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Legalizaciones de apertura de libros de asociaciones




Partes: 1, 2

  1. Planteamiento del problema
  2. Importancia del problema y justificación de la investigación
  3. Introducción
  4. Las legalizaciones de apertura de libros de asociaciones en Perú y España: un análisis comparativo legal
  5. Calificación registral: observaciones sobre legalizaciones de apertura de libros de asociaciones
  6. Conclusiones y recomendaciones
  7. Bibliografía

Planteamiento del problema

I.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Todos los hombres desde tiempos inmemoriales han tenido la necesidad de agruparse, es por ello que en la Constitución Política actual, la libertad de asociación es un derecho fundamental. Nos podemos preguntar ¿Quién acaso no pertenece a una asociación, a una organización social de base, a institución civil, un club deportivo o social, etc?, veremos que la respuesta es siempre la misma: pertenecemos a una serie de entidades, que tienen como finalidad unirnos para la consecución de un objetivo o fin en común. Es en este punto, que creemos que el Derecho juega un rol importantísimo: pues las Personas Jurídicas -en especial las Asociaciones- son una creación del Derecho con la finalidad de dar respuesta a nuestras necesidades sociales y económicas incluso, respetando, como no, nuestras reglas básicas, desde el Estatuto hasta nuestra Constitución.

Cualquier organización social sin fines de lucro -en especial asociaciones- que conformemos debe tener personas con objetivos y fines en común, Estatutos adecuados para su funcionamiento, Órganos de Gobierno idóneos, además de Libro de Actas y Libro Padrón de Asociados con legalización de Apertura por ante Notario Público.

Jurídicamente, pocos conocen cuáles son las normas para la constitución y posterior manejo de una Asociación. Básicamente tenemos normas sobre asociaciones en el Código Civil de 1984 (artículos del 76º al 98º), y algunas normas notariales y registrales. Estas últimas son normas temporales muy útiles que datan del año 2001, que han servido para poder solucionar algunos problemas de inscripción.

En la práctica, a nivel nacional, las asociaciones son conducidas de modo contrario a lo establecido en los Estatutos, y siempre ello conlleva a que los actos realizados en su seno no puedan ser inscritos en los Registros Públicos. A veces somos espectadores de la forma cómo se pretenden solucionar los problemas al interior de una Asociación, incurriendo en una serie de errores de procedimiento, que invalidan jurídicamente las decisiones adoptadas. La gran mayoría de Asociaciones en Tacna y en el país, desconocen la forma correcta de legalizar los Libros de las Asociaciones (básicamente los Libros de Actas y Libro Padrón de Asociados), o a veces, se valen de la falta de normas claras, para realizar la legalización de apertura de Libros de Actas y Libro Padrón de Asociados, so pretexto de haberse "extraviado o perdido" los anteriores, cuando lo que en la práctica lo que existe es una pugna por el poder, entre dos o más grupos de asociados que al querer tomar el control de la persona jurídica, y valiéndose de muchas argucias, logran la legalización de apertura de Libros de Actas y Padrón de Asociados, aún cuando los anteriores aún están siendo utilizados por otras facción dentro de la organización. Con esta legalización de apertura de Libros, se logra validar y formalizar los acuerdos de dos o más facciones dentro de una misma organización, y con ello se inicia el interminable camino del conflicto por el poder dentro de estas Personas Jurídicas.

Obviamente el problema se agrava dentro de las asociaciones, pues los miembros de las mismas no conocen cómo se deben aprobar los Estatutos, qué debe contener el mismo, cómo se debe convocar a elecciones, la forma cómo debe desarrollarse la misma, cómo se deben adoptar acuerdos para el ingreso y salida de asociados y posteriormente cómo actualizar los Padrones de asociados. Esta situación empeora, en los casos en que las asociaciones son manejadas por personas inescrupulosas que lo único que hacen es perpetuarse en los cargos directivos y terminan aprovechándose de los asociados con el cobro de ingentes cantidades de dinero, que finalmente no se sabe en qué son empleadas.

El eje articulador que permite verificar que las Asociaciones legalicen la apertura de sus Libros en forma correcta, es decir respetando las normas civiles y notariales sobretodo, son los Notarios, Los Jueces, además de la Policía Nacional y por último los Registradores Públicos, éste último a través de la calificación registral de los actos jurídicos desarrollados por las Asociaciones. En las Oficinas Registrales, podemos apreciar al momento de calificar los títulos presentados, si existe una correcta concordancia en la secuencia de los Libros de Actas utilizados para la adopción de acuerdos de Asamblea.

