Control interno con metodologia PMI para el ISTIM – Municipio Pasto

Introducción

La necesidad de volver eficientes y eficaces a las
instituciones del estado hizo que la administración
pública en general volviera su mirada hacia las
teorías administrativas modernas que se está
imponiendo en este siglo, entre ellas los controles que se deben
tener en toda organización. Estas teorías se
fundamentan en las llamadas reformas empresariales e
institucionales implementadas por los administrativos
teóricos japoneses quienes fundamentan la productividad en
el mejoramiento continuo y permanente de cada elemento humano en
el conjunto empresarial.

Control Interno es la base sobre cual descansa la
confiabilidad de un sistema contable, el grado de fortaleza
determinará si existe una seguridad razonable de las
operaciones reflejadas en los estados financieros. Una debilidad
importante del control interno, o un sistema de control interno
poco confiable, representa un aspecto negativo dentro del sistema
contable.

En la perspectiva que aquí se adoptan, podemos
afirmar que una institución que no aplique controles
internos adecuados, puede correr el riesgo de tener desviaciones
en sus operaciones, y por supuesto las decisiones tomadas no
serán las más adecuadas e incluso podría
llevar al mismo a una crisis.

Después de revisar y analizar algunos conceptos
con relación al control, se puede decir que estos
controles permiten definir la forma sistemática de como
las empresas han visto la necesidad de implementar controles
administrativos en todos y cada uno de sus operaciones diarias.
Dichos controles se deben establecer con el objeto de reducir el
riesgo de pérdidas y en sus defectos prever las
mismas.

El Control Interno consiste en que cada individuo debe
estarse auto evaluando cada minuto de su trabajo.

Para lograr su objetivo primordial que es el de hacer
que las instituciones cumplan con su Misión, Visión
y objetivos sin desviar sus recursos, el Estado a través
de la constitución de 1991 en sus artículos 209 y
269 obliga a crear un control interno en cada
organismo.

Otra herramienta que se deriva del Control Interno es el
control de gestión el cual corresponde a un instrumento de
gerencia, desarrollado para atender el enorme tamaño de la
empresa actual, la complejidad de sus operaciones, el mayor
volumen de amenazas y problemas.

El congreso de la república mediante la ley 87/93
reglamento los artículos constitucionales y obligo a crear
en todos los entes públicos el sistema de control
interno.

Aspectos
teóricos

1.1 TITULO

Diseño e implementación de un sistema de
control interno con metodología PMI para la
Institución educativa INSTITUTO EDUCATIVO TÉCNICO
INDUSTRIAL MUNICIPAL. ITSIM. Municipio pasto Departamento de
Nariño.

• PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

• Descripción:

Se ha podido detectar la ausencia de un Sistema de
Control Interno dentro del Instituto Educativo Técnico
Industrial Municipal ITSIM , que además de ser de
obligatorio cumplimiento según la ley 87 de 1993 y ley 715
de 2001, entre otras, ha venido causando serios inconvenientes en
el proceso de gestión, en el área financiera,
contable, administrativa de la Institución debido a que
los procesos no están debidamente definidos, causando
ineficiencia e ineficacia en la gestión y
utilización de recursos.

La institución al comprometer el interés y
patrimonio que no son de ella si no que pertenecen al estado, el
servidor público como encargado de su
administración puede incurrir en errores por motivo de la
falta de experiencia o negligencia al aplicar la norma
correspondiente que puede perjudicar tanto al patrimonio
público como a terceros.

No se encuentra una información detallada sobre
las funciones del control interno en el Instituto Educativo
Técnico Industrial Municipal ITSIM dando lugar a una
generalización en los procesos y el desconocimiento de la
dinámica por parte de los funcionarios, esto conlleva a no
tener un comparativo entre lo planeado y lo ejecutado por la
institución al no aprovechar las herramientas que el
estado a brindado para optimizar los recursos que este le asigna
periódicamente.

El Instituto al desconocer la dinámica sobre el
control interno realiza procesos y procedimientos de una forma
inadecuada en cada área, lo cual con lleva a tergiversar
el proceso lógico de la información.

Por eso una alternativa para superar este posible
inconveniente es crear un proceso a través del cual las
actividades de una organización se adapten a un plan de
acción deseado que se acople a la misión,
visión, propósitos y objetivos de la
institución.

1.2.2 Formulación del Problema

Que tan eficiente y eficaz se volviera la
institución al diseñar e implementar un sistema de
control interno con metodología PMI que optimice los
recursos y agilice los procesos?

1.3 OBJETIVOS

1.3.1 GENERAL.

Diseñar e implementar un sistema de control
interno con metodología PMI para la INSTITUCIÓN
EDUCATIVA TÉCNICO INDUSTRIAL MUNICIPAL ITSIM. Municipio
Pasto Departamento de Nariño.

