Normalización del proceso de procura de materiales y servicios del departamento de mantenimiento mecánico
INTRODUCCIÓN La ISO (International Organization for
Standarization), define la normalización como una
actividad que tiene por objeto establecer, ante problemas reales
o potenciales, disposiciones destinadas a usos comunes y
repetidos, con el fin de obtener un nivel de ordenamiento
óptimo en un contexto dado. Por tanto, es el proceso de
elaborar, aplicar y mejorar las normas que se aplican a distintas
actividades científicas, industriales o económicas
con el fin de ordenarlas y mejorarla. El propósito que
persigue esta investigación es optimizar el proceso de
procura de materiales y servicios, diseñando un manual de
organización con los respectivos procedimientos para
realizar la gestión, para ello se efectuará un
seguimiento de las actividades concernientes a la gestión
de los productos requeridos por las diferentes secciones del
Departamento de Mantenimiento Mecánico Macagua, esto a
través del Sistema SAP utilizado por la empresa para sus
operaciones.
LA EMPRESA Misión La Corporación Eléctrica
Nacional S.A. (CORPOELEC) es la empresa operadora estatal
encargada de la realización de las actividades de
generación, transmisión, distribución y
comercialización de energía eléctrica del
país. Se crea mediante decreto presidencial Nº 5.330,
en julio de 2007, cuando el Presidente de la República,
Hugo Rafael Chávez Frías, establece la
reorganización del sector eléctrico nacional con el
fin de mejorar el servicio en todo el país. Visión
Desarrollar, proporcionar y garantizar un servicio
eléctrico de calidad, eficiente, confiable, con sentido
social y sostenibilidad, en todo el territorio nacional, a
través de la utilización de tecnología de
vanguardia en la ejecución de los procesos de
generación, transmisión, distribución y
comercialización del Sistema Eléctrico Nacional,
integrando a la comunidad organizada, proveedores y trabajadores
calificados, motivados y comprometidos con valores éticos
socialistas, para contribuir con el desarrollo político,
social y económico del país. Ser una
Corporación con ética y carácter socialista,
modelo en la prestación de servicio público,
garante del suministro de energía eléctrica con
eficiencia, confiabilidad y sostenibilidad financiera. Con un
talento humano capacitado, que promueva la participación
de las comunidades organizadas en la gestión de la
Corporación, en concordancia con las políticas del
Estado para apalancar el desarrollo y el progreso del
país, asegurando con ello calidad de vida para todo el
pueblo venezolano. LA EMPRESA
LA EMPRESA Objetivos Generar y transmitir Energía
Eléctrica en forma confiable y con altos estándares
de calidad. Desarrollar y construir los proyectos necesarios de
acuerdo al crecimiento de la población para cubrir la
demanda de Guayana y el país.
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO MECÁNICO
MACAGUA
EL PROBLEMA El Departamento de Mantenimiento Mecánico
Macagua de CORPOELEC se encarga de gestionar el mantenimiento de
los equipos y sistemas mecanismos principales, auxiliares y
taller para la producción de potencia y energía
asociada, además de realizar el proceso de compra o
adquisición de materiales y servicios necesarios para el
equipo de trabajo. Actualmente, dicha área presenta una
serie de inconvenientes, ya que no posee un registro organizado
de cómo se debe realizar la gestión de procura;
esto se debe a que a mediados del mes de mayo del 2012, se ha
venido implementando un nuevo proceso de procura. Las unidades
encargadas de esta gestión a nivel de la
Corporación son las que cuentan con la información
necesaria para procesarla; sin embargo su documentación es
genérica y debe ser adaptada al área
específica y con las necesidades particulares que presenta
cada departamento. Existen otros problemas menores: Poco personal
asignado en el proceso de procura, la cual solo hay dos (2)
personas encargadas de dicho proceso. Asignación de tareas
debidamente equitativas y bien definidas para la ejecución
del proceso de procura.
