La importancia de la administracion en la empresa

Concepto

Agustín Reyes
Ponce[1]

"La administración es el conjunto
sistemático de reglas para lograr la máxima
eficiencia en las formas de estructurar y manejar un organismo
social."

José Antonio Fernández
Arenas[2]

"Ciencia social que persigue la
satisfacción de objetivos institucionales por medio de un
mecanismo de operación y a través del esfuerzo
humano."

Heinz Weihrich y Harold
Koontz[3]

"La administración es el proceso de
diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en
grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos
específicos".

George R.
Terry[4]

"La administración es un proceso muy
particular consistente en las actividades de planeación,
organización, ejecución y control,
desempeñadas para determinar y alcanzar los objetivos
señalados con el uso de seres humanos y otros
recursos."

Sobre la base de los conceptos establecidos
por los autores, podemos concluir que:

La administración es un proceso para
lograr eficientemente los objetivos de la organización, a
través de coordinar todos los recursos y con la
colaboración del factor humano.

Características

La administración se basa en las
siguientes características, según Reyes
Ponce[5]y Hugo Rojas y
Aguilar[6]

• Su universalidad.

La administración se da en todo tipo
de organizaciones, llámese Estado, ejército,
empresas, iglesias, familia, etc.

• Su especificidad.

La administración tiene
características propias que son inconfundibles con otras
ciencias, aunque se auxilie de ellas.

• Su unidad temporal.

En la administración, siempre se
están dando todas o algunas partes del proceso
administrativo.

• Su unidad jerárquica.

Siempre se respetan los niveles de
autoridad que están establecidos dentro de la
organización.

• Valor instrumental.

La administración es un medio para
llegar a un fin, ya que su finalidad es eminentemente
práctica y mediante ésta se busca obtener
resultados determinados.

• Flexibilidad.

La administración se adapta a las
necesidades particulares de cada organización.

• Amplitud de Ejercicio.

Esta se aplica en todos los niveles
jerárquicos de una organización.

Importancia

De acuerdo con Agustín reyes
Ponce[7]y Joaquín Rodríguez
Valencia[8]la importancia de la
administración se basa en los siguientes
puntos:

• La administración se da donde
  quiera que exista una organización.

• El éxito de una empresa u
  organismo social, se debe a la buena administración
  que posea.

• Para las grandes empresas, la
  administración científica es
  esencial.

• Para las empresas pequeñas y
  medianas, la manera más indicada de competir con otras
  es el mejoramiento de su administración, dicho en
  otras palabras, tener una mejor coordinación de sus
  recursos incluyendo al humano.

• Para lograr un incremento en la
  productividad, dependerá de una adecuada
  administración.

• Para las organizaciones que
  están en vías de desarrollo, el principal
  elemento para desarrollar su productividad y su
  competitividad con otras es mejorar la calidad en su
  administración.

Principios de la
administración

La Enciclopedia Salvat[9]nos
dice que un principio es:

"Cualquiera de las primeras proposiciones o
verdades por donde se empieza a estudiar, y son los rudimentos y
como fundamentos de ellas."

Para casi todos los autores clásicos
de la administración, definen a los principios:

"Como normas o "leyes" capaces de resolver
los problemas de un organismo social."

Por lo tanto, podemos decir que los
principios de administración son:

Verdades primordiales que sirven como una
guía para resolver los problemas dentro de la
organización.

En el año de 1911, Frederick W.
Taylor publicó su obra "The principles of Sicentific
Management.", y establece cuatro principios básicos de la
administración científica que son los
siguientes:

• Principio de planeamiento.

En el cual se evita que el trabajador
improvise su trabajo

• Principio de
  Preparación.

En este punto se logra que el empleado
obtenga una capacitación para desarrollar mejor su trabajo
y por consiguiente, mejore su productividad.

• Principio de Control.

Se supervisa al trabajador para que realice
adecuadamente su trabajo

• Principio de
  Ejecución.

Se distribuye la responsabilidad en las
labores de trabajo.

