Planificación de la calidad basada en las cláusulas correspondientes a las normas ISO 9001:2000

(Gp:) INTRODUCCIÓN (Gp:) El proceso de
planificación de la calidad necesita del conocimiento de
varios puntos clave como: establecer la infraestructura, conocer
que proyectos de mejora existen, instaurar equipos para los
proyectos, y proporcionar recursos a los equipos, a la
formación y a la motivación para lograr así
diagnosticar las causas, fomentar remedios, y establecer
controles para conservar los beneficios. además debe
determinar las actividades necesarias para alcanzar los objetivos
de calidad.

(Gp:) ISO 9001:2000 La ISO 9001:2000 es la norma
más conocida para elaborar un sistema de gestión de
la calidad. Es una norma flexible, que promueve la
adopción de un enfoque basado en procesos. La norma ISO
9001 no pretende proporcionar uniformidad en la estructura de los
sistemas de gestión de la calidad o en la
documentación, sino que se adapta a cada sector o
ámbito.

GENERALIDADES DEL DEPARTAMENTO DE DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA El Departamento de Dirección Administrativa
se encuentra ubicada en el 2do piso del Edificio Administrativo
de la Universidad Experimental Politécnica Antonio
José de Sucre. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

(Gp:) Vice- Rector (Gp:) Dirección Administrativa
(Gp:) Jefe Depart. Recursos Humanos (Gp:) Jefe de Bienes Nac.
(Gp:) Jefe de Almacén (Gp:) Jefe de Mtto. (Gp:) Jefe
Planif. de Mtto. (Gp:) Ejecución de Mtto. (Gp:)
ORGANIGRAMA (Gp:) Coordinador Administrativo (Gp:) Jefe de
Contabilidad (Gp:) Jefe de Compras (Gp:) Jefe de
Caja

(Gp:) SITUACIÓN ACTUAL (Gp:)  En la
dirección Administrativa se cumplen algunas etapas:  
Recibir la documentación (en el área de
presupuesto).     Cargar la
información requerida (por fax). Autorizar (por
dirección administrativa). Cotizar (departamento de
compra). Analizar. Tomar Decisiones.   En este departamento
se establecen criterios y métodos necesarios para prestar
un buen servicio. Las personas que allí laboran utilizan
distintos medios para realizar las actividades y luego hacerle un
seguimiento a las mismas. (Gp:) SISTEMA DE GESTIÓN DE
CALIDAD

RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN El Departamento de
Dirección Administrativa está bajo la
dirección Del Ing. Omir Martínez; quien se encarga
de controlar y dirigir cada una de las funciones que se llevan a
cabo en éste departamento. La dirección
administrativa tiene adjunto tres departamentos: Recursos Humanos
Contabilidad Mantenimiento El Departamento de Presupuesto
también trabaja en conjunto con la dirección
administrativa pero no depende de él. ALCANCE: Lograr que
el Dto. de Dirección Administrativa establezca un sistema
de gestión de la calidad a fin de que puedan llevar a cabo
todas sus actividades en forma óptima.

ENFOQUE DEL CLIENTE: La alta dirección cumple con
todos los parámetros establecidos dentro del área
de dirección administrativa, con la finalidad de poder
reflejar una buena imagen a todo aquel que solicite el servicio
de éste departamento (el cliente). (Gp:) COMPROMISO CON LA
DIRECCIÓN (Gp:) FALTA

POLÍTICA DE CALIDAD: El director del departamento
se encarga de establecer la política de calidad día
a día en este departamento, y para ello le da prioridad a
todas aquellas actividades que así lo requieran. En caso
de existir deficiencias graves en cuanto a los ingresos, en
reunión unánime con el Vicerrector proceden a tomar
medidas ante la situación presentada; si el problema es
muy crítico recurren a la OPSU (Oficina de
Planificación del Sector Universitario) para que este
organismo solicite créditos al Ejecutivo Nacional. PLANES
Y SISTEMAS DE CALIDAD La planificación del sistema de
gestión de calidad es realizado por un personal capacitado
que tiene como objetivo fundamental asegurar que los objetivos de
calidad puedan establecerse dentro de la organización para
llevar a cabo un buen servicio.

GESTIÓN DE LOS RECURSOS Este departamento no cuenta
con los recursos necesarios para el buen desempeño de las
labores que allí se ejecutan; existe una escasez de
recursos materiales… (Gp:) RR HH (Gp:) INFRAESTRUCTURA
(Gp:) AMBIENTE DE TRABAJO

En el área de Dirección Administrativa se
realiza una Auditoria Interna, llevada a cabo por Vicerrector
Académico Lic. Rafael Marcano el cual se encarga de la
revisión las actividades ejecutadas y verificar si los
resultados obtenidos satisfacen las disposiciones previamente
establecidas en este departamento; cuando el resultado de esta
auditoria es irregular se procede al establecimiento de de
acciones correctivas, preventivas o de mejoramiento para corregir
las fallas encontradas. Dentro del área de
Dirección Administrativa no se encuentran indicadores de
eficacia, eficiencia y satisfacción al cliente; es por
ello que no se puede establecer que exista una calidad excelente.
ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

El departamento debe elaborar un Manual de Calidad que
contenga todas las especificaciones de los procesos que se llevan
a cabo en le Departamento de Dirección Administrativa. Las
responsabilidades par la emisión, revisión,
aprobación, implementación, modificaciones y
distribución de procedimientos, instructivos y
métodos del sistema.

CONCLUSIONES EL Departamento de Dirección
Administrativa establece criterios y métodos necesarios
establecer un buen sistema de calidad. Este departamento no
cuenta con los recursos necesarios para el buen desempeño
de las labores que allí se ejecutan; existe una escasez de
recursos materiales e insumos. El personal que labora en este
departamento es competente y eficiente, se encuentra capacitado
para ejecutar todas las actividades requeridas. El departamento
no cuenta con un manual de calidad que contenga todas las
especificaciones de los procesos que se llevan a cabo en le
Departamento de Dirección Administrativa.

RECOMENDACIONES Se debe crear una plataforma completa que
cuente con una excelente tecnología, un buen sistema,
insumos y recursos necesarios para poder ejecutar todas las
funciones que allí se desarrollan en forma óptima.
Establecer una reorganización administrativa a
través de un sistema computarizado entre todos los
vicerrectorados con el fin de mejorar la calidad. Implementar un
sistema de información sobre el sistema de gestión
y mejoramiento continuo de la calidad a través de foros y
charlas que estimule a los trabajadores que formen parte de la
organización a mejorar cada día.