Ley 594 de 2000 (Colombia)

POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS
Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES

EL CONGRESO DE COLOMBIA DECRETA

TITULO I

Objeto,
ámbito de aplicación, definiciones fundamentales y
principios generales

Artículo -1. Objeto. La presente Ley tiene por
objeto establecer las reglas y principios generales que regulan
la función archivística del Estado.

Artículo 2. Ámbito de aplicación.
La presente Ley comprende a la Administración
Pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas
que cumplen funciones públicas y los demás
organismos regulados por la presente Ley.

Artículo 3. Definiciones. Para los efectos de
esta Ley se definen los siguientes conceptos,
así:

• Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su
  fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso
  natural por una persona o entidad pública o privada,
  en el transcurso de su gestión, conservados respetando
  aquel orden para servir como testimonio e información
  a la persona o institución que los produce y a los
  ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se
  puede entender como la institución que está al
  servicio de la gestión administrativa, la
  información, la investigación y la
  cultura.

• Archivo publico: conjunto de documentos
  pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se
  derivan de la prestación de un servicio público
  por entidades privadas.

• Archivo privado de interés publico: aquel que
  por su valor para la historia, la investigación, la
  ciencia o la cultura es de interés público y
  declarado como tal por el legislador.

• Archivo total: concepto que hace referencia al
  proceso integral de los documentos en su ciclo
  vital.

• Documento de archivo: registro de información
  producida o recibida por una entidad pública o privada
  en razón de sus actividades o funciones.

• Función archivística: actividades
  relacionadas con la totalidad del quehacer
  archivístico, que comprende desde la
  elaboración del documento hasta su eliminación
  o conservación permanente.

• Gestión documental: conjunto de actividades
  administrativas y técnicas tendientes a la
  planificación, manejo y organización de la
  documentación producida y recibida por las entidades,
  desde su origen hasta su destino final con el objeto de
  facilitar su utilización y
  conservación.

• Patrimonio documental: conjunto de documentos
  conservados por su valor histórico o
  cultural.

• Soporte documental: medios en los cuales se contiene
  la información, según los materiales empleados.
  Además de los archivos en papel existen los archivos
  audiovisuales, fotográficos, fílmicos,
  informáticos, orales y sonoros.

• Tabla de retención documental: listado de
  series con sus correspondientes tipos documentales, a las
  cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del
  ciclo vital de los documentos.

• Documento original: es la fuente primaria de
  información con todos los rasgos y
  características que permiten garantizar su
  autenticidad e integridad.

Artículo 4. Principios Generales. Los Principios
Generales que rigen la función archivística son los
siguientes:

• Fines de los archivos. El objetivo esencial de los
  archivos es el de disponer de la documentación
  organizada, en tal forma que la información
  institucional sea recuperable para su uso de la
  Administración en el servicio al ciudadano y como
  fuente de la Historia. Por lo mismo, los archivos
  harán suyos los fines esenciales del Estado, en
  particular los de servir a la comunidad y garantizar la
  efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados
  en la Constitución y los de facilitar la
  participación de la comunidad y el control del
  ciudadano en las decisiones que los afecten, en los
  términos previstos por la Ley.

• Importancia de los archivos. Los archivos son
  importantes para la Administración y la Cultura,
  porque los documentos que los conforman son imprescindibles
  para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su
  vigencia, estos documentos son potencialmente parte del
  patrimonio cultural y de la identidad nacional.

• Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos
  institucionalizan las decisiones administrativas y los
  archivos constituyen una herramienta indispensable para la
  gestión administrativa, económica,
  política y cultural del Estado y la
  administración de justicia; son testimonio de los
  hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos
  y las instituciones. Como centros de información
  institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y
  secuencia de las entidades y agencias del Estado en el
  servicio al ciudadano.

• Responsabilidad. Los servidores públicos son
  responsables de la organización, conservación,
  uso y manejo de los documentos. Los particulares son
  responsables ante la autoridades por el uso de los
  mismos.

• Dirección y coordinación de la
  función archivística. El Archivo General de la
  Nación es la entidad del Estado encargada de orientar
  y coordinar la función archivística para
  coadyuvar a la eficacia de la gestión del Estado y
  salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de
  la riqueza cultural de la Nación, cuya
  protección es obligación del Estado,
  según lo dispone el Título I de los Principios
  Fundamentales de la Constitución
  Política.

