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Manual de procesos y procedimientos



    1.1
    INTRODUCCION

    Los procesos y los procedimientos de gestión,
    conforman uno de los elementos principales del Sistema de Control
    Interno; por lo cual, deben ser plasmados en manuales
    prácticos que sirvan como mecanismo de consulta
    permanente, por parte de todos los trabajadores del Fondo,
    permitiéndoles un mayor desarrollo en la búsqueda
    del Autocontrol.

    Teniendo en cuenta lo anterior, se ha preparado el
    presente Manual de Procesos y Procedimientos, en el cual se
    define la gestión que agrupa las principales actividades y
    tareas dentro de FODESEP. Dichas actividades se describen con
    cada una de las herramientas necesarias para la
    construcción por fases del Manual referido, soportando
    cada uno de los procesos específicos, como son:
    Crédito, Cartera y Normalización, Presupuesto,
    Ingresos y Egresos de Caja, Portafolio, Ingreso de personal, Caja
    Menor, entre otros.

    La funcionalidad del Manual, es permitir que todas las
    tareas y procedimientos por área vinculada, así
    como, la información relacionada, sean totalmente
    auditables, para atender a los requerimientos de la Revisoria
    Fiscal, de la Supersolidaria y de la misma Contraloría
    General de la República; con el fin de verificar los
    parámetros claves de los procedimientos del Fondo,
    tomándolos como guía en cualquier proceso de
    verificación.

    Este Manual hace parte integral de la
    documentación total, implementada por la actual
    Administración, conociendo de antemano el compromiso de la
    Oficina de Control Interno en su construcción,
    ejecución y revisión permanente para la debida
    actualización.

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    1.3
    MISION

    En el marco de la economía solidaria, participar
    con productos y servicios de alta calidad en el diseño,
    desarrollo, promoción, control, financiación y
    cofinanciación de programas y proyectos encaminados a
    fortalecer la gestión administrativa, académica y
    científica de las Instituciones de Educación
    Superior afiliadas, en su beneficio y en el de la comunidad
    educativa del país.

    1.4
    VISION

    FODESEP asociará la mayoría de las
    Instituciones de Educación Superior de Colombia y
    será reconocida en el ámbito nacional e
    internacional como el principal organismo asociativo de
    carácter democrático y participativo de la
    Educación Superior Colombiana, representando los intereses
    de sus afiliados, con el apoyo de la comunidad educativa, y del
    Gobierno Nacional.

    1.5 SIMBOLOGIA
    UTILIZADA

    Para una mayor comprensión de los
    procedimientos, a continuación se representa
    gráficamente la simbología utilizada en el
    levantamiento de los mismos:

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    1.6 OBJETIVO DEL
    MANUAL

    El presente Manual de Procesos tiene como objetivo
    principal fortalecer los mecanismos de sensibilización,
    que se despliegan y solidifican para brindar fortalecimiento a la
    cultura del Autocontrol y del mismo Sistema de Control Interno.
    Los Procesos que se dan a conocer, cuentan con la estructura,
    base conceptual y visión en conjunto, de las actividades
    misionales y de soporte del Fondo de Desarrollo de la
    Educación Superior, con el fin de dotar a la misma
    Entidad, de una herramienta de trabajo que contribuya al
    cumplimiento eficaz y eficiente de la misión y metas
    esenciales, contempladas en el Plan
    Estratégico.

    Así mismo, se busca que exista un documento
    completo y actualizado de consulta, que establezca un
    método estándar para ejecutar el trabajo de las
    dependencias, en razón de las necesidades que se deriven
    de la realización de las actividades misionales de
    FODESEP.

    En este sentido, el Manual de Procesos y Procedimientos
    está dirigido a todas las personas que bajo
    cualquier modalidad, se encuentren vinculadas al Fondo y se
    constituye en un elemento de apoyo útil para el
    cumplimiento de las responsabilidades asignadas, y para
    coadyuvar, conjuntamente con el Control Interno, en la
    consecución de las metas de desempeño y
    rentabilidad, asegurar la información y consolidar el
    cumplimiento normativo.

