Diseño de un sistema de control de gestión en la empresa Vhicoa
(Gp:) LA EMPRESA
(Gp:) LA EMPRESA LA MISIÓN La misión de la
empresa consiste en la Fabricación de estructuras
metálicas y trabajos de calderería en general que
satisfacen la necesidad del cliente y al mismo tiempo lograr un
alto grado de rentabilidad de la empresa, mediante una
gestión continua de mejoramiento de la calidad con la
participación y compromiso de todos los niveles de la
organización. LA VISIÓN La visión es Cumplir
con los procedimientos señalados por el cliente para la
fabricación de sus productos, satisfaciendo sus
necesidades dentro de un marco de respeto y cordialidad.
Garantizar la entrega completa y oportuna de los productos
fabricados y promover la capacitación, el desarrollo y
motivación del personal, para asumir los retos y
exigencias actuales y futuros.
(Gp:) EL PROBLEMA
(Gp:) EL PROBLEMA
(Gp:) OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Diseñar un sistema
de Control de Gestión para mejorar la productividad en la
empresa Vhicoa C.A. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Analizar
material bibliográfico referente a los fundamentos de
sistemas de control de gestión, indicadores, balance score
card, ISO 9001:2000, planificación, entre otros. Realizar
un diagnóstico de la situación actual de la
empresa, enfocándonos en los objetivos y en las entradas y
salidas de los procesos que conforman a los departamentos claves
de la organización. Establecer indicadores de
Gestión que evalúen el comportamiento de los
departamentos claves concernientes a la empresa VHICOA.
Diseñar los formatos que servirán para la
recolección de datos. Diseñar un instrumento de
medición (software de Microsoft VISUAL-BASIC). Identificar
los indicadores de Gestión de Calidad: Definición
conceptual y matemáticamente, Objetivo de los indicadores,
Definición de los niveles de referencia y
conceptualización de un sistema de reportes.
(Gp:) OBJETIVOS Establecer un informe de gestión
mensual que permita observar el seguimiento y las fallas, para de
esta manera establecer acciones de mejora. Evaluar el impacto
emitido de la propuesta en la organización.
(Gp:) DISEÑO METODOLÓGICO Tipo de Estudio
Población Instrumentos Diseño de
Investigación
(Gp:) SITUACIÓN ACTUAL (Gp:) Herramienta
Eficaz
(Gp:) SITUACIÓN ACTUAL (Gp:) FORTALEZAS:
-Experiencia en obras de gran envergadura al nivel
Metal-mecánico. -La empresa tiene una estructura flexible.
–Principios de la organización definidos. –Capital humano
dispuesto a afrontar retos. -Disposición al aprendizaje.
–Tecnología de punto en los procesos. -El servicio de
atención al cliente. (Gp:) DEBILIDADES: -Nivel de
motivación. -Oficinas adecuadas para el personal
(ergonomía). –Cultura para medir y mejorar gestión.
–Resistencia al cambio. -Modelaje supervisorio.
–Documentación técnica de los procesos. -La empresa
no cuenta con indicadores de Gestión. (Gp:) OPORTUNIDADES:
-Mejorar modelo de relación. -Alto líder en
competencia técnicas y de procesos. -Requerimientos del
mercado. -Desarrollo de estructuras de gran envergadura en
áreas de influencias. –Plan de carrera del personal.
-Mercado creciente. -Equipos únicos en el mercado. (Gp:)
F.O: -Aumentar la eficiencia de los procesos. -Satisfacer
requerimientos y acuerdos con el cliente. -Aplicar planes de
capacitación al personal. -Aprovechar los conocimientos
tecnológicos en la adquisición de máquina y
equipos para reducir costos y tiempos. (Gp:) D.O: -Desarrollar
métodos de mejora continua, estableciéndose
indicadores de desempeño de la gestión integrada.
-Capacitar y entrenar al personal para que sea competente y
acepte los cambios organizacionales en pro de sus beneficios.
-Desarrollar estructuras adecuadas para el personal que se amolde
a sus necesidades físicas. -Aumentar la disponibilidad y
desempeño del trabajador. (Gp:) AMENAZAS: -Recorte de
presupuesto. -Crecimiento de empresas metal-mecánicas.
-Entorno social sensible. -Dependencia tecnológica.
-Índice de inseguridad en la empresa. -Mucha competencia.