1.3.2 ESPECIFICOS.

Identificar los diferentes procesos que se llevan a cabo
en la Institución Educativa dentro de su normal
funcionamiento.

Diagnosticar en qué estado se encuentra los
procesos de gestión, en el área financiera,
contable, administrativa de la Institución.

Analizar la organización estructural que posee la
institución, para establecer el orden jerárquico
que existe dentro de los funcionarios que laboran en el
instituto.

Establecer y analizar la eficiencia y eficacia de los
diferentes procesos que se llevan a cabo en el instituto
así como también la normatividad que tiene
implantada en todos los estos.

Diseñar e implementar un Sistema de Control
Interno dentro del instituto.

• JUTIFICACION

La ley 87 de 1993 y la ley 715 de 2.001 establece que
los organismos y entidades públicas deben implantar de
carácter obligatorio un sistema de Control interno y
autocontrol que les permita alcanzar la eficiencia y eficacia
dentro de los diferentes procesos que se lleven a cabo en el
marco de sus labores normales.

La implantación de un Sistema de Control interno
dentro de las instituciones de carácter oficial ha
contribuido a la modernización de las mismas, trayendo
consigo una eficaz y eficiente prestación de servicios, y
funcionamiento haciéndolas más
competitivas.

Un sistema de control Interno permite dentro de las
instituciones asegurar los proceso de gestión, en las
diferentes áreas y que estas sean más eficientes y
eficaces, permitiendo a la dirección una mejor
planeación de las actividades y el cumplimiento del
cronograma.

El Instituto Educativo Técnico Industrial
Municipal ITSIM de la ciudad de San Juan de Pasto, catalogado
como una de las mejores Instituciones educativas de
carácter técnico del sur occidente de Colombia, en
búsqueda de la excelencia , no puede ser ausente en la
implantación de un Sistema de Control Interno para estar a
la vanguardia de las mejores instituciones que van en
búsqueda de la eficiencia y la eficacia dentro de los
sistemas de información requisito fundamental de la ley
715 de 2001 que establece entre otros el mejoramiento continuo de
las instituciones educativas de Colombia, e implantación
de indicadores de gestión.

La nueva normatividad de la ley 715 del 2001 regula el
presupuesto y conduce a la necesidad que el gasto público
no sea solo legal, sino que también ejecutado dentro de
sanos criterios de planeación y de un adecuado sentido de
racionalización. optimice los recursos y agilice los
procesos.

El enfoque de control interno ya no debe limitarse a
vigilar la legalidad y exactitud de las operaciones, debe buscar
un fin más amplio y adecuado a los cambios que se realizan
en el área administrativa, en lo presupuestal y en todos
los conceptos del estado moderno, en el sentido de que debe
analizarse también la utilidad de la inversión y
obtención de los resultados previstos.

El colegio al diseñar, en primera instancia, el
control interno estaría propiciando el desarrollo
armónico y coherente de la gestión mediante un
conjunto de normas, métodos y medidas coordinadas que
adopte, con el propósito de salvaguardar sus recursos,
racionalizar el uso de los mismos mediante procedimientos,
procesos, y etapas de control, y promover así la
eficiencia y eficacia operativa, el mejoramiento continuo y
estimular la adhesión a las políticas prescritas
por la dirección de la
entidad. 

1.5. REVISION
BILIOGRÁFICA -MARCO DE REFERENCIA

1.5.1. MARCO TEORICO

"El Control Interno es la base donde descansan las
actividades y operaciones de una empresa, es decir, que las
actividades de producción, distribución,
financiamiento, administración, entre otras son regidas
por el control interno.

Es un instrumento de eficiencia y no un plan que
proporciona un reglamento tipo policiaco o de carácter
tiránico, el mejor sistema de control interno, es aquel
que no daña las relaciones de empresa a clientes y
mantiene en un nivel de alta dignidad humana las relaciones de
patrón a empleado.

La función del control interno es
aplicable a todas las áreas de operación de los
negocios, de su efectividad depende que la administración
obtenga la información necesaria para seleccionar de las
alternativas, las que mejor convengan a los intereses de la
empresa.El control interno debe establecer previo estudio de las
necesidades y condiciones de cada
empresa."[1]

El control interno ha sido declarado durante las
últimas cinco décadas como fundamental e
indispensable en las entidades públicas y privadas, este
reconocimiento surgió con el crecimiento de la envergadura
de las empresas y el volumen de las operaciones que casi
imposibilito la revisión detenida de cada
transacción financiera, debido al costo elevado que esta
representaba. Se descubrió que en circunstancias normales
casi nunca es necesario examinar todas las transacciones y que el
costo de tal examen detenido casi siempre representaba más
gastos que aquellos beneficios obtenidos.