EL PROBLEMA Esta situación ha generado pérdida de
tiempo durante la gestión para realizar una solicitud de
pedido y en consecuencia demoras en la entrega del mismo, aunado
a una lentitud en la resolución de problemas,
extenuación para las unidades encargadas del proceso y
dilación de las actividades laborales de los trabajadores
en el área. De continuar con la situación planteada
y si las condiciones actuales persisten, evidentemente el
Departamento de Mantenimiento Mecánico Macagua no
podrá tener una organizada y eficiente gestión de
procura que garantice una correcta realización de las
actividades del departamento que comprende la adquisición
de bienes y materiales, manejo de fondo en anticipo para la
adquisición de bienes y materiales y la
contratación de servicios u obras. En este sentido, para
tener mayor cumplimiento de los objetivos, se llevó a cabo
la normalización del proceso de procura de materiales y
servicios del Departamento de Mantenimiento Mecánico de la
Central Hidroeléctrica Antonio José de Sucre
(MACAGUA), estableciendo métodos y procedimientos que se
pueden aplicar para ejecutar el proceso de procura de una forma
oportuna y eficiente
OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN GENERAL Normalizar el
proceso de procura de materiales y servicios del Departamento de
Mantenimiento Mecánico de la Central Hidroeléctrica
Antonio José de Sucre (MACAGUA).
OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN Identificar las distintas
unidades (departamentos) involucradas en el proceso de procura de
materiales y servicios. ESPECÍFICOS Describir el
procedimiento interno del proceso de procura de materiales y
servicio del Departamento de Mantenimiento Mecánico
Macagua. Elaborar el diagrama de flujo del procedimiento del
proceso de procura. Realizar un análisis FODA para
determinar estrategias que permitan tomar decisiones conformes al
plan procura. Elaborar el manual de organización del
proceso de procura de materiales y servicios del Departamento de
Mantenimiento Mecánico Macagua.
JUSTIFICACIÓN Optimizar el proceso de procura en el
Departamento de Mantenimiento Mecánico Macagua de la
empresa CORPOELEC Estandarizar el conjunto de procedimientos a
seguir para la adquisición de bienes y materiales, manejo
de fondo en anticipo y la contratación de servicios u
obras. Poder trabajar eficientemente con el proceso de procura de
materiales y servicios en el Departamento de Mantenimiento
Mecánico Macagua de CORPOELEC, la cual pueda ser accedido
por los trabajadores Evitar fallas y errores humanos a la hora de
efectuar una solicitud de pedido o la contratación de una
obra. Construir una base de diagramas de flujos para el
análisis y el mejoramiento de los procedimientos al
ejecutar la gestión y conocer el funcionamiento
interno.
ALCANCE (Gp:) DESARROLLO DE UN SISTEMA DE
INFORMACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN, CONTROL Y
SEGUIMIENTO DE LOS PLANOS EN EL DEPARTAMENTO DE
PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE OBRAS DE LA EMPRESA LINDSAY,
C.A, UBICADA EN EL TIGRE – ESTADO ANZOÁTEGUI (Gp:)
Este estudio se realizó en las instalaciones de la
Corporación Eléctrica Nacional, S.A (CORPOELEC)
específicamente en el Departamento de Mantenimiento
Mecánico Macagua. La propuesta contempla la
normalización del proceso de procura de materiales y
servicios del mencionado departamento, donde a través del
diseño de un manual de procedimientos se logró
asentar un conjunto de procedimientos estandarizados a seguir
para facilitar y agilizar el proceso de procura de materiales y
servicios, y el acceso de información para quien lo
desee.
DISEÑO METODOLÓGICO Población y Muestra: 67
trabajadores del Departamento de Mantenimiento Mecánico
Macagua – 2 Trabajadores encargados de la gestión de
procura Diseño de la Investigación: Campo. Dado que
se basó en métodos que permitieron recopilar los
datos en forma directa de la realidad donde se presentaban. Tipo
de Investigación: Aplicada. A través de este tipo
de investigación se podrá optimizar el proceso de
procura de materiales y servicios del mencionado departamento
para obtener el proceso requerido cumpliendo con los
estándares de calidad deseados. Descriptiva. Fue necesario
conocer, describir, registrar y analizar toda la
información correspondiente al proceso de procura de
materiales y servicios. Técnicas e Instrumentos de
Recolección de Datos (Gp:) Revisión
Bibliográfica. Observación Directa. Entrevista no
Estructurada
PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO Revisión de
documentaciones técnicas (relacionadas a la empresa) y
teóricas relacionadas al proceso de procura, con el
propósito de profundizar el conocimiento necesario y
obtener la información precisa para el desarrollo del
informe. Recopilación de información referente a la
gestión realizada por la Unidad de procura, para poder
así, analizar la gestión llevada a cabo
allí. Diagnóstico de la situación actual por
medio de la observación directa, para poder establecer los
parámetros base que guiaron el desarrollo del estudio y
que permitieron esclarecer las problemáticas existente.