• Administración y acceso. Es una
  obligación del Estado la administración de los
  archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el
  acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la
  Ley.

• Racionalidad. Los archivos actúan como
  elementos fundamentales de la racionalidad de la
  administración pública y como agentes
  dinamizadores de la acción estatal. Así mismo,
  constituyen el referente natural de los procesos informativos
  de aquélla.

• Modernización. El Estado propugnará
  por el fortalecimiento de la infraestructura y la
  organización de sus sistemas de información,
  estableciendo programas eficientes y actualizados de
  administración de documentos y archivos.

• Función de los archivos. Los archivos en un
  Estado de Derecho cumplen una función probatoria,
  garantizadora y perpetuadora.

• Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo
  y aprovechamiento de los recursos informativos de archivo
  responden a la naturaleza de la administración
  pública y a los fines del Estado y de la sociedad,
  siendo contraria cualquier otra práctica
  sustitutiva.

• Interpretación. Las disposiciones de la
  presente Ley y sus decretos reglamentarios se
  interpretarán de conformidad con la
  Constitución Política y los tratados o
  convenios internacionales que sobre la materia celebre el
  Estado Colombiano.

TITULO II

Sistema nacional
de archivos órganos asesores, coordinadores y
ejecutores

Artículo 5. El Sistema Nacional de Archivos: Es
un conjunto de instituciones archivística articuladas
entre sí, que posibilitan la homogenización y
normalización de los procesos archivísticos,
promueven el desarrollo de estos centros de información,
la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los
ciudadanos a la información y a los documentos. integran
el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la
Nación, los archivos de las entidades del estado en sus
diferentes niveles de la organización administrativa,
territorial y por servicios. Los archivos privados podrán
hacer parte del Sistema Nacional de Archivos. Las entidades del
Sistema actuarán de conformidad con la políticas y
planes generales que para el efecto adopte el Ministerio de
Cultura. El Sistema Nacional de Archivos se desarrollará
bajo los principios de unidad normativa, descentralización
administrativa y operativa, coordinación, concurrencia y
subsidiariedad. El Sistema Nacional de Archivos buscará
esencialmente la modernización y homogenización
metodológica de la función archivística y
propiciará la cooperación e integración de
los archivos. Así mismo, promoverá la
sensibilización de la Administración Pública
y de los ciudadanos en general acerca de la importancia de los
archivos activos, como centros de información esenciales
para la misma, y de los históricos, como partes
fundamentales de la memoria colectiva. Los proyectos y programas
archivísticos de las instituciones que conformen el
Sistema Nacional de Archivos se acordarán,
ejecutarán y regularán siguiendo los principios de
participación, cooperación,
descentralización y autonomía. El Archivo General
de la Nación orientará y coordinará el
Sistema Nacional de Archivos.

Artículo 6. De los planes y programas. Las
entidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos, de
acuerdo con sus funciones, llevarán a cabo los procesos de
planeación y programación y desarrollarán
acciones de asistencia técnica, ejecución, control,
seguimiento y coordinación, así: La
planeación y programación la formularán las
instituciones archivística de acuerdo con el Plan Nacional
de Desarrollo y los planes sectoriales del respectivo ministerio
y de las entidades territoriales, La asistencia técnica
estará a cargo del Archivo General de la Nación,
los Consejos territoriales de archivos, los Comités
Técnicos, las entidades de formación del recurso
humano, las asociaciones y las entidades públicas y
privadas que presten este servicio, La ejecución,
seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo
será responsabilidad de los archivos del orden nacional,
territorial y de las entidades descentralizadas directas e
indirectas del Estado y La coordinación corresponde al
Archivo General de la Nación, de conformidad con lo
dispuesto en la presente Ley y sus normas
reglamentarias.

TITULO III

Categorización de los archivos
públicos

Artículo 7. Archivos desde el punto de vista de
su jurisdicción y competencia. Los archivos, desde el
punto de vista de su jurisdicción y competencia se
clasifican en:

• Archivo General de la Nación.

• Archivo General del Departamento.

• Archivo General del Municipio.

• Archivo General del Distrito.