En los últimos años se ha profundizado el
conocimiento y entendimiento del control interno, en gran parte
por el desarrollo de la información y la nueva
tecnología del control de sistemas de procesamiento de
datos. Los conceptos de control interno actualmente están
en un proceso de desarrollo dinámico. En el sector
público, sobre todo en países en vías de
desarrollo, los conceptos de control interno y auditoria
profesional recién han empezado a despertar
interés.

Esto puede haberse presentado debido al crecimiento
tanto como en envergadura como en volumen de transacciones y
operaciones en la década de los 70 y 80 y debido a que el
sector público, sobre todo el latinoamericano, no acepta
la implantación de reformas y cambio, aun aquellos
considerados obvios e indispensables a la administración
moderna eficaz.

Según Jorge Alirio Charry.

"El cambio ha encontrado resistencia en la
administración, por cuanto la realidad de los sistemas
políticos ha demostrado que la racionalidad técnica
y racionalidad política, que se basa en la
concertación y la negociación tienden ha
articularse en función de unos intereses y objetivos
determinados por los grupos dirigentes
"[2]

Además en el sector público de muchos
países tradicionalmente se ha confiado, de manera
exclusiva, en el control externo afectado por los organismos de
control y otros organismos centrales, resistiendo delegar las
funciones administrativas a los titulares o administradores de
las empresas públicas.

Muchos de estos requisitos inflexibles y anti
gerenciales dieron impulso al establecimiento de entidades
descentralizadas y autónomas, precisamente para facilitar
la creación de una administración
moderna.

Para el instituto latinoamericano de ciencias
fiscalizadoras, El énfasis en la gerencia moderna y
efectiva es considerada urgente debido al crecimiento del sector
público, al aumento en el costo de la mano de obra y a la
determinación de que muchos de los mecanismos externos del
control previo realmente no lograran el control y más bien
aumentaran el descontrol .[3];

En base a lo anterior se ha presentado un lógico
aumento de interés del sector publico de muchos
países en el Control Interno y la auditoria Profesional
como los únicos mecanismos prácticos y efectivos
conocidos en la actualidad, que realmente permiten el control
sobre los recursos del estado.

Además, la aplicación de un sistema de
control Interno está inmerso en el sistema Nacional de
Control Interno, sobre todo en lo relacionado con los procesos
para el manejo de recursos, bienes y sistemas de
información, a efectos de garantizar que las entidades
publicas o sometidas a la vigilancia registren sus transacciones
en forma exacta, veraz y oportuna de tal manera que permita
emitir los informes contables que faciliten la gestión y
contribuyan a lograr los objetivos propuestos por
estas.

El principal producto del sistema de Control Interno es
la garantía a la comunidad y a las instituciones a quienes
la empresa presta servicios, de que están recibiendo estos
con la máxima calidad.

Adicionalmente el sistema de control interno
evalúa permanentemente la gestión de la empresa y
al mismo tiempo garantizar por medio de los subsistemas de
control preventivo y ejecutivo que todas las funciones se
están desarrollando con lo planeado.

El control interno para cumplir con sus objetivos, en
las siguientes categorías.

Efectividad y eficiencia de las operaciones.

Confiabilidad de la información
financiera

Cumplimiento de las leyes y regulaciones
aplicables.

Tendrá que incluir en su estudio los siguientes
componentes.

Ambiente de control.

El ambiente de control da el tono de una
organización influenciada por la conciencia de control de
sus empleados. Es el fundamento de todos los demás
componentes del control interno, proporcionándole
disciplina y estructura.

Los factores del ambiente de control incluyen la
integridad, los valores éticos y la competencia de la
gente de la institución.

Valoración de riesgo

Cada entidad enfrenta una variedad de riesgos de fuentes
internas y externas, los cuales deben valorarse. Una
condición previa a la valoración de riesgo es el
establecimiento de objetivos constituyéndose una base para
determinar como se deben administrar los riesgos.

Actividad de control.

Estas son políticas y procedimientos que ayudan
ha establecer pautas para cumplir la misión y
visión de la institución, ayudan a asegurar que se
tomen las acciones necesarias para orientar a la entidad hacia la
consecución de los objetivos disminuyendo los riesgos. Las
actividades de control se dan a todo lo largo de la
organización en todos los niveles y en todas las
funciones, incluyen un rango de actividades diversas como
aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones,
revisiones de desempeño operacional.

Información y
comunicación

Debe identificarse, capturarse y comunicarse la
información pertinente en una forma y en un tiempo que les
permitan a los empleados cumplir con sus responsabilidades, los
sistemas de información producen reportes, contienen
información operacional, financiera y relacionada con el
cumplimiento que hace posible operar y controlar la
empresa.

