Legalizaciones de apertura de libros de asociaciones

Planteamiento del
problema

I.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Todos los hombres desde tiempos inmemoriales han tenido
la necesidad de agruparse, es por ello que en la
Constitución Política actual, la libertad de
asociación es un derecho fundamental. Nos podemos
preguntar ¿Quién acaso no pertenece a una
asociación, a una organización social de base, a
institución civil, un club deportivo o social, etc?,
veremos que la respuesta es siempre la misma: pertenecemos a una
serie de entidades, que tienen como finalidad unirnos para la
consecución de un objetivo o fin en común. Es en
este punto, que creemos que el Derecho juega un rol
importantísimo: pues las Personas Jurídicas -en
especial las Asociaciones- son una creación del Derecho
con la finalidad de dar respuesta a nuestras necesidades sociales
y económicas incluso, respetando, como no, nuestras reglas
básicas, desde el Estatuto hasta nuestra
Constitución.

Cualquier organización social sin fines de lucro
-en especial asociaciones- que conformemos debe tener personas
con objetivos y fines en común, Estatutos adecuados para
su funcionamiento, Órganos de Gobierno idóneos,
además de Libro de Actas y Libro Padrón de
Asociados con legalización de Apertura por ante Notario
Público.

Jurídicamente, pocos conocen cuáles son
las normas para la constitución y posterior manejo de una
Asociación. Básicamente tenemos normas sobre
asociaciones en el Código Civil de 1984 (artículos
del 76º al 98º), y algunas normas notariales y
registrales. Estas últimas son normas temporales muy
útiles que datan del año 2001, que han servido para
poder solucionar algunos problemas de
inscripción.

En la práctica, a nivel nacional, las
asociaciones son conducidas de modo contrario a lo establecido en
los Estatutos, y siempre ello conlleva a que los actos realizados
en su seno no puedan ser inscritos en los Registros
Públicos. A veces somos espectadores de la forma
cómo se pretenden solucionar los problemas al interior de
una Asociación, incurriendo en una serie de errores de
procedimiento, que invalidan jurídicamente las decisiones
adoptadas. La gran mayoría de Asociaciones en Tacna y en
el país, desconocen la forma correcta de legalizar los
Libros de las Asociaciones (básicamente los Libros de
Actas y Libro Padrón de Asociados), o a veces, se valen de
la falta de normas claras, para realizar la legalización
de apertura de Libros de Actas y Libro Padrón de
Asociados, so pretexto de haberse "extraviado o perdido" los
anteriores, cuando lo que en la práctica lo que existe es
una pugna por el poder, entre dos o más grupos de
asociados que al querer tomar el control de la persona
jurídica, y valiéndose de muchas argucias, logran
la legalización de apertura de Libros de Actas y
Padrón de Asociados, aún cuando los anteriores
aún están siendo utilizados por otras
facción dentro de la organización. Con esta
legalización de apertura de Libros, se logra validar y
formalizar los acuerdos de dos o más facciones dentro de
una misma organización, y con ello se inicia el
interminable camino del conflicto por el poder dentro de estas
Personas Jurídicas.

Obviamente el problema se agrava dentro de las
asociaciones, pues los miembros de las mismas no conocen
cómo se deben aprobar los Estatutos, qué debe
contener el mismo, cómo se debe convocar a elecciones, la
forma cómo debe desarrollarse la misma, cómo se
deben adoptar acuerdos para el ingreso y salida de asociados y
posteriormente cómo actualizar los Padrones de asociados.
Esta situación empeora, en los casos en que las
asociaciones son manejadas por personas inescrupulosas que lo
único que hacen es perpetuarse en los cargos directivos y
terminan aprovechándose de los asociados con el cobro de
ingentes cantidades de dinero, que finalmente no se sabe en
qué son empleadas.

El eje articulador que permite verificar que las
Asociaciones legalicen la apertura de sus Libros en forma
correcta, es decir respetando las normas civiles y notariales
sobretodo, son los Notarios, Los Jueces, además de la
Policía Nacional y por último los Registradores
Públicos, éste último a través de la
calificación registral de los actos jurídicos
desarrollados por las Asociaciones. En las Oficinas Registrales,
podemos apreciar al momento de calificar los títulos
presentados, si existe una correcta concordancia en la secuencia
de los Libros de Actas utilizados para la adopción de
acuerdos de Asamblea.