PARÁGRAFO: El Archivo General de la
Nación tendrá las funciones señaladas en la
Ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990 y las incorporadas en
la presente Ley.

Artículo 8. Archivos Territoriales. Los archivos,
desde el punto de vista territorial, se clasifican en:

• Archivos de Entidades del Orden Nacional

• Archivos de Entidades del Orden
  Departamental

• Archivos de Entidades del Orden Distrital

• Archivos de Entidades del Orden
  Metropolitano

• Archivos de Entidades del Orden Municipal

• Archivos de Entidades de Orden Local

• Archivos de las nuevas entidades territoriales que
  se creen por Ley.

• Archivos de los territorios indígenas, que se
  crearán cuando la Ley los desarrolle.

Artículo 9. Los Archivos según la
organización del Estado.

• Archivos de la Rama Ejecutiva.

• Archivos de la Rama Legislativa.

• Archivos de la Rama Judicial.

• Archivos de los Organismos de Control.

• Archivos de los Organismos
  Autónomos.

Artículo 10. Obligatoriedad de la creación
de archivos. La creación de los archivos contemplados en
los artículos 8 y 9 de la presente ley, así como
los archivos de los organismos de control y de los organismos
autónomos será de carácter
obligatorio.

TITULO IV

Administración de
archivos

Artículo 11. Obligatoriedad de la
conformación de los archivos públicos. El Estado
está obligado a la creación, organización,
preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta
los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de
los documentos y la normatividad archivística.

Artículo 12. Responsabilidad. La
Administración Pública será responsable de
la gestión de documentos y de la administración de
sus archivos.

Artículo 13. Instalaciones para los Archivos: La
administración pública deberá garantizar los
espacios y las instalaciones necesarias para el correcto
funcionamiento de sus archivos. En los casos de
construcción de edificios públicos,
adecuación de espacios, adquisición o arriendo,
deberán tenerse en cuenta las especificaciones
técnicas existentes sobre áreas de
archivos.

Artículo 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento
de los archivos públicos. La documentación de la
administración pública es producto y propiedad del
Estado y éste ejercerá el pleno control de sus
recursos informativos. Los archivos públicos, por ser un
bien de uso público, no son susceptibles de
enajenación.

PARÁGRAFO 1: La administración
pública podrá contratar con personas naturales o
jurídicas los servicios de custodia, organización,
reprografía y conservación de documentos de
archivo.

PARÁGRAFO 2: Se podrá contratar la
administración de archivos históricos con
instituciones de reconocida solvencia académica e
idoneidad.

PARÁGRAFO 3: El Archivo General de la
Nación establecerá los requisitos y condiciones que
deberán cumplir las personas naturales o jurídicas
que presten servicios de depósito, custodia,
organización, reprografía y conservación de
documentos de archivo o administración de archivos
históricos.

Artículo 15. Responsabilidad especial y
obligaciones de los servidores públicos. Los servidores
públicos, al desvincularse de las funciones titulares,
entregarán los documentos y archivos a su cargo
debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos
que establezca el Archivo General de la Nación, sin que
ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya
lugar en caso de irregularidades.

Artículo 16. Obligaciones de los funcionarios a
cuyo cargo estén los archivos de las Entidades
Públicas. Los Secretarios Generales o los funcionarios
administrativos de igual o superior jerarquía,
pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo cargo
estén los archivos públicos, tendrán la
obligación de velar por la integridad, autenticidad,
veracidad y fidelidad de la información de los documentos
de archivo y serán responsables de su organización
y conservación, así como de la prestación de
los servicios archivísticos.

Artículo 17. Responsabilidad General de los
funcionarios de archivo. Los funcionarios de archivo
trabajarán sujetos a los más rigurosos principios
de ética profesional, a lo dispuesto en la
Constitución Política de Colombia, especialmente en
lo previsto en su artículo 15, a las leyes y disposiciones
que regulen su labor. Actuarán siempre guiados por los
valores de una sociedad democrática que les confía
la misión de organizar, conservar y poner al servicio de
la comunidad la documentación de la administración
del Estado y aquélla que forme parte del patrimonio
documental de la Nación.

Artículo 18. Capacitación para los
funcionarios de Archivo. Las entidades tiene la obligación
de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo en
programas y áreas relacionadas con su labor.

