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El proceso administrativo




Enviado por Angela Sanchez



  1. Introducción
  2. El
    proceso administrativo
  3. La
    planeación
  4. ¿Por qué fracasan las
    planificaciones?
  5. La
    organización
  6. La
    ejecución
  7. El
    control
  8. Interrelación entre las
    funciones
  9. Definición e importancia de los
    objetivos
  10. Tipos
    y clasificación de objetivos
  11. Jerarquía de los
    objetivos
  12. Conclusión
  13. Bibliografía

El proceso administrativo es el conjunto de
fases o etapas sucesivas a través de las cuales se
efectúa la administración, mismas que se
interrelacionan y forman un proceso integral.

Introducción

Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarios
para llevar a cabo una actividad o lograr un objetivo. El proceso
administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a
través de las cuales se efectúa la
administración, mismas que se interrelacionan y forman un
proceso integral.

Los partidarios de la escuela del proceso administrativo
consideran la administración como una actividad compuesta
de ciertas sub-actividades que constituyen el proceso
administrativo único. Este proceso administrativo formado
por 4 funciones fundamentales, planeación,
organización, dirigir y controlar. Constituyen el proceso
de la administración.

El proceso
administrativo

Los partidarios de
la escuela del proceso administrativo consideran
la administración como una actividad compuesta
de ciertas sub-actividades que constituyen el proceso
administrativo único. Este proceso administrativo
está  formado por
4 funciones fundamentales, planeación, organización,
ejecución y control
. Una expresión sumaria
de estas funciones fundamentales de la administración
es:

  • La planeación: para determinar
    los objetivos en
    los cursos de acción que van a
    seguirse.

  • La organización: para
    distribuir el trabajo entre los miembros
    del grupo y para establecer y reconocer las
    relaciones necesarias.

  • La ejecución: por los miembros
    del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas con
    voluntad y entusiasmo.

  • El control: de las actividades
    para que se conformen con los planes.

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La
planeación

Un común denominador de todos los individuos
organizaciones de éxito es que establecen
metas identificables, realistas pero retadoras y luego formulan
planes para alcanzarlas.

La esencia de la administración. Es alcanzar una
meta declarada. Si no se busca un propósito o resultado
final, no hay justificación para la planeación
administrativa. Siglos atrás el filosofo romano
Séneca expreso "Si un hombre no sabe a que
puerto se dirige ningún viento le es
favorable
".

Se puede razonar ciertamente, todo gerente sabe lo que
esta tratando de alcanzar. Por supuesto, pero desde el punto de
vista práctico, los objetivos tienden a perderse en el
tráfico de la actividad administrativa. Sus identidades se
obscurecen, la actividad se confunde con el logro y el
énfasis sobre que hacer obscurece por completo lo que
tiene que lograrse. Un buen gerente siempre debe estar haciendo
la pregunta ¿Qué estoy tratando de lograr?
¿Porque?

Características de la
planeación

Toda buena planeación debe contar con las
siguientes características:

  • Es precisa

La planeación debe contemplar objetivos
específicos, es decir, no objetivos generales sino
objetivos que puedan medidos; igualmente, contempla estrategias o
acciones concretas que permitan alcanzar dichos
objetivos.

  • Es factible

La planeación, antes de ser realizada, debe
considerar los recursos y la verdadera capacidad de la empresa, y
no debe proponer objetivos o estrategias que estén fuera
del alcance de las posibilidades de la empresa.

  • Es coherente

La planeación debe tener en cuenta todos los
planes de la empresa, sean de largo, mediano o corto plazo; debe
ser coherente con todos los demás planes y, de ese modo,
lograr eficiencia en su ejecución.

  • Es evaluada constantemente

La planeación debe ser evaluada constantemente,
se debe controlar y evaluar permanentemente su desarrollo y sus
resultados.

  • Es flexible

La planeación no debe estar escrita en piedra,
debe ser lo suficientemente flexible como para permitir cambios o
correcciones cuando sean necesarios, por ejemplo, cuando sea
necesario adaptarla a los cambios repentinos del
mercado.

  • Genera participación

La planeación debe comprometer la
participación de todos los miembros de la empresa, todos
deben aportan en su elaboración y desarrollo.

  • Genera motivación

La planeación debe identificar y comprometer a
todos los miembros de la empresa con el logro de los objetivos y,
de ese modo, motivarlos en su consecución.

  • Es permanente

La planeación es un proceso permanente y
continuo, una vez cumplido los objetivos, debe propone nuevas
metas.

