Procedimiento de auditoria a partir de la identificación de riesgos en los procesos (página 2)

Partes: 1, 2

5. Insuficiencia del seguimiento necesario para
determinar si se adoptan las medidas correctivas
apropiadas.

6. Inutilidad del contenido del Informe por los
responsabilizados e interesados, en el momento y asunto
pertinente.

7. Ausencia de los directivos y funcionarios
facultados, en la discusión de los resultados del
Informe.

Conformación del Expediente.

Terminado el borrador de informe, el auditor actuante
inicia la organización del expediente auditoria, como
continuidad del proceso.

En Cuba, el Decreto Ley 159, de 1995, establece: "La
dirección o administración de todas las entidades
estatales y las personas naturales y jurídicas del sector
no estatal, están obligados a habilitar un Expediente
Único que contenga, los informes donde se muestren los
resultados de las auditorias, inspecciones, comprobaciones y
verificaciones fiscales, realizadas a la entidad".

Una vez terminada la Auditoria y después de
confeccionado el informe correspondiente, los papeles de trabajo
se organizan para ser registrados en el archivo permanente, y
servirán para ser consultados en acciones
futuras.

La preparación del expediente requiere una
adecuada organización y ejecución de las diferentes
acciones en cada uno de los procesos de la auditoria.

Después de arreglados anotados en el
índice, los papeles de trabajo están listos para su
almacenamiento. Un procedimiento satisfactorio de almacenamiento,
es el que da protección contra azares, tales como,
incendios, robos, y asegura que los papeles de trabajo puedan
encontrarse rápidamente y consultarse cuando sea
necesario.

Unos papeles de trabajo que no son accesibles, son,
obviamente, de poca utilidad; por lo que el auditor, luego de
terminado el proceso, puede destruir aquellos papeles de trabajo
que no tengan ningún valor con relación al
informe.

Por las características que poseen los
expedientes de auditoria y la información variada que
ellos almacenan, la manera en que estos deben ser archivados
está sujeta a controversias, a continuación se
muestra una de las variantes que se pueden utilizar para archivar
los documentos siguiendo un orden, con el objetivo de uniformar y
organizar la documentación lógica y
funcionalmente.

• Carátula de identificación

• Índice

• Constancia de Entrega del informe final

• Copia del informe final

• Acta de Notificación Final de la
  auditoria

• Acta de información de la auditoria a los
  trabajadores, directivos y funcionarios

• Borrador del informe

• Orden de trabajo

• Carta de presentación

• Acta de Declaración de no
  Impedimentos

• Exploración

• Planeamiento

• Resultados de los trabajos de supervisión en
  el terreno y de mesa.

Archivar según la documentación acopiada
en el curso de las comprobaciones e investigaciones realizadas,
organizadas por cuentas y agrupadas por temas.

• Acta de Notificación y análisis
  parciales de deficiencias.

• Papeles de trabajo

• Acta de requerimiento

• Acta de ocupación documentos

• Acta de devolución de documentos
  ocupados

• Actas de declaración

• Balance General

• Estado de Resultado

• Estado de Costo de la producción y/o de la
  Mercancía Vendida

• Asientos de Ajustes

• Otros documentos

Los últimos pasos de una auditoria son los
referidos a la reunión de información y
análisis del informe final y, posteriormente, la
confección del plan de medidas para erradicar las
deficiencias detectadas.

Todos los documentos que conforman el expediente se
numeran consecutivamente en cada hoja a partir del orden
concebido en la hoja control de documentos del referido
expediente. Los papeles constituidos por hojas columnares, se
doblan de forma que resulte fácil su
identificación.

Cada expediente tiene su tapa, la cual se titula en el
centro superior: EXPEDIENTE DE AUDITORIA; en líneas
subsiguientes y a varios espacios, se expone:

• Categoría.

• Número de la orden de trabajo

• Nombre de la entidad auditada.

• Organismo a la que está
  subordinada

• Tipo de auditoria.

• Fecha de inicio y terminación de la
  auditoria.

• Auditores participantes y sus cargos.

Los expedientes se controlan por medio del Registro de
Acciones de Control ejecutadas, se archivan siguiendo el
número de la orden de trabajo correspondiente, se
conservan y custodian según lo establecido.

