La empresa es una unidad productiva dedicada y
organizada para la explotación de una actividad, ya sea
económica o sin fines de lucros.
Las empresas estructuradas legalmente o no, convienen
tener un criterio por el cual regirse, es inconcebible que se
trabaje sin un plan, un objetivo, por consiguiente debe existir
la organización de las diferentes actividades a llevar a
cabo por todos los miembros que la componen, ya que la misma
comprende un sistema donde todas y cada una de las partes deben
están funcionando, persiguiendo siempre los mas altos
estándares de calidad.
En las sociedades, compañías u
organizaciones hay que procurar articular las diferentes partes,
donde cada personal que ingrese a la empresa sea inducido y
orientado sobre las diferentes políticas, así como
también, buscar siempre desarrollar el recurso humano que
ya posee, capacitándolos en las diversas
áreas.
Hay que destacar que en toda empresa hay supervisores y
que la función del mismo será crear estrategias,
métodos para realizar un mejor trabajo, así como
también coordinar, proporcionar orientaciones y tomar
decisiones que se encaminen siempre al beneficio de la
organización.
Otras de las funciones administrativas que corresponde
llevar a cabo por el supervisor es el control, donde hay que
asegurar que los las actividades van acorde con los objetivos
propuestos, para en consecuencia, partiendo de la
verificación, se establezcan estándares y se
adopten medidas correctivas en caso de que aplique.
A continuación se hace una presentación
de la empresa EDENORTE, específicamente la ubicada en
Villa Rivas, resaltando la aplicación de los procesos
administrativos: planificación, organización,
integración, dirección y control, se infiere cuales
con cumplidas en EDENORTE VILLA RIVAS, se hacen algunas
observaciones y recomendaciones para un mejor manejo y evitar que
la empresa claudique.
Aplicación
de las funciones administrativas en EDENORTE Villa
Riva
A continuación se verifica de
qué forma se emplean las diferentes etapas del proceso
administrativo en EDENORTE VILLA RIVAS.
Planificación:
En la empresa objeto de estudio se verificó que
en cuanto la función de planificación realizan las
siguientes actividades.
Se efectúa una proyección mensual de
las actividades tales como: seguimiento para a mantener e
reintegrar los clientes al pago, operativos para contratar a
nuevos clientes, establecer una fecha para la visita a las
diferentes comunidades que comprenden el área de
ejecución de la oficina, se programan los operativos
de cortes a realizar y las llamadas para recodar la factura,
etc.Se establecen objetivos a lograr durante el mes, por
ejemplo: objetivo de cobro, que esta enfocado en superar tu
mejor mes, siendo especifico si se recauda en agosto 2,500,
000.00 la meta para septiembre sería 2,500,001.00,
esto es en general, pero también se mide el cobro
móvil, la cantidad que se recupera en cada zona. Otros
objetivos que también son evaluados son las
reclamaciones, debe concordar con lo que el cliente solicita,
hay que dar respuesta inmediata y efectiva, para cada una de
las solicitudes hay un tiempo estimado de resolución,
que si no se cumple afecta los indicadores. Así mismo
se toma en cuenta el rendimiento de las brigadas, donde cada
una tiene una cantidad de cortes y reconexiones a realizar
por mes.
Se diseña el cronograma del orden en que
corresponde la visita a clientes.
Se diseña el calendario de vacaciones del
personal correspondiente y se distribuyen las funciones del
mismo entre los demás colaboradores.
Organización
En el ámbito de la organización se
efectúa lo sucesivo:
Se realiza la asignación de funciones, por
ejemplo: hay una persona para llevar el control de cobro
móvil, otra lleva el reporte de los contratos, hay uno
para recopilar los datos de los acuerdos de pagos, se le
delegó a otra representante los cuadres para enviar el
dinero al banco y también alguien encargado de hacer
la conciliación bancaria del dinero que se cobra, este
en correlación con lo que se registra en la cuenta,
hay alguien que da seguimiento al control de asistencia,
entre otros.Se divide el personal que realizara el cobro
móvil y el personal correspondiente a permanecer en
oficina, por ejemplo hay 6 representantes de servicios, en la
primera semana del mes 2 se quedan en la oficina y 4 van a la
calle al cobro domiciliado, para la segunda semana se
intercambian y así sucesivamente. La idea es que todo
el personal este capacitado para realizar cualquier tarea,
tanto del conocimiento del sistema, como el conocimiento del
terreno.
