1.1
INTRODUCCION
Los procesos y los procedimientos de gestión,
conforman uno de los elementos principales del Sistema de Control
Interno; por lo cual, deben ser plasmados en manuales
prácticos que sirvan como mecanismo de consulta
permanente, por parte de todos los trabajadores del Fondo,
permitiéndoles un mayor desarrollo en la búsqueda
del Autocontrol.
Teniendo en cuenta lo anterior, se ha preparado el
presente Manual de Procesos y Procedimientos, en el cual se
define la gestión que agrupa las principales actividades y
tareas dentro de FODESEP. Dichas actividades se describen con
cada una de las herramientas necesarias para la
construcción por fases del Manual referido, soportando
cada uno de los procesos específicos, como son:
Crédito, Cartera y Normalización, Presupuesto,
Ingresos y Egresos de Caja, Portafolio, Ingreso de personal, Caja
Menor, entre otros.
La funcionalidad del Manual, es permitir que todas las
tareas y procedimientos por área vinculada, así
como, la información relacionada, sean totalmente
auditables, para atender a los requerimientos de la Revisoria
Fiscal, de la Supersolidaria y de la misma Contraloría
General de la República; con el fin de verificar los
parámetros claves de los procedimientos del Fondo,
tomándolos como guía en cualquier proceso de
verificación.
Este Manual hace parte integral de la
documentación total, implementada por la actual
Administración, conociendo de antemano el compromiso de la
Oficina de Control Interno en su construcción,
ejecución y revisión permanente para la debida
actualización.
1.3
MISION
En el marco de la economía solidaria, participar
con productos y servicios de alta calidad en el diseño,
desarrollo, promoción, control, financiación y
cofinanciación de programas y proyectos encaminados a
fortalecer la gestión administrativa, académica y
científica de las Instituciones de Educación
Superior afiliadas, en su beneficio y en el de la comunidad
educativa del país.
1.4
VISION
FODESEP asociará la mayoría de las
Instituciones de Educación Superior de Colombia y
será reconocida en el ámbito nacional e
internacional como el principal organismo asociativo de
carácter democrático y participativo de la
Educación Superior Colombiana, representando los intereses
de sus afiliados, con el apoyo de la comunidad educativa, y del
Gobierno Nacional.
1.5 SIMBOLOGIA
UTILIZADA
Para una mayor comprensión de los
procedimientos, a continuación se representa
gráficamente la simbología utilizada en el
levantamiento de los mismos:
1.6 OBJETIVO DEL
MANUAL
El presente Manual de Procesos tiene como objetivo
principal fortalecer los mecanismos de sensibilización,
que se despliegan y solidifican para brindar fortalecimiento a la
cultura del Autocontrol y del mismo Sistema de Control Interno.
Los Procesos que se dan a conocer, cuentan con la estructura,
base conceptual y visión en conjunto, de las actividades
misionales y de soporte del Fondo de Desarrollo de la
Educación Superior, con el fin de dotar a la misma
Entidad, de una herramienta de trabajo que contribuya al
cumplimiento eficaz y eficiente de la misión y metas
esenciales, contempladas en el Plan
Estratégico.
Así mismo, se busca que exista un documento
completo y actualizado de consulta, que establezca un
método estándar para ejecutar el trabajo de las
dependencias, en razón de las necesidades que se deriven
de la realización de las actividades misionales de
FODESEP.
En este sentido, el Manual de Procesos y Procedimientos
está dirigido a todas las personas que bajo
cualquier modalidad, se encuentren vinculadas al Fondo y se
constituye en un elemento de apoyo útil para el
cumplimiento de las responsabilidades asignadas, y para
coadyuvar, conjuntamente con el Control Interno, en la
consecución de las metas de desempeño y
rentabilidad, asegurar la información y consolidar el
cumplimiento normativo.
Este documento describe los procesos administrativos, y
expone en una secuencia ordenada las principales operaciones o
pasos que componen cada procedimiento, y la manera de realizarlo.