Establecimiento de las fortalezas, oportunidades, debilidades y
amenazas del proceso de procura. 5Realización de un
análisis FODA de la situación actual del proceso de
procura en el Departamento de Mantenimiento Mecánico
Macagua, el cual permite definir escenarios claros para la
empresa de acuerdo a las características encontradas en el
diagnostico. Elaboración de diagramas de flujo de
procedimientos de la gestión del proceso de procura y su
vinculación con otras áreas. Establecimiento del
procedimiento interno del Departamento de Mantenimiento
Mecánico Macagua en la gestión del proceso de
procura. Elaboración del manual de organización y
procedimientos del proceso de procura de materiales y servicios
del Departamento de Mantenimiento Mecánico Macagua.
SITUACIÓN ACTUAL Unidades involucradas en el proceso de
procura de materiales y servicios Coordinación Corporativa
de Finanzas Unidad de Procura Regional o Local Unidad
Tesorería Corporativa Unidad Fondos y Cajas Chicas Unidad
Administración del Efectivo (Gp:) Unidad
Administración Financiera Corporativa (Gp:) Unidad
Contabilidad (Gp:) Unidad Cuentas por Pagar Corporativa, Regional
o Local (Gp:) Unidad Tesorería Regional (Gp:) Unidad
Finanzas Local (Gp:) Unidad Organizativa
SITUACIÓN ACTUAL Procedimientos y acciones que ejecuta
cada una de los departamentos involucrados en la creación
del fondo en anticipo
SITUACIÓN ACTUAL Procedimientos y acciones que ejecuta
cada una de los departamentos involucrados en la creación
del fondo en anticipo
SITUACIÓN ACTUAL Procedimientos y acciones que ejecuta
cada una de los departamentos involucrados en la creación
del fondo en anticipo
SITUACIÓN ACTUAL Procedimientos y acciones que ejecuta
cada una de los departamentos involucrados en la creación
del fondo en anticipo
SITUACIÓN ACTUAL Procedimientos y acciones para el manejo
del fondo en anticipo en la Coordinación Corporativa de
Finanzas
SITUACIÓN ACTUAL Procedimientos y acciones para el manejo
del fondo en anticipo a Comisionado, Sub Comisionado por
Región, Coordinador Corporativo de Asuntos Corporativos,
Coordinador Corporativo de Seguridad Integral, Líder de
Generación y Líder de Transmisión
SITUACIÓN ACTUAL Procedimientos y acciones para el manejo
del fondo en anticipo a Comisionado, Sub Comisionado por
Región, Coordinador Corporativo de Asuntos Corporativos,
Coordinador Corporativo de Seguridad Integral, Líder de
Generación y Líder de Transmisión
SITUACIÓN ACTUAL Procedimientos y acciones para el manejo
del fondo en anticipo a Comisionado, Sub Comisionado por
Región, Coordinador Corporativo de Asuntos Corporativos,
Coordinador Corporativo de Seguridad Integral, Líder de
Generación y Líder de Transmisión
SITUACIÓN ACTUAL Procedimientos y acciones para el manejo
del fondo en anticipo a Comisionado, Sub Comisionado por
Región, Coordinador Corporativo de Asuntos Corporativos,
Coordinador Corporativo de Seguridad Integral, Líder de
Generación y Líder de Transmisión
SITUACIÓN ACTUAL Procedimientos y acciones para el manejo
del fondo en anticipo a Comisionado, Sub Comisionado por
Región, Coordinador Corporativo de Asuntos Corporativos,
Coordinador Corporativo de Seguridad Integral, Líder de
Generación y Líder de Transmisión
SITUACIÓN ACTUAL Procedimiento interno del proceso de
procura de materiales y servicios Focalizándose en la
adquisición de bienes y servicios estratégicos,
generando un amplio conocimiento de los Grupos de Compras en las
necesidades del negocio y en el mercado de los citados bienes,
servicios y obras. Asegurando todos los pasos del proceso desde
la planificación hasta su ejecución, seguimiento y
control, a través de los denominados Grupos de Compras
(gestión de compras especializada) Elaboración de
Pliegos generales estándar para los diferentes tipos de
bienes y servicios. Estandarización de contratos.