Taylor empezó a crear los principios
de acuerdo a las observaciones hechas en aquella época,
pensando en obtener la mejor productividad sobre la base de
tiempos y movimientos.

En Francia, Henri Fayol publicó su
libro llamado "Administration Industrielle et Genérale" en
el año de 1916, donde aparecen por primera vez los
principios de la administración, que son los
siguientes:

• División del trabajo.

Este principio se refiere a la manera de
especializar las funciones de los miembros de la
organización

• Autoridad y responsabilidad.

Fayol considera relacionadas la autoridad y
la responsabilidad, señalando que no se puede dar una sin
la otra y viceversa.

• Disciplina.

Los miembros de la organización se
deben apegar a las reglas establecidas.

• Unidad de mando.

Significa que cada empleado debe recibir
ordenes solo de un jefe.

• Unidad de dirección.

Los objetivos y los planes de la
organización deben de ser guiados y coordinados por un
solo jefe.

• Subordinación del interés
  individual al interés general.

Este punto nos dice que los intereses de la
organización deben de ser cumplidos satisfactoriamente
antes de los intereses personales.

• Remuneración del
  personal.

Los miembros de la organización
deben de recibir un pago justo de acuerdo a las labores que
realicen dentro de ésta.

• Centralización.

La autoridad debe estar concentrada o
dispersa en la organización, de acuerdo a las
circunstancias propias que determinen los mejores resultados
finales a la misma.

• Línea de autoridad.

Los miembros de cada organización
están regidos por una cadena que empieza por el
escalón más alto hasta el más
bajo.

• Orden

Este punto para la organización, se
puede definir como "cada cosa en su lugar y un lugar para cada
cosa"

• Equidad.

Las personas que ejerzan la
administración deben tener la lealtad y devoción
del personal que labora dentro de la organización, por
medio de justicia y cortesía en el trato.

• Estabilidad en el trabajo.

Este principio nos muestra que la constante
rotación de personal es un signo de una mala
administración, por consiguiente, hay que
evitarlo.

• Iniciativa.

Este punto nos invita a crear y ejecutar un
plan y a su vez, nos dice que debemos fomentar y promover la
creatividad dentro de los trabajadores de la
organización.

• Espíritu de equipo.

Este principio nos muestra la importancia
de crear grupos de trabajo para mejorar el ambiente de trabajo
que nos ayude a aumentar la productividad y haya una mayor
participación de los empleados.

Henri Fayol, creó los principios en
base a la observación, conceptos e ideas ya hechas,
logrando establecerlos hasta nuestros días.

El Proceso
Administrativo

Lourdes Münch
Galindo[10]

"Un proceso es el conjunto de pasos o
etapas necesarias para llevar a cabo una actividad."

"El conjunto de fases o etapas sucesivas a
través de las cuales se efectúa la
administración, mismas que sé interrelacionan y
forman un proceso integral."

Agustín Reyes
Ponce[11]

"Todo proceso administrativo, es de suyo
único, forma un continuo inseparable en el que cada parte,
cada acto, cada etapa, tienen que estar indisolublemente unidos
con los demás, y que, además, se dan de suyo
simultáneamente."

El proceso administrativo en su concepto
más sencillo es "la administración en
acción"[12]. La administración
comprende varias funciones o etapas necesarias de conocer para
aplicarlas a cualquier estructura, al conjunto de las etapas se
conoce con el nombre de proceso administrativo. La
separación de elementos se emplea con fines
metodológicos y analíticos, ya que las etapas
están interrelacionadas y se dan como un proceso
integral.

Llegamos a la conclusión, que un
proceso es:

El conjunto de etapas o pasos primordiales
para la realización de cualquier tarea
administrativa.

Lyndall Urwick[13]hace una
separación fundamental en el proceso administrativo,
llamándolas, fase mecánica y fase
dinámica.

• Fase mecánica.

Esta es la parte teórica de la
administración o sea la parte estructural de la misma y
tiene una proyección hacia el futuro.

• Fase dinámica.

Se refiere a la parte operacional, se
encarga de ver que se hagan las actividades y revisar como se han
realizado dentro de la organización.