PARÁGRAFO. El Archivo General de la
Nación propiciará y apoyará programas de
formación profesional y de especialización en
archivística, así como programas de
capacitación formal y no formal, desarrollados por
instituciones educativas.

Artículo 19. Soporte Documental. Las entidades
del Estado podrán incorporar tecnologías de
avanzada en la administración y conservación de sus
archivos, empleando cualquier medio técnico,
electrónico, informático, óptico o
telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes
requisitos: Organización archivística de los
documentos y Realización de estudios técnicos para
la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos corno la
conservación física, las condiciones ambientales y
operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción
de la información contenida en estos soportes, así
como el funcionamiento razonable del sistema.

ARTICULO 20. Supresión, fusión o
privatización de entidades públicas. Las
entidades públicas que se suprimen o fusionen
deberán entregar sus archivos a las entidades que asuman
sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado
adscritas o vinculadas.

PARÁGRAFO 1. Los documentos reproducidos
por los citados medios, gozarán de la validez y eficacia
del documento original, siempre que se cumplan los requisitos
exigidos por la leyes procesales y se garantice la autenticidad,
integridad e inalterabilidad de la información.

PARÁGRAFO 2. Los documentos originales que
posean valores históricos no podrán ser destruidos,
aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante
cualquier medio.

Artículo 20. Supresión, fusión o
privatización de entidades públicas. Las entidades
públicas que se supriman o fusionen deberán
entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o
al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o
vinculadas.

PARÁGRAFO: Las entidades públicas
que se privaticen deberán transferir su
documentación histórica al ministerio o entidad
territorial a la cual hayan estado adscritas o
vinculadas.

TITULO V

Gestión de
documentos

Artículo 21. Programas de Gestión
Documental. Las entidades públicas deberán elaborar
programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el
uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya
aplicación deberán observarse los principios y
procesos archivísticos.

PARÁGRAFO: Los documentos emitidos por los
citados medios gozarán de la validez y eficacia de un
documento original, siempre que quede garantizada su
autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos
exigidos por las leyes procesales.

Artículo 22. Procesos Archivísticos. La
gestión de documentos dentro del concepto de Archivo
Total, comprende procesos tales como la producción o
recepción, la distribución, la consulta, la
organización, la recuperación y la
disposición final de los documentos.

Artículo 23. Formación de archivos:
Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos los archivos
se clasifican en:

• ARCHIVO DE GESTIÓN: Comprende toda la
  documentación que es sometida a continua
  utilización y consulta administrativa por las oficinas
  productoras u otras que la soliciten. Su circulación o
  trámite se realiza para dar respuesta o
  solución a los asuntos iniciados.

• ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan documentos
  transferidos por los distintos archivos de gestión de
  la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero
  que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las
  propias oficinas y particulares en general.

• ARCHIVO HISTÓRICO: Es aquel al que se
  transfieren desde el archivo central los documentos de
  archivo de conservación permanente.

Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de
retención. Será obligatorio para las entidades del
Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de
retención documental.

Artículo 25. De los documentos contables,
notariales y otros. El Ministerio de la Cultura, a través
del Archivo General de la Nación y el del sector
correspondiente, de conformidad con las normas aplicables,
reglamentarán lo relacionado con los tiempos de
retención documental, organización y
conservación de las historias clínicas, historias
laborales, documentos contables y documentos notariales.
Así mismo, se reglamentará lo atinente a los
documentos producidos por las entidades privadas que presten
servicios públicos.

Artículo 26. Inventario Documental. Es
obligación de las entidades de la Administración
Pública elaborar inventarios de los documentos que
produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure
el control de los documentos en sus diferentes fases.

TITULO VI

Acceso y consulta
de los documentos

Artículo 27. Acceso y consulta de los documentos.
Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de
archivos públicos y a que se les expida copia de los
mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter
reservado conforme a la Constitución o a la Ley. Las
autoridades responsables de los archivos públicos y
privados garantizarán el derecho a la intimidad personal y
familiar, honra y buen nombre de las personas y demás
derechos consagrados en la Constitución y las
leyes.