Gestión Integral de las Compras Clasificar los tipos de
procura Minimizar los tiempos de adquisición
SITUACIÓN ACTUAL Procedimiento interno del proceso de
procura de materiales y servicios Compra Directa
(Adquisición de Bienes y Materiales) (Gp:) En este caso,
la unidad solicitante envía a la Coordinación de
Procura (Adquisiciones) el informe técnico (en donde se
precisa el objeto y alcance de la contratación), la
estimación de costos y la planilla de solicitud de inicio
de procura. Es importante señalar que la unidad usuaria
debe crear la solicitud de pedido (Transacción ME51N) en
el sistema SAP. Éste arroja un número de Solped el
cual debe colocarse en la planilla de solicitud de inicio de
procura
SITUACIÓN ACTUAL Procedimiento interno del proceso de
procura de materiales y servicios Una vez que Adquisiciones
recibe estos documentos, la unidad usuaria debe hacerle
seguimiento al proceso. Por lo general, Adquisiciones solicita el
informe técnico en archivo editable, solicita aclaraciones
de las especificaciones técnicas de los materiales
ó repuestos y pide que el usuario evalúe las
ofertas enviadas por los proveedores. Aceptadas las ofertas y
especificaciones técnicas, siempre que el proveedor cumpla
con los requisitos legales, técnicos y económicos;
la unidad de Adquisiciones genera en el sistema SAP el pedido y
lo asocia a la solicitud de pedido y le crean la entrada de
actividad a dicho pedido.
SITUACIÓN ACTUAL Procedimiento interno del proceso de
procura de materiales y servicios Fondo en Anticipo (Bienes,
Materiales y Servicios) (Gp:) Este fondo es utilizado para
solventar emergencias y eventualidades que pudieran interrumpir
la continuidad operativa de la Corporación
Eléctrica Nacional, S.A. (CORPOELEC). El monto a pagar por
factura con cargo al Fondo en Anticipo debe ser igual o menor a
setecientas unidades tributarias (700 U.T), lo que equivale a un
máximo de 53.200Bs con IVA. (Gp:) La Unidad Usuaria crea
la solped y envía los documentos (informe técnico,
estimación de costos y la planilla de solicitud de inicio
de procura) a la Sub- Comisionaduría del Centro de
Generación Sur. Una vez que conformen la
documentación la envían al Departamento de
Adquisiciones (Bienes y Materiales). Si se trata de obras y
servicios envían la documentación a la Unidad de
Contrataciones Región Sur. Dicha unidad se
encargará de cargar en sistema SAP el pedido y de hacerle
la entrada de actividad a este.
SITUACIÓN ACTUAL Procedimiento interno del proceso de
procura de materiales y servicios Contratación de
Servicios y Obras (Gp:) Se envía la documentación
(Informe técnico, estimado de costos y solicitud de inicio
de procura) a Contrataciones Región Sur, unidad adscrita a
la Coordinación de Procura Región Sur. Dicha unidad
trabajará conjuntamente con la unidad de
Consultoría Jurídica Región Sur para
formalizar la documentación a ser enviada a la unidad
usuaria. Esta unidad una vez que formaliza la
documentación envía a la unidad la misma para que
esta proceda con la administración del contrato. La unidad
usuaria recibe toda la documentación. Una vez iniciado el
servicio o la obra, se llena un Acta de Inicio, que hace constar
el inicio de los trabajos necesarios para dar cumplimiento al
objeto de esa contratación. La unidad usuaria procede a
crear la solicitud de pedido en el SAP el cual debe ser liberado.
Es importante señalar que se le tiene que crear la hoja de
entrada de actividad a la obra o servicio, que será a su
vez liberada.
