INTRODUCCION
El presente libro tiene como objetivo específico
facilitar el aprendizaje en la asignatura de Contabilidad
General, para ello se ha diseñado en capítulos, los
cuales contienen ejercicios resueltos, ejercicios para
desarrollar en clase, ejercicios para desarrollar en casa y el
proceso de retroalimentación por parte del
estudiante.
El primer capítulo agrupa en los
aspectos generales de la contabilidad, como base
para el desarrollo de la asignatura.
El segundo capítulo contiene las
cuentas con mayor manejo, el concepto, la
dinámica y como se agrupan de acuerdo a la clase a
la cual pertenecen.
El tercer capítulo desarrolla
ejercicios prácticos, el manejo de los asientos
contables, los saldos en cuentas T y el Balance de
Prueba.
El cuarto capítulo presenta las
normas vigentes de IVA y retención en la fuente, e igual
que los capítulos anteriores contiene ejercicios
prácticos sobre el tema, elaboración
de asientos contables, saldos en cuentas T y Balance de
Prueba.
El quinto capítulo presenta las
normas vigentes en la legislación laboral,
contiene ejercicios prácticos sobre el
tema.
El sexto capítulo presenta los
métodos de valorización de inventarios, los
sistemas de inventario y ejercicios
prácticos.
El séptimo capítulo contiene
los ajustes ordinarios y la hoja de trabajo, e incluye ejercicios
prácticos.
CAPITULO Nº 1
ASPECTOS
GENERALES DE LA CONTABILIDAD
LA EMPRESA
EMPRESA
La empresa es una entidad económica organizada,
formada por personas, capital y trabajo, factores que se
reúnen para la producción, transformación,
distribución, administración de bienes o para la
prestación de un servicio, a través de uno o
más establecimientos de comercio, con el ánimo de
generar utilidades y distribuirlas entre las personas que la
integran.
FACTORES PARA QUE UNA EMPRESA PUEDA REALIZAR SU
ACTIVIDAD
a. Personas
Es el talento humano con que cuenta la empresa,
conformado por las personas que ocupan los diferentes cargos
dentro de la organización, como los administradores, los
empleados, los directores.
b. Capital
Identificado por los aportes que hacen los propietarios
(o) de la empresa, el cual puede estar representado en dinero en
efectivo, bienes como los muebles y enseres, maquinaria y equipo,
inventario de mercancías entre otros, bienes de
carácter tangible.
c. Trabajo
Es el esfuerzo físico e intelectual que realizan
las personas para lograr el objetivo de la empresa, en cualquiera
de sus áreas, ya sea en la producción, en la
dirección, en la prestación de un
servicio.
DENOMINACION DE LAS EMPRESAS
a. Razón Social
Es el nombre mercantil con el cual una empresa inscribe
en la Cámara de Comercio la actividad económica de
una persona natural o jurídica. Se recomienda que la
razón social se relacione con su objeto, ya que va
permitir un mayor reconocimiento en el mercado. Ejemplo: Mercados
de Familia S. A.
b. Nombre Comercial de las Empresas
Es el nombre con que el establecimiento de comercio se
da a conocer al público, generalmente es una abreviatura
de la razón social. Ejemplo: Mercadefam
c. Logotipo de una empresa
Es un símbolo que identifica gráfica o
visualmente a una empresa con el ánimo de hacerse conocer
y destacarse fácilmente en su entorno, como las anteriores
el logo también debe relacionarse con su objeto para
facilitar su reconocimiento e identidad en el medio.
CLASIFICACION DE LAS EMPRESAS
Según su objetivo
a. Con ánimo de lucro
Comprende aquellas empresas que pretenden con el
desarrollo de su objeto social obtener utilidades para
distribuirlas entre sus socios o aumentar su capital como es el
caso de las personas naturales.
En las personas naturales, estas capitalizan su utilidad
y lo que realizan son retiros en cabeza del capital. Ejemplo:
Sociedades comerciales, sector financiero, el mercado cambiario,
las empresas de personas naturales.
b. Sin ánimo de lucro
Son aquellas que fundamentan su objeto social en prestar
un servicio a la comunidad, si bien es cierto que también
generan utilidades mediante la explotación del objeto
social, estas utilidades no son distribuidas, sino por el
contrario son reinvertidas dentro del mismo objeto social.