-Demora en la entrega de productos. (Gp:) F.A: -Mantenerse
líder en el mercado metal-mecánico haciendo uso
óptimo de los recursos que provee. -Aplicar planes de
capacitación al personal. -Mantener un grado de seguridad
estable dentro de la organización. -Lograr cero demoras en
la entrega de los productos. (Gp:) A.D: -Aplicar planes de
motivación al personal. -Crear cultura de
concientización en la organización. -Definir
indicadores de gestión. -Implementar un sistema
informático que evalué la gestión en la
organización. (Gp:) MATRIZ FODA
(Gp:) SITUACIÓN ACTUAL Para realizar un
diagnóstico de la situación actual de la
organización se estudiaron los siguientes puntos:
Actualmente la organización no dispone de una herramienta
eficaz que le permita evaluar, controlar y comparar el
desempeño actual de su gestión de una manera
sinóptica a través de gráficos y cuadros
comparativos. No se realiza una evaluación de los
programas como base para continuar las actividades que conducen
al logro de los objetivos. Los departamentos que conforman la
organización no cuenta con formularios que permitan llevar
un seguimiento y control de las actividades realizadas, lo que
trae como consecuencia que no se conozca las desviaciones
obtenidas. La información referente a las desviaciones de
los objetivos, no es suministrada a la Gerencia bajo informes
semanales o mensuales. La opinión se ve afectada por las
opiniones subjetivas de quien la suministra, lo que impide su
correcto procesamiento y que sea totalmente
confiable.
(Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA PROPUESTA DEL
DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN EN
VHICOA. C.A
(Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA (Gp:) De acuerdo a la
necesidad que tiene la empresa de actuar disciplinadamente en las
distintas unidades que la conforman, se hizo necesario
estructurar un modelo de Indicadores que permitan abarcar las
variables discutidas con el personal encargado, basándose
en tres perspectivas como lo son: Perspectivas de Procesos, de la
Capacidad de la Organización y Clientes, que permiten
alinear los objetivos funcionales de los departamentos con los
objetivos funcionales de la Gerencia
(Gp:) EL PROBLEMA (Gp:) Gerencia (Gp:) Estructura (Gp:)
Calderería (Gp:) Corte (Gp:) Sala Técnica (Gp:)
Soldadura (Gp:) Planificación (Gp:) Pintura (Gp:) Seg. e
Higiene (Gp:) Almacén (Gp:) Mantenimiento
(Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA Horas – Hombres
Adiestramiento Sobre – Tiempo Reproceso Avances Efectividad de
trabajo Satisfacción del cliente Disponibilidad de
máquinas Índice de seguridad Material llegado a
Planta Material pasado a taller Mantenimiento (Gp:) 12
INDICADORES
(Gp:) Gerencia de Planta (Gp:) Estructuras: H-H
Adiestramiento Sobre tiempo Reproceso Avance Satisfacción
del Cliente Efectividad de entrega Sobre-tiempo (Gp:)
Calderería: H-H Adiestramiento Sobre tiempo Reproceso
Avance Satisfacción del Cliente Efectividad de entrega
Sobre-tiempo (Gp:) Corte: H-H Adiestramiento Sobre tiempo
Reproceso Avance Efectividad de entrega Disponibilidad de
maquinas Satisfacción del cliente Sobre-tiempo (Gp:) Sala
T técnica: H-H Adiestramiento Sobre tiempo Reproceso
Efectividad de entrega Satisfacción del cliente
Sobre-tiempo (Gp:) Soldadura: H-H Adiestramiento Sobre tiempo
Reproceso Efectividad de entrega Satisfacción del cliente
Reproceso Avance Sobre-tiempo (Gp:) Planificación: H-H
Adiestramiento Avance Sobre tiempo Avance Sobre-tiempo (Gp:)
Pintura: Reproceso H-H Sobre tiempo Avance Efectividad de entrega
Satisfacción del cliente Sobre-tiempo (Gp:) Seguridad e
higiene: H-H Adiestramiento Sobre tiempo Cumplimiento de
“0” accidente Satisfacción del cliente
Sobre-tiempo (Gp:) Almacén: H-H Adiestramiento Sobre
tiempo Material llegado a planta Material pasado a taller
Satisfacción del cliente Sobre-tiempo (Gp:) Mantenimiento:
H-H Adiestramiento Sobre tiempo Mantenimiento Disponibilidad de
equipos Satisfacción del cliente
Sobre-tiempo
(Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA NORMALIZACIÓN DE
LOS INDICADORES
(Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA (Gp:) Los indicadores de
Gestión definidos y seleccionados para el desarrollo del
Sistema de Control de Gestión de la empresa VENEZUELA
HEAVY INDUSTRIA (VHICOA), deben de ser normalizados, a fin de que
su medición y análisis facilite la
comparación de los resultados obtenidos en las distintas
áreas/procesos. Las condiciones específicas que
debe cumplir un indicador normalizado son las
siguientes:
(Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA Definiciones: 1.1
Definición Conceptual: Específica por escrito la
función del indicador 1.2 Expresión
Matemática: Representa la fórmula matemática
con la que se identifica el indicador y permite calcularlo 2.