Si en el transcurso de dicho término no se ha
ejecutado una nueva acción, los expedientes deben
conservarse hasta que se ejecute otra. Los que por su
clasificación requieran de una conservación
especial, se archivan de acuerdo con lo establecido para cada
caso, específicamente.

Este se clasifica según se catalogue la
auditoria, de acuerdo con lo establecido en la Ley del Secreto
Estatal y su reglamentación u otras disposiciones legales.
La categoría o clasificación que se otorgue, se
consigna en el margen superior derecho de la tapa de cada legajo,
donde se debe consignar, además, el número del
ejemplar y el número de cada hoja.

Todas las etapas de la auditoria están
estrechamente relacionados con un proceso que implica dirigir los
esfuerzos de los auditores involucrados, instruirlos, mantenerlos
informados acerca de problemas significativos encontrados;
además, conlleva revisar el trabajo realizado y
proporcionar capacitación en el campo, el cual abordaremos
en el epígrafe siguiente.

3.3.1 Supervisión.

Un proceso técnico sumamente importante
involucrado en cualquiera de las etapas es la supervisión,
el mismo consiste en dirigir y controlar la auditoria interna
desde su inicio hasta la presentación del informe al nivel
competente, implica determinar si se están alcanzando los
objetivos previstos, y dirigir los esfuerzos de los auditores
internos hacia su cumplimiento.

La supervisión debe ejercerse en todos los
niveles o categorías del personal que intervenga en el
trabajo de auditoria y en proporción inversa a la
experiencia, la preparación técnica y la capacidad
profesional del auditor supervisado, evitando errores tales
como:

• Omisión de las evidencias que soportan el
  desarrollo de cada uno de los procesos.

• Incumplimiento en la confección de los
  papeles de trabajo de la auditoria.

• Cumplimiento de tareas
  extemporáneas.

• Organización inadecuada del archivo de los
  papeles de trabajo.

• Imposibilidad de que un tercero compruebe el Informe
  y la correspondencia con los exámenes.

En caso de que la auditoria sea tan compleja que
requiera los servicios de varios auditores, el supervisor
establecerá una línea de mando con un auditor como
supervisor, designando, para esa actividad, al de mayor
experiencia y capacidad profesional.

Una supervisión adecuada debe asegurar
que:

• Todos los miembros del grupo de auditoria hayan
  comprendido, de forma clara y satisfactoria, el plan de
  auditoria, y que no tengan impedimentos personales que
  limiten su participación en el trabajo.

• La auditoria se ejecuta de acuerdo con las normas de
  auditoria y las prácticas para esta
  actividad.

• Se le de cumplimiento al plan de auditoria elaborado
  al efecto y se apliquen los procedimientos previstos,
  considerando las modificaciones autorizadas.

• El trabajo realizado por el jefe de grupo sea
  revisado por el supervisor.

• Los papeles de trabajo contengan evidencias que
  sustenten adecuadamente las conclusiones, recomendaciones y
  opiniones, así como los señalamientos
  reflejados en el informe final.

La supervisión tiene normalmente dos niveles de
ejecución: el que corresponde al que se realiza
sistemáticamente por el jefe de grupo a medida que se
avance en los distintos procesos de manera de garantizar que los
papeles de trabajo sean legibles y comprensibles, y el que
acomete el funcionario de la dirección designado como
supervisor, dejando siempre marcas de su revisión
en los papeles de trabajo y la emisión del modelo " Acta
de supervisión ",la cual expresará las
insuficiencias o fallas técnicas detectadas y las
recomendaciones que de ellas se deriven.

Es cierto que, cuando la supervisión se realiza
antes de la terminación de cualquier proceso, se
contribuye a mejorar la calidad del próximo, si se cumplen
las recomendaciones emitidas por el supervisor; no así
cuando sólo se realiza al terminar la auditoria, el
cumplimiento de cada una de las partes que integran el proceso,
permitirá valorar el riesgo; estos se mencionan a
continuación:

• Impedimentos de los auditores que limiten comprender
  de forma clara y precisa la etapa que se
  supervisa.