Artículo 28. Modificación de la Ley 57 de
1985. Modificase el inciso segundo del artículo 13 de la
Ley 57 de 1985, el cual quedará así: "La reserva
legal sobre cualquier documento cesará a los treinta
años de su expedición. Cumplidos éstos, el
documento por este sólo hecho no adquiere el
carácter histórico y podrá ser consultado
por cualquier ciudadano, y la autoridad que esté en su
posesión adquiere la obligación de expedir a quien
lo demande copias o fotocopias del mismo".

Artículo 29. Restricciones por razones de
conservación. Cuando los documentos históricos
presenten deterioro físico manifiesto tal que su estado de
conservación impida su acceso directo, las instituciones
suministrarán la información contenida en estos
mediante un sistema de reproducción que no afecte la
conservación del documento, certificando su autenticidad
cuando fuere del caso.

TITULO VII

Salida de
documentos

Artículo 30. Documentos Administrativos.
Sólo por motivos legales las entidades del Estado
podrán autorizar la salida temporal de los documentos de
archivo.

Artículo 31. Documentos Históricos. En los
archivos públicos de carácter histórico se
podrá autorizar de manera excepcional la salida temporal
de los documentos que conservan y en tal evento el jefe del
archivo deberá tomar todas las medidas que garanticen la
integridad, la seguridad, la conservación o el reintegro
de los mismos. Procederá dicha autorización en los
siguientes términos: Motivos legales, Procesos
técnicos y Exposiciones Culturales

PARÁGRAFO: Sólo el Archivo General
de la Nación autorizará, por motivos legales,
procesos técnicos especiales o para exposiciones
culturales, la salida temporal de documentos de una archivo fuera
del territorio nacional.

TITULO VIII.

Control y
vigilancia

Artículo 32. Visitas de Inspección. El
Archivo General de la Nación podrá, de oficio o a
solicitud de parte, adelantar en cualquier momento visitas de
inspección a los archivos de las entidades del Estado con
el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la
presente Ley y sus normas reglamentarias. Advertida alguna
situación irregular, requerirá a la respectiva
entidad para que adelante los correctivos a que haya lugar o
dará traslado, según el caso, a los órganos
competentes con el fin de establecer las responsabilidades
administrativas y ordenar las medidas pertinentes.

Artículo 33. Órgano Competente. El Estado,
a través del Archivo General de la Nación,
ejercerá control y vigilancia sobre los documentos
declarados de interés cultural cuyos propietarios,
tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas
de carácter privado.

Artículo 34. Normalización. En desarrollo
de lo dispuesto en el artículo 8 de la Constitución
Política, El Archivo General de la Nación
fijará los criterios y normas técnicas y
jurídicas para hacer efectiva la creación,
organización, transferencia, conservación y
servicios de los archivos públicos, teniendo en cuenta lo
establecido en esta Ley y sus disposiciones.

Artículo 35. Prevención y sanción.
El Gobierno Nacional, a través del Archivo General de la
Nación, y las entidades territoriales, a través de
sus respectivos Consejos de Archivos, tendrán a
prevención facultades dirigidas a prevenir y sancionar el
incumplimiento de lo señalado en la presente ley y sus
normas reglamentarias, así: Emitir las órdenes
necesarias para que se suspendan de inmediato las
prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los
archivos públicos y se adopten las correspondientes
medidas preventivas y correctivas, Cuando no se encuentre
prevista norma especial, el incumplimiento de las órdenes
impartidas conforme al presente literal será sancionado
por la autoridad que las profiera, con multas semanales sucesivas
a favor del tesoro nacional, departamental, distrital o
municipal, según el caso, de hasta veinte (20) salarios
mínimos legales mensuales, impuestas por el tiempo que
persista el incumplimiento, Las faltas contra el patrimonio
documental serán tenidas como faltas gravísimas
cuando fueren realizadas por servidores públicos, de
conformidad con el artículo 25 de la Ley 200 de 1995, Si
la falta constituye hecho punible por la destrucción o
daño del patrimonio documental o por su explotación
ilegal, de conformidad con lo establecido en los artículos
218 a 226, 349, 370, 371, y 372 del Código Penal, es
obligación instaurar la respectiva denuncia y, si hubiere
flagrancia, poner inmediatamente el retenido a órdenes de
la autoridad de policía más cercana, sin prejuicio
de las sanciones patrimoniales previstas y Cuando se exporten o
se sustraigan ilegalmente documentos y archivos históricos
públicos, éstos serán decomisados y puestos
a órdenes del Ministerio de la Cultura. El Estado
realizará todos los esfuerzos tendientes a repatriar los
documentos y archivos que hayan sido extraídos ilegalmente
del territorio colombiano.

