Estudio teórico sobre la administración de las cuentas por cobrar en el sector hotelero
Resumen
Las cuentas por cobrar continúan siendo hoy en
día uno de los mayores problemas que enfrentan los
administradores de las empresas. Dada a la complejidad que hoy
tiene el entorno empresarial es de capital importancia que las
empresas mejoren sus sistemas de cobros de una forma más
oportuna, puesto que la demora excesiva de un cobro afecta la
liquidez de la empresa y puede afectar su capacidad de pago. La
cadena de impagos sigue aumentando a un nivel tan grande,
comprometiendo de esta forma a las empresas de brindar productos
y/o servicios con calidad a tiempo record. Siendo un
tema bastante vigente se hace necesario hacer un estudio profundo
con la finalidad de actuar sobre el mismo para el logro de mayor
eficiencia y eficacia en el sistema empresarial.
Palabras claves: cuentas por cobrar,
liquidez, administración, impagos, sistema
empresarial
Introducción
En el mundo actual, el rápido crecimiento del
turismo a nivel internacional ha traído consigo el
desarrollo de este sector, abriendo así el camino hacia la
diversidad de los gustos de los diferentes mercados que
vertiginosamente han exigido a la industria turística en
cuanto a la creación, imaginación, calidad,
diferencia, la diversidad en todas sus ofertas, dependiendo todos
estos elementos del nivel de gestión para garantizar la
máxima satisfacción de los visitantes.
En este sentido es de extrema importancia analizar los
problemas de ámbito económico – financiero en los
cuales puede influir la escasez de un buen mecanismo de
gestión de su capital de trabajo y en este caso especial,
de las cuentas por cobrar de forma integral.
Siendo este último un aspecto a resolver, pues la
cadena de impagos continúa siendo un problema para el
sistema empresarial. La indisciplina financiera sigue sumando
eslabones a una cadena que nadie sabe dónde comienza ni
donde termina. Además la demora excesiva de un cobro,
afecta la liquidez de la empresa y puede afectar su capacidad de
pago. Toda actividad productiva o de servicio requiere de capital
para funcionar. En la actualidad las dificultades con la
liquidez financiera de las empresas conducen al análisis
de las cuentas por cobrar, como problema trascendental de la
gestión empresarial. La aplicación de las
herramientas de análisis financiero, imprescindibles para
una buena toma de decisiones, debe ser un objetivo de primer
orden en el contexto económico.
La economía cubana se encuentra en estos
momentos, en un proceso de transformación con vistas a
lograr la máxima eficiencia y eficacia en la
gestión de su sistema empresarial. A pesar de los avances,
todavía se manifiestan debilidades e insuficiencias en las
entidades mixtas y estatales cubanas.
El objetivo general de la investigación es
exponer el marco teórico sobre la gestión de las
cuentas por cobrar, donde se aborda los aspectos relacionados con
la gestión de crédito, política de cobro y
explicar la necesidad e importancia de gestionar las cuentas por
cobrar para el sector empresarial y su repercusión para
las entidades hoteleras del sector turístico.
Desarrollo
La Gestión Financiera de una empresa es aquella
función de dirección que tiene como misión
la adecuada administración de los recursos financieros
para lograr los objetivos estratégicos de la empresa,
rendimiento y crecimiento. En los momentos actuales, la
administración financiera tiene un papel preponderante,
pues proporciona herramientas para evaluar los errores de
dirección y adoptar las medidas correctas y oportunas que
permitan rectificar conductas que posibiliten lograr los
resultados deseados, es decir, conocer qué cuestiones
necesita corrección y las causas que la justifiquen. Para
ello constantemente los empresarios están tomando
decisiones financieras a corto y largo plazo.
En la gestión financiera a corto plazo en
particular se toman decisiones sobre los activos y pasivos
circulantes, buscando niveles óptimos en el efectivo
disponible, en los términos de crédito a ofrecer a
los clientes y en los niveles adecuados de los inventarios. Cada
uno de estos activos debe administrarse en forma eficiente para
mantener la liquidez de la empresa, sin conservar al mismo tiempo
un nivel demasiado alto de cualquiera de ellos (Gitman L.,
1986).
Una de las decisiones a corto plazo que generan un
fuerte impacto económico – financiero sobre la
empresa y además, constituyen un factor importante en la
esfera de la Gestión del Capital de Trabajo, están
las relacionadas con la concesión de crédito a
clientes; a lo cual se dedicará el desarrollo de la
presente investigación.
1.1: Las ventas como punto de
partida.