Los operadores del Sistema Registral de Inscripción de dichas elecciones de los órganos de gobierno, léase: Notarios, Registradores, Directivos y miembros de Asociaciones, tienen distintos pareceres sobre los obstáculos que deben sobrepasar las Asociaciones al momento de legalizar la apertura de los Libros de Actas y los Libros Padrón de Asociados

Son pocos los esfuerzos que se han realizado, por parte de nuestras autoridades y nuestros profesionales para poder fomentar una cultura de respeto y gobernabilidad dentro de nuestras instituciones democráticas más cotidianas como son las asociaciones. Definitivamente no contamos con una legislación clara sobre este tema y con ello propiciamos un verdadero problema socio-jurídico, pues existe a menudo abuso, confusión y desconocimiento sobre nuestros derechos y deberes como miembros de una Asociación, desconocemos o a veces abusamos de las normas notariales al momento de legalizar la apertura de los Libros de Actas y Libros Padrón de Asociados, e incluso desconocemos la forma en que debemos elegir nuestros directivos (autoridades), desconocemos e incumplimos nuestros Estatutos, que es la Constitución Política de la Asociación, aprobada por los propios asociados; muchas veces somos mudos testigos de "golpes de Estado" dentro de las organizaciones, desmoronando por completo los valores básicos de una sociedad en democracia.

Por otro lado, se aprecia que los operadores del Derecho, no tenemos ni los conocimientos ni las herramientas para poder hacer frente a este problema tan cotidiano pero a la vez tan extraño para muchos. Es parte de nuestra ínfima cultura democrática, seguimos pensando que "la mayoría manda", sin ponernos a pensar que por encima de nuestras decisiones tenemos un Estatuto que al ser aprobado dentro de una asociación, debe ser respetada hasta que sea modificada. Debemos de sembrar por ello en las conciencias de nuestros ciudadanos valores democráticos de respeto hacia nuestras instituciones, de respeto y cumplimiento de nuestros compromisos y normas, debemos de entender que por encima de nuestras decisiones de que "la mayoría manda" está el poder de voluntad social establecida en esa carta Magna conocida jurídicamente como Estatuto.

Es por ello que debemos estudiar los problemas que enfrenta nuestra sociedad, nuestros ciudadanos como parte de una Asociación, desde varias perspectivas, sobre todo desde la perspectiva social y jurídica de un tema muy conflictivo y a la vez decisivo como son las legalizaciones de apertura de los Libros de las asociaciones. Al conocer los problemas, podremos idear algunas soluciones legislativas además de otras de índole educativa-cultural, ese es el objetivo de la presente tesina.

I.2. ANTECEDENTES DEL PROBLEMA

Sobre el tema materia de investigación, no se han encontrado trabajos que aborden el tema de manera similar en nuestra ciudad de Tacna ni en otra ciudad del Perú.

I.3. FORMULACION DEL PROBLEMA

El problema que se va a investigar en el presente ensayo es: ¿Es beneficioso para todos los sujetos de derecho, que los Notarios o Jueces de Paz Letrados sean los encargados de legalizar la apertura de los libros de las Asociaciones?. Acaso ¿no sería mejor que dicha legalizaciones sean realizadas por una autoridad estatal, que lleve un control efectivo y eficaz, desde la legalización de aperturas de Libros hasta la inscripción de los actos jurídicos referidos a estas personas Jurídicas? o por el contrario: ¿No sería quizás adecuado destrabar los trámites notariales y registrales, de tal forma que no sea necesaria la legalización de apertura de Libros de las Asociaciones?.

¿Cuál es la consecuencia del desconocimiento de la normatividad notarial, en las legalizaciones de apertura de los Libros de las Asociaciones n los registros públicos?

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

II.1. OBJETIVOS GENERALES.-

  • A) Conocer las razones y la utilidad por las cuáles los Notarios y los Jueces de Paz Letrado, realizan la legalización de apertura de Libros de Asociaciones, en comparación con otras realidades como la española.

II.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS.-

  • A) Determinar la utilidad del trámite notarial y judicial de legalización de apertura de Libros de Asociaciones o si por el contrario constituye una traba burocrática administrativa, en comparación con la realidad española.

  • B) Analizar si los Notarios y los Jueces de Paz Letrado son las instituciones más idóneas para realizar la función de las legalizaciones de aperturas de los Libros de Asociaciones o si por el contrario esta función debería recaer en una entidad estatal como Registros Públicos, en comparación con la realidad española.