ACTIVIDADES IMPORTANTES DE
PLANEACION

  • Aclarar, amplificar y determinar los
    objetivos.

  • Pronosticar.

  • Establecer las condiciones y
    suposiciones bajo las cuales se hará el
    trabajo.

  • Seleccionar y declarar las tareas para lograr los
    objetivos.

  • Establecer un plan general de logros enfatizando
    la creatividad para
    encontrar medios nuevos y mejores de
    desempeñar el trabajo.

  • Establecer políticasprocedimientos y métodos de desempeño.

  • Anticipar los
    posibles problemas futuros.

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¿Por
qué fracasan las planificaciones?

En general, las planificaciones estratégicas
fracasan por dos tipos de razones: estrategia inapropiada y pobre
implementación. La estrategia puede ser inapropiada debido
a:

  • recogida inapropiada de
    información

  • no se ha entendido la verdadera naturaleza del
    problema

  • es incapaz de obtener el objetivo deseado

  • no encaja los recursos de la organización con
    el entorno o no es realizable.

Una estrategia puede ser implementada de forma pobre
debido a:

  • sobrestimación de los recursos y
    habilidades

  • fracaso de coordinación

  • intento poco efectivo de obtener el soporte de
    otros

  • subestimación de los recursos de tiempo,
    personal o financieros necesarios

  • fracaso en seguir el plan establecido.

Si en el pasado solía ser la dirección de
la empresa u organización la que dictaba la visión
y la misión de la misma, actualmente se tiende a que sea
un producto colectivo y consensuado en el que participen todos
los implicados en su realización. De acuerdo a este
método interactivo:

  • La visión ya no puede ni debe ser dictada por
    la alta dirección, sino que es una visión
    compartida por los miembros del equipo

  • La misión no puede ser una mera
    declaración, sino que debe llevarse a la
    práctica en acciones concretas a lo largo de un
    período

  • La planificación estratégica se debe
    hacer periódicamente y no anual como en tiempos
    pasados, ya que las empresas cambian
    constantemente.

La
organización

La organización es la segunda fase
del proceso administrativo. A través de ella el sistema
establece la división del trabajo y la estructura
necesaria para su funcionamiento. Con sus principios y
herramientas, se establecen los niveles de autoridad y
responsabilidad, se definen las funciones, los deberes y las
dependencias de las personas o grupos de personas.Fayol (1972),
define la organización diciendo que consiste en dotar al
organismo de elementos necesarios para su funcionamiento a
través de operaciones típicas, a saber, las
funciones técnicas, financieras, contables, comerciales,
de seguridad y administrativa.Melinkoff (1987), con
relación al título del escrito la define como el
proceso administrativo a través del cual se crea la
estructura orgánica de la institución, se
determinan los niveles de autoridad y de responsabilidad, se
establecen las funciones, los deberes y las atribuciones que
corresponden a los objetivos trazados previamente en el proceso
de planificación u elaboración del nivel
corporativo estratégico (misión, visión,
objetivos corporativos, metas y mecanismos de medida u
actuación).

Según Melinkoff (1987), para
estructurar una organización es preciso trabajar con los
siguientes elementos:

a) Los principios generales.b) Los sistemas
de organización.c) Los instrumentos
metodológicos.

ACTIVIDADES IMPORTANTES DE
ORGANIZACIÓN.

  • Subdividir el trabajo en unidades operativas
    (departamentos)

  • Agrupar las obligaciones operativas en
    puestos

  • Reunir los puestos operativos en unidades manejables
    y relacionadas.

  • Aclarar los requisitos del puesto.

  • Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto
    adecuado.

  • Utilizar y acordar la autoridad adecuada
    para cada miembro de la administración..

  • Proporcionar facilidades personales y
    otros recursos.

  • Ajustar la organización a la luz de los
    resultados del control.

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La
ejecución

Para llevar a cabo físicamente las actividades
que resulten de los pasos de planeación y
organización, es necesario que el gerente tome medidas que
inicien y continúen las acciones requeridas para que los
miembros del grupo ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes
utilizadas por el gerente para poner el grupo
en acción está dirigir, desarrollar a los
gerentes, instruir, ayudar a los miembros a mejorarse lo mismo
que su trabajo mediante su propia creatividad y la
compensación a esto se
le llama ejecución.

ACTIVIDADES IMPORTANTES DE LA
EJECUCIÓN.

  • Poner en práctica
    la filosofía de participación por
    todos los afectados por la decisión.