La planeación[1]de las ventas es
una parte esencial del trabajo del gestor financiero y constituye
el punto de partida que determina el comportamiento de las
cuentas por cobrar. Las ventas constituyen la variable causal
esencial para pronosticar los requerimientos financieros, y es de
importancia crítica para el éxito a largo plazo
realizar un presupuesto de ventas exacto, desde luego, debe
acumularse una gran cantidad de trabajo para que el
pronóstico de ventas sea bueno.
La venta es un proceso de negociación y es
reconocida como el principal ingreso de un negocio por determinar
los resultados de una entidad, y el gasto principal es el costo
de la mercancía vendida. Un vendedor puede tener un
equipo importante de conocimientos teóricos pero la
práctica es la que mide su efectividad. La finalidad es
vender un volumen adecuado de manera tal que produzca una
ganancia suficiente para la empresa.
Dentro del Estado de Resultado, las ventas netas menos
el costo de la mercancía vendida se conoce como el margen
bruto o utilidad bruta. Este importe mide el éxito o
fracaso del negocio y nos da la noción si vender los
productos a un precio más alto del que pagó por
ellos. En la actualidad existen diferentes formas de vender.
(Esquema 1.1)
Esquema 1.1: Tipos de Ventas
Fuente: elaboración propia.
Diversos autores, entre los que se destacan Gitman L.
(1986); Weston F. y Brigham E. (1994); Westerfield R. &
Jordan B.D (1996); Brealey R. (1998); Ross S.A; y Demestre A.,
Castells C. & Gonzáles A. (2006) han planteado que la
mayor parte de las ventas que realizan los empresarios se hacen
al crédito para proporcionar mayor agilidad al negocio,
construir una amplia y creciente base de ventas rentables,
además de propiciar estimular e incrementar las
ventas.
¿Qué significa vender a
crédito?
Toda venta a crédito supone un riesgo hasta que
no se ha conseguido cobrar íntegramente del cliente el
importe de la factura adeudada. Por ello en cualquier venta a
crédito existe la incertidumbre de cobro hasta el final,
por lo que las empresas deben tener como principio fundamental de
filosofía comercial que una operación de venta
a crédito no finaliza hasta que no se
cobra.
En una venta a crédito el proveedor está
dispuesto a entregar unos bienes o prestar unos servicios al
cliente solamente a cambio de una promesa de pago en una fecha
determinada en el futuro. La clave del porqué se vende a
crédito viene de la etimología de la propia palabra
"crédito", que tiene su origen en el latín
"creditum", lo que significa creencia, confianza. Por lo tanto
las empresas venden a crédito con la confianza en la
promesa de pago del cliente que permite al proveedor entregar una
mercancía sin reclamar el cobro inmediato, aunque
también con la certeza de que existan posibilidades de
perder algunas cuentas (Demestre A., Castells C. &
González A., 2003)
Las ventas a crédito generan un derecho para el
vendedor, la cual representan el crédito que concede la
empresa a sus clientes con una cuenta abierta en el curso
ordinario de un negocio, como consecuencia de la entrega de
artículos o servicios, incluyendo condiciones de
crédito en las que se estipula el pago dentro de un
número determinado de días. Estas ventas, aunque no
hayan sido cobradas, son reconocidas como ingresos para
determinar los resultados de la entidad.
Las ventas al crédito originan situaciones de
diversa índole que se pueden clasificar en:
Administrativas: Se hace necesario
la búsqueda de información sobre solvencia de
los compradores, conocimiento permanente del importe de los
créditos y trámites referentes al cobro de los
mismos.De riesgo: Por la posibilidad de
insolvencia.Financieras: Necesidad en muchos
casos de recuperar antes del vencimiento el importe de las
ventas al crédito.
Las situaciones anteriores se encuentran
interrelacionadas, en este sentido las empresas se encuentran
ante la presencia de diferentes riesgos financieros manifestado
por situaciones financieras o administrativas; es el caso
particular la manifestación de riesgo de crédito o
de insolvencia[2]el cual surge como consecuencia
de un incumplimiento de la contraparte en una operación
que incluye un compromiso de pago.
Hoy en día la mayoría de las empresas
están obligadas por los condicionantes del mercado a
conceder crédito a sus clientes. Sin embargo no todas
están tomando las precauciones más elementales para
evitar los impagados y los retrasos en el cobro. Muchas de estas
todavía tienen una visión miope de sus objetivos,
puesto que sólo dan prioridad absoluta a la función
de vender. Aunque vender es importante, lo que realmente hay que
conseguir es vender con beneficio y cobrar lo antes posible los
productos que se han vendido a los clientes. Si una empresa no
sigue este principio no sobrevivirá mucho tiempo en el
mercado actual.
