Legalizaciones de apertura de libros de asociaciones (página 2)
Nos explicamos mejor. Pensamos que la
legalización de apertura de los Libros de Asociaciones,
deben ser realizadas por los Registros Públicos y
posteriormente cualquier inscripción debe simplemente
realizarse a través de copias fedateadas por un Fedatario
de la entidad registral, es decir se puede prescindir al 100% de
los servicios del Notario Público, pues el documento
ingresado al Registro, sería un documento certificado por
personal propio de las oficinas registrales, quienes
darían fé que los mismos han sido extraídos
de un Libro de Actas u otro, cuya legalización de apertura
ha sido realizada por la propia oficina registral.
1.5.- Algunas experiencias que sugieren cambios: Los
Sindicatos y Las Organizaciones Sociales de Base
En el Perú, de acuerdo con el art. 10º del
D. L. 25593 (ley de Relaciones Colectivas de Trabajo) modificado
por el artículo 1º de la Ley 27912, publicado en el
Diario El peruano el 08 de Enero del 2003, "son obligaciones de
las organizaciones sindicales llevar libros de actas, de registro
de afiliación y contabilidad debidamente sellados por la
autoridad de trabajo"
Por tanto los Libros de Actas y de registro de
afiliados, no necesitan de una legalización de apertura
ante Notario Público, por lo que esta norma constituye una
excepción al artículo 112º y 113º de la
Ley del Notariado.
Consideramos que el mismo criterio debe emplearse en el
caso de los Libros de Asociaciones, es decir la SUNARP (Registros
Públicos), debe ser la entidad encargada de legalizar la
apertura de los Libros de Asociaciones.
Por otro lado, en materia de inscripciones de
organizaciones sin fines de lucro, denominadas ORGANIZACIONES
SOCIALES DE BASE, ya no se necesita acudir al Notario
Público para certificar actas de asamblea, tal como se
acredita de una revisión de la Ley 25307, su Reglamento
aprobado por Decreto Supremo Nº 041-2002-PCM y de la
Resolución de la Superintendencia Nacional de los
Registros Públicos Nº 373-2003-SUNARP/SN, la cual
establece en su artículo 5.4º, lo
siguiente:
"De la primera inscripción de las
Organizaciones Sociales de Base inscritas en el Registro del
Gobierno Local
Para la primera inscripción en el Registro de
Personas Jurídicas de las Organizaciones Sociales de Base
que se encuentren inscritas en el Registro del Gobierno Local, se
presentará la siguiente
documentación:
a) Copia autenticada por el funcionario competente
de la municipalidad, de la Resolución municipal que
autoriza su registro, con carácter ejecutable. De
autorizarse por silencio administrativo positivo la
inscripción municipal, se acompañará copia
autenticada por fedatario de la Oficina Registral respectiva o
certificada por Notario del cargo del escrito o formato
presentado conteniendo el sello oficial de recepción e
indicando el número de registro de la solicitud, fecha,
hora y firma del agente receptor, sin observaciones, y la
declaración jurada, con firma legalizada notarialmente o
certificada ante fedatario de la Oficina Registral respectiva,
del Presidente del Consejo Directivo o representante autorizado
en el sentido que ha transcurrido el plazo, a que se refiere el
artículo 11° del Decreto Supremo N° 041-2002-PCM,
sin que se notifique pronunciamiento.
b) Copia autenticada por fedatario de la Oficina
Registral respectiva o certificada por Notario del acta de
asamblea general de constitución, de la aprobación
del estatuto que incluya el texto completo del mismo, y de la
elección del primer consejo directivo. Declaración
jurada con firma legalizada notarialmente o certificada ante
fedatario de la Oficina Registral repectiva del Presidente del
Consejo Directivo o representante autorizado, señalando
que los documentos son de igual contenido respecto a los
presentados ante el Registro del Gobierno Local para su
inscripción administrativa."
Como se puede apreciar, para solicitar inscripciones de
actos referidos a Organizaciones Sociales de Base, no se requiere
hoy en día acudir a realizar trámites ante los
Notarios Públicos, pues tan sólo es necesario,
realizar los trámites directamente en los Registros
Públicos, por lo que se puede afirmar que todas las
Asociaciones sin fines de lucro podrían seguir el mismo
derrotero, pues todas ellas parten del mismo principio de ser
Personas Jurídicas sin fines societarios y sin fines de
lucro.