Importancia del problema y justificación de la investigación

III.1. IMPORTANCIA

La importancia de este ensayo radica en que: al conocer cuáles son los problemas socio - jurídicos que suponen las legalizaciones de Apertura de Libros de Asociaciones y además las soluciones a los mismos, estaremos contribuyendo a la formación y fortalecimiento de una cultura democrática de las personas que conforman una asociación, así mismo con ello se logrará el fortalecimiento sobretodo social y económico de las instituciones democráticas dentro de la localidad.

Definitivamente cualquier trabajo de investigación jurídica, enriquece la ciencia del derecho, pero además el presente trabajo tiene una importancia especial pues tratará de llevar cultura y educación básica sobre derechos ciudadanos a los miembros de las asociaciones de nuestra ciudad, ello a través de la difusión de la importancia de los Estatutos.

El presente ensayo propondrá soluciones a los problemas encontrados, y buscará crear conciencia en los operadores del derecho sobre la necesidad de comenzar a hacer democracia desde abajo desde los cimientos de nuestra sociedad.

III.2. JUSTIFICACION DE LA INVESTIGACION

Es conocido que el problema es el mismo a nivel nacional. Existe una gran necesidad de comprender los problemas que afrontan tanto los operadores de derecho, como los miembros y directivos de las asociaciones al momento de legalizar las aperturas de sus Libros (de Actas , padrón de Asociados y otros).

Una vez que los ciudadanos comprendan por qué surgen los problemas y conozcan las formas en que los mismos podrían superarse, se habrá entendido la importancia que tiene la formación de asociaciones, su manejo, el respeto de sus Estatutos, como producto de la voluntad social de sus propios miembros, dentro de cualquier esquema de un país democrático.

Introducción

Todos conocemos de la importancia de relacionarse en nuestra sociedad, pertenecemos de alguna u otra forma a una institución, ya sea una asociación, una organización social de base, un club deportivo o social, etc,. Sin embargo pocos sabemos que el Derecho juega un rol importantísimo: pues las Personas Jurídicas -en especial las Asociaciones- son una creación del Derecho con la finalidad de dar respuesta a nuestras necesidades sociales y económicas incluso, respetando, como no, nuestras reglas básicas, desde el Estatuto hasta nuestra Constitución.

Cualquier organización social sin fines de lucro -en especial asociaciones- que conformemos debe tener personas con objetivos y fines en común, Estatutos adecuados para su funcionamiento, Órganos de Gobierno idóneos, además de Libro de Actas y Libro Padrón de Asociados con legalización de Apertura por ante Notario Público.

Jurídicamente, pocos conocen las normas para la constitución y posterior manejo de una Asociación. Las normas más importantes sobre asociaciones se encuentran en la Constitucón (art 2º inc. 13), Código Civil de 1984 (artículos del 76º al 98º y del 2024º al 2029º), y algunas normas notariales y registrales. Estas últimas son normas temporales muy útiles que datan del año 2001, que han servido para poder solucionar algunos problemas de inscripción.

En la práctica, a nivel nacional, las asociaciones son conducidas de modo contrario a lo establecido en los Estatutos, y siempre ello conlleva a que los actos realizados en su seno no puedan ser inscritos en los Registros Públicos. A veces somos espectadores de la forma cómo se pretenden solucionar los problemas al interior de una Asociación, incurriendo en una serie de errores de procedimiento, que invalidan jurídicamente las decisiones adoptadas. La gran mayoría de Asociaciones en Tacna y en el país, desconocen la forma correcta de legalizar los Libros de las Asociaciones (básicamente los Libros de Actas y Libro Padrón de Asociados), o a veces, se valen de la falta de normas claras, para realizar la legalización de apertura de Libros de Actas y Libro Padrón de Asociados, so pretexto de haberse "extraviado o perdido" los anteriores, cuando lo que en la práctica lo que existe es una pugna por el poder, entre dos o más grupos de asociados que al querer tomar el control de la persona jurídica, y valiéndose de muchas argucias, logran la legalización de apertura de Libros de Actas y Padrón de Asociados, aún cuando los anteriores aún están siendo utilizados por otras facción dentro de la organización. Con esta legalización de apertura de Libros, se logra validar y formalizar los acuerdos de dos o más facciones dentro de una misma organización, y con ello se inicia el interminable camino del conflicto por el poder dentro de estas Personas Jurídicas.

Obviamente el problema se agrava dentro de las asociaciones, pues los miembros de las mismas no conocen cómo se deben aprobar los Estatutos, qué debe contener el mismo, cómo se debe convocar a elecciones, la forma cómo debe desarrollarse la misma, cómo se deben adoptar acuerdos para el ingreso y salida de asociados y posteriormente cómo actualizar los Padrones de asociados. Esta situación empeora, en los casos en que las asociaciones son manejadas por personas inescrupulosas que lo único que hacen es perpetuarse en los cargos directivos y terminan aprovechándose de los asociados con el cobro de ingentes cantidades de dinero, que finalmente no se sabe en qué son empleadas.

