y/o
susceptible de mejora; idealmente, termina con una
situación en que se ha producido un cambio, que se debe
valorar como una mejora.

¿QUIÉN RECURRE A CONSULTORES? La consultoría
como servicio profesional y método para introducir cambios
no se limita a un tipo particular de organización o de
situación económica o empresarial. En el curso de
su historia, la consultoría se ha ido extendiendo a nuevas
esferas de la actividad humana, nuevos países y nuevas
regiones.

PLANIFICACIÓN La planificación debe concebirse como
un medio para la consecución de un fin, objetivo o
propósito, cualquiera que éste sea (el aumento de
la producción, la mejora del funcionamiento de una
organización, la prestación de un servicio).
“La Planificación Estratégica de la calidad"
es el proceso por el cual una empresa define su razón de
ser en el mercado, su estado deseado en el futuro y desarrolla
los objetivos y las acciones concretas para llegar a alcanzar el
estado deseado. Se refiere, en esencia, al proceso de
preparación necesario para alcanzar los objetivos de la
calidad.

Los beneficios derivados del proceso de planificación son
éstos: Alinea áreas clave de negocio Fomenta la
cooperación entre departamentos. Proporciona la
participación y el compromiso de los empleados. Construye
un sistema sensible, flexible y disciplinado.

POLÍTICA DE CALIDAD La base del éxito del proceso
de mejoramiento es el establecimiento adecuado de una buena
política de calidad, que pueda definir con
precisión lo esperado de los empleados; así como
también de los productos o servicios que sean brindados a
los clientes. Dicha política requiere de la debida
autorización del presidente.

LA MISIÓN DE LA ORGANIZACIÓN Establece el objetivo
principal del accionar de la organización, comunicando su
esencia, su significado último y la justificación
social de su existencia. Para ello, suele incluir tres elementos
principales: Visión Análisis FODA Análisis
de brechas

AUDITORÍA Inicialmente, la auditoria se limito a las
verificaciones de los registros contables, dedicados a observar
si los mismos eran exactos. En forma sencilla y clara, escribe
Holmes: "… la auditoria es el examen de las demostraciones y
registros administrativos. El auditor observa la exactitud,
integridad y autenticidad de tales demostraciones, registros y
documentos.”

OBJETIVO Consiste en apoyar a los miembros de la empresa en el
desempeño de sus actividades. Para ello la
Auditoría les proporciona análisis, evaluaciones,
recomendaciones, asesoría e información
concerniente a las actividades revisadas.

FINALIDAD son los aspectos bajo los cuales su objeto es
observado. Podemos escribir los siguientes: Indagaciones y
determinaciones sobre el estado patrimonial, estados financieros
y estado reditual. Descubrir errores y fraudes. Prevenir los
errores y fraudes. Estudios generales sobre casos especiales,
tales como: Exámenes de aspectos fiscales y legales.
Examen para compra de una empresa. Examen para la
determinación de bases de criterios de prorrateo, entre
otros.

CLASIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA SubLas
auditorías de la calidad se puede clasificar en :
Aplicando el concepto general, se puede decir que la auditora
Externa es el examen crítico, sistemático y
detallado de un sistema de información de una unidad
económica, realizado por un Contador Público sin
vínculos laborales con la misma Auditorías Externas
: Utilizando técnicas determinadas y con el objeto de
emitir una opinión independiente sobre la forma como opera
el sistema El control interno del mismo y formular sugerencias
para su mejoramiento. El dictamen u opinión independiente
tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la
información generada por el sistema ya que se produce bajo
la figura de la Fe Pública, que obliga a los mismos a
tener plena credibilidad en la información
examinada.

Auditoría Interna La auditoria Interna es el examen
crítico, sistemático y detallado de un sistema de
información de una unidad económica, realizado por
un profesional con vínculos laborales con la misma
Utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir
informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma.
Estos informes son de circulación interna y no tienen
trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura
de la Fe Publica.   Las auditorias internas son hechas por
personal de la empresa. Un auditor interno tiene a su cargo la
evaluación permanente del control de las transacciones y
operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los
métodos y procedimientos de control interno que redunden
en una operación más eficiente y eficaz.

Auditoría Interna Cuando la auditoria está dirigida
por Contadores Públicos profesionales independientes, la
opinión de un experto desinteresado e imparcial constituye
una ventaja definida para la empresa y una garantía de
protección para los intereses de los accionistas, los
acreedores y el Público. La imparcialidad e independencia
absolutas no son posibles en el caso del auditor interno, puesto
que no puede divorciarse completamente de la influencia de la
alta administración, y aunque mantenga una actitud
independiente como debe ser, esta puede ser cuestionada ante los
ojos de los terceros. Por esto se puede afirmar que el Auditor no
solamente debe ser independiente, sino parecerlo para así
obtener la confianza del Público.

Auditoría Diferencias entre Auditorías Interna y
Externa Existen diferencias substanciales entre la Auditoria
Interna y la Auditoria Externa, algunas de las cuales se pueden
detallar así: En la Auditoria Interna existe un
vínculo laboral entre el auditor y la empresa, mientras
que en la Auditoria Externa la relación es de tipo civil.
En la Auditoria Interna el diagnóstico del auditor, esta
destinado para la empresa; en el caso de la Auditoria Externa
este dictamen se destina generalmente para terceras personas o
sea ajena a la empresa.

Auditoría Importancia de la Auditorías La
adecuación del sistema de calidad de una
organización a una norma de referencia La conformidad de
las actuaciones del personal de una organización con
referencia a los requisitos de su programa de calidad
según lo definido en la documentación (mensual de
calidad, manual de procedimientos, especificaciones de compras
,etc. La eficacia de las distintas actividades que constituyen el
sistema de la calidad de una organización, y de las
medidas correctoras/preventivas adoptadas

Auditoría Importancia de la Auditorías Las
auditorias de calidad proporcionan a la dirección de la
empresa evidencias objetivas basadas en hechos lo cual va a
permitir a la dirección tomar decisiones basándose
en hechos y no en hipótesis. La Auditoria Interna
está inhabilitada para dar Fe Pública, debido a su
vinculación contractual laboral, mientras la Auditoria
Externa tiene la facultad legal de dar Fe Pública.

Certificación Es la acción que ejecuta un organismo
reconocido e independiente de las partes interesadas, mediante la
cual se pone de manifiesto que un producto, proceso o servicio
esta conforme con una norma o requisitos permanentes
especificados. La certificación de productos supone la
emisión de un certificado o de una marca para demostrar
que un producto especifico cumple con los requisitos adecuados
que garantizan la calidad.

CERTIFICACIÓN Una certificación en general asegura
la calidad de: Un producto Un organismo Una persona

CERTIFICACIÓN Certificadores de la ISO 9001 Son aquellos
organismo encargaos de verificar a través de un proceso de
auditorias que la organización cumple con los requisitos
establecidos de la norma CONVENIN ISO 9001-2000. Organismos
certificadores en Venezuela SENCAMER; Servicios Autónomo
Nacional de Normalización. Calidad metrologia y
reglamentos técnicos. FONDONORMA; Fondo para la
normalización y certificación de calidad. AQSR ;
Automotive Quality Systems Register.