1.2 Generalidades de las cuentas por
cobrar.
Cuando una empresa vende bienes y servicios, puede
exigir efectivo en la fecha de la entrega o antes de la misma o
bien puede conceder crédito a los clientes y permitir
alguna demora en los pagos. La concesión de un
crédito representa invertir en un cliente, se trata de una
inversión vinculada a la venta de mercancías o a la
prestación de un producto o servicio.
Desde una perspectiva contable, cuando se realiza una
venta a crédito se origina una cuenta por cobrar
considerándose como una de las partidas más grandes
del activo circulante y la segunda forma de entrada de mayor
liquidez dentro de las operaciones financieras que realiza una
empresa; su administración es muy importante para la
política financiera a corto plazo, por lo que se debe
prestar muchísima atención a su gestión
eficiente.
Según Charles T. Hongreen y Gary L. Sundem (1987)
plantean que las cuentas por cobrar incluyen el importe de la
venta de mercancía o servicios a cambio de una promesa
verbal o implícita de recibir efectivo en el futuro, es
decir derecho en cuenta abierta contra el efectivo de un
cliente.
Las cuentas por cobrar reflejan lo que los clientes
aún no han pagado a la empresa, a pesar de haber recibido
sus mercancías o servicios. Estas cuentas pendientes de
cobro no están amparadas o respaldadas por instrumentos
formales de pago, sino a través de facturas, recibos,
entre otros. (Demestre A.; Castell C. & González A.,
2003)
A partir de lo anterior, las cuentas por cobrar
representan derechos del negocio contra deudores, que normalmente
surge de la venta de mercancías o por la prestación
de servicios de las operaciones normales de la empresa. (Ravelo
A., 2005).
Para Bolten E. (1996) "el objetivo de las cuentas por
cobrar que sigue la empresa por lo general consiste en fomentar
las ventas y ganar más clientes otorgándoles
crédito". El otorgamiento de crédito por parte de
una empresa puede ser considerado un elemento competitivo debido
a su influencia sobre las ventas.
A pesar de esta afirmación de Bolten (1996) no
siempre resulta conveniente el incremento de las ventas y es
necesario analizar otros factores que se afectan con esta forma
de actuar. Por ello, apunta más adelante, "aunque
fundamentalmente es un elemento de mercadotecnia para promover
las ventas, el director de finanzas debe cuidar que su empleo
ayude a maximizar las utilidades y el rendimiento de la
inversión, que no abuse de procedimientos hasta el grado
en que el otorgamiento del crédito deja de ser rentable y
atractivo en términos de rendimiento sobre la
inversión".
Desde tal punto de vista para conservar los clientes y
atraer nueva clientela, la mayoría de las empresas
encuentran que es necesario ofrecer crédito como un
elemento competitivo, lo cual no significa que para aumentar las
ventas se confieran créditos indiscriminadamente, por lo
que se hace necesarios diseñar por parte de la empresa su
política de crédito. La ejecución adecuada
de una buena política de créditos es fundamental
para la administración exitosa de las cuentas por cobrar y
su gestión eficiente puede representar ahorros
considerables.
1.3: Factores fundamentales para la
gestión de las cuentas por cobrar.
Al preguntarnos cómo puede una empresa tomar una
decisión de otorgamiento de crédito con
probabilidades de incurrir en pérdidas, nos lleva a pensar
que se hace necesario realizar un análisis a las
alternativas de costo – beneficio que se presentan en los
diferentes cambios de las cuentas por cobrar, donde su objetivo
no sólo es el de cobrarla con prontitud sino el de
aumentar las ventas rentables al extenderle crédito
comercial a los clientes dignos.
Con vistas a lograr el establecimiento de una
gestión de cuentas por cobrar consecuente que responda a
los objetivos de la organización es necesario la
definición de diferentes variables. Diversos autores como
Gitman L. (1986), Weston F.y Brigham E. (1994); Stephen A. Ross
(1995); Westerfield R. & Jordan B.D (1996); Brealey R.
(1998); Ross S.A.; y Demestre A., Castells C. &
Gonzáles A. (2005) refieren que la gestión de
cuentas por cobrar depende de tres factores fundamentales, los
cuales se resumen en: Política de Crédito,
Condiciones del crédito y Política de Cobro.
Gráficamente se muestran cada uno de los aspectos que
tratan estos factores (Esquema 1.2).
Esquema 1.2: Factores Fundamentales en la
Gestión de las Cuentas por Cobrar.