CAPITULO II
Calificación registral: observaciones
sobre legalizaciones de apertura de libros de
asociaciones
2.1. Calificación registral.-
La calificación registral, como tal es: "es la
evaluación integral de los títulos presentados al
registro que tiene por objeto determinar la procedencia de su
inscripción. Está a cargo del Registrador y
Tribunal Registral, en primera y en segunda instancia
respectivamente, quienes actúan de manera independiente,
personal e indelegable, en los términos y con los
límites establecidos en este Reglamento y en las
demás normas registrales.
En el marco de la calificación registral, el
Registrador y el Tribunal Registral propiciarán y
facilitarán las inscripciones de los títulos
ingresados al registro."[10]
"El Registrador y el Tribunal Registral, en sus
respectivas instancias, al calificar y evaluar los títulos
ingresados para su inscripción,
deberán:
a) Confrontar la adecuación de los
títulos con los asientos de inscripción de la
partida registral en la que se habrá de practicar la
inscripción, y, complementariamente, con los antecedentes
registrales referidos a la misma, sin perjuicio de la
legitimación de aquéllos. En caso de existir
discrepancia en los datos de identificación del titular
registral y del sujeto otorgante del acto, el Registrador,
siempre que exista un convenio de interconexión vigente,
deberá ingresar a la base de datos del RENIEC, a fin de
verificar que se trata de la misma
persona;(…)
e) Verificar la competencia del funcionario
administrativo o Notario que autorice o certifique el
título;(…)"[11]
Al momento de calificar actos jurídicos referidos
a Asociaciones, el registrador Público, continuamente se
encuentra con detalles poco claros, sobre los Libros de
asociaciones.
Por ejemplo:
Los Libros de las Asociaciones contienen número
de registro, fechas de legalización, nombre del Notario,
distinto al de los Libros que dieron origen a los últimos
asientos de inscripción.
En otros casos, se tiene que la Asociación se ha
constituido por ejemplo en el año 2000, sin embargo el
Libro Padrón de asociados, es el Tomo I, legalizado en el
año 2007.
En determinadas ocasiones, se tiene que se legaliza la
apertura de un nuevo Libro de Actas, por pérdida del
anterior (según lo indicado falsamente por el Presidente
inscrito), sin embargo lo que acontecía es que éste
directivo, no quería hacer entrega de los Libros, por ello
se origina la existencia de dos Libros de Actas, los mismos que
son utilizados por dos bandos o facciones dentro de la
organización. En muchos casos los propios directivos
refieren que la denuncia policial por pérdida o robo y la
apertura de nuevos Libros de Actas o padrón de Asociados,
lo puede realizar cualquier miembro de la asociación, pues
tanto el personal policial como los trabajadores de las
Notarías, no toman debida atención, de quién
es la persona autorizada para denunciar la pérdida de los
libros y la legalización de apertura de un nuevo
libro.
En otros casos, para los directivos corruptos es mucho
más sencillo, hacer caer en error al Juez de Paz
competente, pues desconocen con frecuencia de la
legislación notarial como registral.
Antes los registradores Públicos, inclusive eran
más estrictos con la verificación de los Libros de
Actas y padrón utilizados para inscribir determinados
actos referidos a Asociaciones.
2.2. Precedente de observancia
obligatoria.-
Sin embargo en materia registral, se ha avanzado un
tramo largo sobre el tema materia de investigación.
Así tenemos dentro de la Jurisprudencia Vinculante del
Tribunal Registral, el Décimo Precedente del X Pleno
Registral, el cual establece lo siguiente:
"La persona jurídica debe acreditar
ante el notario y no ante el registro la conclusión o
pérdida del libro anterior para que proceda la
legalización de un segundo y subsiguientes
libros.