Monitoreo

Los sistemas de control interno deben monitorearse,
proceso que valora la calidad del desempeño del sistema en
el tiempo, es realizado por medio de actividades de monitoreo que
se está moviendo continuamente hacia delante. El monitoreo
ocurre en el curso de las operaciones, incluye actividades
regulares de administración y supervisión y otras
acciones realizadas en el cumplimiento de sus
obligaciones.

Al empezar a elaborar este trabajo se quiere en primera
instancia revisar si la institución posee o por lo
contrario carece de los ELEMENTOS BÁSICOS DE CONTROL
INTERNO es decir las líneas de autoridad de
responsabilidad y esquemas de delegación definidos, si
posee manuales los cuales le permitan a la institución
establecer una serie de indicadores para evaluar la
gestión administrativa, que clase de políticas,
criterios y disposiciones legales posee la institución,
con que clase de recurso humano cuenta el colegio así como
también si cuenta con trabajadores hábiles, capaces
honestos, y la forma como son seleccionados.

Para poder realizar un trabajo objetivo se debe utilizar
como principal herramienta la planeación
estratégica, proteger todos los bienes y recursos que
posee la institución con una administración que
elimine riesgos mediante " medidas de seguridad que protejan la
Institución y sus objetivos como núcleo de una
sociedad, garantizar al estado la buena distribución y
aprovechamiento de su recursos mediante la eficiencia
(máxima utilización de los recursos) y la eficacia
( logro de objetivos propuestos), proporcionar información
oportuna, razonable y confiable a quien la necesite en su momento
. basado siempre en LA IGUALDAD, MORALIDAD, EFICIENCIA, ECONOMIA,
IMPARCIALIDAD y otros principios éticos del profesional
encargado del área, y del responsable del control interno
es decir la rectora de la institución.

El siguiente paso esta basado en la elaboración
de un DIAGNOSTICO, que permita obtener suficientes elementos de
juicio, para tomar decisiones sólidas y objetivas en el
proceso de implementación del control interno en las
diferentes dependencias de colegio.

Para hacer mejor uso del control de gestión y
establecer programas de mejoramientos del desempeño es
necesario comprender muy bien lo que ocurre y el por qué
de lo que pasa dentro del colegio.

El control de gestión está basado por el
principio de estabilidad frente a la innovación
tecnológica, es decir, tecnificar los procesos día
a día, en el principio de la información perfecta,
en la eficiencia productiva, pero lo realmente importante al
medir una actividad es saber con que cuenta la institución
en la parte física y humana para así saber Que
medir? Donde medir?, Cuando medir? , Contra que
medir?.

Como todo gran proyecto hay varias limitaciones, las del
control interno son.

Ofrece solamente una seguridad razonable; es decir, no
garantiza la totalidad del cumplimiento de los objetivos de una
organización.

Son dinámicos por lo cual requieren de un
monitoreo y seguimiento permanente con el fin de que los
mecanismos de control no pierdan vigencia, nunca garantiza el
cumplimiento de sus objetivos, El costo está ligado al
beneficio que proporciona, la Violación u omisión
de la aplicación por parte de la alta dirección, Se
puede presentar error humano por mal entendido, descuidos o
fatiga, Se direcciona hacia transacciones repetitivas no
excepcionales.

Al final de este proyecto el INSTITUTO EDUCATIVO TECNICO
INDUSTRIAL MUNICIPAL. ITSIM tendrá una muy buena capacidad
de reacción ante las contingencias, podrá optimizar
el uso de todos los recursos disponibles, administrar con base en
rendimientos, prever situaciones críticas o inesperadas, e
integrar mediante la participación dinámica a los
trabajadores en el desarrollo gerencial, aprovechando sus
capacidades creativas para el logro de los objetivos de la
institución.

En trabajos de grado anteriores sus autores llegaron a
varias conclusiones entre ellas están.

"El control interno es un proceso integrado a los
procesos, y no un conjunto de pesados mecanismos
burocráticos añadidos a los mismos. Estos controles
internos, son efectuados por el consejo de la
administración, la dirección y el resto del
personal de una entidad, con el objeto de proporcionar una
garantía razonable para el logro de objetivos. El control
interno es un proceso, es decir, un medio para alcanzar un fin y
no un fin en sí mismo, lo llevan a cabo las personas que
actúan en todos los niveles, no se trata solamente de
manuales de organización y procedimientos, sólo
puede aportar un grado de seguridad razonable y no la seguridad
total para la conducción o consecución de los
objetivos. Al hablarse del control interno como un proceso, se
hace referencia a una cadena de acciones extendida a todas las
actividades, inherentes a la gestión e integrados a los
demás procesos básicos de la misma:
planificación, ejecución y supervisión.
Tales acciones se hallan incorporadas (no añadidas) a la
infraestructura de la entidad, para influir en el cumplimiento de
sus objetivos y apoyar sus iniciativas de
calidad."[4]