SITUACIÓN ACTUAL Procedimiento interno del proceso de
procura de materiales y servicios El contratista debe llevar a la
Oficina de la Unidad Procesos Cuentas por Pagar de Corpoelec, la
factura original y el número de la hoja de entrada de
actividad de obra o servicio
SITUACIÓN ACTUAL Diagrama de flujo del procedimiento del
proceso de procura. Creación del Fondo en Anticipo
SITUACIÓN ACTUAL Diagrama de flujo del procedimiento del
proceso de procura. Manejo del Fondo en Anticipo
SITUACIÓN ACTUAL Diagrama de flujo del procedimiento del
proceso de procura. Manejo del fondo en anticipo a Comisionado,
Sub Comisionado por Región, Coordinador Corporativo de
Asuntos Corporativos, Coordinador Corporativo de Seguridad
Integral, Líder de Generación y Líder de
Transmisión
SITUACIÓN ACTUAL Diagrama de flujo del procedimiento del
proceso de procura. Proceso de contratación
SITUACIÓN ACTUAL Diagrama de flujo del procedimiento del
proceso de procura. Proceso de contratación de servicios u
obras
ANÁLISIS Y RESULTADOS Análisis de los Resultados de
las Entrevistas No Estructuradas ¿Existe un registro
organizado de cómo se debe realizar la gestión de
procura en el departamento? (Gp:) Respuesta: En la actualidad no
existe un registro organizado de cómo llevarse el proceso
de procura, debido a que desde el mes de mayo del 2012 se ha
venido implementando un nuevo proceso de procura, a partir de los
cambios suscitados en la organización que pasó a
pertenecer a un ministerio; por lo que no se cuenta con mucha
información sustentada de este nuevo procedimiento. (Gp:)
Respuesta: El personal entrevistado manifestó que las
unidades encargadas de esta gestión a nivel de la
Corporación son las que cuentan con la información
necesaria para procesarla; sin embargo su documentación es
genérica y debe ser adaptada al área
específica y con las necesidades particulares que presenta
cada departamento. ¿Existe información del proceso
de procura de materiales y servicios en otras unidades?
ANÁLISIS Y RESULTADOS Análisis de los Resultados de
las Entrevistas No Estructuradas Respuesta: En el Departamento de
Mantenimiento Mecánico Macagua consideran que no existe
una óptima asignación de tareas debidamente
equitativas y bien definidas para la ejecución del proceso
de procura, lo cual acarrea problemas menores que deben ser
evitados para garantizar la oportuna realización de las
actividades de mantenimiento, que comprende la adquisición
de bienes y materiales, manejo de fondo en anticipo de bienes y
materiales y la contratación de servicios u obras.
¿Las tareas que conlleva el proceso de procura de
materiales y servicios están bien definidas en el
departamento? Respuesta: El personal entrevistado considera que
la aplicación de un manual es necesario y oportuno en el
departamento, para estandarizar el conjunto de procedimientos a
seguir para la adquisición de materiales, bienes y
servicios, manejo de fondo en anticipo de bienes y la
contratación de servicios u obras, esto con el fin de
evitar fallas y errores humanos a la hora de efectuar una
solicitud de pedido. ¿Considera necesario que se realice
un manual de procedimientos que muestre de una manera
práctica cada una de las actividades que debe realizar
propiamente el Departamento de Mantenimiento Mecánico
Macagua para el proceso de procura?
SITUACIÓN PROPUESTA Oportunidades de cambio para la mejora
de los procesos de procura para la adquisición oportuna de
los diferentes dispositivos y repuestos utilizados en los
mantenimientos de equipos así como en la
contratación de servicios u obras
SITUACIÓN PROPUESTA Diseño de una Propuesta de
Mejora Presentación: La propuesta que se plantea a
continuación se encuentra conformada por las mejoras que
se deben desarrollar dentro del proceso de procura de materiales
y servicios del Departamento de Mantenimiento Mecánico de
la Central Hidroeléctrica Antonio José de Sucre
(MACAGUA). Justificación de la Propuesta: Crear
estrategias para optimizar la toma de decisiones de acuerdo al
plan procura Estructura de la Propuesta: La propuesta está
divida en dos (2) partes, una que presenta las mejoras en el
proceso interno de procura y otra fundamentada en un manual de
procedimientos Objetivos de la Propuesta: Garantizar mayor
eficiencia en la gestión de procura de materiales y
servicios en el Departamento de Mantenimiento Mecánico
Macagua, estandarizando el conjunto de procedimientos a seguir
para un proceso efectivo de adquisición,
contratación y manejo de fondo en anticipo.
