Evaluación de la productividad y diseño de un plan de mejoras en el departamento de presupuesto
INTRODUCCIÓN La Empresa Sociedad de Construcciones SOMOR,
C.A. es una organización perteneciente al Grupo de
Empresas Morgado, nace con la necesidad de contribuir a la
construcción de Ciudad Guayana, de incursionar en el
Sector Económico e Industrial y gran parte del sur oriente
de Venezuela. En lo que respecta a Productividad, sabemos que hoy
día no es competitivo quien no cumple con calidad,
producción, bajos costos, tiempos estándares,
eficiencia, innovación, nuevos métodos de trabajo,
tecnología y muchos otros conceptos que hacen que cada
día la productividad sea un punto de cuidado en los planes
a largo y mediano plazo.. En el presente trabajo de grado se
propuso la evaluación de la productividad que
permitió el diseño de un plan de mejora en el
Departamento de Presupuestos de la empresa Sociedad de
Construcciones SOMOR, C.A. La realización de este trabajo
fue de mucha importancia ya que a través de un
diagnóstico más objetivo de la situación
actual del departamento se obtuvo una correcta evaluación
de la productividad y se llevaron a cabo mejoras, no solo para la
unidad funcional, sino también para la
organización.
CONTEXTUALIZACIÓN DEL PROBLEMA (Gp:) DEPARTAMENTO DE
PRESUPUESTOS METODOLOGÍA SEGUIMIENTO EVALUACIÓN
CONTROL MEJORA MEDICIÓN EVALUACIÓN PRODUCTIVIDAD
(Gp:) CALIDAD (Gp:) RENDIMIENTO (Gp:) Satisfacción de los
clientes internos y externos, mediante el cumplimiento de los
requisitos y los tiempos de entrega. Garantizó la
ejecución de los procesos de una manera más
organizada y controlada, lo cual repercutió en la
motivación del personal involucrado. (Gp:)
PRODUCTIVIDAD
OBJETIVOS ESPECÍFICOS: OBJETIVOS DEL PROYECTO (Gp:)
OBJETIVO GENERAL: (Gp:) Evaluar la Productividad en el
Departamento de Presupuestos de la Empresa SOCIEDAD DE
CONSTRUCCIONES SOMOR, C.A. Diseñar un plan para el
mejoramiento de la Productividad en el Departamento de
Presupuestos de la Empresa SOCIEDAD DE CONSTRUCCIONES SOMOR, C.A.
Analizar las referencias bibliográficas y
documentación teórica y técnica referida a
productividad, índices de gestión, Modelo de
Productividad, etc. Diagnosticar los procesos de la unidad
funcional, con el fin de conocer a profundidad como se ejecutan.
Analizar los resultados del diagnóstico para identificar
los procesos estratégicos, medulares y de apoyo. Crear el
Diagrama de Flujo de Procesos (D.F.P.) de la Unidad Funcional.
Crear Diagrama de Caracterización para la Unidad Funcional
. Elaborar indicadores e índices para medir la
productividad de la Unidad Funcional. Analizar los resultados del
ciclo de proceso de medición de la productividad .
Establecer una metodología para la elaboración de
presupuestos de la Unidad Funcional. Proponer un plan de mejoras
para aumentar la productividad en el Departamento de
Presupuestos
BASES TEÓRICAS MODELO DEL PROCESO DE PRODUCTIVIDAD
Productividad Empresarial BASES TEÓRICAS CICLO DE
PRODUCTIVIDAD Productividad Empresarial Medición
Evaluación Mejoramiento
Indicador de gestión se define como una relación
entre variables que permite observar aspectos de una
situación y compararlos con las metas y los objetivos
propuestos. Los Indicadores de Gestión en cualquier
organización deben cumplir con los siguientes requisitos:
Permanecer apoyado en los objetivos de tal forma que
permitan la proyección de la organización hacia el
futuro. Comparar constantemente los resultados planeados con los
obtenidos. Mantenerse lo suficientemente actualizado y flexible
para cambiar el rumbo de la empresa cuando se considere
necesario. BASES TEÓRICAS INDICADORES E ÍNDICES DE
GESTIÓN
La Efectividad es la relación entre los resultados
logrados y los resultados que nos habríamos propuesto, y
da cuenta del grado de cumplimiento de los objetivos que hemos
planificado: cantidades a producir, clientes a tener,
órdenes de compra a colocar, etc. BASES
TEÓRICASEFICIENCIA, EFECTIVIDAD Y EFICACIA
La Eficiencia es utilizada para dar cuenta del uso de los
recursos o cumplimiento de actividades con dos acepciones: la
primera con relación entre la cantidad de recursos
utilizados y la cantidad de recursos que se ha estimado o
programado utilizar, la segunda, como el grado en que se
aprovechan los recursos utilizados transformándolos en
productos. BASES TEÓRICASEFICIENCIA, EFECTIVIDAD Y
EFICACIA
La Eficacia valora el impacto de lo que hacemos, del producto o
servicio que prestamos. Las organizaciones dependen mucho
más para su supervivencia y éxito a largo plazo de
las mejoras en su eficacia que de las mejoras de su eficiencia.