Fuente: Demestre A.; Castell C. &
González A., Decisiones Financieras: una necesidad
empresarial, pág. 92; 2006.
Las políticas referentes a la gestión de
cuentas por cobrar implican encontrar un equilibrio entre el
riesgo y el rendimiento. En el grado en que se amplíen los
plazos y se conceda crédito a los clientes marginales, se
estará inmovilizando fondos en cuentas por cobrar y
peligrará la capacidad para liquidar los pasivos; sin
embargo se tiene la ventaja de facilitar la venta de los
productos y mejorar las utilidades.
Las condiciones económicas y las políticas
de crédito de la empresa son los principales aspectos que
influyen sobre el nivel de las cuentas por cobrar. Por lo general
las condiciones económicas se encuentran fuera del control
del administrador financiero, sin embargo al igual que con otros
activos circulantes el director puede variar el nivel de las
cuentas por cobrar de acuerdo con el compromiso entre
rentabilidad y riesgo.
En relación a las condiciones de crédito y
la política de cobro se determinará que tan
rápido será el flujo de entradas de efectivo,
afectando el presupuesto de efectivo y el estado de resultado,
puesto que las decisiones de crédito influyen sobre las
ventas y sobre las pérdidas por cuentas malas. (Johnson
W.R., 1984). Si bien este acontecimiento ha motivado una
preocupación entre los economistas respecto a la calidad
del crédito, también ha servido para dedicarle
atención en la necesidad de mejorar la gestión de
las cuentas por cobrar. A continuación se explica cada uno
de los elementos de la gestión de las cuentas por
cobrar.
1.3.1: Política de
Crédito.
La política de crédito[3]de
una empresa da la pauta para determinar si debe concederse
crédito a un cliente y el monto de éste, así
como debe establecer procedimientos para su concesión y
para el cobro. La empresa no debe solo ocuparse de los
estándares de crédito que establece, sino
también de la utilización correcta de estos
estándares al tomar decisiones de
crédito. Deben desarrollarse fuentes adecuadas de
información y métodos de análisis de
crédito. Cada uno de estos aspectos de la política
de crédito es importante para la administración
exitosa de las cuentas por cobrar de la empresa. La
ejecución inadecuada de una buena política de
créditos o la ejecución exitosa de una
política de créditos deficientes no producen
resultados óptimos.
En el establecimiento de una política de
crédito se debe analizar cuidadosamente su impacto
potencial sobre las ventas y utilidades, tratando de no
sobredimensionarlas, pues de esa forma se esperarían
beneficios que no se alcanzarían, por lo que se hace
conveniente aprobar una determinada política, realizar
varias proyecciones de ventas y utilidades para diferentes
posibles situaciones. Cuando una empresa diseña su
política de crédito, no lo hace de forma
definitiva. Es dinámica, debido a que los directivos de la
entidad la evalúen sistemáticamente, y si fuera
necesario, la modifiquen. (Demestre A., Castells C.,
González A.; 2006).
Al flexibilizar o endurecer la política de
crédito, se generan efectos económicos –
financieros diferentes, los cuales se muestran en la Tabla
1.1.
Tabla 1.1: Efectos económicos –
financieros que se producen en la política de
crédito.
Fuente: Demestre A.; Castell C. &
González Antonio, Decisiones Financieras: una necesidad
empresarial, pág. 88 – 89; 2006
Para evaluar si es recomendable implantar una
política de crédito, se debe analizar la
relación costo marginal – beneficio marginal, es
decir deben compararse las utilidades marginales sobre las ventas
con el costo de la inversión marginal en cuentas por
cobrar. (Demestre A.; Castell C. & González Antonio,
2006). Al flexibilizar la política de crédito la
empresa "afloja" los requisitos establecidos para conceder
crédito u ofrecer periodos de crédito mayores, o
ambos aspectos. Al brindar mejores facilidades, atrae más
clientes, por lo que debe aumentar sus ventas y utilidades, lo
que genera un beneficio marginal (adicional). Como consecuencia
de la flexibilización introducida, su período medio
de cobros se dilata, demorándose más en cobrar,
esto implica que aumenten las probabilidades de perder un mayor
número de cuentas; ambos factores generan costos
marginales. La empresa puede optar por lo opuesto, es decir,
endurecer la política de crédito y los efectos
económicos – financieros varían, como muestra
la Tabla 1.1.
Para establecer una política de crédito se
deben fijar los estándares de crédito y establecer
procedimientos para analizar a los solicitantes de
crédito.