Los operadores del Sistema Registral de
Inscripción de dichas elecciones de los órganos de
gobierno, léase: Notarios, Registradores, Directivos y
miembros de Asociaciones, tienen distintos pareceres sobre los
obstáculos que deben sobrepasar las Asociaciones al
momento de legalizar la apertura de los Libros de Actas y los
Libros Padrón de Asociados

Son pocos los esfuerzos que se han realizado, por parte
de nuestras autoridades y nuestros profesionales para poder
fomentar una cultura de respeto y gobernabilidad dentro de
nuestras instituciones democráticas más cotidianas
como son las asociaciones. Definitivamente no contamos con una
legislación clara sobre este tema y con ello propiciamos
un verdadero problema socio-jurídico, pues existe a menudo
abuso, confusión y desconocimiento sobre nuestros derechos
y deberes como miembros de una Asociación, desconocemos o
a veces abusamos de las normas notariales al momento de legalizar
la apertura de los Libros de Actas y Libros Padrón de
Asociados, e incluso desconocemos la forma en que debemos elegir
nuestros directivos (autoridades), desconocemos e incumplimos
nuestros Estatutos, que es la Constitución Política
de la Asociación, aprobada por los propios asociados;
muchas veces somos mudos testigos de "golpes de Estado" dentro de
las organizaciones, desmoronando por completo los valores
básicos de una sociedad en democracia.

Por otro lado, se aprecia que los operadores del
Derecho, no tenemos ni los conocimientos ni las herramientas para
poder hacer frente a este problema tan cotidiano pero a la vez
tan extraño para muchos. Es parte de nuestra ínfima
cultura democrática, seguimos pensando que "la
mayoría manda", sin ponernos a pensar que por encima de
nuestras decisiones tenemos un Estatuto que al ser aprobado
dentro de una asociación, debe ser respetada hasta que sea
modificada. Debemos de sembrar por ello en las conciencias de
nuestros ciudadanos valores democráticos de respeto hacia
nuestras instituciones, de respeto y cumplimiento de nuestros
compromisos y normas, debemos de entender que por encima de
nuestras decisiones de que "la mayoría manda" está
el poder de voluntad social establecida en esa carta Magna
conocida jurídicamente como Estatuto.

Es por ello que debemos estudiar los problemas que
enfrenta nuestra sociedad, nuestros ciudadanos como parte de una
Asociación, desde varias perspectivas, sobre todo desde la
perspectiva social y jurídica de un tema muy conflictivo y
a la vez decisivo como son las legalizaciones de apertura de los
Libros de las asociaciones. Al conocer los problemas, podremos
idear algunas soluciones legislativas además de otras de
índole educativa-cultural, ese es el objetivo de la
presente tesina.

I.2. ANTECEDENTES DEL PROBLEMA

Sobre el tema materia de investigación, no se han
encontrado trabajos que aborden el tema de manera similar en
nuestra ciudad de Tacna ni en otra ciudad del
Perú.

I.3. FORMULACION DEL PROBLEMA

El problema que se va a investigar en el presente ensayo
es: ¿Es beneficioso para todos los sujetos de derecho, que
los Notarios o Jueces de Paz Letrados sean los encargados de
legalizar la apertura de los libros de las Asociaciones?. Acaso
¿no sería mejor que dicha legalizaciones sean
realizadas por una autoridad estatal, que lleve un control
efectivo y eficaz, desde la legalización de aperturas de
Libros hasta la inscripción de los actos jurídicos
referidos a estas personas Jurídicas? o por el contrario:
¿No sería quizás adecuado destrabar los
trámites notariales y registrales, de tal forma que no sea
necesaria la legalización de apertura de Libros de las
Asociaciones?.

¿Cuál es la consecuencia del
desconocimiento de la normatividad notarial, en las
legalizaciones de apertura de los Libros de las Asociaciones n
los registros públicos?

OBJETIVOS DE LA
INVESTIGACIÓN

II.1. OBJETIVOS GENERALES.-

• A) Conocer las razones y la utilidad por las
  cuáles los Notarios y los Jueces de Paz Letrado,
  realizan la legalización de apertura de Libros de
  Asociaciones, en comparación con otras realidades como
  la española.

II.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS.-

• A) Determinar la utilidad del trámite
  notarial y judicial de legalización de apertura de
  Libros de Asociaciones o si por el contrario constituye una
  traba burocrática administrativa, en
  comparación con la realidad
  española.

• B) Analizar si los Notarios y los Jueces de Paz
  Letrado son las instituciones más idóneas para
  realizar la función de las legalizaciones de aperturas
  de los Libros de Asociaciones o si por el contrario esta
  función debería recaer en una entidad estatal
  como Registros Públicos, en comparación con la
  realidad española.

Importancia del
problema y justificación de la
investigación

III.1. IMPORTANCIA

La importancia de este ensayo radica en que: al conocer
cuáles son los problemas socio – jurídicos que
suponen las legalizaciones de Apertura de Libros de Asociaciones
y además las soluciones a los mismos, estaremos
contribuyendo a la formación y fortalecimiento de una
cultura democrática de las personas que conforman una
asociación, así mismo con ello se logrará el
fortalecimiento sobretodo social y económico de las
instituciones democráticas dentro de la
localidad.