Ejemplo: El sector cooperativo, las cajas de compensación
familiar, las organizaciones no gubernamentales.
c. Otras
Con el desarrollo del objeto social pretenden una
utilidad, pero de acuerdo a la ley no se encuentran legalmente
constituidas. Ejemplo: Consorcios, las uniones
temporales
Según su actividad
económica
a. Agropecuarias
Son aquellas empresas que producen bienes
agrícolas y pecuarios en grandes cantidades. Ejemplo:
avícolas, porcinas, cultivos.
b. Mineras
Su objeto es la explotación de los
productos del subsuelo. Ejemplo: petroleras, piedras
preciosas.
c. Industrial
Son aquellas que adquieren una materia prima, la
procesan y venden un nuevo producto terminado para la venta.
Ejemplo: confecciones, productoras de alimentos procesados como
las carnes frías.
d. Comerciales
Estas adquieren un producto terminado y lo
venden, es decir que no sufre ningún cambio. Ejemplo:
Distribuidora de calzado, supermercados.
e. De servicios
Buscan prestar un servicio a la comunidad,
por lo general son de carácter intangibles. Ejemplo:
servicios públicos, médicos, seguros entre
otros.
Según la procedencia de
capital
a. Privadas
Son aquellas que sus aportes provienen de
los particulares. Ejemplo: una empresa familiar, un centro
recreacional privado.
b. Oficiales o
Públicas
Sus aportes provienen de fondos del estado.
Ejemplo: hospitales departamentales, instituciones de
educación oficial.
c. Economía Mixta
Sus aportes provienen por parte de los
particulares y por parte del estado. Ejemplo:
universidades semioficiales.
Según el número de
propietarios
a. Personas naturales
Son empresas de un solo propietario.
Reciben el nombre de empresas de propietario
único.
b. S. A. S.
Son empresas de un solo varios
propietarios, pero se regulan por las normas de una sociedad
anónima.
c. Sociedades
Son aquellas que se conforman por dos o
más personas llamadas socios.
Según el
tamaño
a. Microempresas
Empresas con más de 10 trabajadores
cuyos activos totales no excedan los 501 salarios mínimos
legales vigentes.
b. Pequeñas
Empresas con trabajadores entre 11 y 50,
cuyos activos totales deben estar entre los 501 y
5001 salarios mínimos legales vigentes.
c. Medianas
Empresas con trabajadores entre 51 y 200,
cuyos activos totales deben estar entre los 5001 y 15000 salarios
mínimos legales vigentes.
d. Grandes
Empresas con más de 200
trabajadores, cuyos activos totales deben superan los
15.000 salarios mínimos legales vigentes.
CLASIFICACION DE
LAS PERSONAS
a. Persona natural
Son todos los individuos de la especie
humana, cualquiera que sea su edad, sexo, estirpe o
condición.
b. Persona jurídica
Es una persona ficticia capaz de ejercer
derechos y contraer obligaciones por medio de un representante
legal.
LAS
SOCIEDADES
a. Contrato de Sociedad
Es aquel por medio del cual dos o más personas se
obligan a hacer un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes
apreciables en dinero, con el fin de repartirse entre sí
las utilidades obtenidas en la empresa o actividad social. Las
personas agrupadas por medio de un contrato de sociedad se llaman
socios.
b. Escritura de constitución de una
sociedad
La escritura de constitución es la
legalización del contrato de sociedad mediante escritura
pública, en la cual se expresará:
El nombre y domicilio de las personas que intervienen
como otorgantes.
Cuando se trate de Personas naturales se debe indicar su
nacionalidad, identificación legal; en el caso de las
personas jurídicas, la ley, decreto o escritura de donde
se deriva su existencia.
La clase y tipo de sociedad que se constituye, el nombre
de la misma con forme al tipo de Sociedad.
El domicilio de la sociedad, sucursales que se
establezcan en el mismo acto de constitución.