BASES TEÓRICASEFICIENCIA, EFECTIVIDAD Y EFICACIA
BASES TEÓRICASEFICIENCIA, EFECTIVIDAD Y EFICACIA Es
difícil decidir qué proporción de los
recursos de una organización deberían dedicarse
aumentar su eficacia y que proporción a incrementar su
eficiencia, a causa de que las más importantes mutaciones
del entorno que determinan la eficacia generalmente comienzan y
se desarrollan lentamente.
BASES TEÓRICAS TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS DE
DIAGNÓSTICO (Gp:) Diagrama Causa Efecto (Gp:) Diagrama de
Pareto Histogramas
BASES TEÓRICAS TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS DE
DIAGNÓSTICO Diagrama de Gantt (Gp:) Hojas de
Verificación Tormenta de Ideas
Descripción de la Empresa: SOMOR, C.A., nace con la
necesidad de contribuir a la construcción de Ciudad
Guayana y gran parte del sur oriente de Venezuela. Misión:
Ser una organización moderna tecnológicamente
avanzada, competitiva y con equipos altamente capacitados
Visión: Ser la empresa líder en calidad productiva
y competitiva a nivel de construcción en toda Venezuela,
impulsando el desarrollo y generando así empleos. MARCO
REFERENCIAL
MARCO REFERENCIAL ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA SOMOR, C.A
MARCO REFERENCIAL ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE
PRESUPUESTOS
DISEÑO METODOLÓGICO (Gp:) El estudio propuesto
desarrollado en el Departamento de Presupuestos de la Empresa
está conformado por cinco (5) personas y dado que es un
número de sujetos manejable el autor decidió
trabajar con toda la población por lo que la
población y muestra de este trabajo serán
idénticas. (Gp:) POBLACIÓN Y MUESTRA (Gp:)
INVESTIGACIÓN NO EXPERIMENTAL DE DOS FASES: 1) EVALUATIVA
Y 2) TIPO APLICADA O TECNOLÒGICA (Gp:) TIPO DE ESTUDIO
(Gp:) INSTRUMENTOS RECOLECCIÓN DE DATOS (Gp:)
PROCEDIMIENTOS
DISEÑO METODOLÓGICO INSTRUMENTOS DE
RECOLECCIÓN DE DATOS (Gp:) ENCUESTAS Y ENTREVISTAS (Gp:)
EXCEL (Gp:) PROJECT (Gp:) POWER POINT (Gp:) WORD (Gp:) PAQUETES
COMPUTARIZADOS (Gp:) RED DE INTERNET, BIBLIOTECAS Y OTRAS
FUENTES
RESULTADOS SITUACIÓN ACTUAL Actualmente no existen
mediciones que permitan conocer la productividad del
departamento, y por ende se desconoce el valor que
indicaría cómo mejorar la productividad, tampoco
existe una medición del rendimiento de las actividades
productivas de los factores de producción relacionadas con
el factor trabajo, factor trabajador y factor capital. Debido a
lo antes expuesto fue necesario elaborar una metodología
para la elaboración de un presupuesto ya que un
presupuesto mal elaborado puede llevar al cierre de la empresa a
través de una de las siguientes alternativas: Si el precio
Ofertado es muy bajo, la obra presentará pérdidas
al final. Si el precio es muy elevado los trabajos serán
otorgados a otra empresa. Cuanto mayor sea la apertura de la
economía del mercado y cuanto mayor sea la competencia,
mayor importancia tendrá la presentación de
presupuestos bien elaborados. Seguidamente podrá verse el
mapa de procesos elaborado durante el desarrollo de este trabajo
y el Diagrama de Flujo de Procesos del Departamento de
Presupuestos SOMOR, C.A elaborado con la finalidad de conocer
cada actividad relacionada en la elaboración de las
Licitaciones.