A efectos de verificar la concordancia entre el
libro de la persona jurídica obrante en el título
cuya inscripción se solicita y el antecedente registral,
se debe tomar en cuenta el libro correspondiente contenido en el
antecedente registral
inmediato."[12]
Para el especialista en materia registral y
además Vocal del Tribunal Registral, Luis Aliaga
Huaripata, "(…) la verificación del
cumplimiento de los requisitos para la apertura de un nuevo libro
corresponderá exclusivamente al notario y al Juez de Paz
Letrado, en cuanto éste último, si bien el
precedente no lo menciona, conforme al artículo 1 de la
Ley Nº 26501[13]se entendería
comprendido"[14]
Sin embargo los problemas en la calificación
registral, con relación a la legalización de
Apertura de los Libros de Asociaciones, seguirán
sucediendo, por cuanto existe un desfase técnico entre los
Notarios Públicos (y Jueces de Paz Letrado) por un lado y
los Registradores Públicos del Registro de Personas
Jurídicas, puesto que estos últimos debido a sus
propias funciones tienen un alto grado de especialización
en temas asociativos, mientras que los Notarios Públicos y
los Jueces de Paz Letrado, debido al amplio espectro de sus
funciones, muchas veces cometen errores -creemos involuntarios al
momento de legalizar la apertura de los Libros de
Asociaciones.
Por ello el presente trabajo de investigación
apunta a reafirmar que todo trámite referido a la
Legalización de apertura de los Libros de
Asociación y adicionalmente las copias certificadas de las
actas de asamblea que se desean inscribir deben ser realizadas
ante la SUNARP (Registros Públicos) y no ante los Notarios
o Jueces de Paz Letrados.
Los usuarios de las notarías públicas,
reportan una demora innecesaria en los trámites
notariales, debido a que la Legalización de Apertura de
los Libros de Asociaciones, implica la espera de por lo menos dos
o tres días en sede notarial, pues es bien conocido que
los trámites notariales no están sujetos a plazo
perentorio alguno.
Así mismo es bien conocido que los costos
notariales por Legalización de Apertura de Libros de
Asociaciones, es muy elevado, puesto que las tasas notariales,
son manejadas de acuerdo a las leyes de la oferta y la
demanda.
Por último, el Notario no verifica con criterios
técnicos si las personas que solicitan la
legalización de apertura de los Libros de asociaciones,
efectivamente tiene facultades para realizar dichos
trámites.
Si la legalización de Apertura de Libros de
Asociaciones, estuviera a cargo de la SUNARP (Registros
Públicos), ello implicaría:
Mayor Celeridad en los trámites registrales, pues
los mismos, están sujetos a plazos perentorios de
calificación.
Abaratamiento de los costos de transacción, pues
los montos como trámite registral, serían mucho
menores a los costos notariales por Legalización de
Apertura de Libros. Téngase presente que los costos
registrales responden a límites en los derechos de
tramitación (Artículo 45º de la ley 27444): "
El monto del derecho de tramitación es determinado en
función al importe del costo que su ejecución
genera para la entidad por el servicio prestado durante toda su
tramitación y, en su caso, por el costo real de
producción de documentos que expida la
entidad."
Verificación -como parte de la
calificación registral- de que la persona que solicita la
legalización de apertura de los Libros de Asociaciones,
efectivamente posean facultades para poder solicitar la
atención de dichas solicitudes.
Es necesario realizar algunas modificaciones
legislativas, en el Código Civil, así como en las
normas registrales y el TUPA de SUNARP, que permitan la
presentación de las legalizaciones de Aperturas de Libros
de Asociaciones ante los Registros Públicos.
2.3. Propuesta de modificación del
Código Civil .-
Artículo 83º: "Toda
asociación debe tener un libro de registro actualizado en
que consten el nombre, actividad, domicilio y fecha de
admisión de cada uno de sus miembros, con
indicación de los que ejerzan cargos de
administración o representación.
La asociación debe contar, asimismo, con
libros de actas de las sesiones de asamblea general y de consejo
directivo en los que constaran los acuerdos
adoptados.
Los libros a que se refiere el presente articulo
serán legalizados ante la autoridad registral, bajo
responsabilidad del presidente del consejo directivo de la
asociación y de conformidad con los requisitos que fije el
estatuto."
Articulo 2028º.- "La
constitución de la persona jurídica se inscribe en
el registro correspondiente a su domicilio.