"Que el control interno en los últimos tiempos a
adquirido una gran importancia, a causa de numerosos problemas
producidos por su ineficiencia, ha hecho necesario que los
miembros de los consejos de administración asumieran de
forma efectiva, unas responsabilidades que hasta ahora se
habían dejado en manos de las propias organizaciones de
las empresas. Por eso es necesario que la administración
tenga claro en qué consiste el control interno para que
pueda actuar al momento de su implantación. El control
interno no tiene el mismo significado para todas las personas, lo
cual causa confusión entre empresarios y profesionales,
legisladores, etc. En consecuencia, se originan problemas de
comunicación y diversidad de expectativas, lo cual da
origen a problemas dentro de las
empresas.[5]

1.5.2 MARCO CONCEPTUAL

ACCIONES CORRECTIVAS Actividades que se
establecen con el fin de eliminar la causa de una conformidad
presentada.

ACCIONES PREVENTIVAS. Actividades que deben
formularse para eliminar la causa de una no conformidad
potencial.

CONTROL. Es toda acción mecanismo o
instrumento dirigido a evitar, detectar o corregir cualquier
acción que pueda afectar el cumplimiento de un objetivo,
existen varios tipos de control. El control es un proceso
administrativo el cual permite verificar que se cumpla la
misión institucional, las políticas, objetivos y
sumiste información para el proceso de
planeación.

Las teorías clásicas de la
administración y los enfoques modernos que involucran alta
tecnología conciben el control como una actividad
intrínseca de la administración, ya sea como parte
del proceso administrativo o como principio inmerso en toda
actividad.

CONTROL INTERNO. "Es la acción de VER,
OBSERVAR y EVALUAR todos y cada uno de los procedimientos
utilizados para ejercer cada una de las funciones y realizar cada
una de las tareas propias del trabajo, en relación con los
objetivos propuestos"[6]

COTROL DE CALIDAD. Grado de satisfacción
de la comunidad por los bienes y servicios que le
prestan.

CONTROL DE GESTION. (Art. 12 Ley 42/93). Es el
examen de la eficiencia y eficacia en las entidades de la
administración de los recursos públicos,
determinada mediante la evaluación de sus procesos
administrativos, la utilización de indicadores de
rentabilidad pública y desempeño y la
identificación de la distribución del excedente que
estas producen, así como de los beneficiarios de sus
actividades.

CUESTIONARIOS. Conjunto de preguntas que guardan
concordancia con los mecanismos de control interno y buscan
establecer el grado de cumplimiento.

DIAGNOSTICO. Resultado del análisis de las
variables de una investigación realizada a las diferentes
áreas de la organización.

DISEÑO DE CONTROL INTERNO. Es la
estructuración de los controles y del sistema integrado
por el conjunto de estos, de tal forma que el proceso
administrativo de la organización para la cual se
establece involucre una permanente ejecución y
evaluación de los controles, mediante metodologías
aplicadas por los funcionarios responsables de los procesos de
manera inherente a la planeación, la organización,
la dirección, la ejecución y el control,
garantizando la instalación y funcionamiento de controles
preventivos, detectivos y correctivos como aporte esencial para
facilitar el cumplimiento de la misión de
entidad.

EFICACIA. Es el grado en que las Empresas
publicas encargadas de la produccion de bienes o servicios,
logran las metas que sus organismos de direccion les definen para
un periodo determinado en términos de calidad, cantidad y
oprtunidad, asi como la relacion que estas guardan con sus
objetivos.

Al interior de la organización se deben
desarrollar los mecanismos de medicion para cada una de sus areas
de resultado, de modo que se logre el cumplimiento de las metas
corporativas.

EFICIENCIA. Se entiende la eficiencia como el
costo mínimo con que las entidades públicas
encargadas de producción de bienes y servicios, alcanzan
sus objetivos y resultados. Dentro del costo necesariamente
están representados todos los elementos o insumos que
forman parte de la producción de los bienes o servicios de
cada entidad. Su medición se fundamenta en la
relación del volumen de producción frente al
volumen de insumos utilizados.

FUNCION. Cada una de las responsabilidades
inherentes al cargo que debe cumplir el servidor público
para el cabal cumplimiento de su misión. Acción y
ejercicio de un empleo, facultad u oficio.

GESTION. Proceso que desarrolla actividades
productivas con el fin de generar rendimientos de los factores
que en el intervienen. Diligencia que conduce al logro o
satisfacción de un deseo.

INDICADOR. Valor matemático que expresa
relación entre volumen de producción en un proceso
económico y la cantidad de insumos que intervienen en
ella. Expresa relación de causa-efecto y por ello es
elemento fundamental para la toma de decisiones.