RESULTADOS MAPA DE PROCESOS
(Gp:) GG: Gerente General GTC: Gerente Técnico-Comercial
GAd: Gerente de Administración GC: Gerente Comercial GRI:
Gerente Relaciones Industriales JP: Jefe de Presupuesto JO: Jefe
de Operaciones JI: Jefe de Ingeniería Jcto: Jefe de
Contratos JC: Jefe de Compras E: Estimador SP: Secretaria de
Presupuesto (Gp:) Carpeta Nº 1: Documentos entregados por el
cliente Carpeta Nº 2: Determinación de Costos
Directos, Indirectos y Sub-Contratos Carpeta Nº3: Oferta de
SOMOR (Gp:) JP: Será el responsable de todo el proceso
(Gp:) SI (Gp:) SI (Gp:) NO (Gp:) NO (Gp:) Ingreso de carpeta
Nº 1 (Gp:) JP/E Elaborar y presentar estimado Resumen y
Cronograma de entrega a (Gp:) JP/E Elaborar carpeta Nº 2 y 3
(Gp:) Oferta de mucho interés (Gp:) GG Firmar
p/aprobación (Gp:) SP Elaborar Carta Excusa para la firma
del GG (Gp:) GG Tomar Decisión (Gp:) GG Firmar carta
excusa (Gp:) Entregar al cliente (Gp:) GTC/JP Instruir y
Coordinar Proceso de Elaboración de Oferta (Gp:) E/SP
Asignar Nº Oferta Elaborar Carpetas Nº 2 y 3 (Gp:) Jcto
Estudiar términos contractuales (Gp:) GAd Determinar
costos asociados (Fianzas, Seguros, Impuestos, etc.) (Gp:)
Jcto/GC Estudiar, analizar y definir sub-contratos (Gp:) JC
Procura de precios de insumos (Gp:) JI Elaborar y/o revisar
cómputos y memoria descriptiva, revisar especificac.
técnicas (Gp:) GRI Estudiar y revisar las cargas sociales
y términos seguridad industrial (Gp:) JO Elaborar
cronograma de trabajo, equipos y mano obra directos e indirectos,
definir inst. provisionales (Gp:) A RESULTADOS FLUJOGRAMA DE
PROCESOS – DEL DPTO. PRESUPUESTOS
RESULTADOS FLUJOGRAMA DE PROCESOS – DPTO. PRESUPUESTOS
(Gp:) GG: Gerente General GTC: Gerente Técnico-Comercial
GAd: Gerente de Administración GC: Gerente Comercial GRI:
Gerente Relaciones Industriales JP: Jefe de Presupuesto JO: Jefe
de Operaciones JI: Jefe de Ingeniería Jcto: Jefe de
Contratos JC: Jefe de Compras E: Estimador SP: Secretaria de
Presupuesto (Gp:) Carpeta Nº 1: Documentos entregados por el
cliente Carpeta Nº 2: Determinación de Costos
Directos, Indirectos y Sub-Contratos Carpeta Nº3: Oferta de
SOMOR (Gp:) JP: Será el responsable de todo el
proceso
(Gp:) NO (Gp:) NO (Gp:) GG Firma carpeta Nº 3 (Gp:) SI (Gp:)
SI (Gp:) B (Gp:) JTC/JP Revisar y Aprobar Carpeta N° 3 (Gp:)
JP/GTC Presentar Carpeta N° 3 a GG (Gp:) GG Revisar y Aprobar
Carpeta N° 3 (Gp:) GTC/JP Instruir para entrega carpeta
N° 3 al cliente (Gp:) SP Recibir y Archivar Constancia de
Recepción de carpeta Nª 3 (Gp:) JP/E/SP Corregir
carpeta N° 3 (Gp:) JP Presentar Carpeta N° 3 a GTC (Gp:)
JP/E/SP Elaboración carpeta N° 3 (Gp:) GG: Gerente
General GTC: Gerente Técnico-Comercial GAd: Gerente de
Administración GC: Gerente Comercial GRI: Gerente
Relaciones Industriales JP: Jefe de Presupuesto JO: Jefe de
Operaciones JI: Jefe de Ingeniería Jcto: Jefe de Contratos
JC: Jefe de Compras E: Estimador SP: Secretaria de Presupuesto
(Gp:) Carpeta Nº 1: Documentos entregados por el cliente
Carpeta Nº 2: Determinación de Costos Directos,
Indirectos y Sub-Contratos Carpeta Nº3: Oferta de SOMOR
(Gp:) JP: Será el responsable de todo el proceso
RESULTADOS FLUJOGRAMA DE PROCESOS – DPTO.
PRESUPUESTOS
RESULTADOS DIAGRAMA DE CARACTERIZACIÓN
RESULTADOS INDICADORES DE GESTIÓN – DPTO.
PRESUPUESTOS
RESULTADOS INDICADORES DE GESTIÓN – DPTO.