A. Estándares de créditos:
Definen el criterio mínimo para conceder
crédito a un cliente. Asuntos tales como evaluaciones
de crédito, referencias, períodos promedio de
pago y ciertos índices financieros ofrecen una base
cuantitativa para establecer y hacer cumplir los
estándares de crédito.
Al realizar el análisis de los estándares
se deben tener en cuenta una serie de variables fundamentales,
los cuales se ilustran en el esquema 1.3
Esquema 1.3: Variables fundamentales de los
estándares de crédito.
Fuente: Manual de Finanzas. Muñoz
Gutiérrez S., García Abreu N. & Elena Albert
M.; 2006
Gastos de oficina: Si los
estándares de crédito se hacen más
flexibles, más crédito se concede y si se hacen
más rigurosos, se conceden menos créditos, para
ambos casos se necesita de un departamento de crédito para
atender las cuentas adicionales que se generan. Los
estándares de crédito más flexibles deben
aumentar los costos de oficina y los estándares de
crédito más rigurosos deben disminuirlos. En el
análisis que se hace posteriormente estos costos no se
identifican explícitamente, están incluidos en el
costo variable por unidad.
Inversión de cuentas por cobrar:
Hay un costo relacionado con el manejo de cuentas por cobrar.
Mientras más alto sea el promedio de cuentas por cobrar de
la empresa, es más costoso su manejo y viceversa. Si la
empresa hace más flexibles sus estándares de
crédito, debe elevarse el nivel promedio de cuentas por
cobrar, obteniéndose como resultado costos de manejos
más altos (para estándares de crédito
más flexibles) y puede esperase que las restricciones de
los estándares den como resultado costos menores de
manejo.
Los cambios en el nivel de cuentas por cobrar
relacionados con modificaciones en los estándares de
crédito provienen de dos factores principalmente, en las
variaciones respecto a las ventas y variaciones en cobros, que
están íntimamente ligados, ya que se espera que
aumenten las ventas a medida que la empresa haga más
flexibles sus estándares de crédito teniendo como
resultado un promedio mayor de cuentas por cobrar, pero si por el
contrario las condiciones de crédito se hacen menos
flexibles, se da crédito a pocos individuos realizando un
estudio exhaustivo de su capacidad de pago, por ende el promedio
de cuentas por cobrar se disminuye por efecto de la
disminución en el número de ventas.
En conclusión se tiene que los cambios de ventas
y cobros operan simultáneamente para producir costos altos
de manejo de cuentas por cobrar cuando los estándares de
crédito se hacen más flexibles y se reducen cuando
los estándares de crédito se hacen más
rigurosos.
Estimación de cuentas
incobrables: Otra variable que se afecta por los cambios
en los estándares de crédito es las pérdidas
de cuentas incobrables. Según Gitman L. (1986), la
probabilidad o riesgo de adquirir una cuenta de difícil
cobro aumenta a medida que los estándares de
crédito se hacen más flexibles y viceversa, esto
dado también por el estudio que se hace de los clientes y
su capacidad de pago en el corto y en largo plazo.
Desde otro punto de vista el otorgamiento de
créditos comerciales trae consigo la probabilidad de
perder algunas cuentas, aun cuando la entidad sea muy selectiva.
En la medida en que una empresa sea menos exigente para conceder
crédito es de suponer que la pérdida de cuentas se
incremente, el cual nunca puede sobrepasar el punto en que
económicamente se convierta en algo desfavorable para la
empresa.
Volumen de ventas: Como se
explicó anteriormente, a medida que los estándares
de crédito se hacen más flexibles se espera que
aumenten las ventas y las restricciones las disminuyen, se tiene
entonces que los efectos de estos cambios tienen incidencia
directa con los costos e ingresos de la empresa y por ende la
utilidad esperada. En resumen los resultados de hacer más
flexible los estándares de crédito se tabulan como
muestra la Tabla 1.2. Si se hicieran más rigurosos los
estándares de crédito, se esperarían los
efectos contrarios.
Tabla 1.2: Efectos en las utilidades de la empresa al
utilizar estándares de crédito
flexibles.
Fuente: Manual de Finanzas. Muñoz
Gutiérrez S., García Abreu N. & Elena Albert
M.; 2006
B. Análisis de crédito: Se
debe recopilar y evaluar la información de
crédito de los solicitantes para determinar si estos
están a la altura de los estándares de
crédito de la empresa. Para analizar eficientemente el
otorgamiento de un crédito debe tenerse en cuenta
que:
Todo crédito debe pasar por una etapa de
evaluación previa por simple y rápida que esta
sea.Todo crédito por fácil o bueno y bien
garantizado que parezca, tiene riesgo.El análisis de crédito no pretende
acabar con el 100% de la incertidumbre del futuro, sino que
disminuya.Es necesario e importante contar con buen criterio y
sentido común.