TITULO IX.

Archivos
privados

Artículo 36. Archivo Privado. Conjunto de
documentos pertenecientes a personas naturales o jurídicas
de derecho privado y aquellos que se deriven de la
prestación de sus servicios.

Artículo 37. Asistencia a los archivos privados.
El Estado estimulará la organización,
conservación y consulta de los archivos históricos
privados de interés económico, social,
técnico, científico y cultural. En consecuencia, el
Archivo General de la Nación brindará especial
protección y asistencia a los archivos de las
instituciones y centros de investigación y
enseñanza científica y técnica,
empresariales y del mundo del trabajo, de las iglesias, las
asociaciones y los partidos políticos, así como a
los archivos familiares y de personalidades destacadas en el
campo del arte, la ciencia, la literatura y la
política.

Artículo 38. Registro de Archivos. Las personas
naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras
de documentos o archivos de cierta significación
histórica, deberán inscribirlos en el registro que
para tal efecto abrirá el Archivo General de la
Nación. Los propietarios, poseedores o tenedores de los
archivos privados declarados de interés cultural,
continuarán con la propiedad, posesión o tenencia
de los mismos y deberán facilitar las copias que el
Archivo General de la Nación solicite.

Artículo 39. Declaración de interés
cultural de documentos privados. La Junta Directiva del Archivo
General de la Nación, sin perjuicio del derecho de
propiedad y siguiendo el procedimiento que se establezca para el
efecto, podrá declarar de interés cultural los
documentos privados de carácter histórico. Estos
formarán parte del patrimonio documental colombiano y en
consecuencia serán de libre acceso.

Artículo 40. Régimen de estímulos.
El Gobierno Nacional establecerá y reglamentará un
régimen de estímulos no tributarios para los
archivos privados declarados de interés cultural, tales
como: premios anuales, asistencia técnica,
divulgación y pasantías.

Artículo 41. Prohibiciones. Se prohíbe a
los organismos privados y a las personas naturales o
jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de
documentos declarados de interés cultural: Trasladarlos
fuera del territorio nacional, sin la previa autorización
del Archivo General de la Nación. Esta falta dará
lugar a la imposición de una multa de cien salarios
mínimos legales mensuales vigentes, Los documentos y
archivos históricos privados declarados de interés
cultural, objeto de la exportación o sustracción
ilegal, serán decomisados y puestos a orden del Ministerio
de la Cultura. El Estado realizará todos los esfuerzos
tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido
extraídos ilegalmente del territorio colombiano y
Transferir -a título oneroso o gratuito- la propiedad,
posesión o tenencia de documentos históricos, sin
previa información al Archivo General de la Nación.
Esta falta dará lugar a la imposición de una multa
de cincuenta salarios mínimos legales mensuales
vigentes.

PARÁGRAFO: El desconocimiento de estas
prohibiciones dará lugar a la investigación
correspondiente y a la imposición de las sanciones
establecidas en la Ley.

Artículo 42. Obligatoriedad de la cláusula
contractual. Cuando las entidades públicas celebren
contratos con personas naturales o jurídicas, nacionales o
extranjeras, para desarrollar proyectos de investigación
cultural, científica, técnica o industrial,
incluirán en los contratos una cláusula donde se
establezca la obligación de aquéllas entregar
copias de los archivos producidos en desarrollo de dichos
proyectos, siempre y cuando no contraríen las normas sobre
propiedad intelectual y no se vulneren los derechos otorgados a
dichas personas por el artículo 15 de la
Constitución Política.

PARÁGRAFO: Las personas jurídicas
internacionales con sedes o filiales en Colombia, en
relación con sus documentos de archivo, se
regularán por las convenciones internacionales y los
contratos suscritos. En todo caso, el Archivo General de la
Nación podrá recibir los documentos y archivos que
deseen transferir.