  • Conducir y retar a otros para que hagan su
    mejor esfuerzo.

  • Motivar a los miembros.

  • Comunicar con efectividad.

  • Desarrollar a los miembros para que realicen todo su
    potencial.

  • Recompensar con reconocimiento y buena paga por un
    trabajo bien hecho.

  • Satisfacer las necesidades de los empleados a
    través de esfuerzos en el trabajo.

  • Revisar los esfuerzos de la ejecución a la
    luz de los resultados del control.

El
control

Los gerentes siempre han encontrado conveniente
comprobar o vigilar lo que sé esta haciendo para asegurar
que el trabajo de otros esta progresando en forma satisfactoria
hacia el objetivo predeterminado. Establecer un buen plan,
distribuir las actividades componentes requeridas para ese plan y
la ejecución exitosa de cada miembro no asegura que la
empresa será un éxito. Pueden presentarse
discrepancias, malas interpretaciones y obstáculos
inesperados y habrán de ser comunicados con
rapidez al gerente para que se emprenda una acción
correctiva.

ACTIVIDADES IMPORTANTES DE
CONTROL

  • Comparar los resultados con los planes
    generales.

  • Evaluar los resultados contra los estándares
    de desempeño.

  • Idear los medios efectivos para medir
    las operaciones.

  • Comunicar cuales son los medios
    de medición.

  • Transferir datos detallados de manera que
    muestren las comparaciones y las variaciones.

  • Sugerir las acciones correctivas cuando sean
    necesarias.

  • Informar a los miembros responsables de las
    interpretaciones.

  • Ajustar el control a la luz de los resultados del
    control.

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Interrelación entre las
funciones

En la practica real, las 4 funciones fundamentales de
la administración están de modo
entrelazadas e interrelacionadas, el desempeño de
una función no cesa por completo (termina) antes
que se inicie la siguiente. Y por lo general no se ejecuta en una
secuencia en particular, sino como parezca exigirlo la
situación. Al establecer una nueva empresa el orden de las
funciones será quizás como se indica en el proceso
pero en una empresa en marcha, el gerente puede
encargarse del control en un momento dado y a continuación
de esto ejecutar y luego planear.

La secuencia deber ser adecuada al objetivo
específico. Típicamente el gerente se haya
involucrado en muchos objetivos y estará en diferentes
etapas en cada uno. Para el no gerente esto puede dar la
impresión de deficiencia o falta de orden. En tanto que en
realidad el gerente tal vez esta actuando con todo
propósito y fuerza. A la larga por lo general se
coloca mayor énfasis en ciertas funciones más que
en otras, dependiendo de la situación individual.
Así como algunas funciones necesitan apoyo y ejecutarse
antes que otras puedan ponerse en acción.

La ejecución efectiva requiere que se hayan
asignado actividades a las personas o hayan realizado las suyas
de acuerdo con los planes y objetivos generales, de igual manera
el control no puede ejercerse en el vació debe haber algo
que controlar.

En realidad, la planeación esta involucrad en el
trabajo de organizar, ejecutar y controlar. De igual manera los
elementos de organizar se utilizan en planear, ejecutar y
controlar con efectividad. Cada función fundamental de la
administración afecta a las otras y todas están
relacionadas para formar el proceso administrativo.

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Definición
e importancia de los objetivos

Un objetivo administrativo es la meta que se
persigue, que prescribe un ámbito definido y sugiere la
dirección a los esfuerzos de planeación de un
gerente. Esta definición incluye 4 conceptos, desde el
punto de vista del gerente son:

  • META es la mira que va a perseguirse y deber
    ser identificada en términos claros y precisos. No se
    habrá de confundir una meta con el área general
    de actividades deseadas, el hacerlo así pone en
    énfasis en los medios, no en la mira.

  • AMBITO de la meta que se persigue esta
    incluida en la declaración de los límites o
    restricciones presitos que deberán
    observarse.

  • Así mismo un objetivo connota
    un carácter definitivo. Los
    PROPÓSITOS declarados en términos vagos
    o de doble significado tienen poco o ningún
    valor administrativo porque están sujetos a
    varias interpretaciones y con frecuencia el resultado es
    confusión y disturbio.

  • La DIRECCIÓN esta indicada por el
    objetivo. Muestra los resultados que deben buscarse
    y aparta esos resultados de los muchos objetivos posibles que
    de otra forma podrían buscarse. Esta dirección
    proporciona los cimientos para los planes estratégicos
    apropiados que deben formularse para alcanzar los
    objetivos.