Definitivamente cualquier trabajo de
investigación jurídica, enriquece la ciencia del
derecho, pero además el presente trabajo tiene una
importancia especial pues tratará de llevar cultura y
educación básica sobre derechos ciudadanos a los
miembros de las asociaciones de nuestra ciudad, ello a
través de la difusión de la importancia de los
Estatutos.

El presente ensayo propondrá soluciones a los
problemas encontrados, y buscará crear conciencia en los
operadores del derecho sobre la necesidad de comenzar a hacer
democracia desde abajo desde los cimientos de nuestra
sociedad.

III.2. JUSTIFICACION DE LA
INVESTIGACION

Es conocido que el problema es el mismo a nivel
nacional. Existe una gran necesidad de comprender los problemas
que afrontan tanto los operadores de derecho, como los miembros y
directivos de las asociaciones al momento de legalizar las
aperturas de sus Libros (de Actas , padrón de Asociados y
otros).

Una vez que los ciudadanos comprendan por qué
surgen los problemas y conozcan las formas en que los mismos
podrían superarse, se habrá entendido la
importancia que tiene la formación de asociaciones, su
manejo, el respeto de sus Estatutos, como producto de la voluntad
social de sus propios miembros, dentro de cualquier esquema de un
país democrático.

Introducción

Todos conocemos de la importancia de relacionarse en
nuestra sociedad, pertenecemos de alguna u otra forma a una
institución, ya sea una asociación, una
organización social de base, un club deportivo o social,
etc,. Sin embargo pocos sabemos que el Derecho juega un rol
importantísimo: pues las Personas Jurídicas -en
especial las Asociaciones- son una creación del Derecho
con la finalidad de dar respuesta a nuestras necesidades sociales
y económicas incluso, respetando, como no, nuestras reglas
básicas, desde el Estatuto hasta nuestra
Constitución.

Cualquier organización social sin fines de lucro
-en especial asociaciones- que conformemos debe tener personas
con objetivos y fines en común, Estatutos adecuados para
su funcionamiento, Órganos de Gobierno idóneos,
además de Libro de Actas y Libro Padrón de
Asociados con legalización de Apertura por ante Notario
Público.

Jurídicamente, pocos conocen las normas para la
constitución y posterior manejo de una Asociación.
Las normas más importantes sobre asociaciones se
encuentran en la Constitucón (art 2º inc. 13),
Código Civil de 1984 (artículos del 76º al
98º y del 2024º al 2029º), y algunas normas
notariales y registrales. Estas últimas son normas
temporales muy útiles que datan del año 2001, que
han servido para poder solucionar algunos problemas de
inscripción.

En la práctica, a nivel nacional, las
asociaciones son conducidas de modo contrario a lo establecido en
los Estatutos, y siempre ello conlleva a que los actos realizados
en su seno no puedan ser inscritos en los Registros
Públicos. A veces somos espectadores de la forma
cómo se pretenden solucionar los problemas al interior de
una Asociación, incurriendo en una serie de errores de
procedimiento, que invalidan jurídicamente las decisiones
adoptadas. La gran mayoría de Asociaciones en Tacna y en
el país, desconocen la forma correcta de legalizar los
Libros de las Asociaciones (básicamente los Libros de
Actas y Libro Padrón de Asociados), o a veces, se valen de
la falta de normas claras, para realizar la legalización
de apertura de Libros de Actas y Libro Padrón de
Asociados, so pretexto de haberse "extraviado o perdido" los
anteriores, cuando lo que en la práctica lo que existe es
una pugna por el poder, entre dos o más grupos de
asociados que al querer tomar el control de la persona
jurídica, y valiéndose de muchas argucias, logran
la legalización de apertura de Libros de Actas y
Padrón de Asociados, aún cuando los anteriores
aún están siendo utilizados por otras
facción dentro de la organización. Con esta
legalización de apertura de Libros, se logra validar y
formalizar los acuerdos de dos o más facciones dentro de
una misma organización, y con ello se inicia el
interminable camino del conflicto por el poder dentro de estas
Personas Jurídicas.

Obviamente el problema se agrava dentro de las
asociaciones, pues los miembros de las mismas no conocen
cómo se deben aprobar los Estatutos, qué debe
contener el mismo, cómo se debe convocar a elecciones, la
forma cómo debe desarrollarse la misma, cómo se
deben adoptar acuerdos para el ingreso y salida de asociados y
posteriormente cómo actualizar los Padrones de asociados.
Esta situación empeora, en los casos en que las
asociaciones son manejadas por personas inescrupulosas que lo
único que hacen es perpetuarse en los cargos directivos y
terminan aprovechándose de los asociados con el cobro de
ingentes cantidades de dinero, que finalmente no se sabe en
qué son empleadas.