El siguiente paso es identificar, dentro de
cada fase, los elementos o sectores que le corresponden a cada
una de ellas.

Henri Fayol[14]nos dice que
los elementos de la administración son las etapas o pasos
principales a través de los cuales se realiza el proceso
administrativo.

Dentro de la administración, los
principales exponentes cuentan con diferentes criterios en los
elementos o factores que integran el proceso administrativo;
entre los cuales, encontramos a Henri Fayol, Lyndall Urwick,
Koontz y O´Donnell, George R. Terry, Agustín Reyes
Ponce, José Antonio Fernández Arena e Isaac
Guzmán Valdivia.(Cuadro 1)

Elementos O Factores Del Proceso
Administrativo*

*Fernández, Arena José
Antonio; "El proceso Administrativo"; Editorial DIANA;
México; 1991; p. 75.

(CUADRO 1)

La mayoría de las organizaciones
manejan un proceso administrativo de cuatro elementos, ya que son
los más difundidos y aceptados en casi todo el mundo de la
administración. Para la administración en
México, su principal exponente es Agustín Reyes
Ponce, el cual propone seis elementos del proceso administrativo,
en base en lo propuesto por Terry y Koontz y O´Donnell,
donde sólo descompone la planeación en dos partes y
explica detalladamente los pasos a seguir dentro de la
administración sin ser demasiado práctico o
exagerado en los factores, y por lo tanto, nos basaremos en
ellos. (cuadro 2)

Proceso
Adminiatrativo[15]

Agustín Reyes Ponce considera como
el primer paso fundamental de su proceso la división hecha
por Lyndall Urwick, que es la fase mecánica y la fase
dinámica, después, relaciona los elementos con
preguntas asignadas en cada una y que son respondidas al momento
de su aplicación:

Previsión: responde a la pregunta
¿Qué puede hacerse?

Planeación: responde a la pregunta
¿Qué se va hacer?

Organización: responde a la pregunta
¿Cómo se va a hacer?

Integración: responde a la pregunta
¿Con qué se va a hacer?

Dirección: responde al problema ver
que se haga correctamente.

Control: responde a la pregunta
¿Cómo se ha realizado?

Los elementos de la fase mecánica
son:

• PREVISIÓN.

Consiste en la determinación de lo
que se desea lograr por medio de una organización, y la
investigación y valoración de cuales serán
las condiciones futuras que habrá de encontrarse, hasta
determinar los diversos cursos de acción
posibles.

Se comprende de tres etapas:

• Objetivos.

Fijar los fines.

• Investigaciones.

Se refiere al análisis y
descubrimiento de los recursos con que puede contarse.

• Cursos Alternativos.

Se refiere a la adaptación general
de los medios, a los fines destinados, para observar cuantas
diferentes probabilidades de acción existen.

• PLANEACIÓN.

La planeación consiste a la
determinación del camino concreto de acción que
habrá que seguir, fijando los principios que lo
habrán de presidir y orientar, la secuela de operaciones
necesarias para alcanzarlo, y la fijación de tiempos,
unidades, etc. Necesarias para su realización.

La planeación comprende tres
etapas:

• Políticas.

Vías para orientar la
acción.

• Procedimientos.

Secuencias de operaciones o
métodos.

• Programas.

Fijación de tiempos requeridos. En
este punto, también comprende presupuestos, que se define
como programas en que se precisan unidades, costos, etc. Y
diferentes pronósticos que se definen como visiones
futuras.

• ORGANIZACIÓN.

Se refiere a la estructuración
técnica de las relaciones, que deben darse entre las
jerarquías, funciones y obligaciones individuales
imprescindibles en un organismo social para mejorar la
eficiencia.

Consiste en tres etapas:

• Jerarquías.

Establecer la autoridad y responsabilidad
que le corresponden a cada nivel.

• Funciones.

La determinación de cómo
deben dividirse las grandes actividades especializadas,
necesarias para lograr el fin común.

• Obligaciones.