No se requiere el otorgamiento de escritura
pública para la inscripción de la
constitución, del nombramiento de representantes,
mandatarios y otorgamiento de poderes. Para su inscripción
basta la presentación de copia fedateada de la parte
pertinente del acta en que consta el respectivo
acuerdo.
En la constitución de personas
jurídicas, modificación de estatutos o reglamento
que importe un cambio de nombre, el derecho a la reserva de
preferencia registral de nombre es aplicable por un plazo de 30
días hábiles, vencido el cual caduca de pleno
derecho "
No se podrá adoptar un nombre igual al de una
persona jurídica en formación que goce del derecho
de reserva o este inscrita en el Registro
correspondiente.
Conclusiones y
recomendaciones
1. La conclusión que hasta aquí
se puede dilucidar es que los Notarios no asumen ninguna
responsabilidad civil, ni administrativa, menos penal, por
una legalización de apertura de Libros. Por ello, se
puede afirmar que la legalización notarial de apertura
de Libros, no tiene una función de seguridad
documentaria, pues en caso de advertir ilícitos en la
apertura de Libros, la responsabilidad recae directamente en
las personas que realizaron actas y acuerdos en dichos
Libros.2. La legalización de apertura de Libros
referidos a Asociaciones, la debe asumir el Estado (a
través de la SUNARP), a fin de poder realizar un mejor
control de los actos jurídicos materia de
inscripción Registral, tal como sucede en
España.3. Si es que no se deciden por una
modificación legislativa, los problemas en la
calificación registral, con relación a la
legalización de Apertura de los Libros de
Asociaciones, seguirán sucediendo, por cuanto existe
un desfase técnico entre los Notarios Públicos
(y Jueces de Paz Letrado) por un lado y los Registradores
Públicos del Registro de Personas Jurídicas,
puesto que estos últimos debido a sus propias
funciones tienen un alto grado de especialización en
temas asociativos, mientras que los Notarios Públicos
y los Jueces de Paz Letrado, debido al amplio espectro de sus
funciones, muchas veces cometen errores -creemos
involuntarios al momento de legalizar la apertura de los
Libros de Asociaciones.4. Los usuarios de las notarías
públicas, reportan una demora innecesaria en los
trámites notariales, debido a que la
Legalización de Apertura de los Libros de
Asociaciones, implica la espera de por lo menos dos o tres
días en sede notarial, pues es bien conocido que los
trámites notariales no están sujetos a plazo
perentorio alguno.5. Así mismo es bien conocido que los
costos notariales por Legalización de Apertura de
Libros de Asociaciones, es muy elevado, puesto que las tasas
notariales, son manejadas de acuerdo a las leyes de la oferta
y la demanda.6. Por último, el Notario no verifica
con criterios técnicos si las personas que solicitan
la legalización de apertura de los Libros de
asociaciones, efectivamente tiene facultades para realizar
dichos trámites.7. Si la legalización de Apertura de
Libros de Asociaciones, estuviera a cargo de la SUNARP
(Registros Públicos), ello implicaría: Mayor
Celeridad en los trámites registrales, pues los
mismos, están sujetos a plazos perentorios de
calificación.8. Abaratamiento de los costos de
transacción, pues los montos como trámite
registral, serían mucho menores a los costos
notariales por Legalización de Apertura de Libros.
Téngase presente que los costos registrales responden
a límites en los derechos de tramitación
(Artículo 45º de la ley 27444): " El monto del
derecho de tramitación es determinado en
función al importe del costo que su ejecución
genera para la entidad por el servicio prestado durante toda
su tramitación y, en su caso, por el costo real de
producción de documentos que expida la
entidad."9. Implicaría además una
verificación -como parte de la calificación
registral- de que la persona que solicita la
legalización de apertura de los Libros de
Asociaciones, efectivamente posee facultades para poder
solicitar la atención de dichas
solicitudes.10. Es necesario realizar algunas
modificaciones legislativas, en el Código Civil (art.
83º, 2028º), así como en las normas
registrales y el TUPA de SUNARP, que permitan la
presentación de las legalizaciones de Aperturas de
Libros de Asociaciones ante los Registros
Públicos.