El eje articulador que permite verificar que las
Asociaciones legalicen la apertura de sus Libros en forma
correcta, es decir respetando las normas civiles y notariales
sobretodo, son los Notarios, Los Jueces, además de la
Policía Nacional y por último los Registradores
Públicos, éste último a través de la
calificación registral de los actos jurídicos
desarrollados por las Asociaciones. En las Oficinas Registrales,
podemos apreciar al momento de calificar los títulos
presentados, si existe una correcta concordancia en la secuencia
de los Libros de Actas utilizados para la adopción de
acuerdos de Asamblea.

Los operadores del Sistema Registral de
Inscripción de dichas elecciones de los órganos de
gobierno, léase: Notarios, Registradores, Directivos y
miembros de Asociaciones, tienen distintos pareceres sobre los
obstáculos que deben sobrepasar las Asociaciones al
momento de legalizar la apertura de los Libros de Actas y los
Libros Padrón de Asociados

No contamos con una legislación clara sobre este
tema y con ello propiciamos un verdadero problema
socio-jurídico, pues existe a menudo abuso,
confusión y desconocimiento sobre nuestros derechos y
deberes como miembros de una Asociación, desconocemos o a
veces abusamos de las normas notariales al momento de legalizar
la apertura de los Libros de Actas y Libros Padrón de
Asociados, e incluso desconocemos la forma en que debemos elegir
nuestros directivos (autoridades), desconocemos e incumplimos
nuestros Estatutos, que es la Constitución Política
de la Asociación, aprobada por los propios asociados;
muchas veces somos mudos testigos de "golpes de Estado" dentro de
las organizaciones, desmoronando por completo los valores
básicos de una sociedad en democracia.

Por otro lado, se aprecia que los operadores del
Derecho, no tenemos ni los conocimientos ni las herramientas para
poder hacer frente a este problema tan cotidiano pero a la vez
tan extraño para muchos. Es parte de nuestra ínfima
cultura democrática, seguimos pensando que "la
mayoría manda", sin ponernos a pensar que por encima de
nuestras decisiones tenemos un Estatuto que al ser aprobado
dentro de una asociación, debe ser respetada hasta que sea
modificada. Debemos de sembrar por ello en las conciencias de
nuestros ciudadanos valores democráticos de respeto hacia
nuestras instituciones, de respeto y cumplimiento de nuestros
compromisos y normas, debemos de entender que por encima de
nuestras decisiones de que "la mayoría manda" está
el poder de voluntad social establecida en esa carta Magna
conocida jurídicamente como Estatuto.

Es por ello que debemos estudiar los problemas que
enfrenta nuestra sociedad, nuestros ciudadanos como parte de una
Asociación, desde varias perspectivas, sobre todo desde la
perspectiva social y jurídica de un tema muy conflictivo y
a la vez decisivo como son las legalizaciones de apertura de los
Libros de las asociaciones. Al conocer los problemas, podremos
idear algunas soluciones legislativas además de otras de
índole educativa-cultural, ese es el objetivo de la
presente tesina.

Nuestro trabajo de investigación, está
dividido en dos capítulos. En el primer capítulo,
desarrollamos un análisis normativo de la
legalización de apertura de Libros de Asociaciones en el
Perú y en España, a efectos de comparar dos
realidades que tienen similitudes importantísimas, aunque
también algunas diferencias saltantes. En el Segundo
capítulo, desarrollamos la calificación registral
de títulos referidos a Asociaciones, y cuáles son
las observaciones advertidas por los Registradores
Públicos, sobre deficiencias en las legalizaciones de
apertura de Libros de Actas y Libro Padrón de Asociados en
el Perú, ello con la finalidad de verificar a la luz de la
práctica y la realidad, cuáles son los problemas
que conllevan que sean los Notarios los que desarrollen tal labor
de legalización de apertura de Libros de Actas y Libros
Padrón de Asociados. Para finalizar elaboraremos algunas
conclusiones y recomendaciones.

CAPITULO I

Las
legalizaciones de apertura de libros de asociaciones en
Perú y España: un análisis comparativo
legal

1.1 Realidad Peruana: Código Civil
.-

De acuerdo con el Código Civil, en su
artículo 83º: "Toda asociación debe tener
un libro de registro actualizado en que consten el nombre,
actividad, domicilio y fecha de admisión de cada uno de
sus miembros, con indicación de los que ejerzan cargos de
administración o representación.

La asociación debe contar, asimismo, con
libros de actas de las sesiones de asamblea general y de consejo
directivo en los que constaran los acuerdos
adoptados.

Los libros a que se refiere el presente articulo se
llevan con las formalidades de ley, bajo responsabilidad del
presidente del consejo directivo de la asociación y de
conformidad con los requisitos que fije el
estatuto."