Objetivo del indicador. Expresa lo que mide el indicador, lo que
se desea lograr con la implementación del mismo 3. Niveles
de Referencia. 1.2 Expresión Matemática: Constituye
los valores con los cuales se compara el indicador
(Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA 1.2 Expresión
Matemática: 4. Subdivisión. Corresponde a las
áreas/procesos que contribuyen a generar los datos para el
cálculo del indicador 5. Arbol de Factores Diagrama que
permite establecer y conocer las causas que actúan o
pudieran actuar en determinado momento sobre el comportamiento
del indicador 6. Reporte y Consideraciones de Gestión.
Criterios de evaluación establecidos en base a los cuales
se puede conocer el estado del indicador 6.1. Consideraciones de
Gestión.
(Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA 6.2. Periodicidad e
Intensidad Establece la frecuencia en que se revisará el
Indicador
(Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA 6.3. Responsables 6.4
Reportes En este punto se diseño el formato de reporte del
indicador y se describe la estructura del mismo. 7. Sistema de
Información y Procesamiento de Datos. En este punto se
define la captura de los datos, especificando la fuente de la
información y el método a utilizar para acceder a
los datos requeridos para el calculo del indicador. Se identifica
la persona o grupo responsable del seguimiento del indicador y de
coordina las acciones correctivas en caso de que sea
conveniente.
(Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA FORMATOS
PROPUESTOS
(Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA Presentar propuesta de
los formularios diseñados para ser utilizados por cada una
de las unidades que conforman la Gerencia de la empresa VHICOA y
estandarizar así el proceso de registro de la
información requerido para los informes de Gestión
Mensual. Objetivo
FORMATOS Avances
FORMATOS Mantenimiento
FORMATOS Disponibilidad de Máquinas
FORMATOS Material Llegado a Planta
FORMATOS Material Pasado a Planta
FORMATOS Horas – Hombres y Sobre
tiempo
FORMATOS Adiestramiento
FORMATOS Efectividad y Reproceso
FORMATOS Encuesta
(Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA PROPUESTA DEL SISTEMA DE
CONTROL DE GESTIÒN
(Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA El Sistema de Control de
Gestión fue elaborado de manera tal que permita
suministrar información en forma rápida y sencilla,
mediante la integración de cada una de las bases de datos
de los distintos indicadores que conforman el sistema.
Objetivo
(Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA (Gp:) Reportes y/o
Informes de Gestión (Gp:) Supervisión y Control
(Gp:) PANTALLA PRINCIPAL (Gp:) Tablero de Control (Gp:)
Menú Base de Datos (Gp:) Menú Reportes (Gp:)
Operaciones con los Indicadores de Gestión Sistema de
Control de Gestión
(Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA Pantalla Principal del
Sistema
(Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA Tablero de
Control
(Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA Tablero de
Control
(Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA Tablero de
Control
(Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA Tablero de
Control
(Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA Tablero de
Control
(Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA Menú Base de
Datos
Menú Base de Datos SITUACIÓN
PROPUESTA
Menú Base de Datos SITUACIÓN
PROPUESTA
Menú Base de Datos SITUACIÓN
PROPUESTA
Menú Base de Datos SITUACIÓN
PROPUESTA
(Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA Menú
Reportes
Menú Reportes SITUACIÓN
PROPUESTA
Menú Reportes SITUACIÓN
PROPUESTA
Características de SCG SITUACIÓN PROPUESTA
El sistema está elaborado bajo el programa Visual Basic,
que permite ser actualizado o adecuado a las necesidades futuras
de forma sencilla. Presenta la información a través
de pantallas y gráficos, permitiendo al usuario
interactuar con el sistema. Muestra el estado y el índice
de los indicadores de gestión en un tablero de control
(tablero tipo semáforo). La información procesada
es mostrada en gráficos, lo cual facilita el
análisis de los resultados. Permite la interacción
entre las diferentes opciones de pantallas. Permite la
comparación de resultados con meses anteriores. Permite la
comparación entre indicadores. Permite realizar consultas
de periodos anteriores al actual. Está adecuado a las
exigencias de las unidades a evaluar. Permite ser adaptado a las
necesidades futuras de la organización.