Los dos pasos básicos en el proceso de
análisis del crédito son: obtener
información de crédito y analizar la
información para tomar la decisión del
crédito.
Obtener información de crédito:
Cuando un cliente que desee obtener crédito se acerca a
una empresa, normalmente el departamento de crédito da
comienzo a un proceso de evaluación del crédito
pidiéndole al solicitante que llene diferentes formularios
en los cuales se solicita información financiera y
crediticia junto con referencias de crédito. Trabajando
con base en la solicitud de crédito, la empresa obtiene
entonces información adicional del crédito de otras
fuentes.
Si la empresa ya le ha concedido anteriormente
crédito al solicitante, ya tiene su información
histórica acerca de los patrones de pago del solicitante.
Es de enarbolar que, las fuentes externas principales de
información crediticia según Gitman L. (1986), son
las brindadas por:
Estados Financieros[4]Al analizar los
Estados Financieros de los últimos años del
solicitante, la empresa puede comparar la estabilidad
financiera de éste, su liquidez, rentabilidad y
capacidad de endeudamiento. Existen varios mecanismos para
evaluar al solicitante de crédito, entre ellos el
análisis por razones[5]para evaluar la
condición financiera de la empresa, y el uso del
esquema de las cinco C del crédito para centrar
su análisis en los aspectos principales de la
solvencia de crédito de un solicitante. Al respecto
Gitman L. (1986); las describe de la siguiente
manera:
1. Carácter: el registro del
cumplimiento de las obligaciones pasadas del solicitante
(financiero, contractual y moral). El historial de pagos
anteriores, así como cualquier juicio legal resuelto o
pendiente contra el solicitante, se utilizan para evaluar su
reputación. Es el deseo del cliente de pagar sus
deudas.2. Capacidad: es la habilidad de un
cliente para pagar sus deudas y se mide a través de
sus flujos de caja. El análisis de los Estados
Financieros, destacando sobre todo la liquidez y las razones
de endeudamiento; se utiliza para evaluar la capacidad del
solicitante.3. Capital: se refiere a la fortaleza
financiera del cliente, es decir su solidez financiera, que
se refleja por su posición de propietario. A menudo,
se realizan análisis de la deuda del solicitante, en
relación con el capital contable y sus razones de
rentabilidad, para evaluar su capital.4. Colateral: la cantidad de activos que
el solicitante tiene disponible para asegurar el
crédito. Cuanto mayor sea la cantidad de activos
disponibles, mayor será la oportunidad de que una
empresa recupere sus fondos si el solicitante no cumple con
los pagos. Una revisión del balance general del
solicitante, el cálculo del valor de sus activos y
cualquier demanda legal presentada contra el solicitante
ayudan a evaluar su garantía colateral.5. Condiciones: el ambiente de negocios
y económico actual, así como cualquier
circunstancia peculiar que afecte a alguna de las partes de
la transacción de crédito. Por ejemplo si la
empresa tiene un inventario excedente de los artículos
que el solicitante desea comprar a crédito,
estará dispuesta a vender en condiciones más
favorables o a solicitantes menos solventes. El
análisis de la situación económica y de
negocios, así como el de las circunstancias especiales
que pudieran afectar al solicitante o a la empresa, se lleva
a cabo para evaluar las condiciones.
El analista de crédito centra su atención,
sobre todo, en las dos primeras C (carácter y capacidad)
porque representan los requisitos básicos para la
concesión del crédito. Las tres últimas
(capital, colateral y condiciones), son importantes para elaborar
el contrato de crédito y tomar la decisión de
crédito final, que depende de la experiencia y el criterio
del analista de crédito.
Oficinas de intercambio de referencias (centrales de
riesgo): Las empresas pueden obtener información de
crédito por medio de los sistemas de intercambio de
referencias, que es una red que cambia información
crediticia con base en reciprocidad. Accediendo a suministrar
información crediticia a esta oficina de
créditos acerca de sus clientes actuales, una empresa
adquiere el derecho de solicitar información a la
oficina de créditos relacionada con clientes en
perspectiva. Los informes que se obtienen por medio de estas
relaciones de intercambio de información crediticia
más qué analíticos son acerca de casos
definidos.Bolsas de información crediticia: Otra manera
de obtener información crediticia puede ser por
intermedio de asociaciones locales, regionales o nacionales,
las cuales se pueden organizar como parte de ciertas
asociaciones industriales y comerciales.Verificación bancaria: Normalmente una
institución financiera puede aportar
información crediticia del solicitante muy valioso.