El eje articulador que permite verificar que las Asociaciones legalicen la apertura de sus Libros en forma correcta, es decir respetando las normas civiles y notariales sobretodo, son los Notarios, Los Jueces, además de la Policía Nacional y por último los Registradores Públicos, éste último a través de la calificación registral de los actos jurídicos desarrollados por las Asociaciones. En las Oficinas Registrales, podemos apreciar al momento de calificar los títulos presentados, si existe una correcta concordancia en la secuencia de los Libros de Actas utilizados para la adopción de acuerdos de Asamblea.

Los operadores del Sistema Registral de Inscripción de dichas elecciones de los órganos de gobierno, léase: Notarios, Registradores, Directivos y miembros de Asociaciones, tienen distintos pareceres sobre los obstáculos que deben sobrepasar las Asociaciones al momento de legalizar la apertura de los Libros de Actas y los Libros Padrón de Asociados

No contamos con una legislación clara sobre este tema y con ello propiciamos un verdadero problema socio-jurídico, pues existe a menudo abuso, confusión y desconocimiento sobre nuestros derechos y deberes como miembros de una Asociación, desconocemos o a veces abusamos de las normas notariales al momento de legalizar la apertura de los Libros de Actas y Libros Padrón de Asociados, e incluso desconocemos la forma en que debemos elegir nuestros directivos (autoridades), desconocemos e incumplimos nuestros Estatutos, que es la Constitución Política de la Asociación, aprobada por los propios asociados; muchas veces somos mudos testigos de "golpes de Estado" dentro de las organizaciones, desmoronando por completo los valores básicos de una sociedad en democracia.

Por otro lado, se aprecia que los operadores del Derecho, no tenemos ni los conocimientos ni las herramientas para poder hacer frente a este problema tan cotidiano pero a la vez tan extraño para muchos. Es parte de nuestra ínfima cultura democrática, seguimos pensando que "la mayoría manda", sin ponernos a pensar que por encima de nuestras decisiones tenemos un Estatuto que al ser aprobado dentro de una asociación, debe ser respetada hasta que sea modificada. Debemos de sembrar por ello en las conciencias de nuestros ciudadanos valores democráticos de respeto hacia nuestras instituciones, de respeto y cumplimiento de nuestros compromisos y normas, debemos de entender que por encima de nuestras decisiones de que "la mayoría manda" está el poder de voluntad social establecida en esa carta Magna conocida jurídicamente como Estatuto.

Es por ello que debemos estudiar los problemas que enfrenta nuestra sociedad, nuestros ciudadanos como parte de una Asociación, desde varias perspectivas, sobre todo desde la perspectiva social y jurídica de un tema muy conflictivo y a la vez decisivo como son las legalizaciones de apertura de los Libros de las asociaciones. Al conocer los problemas, podremos idear algunas soluciones legislativas además de otras de índole educativa-cultural, ese es el objetivo de la presente tesina.

Nuestro trabajo de investigación, está dividido en dos capítulos. En el primer capítulo, desarrollamos un análisis normativo de la legalización de apertura de Libros de Asociaciones en el Perú y en España, a efectos de comparar dos realidades que tienen similitudes importantísimas, aunque también algunas diferencias saltantes. En el Segundo capítulo, desarrollamos la calificación registral de títulos referidos a Asociaciones, y cuáles son las observaciones advertidas por los Registradores Públicos, sobre deficiencias en las legalizaciones de apertura de Libros de Actas y Libro Padrón de Asociados en el Perú, ello con la finalidad de verificar a la luz de la práctica y la realidad, cuáles son los problemas que conllevan que sean los Notarios los que desarrollen tal labor de legalización de apertura de Libros de Actas y Libros Padrón de Asociados. Para finalizar elaboraremos algunas conclusiones y recomendaciones.

CAPITULO I

Las legalizaciones de apertura de libros de asociaciones en Perú y España: un análisis comparativo legal

1.1 Realidad Peruana: Código Civil .-

De acuerdo con el Código Civil, en su artículo 83º: "Toda asociación debe tener un libro de registro actualizado en que consten el nombre, actividad, domicilio y fecha de admisión de cada uno de sus miembros, con indicación de los que ejerzan cargos de administración o representación.