Integración
Al momento de hacer la integración de personal,
el reclutamiento, selección e inducción es
realizado de forma centralizada por el departamento de Recursos
Humanos ubicado en Santiago; estos, luego de haberlo capacitado
lo envían a la oficina para la que fue
contratado.
En este mismo orden, al recibir al personal en el
departamento se precede a desarrollarlo de manera práctica
en sus funciones.
Dirección
En este ámbito el supervisor coordina las
diferentes acciones y reportes a realizar, asignando las
actividades al personal, tales como: cobro para los clientes
bonoluz, el cobro en las unidades móviles, la
contratación de clientes, visitas a las comunidades,
cortes por impago, entre otros.
En la postrimería del mes se realiza una
reunión del personal en la que se les informa cómo
va el cumplimiento de los objetivos sobre todo el de cobro, tanto
el de la oficina completa, como el cobro móvil
específicamente, que son los que se hace mayor
énfasis, por lo que se evalúa, si debe aplicar
alguna variación rápida en los procedimientos o
actividades.
Control
Se realizan registros de los cobros diarios, tanto lo
recaudado en la oficina, como por las unidades móviles.
También se hace un registro de los contratos realizados
durante el mes en curso y se lleva un control de las
reclamaciones hechas por los clientes.
Todos estos registros se realizan con el objetivo de
determinar si se está llevando a cabo el cumplimiento de
la actividad planeada y así saber si establecer medidas
correctivas o recompensas por las labor cumplidas.
Conclusión
Al llegar la culminación del estudio realizado a
la empresa EDENORTE – VILLA RIVA se determinó lo
siguiente:
La empresa EDENORTE VILLA RIVAS, es una empresa de
servicios, encasillada en la clasificación de
Pública, además, posee 18 empleados en
total.
En cuanto a su historia tiene sus inicios en agosto
2005, manteniendo abiertas sus puestas hasta la fecha. Esta
manejada en base a una misión, visión, valores y
políticas generales, establecidas de forma centralizada,
es decir que no fueron elaboradas en la oficina de Villa Rivas,
lo que no la exime de su cumplimiento a cabalidad.
EDENORTE tiene determinado objetivos generales de la
empresa completa, que a la postre se convierten en objetivos
específicos para la oficina objeto de estudio, la cual se
enfoca en la parte comercial, porque objetivos como el de
"reducir pérdidas técnicas y no
técnicas" es llevado por otro
departamento.
Ya conocidas las funciones y su aplicación en
EDENORTE VILLA RIVAS, se determinan que se cumplen todas las
etapas del proceso administrativo.
De las funciones aplicables hay algunas como la de
integración, específicamente el reclutamiento de
personal que no se lleva a cabo directamente, sino de manera
centralizada por el departamento de recursos humanos, así
como la inducción a los nuevos colaboradores, ya luego de
esto, es incumbencia de EDENORTE VILLA RIVAS darle seguimiento en
sus labores diarias.
Se hace la recomendación en un aspecto que se
constató durante la realización de este estudio, es
que su personal no posee uniforme y aunque quieran ir
representadas, en el sentido del uso de chaquetas, no se puede
porque en la misma no hay aire y existe poca ventilación.
Por lo que se le sugiere haya combinación en los colores
de camisa y pantalón, ya que esto, en las empresas da una
percepción de más organización,
unificación, integración de su personal, que
constituye el elemento más importante para que las mismas
funcionen.
En fin la realización de esta encomienda ha
permitido que sus integrantes conozcan parte de la historia,
valores y objetivos de Edenorte, así como también
se ha visto la aplicación de los procesos administrativos,
que se habían trabajo de forma teórica, ya llevados
a la practica, infiriendo que todos son importantes y que la
ausencia de ejecución de unas de estas etapas puede traer
un colapso no solo en EDENORTE VILLA RIVAS, sino en cualquier
empresa.
Autor:
Mercy De La Cruz Paulino