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Principios Generales y su regulación en la
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Libros publicados y editados por Superintendencia Nacional de
los Registros Públicos. Lima. Diciembre 1999 –
Noviembre 2000.42. TOCHE, Eduardo. "ONG. Enemigos imaginados".
Lima, Deseo, 2003.43. TUPA de la Superintendencia Nacional de los
Registros Públicos. Libro publicado y editado por la
Superintendencia Nacional de los Registros
Públicos.44. ORLC JURISPRUDENCIA REGISTRAL. Tomos I al
XIV. Tomos publicados y editados por la Oficina Registral de
Lima y Callao.45. Ley que declara de prioritario
interés nacional la labor que realizan los clubes de
madres, comités de vaso de leche, comedores populares
autogestioriarios, cocinas familiares, centros familiares,
centros materno infantiles y demás organizaciones
sociales de base, en lo referido al servicio de apoyo
alimentario que brindan a las familias de menores recursos,
Ley No. 25307, su reglamento y normas afines al
tema.
Autor:
Fernando I Rafael Chavez
Guibovich
Abogado
Pontificia Universidad Católica del
Perú
Registrador Público
[1] POMA MORALES, Walter,
“Código Civil Comentado por los 100 mejores
especialistas. Tomo I . Gaceta Jurídica S.A., Lima,
Marzo 2003. P. 412
[2] ESQUIVEL OVIEDO Juan Carlos;
“Guía Operativa de Jurisprudencia
Registral”. Guía sistematizada de Resoluciones del
Tribunal Registral. Diálogo con la JurisprudenciaGaceta
Jurídica 1ª edición. Lima, Octubre 2007,
P.95
[3] GUTIERREZ CAMACHO, Walter.
“Diálogo con la Jurisprudencia” Nº 30.
Gaceta Jurídica, Lima, Marzo 2001, Página
49-50.
[4] Artículo 22.- 1. Se reconoce el
derecho de asociación. 2. Las asociaciones que persigan
fines o utilicen medios tipificados como delito son ilegales.3.
Las asociaciones constituidas al amparo de este artículo
deberán inscribirse en un registro a los solos efectos
de publicidad. 4. Las asociaciones solo podrán ser
disueltas o suspendidas en sus actividades en virtud de
resolución judicial motivada. 5. Se prohiben las
asociaciones secretas y las de carácter paramilitar.
[5] Artículo 20.- 1. Toda persona
tiene derecho a la libertad de reunión y de
asociación pacíficas. 2. Nadie podrá ser
obligado a pertenecer a una asociación. Artículo
21. 1. Toda persona tiene derecho a participar en el gobierno
de su país, directamente o por medio de representantes
libremente escogidos. 2. Toda persona tiene el derecho de
acceso, en condiciones de igualdad, a las funciones
públicas de su país. 3. La voluntad del pueblo es
la base de la autoridad del poder público; esta voluntad
se expresará mediante elecciones auténticas, que
habrán de celebrarse periódicamente, por sufragio
universal e igual y por voto secreto u otro procedimiento
equivalente que garantice la libertad de voto.
[6] Artículo 11º. 1. Toda persona
tiene derecho a la libertad de reunión pacifica y a la
libertad de asociación, incluido el derecho de fundar,
con otras, sindicatos y de afiliarse a los mismos para la
defensa de sus intereses. 2. El ejercicio de estos derechos no
podrá ser objeto de otras restricciones que
aquéllas que, previstas por la ley, constituyan medidas
necesarias, en una sociedad democrática, para la
seguridad nacional, la seguridad pública, la defensa del
orden y la prevención del delito, la protección
de la salud o de la moral, o la protección de los
derechos y libertades ajenos. El presente artículo no
prohíbe que se impongan restricciones legítimas
al ejercicio de estos derechos para los miembros de las Fuerzas
Armadas, de la Policía o de la Administración del
Estado.
[7] Artículo 35º Son personas
jurídicas: 1. Las corporaciones, asociaciones y
fundaciones, de interés público reconocidas por
la ley. Su personalidad empieza desde el instante mismo en que,
con arreglo a derecho, hubiesen quedado válidamente
constituidas. 2. Las asociaciones de interés particular,
sean civiles, mercantiles o industriales, a las que la ley
conceda personalidad propia, e independiente de la de cada uno
de los asociados. Artículo 36. Las asociaciones a que se
refiere el número 2 del artículo anterior se
regirán por las disposiciones relativas al contrato de
sociedad según la naturaleza de éste.