La asociación debe contar, asimismo, con libros de actas de las sesiones de asamblea general y de consejo directivo en los que constaran los acuerdos adoptados.

Los libros a que se refiere el presente articulo se llevan con las formalidades de ley, bajo responsabilidad del presidente del consejo directivo de la asociación y de conformidad con los requisitos que fije el estatuto."

La alusión de que los libros deben ser llevados con las formalidades de ley, implica por ejemplo que los mismos tengan que ser obligatoriamente legalizados en su apertura por un Notario Público, antes de su uso.

El Dr. Walter Poma Morales, al analizar el artículo 83º del Código Civil, en el Libro "Código Civil comentado"[1], señala lo siguiente: "(…)Esto implica que tales libros deben ser llevados con la formalidad que establece por ejemplo la Ley del Notariado (Decreto Ley 26002, artículos 112 a 116), la cual establece que corresponde al notario certificar la apertura de libros u hojas sueltas de actas, entre otros, lo cual significa que para su utilización requieren de una legalización(…)"

1.2. Ley del Notariado.-

En nuestro país las legalizaciones de apertura de Libros en general, se encuentran legislados en la Sección Sétima de la Ley del Notariado (Decreto Ley 26002), que se denomina DE LA LEGALIZACION DE APERTURA DE LIBROS.

Dicha sección se inicia con el Artículo 112º, que establece lo siguiente "El notario certifica la apertura de libros u hojas sueltas de actas, de contabilidad y otros que la ley señale.

1.2.1. Definición de Legalización de Apertura

Una definición de legalización de apertura, la tenemos en el Artículo 113º, que establece que: "La legalización consiste en una constancia puesta en la primera foja útil del libro o primera hoja suelta; con indicación del número que el notario le asignará; del nombre, de la denominación o razón social de la entidad; el objeto del libro; números de folios de que consta y si ésta es llevada en forma simple o doble; día y lugar en que se otorga; y, sello y firma del notario.Todos los folios llevarán sello notarial."

Las legalizaciones de apertura, son certificaciones que realiza el Notario, siendo catalogado dentro de la clasificación de Instrumentos Públicos, como un Instrumento público extraprotocolar.

El capítulo III de la Ley del Notariado se ocupa de los Instrumentos Públicos Extraprotocolares. Así se señala en su artículo 26° que son instrumentos públicos extraprotocolares las actas y demás certificaciones notariales que se refieren a actos, hechos o circunstancias que presencie o le conste al notario por razón de su función.

Son aquellos instrumentos públicos otorgados o autorizados por un notario público, en original, fuera del Protocolo. Es decir, no se llevan en ninguno de los registros de la notaría, ni existe la obligación legal de conservados en el archivo notarial. Estos documentos se redactan dentro o fuera de la notaría.

Los instrumentos públicos extraprotocolares no se conservan en el protocolo notarial, pero en todo caso son susceptibles de incorporarse en el Protocolo Notarial a solicitud de parte interesada, sin embargo constituye rara avis, estas solicitudes.

La autorización del Notario, expresada con su firma en un instrumento público extraprotocolar, da fe de la realización del acto, hecho o circunstancia, de la identidad de las personas u objetos y de la suscripción de documentos, confiriéndole fecha cierta.

Los Instrumentos Públicos Extraprotocolares son importantes porque son documentos que tienen fe originaria y responden al principio de inmediación, pudiendo garantizarse su autenticidad y legalidad por medio de la certificación que da el Notario público.

Se ha afirmado que son excelentes medios probatorios. Sirven de prueba fehaciente para acreditar como ciertos los actos o hechos que se consignan en ellos. Otorgan seguridad jurídica a aquellos que los utilizan ya la sociedad en general. La fe pública que da el Notario hace que sean documentos en los que no se puede poner en duda la autenticidad de los hechos descritos.

El Notario con su firma y sello fortalecerá con presunción de verdad, todo hecho y acto sometido a su amparo, y de esta manera, el documento valdrá por sí mismo.

No todos los actos que figuran como contenido de los instrumentos públicos extraprotocolares son presenciados por el Notario, por lo que no asume responsabilidad sobre el contenido de los documentos en los que no participa. Por ejemplo, en la legalización de firmas no acredita la autenticidad del contenido del instrumento, solo la autenticidad de la firma puesta en él. Tampoco en la legalización de fotocopia de un documento acredita el contenido, solo da fe de que es idéntico al original que ha tenido a la vista.

El Notario no se desentiende de su obligación de preservar la legalidad de los actos en los que participa y cuando se requiere su concurso para actos notariales extraprotocolares, el Notario no sólo da fe de veracidad en el sentido que se han realizado estos actos, sino que también sirve de garantía o constancia de que se han llevado de acuerdo a ley.