Las que tiene por concreto cada unidad de
trabajo apto de ser desempeñada por una
persona.

Los elementos de la fase dinámica
son:

• INTEGRACIÓN.

Consiste en los procedimientos para dotar a
la organización de todos aquellos recursos que la fase
mecánica señala como necesarios para su más
eficaz funcionamiento, escogiéndolos,
introduciéndolos, articulándolos y buscando su
mejor desarrollo.

La integración abarca:

• Selección.

Técnicas para encontrar y escoger
los elementos necesarios.

• Introducción.

La mejor manera para lograr que los nuevos
elementos se unan lo mejor y lo más rápidamente
posible dentro de la organización.

• Desarrollo.

Todo miembro de cada organización
busca y necesita progresar y mejorar.

• DIRECCIÓN.

Es impulsar, coordinar y vigilar las
acciones de cada persona y grupo de una organización, con
el fin de que el conjunto de todas ellas realice del modo
más eficaz los planes señalados.

La dirección comprende tres
etapas:

• Mando o autoridad.

Se estudia cómo delegarla y
cómo ejércela.

• Comunicación.

Es el proceso por el cual se transmite y
recibe información, siendo este el sistema nervioso,
llevando al centro director todos los elementos que deben
conocerse, y de éste, hacia cada órgano y
célula, las órdenes de acción, debidamente
coordinadas.

• Supervisión.

La ultima función de la
dirección es ver si las cosas se están haciendo tal
y como se habían planeado y mandado.

• CONTROL.

Consiste en el establecimiento de sistemas
o métodos que nos permitan medir los resultados actuales y
pasados en relación con los esperados, con el fin de saber
si se ha obtenido lo que se esperaba, corregir, mejorar y
formular nuevos planes.

Comprende tres etapas:

• Establecimiento de normas.

Porque sin ellas no es posible hacer la
comparación.

• Operación de
  controles.

Ésta suele ser una función
propia de los técnicos especialistas en cada uno de
ellos.

• Interpretación de
  resultados.

Esta es la función que vuelve a
constituir un medio de planeación.

Concepto de la
empresa

José Antonio Fernández
Arena[16]

"Es la unidad productiva o de servicios;
constituida según aspectos prácticos o legales,
integrada por recursos; y apoyada en la administración
para lograr sus objetivos."

Lourdes Münch
Galindo[17]

"Grupo social en el que, a través de
la administración del capital y el trabajo, se producen
bienes y/o servicios tendientes a la satisfacción de las
necesidades de la comunidad."

Podemos concluir de la siguiente
manera:

La empresa es un conjunto de miembros
encaminados a satisfacer las necesidades de una comunidad por
medio de un servicio o un bien, a través de la
administración y la integración de los
recursos.

Diferencia entre una empresa privada y
una pública.

De acuerdo con Lourdes Münch
Galindo[18]y Agustín Reyes
Ponce[19]las empresas se dividen en dos clases,
públicas y privadas.

• La empresa privada.

En esta empresa el capital pertenece a un
grupo de inversionistas, que tiene como fin la obtención
de un beneficio económico mediante la satisfacción
de alguna necesidad

• La empresa pública.

En este tipo de empresas el capital
pertenece al Estado, y su finalidad es satisfacer necesidades de
carácter social, pudiendo o no obtener un beneficio
económico.

Clasificación
de las empresas

En la actualidad hay diferentes criterios
de clasificación de la empresa, a continuación
presentaremos dos tipos de ellas basados en Lourdes Münch
Galindo[20]ya que ninguna es exacta porque
varían de acuerdo a las características propias de
cada empresa.

Actividad o giro.

Las empresas pueden ordenarse de acuerdo a
la actividad que desarrollen, y se clasifican en:

• Industriales.

La principal actividad de este giro es la
producción de bienes a través de la
transformación y/o extracción de materias primas.
Las industrias tienen la siguiente
clasificación.

• Extractivas.

Son aquellas que se dedican a la
explotación de recursos naturales, renovables o no,
entendiéndose por recursos naturales todas las cosas de la
naturaleza que son necesarias para la subsistencia del ser
humano.