Artículo 43. Protocolos Notariales. Los
protocolos notariales pertenecen a la Nación. Los que
tengan más de treinta años deberán ser
transferidos por la correspondiente notaría al Archivo
General Notarial del respectivo círculo. Para tal efecto
el Gobierno Nacional, con asesoría del Archivo General de
la Nación, tomará las medidas
pertinentes.

TITULO X

Donación,
adquisición y expropiación

Artículo 44. Donaciones. El Archivo General de la
Nación y los archivos históricos públicos
podrán recibir donaciones, depósitos y legados de
documentos históricos.

Artículo 45. Adquisición y/o
expropiación. Los archivos privados de carácter
histórico declarados de interés público,
podrán ser adquiridos por la Nación cuando el
propietario los ofreciere en venta. Declarase de interés
público o de interés social, para efectos de la
expropiación por vía administrativa a la que de
refiere la Constitución Política, la
adquisición de archivos privados de carácter
histórico-cultural que se encuentren en peligro de
destrucción, desaparición, deterioro o
pérdida.

TITULO XI

Conservación de
documentos

Artículo 46. Conservación de documentos.
Los archivos de la Administración Pública
deberán implementar un sistema integrado de
conservación en cada una de las fases del ciclo vital de
los documentos.

Artículo 47. Calidad de los soportes. Los
documentos de archivo, sean originales o copias, deberán
elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de
acuerdo con las normas nacionales o internacionales que para el
efecto sean acogidas por el Archivo General de la
Nación.

PARÁGRAFO: Los documentos de archivo de
conservación permanente podrán ser copiados en
nuevos soportes. En tal caso deberá preverse un programa
de transferencia de información para garantizar la
preservación y conservación de la misma.

Artículo 48. Conservación de documentos en
nuevos soportes. El Archivo General de la Nación
dará pautas y normas técnicas generales sobre
conservación de archivos, incluyendo lo relativo a los
documentos en nuevos soportes.

Artículo 49. Reproducción de documentos.
El parágrafo del artículo 2 de la Ley 80 de 1989
quedará así: "En ningún caso los documentos
de carácter histórico podrán ser destruidos,
aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio".

TITULO XII

Estímulos
a la salvaguarda, difusión o incremento del patrimonio
documental de la Nación

Artículo 50. Estímulos. El Gobierno
Nacional establecerá premios y estímulos no
tributarios para las personas o instituciones que con sus
acciones y trabajos técnicos, culturales o
científicos contribuyan a la salvaguarda, difusión
o incremento del patrimonio documental del país,
así como a los autores de estudios históricos
significativos para la historiografía nacional elaborados
con base en fuentes primarias. Tales premios y estímulos
podrán consistir en: becas, concursos, publicaciones,
pasantías, capacitación y distinciones
honoríficas.

TITULO XIII

Disposiciones
finales

Artículo 51. Apoyo de los organismos de control.
La Procuraduría General de la Nación y la
Contraloría General de la República
prestarán todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo
General del Nación, para el cumplimiento de lo preceptuado
en esta Ley.

PARAGRAFO

Decreto 2693 de 2012: Por el
cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de
Gobierno en línea de la República de Colombia, se
reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y
se dictan otras disposiciones.

Decreto 2609 de
2012: Reglamenta el Título V de la Ley 594 de
2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de
2011 y dicta otras disposiciones en materia de Gestión
Documental. 

Decreto 2578 de
2012: Reglamenta el Sistema Nacional de Archivos,
establece la Red Nacional de Archivos y deroga el Decreto 4124 de
2004.

Decreto 564 de
2006: Reglamenta disposiciones relativas a las Licencias
Urbanísticas. (arts.18 a 23 documentos, art.40 archivo
expediente licencia urbanística otorgada).

Decreto 1227 de
2005: Artículo 49 actualización en el
Registro Público de Carrera Administrativa, deberá
estar acompañada de los soportes documentales
necesarios.

Decreto 4124 de 2004: Por el
cual se Reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan
otras disposiciones relativas a los Archivos Privados.
DEROGADO

Decreto 3666 de 2004: Por
medio del cual se consagra El Día Nacional de los Archivos
en Colombia. 