Los objetivos inapropiados e inadecuados pueden retardar
el éxito de la administración y sofocar las
operaciones en cualquier organización. Una sugerencia
provechosa para todo gerente es concentrarse
periódicamente y reiterar los objetivos buscados y luego
determinar si la acción que en la actualidad se sigue esta
en verdad contribuyendo al logro de esas metas. Tal practica
ayuda a minimizar las dificultades que tienen muchos miembros de
la administración y sus subordinados para saber cuales son
sus objetivos actuales, identificándolos tanto para ellos
como para sus asociados, poniéndolos al día y
usándolos con eficiencia en su trabajo
administrativo.

Tipos y
clasificación de objetivos

En toda organización hay muchos objetivos pero
algunos objetivos comunes a todas las organizaciones incluyen los
que siguen:

  • Proporcionar
    varios productos y servicios.

  • Estar delante de la competencia.

  • Crecer.

  • Aumentar las utilidades, aumentando
    las ventas y disminuyendo los cotos.

  • Proporcionar bienestar y desarrollo a los
    empleados.

  • Mantener operaciones
    y estructura organizacional
    satisfactoria.

  • Ser un ciudadano empresarial socialmente
    responsable.

  • Desarrollar
    el comercio internacional.

Estas categorías, a su vez pueden sugerir
áreas claves específicas para las cuales son
capaces de derivarse sub objetivos, evaluando el grado de su
realización. Por ejemplo los gerentes de la
compañía General Electric identifican 8
áreas, que son vitales en el mantenimiento y
progreso de liderazgo, fuerza y habilidad competitiva de su
compañía. Estas áreas clave de resultado
son:

  • Rentabilidad (grado de utilidad)

  • Posición en el mercado

  • Productividad

  • Liderazgo del producto

  • Desarrollo del personal

  • Actividades de los empleados

  • Responsabilidad publica

  • Equilibrio entre los planes a corto y largo
    plazo

Establecer metas para cada una de estas áreas,
llevarlas a cabo y evaluar los resultados logrados son partes
importantes de los esfuerzos administrativos de la
compañía.

  • CLASIFICACIÓN DE LOS
    OBJETIVOS

  • Objetivos primarios: por lo general
    están relacionados con una compañía no
    con un individuo. Por ejemplo:
    proporcionar bienes y servicios para
    el mercado realizando una utilidad al proveer tales
    bienes y servicios, se les ofrece a los consumidores lo que
    desean y se pueden dar recompensas a los miembros
    participantes de la compañía.

  • Objetivos secundarios: Ayudan a realizar
    los objetivos primarios e identifican las miras para los
    esfuerzos destinados a aumentar la eficiencia y
    la economía en el desempeño del
    trabajo de los miembros organizacionales.

  • Objetivos individuales: Como lo implica
    su nombre, son los objetivos personales de los miembros
    individuales de una organización sobre una base
    diaria, semanal, mensual o anual. Dependiendo del punto de
    vista que se tome se alcanzan siendo subordinados a los
    objetivos primarios o secundarios de la
    organización o haciendo que tales objetivos
    apoyen en forma realista la realización de los
    objetivos individuales. Las necesidades que un individuo
    intenta satisfacer trabajando en una organización en
    las relaciones entre el incentivo de una organización
    y las contribuciones individuales son
    interdependientes.

  • Objetivos Sociales: se refieren a las
    metas de una organización para la sociedad, se
    incluye el compromiso de dar apoyo al cumplimiento de
    requerimientos establecidos por la comunidad y
    varias dependencias gubernamentales que se refieren a
    la salud, seguridad, practicas laborales,
    reglamentación
    de precios y contaminación ambiental.
    Además se incluyen los objetivos orientados a aplicar
    el mejoramiento social, físico y cultural de la
    comunidad.

  • CLASIFICACIÓN DE OBJETIVOS
    SEGÚN EL TIEMPO.

  • Objetivos a corto plazo:
    (Operacionales)

Son objetivos a nivel de operaciones, se
establecen en función de los objetivos tácticos. Se
hacen generalmente para un plazo no mayor de un
año.

  • Objetivos a mediano plazo:
    (Tácticos)

Son objetivos a nivel de áreas o
departamentos, se establecen en función de los objetivos
estratégicos. Se hacen generalmente para un periodo de uno
a tres años. Cada objetivo táctico requiere una
serie de objetivos operacionales.