La alusión de que los libros deben ser llevados
con las formalidades de ley, implica por ejemplo que los mismos
tengan que ser obligatoriamente legalizados en su apertura por un
Notario Público, antes de su uso.

El Dr. Walter Poma Morales, al analizar el
artículo 83º del Código Civil, en el Libro
"Código Civil comentado"[1], señala
lo siguiente: "(…)Esto implica que tales libros deben
ser llevados con la formalidad que establece por ejemplo la Ley
del Notariado (Decreto Ley 26002, artículos 112 a 116), la
cual establece que corresponde al notario certificar la apertura
de libros u hojas sueltas de actas, entre otros, lo cual
significa que para su utilización requieren de una
legalización(…)"

1.2. Ley del Notariado.-

En nuestro país las legalizaciones de apertura de
Libros en general, se encuentran legislados en la Sección
Sétima de la Ley del Notariado (Decreto Ley 26002), que se
denomina DE LA LEGALIZACION DE APERTURA DE LIBROS.

Dicha sección se inicia con el Artículo
112º, que establece lo siguiente "El notario certifica
la apertura de libros u hojas sueltas de actas, de contabilidad y
otros que la ley señale.

1.2.1. Definición de Legalización de
Apertura

Una definición de legalización de
apertura, la tenemos en el Artículo 113º, que
establece que: "La legalización consiste en una
constancia puesta en la primera foja útil del libro o
primera hoja suelta; con indicación del número que
el notario le asignará; del nombre, de la
denominación o razón social de la entidad; el
objeto del libro; números de folios de que consta y si
ésta es llevada en forma simple o doble; día y
lugar en que se otorga; y, sello y firma del notario.Todos los
folios llevarán sello notarial."

Las legalizaciones de apertura, son certificaciones que
realiza el Notario, siendo catalogado dentro de la
clasificación de Instrumentos Públicos, como un
Instrumento público extraprotocolar.

El capítulo III de la Ley del Notariado se ocupa
de los Instrumentos Públicos Extraprotocolares. Así
se señala en su artículo 26° que son
instrumentos públicos extraprotocolares las actas y
demás certificaciones notariales que se refieren a actos,
hechos o circunstancias que presencie o le conste al notario por
razón de su función.

Son aquellos instrumentos públicos otorgados o
autorizados por un notario público, en original, fuera del
Protocolo. Es decir, no se llevan en ninguno de los registros de
la notaría, ni existe la obligación legal de
conservados en el archivo notarial. Estos documentos se redactan
dentro o fuera de la notaría.

Los instrumentos públicos extraprotocolares no se
conservan en el protocolo notarial, pero en todo caso son
susceptibles de incorporarse en el Protocolo Notarial a solicitud
de parte interesada, sin embargo constituye rara avis, estas
solicitudes.

La autorización del Notario, expresada con su
firma en un instrumento público extraprotocolar, da fe de
la realización del acto, hecho o circunstancia, de la
identidad de las personas u objetos y de la suscripción de
documentos, confiriéndole fecha cierta.

Los Instrumentos Públicos Extraprotocolares son
importantes porque son documentos que tienen fe originaria y
responden al principio de inmediación, pudiendo
garantizarse su autenticidad y legalidad por medio de la
certificación que da el Notario público.

Se ha afirmado que son excelentes medios probatorios.
Sirven de prueba fehaciente para acreditar como ciertos los actos
o hechos que se consignan en ellos. Otorgan seguridad
jurídica a aquellos que los utilizan ya la sociedad en
general. La fe pública que da el Notario hace que sean
documentos en los que no se puede poner en duda la autenticidad
de los hechos descritos.

El Notario con su firma y sello fortalecerá con
presunción de verdad, todo hecho y acto sometido a su
amparo, y de esta manera, el documento valdrá por
sí mismo.

No todos los actos que figuran como contenido de los
instrumentos públicos extraprotocolares son presenciados
por el Notario, por lo que no asume responsabilidad sobre el
contenido de los documentos en los que no participa. Por ejemplo,
en la legalización de firmas no acredita la autenticidad
del contenido del instrumento, solo la autenticidad de la firma
puesta en él. Tampoco en la legalización de
fotocopia de un documento acredita el contenido, solo da fe de
que es idéntico al original que ha tenido a la
vista.

El Notario no se desentiende de su obligación de
preservar la legalidad de los actos en los que participa y cuando
se requiere su concurso para actos notariales extraprotocolares,
el Notario no sólo da fe de veracidad en el sentido que se
han realizado estos actos, sino que también sirve de
garantía o constancia de que se han llevado de acuerdo a
ley.

Es responsabilidad del Notario cautelar que los
instrumentos públicos extraprotocolares no constituyan en
sí mismos actos ilícitos o contrarios a la moral o
las buenas costumbres.