PRESUPUESTOS
RESULTADOS PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS
RESULTADOS DE LA MEDICIÒN DE LA PRODUCTIVIDAD Para el
estudio de la productividad del Departamento de Presupuestos de
la empresa SOMOR, se empleo el Ciclo del proceso de
medición, evaluación y mejoramiento de la
productividad empresarial, según Porras. ETAPA 1:
MEDICIÓN ENTRE PERIODOS Para poder realizar la
medición entre periodos, primeramente se generó el
modelo de productividad del Departamento de Presupuestos SOMOR,
C.A., según se muestra en la figura siguiente :
RESULTADOS MODELO DE PRODUCTIVIDAD
RESULTADOS CÁLCULO DE INDICADORES E ÍNDICES Una vez
obtenidos los resultados de los indicadores propuestos por cada
mes correspondiente, se realizo el cálculo de
índices de las relaciones de productividad que se
presentan a continuación:
Cálculo de Índices (Relaciones de Productividad)
map = mejor periodo anterior. Cálculo de Índices
(Relaciones de Productividad por Proyecto del Indicador Tiempo de
Entregas OT) Cálculo de Índices (Relaciones de
Productividad por Proyecto del Indicador OT Cerradas) RESULTADOS
CÁLCULO DE ÍNDICES
RESULTADOS ANÁLISIS DE LOS TIEMPOS DE ENTREGA Tiempos de
entrega del total de O/T entregadas en el mes. Tiempos de entrega
del total de O/T entregadas en el mes del proyecto Aumento de la
Capacidad de la Laguna de Almacenamiento.
RESULTADOS ANÁLISIS DE LOS TIEMPOS DE ENTREGA Tiempos de
entrega del total de O/T entregadas en el mes del proyecto
Construcción del Conjunto Residencial Agua Linda. Tiempos
de entrega del total de O/T entregadas en el mes del proyecto
Construcción del Comando VIP
RESULTADOS ANÁLISIS DE LOS TIEMPOS DE ENTREGA Tiempos de
entrega del total de O/T entregadas en el mes del proyecto
Construcción de los Refugios Tiempos de entrega del total
de O/T entregadas en el mes para mejoras de proceso
RESULTADOS ANÁLISIS DE LOS TIEMPOS DE ENTREGA Tiempos de
entrega del total de O/T entregadas en el mes. Tiempos de entrega
por cada proyecto y mejoras de proceso.
RESULTADOS ANÁLISIS DE ÓRDENES DE TRABAJO CERRADAS
O/T cerradas en el mes para Proyecto Aumento de la Laguna de
Almacenamiento O/T cerradas en el mes para Proyecto
Construcción del conjunto residencial Agua Linda.
RESULTADOS ANÁLISIS DE ÓRDENES DE TRABAJO CERRADAS
O/T cerradas en el mes para el proyecto Construcción del
comando VIP. O/T cerradas en el mes para las mejoras de
proceso
RESULTADOS ANÁLISIS DE ÓRDENES DE TRABAJO CERRADAS
(Gp:) 0,00 (Gp:) 0,20 (Gp:) 0,40 (Gp:) 0,60 (Gp:) 0,80 (Gp:) 1,00
(Gp:) 1,20 (Gp:) oct (Gp:) nov (Gp:) dic (Gp:) ene (Gp:) feb
(Gp:) mar (Gp:) abr (Gp:) may (Gp:) Proyecto Construcción
de los Refugios O/T cerradas en el mes para Proyecto
Construcción de los refugios. O/T cerradas en el mes para
cada proyecto, las mejoras de diseño y total.
RESULTADOS No conformidades resueltas en el mes O/T cerradas con
respecto a las HH empleadas en el mes. ANÁLISIS DE NO
CONFORMIDADES RESUELTAS ANÁLISIS HH EN MANO DE OBRA
RESULTADOS (Gp:) 0,00 (Gp:) 0,20 (Gp:) 0,40 (Gp:) 0,60 (Gp:) 0,80
(Gp:) 1,00 (Gp:) 1,20 (Gp:) oct (Gp:) nov (Gp:) dic (Gp:) ene
(Gp:) feb (Gp:) mar (Gp:) abr (Gp:) may (Gp:) Entrega de Carpetas
de Licitación (Gp:) Entrega de carpetas de
Licitación Entrega de carpetas de licitación
ANÁLISIS DE TIEMPOS DE ENTREGA DE CARPETAS DE
LICITACIÓN ANÁLISIS DE CARPETAS DE
LICITACIÓN Elaboración de carpetas de
licitación
RESULTADOS ETAPA 2: GERENCIA DE LA PRODUCTIVIDAD ORGANIZACIONAL
EVALUACIÓN DE LOS CAMBIOS Una vez evaluado el
comportamiento cuantitativo de índices e indicadores, se
procede a la etapa 2 del modelo de Porras. En la
elaboración de los índices de productividad se pudo
evidenciar que, la problemática existente en la unidad
principalmente consiste en el retraso de las órdenes de
trabajo: Retraso en el tiempo de entrega de licitaciones y
Retraso en la elaboración de mejora de procesos.
Partiendo de esas premisas y del resultado de la Encuesta se
procedió a elaborar un diagrama de causa-efecto, con el
fin de precisar cuáles son las causas que están
generando los problemas planteados.
ESTA PRESENTACIÓN CONTIENE MAS DIAPOSITIVAS DISPONIBLES EN
LA VERSIÓN DE DESCARGA