• Manufactureras.

Son empresas que transforman las materias
primas en producto terminado. Se dividen en dos tipos:

i) Empresas que producen bienes de consumo
final.

ii) Empresas que producen bienes de
producción.

• Agropecuarias.

Su función es la explotación
de la agricultura y la ganadería.

• Comerciales.

Estas empresas están dedicadas a la
compra-venta de productos terminados, considerándose como
intermediarios entre el productor y el consumidor. Estas se
clasifican en:

• Mayoristas.

Cuando efectúan ventas en gran
escala a otras empresas (minoristas), que a su vez distribuyen el
producto al consumidor directamente.

• Minoristas o detallistas.

Las empresas que venden productos al
"menudeo", o en pequeñas cantidades, al
consumidor.

• Comisionistas.

Se dedican a vender mercancía que
los productores les dan a consignación, percibiendo por
esta función una comisión.

• Servicio.

Son empresas que brindan un servicio a la
comunidad y tienen fines lucrativos. Se clasifican en:

• Transporte.

• Turismo.

• Instituciones financieras.

• Servicios profesionales.

• Agencias de publicidad.

• Diversos servicios contables,
  jurídicos, administrativos.

• Promoción y ventas.

• Educación.

• Servicios médicos.

• Servicios de esparcimiento.

Magnitud de la empresa.

De acuerdo al Diario Oficial de la
Federación publicado el día 30 de marzo de 1999, se
clasifica de la siguiente manera:

También en el Diario Oficial de la
Federación publicado el día 3 de diciembre de 1993
según el Programa para el Desarrollo Integral de la
Industria Mediana y pequeña, clasifican a las empresas de
acuerdo a las ventas anuales obtenidas:

De acuerdo a las dimensiones de cada
empresa, José Antonio Fernández
Arena[21]concluye que:

Una micro empresa es aquélla que
está formada por un taller familiar o de índole
artesanal, dando un énfasis en los servicios.

Una pequeña empresa cuenta con una
iniciativa modesta y con una supervivencia
frágil.

Una mediana empresa tiene un esfuerzo
más sólido, con productos o servicios diferenciados
y con un prestigio y calidad.

Una grande empresa tiene líderes en
sus campos de actividad con productos y servicios a niveles
internacionales.

Otros criterios de
clasificación.

Según Lourdes Münch
Galindo[22]existen otros criterios para clasificar
a las empresas, los más importantes se presentan a
continuación:

1. Criterio de constitución
legal.

Esta clasificación se basa en el
régimen jurídico en que se constituya una empresa,
ésta puede ser: Sociedad Anónima (S. A.), Sociedad
Anónima de Capital Variable (S. A. de C. V.), Sociedad
Cooperativa (S. C.), Sociedad de Responsabilidad Limitada (S. R.
L.), etc.

• Criterio de Nacional
  Financiera.

Para esta institución, la
clasificación se realiza de acuerdo a la importancia que
tenga cada empresa dentro de giro.

• Criterio de
  producción.

Este criterio clasifica a las empresas de
acuerdo al grado de maquinización que tenga cada
organización.

Objetivos de la
empresa

Según José Antonio
Fernández Arena[23]cada empresa crea sus
propios objetivos de acuerdo a las necesidades que cada una
tenga, pero establece que hay tres categorías de objetivos
generales, estos son los objetivos de servicio, objetivos
sociales y objetivos económicos.

Objetivo de servicio.

En este punto, objetivo se divide en
tres:

• Alcance del objetivo de
  servicio.

Las empresas buscan satisfacer las
necesidades del consumidor, por medio de su producto o
servicio.

• Demandas de los
  consumidores.

Las empresas que ofrecen un producto o un
servicio, y este es de mala calidad o en su defecto, no cumple
con las necesidades del cliente, tiende a fracasar al contrario
de las empresas que ofrecen un producto o servicio que cumple con
las expectativas del cliente.

• Demandas de los usuarios.