El objeto social o actividad del negocio o sociedad,
enunciando en forma clara y precisa las diferentes actividades
primarias y secundarias.
En las sociedades por acciones se deberá
estipular la clase, valor nominal de las acciones representativas
de capital, la forma y términos en que
deberán
La forma de administración de los
negocios, con indicaciones de facultades y limitaciones del
Administrador, y de las que se reserven los asociados, las
asambleas de socios, conforme a la regulación legal de
cada tipo de sociedad. La época y la forma de convocar y
constituir la asamblea o la junta de socios en sesiones
Ordinarias o extraordinarias, y la manera de deliberar y tomar
los acuerdos en los asuntos de su competencia.
Las fechas en que deben efectuarse los cortes para los
inventarios y elaboración de los Balances generales, y las
forma en que se realizará la distribución de las
utilidades o beneficios sociales, indicando las reservas que
deban hacerse (legal y estatutaria).
La duración precisa de la sociedad y las causales
de disolución anticipada de la misma.
La forma de realizarse la liquidación una vez
disuelta la sociedad, indicando los bienes que hayan de ser
restituidos o distribuidos en especie, o de las condiciones en
que, a falta de dicha indicación, puedan hacerse
distribuciones en especie.
La forma de designar los árbitros o amigables
componedores, que resolverán los conflictos que se
presentaren entre los socios, y entre los socios y la
sociedad.
El nombre de la persona que ha de representar
formalmente a la sociedad, indicando sus facultades,
obligaciones, limitaciones.
Las facultades y obligaciones del revisor fiscal, cuando
el cargo esté previsto por la ley o por los Estatutos,
como es el caso de las sociedades anónimas.
Los demás actos que sean acordes al tipo de
sociedad o que estipulen los asociados para regularla de acuerdo
a la legislación competente.
c. Tipos de Sociedad
Sociedad Colectiva : Responsabilidad
solidaria e ilimitada
Sociedad En Comandita : Responsabilidad
solidaria e ilimitada
Sociedad Limitada : Responsabilidad
limitada hasta el monto de sus aportes
Sociedad Anónima : Responsabilidad
hasta el monto de sus acciones
COMERCIANTES
a. Concepto
Son comerciantes las personas que profesionalmente se
ocupan en alguna de las actividades que la ley considera
mercantiles. La calidad de comerciante se adquiere aunque la
actividad mercantil se ejerza por medio de apoderado,
intermediario o interpuesta personal.
b. ¿Quiénes son
comerciantes?
Para todos los efectos legales se presume
que una persona ejerce el comercio en los siguientes
casos:
Cuando se halla inscrita en el registro
mercantil
Cuando tenga un establecimiento de comercio
abierto al público
Cuando se anuncie al público como
comerciante por cualquier medio
c. Obligaciones de los comerciantes
Matricularse en el registro
mercantil
Inscribir en el registro mercantil todos
los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley
exige esa formalidad
Llevar contabilidad regular de sus negocios
conforme a las prescripciones legales
Conservar, con arreglo a la ley, la
correspondencia y demás documentos relacionados con sus
negocios o actividades
Abstenerse de ejecutar competencia
desleal
d. Trámites legales del
comerciante
El RUT ante la DIAN
La matrícula mercantil ante la
Cámara de Comercio
La matrícula de industria y comercio
ante la tesorería municipal
La patente de sanidad expedida por la
secretaría de salud pública
El certificado del cuerpo de
bomberos
Los certificados expedidos por las oficinas
de planeación municipal y de obras públicas, de
acuerdo con la actividad u objeto social del
comerciante
El paz y salvo de Sayco y
Acinpro
El R.U.T. es el registro único tributario, es el
número de identificación tributaria, asignado por
la DIAN para identificar a las empresas.
Sayco y Acinpro, es la entidad que regula el pago de los
derechos de autor, para aquellas empresas que utilicen la
música como parte de la explotación de su objeto
social deberá cancelar dichos derechos ante ésta
entidad.
La DIAN, es la Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales, entidad del estado encargada de velar por el
cumplimiento de las normas tributarias de las empresas ante el
Estado.
e. El R. U. T.