LA OFICINA DE CONTROL INTERNO. Esla encargada de
evaluar en forma independiente todos estos elementos que componen
el sistema de control interno de la entidad y proponer al
representante legal del respectivo organismo las recomendaciones
para mejorarlo, lo mismo que acompañar y asesorar a todas
las dependencias de la organización en la
implementación y aplicación de mecanismos,
técnicas y estrategias idóneas para realizar el
control interno e igualmente fomentar la cultura de
autocontrol

MANUAL. Documento o cartilla que contiene las
nociones básicas de un arte o ciencia y su forma correcta
de aplicación.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. Documento básico
que se describe la manera como se hace o se desarrolla una tarea,
un proceso o una actividad de acuerdo al grado de dificultad,
tiempos, movimientos flujo de operación, controles,
políticas y normatividad aplicable en cada caso
particular.

MANUAL DE FUNCIONES. Lo comprenden las
actividades relacionadas en una organización. En este
sentido, es necesario para el logro de una buena
organización que los deberes especifiquen en forma clara y
cuidadosa. Por ello la división en el primer nivel
jerárquico, es casi siempre funcional. Para hacer la
división de funciones mas adecuada se debe partir de los
objetivos y planes aprobados. Un aspecto en la
Organización es la determinación de departamentos,
lo cual indica un área o división definida de una
Asociación sobre la que un administrador tiene autoridad
para el desempeño de actividades o acciones coordinadas
que le corresponde realizar.

PROCESO: Es cualquier actividad o grupo de
actividades que emplea un insumo, se le agrega valor a este y
suministra finalmente un bien o servicio a un cliente interno o
externo.

PROCEDIMIENTO: Muestra pasó a paso, como
realizar las actividades fijadas o trazadas por las
políticas, o modo prescrito de ejecutar un trabajo para
alcanzar un objetivo restablecido.

SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Es una herramienta de
auto evaluación y autocontrol que permite monitorear en
tiempo real el quehacer organizacional y comparar los resultados
alcanzados en relación con lo programado y así
determinar las posibles desviaciones, a fin de promover acciones
correctivas necesarias para el cumplimiento de los planes y
facilitar alcanzar las metas previamente definidas en el
desarrollo de la misión institucional; por otro lado,
permite que cada servidor público a través de
diferentes herramientas ejerza autocontrol sobre los procesos o
funciones que se le han asignado.

1.5.3 MARCO ESPACIAL

El Instituto Educativo Técnico Industrial Pasto
antes Instituto Técnico Superior Industrial Nacional Pasto
es una institución formada por los padres salesianos hace
60 años esta ubicado en la Ciudad de pasto, en el barrio
La Aurora en la dirección Carrera 27 No 4-35, es una
institución dotada de una muy grande planta física
la cual a lo largo de 60 años le ha dado albergue ha los
jóvenes de muchas familias Nariñenses,
graduándolos de bachilleres en 5 áreas
técnicas en las cuales se han caracterizado y sobresalido
en la ciudad, estas áreas técnicas antes
mencionadas son Mecánica automotriz, mecánica
industrial, electricidad, dibujo técnico, y
ebanistería, en el momento ha podido ampliar sus servicios
hacia la educación primaria y también aspira ser
líder como lo ha logrado ser con la educación
secundaria.

La ubicación de la institución es
estratégica ya que colinda con el club CRESEMILLAS uno de
los más importantes de Pasto, también con el
colegio NORMAL, estos a un costado de la avenida mas importante
de Colombia y Sudamérica la PANAMERICANA.

1.5.4 MARCO TEMPORAL

Esta investigación o monografía se
realizara desde el 01 de Abril de 2013 momento en el cual
decidimos emprender este reto de dejar al ITSIM con un sistema de
control interno bien establecido. Es nuestro deseo terminar este
estudio el día 1 d junio de 2013, y cumplir con el grupo
de investigación de la universidad Remington programa de
Especialización en Revisoría Fiscal y
Contraloría.

1.5.5 MARCO LEGAL

Existen principios que rigen y orientan el
funcionamiento del control interno expresados desde la misma
constitución, normas y directrices que orientan la
Misión de la entidad se encuentran en leyes y decretos que
desarrollan esos principios. Así mismo están
orientados por circulares y resoluciones de la contaduría
general de la nación y consejo asesor del Gobierno
Nacional.

En materia de Control Interno se orienta por las
instituciones y normas que se tienen en las entidades de orden
nacional y territorial adicionalmente por los acuerdo de Juntas
Directivas y resoluciones de la dirección ejecutiva. el
reglamento interno de trabajo las normas funcionales y
técnicas propias del servicio las cuales se encuentran
expresadas en manuales de funciones complementan la
reglamentación hacia el interior de la
organización. En cuanto a la reglamentación externa
se precisa la siguiente reglamentación.