Sin embargo, el tipo de información que se obtiene
probablemente es muy vago a menos que el solicitante ayude a
la empresa, en su consecución. Normalmente se
suministra un estimado del saldo en caja de la
empresa.Otros proveedores: Este consiste en obtener
información de otros proveedores que vendan al
solicitante del crédito y preguntarles cuáles
son las normas de pago y sus relaciones inter –
empresariales.
Una vez que se tenga la información necesaria se
procede a analizarla, para ello los estados financieros de un
solicitante de crédito y el mayor de cuentas por pagar se
pueden utilizar para calcular su plazo promedio de cuentas por
pagar. Esta cifra se compara con las condiciones de
crédito que la empresa ofrece actualmente. Para tomar una
decisión final del crédito acerca de si se debe
conceder el crédito al solicitante y el monto de
éste, se crean los comités de revisión de
créditos.
1.3.2: Condiciones de
Crédito.
Las condiciones de crédito de una empresa
especifican los términos de pago que se estipulan para
todos los clientes a crédito. Son convenios en los que la
empresa y el cliente se ponen de acuerdo y se comprometen en
cumplir. Pueden variar según el tipo de empresa y la rama
en que opere, pero las entidades de la misma rama generalmente
ofrecen condiciones de crédito similares.
Las mismas ayudan a la empresa a obtener mayores
clientes, pero se debe tener mucho cuidado ya que se pueden
ofrecer descuentos que en ocasiones podrían resultar
nocivos para la empresa. Las condiciones de crédito
abarcan tres aspectos: (1) el descuento por pronto pago, (2)
el período de descuento por pronto pago y (3) el
período de crédito. Los cambios en cualquier
aspecto de las condiciones de crédito de la empresa pueden
tener efectos en su rentabilidad total. Los factores positivos y
negativos relacionados con tales cambios y los procedimientos
cuantitativos para evaluarlos se presentan a
continuación:
(1) Descuento por pronto pago: Se
ofrecen con la intención de adelantar el cobro,
formando parte de los términos de venta. Cuando una
empresa establece o aumenta un descuento por pronto pago se
deben generar los siguientes efectos económicos –
financieros.
(Tabla 1.3).
Tabla 1.3: Efectos de ofrecer descuento por pronto
pago
Fuente: en aproximación a: Gitman
Lawrence[6](1986) y estudios realizado por
Demestre A. (2005)
Factores Positivos:
El volumen de ventas aumenta por el atractivo del
descuento y disminuyen las utilidades medias pues se origina
un costo financiero, de esta forma se atraen nuevos clientes
que consideren esta opción como un tipo de
reducción de precio.El período de cobro promedio se acorta, ya
que los clientes antiguos pagarán más
rápido para aprovechar estos descuentos, reduciendo
así el costo del manejo de cuentas por cobrar. La
disminución en cobranza proviene del hecho de que
algunos clientes que antes no tomaban los descuentos por pago
ahora lo hagan.La estimación de las cuentas incobrables
disminuyen debido a que los clientes pagan más pronto,
este argumento se basa en el hecho de que mientras más
se demore un cliente en pagar, es menos probable que lo haga.
Mientras más tiempo transcurra, hay más
oportunidades de que un cliente se declare
técnicamente insolvente o en bancarrota.Aumento en las utilidades debido a la
disminución en el periodo promedio de cobro y a la
disminución en la estimación de cuentas
incobrables.
Factores Negativos:
Disminuye el margen de utilidad por unidad ya que hay
más clientes que toman el descuento y pagan un precio
menor.
(2) Período de descuento por pronto
pago: Especifica el número máximo de
días después de la iniciación del
período de crédito en que puede tomarse el
descuento por pronto pago.
Tabla 1.4: Efectos del periodo de descuento por
pronto pago.
Fuente: elaboración propia en
aproximación a: Gitman
Lawrence[7](1986)
Factores Positivos:
Al aumentar el periodo de descuento por pronto pago
se produce un efecto positivo sobre las utilidades porque
muchos clientes que en el pasado no tomaron el descuento por
pronto pago ahora lo hacen, reduciendo así el periodo
medio de cobros.
Factores Negativos:
Al aumentar el periodo del descuento también
existe un efecto negativo porque muchos de los clientes que
ya estaban tomando el descuento por pronto pago pueden
aún tomarlo y pagar más tarde, retardando el
periodo medio de cobros. El efecto neto de estas dos fuerzas
en el periodo medio de cobros es difícil de
cuantificar.