De acuerdo a las necesidades de los
clientes las empresas buscan satisfacerlas, esto trae como
consecuencia que haya una mayor competitividad entre ellas,
logrando ofrecer mejores servicios y a su vez los clientes buscan
la mejor satisfacción de sus necesidades,
haciéndose más exigentes en la búsqueda de
las mismas.

Objetivo social.

Este objetivo consta de cuatro
partes:

• Alcance del objetivo social.

Este objetivo se basa en alcanzar las
necesidades de la empresa, de la autoridad oficial y de la
comunidad.

• Demandas del gobierno.

Este punto se basa en cumplir oportunamente
con sus obligaciones tributarias para contribuir con el
desarrollo del país.

• Demandas de los
  colaboradores.

La empresa debe buscar la
satisfacción de los miembros que colaboran dentro de ella,
esta satisfacción no solo es económica sino
también deben capacitar a cada uno de sus
miembros.

• Demandas de la comunidad.

Las necesidades de la comunidad deben de
ser respetadas por la empresa, estableciendo el buen uso del
territorio ocupado dentro de la misma, reduciendo el ruido de su
maquinaria, la poca emisión de gases que contaminen el
medio ambiente, etc.

Objetivo económico.

Este ultimo, se divide en
cuatro:

• Alcance del objetivo
  económico.

Las empresas buscan obtener utilidades, por
medio de un servicio o producto dado al consumidor.

• Demandas de la
  institución.

Las organizaciones deben estar preparadas
para cualquier situación que se les presente.

• Demandas de los acreedores.

Los acreedores tienen la necesidad de
cobrar en el tiempo establecido por brindarnos un servicio o
producto.

• Demandas de los accionistas.

Los accionistas reciben dividendo por la
inversión hecha en la organización, pero a su vez,
tienen la obligación de crear nuevas empresas.

Elementos de la
empresa

De acuerdo con Lourdes Münch
Galindo[24]los elementos son también
llamados recursos, estos son fundamentales para llegar a los
objetivos establecidos en la empresa porque deben de contribuir
adecuadamente para el funcionamiento de la
organización.

Se clasifican en:

• Recursos materiales.

Son todos los bienes tangibles de la
empresa, como son: edificios, terrenos, maquinaria, equipos,
herramientas, etc.

• Recursos técnicos.

Son los instrumentos que sirven en la
coordinación de los otros recursos, como lo son: sistemas
de producción, sistemas de ventas, sistemas de finanzas,
etc.

• Recursos Humanos.

Este recurso es el más importante
para cualquier organización, ya que de ellos depende el
buen funcionamiento de los demás recurso y tienen la
característica que pueden ser creativos, aportar ideas,
para mejorar el desarrollo de la empresa.

• Recursos Financieros.

Son los elementos monetarios que cuenta la
empresa, ya sean propios o ajenos, dentro de los recursos
financieros propios encontramos: dinero en efectivo, aportaciones
de los inversionistas y las utilidades.

Mientras que, por parte de los recursos
financieros ajenos encontramos: Prestamos de acreedores y
proveedores, créditos bancarios, créditos privados,
etc.

Todos los recursos son importantes dentro
de la empresa, ya que deben ser manejados adecuadamente para
lograr los objetivos propuestos desde el inicio de la misma, esto
trae como consecuencia una mejor productividad y el éxito
de la empresa.

Áreas
funcionales de la empresa

Lourdes Münch
Galindo[25]dice que las áreas funcionales
son conocidas también como áreas de
responsabilidad, departamentos o divisiones, éstas se
dividen en cuatro principalmente: producción, finanzas,
mercadotecnia y recursos humanos.

• Producción.

Este departamento es considerado uno de los
más importantes dentro de la organización, ya que
se encarga de elaborar los productos por medio de abastecer y
coordinar la mano de obra, materiales, herramientas requeridas,
equipo de producción y las instalaciones.

• Mercadotecnia.

La finalidad de esta área es crear
un producto o servicio a través de investigar las
necesidades del consumidor para satisfacerlas, y a su vez,
brindar un buen servicio al precio más módico para
el consumidor.

• Finanzas.