Es responsabilidad del Notario cautelar que los instrumentos públicos extraprotocolares no constituyan en sí mismos actos ilícitos o contrarios a la moral o las buenas costumbres.

1.2.2. Libros que deben ser legalizados

Sin embargo la pregunta que surge hasta aquí es: ¿Qué tipos de Libros son los que los Notarios pueden legalizar su apertura?

  • 1. Libro de Juntas generales de Accionistas (Sociedades Anónimas Abiertas y Cerradas)

  • 2. Libro de Actas de Decisiones del Titular (Empresas Individuales de Responsabilidad Limitada)

  • 3. Libros de Juntas de Participacionistas (Sociedades Comerciales de Responsabilidad Limitada).

  • 4. Libros de Juntas de Socios (Sociedades Civiles de Responsabilidad Limitada)

  • 5. Libros de Directorios (Sociedades Anónimas Abiertas y Cerradas).

  • 6. Libros Matrículas de Acciones (Sociedades Anónimas Abiertas y Cerradas).

  • 7. Libros Contables (todo tipo de Personas Jurídicas).

  • 8. Libro de Asambleas Generales de Asociados (Asociaciones y otras personas jurídicas sin fines de lucro).

  • 9. Libro Padrón de Asociados (Asociaciones y otras personas jurídicas sin fines de lucro).

El presente trabajo de investigación, tan sólo comprende los Libros de Asambleas Generales de Asociados y el Libro Padrón de Asociados (Asociaciones y otras personas jurídicas sin fines de lucro).

Si bien en el Artículo 114º de la ley del Notariado, se establece que: "El notario llevará un registro cronológico de legalización de apertura de libros y hojas sueltas, con la indicación del número, nombre, objeto y fecha de legalización."

Existe jurisprudencia registral, que concluyó que: "No resulta necesario que en la legalización de apertura del libro de actas conste el número del libro, por tratarse de la constitución de la persona jurídica -primer acto que realiza-, entendiéndose que el Libro legalizado es el primero."[2]

El Artículo 115º de la Ley del Notariado establece que: "Para solicitar la legalización de un segundo libro u hojas sueltas, deberá acreditarse el hecho de haberse concluido el anterior o la presentación de certificación que demuestre en forma fehaciente su pérdida."

La demostración de la pérdida de un Libro de Asociaciones, debe acreditarse con certificación de la denuncia interpuesta ante la Policía Nacional del Perú. Muchas veces, como veremos más adelante ello implica problemas adicionales, pues la denuncia por pérdida es a veces interpuesta por quien estatutariamente no posee facultades para ello.

Por último el artículo 116º de la Ley del Notariado establece que: "La legalización a que se refiere esta sección deberá ser solicitada por el interesado o su representante, el que acreditará su calidad de tal ante el notario."

1.3. Responsabilidad del Notario por legalizaciones.-

De acuerdo con el Abogado Walter Gutierrez Camacho[3]

"(…)Antes de continuar con el análisis de los artículos referidos a la responsabilidad del notario es preciso detenernos en la tipología de actos que realiza este profesional en el ejercicio de su función. Para efectos del presente trabajo digamos que los actos del notario se dividen en protocolares y extraprotocolares. Según la propia Ley del Notariado,  el protocolo notarial es la colección ordenada de registros sobre la misma materia en los que el notario extiende los instrumentos públicos protocolares con arreglo a ley. Componen el protocolo los siguientes registros: de escrituras públicas, de testamentos, de actas de protesto, de actas de transferencia de bienes muebles; y otros determinados por ley (arts. 36, 37). Por lo tanto, son actos protocolares todos aquellos en los que el notario incorpora a su protocolo algún instrumento público admitido por ley. Los actos extraprotocolares son aquellos en los que participa y autoriza el notario, pero que no está obligado a incorporar en su protocolo.

Ahora bien, la diferencia entre estos dos géneros de actos notariales no es sólo material sino sustancial. En los actos protocolares el notario está obligado a calificar jurídicamente el acto. En términos generales la calificación consiste en someter al acto a un test de legalidad, es decir, examinar si el acto cumple con las exigencias legales del tipo jurídico que se pretende llevar a cabo, lo cual supone necesariamente la identificación del tipo. En suma, la calificación es la evaluación de los elementos de identificación del acto entre los distintos tipos legales  que componen el ordenamiento jurídico. De esta manera el notario cumple con velar por la legalidad de los actos en los que participa dando fe.