1.2.2. Libros que deben ser
legalizados

Sin embargo la pregunta que surge hasta aquí es:
¿Qué tipos de Libros son los que los Notarios
pueden legalizar su apertura?

• 1. Libro de Juntas generales de Accionistas
  (Sociedades Anónimas Abiertas y Cerradas)

• 2. Libro de Actas de Decisiones del Titular
  (Empresas Individuales de Responsabilidad
  Limitada)

• 3. Libros de Juntas de Participacionistas
  (Sociedades Comerciales de Responsabilidad
  Limitada).

• 4. Libros de Juntas de Socios (Sociedades
  Civiles de Responsabilidad Limitada)

• 5. Libros de Directorios (Sociedades
  Anónimas Abiertas y Cerradas).

• 6. Libros Matrículas de Acciones
  (Sociedades Anónimas Abiertas y Cerradas).

• 7. Libros Contables (todo tipo de Personas
  Jurídicas).

• 8. Libro de Asambleas Generales de Asociados
  (Asociaciones y otras personas jurídicas sin fines de
  lucro).

• 9. Libro Padrón de Asociados
  (Asociaciones y otras personas jurídicas sin fines de
  lucro).

El presente trabajo de investigación, tan
sólo comprende los Libros de Asambleas Generales de
Asociados y el Libro Padrón de Asociados (Asociaciones y
otras personas jurídicas sin fines de lucro).

Si bien en el Artículo 114º de la ley del
Notariado, se establece que: "El notario llevará un
registro cronológico de legalización de apertura de
libros y hojas sueltas, con la indicación del
número, nombre, objeto y fecha de
legalización."

Existe jurisprudencia registral, que concluyó
que: "No resulta necesario que en la legalización de
apertura del libro de actas conste el número del libro,
por tratarse de la constitución de la persona
jurídica -primer acto que realiza-, entendiéndose
que el Libro legalizado es el
primero."[2]

El Artículo 115º de la Ley del Notariado
establece que: "Para solicitar la legalización de
un segundo libro u hojas sueltas, deberá acreditarse el
hecho de haberse concluido el anterior o la presentación
de certificación que demuestre en forma fehaciente su
pérdida."

La demostración de la pérdida de un Libro
de Asociaciones, debe acreditarse con certificación de la
denuncia interpuesta ante la Policía Nacional del
Perú. Muchas veces, como veremos más adelante ello
implica problemas adicionales, pues la denuncia por
pérdida es a veces interpuesta por quien estatutariamente
no posee facultades para ello.

Por último el artículo 116º de la Ley
del Notariado establece que: "La legalización a que
se refiere esta sección deberá ser solicitada por
el interesado o su representante, el que acreditará su
calidad de tal ante el notario."

1.3. Responsabilidad del Notario por
legalizaciones.-

De acuerdo con el Abogado Walter Gutierrez
Camacho[3]

"(…)Antes de continuar con el análisis
de los artículos referidos a la responsabilidad del
notario es preciso detenernos en la tipología de actos que
realiza este profesional en el ejercicio de su función.
Para efectos del presente trabajo digamos que los actos del
notario se dividen en protocolares y extraprotocolares.
Según la propia Ley del Notariado,  el protocolo
notarial es la colección ordenada de registros sobre la
misma materia en los que el notario extiende los instrumentos
públicos protocolares con arreglo a ley. Componen el
protocolo los siguientes registros: de escrituras
públicas, de testamentos, de actas de protesto, de actas
de transferencia de bienes muebles; y otros determinados por ley
(arts. 36, 37). Por lo tanto, son actos protocolares todos
aquellos en los que el notario incorpora a su protocolo
algún instrumento público admitido por ley. Los
actos extraprotocolares son aquellos en los que participa y
autoriza el notario, pero que no está obligado a
incorporar en su protocolo.

Ahora bien, la diferencia entre estos dos
géneros de actos notariales no es sólo material
sino sustancial. En los actos protocolares el notario está
obligado a calificar jurídicamente el acto. En
términos generales la calificación consiste en
someter al acto a un test de legalidad, es decir, examinar si el
acto cumple con las exigencias legales del tipo jurídico
que se pretende llevar a cabo, lo cual supone necesariamente la
identificación del tipo. En suma, la calificación
es la evaluación de los elementos de identificación
del acto entre los distintos tipos legales  que componen el
ordenamiento jurídico. De esta manera el notario cumple
con velar por la legalidad de los actos en los que participa
dando fe.

Sin embargo, esto no quiere decir que en los actos
extraprotocolares el notario no cumpla una función de
control de legalidad, en estos casos también es un
contralor de la legalidad, no obstante, si por alguna
circunstancia que el notario no puede controlar, el acto en el
que participa no cumple con los recaudos legales que exige el
ordenamiento, esto no genera responsabilidad por el notario. La
razón es simple, al no tener que protocolizar estos actos
el notario participa en el continente del acto sin involucrarse
profesionalmente en el contenido. Tal lo que sucede con actos
notariales como legalización de apertura de libros o
entrega de cartas notariales, etc.(…)"

La conclusión que hasta aquí se puede
dilucidar es que los Notarios no asumen ninguna responsabilidad
civil, ni administrativa, menos penal, por una
legalización de apertura de Libros.