  • Objetivos a largo plazo:
    (Estratégicos)

Son objetivos a nivel de la
organización, sirven para definir el rumbo de la empresa.
Se hacen generalmente para un periodo de cinco años, y
tres como mínimo. Cada objetivo estratégico
requiere una serie de objetivos tácticos.

Esta división de las metas es una de las
más antiguas clasificaciones y la más ampliamente
aceptada.

Jerarquía
de los objetivos

Para toda empresa existe una jerarquía de
objetivos. Esta puede abarcar los objetivos que se refieren a
las empresas en general como las que se relacionan con
los deseos de los clientes al igual que con él
público y la sociedad en general.

Sin embargo la jerarquía contiene más
comúnmente solo los objetivos dentro de la empresa.
En el nivel superior de la organización y proporcionando
el objetivo para todos los esfuerzos organizacionales se
encuentran el objetivo u objetivos principales subordinados, pero
definitivamente relacionados con los objetivos principales se
encuentran los objetivos derivados incluyendo los objetivos
departamentales que fijan la recta de segmentos particulares de
las unidades organizacionales de la empresa. Estos objetivos
departamentales a su vez tienen objetivos de grupo subordinados
que en su secuencia se dividen en objetivos de la unidad y por
ultimo en objetivos individuales. La fig. 63 muestra los
diferentes niveles de los objetivos en forma
diagramática.

La realización de cada objetivo subsidiario debe
contribuir a la realización de su respectivo objetivo
inmediato superior, proporcionando así un patrón de
objetivos totalmente integrado y armonioso para todos los
miembros de la empresa. Para una máxima efectividad un
objetivo debe ser significativo y oportuno para el
individuo.

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Las formas de priorización en el accionar son
elementales para generar una conducta en el equipo de trabajo
global, es decir, el objetivo potencia el desempeño.
Debemos argumentar que los objetivos no son iguales y me refiero
con esto a que existen algunos más importantes que otros,
es decir, una jerarquía. En le jerga administrativa las
podemos medir en niveles de importancia, entregados a
continuación:

a) Objetivos Organizacionales: los que
se refieren a aquellos que abarcan una amplitud de elementos de
la organización y los observan como una totalidad. Estos
objetivos son llevaderos a largo plazo ya que se forman por la
esencia de la creación de una
institución.

b) Objetivos departamentales: Son
objetivos específicos de los departamentos que son
llevados a un plazo medio y que deben encontrarse conectados con
el objetivo antes denominado como organizacionales.

c) Objetivos Operacionales: Son aquellos
a corto plazo. Estos se encuentran en relación con las
tareas específicas realizadas por una unidad o por un
individuo que observa y recrea una parte del proceso general de
trabajo.

Conclusión

El proceso de administrativo se refiere a planear y
organizar la estructura de órganos y cargos que componen
la empresa, dirige y controla sus actividades. Se ha comprobado
que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de las
eficiencias de los trabajadores, y que ella debe alcanzarse
mediante la racionalidad, es decir la adecuación de los
medios (órganos y cargos) a los fines que se desean
alcanzar. Muchos autores consideran que el administrador debe
tener una función individual de coordinar, sin embargo
parece más exacto concebirla como la esencia de la
habilidad general para armonizar los esfuerzos individuales que
se encaminan al cumplimiento de las metas del grupo.

Todos estos factores determinan el funcionamiento de la
empresa los cuales se integran y se conjugan para mejorar el
desenvolvimiento de las actividades organizacionales de la
organización en la cual los factores trabajan y se
conjugan de manera estructural para establecer condiciones de
funcionamientos corporativas y empresariales dentro de una
empresa.

Uno de los factores más importantes es el proceso
de planeación en el cual cada empresa debe planificar sus
acciones para garantizar una mejor participación por parte
de los trabajadores y de los altos ejecutivos de la
organización.

La toma de decisiones también es un aspecto
importante debido a que es a través de ella que se puede
diferenciar los diversos problemas que se presentan y de esta
manera plantear la solución más idónea para
mejorar la problemática planteada y planificar una toma de
decisión adecuada y sectorizada por
prioridades.

Bibliografía

 

 

Autor:

Ángela M. Sánchez
D.

(Cordn.)

Yamaira González
S.

(asist.)

Yuliana
Encarnación

Juyeong Bak

Nairoby Jazmín Reyes
A.

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RESUMEN EJECUTIVO

Del Tema

El proceso administrativo

Asignatura

Gestión de negocios ADM-10 1 Grupo
No.07

PROFESOR

Miguel Antonio Puente
Hernández

17 de noviembre 2012

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