Es el mecanismo para identificar,
ubicar y clasificar a:
Las personas y entidades que tengan la
calidad de contribuyentes y declarantes del impuesto sobre la
renta
No contribuyentes declarantes de ingresos y
patrimonio
Responsables del régimen
común
Los pertenecientes al régimen
simplificado
Los agentes retenedores
Los importadores, exportadores y
demás usuarios aduaneros
Los demás sujetos de obligaciones
administradas por la DIAN
El NIT constituye el Número de
Identificación Tributaria de los inscritos en el
RUT.
f. Aspectos Legales
Todo comerciante debe tener en
cuenta:
Conformar los libros, registros contables,
inventarios y estados financieros de acuerdo a las disposiciones
legales vigentes.
Todos los libros deben llevarse en el
domicilio del comerciante.
Los comprobantes y asientos deben tener el
debido soporte contable.
g. Registro de libros
Todo comerciante debe llevar libros de
contabilidad
En la Cámara de Comercio debe
registrarse los libros de contabilidad
Los libros deben estar foliados por la
Cámara de Comercio
Los archivos deben conservarse archivados
en orden
Son libros obligatorios: Libro Diario,
Libro Mayor y Balances, Libro Inventario y
Balance
Otros libros que el ente económico debe llevar
son: Libro de Acta de Socios, (en el caso de las sociedades)
Libro de Acta de Asambleas y Libros Auxiliares (caja, bancos,
proveedores……)
h. Prohibiciones
En los libros de comercio se
prohíbe:
Alterar en los asientos la fecha de las
operaciones
Dejar espacios que faciliten
adiciones
Hacer raspaduras, correcciones en los
asientos (en caso de errores y omisiones debe realizarse un nuevo
asiento)
Borrar, tachar en parte o todo los
asientos
Arrancar hojas, alterar el orden
LA
CONTABILIDAD
CONTABILIDAD
Permite identificar, medir, clasificar, registrar,
interpretar, analizar, evaluar e informar, las operaciones de un
ente económico, en forma clara, completa y
fidedigna.
También puede definirse la contabilidad como la
ciencia exacta y técnica que enseña a recopilar,
clasificar y registrar, de una forma sistemática y
estructural, las operaciones mercantiles realizadas por una
empresa, con el fin de producir informes que, analizados e
interpretados, permitan planear, controlar y tomar decisiones
sobre la actividad de la empresa.
Necesidad
contable
La contabilidad surge como respuesta a la necesidad de
llevar un control financiero de la empresa, pues proporciona
suficiente material informativo sobre su desenvolvimiento
económico y financiero, lo que permite tomar decisiones
que llevan a un manejo óptimo del negocio.
Objetivos de la
contabilidad
Obtener en cualquier momento una
información ordenada y sistemática sobre el
desenvolvimiento económico y financiero de la
empresa.
Establecer en términos monetarios,
la cuantía de los bienes, deudas y el patrimonio que posee
la empresa
Llevar un control de los ingresos y
egresos
Facilitar la planeación, ya que no
sólo da a conocer los efectos de una operación
mercantil, sino que permite prever situaciones
futuras.
Determinar las utilidades o pérdidas
obtenidas al finalizar el ciclo contable
Servir de fuente fidedigna de
información ante terceros (proveedores, bancos,
Estado)
Campos de acción de la
contabilidad
La contabilidad tiene un campo de
acción muy amplio, la contabilidad de acuerdo al sector en
que se aplique puede ser:
Contabilidad oficial : Aplica en las
entidades del estado
Contabilidad de servicios : Para empresas
dedicadas a la prestación de servicios
Contabilidad comercial : Para empresas
dedicadas a la compra y venta de productos o
Mercancías
Contabilidad de costos : Para empresas que
compran materia prima, la procesan y la convierten en un nuevo
producto disponible para la venta
Cualidades de la información
contable
Comprensible : Clara y fácil de
entender
Útil : Cuando es confiable y
oportuna
Confiable : Cuando representa fielmente los
hechos económicos
Comparable : Cuando se prepara sobre bases
uniformes
Principios de la contabilidad
generalmente aceptados
De conformidad con el artículo 6 de la Ley 43 de
1990, se entiende por principios o normas de contabilidad
generalmente aceptados en Colombia, el conjunto de conceptos
básicos y de reglas que deben ser observados al registrar
e informar contablemente sobre los asuntos y actividades de
personas naturales o jurídicas.