Por ello, se puede afirmar que la legalización
notarial de apertura de Libros, no tiene una función de
seguridad documentaria, pues en caso de advertir ilícitos
en la apertura de Libros, la responsabilidad recae directamente
en las personas que realizaron actas y acuerdos en dichos
Libros.

Consideramos que en realidades como la peruana,
sería muy adecuado, que la legalización de apertura
de Libros referidos a Asociaciones, pudiera crear
responsabilidades no sólo en los dirigentes
-específicamente el presidente del Consejo Directivo- sino
también en el Estado. Nos referimos a que la
legalización de apertura, la debe asumir el Estado, a fin
de poder guiar a los dirigentes asociativos.

No podemos olvidar que la formación de
asociaciones sin fines de lucro, contribuyen al fortalecimiento
de la democracia, la cual es muy incipiente aún en nuestro
país. Sin embargo la contribución del Estado en el
forjamiento de organizaciones asociativas pasa en principio por
facilitar la inscripción de las mismas, legalizando la
apertura de los Libros, con ello el Estado asumiría un rol
de co-responsabilidad conjuntamente con los dirigentes
asociativos.

Esa es una forma de fomentar la formación de
más organizaciones asociativas, así mismo, con esta
propuesta, disminuirían ostensiblemente los costos que
significan la constitución de una asociación, pues
ya no se requeriría acudir al Notario Público para
legalizar la apertura de Libros de Asociaciones. No debemos
olvidar que estamos frente a organizaciones sin fines de lucro,
que en principio manejan esmirriados fondos que muchas veces no
alcanzan para cubrir los gastos notariales y
registrales.

Si no resulta necesario acudir al Notario Público
para legalizar las aperturas de Libros de Asociaciones, tampoco
sería necesario presentar escrituras Públicas de
Constitución o Copias certificadas Notariales de las actas
de asamblea y de los Libros Padrón de asociados, pues
solamente sería requisito para la inscripción una
copia fedateada del acta respectiva, salvo mejor parecer de los
propios asociados, quienes válidamente podrían
acudir al Notario Público para que de acuerdo con sus
funciones den fé de los actos realizados en el seno de la
Asamblea General de la Asociación.

1.4.- Realidad española: Legislación
sobre Asociaciones.-

La Base legal en el Reino de España para el tema
de Asociaciones, es la siguiente:

• Constitución Española (artículo
  22)[4], de 27 de diciembre de 1978 (BOE
  núm. 311.1, de 29 de diciembre).

• Declaración Universal de los Derechos
  Humanos, adoptada y proclamada por la 183 Asamblea General de
  la ONU el 10 de diciembre de 1948 (artículos 20 y
  21)[5].

• Convenio Europeo para la Protección de los
  Derechos Humanos y Libertades Fundamentales, hecho en Roma el
  4 de noviembre de 1950 (artículo
  11)[6]. Instrumento de Ratificación de
  26 de septiembre de 1979 (BOE núm. 243, de 10 de
  octubre de 1979).

• Pacto Internacional de Derechos Civiles y
  Políticos, de 19 de diciembre de 1966 (artículo
  22). Instrumento de Ratificación de 13 de abril de
  1977 (BOE núm. 103, de 30 de abril de
  1977).

• Código Civil (artículos 28, 35 al 39 y
  41)[7].

• Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo,
  reguladora del Derecho de Asociación (BOE
  núm. 73, de 26 de marzo).

• Real Decreto 397/1988, de 22 de abril, por el que se
  regula la inscripción registral de Asociaciones
  Juveniles (BOE núm. 102, de 28 de
  abril).

• Real Decreto 1497/2003, de 28 de noviembre, por el
  que se aprueba el Reglamento del Registro Nacional de
  Asociaciones y de sus relaciones con los restantes registros
  de asociaciones (BOE núm. 306, de 23 de
  diciembre).

• Real Decreto 1740/2003, de 19 de diciembre, sobre
  procedimientos relativos a asociaciones de utilidad
  pública (BOE núm. 11, de 13 de enero de
  2004).

• Artículo 9 de la Ley 34/2002, de 11 de julio,
  de servicios de la sociedad de la información y de
  comercio electrónico (BOE núm. 166, de 12
  de julio)

De acuerdo con la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de
marzo, reguladora del Derecho de Asociación, publicada en
el Boletín Oficial Español núm. 73, de
26 de marzo del 2002, en su Artículo 5º.
Acuerdo de constitución, establece lo siguiente:
"1. Las asociaciones se constituyen mediante acuerdo de
tres o más personas físicas o jurídicas
legalmente constituidas, que se comprometen a poner en
común conocimientos, medios y actividades para conseguir
unas finalidades lícitas, comunes, de interés
general o particular, y se dotan de los Estatutos que rigen el
funcionamiento de la asociación.