Decreto 221 de 2004: Por
medio del cual se determina el procedimiento aplicable a las
entidades financieras sujetas a toma de posesión y
liquidación forzosa administrativa.

Decreto 1145 de
2004: Disposiciones relacionadas con el desarrollo del
Sistema General de información administrativa del sector
público SUIP. Guarda y Custodia de las hojas de vida.
(Artículo 12)

Decreto 190 de
2003: Reglamenta parcialmente Ley 790 de 2002,
artículo 11, Archivo documentos y actuaciones a que hace
referencia capítulo II "Reconocimiento económico
para la rehabilitación profesional y
técnica". 

Decreto 2170 de
2002: Reglamenta Estatuto de Contratación Ley 80
de 1993, y Decreto Reglamentario 855/94 y dicta otras
disposiciones en aplicación de la Ley 527 de
1999.

Decreto 254 de 2000: Expide
el régimen para la liquidación de las Entidades
Públicas del Orden Nacional (Artículo 39)Decreto
1474 de 1997: Certificaciones laborales de Empleadores.
(art. 9 información laboral empleados).

Decreto 1725 de
1997: División de documentos DIAN.
(Artículo 54)

Decreto 998 de
1997: Reglamenta la transferencia de la
documentación histórica de los archivos del orden
nacional del sector central de la Rama Ejecutiva.

Decreto 1094 de
1996: Facturas Electrónicas.

Decreto 1748 de
1995: Archivos laborales informáticos.
(Artículos 1, 47, 49 y 62)

Decreto 2150 de
1995: Suprime autenticación de documentos
originales y uso de sellos, prohíbe entre otros: exigir
copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en u
poder; prohíbe a las entidades públicas limitar el
uso de tecnologías para el archivo documental por parte de
los particulares. autoriza el uso de sistemas electrónicos
de archivos y transmisión de datos. (Artículos 1,
13, 16, 18, 19, 26 y 29).

Decreto 1382 de 1995: Tablas
de retención documental y transferencias al Archivo
General de la Nación por entidades del orden nacional del
sector central de la Rama Ejecutiva.

Decreto 1584 de
1994: Documentación e información
estrictamente indispensable. parágrafo.
Conservación de documentos. Registro proponentes
Cámara de Comercio.

Decreto 856 de 1994: Libros
y archivo del Registro Único de Proponentes
(Artículo 11)

Decreto 855 de
1994: Contratación Pública
(Artículo 3)

Decreto 2649 de
1993: Estatuto Contable. (Artículos 123 y
134)

Decreto 2620 de
1993: Reglamenta el procedimiento para la
utilización de medios tecnológicos adecuados para
conservar los archivos de los comerciantes. 

Decreto 663 de
1993: Estatuto Orgánico del Sistema Financiero
(Artículo 96)

Decreto 2126 de
1992: Reserva Archivo del Ministerio de Relaciones
Exteriores (Artículo 51)

Decreto 1798 de
1990: Conservación de libros y papeles de los
comerciantes. (Artículos 31 a 33) 

Decreto 624 de 1989: Uso de
medios magnéticos en la información
tributaria.(Artículo 633)

Decreto 2274 de
1988: Inventario patrimonio documental y facultad de
inspección a los archivos. (Artículos 1 a
5)

Artículo 52. Vigencias y Derogatorias. Esta Ley
rige a partir de la fecha de su publicación y deroga en lo
pertinente todas las disposiciones que le sean
contrarias.

EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA

ANDRES PASTRANA ARANGO

EL MINISTRO DE HACIENDA Y CRÉDITO
PÚBLICO

JUAN CAMILO RESTREPO SALAZAR

EL MINISTRO DE CULTURA

JUAN LUIS MEJÍA ARANGO

EL PRESIDENTE DEL HONORABLE SENADO DE LA
REPÚBLICA

MIGUEL PINEDO VIDAL

EL SECRETARIO GENERAL DEL HONONORABLE SENADO DE LA
REPÚBLICA

MANUEL ENRÍQUEZ ROSERO

LA PRESIDENTA DE LA HONORABLE CÁMARA
DEREPRESENTANTES

NANCY PATRICIA GUTIÉRREZ
CASTAÑEDA

EL SECRETARIO GENERAL DE LA HONORABLE CÁMARA DE
REPRESENTANTES