Sin embargo, esto no quiere decir que en los actos extraprotocolares el notario no cumpla una función de control de legalidad, en estos casos también es un contralor de la legalidad, no obstante, si por alguna circunstancia que el notario no puede controlar, el acto en el que participa no cumple con los recaudos legales que exige el ordenamiento, esto no genera responsabilidad por el notario. La razón es simple, al no tener que protocolizar estos actos el notario participa en el continente del acto sin involucrarse profesionalmente en el contenido. Tal lo que sucede con actos notariales como legalización de apertura de libros o entrega de cartas notariales, etc.(…)"

La conclusión que hasta aquí se puede dilucidar es que los Notarios no asumen ninguna responsabilidad civil, ni administrativa, menos penal, por una legalización de apertura de Libros.

Por ello, se puede afirmar que la legalización notarial de apertura de Libros, no tiene una función de seguridad documentaria, pues en caso de advertir ilícitos en la apertura de Libros, la responsabilidad recae directamente en las personas que realizaron actas y acuerdos en dichos Libros.

Consideramos que en realidades como la peruana, sería muy adecuado, que la legalización de apertura de Libros referidos a Asociaciones, pudiera crear responsabilidades no sólo en los dirigentes -específicamente el presidente del Consejo Directivo- sino también en el Estado. Nos referimos a que la legalización de apertura, la debe asumir el Estado, a fin de poder guiar a los dirigentes asociativos.

No podemos olvidar que la formación de asociaciones sin fines de lucro, contribuyen al fortalecimiento de la democracia, la cual es muy incipiente aún en nuestro país. Sin embargo la contribución del Estado en el forjamiento de organizaciones asociativas pasa en principio por facilitar la inscripción de las mismas, legalizando la apertura de los Libros, con ello el Estado asumiría un rol de co-responsabilidad conjuntamente con los dirigentes asociativos.

Esa es una forma de fomentar la formación de más organizaciones asociativas, así mismo, con esta propuesta, disminuirían ostensiblemente los costos que significan la constitución de una asociación, pues ya no se requeriría acudir al Notario Público para legalizar la apertura de Libros de Asociaciones. No debemos olvidar que estamos frente a organizaciones sin fines de lucro, que en principio manejan esmirriados fondos que muchas veces no alcanzan para cubrir los gastos notariales y registrales.

Si no resulta necesario acudir al Notario Público para legalizar las aperturas de Libros de Asociaciones, tampoco sería necesario presentar escrituras Públicas de Constitución o Copias certificadas Notariales de las actas de asamblea y de los Libros Padrón de asociados, pues solamente sería requisito para la inscripción una copia fedateada del acta respectiva, salvo mejor parecer de los propios asociados, quienes válidamente podrían acudir al Notario Público para que de acuerdo con sus funciones den fé de los actos realizados en el seno de la Asamblea General de la Asociación.

1.4.- Realidad española: Legislación sobre Asociaciones.-

La Base legal en el Reino de España para el tema de Asociaciones, es la siguiente:

  • Constitución Española (artículo 22)[4], de 27 de diciembre de 1978 (BOE núm. 311.1, de 29 de diciembre).

  • Declaración Universal de los Derechos Humanos, adoptada y proclamada por la 183 Asamblea General de la ONU el 10 de diciembre de 1948 (artículos 20 y 21)[5].

  • Convenio Europeo para la Protección de los Derechos Humanos y Libertades Fundamentales, hecho en Roma el 4 de noviembre de 1950 (artículo 11)[6]. Instrumento de Ratificación de 26 de septiembre de 1979 (BOE núm. 243, de 10 de octubre de 1979).

  • Pacto Internacional de Derechos Civiles y Políticos, de 19 de diciembre de 1966 (artículo 22). Instrumento de Ratificación de 13 de abril de 1977 (BOE núm. 103, de 30 de abril de 1977).

  • Código Civil (artículos 28, 35 al 39 y 41)[7].

  • Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación (BOE núm. 73, de 26 de marzo).

  • Real Decreto 397/1988, de 22 de abril, por el que se regula la inscripción registral de Asociaciones Juveniles (BOE núm. 102, de 28 de abril).

  • Real Decreto 1497/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Nacional de Asociaciones y de sus relaciones con los restantes registros de asociaciones (BOE núm. 306, de 23 de diciembre).

  • Real Decreto 1740/2003, de 19 de diciembre, sobre procedimientos relativos a asociaciones de utilidad pública (BOE núm. 11, de 13 de enero de 2004).