La constitución política de Colombia
realizada en el año 91 trajo consigo conceptos de
modernización de administración pública e
impone la necesidad de un estado que ponga todos sus esfuerzos
recursos hacia realizaciones sociales definitivas y profundas con
suficiente solvencia para interpretar a cabalidad las
expectativas de interés general y de hacer presencia
efectiva dentro del ámbito de la realidad cotidiana
nacional. El establecimiento o implementación de un
adecuado sistema de Control Interno se constituye entonces en un
paso fundamental dentro del proceso político
administrativo tendiente a modernizar al estado el marco
normativo se fundamenta en los siguientes artículos de la
constitución y leyes reglamentarias.

ARTÍCULO 209- En este articulo se
contempla que el control fiscal deberá velar por adecuado
cumplimiento de los fines del estado y por tal razón la
administración publica en todos sus ordenes tendrá
que tener un control interno conforme lo señala la
ley.

ARTICULO 267- Determina que el control fiscal
estará a cargo de la contraloría general de la
República y se realizara sobre la gestión fiscal de
las entidades que manejan fondos o bienes del estado.

ARTICULO 269- En este se estipula la
obligación que tienen las entidades del estado de
señalar y aplicar métodos y procedimientos de
control interno.

LEY 42 de 1993- Hace referencia a la
organización del sistema de control fiscal y los
organismos que lo ejercen, en su ARTICULO 18 se determina que la
Contraloría General de la República deberá
analizar y evaluar los sistemas de control de las entidades a fin
de establecer la calidad y niveles de confianza que se tenga para
medir la eficiencia y eficacia en el cumplimiento de los
objetivos.

DECRETO Nº 1537 DE 2001 – Por el cual se
reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos
técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de
control interno de las entidades y organismos del
Estado.

LEY 87 de 1993- En ella se define claramente el
Control Interno con sus objetivos, características,
elementos y funciones de la oficina de Control Interno y los
informes que deberán presentar los funcionarios de esta
dependencia, los cuales tendrán valor probatorio en los
procesos disciplinarios, administrativos, judiciales y fiscales
que lo regirán.

LEY 715 deL 2001 Esta ley regula el presupuesto y
conduce a la necesidad que el gasto público no sea solo
legal, si no que también ejecutado dentro de sanos
criterios de planeación y de un adecuado sentido de
racionalización. que optimice los recursos y agilice los
procesos, y se dictan normas orgánicas en materia de
recursos y competencia de conformidad con los artículos
151, 288, 356 y 357 (acto legislativo 01del 2001) de la
constitución política y se dictan otras
disposiciones para organizar la prestación de servicios de
educación y salud, entre otras.

Ley 716 del 2001 –Por la cual se expiden normas
para el saneamiento de la información contable en el
sector público y se dictan disposiciones en materia
tributaria y otras disposiciones.

DECRETO 2145 DE 1999 – Por el cual se dictan
normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las
Entidades y Organismos de la administración Pública
del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras
disposiciones.

Resolución No: 644 del 2003 – Por la cual
se regula el procedimiento para la designación de los
jefes de la Unidad u Oficina de Coordinación de Control
Interno o de quien haga sus veces de los organismos y entidades
de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional.

Decreto 1537 del 2001. Menciona los elementos
técnicos y administrativos que fortalecen el sistema de
Control Interno en las entidades y organismos del estado para el
desarrollo racional de su gestión. Toma como base la
identificación de los procesos permanentemente e
interactivo entre la administración y la oficina de
control interno, evaluando los aspectos tanto internos como
externos que pueden llegar a representar amenazas para la
consecución de los objetivos institucionales, así
como determinar acciones de control.

Aspectos
metodológicos

6.1 Tipo y línea de
investigación

6.1.1 Paradigma: Método a utilizar será el
CUALITATIVO. Metodología PMI

6.1.2Enfoque: Empírico
Analítico

6.1.3 Tipo:

Exploratorio que es el empleo de varias
técnicas de investigación para determinar grado de
dificultad que la institución tiene en la
elaboración de los diferentes procesos y así poder
dictaminar un diagnostico acertado de la forma como está
funcionando el colegio.

Explicativa. Por medio esta técnica
justificaremos palabras y acciones realizadas en la
investigación para hacer comprender y conocer a los
interesados en el proyecto las bondades del mismo.

Propuesta. Una vez explicados los dos
métodos anteriores manifestaremos con razones la
importancia del control interno para inducirles a los directivos
de la institución a adoptarla.

Aplicativo: Daremos las bases y primeras
instancias para que el instituto técnico superior
industrial nacional implemente el control interno.

6.1.4 LINEA DE INVESTIGACIÓN

Desarrollo empresarial e industrial, elaborar un sistema
de organización, revisión, control y
evaluación de la gestión administrativa, aplicando
la metodología PMI .