    Este documento describe los procesos administrativos, y
    expone en una secuencia ordenada las principales operaciones o
    pasos que componen cada procedimiento, y la manera de realizarlo.
    Contiene además, diagramas de flujo, que expresan
    gráficamente la trayectoria de las distintas operaciones,
    e incluye las dependencias administrativas que
    intervienen, precisando sus responsabilidades y la
    participación de cada cual.

    Para que tenga validez y cumpla de la mejor manera con
    su objetivo, este Manual requiere de revisiones periódicas
    para su actualización, ya que el propósito a corto
    plazo, es enfocarlo como documento de calidad; sus
    modificaciones, deben ser sugeridas a la Oficina de Control
    Interno, para su análisis, presentación a la
    instancia correspondiente, aprobación e
    implementación.

    Sus contenidos aprobados, deben ser de cumplimiento
    obligatorio para todo el personal profesional, técnico o
    administrativo actuante. La inobservancia de lo establecido
    implicará responsabilidad personal y
    profesional.

    1.7 JUSTIFICACION
    DEL MANUAL

    Es importante señalar que los manuales de
    procedimientos son la base del sistema de calidad y del
    mejoramiento continuo de la eficiencia y la eficacia, poniendo de
    manifiesto que no bastan las normas, sino, que además, es
    imprescindible el cambio de actitud en el conjunto de los
    trabajadores, en materia no solo, de hacer las cosas bien, sino
    dentro de las practicas definidas en la
    organización.

    El manual de procesos, es una herramienta que permite a
    la Organización, integrar una serie de acciones
    encaminadas a agilizar el trabajo de la administración, y
    mejorar la calidad del servicio, comprometiéndose con la
    búsqueda de alternativas que mejoren la
    satisfacción del cliente.

    1.8
    METODOLOGIA

    La Implementación del Manual de procesos y
    procedimientos se realizó de acuerdo con las siguientes
    fases de trabajo:

    Primera Fase: Sesiones de Retroalimentación,
    Seguimiento y Evaluación

    El objeto de estas sesiones fue dar a conocer a los
    trabajadores de las dependencias, en su sitio de labores, el
    procedimiento y las actividades que se ejecutan en el desarrollo
    del mismo, así como recoger sugerencias y propuestas de
    ajuste para el proceso respectivo.

    Como resultados de estas sesiones, se realizaron
    modificaciones importantes, las cuales fueron
    incluidas en este Manual de Procesos y Procedimientos.

    Segunda Fase: Ajustes y
    validación

    En esta fase, se analizaron las propuestas de
    modificación sugeridas por los trabajadores en las
    jornadas de retroalimentación, se realizaron y validaron
    los cambios pertinentes a los procedimientos, para su
    correspondiente implementación.

    Como parte del mejoramiento continuo de los Procesos y
    Procedimientos, se estudiaron, analizaron y establecieron en
    conjunto, con las dependencias del Fondo, que intervienen en cada
    uno de ellos, los cambios de cada actividad o fase de trabajo
    desarrollada, lo cual permitirá, tanto a los responsables
    como a los usuarios, evaluar y controlar su ejecución,
    facilitando de esta forma, evaluar las responsabilidades, en su
    seguimiento, como tarea de la Oficina de Control
    Interno.

    Tercera Fase: Jornadas de
    Socialización

    Se realizaron jornadas de socialización, en las
    cuales se presentaron, los diferentes diagramas de flujo de los
    procesos, formalizados en norma interna, los cuales sufrieron las
    modificaciones inherentes al cambio de estructura
    orgánica, para la vigencia 2005.

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    El presente capitulo se encuentra dividido en dos,
    así: los procesos misionales y de apoyo.

    Se denominan procesos misionales aquellos que describen
    las actividades o funciones centrales de FODESEP, estos muestran
    el que hacer de la entidad y que encaminan el cumplimiento de la
    misión de la misma.

    Los procesos de apoyo son aquellos generalmente
    administrativos y como su nombre lo indican apoyan las
    actividades misionales del Fondo.

    Cada proceso misional y de apoyo ha sido objeto de
    concertación y mejoramiento durante esta vigencia y
    adicionalmente se han establecido los puntos de control que
    determinan las herramientas para efectuar el debido autocontrol y
    evaluación por parte de cada empleado y de
    verificación por parte de los directivos, de la oficina de
    control interno.

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