  • Artículo 9 de la Ley 34/2002, de 11 de julio, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico (BOE núm. 166, de 12 de julio)

De acuerdo con la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación, publicada en el Boletín Oficial Español núm. 73, de 26 de marzo del 2002, en su Artículo 5º. Acuerdo de constitución, establece lo siguiente: "1. Las asociaciones se constituyen mediante acuerdo de tres o más personas físicas o jurídicas legalmente constituidas, que se comprometen a poner en común conocimientos, medios y actividades para conseguir unas finalidades lícitas, comunes, de interés general o particular, y se dotan de los Estatutos que rigen el funcionamiento de la asociación.

2. El acuerdo de constitución, que incluirá la aprobación de los Estatutos, habrá de formalizarse mediante acta fundacional, en documento público o privado. Con el otorgamiento del acta adquirirá la asociación su personalidad jurídica y la plena capacidad de obrar, sin perjuicio de la necesidad de su inscripción a los efectos del artículo 10.

3. Lo establecido en este artículo se aplicará también para la constitución de federaciones, confederaciones y uniones de asociaciones.

Un breve comentario al respecto. En España, no es necesario legalizar la apertura de un Libro cuando se constituye una Asociación. Ello no significa que no existan dichos Libros de Actas, pues, tal como se indica en el Artículo 14º de la misma Ley[8]las asociaciones deben tener Libros de Actas. Sin embargo no es necesaria la intervención del Notario Público.

En España el Registro de Asociaciones es un Registro que depende jerárquicamente del Ministerio del Interior, aquí un extracto de los requisitos exigidos por dicha entidad para la constitución de una Asociación[9]

"Los documentos a presentar para la inscripción de la constitución de una asociación de ámbito estatal son:

  • Solicitud o instancia, dirigida a la Secretaría General Técnica del Ministerio del Interior, Registro Nacional de Asociaciones (C/ Amador de los Ríos, 7 - 28010 Madrid) y formulada por el representante de la entidad, en la que figuren tanto los datos de identificación del solicitante como los de la asociación a la que representa, la descripción de la documentación que se acompaña, la petición que se formula, lugar, fecha y firma del solicitante.

  • Acta Fundacional : que ha de contener el nombre y apellidos de los promotores de la asociación si son personas físicas, la denominación o razón social si son personas jurídicas, y, en ambos casos, la nacionalidad, el domicilio y el número de identificación fiscal (como mínimo han de ser tres personas físicas o jurídicas); la voluntad de los promotores de constituir una asociación, los pactos que, en su caso, hubiesen establecido y la denominación de ésta, que será coincidente con la que figure en los Estatutos; los Estatutos; lugar, fecha de otorgamiento del acta y firmas de los promotores o sus representantes, en el caso de personas jurídicas; identificación de las personas que integran los órganos provisionales de gobierno que representan a la asociación. (El Acta se presentará por duplicado ejemplar y con firmas originales de todos los socios fundadores en los dos ejemplares).

  • El acta fundacional deberá ir acompañada de la siguiente documentación:

  • Para las personas jurídicas, documentación acreditativa de su naturaleza jurídica, certificación del acuerdo adoptado por el órgano competente en el que figure la voluntad de constituir la asociación, formar parte de ella y nombramiento de la persona física que la representará.

  • Los promotores menores no emancipados mayores de catorce años, sin perjuicio de lo que establezca el régimen previsto para las asociaciones infantiles, juveniles o de alumnos, deberán aportar documento acreditativo del consentimiento de la persona que deba suplir su capacidad.

  • Si algún promotor es extranjero deberá acreditar que cuenta con la autorización de estancia o residencia en España.

  • Estatutos : forman parte del Acta Fundacional y deberán contener todos los extremos del artículo 7 de la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del derecho de asociación, y venir firmados por todos los socios promotores o sus representantes legales si son personas jurídicas. (Los Estatutos se presentarán por duplicado ejemplar y con firmas originales en los dos ejemplares).

  • Tasas : debe acompañarse la hoja "Ejemplar para la Administración" del impreso de autoliquidación 790, validado por cualquier entidad bancaria, justificativo de haber abonado al Tesoro Público la tasa legalmente establecida. "

Como se puede apreciar, en España, no es necesario la presentación de ningún documento notarial, no es necesario presentar escritura Pública o Copias Certificadas notariales, solamente es necesario presentar documentos privados suscritos en original por los asociados o en caso de personas jurídicas por los representantes de estas últimas.

Quizás pueda pensarse que éste trámite debe ser imitado en el Perú, sin embargo tenemos algunas reticencias a pensar que esta sea la forma más adecuada de realizar un trámite de inscripción de una Asociación.

Partes: 1, 2

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