• Población de Estudio

La fuente de información en esta
investigación será El Instituto Educativo
Técnico Industrial Municipal ITSIM ubicado en la ciudad de
pasto departamento de Nariño Barrio la Aurora. Para
cerciorarnos de la veracidad de la información que
ahí vamos a encontrar utilizaremos al personal que en
dicha institución labora, o que esta directa o
indirectamente relacionada con esta.

6.2.1 UNIVERSO: En esta investigación el universo
se limita a ser finito, ya que evaluaremos solo al personal
administrativo del Instituto Educativo Técnico Industrial
Pasto.

6.2.2 MUESTRA: Para determinar la muestra de estudio se
ha determinado reducir el universo a una muestra de la
población la cual la determinamos con la siguiente formula
.

6.3 FUENTE Y TÉCNICAS PARA LA RECOLECCION DE
INFORMACIÓN

6.3.1 TECNICAS: Para el desarrollo de esta
investigación utilizaremos varias técnicas, con el
fin de incrementar la confiabilidad de la información que
se obtendra.

Técnicas Directas: La encuesta va ha ser la
principal fuente de información para el desarrollo de
nuestra investigación, por ser esta un sondeo en la
opinión de los empleados para indagar su juicio o parecer
sobre le funcionamiento adecuado del colegio.

Técnicas Indirectas: Como técnicas
derivadas de la encuesta utilizaremos la entrevista, Esta
técnica se empleará para conseguir informaciones
necesarias que sirvan de aval para el buen desempeño de
nuestro trabajo de investigación. y la observación
directa de los documentos necesarios en el diseño de un
sistema de control interno.

6.3.2. FUENTES: Las fuentes de información de
nuestro de trabajo serán las resultantes del empleo de las
técnicas, ya mencionadas, entre otras.

Fuentes Primarias:

ENCUESTA: La principal información para el
desarrollo de nuestro tema de investigación será el
resultado de las encuestas, por ser estas la técnica
directa de recolección de
información.

Fuentes Secundarias:

Dispondremos de varias fuentes las cuales tienes como
principal característica tener el aval de personas y entes
reconocidos, los cuales aseguran que la información
ahí reflejada es verdadera y no tiene necesidad de
corrección alguna, se reconocerá siempre los
aportes de otros autores que en los Texto, Revistas
técnicas, Boletines, Internet, tesis y leyes se hayan
tomado.

6.3.3. Recolección de Información o
Trabajo de Campo

La recolección de los datos va ha ser mediante
encuestas y revisión físicas a los documentos
necesarios para poder elaborar un diagnostico acertado de la
institución y así saber en donde enfatizar nuestros
esfuerzos y conocimientos par agilizar el trabajo de
investigación.

6.3.4 Plan de Análisis

Para el éxito y desarrollo de los objetivos
planteados en el proyecto se desarrollaran las siguientes
actividades.

Realizaremos encuestas y con los resultados obtenidos
elaboraremos un diagnostico de cómo está la
institución con respecto al control interno, que modelos
tiene, que carencias etc.

Revisaremos la organización estructural a que
tiene la institución para determinar si hay una correcta
manera de transmitir la información de la
administración hacia los trabajadores que ahí
trabajan.

De acuerdo a los procesos que se llevan a cavo en la
institución tomaremos los relacionados con las
áreas contable, financiera y administrativa los
analizaremos mostrando el por qué si o no de su
ejecución y buscaremos los mas apropiados para cada
tarea.

Revisaremos físicamente los recursos con los que
cuenta la institución para concluir si son los más
apropiados para optimizar las tareas para las cuales fueron
adquiridos y a través de preguntas a los empleados con la
cual evaluaremos el grado de preparación y conocimiento
que tiene sobre su trabajo y la institución y otras
actividades y si este conocimiento está de acuerdo al
cargo que desempeña en la institución.

Levantamiento de la información.

Organización y clasificación de la
información.

Ejecución del proyecto.

Sustentación del proyecto (informe
final).

Recomendaremos todas las observaciones que se hayan
encontrado en este proceso de elección de los mejores
procedimientos para la institución.

Presentación de
resultados 

(15 páginas)

LA MATRIZ DOFA

La matriz DOFA es el instrumento metodológico que
sirve para identificar las acciones viables mediante el cruce de
variables, en el supuesto de que las acciones estratégicas
deban ser ante todo acciones posibles y que la factibilidad se
debe encontrar en la realidad misma del sistema. En otras
palabras, por ejemplo la posibilidad de superar una debilidad que
impide el logro del propósito, solo se la dará la
existencia de fortalezas y oportunidades que lo permitan. El
instrumento también permite la identificación de
acciones que potencien entre sí a los factores
positivos.