Artículo 37. La capacidad civil de las corporaciones se
regularán por las leyes que las hayan creado o
reconocido; la de las asociaciones por sus estatutos; y las de
las funciones por las reglas de su institución,
debidamente aprobadas por disposición administrativa,
cuando este requisito fuere necesario. Artículo 38. Las
personas jurídicas pueden adquirir y poseer bienes de
todas clases, así como contraer obligaciones y ejercitar
acciones civiles o criminales, conforme a las leyes y reglas de
su constitución. La Iglesia se regirá en este
punto por lo concordado entre ambas. Artículo 39. Si por
haber expirado el plazo durante el cual funcionaba legalmente,
o por haber realizado el fin para el cual se constituyeron, o
por ser ya imposible aplicar a ésta la actividad y los
medios de que disponían, dejasen de funcionar las
corporaciones, asociaciones y fundaciones, se dará a sus
bienes la aplicación que las leyes, o los estatutos, o
las cláusulas fundaciones, les hubiesen en esta
previsión asignado. Si nada se hubiese establecido
previamente, se aplicarán esos bienes a la
realización de fines análogos, en interés
de la región, provincia o municipio que principalmente
debieran recoger los beneficios de las instituciones
extinguidas. TÍTULO III: "Del domicilio" Artículo
41. Cuando ni la ley que las haya creado o reconocido, ni los
estatutos o las reglas de la fundación fijasen el
domicilio de las personas jurídicas, se entenderá
que lo tienen en el lugar en que se halle establecida su
representación legal, o donde ejerzan las principales
funciones de su instituto.
[8] “1. Las asociaciones han de
disponer de una relación actualizada de sus asociados,
llevar una contabilidad que permita obtener la imagen fiel del
patrimonio, del resultado y de la situación financiera
de la entidad, así como las actividades realizadas,
efectuar un inventario de sus bienes y recoger en un libro las
actas de las reuniones de sus órganos de gobierno y
representación. Deberán llevar su contabilidad
conforme alas normas específicas que les resulten de
aplicación. 2. Los asociados podrán acceder a
toda la documentación que se relaciona en el apartado
anterior, a través de los órganos de
representación, en los términos previstos en la
Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de
protección de datos de carácter personal. 3. Las
cuentas de la asociación se aprobarán anualmente
por la Asamblea General.
[9] Para mayor información visitar el
siguiente link: http://www.mir.es/SGACAVT/asociaciones/,
Página web oficial del Ministerio del Interior de
España.
[10] ARTÍCULO 31º del TUO del
Reglamento General de los Registros Públicos, aprobado
mediante RESOLUCION DEL SUPERINTENDENTE NACIONAL DE LOS
REGISTROS PUBLICOS Nº 079-2005-SUNARP/SN
[11] ARTÍCULO 32º del TUO del
Reglamento General de los Registros Públicos, aprobado
mediante RESOLUCION DEL SUPERINTENDENTE NACIONAL DE LOS
REGISTROS PUBLICOS Nº 079-2005-SUNARP/SN
[12] 10º Precedente de observancia
obligatoria aprobado en el X Pleno Registral, publicado en el
Diario Oficial El Peruano del 09/06/2005 y sustentado en las
Resoluciones Nº 55-2001-ORLC/TR del 06/02/2001,
416-2000-ORLC/TR del 28/11/2000, 26-2002-ORLC/TR del 18/01/2002
y 256-2002/ORLC/TR del 16/05/2002.
[13] Artículo 1º.- La
legalización de apertura de libros contables y otros que
la ley señale, es competencia tanto de los jueces de paz
letrados como de los notarios, a elección del
usuario.
[14] ALIAGA HUARIPATA, Luis. “Acuerdos
de la Asamblea General Eleccionaria” En:
“Diálogo con la Jurisprudencia” Nº 107.
Gaceta Jurídica, Lima, Agosto 2007, Página
298.
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