Período de crédito:
Establecen el tiempo que la empresa está dispuesta a
conceder para el aplazamiento de sus cobros. Los cambios en el
periodo de crédito también afectan la rentabilidad
de la empresa. (Tabla 1.5)
Tabla 1.5: Efectos del Período de
Crédito.
Fuente: elaboración propia
en aproximación a: Gitman
Lawrence[8](1986)
Pueden esperarse efectos en las utilidades por un
aumento en el periodo de crédito como un aumento en las
ventas, pero es probable que tanto el periodo de cobros como la
estimación de cuentas incobrables también aumenten,
así el efecto neto en las utilidades puede ser negativo.
Los períodos de crédito varían según
el sector, por lo general se pueden considerar: la probabilidad
de que el cliente no pague y si el importe de la cuenta es
pequeño, el crédito debe ser corto, para que el
costo de administrarla no sea mayor que la cuenta.
1.3.3: Políticas de
cobro.
Las políticas de cobro de la empresa son los
procedimientos que ésta sigue para cobrar sus cuentas por
cobrar a su vencimiento. La efectividad de las políticas
de cobro de la empresa se puede evaluar parcialmente examinando
el nivel de estimación de cuentas incobrables. Este
nivel no depende solamente de las políticas de cobro sino
también de la política de créditos en la
cual se basa su aprobación.
La gestión de cobro puede comenzar desde antes de
la fecha de vencimiento de la cuenta. Para facilitar este proceso
se utilizan varias vías: cartas, llamadas
telefónicas, visitas personales, utilización de
agencias de cobros, procedimientos legales, procedimientos de
cobro por computador.
Si se supone que el nivel de cuentas malas atribuible a
las políticas de crédito de la empresa es
relativamente constante, puede esperarse un aumento en los gastos
de cobro para reducir las cuentas de difícil cobro de la
empresa.
Un buen soporte para tomar decisiones sobre la
gestión de cobros es el análisis periódico
de las cuentas por cobrar por edades (antigüedad de las
cuentas). Separando las cuentas que están dentro de los
términos (no vencidas), de las vencidas, y estas
últimas desglosadas por periodos de vencimiento ofrece un
análisis detallado de las cuentas por cobrar.
Cuando la gerencia analiza periódicamente las
edades de las cuentas por cobrar, obtiene buena
información sobre aquellas que están vencidas y no
dilata las acciones de cobro pertinentes; a la medida que una
cuenta envejece, disminuyen las probabilidades de
cobrarla.
1.4: Elementos para la toma de
decisiones al otorgar el crédito.
El hecho de que una empresa opere con créditos
comerciales no se puede interpretar como su obligación de
otorgarlo. La gerencia comercial se enfrenta cotidianamente a la
decisión de concederlo o no, encontrando un soporte en los
aspectos establecidos para la política de crédito
vigente en la empresa, sin que ello constituya algo absoluto
(Esquema 1.4).
Esquema 1.4: Concesión de crédito y sus
posibles implicaciones.
Fuente: Demestre A.; Castell C. &
González Antonio, 2006
Como casi todas las decisiones financieras, la
concesión de crédito lleva consigo una gran dosis
de sensatez, deben observarse los siguientes
principios:
1. Maximizar los beneficios: Lo
más favorable para la empresa es que el cliente pague
pronto y de esta manera recibe los ingresos adicionales
totales de la venta menos los costos adicionales; si no paga
pronto, no recibe nada y pierde los costos. Hay que sopesar
las probabilidades de estos resultados alternativos. Si el
margen de beneficios es alto, se justificará una
política crediticia liberal; si es bajo, no se puede
soportar muchos créditos de dudosos cobros.2. Concentrarse en las cuentas
peligrosas: Lo que hacen es fijar un límite de
crédito para cada cliente, el vendedor de la empresa
solo presentará el pedido para su aprobación si
el cliente sobrepasa este límite.3. Mirar más allá del pedido
inmediato: A veces, puede valer la pena aceptar un
riesgo de calidad relativamente bajo, si existen
probabilidades de que el cliente se convierta en un comprador
permanente y fiable. Las empresas de nueva creación
deben estar preparadas para incurrir en más
créditos de dudoso cobro que las que están
más sólidas. Esto es parte del costo de crear
una buena cartera de cliente.
La gerencia de la empresa debe comprender que la
decisión de conceder créditos genera los factores
siguientes:
Retraso de los cobros.
Costos que se deriven de la concesión de
créditos.La probabilidad de no cobrar.
La tasa de requerimientos requeridos para los flujos
de efectivo demorados.
1.5: Valoración de razones
financieras para el análisis de las cuentas por
cobrar.
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