2. El acuerdo de
constitución, que incluirá la aprobación de
los Estatutos, habrá de formalizarse mediante acta
fundacional, en documento público o privado. Con el
otorgamiento del acta adquirirá la asociación su
personalidad jurídica y la plena capacidad de obrar, sin
perjuicio de la necesidad de su inscripción a los efectos
del artículo 10.

3. Lo establecido en este
artículo se aplicará también para la
constitución de federaciones, confederaciones y uniones de
asociaciones.

Un breve comentario al respecto. En España, no es
necesario legalizar la apertura de un Libro cuando se constituye
una Asociación. Ello no significa que no existan dichos
Libros de Actas, pues, tal como se indica en el
Artículo 14º de la misma Ley[8]las
asociaciones deben tener Libros de Actas. Sin embargo no es
necesaria la intervención del Notario
Público.

En España el Registro de Asociaciones es un
Registro que depende jerárquicamente del Ministerio del
Interior, aquí un extracto de los requisitos exigidos por
dicha entidad para la constitución de una
Asociación[9]

"Los documentos a presentar para la
inscripción de la constitución de una
asociación de ámbito estatal
son:

• Solicitud o instancia, dirigida
  a la Secretaría General Técnica del Ministerio
  del Interior, Registro Nacional de Asociaciones (C/ Amador de
  los Ríos, 7 – 28010 Madrid) y formulada por el
  representante de la entidad, en la que figuren tanto los
  datos de identificación del solicitante como
  los de la asociación a la que representa, la
  descripción de la documentación que se
  acompaña, la petición que se formula,
  lugar, fecha y firma del solicitante.

• Acta Fundacional : que ha de
  contener el nombre y apellidos de los promotores de la
  asociación si son personas físicas, la
  denominación o razón social si son personas
  jurídicas, y, en ambos casos, la nacionalidad, el
  domicilio y el número de identificación fiscal
  (como mínimo han de ser tres personas físicas o
  jurídicas); la voluntad de los promotores de
  constituir una asociación, los pactos que, en su caso,
  hubiesen establecido y la denominación de ésta,
  que será coincidente con la que figure en los
  Estatutos; los Estatutos; lugar, fecha de otorgamiento del
  acta y firmas de los promotores o sus representantes, en el
  caso de personas jurídicas; identificación de
  las personas que integran los órganos provisionales de
  gobierno que representan a la asociación. (El Acta se
  presentará por duplicado ejemplar y con firmas
  originales de todos los socios fundadores en los dos
  ejemplares).

• El acta fundacional deberá ir
  acompañada de la siguiente
  documentación:

• Para las personas jurídicas,
  documentación acreditativa de su naturaleza
  jurídica, certificación del acuerdo adoptado
  por el órgano competente en el que figure la voluntad
  de constituir la asociación, formar parte de ella y
  nombramiento de la persona física que la
  representará.

• Los promotores menores no emancipados mayores de
  catorce años, sin perjuicio de lo que establezca el
  régimen previsto para las asociaciones infantiles,
  juveniles o de alumnos, deberán aportar documento
  acreditativo del consentimiento de la persona que deba suplir
  su capacidad.

• Si algún promotor es extranjero
  deberá acreditar que cuenta con la
  autorización de estancia o residencia en
  España.

• Estatutos : forman parte del
  Acta Fundacional y deberán contener todos los extremos
  del artículo 7 de la Ley Orgánica 1/2002, de 22
  de marzo, reguladora del derecho de asociación, y
  venir firmados por todos los socios promotores o sus
  representantes legales si son personas jurídicas. (Los
  Estatutos se presentarán por duplicado ejemplar
  y con firmas originales en los dos
  ejemplares).

• Tasas : debe acompañarse
  la hoja "Ejemplar para la Administración" del impreso
  de autoliquidación 790, validado por cualquier entidad
  bancaria, justificativo de haber abonado al Tesoro
  Público la tasa legalmente establecida.
  "

Como se puede apreciar, en España, no es
necesario la presentación de ningún documento
notarial, no es necesario presentar escritura Pública o
Copias Certificadas notariales, solamente es necesario presentar
documentos privados suscritos en original por los asociados o en
caso de personas jurídicas por los representantes de estas
últimas.

Quizás pueda pensarse que éste
trámite debe ser imitado en el Perú, sin embargo
tenemos algunas reticencias a pensar que esta sea la forma
más adecuada de realizar un trámite de
inscripción de una Asociación.