Normalización del proceso de procura de materiales y
servicios
SITUACIÓN PROPUESTA Estructura de la Propuesta de
Mejora
SITUACIÓN PROPUESTA (Gp:) Comunicación a Nivel de
Procura Realizar encuentros entre analistas del Departamento de
Mantenimiento Macagua y Coordinación de Procura
(Adquisiciones), para discutir las actividades del proceso de
procura de materiales y servicios y conocer sus debilidades y
dificultades. Dar a conocer la preferencia por parte de los
solicitantes, de las partes, repuestos, y/o dispositivos
críticos, en la prioridad para la atención de los
pedidos según la importancia del material o de urgencia en
su adquisición. Mejorar la descripción de los
materiales simbolizados en el Texto de Solicitud de Pedido en el
sistema SAP R/3. Realizar reuniones para dar a conocer y discutir
los cambios en las normativas, internas o externas, y determinar
las acciones pertinentes que permitan mantener la correcta
ejecución de las actividades de procura así como
estimar los tiempos asociados a estos nuevos cambios. Discutir y
diligenciar las responsabilidades y obligaciones de cada actor
del proceso.
SITUACIÓN PROPUESTA Encuentros entre analistas encargados
del proceso de procura de materiales y servicios para discutir
los resultados de la gestión medidos a través de
indicadores, que permitirán establecer metas para la toma
de decisiones oportunas Elaborar y evaluar por parte de los
analistas de procura los siguientes indicadores propuestos: –
Porcentaje de faltantes de bienes y materiales (PF) – Porcentaje
de sobrantes de bienes y materiales (PS). Llevar a cabo por parte
de técnicos las siguientes actividades: – Utilizar una
política de almacenamiento de materiales, donde
éstos estén organizados por semejanza funcional y
luego por semejanza física – Revisión continua de
las condiciones de los dispositivos utilizados para el manejo y
manipulación de los materiales del almacén. (Gp:)
Seguimiento de los Procesos
SITUACIÓN PROPUESTA Conocer los tiempos de cada una de las
actividades de procura y mantenerlos actualizados. Orientar la
capacitación del planificador hacia las aplicaciones del
sistema SAP R/3 en la planificación de los materiales.
(Gp:) Planificación
SITUACIÓN PROPUESTA (Gp:) Niveles Óptimo de Stock
Determinar, basada en las mejoras anteriores, políticas de
control de inventario en el Departamento de Mantenimiento
Mecánico Macagua: – Para los materiales y repuestos
demandados fuera de los mantenimientos mayores, se propone el
modelo básico CEP por las características de la
demanda y de los tiempos de reposición. – Calcular los
puntos de reorden de repuestos y equipos cambiados en las
inspecciones mayores, en función de las horas equivalentes
de operación de la unidad generadora. Mantener
actualizadas las demandas de materiales y repuestos utilizados en
los diferentes mantenimientos de los equipos. Mantener
actualizados los costos de disponibilidad de materiales y
repuestos. Mantener un stock de aquellos materiales
críticos cuyo tiempo de reposición es
considerable.
SITUACIÓN PROPUESTA Análisis FODA
SITUACIÓN PROPUESTA (Gp:) Manual de organización
del proceso de procura de materiales y servicios (Gp:) El manual
de organización propuesto tiene como finalidad establecer
los pasos necesarios para la procura de materiales y servicios en
el Departamento de Mantenimiento Mecánico Macagua de
CORPOELEC, presentados a través de flujogramas para una
mejor comprensión y visualización de las
actividades inherentes a la adquisición de bienes y
materiales, manejo de fondo en anticipo para la
adquisición de bienes y materiales y la
contratación de servicios u obras.