Contiene además, diagramas de flujo, que expresan
gráficamente la trayectoria de las distintas operaciones,
e incluye las dependencias administrativas que
intervienen, precisando sus responsabilidades y la
participación de cada cual.
Para que tenga validez y cumpla de la mejor manera con
su objetivo, este Manual requiere de revisiones periódicas
para su actualización, ya que el propósito a corto
plazo, es enfocarlo como documento de calidad; sus
modificaciones, deben ser sugeridas a la Oficina de Control
Interno, para su análisis, presentación a la
instancia correspondiente, aprobación e
implementación.
Sus contenidos aprobados, deben ser de cumplimiento
obligatorio para todo el personal profesional, técnico o
administrativo actuante. La inobservancia de lo establecido
implicará responsabilidad personal y
profesional.
1.7 JUSTIFICACION
DEL MANUAL
Es importante señalar que los manuales de
procedimientos son la base del sistema de calidad y del
mejoramiento continuo de la eficiencia y la eficacia, poniendo de
manifiesto que no bastan las normas, sino, que además, es
imprescindible el cambio de actitud en el conjunto de los
trabajadores, en materia no solo, de hacer las cosas bien, sino
dentro de las practicas definidas en la
organización.
El manual de procesos, es una herramienta que permite a
la Organización, integrar una serie de acciones
encaminadas a agilizar el trabajo de la administración, y
mejorar la calidad del servicio, comprometiéndose con la
búsqueda de alternativas que mejoren la
satisfacción del cliente.
1.8
METODOLOGIA
La Implementación del Manual de procesos y
procedimientos se realizó de acuerdo con las siguientes
fases de trabajo:
Primera Fase: Sesiones de Retroalimentación,
Seguimiento y Evaluación
El objeto de estas sesiones fue dar a conocer a los
trabajadores de las dependencias, en su sitio de labores, el
procedimiento y las actividades que se ejecutan en el desarrollo
del mismo, así como recoger sugerencias y propuestas de
ajuste para el proceso respectivo.
Como resultados de estas sesiones, se realizaron
modificaciones importantes, las cuales fueron
incluidas en este Manual de Procesos y Procedimientos.
Segunda Fase: Ajustes y
validación
En esta fase, se analizaron las propuestas de
modificación sugeridas por los trabajadores en las
jornadas de retroalimentación, se realizaron y validaron
los cambios pertinentes a los procedimientos, para su
correspondiente implementación.
Como parte del mejoramiento continuo de los Procesos y
Procedimientos, se estudiaron, analizaron y establecieron en
conjunto, con las dependencias del Fondo, que intervienen en cada
uno de ellos, los cambios de cada actividad o fase de trabajo
desarrollada, lo cual permitirá, tanto a los responsables
como a los usuarios, evaluar y controlar su ejecución,
facilitando de esta forma, evaluar las responsabilidades, en su
seguimiento, como tarea de la Oficina de Control
Interno.
Tercera Fase: Jornadas de
Socialización
Se realizaron jornadas de socialización, en las
cuales se presentaron, los diferentes diagramas de flujo de los
procesos, formalizados en norma interna, los cuales sufrieron las
modificaciones inherentes al cambio de estructura
orgánica, para la vigencia 2005.
El presente capitulo se encuentra dividido en dos,
así: los procesos misionales y de apoyo.
Se denominan procesos misionales aquellos que describen
las actividades o funciones centrales de FODESEP, estos muestran
el que hacer de la entidad y que encaminan el cumplimiento de la
misión de la misma.
Los procesos de apoyo son aquellos generalmente
administrativos y como su nombre lo indican apoyan las
actividades misionales del Fondo.
Cada proceso misional y de apoyo ha sido objeto de
concertación y mejoramiento durante esta vigencia y
adicionalmente se han establecido los puntos de control que
determinan las herramientas para efectuar el debido autocontrol y
evaluación por parte de cada empleado y de
verificación por parte de los directivos, de la oficina de
control interno.
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