Normas básicas de
contabilidad
Las normas básicas de contabilidad son el
conjunto de postulados, conceptos y limitaciones, que fundamentan
y circunscriben la información contable, con el fin de que
ésta goce de las cualidades de la información
contable.
Ente económico: Es la empresa, puede ser
individual (persona natural) o colectivo personas
jurídicas)
Continuidad o empresa en
marcha: Los hechos económicos deben
contabilizarse
bajo la premisa de que la empresa
continuará. En caso de que la empresa no vaya a continuar
la información contable debe expresarlo.
Unidad de medida: Deben
reconocerse en una sola medida de moneda funcional. Para el caso
de Colombia, debe estar expresada en el peso
colombiano.
Periodo contable: Por lo menos una
vez al año con corte a Diciembre 31 las empresas deben
emitir los Estados Financieros.
Valuación o
medición: Los hechos económicos deben ser
cuantificados, teniendo en cuenta el valor histórico, el
valor actual, el valor de realización y el valor
presente.
Causación: Los hechos
económicos deben ser reconocidos en el período con
el cual se relacionan.
Materialidad: Los hechos
económicos deben presentarse cuando afectan o alterar los
Estados Financieros.
Prudencia: Se debe tener en cuenta
de no sobreestimar los activos y los ingresos o de subestimar los
pasivos y los gastos.
Normas técnicas generales de
contabilidad
Propósito: El ciclo contable es
el proceso que debe seguirse para garantizar que todos los hechos
económicos se reconocen y se trasmiten correctamente a los
usuarios de la información.
Reconocimiento de los hechos económicos:
El reconocimiento es el proceso de identificar y registrar o
incorporar formalmente en la contabilidad los hechos
económicos realizados.
Contabilidad de Causación o por
acumulación: Los hechos económicos deben ser
reconocidos en el período en el cual se realicen y no
solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su
equivalente.
Medición al valor histórico: Los
hechos económicos se reconocen inicialmente por su valor
histórico, aplicando cuando fuere necesario la norma
básica de la prudencia.
Moneda funcional: La moneda funcional en
Colombia es el peso.
Provisiones y contingencias: Se deben
contabilizar provisiones para cubrir pasivos estimados,
contingencias de pérdidas probables, así como para
disminuir el valor reexpresado si fuere el caso, de los activos
cuando sea necesario de acuerdo con las normas técnicas.
Las provisiones deben ser justificadas, cuantificables y
confiables.
Clasificación: Los hechos
económicos deben ser apropiadamente clasificados
según su naturaleza, de manera que se registren en las
cuentas adecuadas.
Asignación: Los costos de los
activos y los ingresos y gastos diferidos, reexpresados como
consecuencia de la inflación cuando sea el caso, deben ser
asignados o distribuidos en las cuentas de resultados, de manera
sistemática, en cumplimiento de la norma básica de
asociación.
Diferidos: Deben contabilizarse como
diferidos, los ingresos hasta que la obligación
correlativa esté total o parcialmente satisfecha y los
gastos hasta que el correspondiente beneficio económico
esté total o parcialmente consumido o perdido.
Asientos: Con fundamento en comprobantes
debidamente soportados, los hechos económicos se deben
registrar en libros, en idioma castellano, por el sistema de
partida doble.
Existencia: Los activos y pasivos del
ente económico existen en la fecha de corte y las
transacciones registradas se han realizado durante el
periodo.
Integridad: Todos los hechos
económicos realizados han sido reconocidos.
Valuación: Todos los
elementos han sido reconocidos por importes apropiados.
Presentación y revelación: Los
hechos económicos han sido correctamente
clasificados, descritos y revelados.
Cierre contable: Antes de divulgar los estados
financieros de fin de período, deben cerrarse las cuentas
de resultado.
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ORIGINAL.
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