CONCLUSIONES Definir los indicadores del Sistema de
Control de Gestión, requirió estudiar y analizar
los objetivos y funciones de la organización junto con una
matriz FODA que ayudo a establecer debilidades, fortalezas,
oportunidad y amenazas de la organización, toda esta
información fue sustentada bajo reuniones y entrevistas no
estructuradas con los jefes de grupos, supervisores, analistas y
jefes de departamento. 2. Con la realización de este
trabajo se lograron definir y normalizar doce (12) indicadores
claves en la empresa, los mismos están distribuidos en
diez (10) unidades que están ligadas directamente a la
gerencia de la organización. 3. Los indicadores de
gestión están clasificados de acuerdo con las
perspectivas que conforman el cuadro de mando Score Card, las
cuales son: perspectivas financieras, procesos, clientes y
desarrollo de la organización. 4. Los niveles de
referencia de los indicadores de la Gerencia, se establecieron a
través de reuniones con los analistas y jefes de
departamento, estableciendo parámetros tipo meta, los
cuales se instituyeron como propuesta para alcanzar los logros de
sus objetivo.
CONCLUSIONES 5. El Sistema de Control de Gestión,
fue elaborado bajo el programa Visual Basic. 6. El Sistema de
Control de Gestión diseñado responde a la necesidad
que presenta la Gerencia de desarrollar una herramienta que
permita la auto evaluación de sus procesos, de manera que
se pueda discernir claramente el comportamiento de los mismos y
de esta manera controlar y mejorar el desempeño de su
gestión. 7. La implantación del Sistema de Control
de Gestión propuesto, tendrá poco valor si no se
lleva el control de los indicadores y no se verifica la
información por él. 8. El éxito en el uso
del Sistema de Control de Gestión, va a depender del
manejo eficaz de la información suministrada,
además del compromiso de la Gerencia al motivar a su
personal a ser más eficientes en la ejecución de
sus actividades.
RECOMENDACIONES 1. Hacer uso del Sistema de Indicadores de
Gestión diseñado para la Gerencia, permitiendo el
manejo del mismo solo al personal autorizado para evitar la
manipulación de la información. 2. Revisar
periódicamente la normalización establecida en este
trabajo para los doce (12) indicadores de modo tal que esta se
mantenga actualizada en todo momento y no pierda vigencia al
recurrir cambios en la organización. 3. Observar el
comportamiento de los indicadores a través del reporte de
gestión generado por el sistema, examinando de esta
manera, la ejecución de los procesos, comparando los
resultados obtenidos con los programados, determinando así
las posibles desviaciones a fin de tomar acciones correctivas
necesarias para cumplir con el objetivo de la Gerencia y
contribuir con el alcance de las metas definidas. 4. Realizar
reuniones mensuales para analizar los reportes y evaluar el
comportamiento de los indicadores de gestión; estas
reuniones se deben basar principalmente en analizar los factores
que afectan a los indicadores que se encuentran entre los estados
críticos (rojo) y precaución (amarillo).
RECOMENDACIONES 5. Si el comportamiento de un indicador es
muy bajo con respecto a la meta (desviación muy grande),
se debe evaluar la capacidad del proceso, de manera de
desarrollar y establecer una nueva meta, ya que todos estos
parámetros están sujetos a cambios. 6. Verificar y
controlar que los datos empleados para el cálculo de los
indicadores claves sean suministrados de una manera oportuna y
confiable, utilizando los formatos elaborados para los mismos,
procurando de esta manera mantener la confiabilidad de los
resultados generados por el Sistema de Control de Gestión.
7. Motivar al personal periódicamente para que realice su
trabajo de la mejor manera posible, adaptándose al cambio,
lo cual conducirá a la unidad a un mejoramiento
continúo. 8. Disponer de la información
suministrada por el Sistema de Control de Gestión como los
reportes y los informes de Gestión, dado que recogen y
reflejan la información arrojada por los indicadores
claves, representando gráficamente los resultados de la
gestión obtenidos.
RECOMENDACIONES 9. Implantar el Sistema de Control de
Gestión a la empresa VENEZUELA HEAVY INDUSTRIES (VHICOA),
a fin de que la misma cuente con una herramienta que facilite el
análisis de la información, y que permita controlar
y mejorar el desempeño de su gestión. 10.El uso
eficaz del Sistema de Control de Gestión, requiere del
compromiso de la Gerencia y de las unidades que la conforman,
pero no basta con eso, se debe involucrar a cada una de las
personas que en ellas participan, todos deben entender la nueva
estrategia e implementarla en su día a día de forma
que contribuya al éxito de la misma.