CONCLUSIONES El proceso de procura en la empresa CORPOELEC
garantiza la obtención de los materiales, servicios u
obras que requieran las diferentes áreas de la empresa, y
para poder cumplir con este compromiso cubren a través de
diferentes unidades las necesidades de cada departamento que
están constantemente consumiendo y requiriendo materiales,
servicios y/o suministros según sea el caso. El proceso de
procura en el Departamento de Mantenimiento Mecánico
Macagua se lleva a cabo por medio de tres (3) actividades
principales que involucran la adquisición de bienes y
materiales, manejo de fondo en anticipo para la
adquisición de bienes y materiales y la
contratación de servicios u obras. Cada uno de estos
procesos se han visto afectados por la carencia de un registro
organizado de cómo se debe realizar la gestión de
procura. La carencia de un manual de procedimientos
estandarizados ha influido la gestión interna del
Departamento de Mantenimiento Mecánico Macagua, ya que se
ha efectuado de forma genérica la gestión de
procura de materiales y servicios, determinándose que los
procedimientos de trabajo y lineamientos laborales no se
encuentran completamente definidos y documentados.
CONCLUSIONES Se llevó a cabo un análisis FODA para
conocer la situación actual del Departamento Mantenimiento
Mecánico Macagua en relación al proceso de procura
de materiales y servicios, planteando estrategias que permitan
tomar decisiones conformes al plan procura y así controlar
el flujo de bienes y materiales adquiridos así como
servicios recibidos, para asegurar que siempre se cuente con lo
necesario para operar dentro del departamento. La
aplicación del manual de procedimientos estandarizados
propuesto ofrecerá mejoras importantes, debido a que
está basada en las estrategias necesarias para el
Departamento Mantenimiento Mecánico Macagua, la cual
permitirá incrementar el desempeño del personal en
la realización de las actividades concernientes a la
adquisición de bienes y materiales, manejo de fondo en
anticipo para la adquisición de bienes y materiales y la
contratación de servicios u obras, además de
favorecer el proceso de retroalimentación y aprendizaje en
la organización.
RECOMENDACIONES Crear nuevos indicadores que permitan la mejora
continua de los procesos de procura de materiales y servicios,
tomando en cuenta los propuestos en la investigación
enfocados en: Eficiencia del proceso de atención de las
solpeds (EA), Eficacia del proceso de atención de las
solpeds (EFA), Errores de Compras (EC), Porcentaje de faltantes
de bienes y materiales (PF), Porcentaje de sobrantes de bienes y
materiales (PS). Realizar un proceso de capacitación del
personal con respecto a las actividades que deben realizarse en
el Departamento de Mantenimiento Mecánico Macagua con
respecto a la gestión de procura, con el fin de lograr una
mejor compresión del proceso de adquisición de
bienes y materiales, manejo de fondo en anticipo y
contratación de servicios, asegurando que todos los
procedimientos se realicen en consonancia a los objetivos
estratégicos del departamento. Organizar reuniones con los
analistas del Departamento de Mantenimiento Mecánico
Macagua y Departamento de Adquisiciones, para que la
gestión de adquisición de bienes y materiales se
realice en un período menor, debido a que en muchos de los
casos las solicitudes de los clientes son de materiales o equipos
indispensables para el desarrollo de sus procesos productivos,
además de que se corre el riesgo de pérdida de
vigencia de las ofertas de los proveedores, lo que implica un
retraso y una pérdida en la eficacia del proceso.
RECOMENDACIONES Implementar las estrategias propuestas en base al
modelo de mejora de los Sistemas de Gestión de la Calidad
ISO 9001:2000; para la eficacia de las actividades relacionadas a
la adquisición de bienes y materiales, manejo de fondo en
anticipo para la adquisición de bienes y materiales y la
contratación de servicios u obras efectuadas en el
Departamento de Mantenimiento Mecánico Macagua, siguiendo
un conjunto de fases orientadas a la Comunicación a Nivel
de Procura, Seguimiento de los Procesos de Procura,
Planificación de los Recursos y Niveles Óptimos de
Stock. Aplicar el manual de procedimientos propuesto para
estandarizar el conjunto de procedimientos a seguir para la
adquisición de bienes y materiales, manejo de fondo en
anticipo de bienes, materiales y servicios, y la
contratación de servicios u obras; con el fin de evitar
fallas y errores humanos a la hora de efectuar una solicitud de
pedido o la contratación de una obra; las cuales al ser
cumplidas respetando el orden establecido, garantizarán un
procedimiento efectivo y eficaz en el departamento.