• Incumplimiento de las recomendaciones dejadas en
  supervisiones anteriores.

• Selección inadecuada del momento
  óptimo para la supervisión, según
  requerimientos de la auditoria y/o el auditor que realice el
  trabajo.

• Incapacidad del supervisor para valorar el
  desenvolvimiento de una actividad y/o auditoria.

Otros elementos de control de calidad que deben ser
cuidadosamente protegidos en las funciones de auditoria
son:

• El debido grado de independencia de los
  auditores.

• La debida asignación de los miembros del
  personal a los equipos de auditoria.

• Asegurar que el personal tenga el grado adecuado de
  educación y experiencia requeridas para cada
  tarea.

• Métodos que permitan a los auditores buscar
  la asistencia técnica, consejo y asesoría sobre
  contabilidad y auditoria a niveles de conocimiento más
  altos a través de personas con mayor competencia,
  juicio y autoridad.

Vital importancia reviste este proceso, pues constituye
un aval confiable, para evaluar los resultados del trabajo
del auditor, proceso no identificado como una de las
etapas de la auditoria, pero que la autora considera
imprescindible para corregir la formación y
preparación profesional del auditor interno, del cual se
derivan los siguientes objetivos:

• Evaluar el trabajo del personal que directamente
  labora en una auditoria, al concluir la misma.

• Identificar los puntos fuertes y débiles de
  los empleados, de manera que se pueden determinar las
  necesidades de formación y desarrollo de los
  mismos.

• Valorar profundamente y con justeza cada uno de los
  indicadores que se analizan.

• Considerar, de acuerdo con las debilidades y
  problemas existentes, las necesidades de superación,
  si el resultado de trabajo lo demuestra.

Esta evaluación se realiza:

• A los auditores actuantes, por el jefe de
  grupo.

• Al jefe de grupo, por el supervisor
  actuante.

• Al supervisor, por el jefe de la unidad
  organizativa.

Este proceso también está sujeto a
riesgos, relacionados a continuación:

• Evaluación incorrecta.

• Evaluación injusta que influya negativamente
  en los resultados individuales.

• Incumplimiento de la evaluación, lo cual
  impide que el evaluado tome conciencia de las limitaciones
  que se le señalan.

Conclusiones

• La adecuada gestión de riesgos
  garantizará mejoras en la calidad de los procesos de
  la auditoria interna.

• La identificación de los riesgos está
  destinada a orientar la labor del auditor interno a
  determinar con mayor certeza las deficiencias que posee la
  organización, lo cual contribuye a la
  disminución de su impacto.

• La Resolución 60/11 de la Contraloría
  General de la República, no ofrece una
  metodología que facilite la identificación de
  los riesgos para los directivos y auditores del sistema
  nacional.

• La auditoria interna debe ser concebida como una
  actividad preventiva, destinada a crear valor.

• El Procedimiento de General Aplicación
  constituye una herramienta, que le permita administrar a los
  profesionales de la actividad los riesgos vinculados a cada
  etapa, bajo la concepción de un proceso
  integrador.

Recomendaciones

• Se recomienda esta investigación como
  material de capacitación y herramienta de trabajo para
  los auditores del sistema.

Bibliografía

• Almelia, B. Controly Auditoría
  Interna de la Empresa. Primera edición. Colegio de
  Economistas de España, De. Madrid. 1987

• Blanco, E. L.. El muestreo con apoyo
  informático en la auditoría. Revista
  Auditoría y Control (La Habana) Número 7
  Diciembre 2002,

• Blanco, E. L. El Control Interno en los
  sistemas informáticos de las pequeñas y
  medianas empresas. Revista Auditoría y Control (La
  Habana) Número especial. Noviembre 2003.

• Boullosa, T. A, Lage, J. J,
  Hernández M. E, La modelación y los modelos
  teóricos en la ciencia. Una concreción en la
  auditoría interna con enfoque de riesgo. Revista
  Contribuciones a la Economía. Universidad de
  Málaga. España. Julio 2009.

• Cashin, J.A. Neuwert, P.D. y Levy J.F.
  Enciclopedia de la Auditoría. Barcelona: Grupo
  Editorial

• Castillo Martínez, G..,
  Auditorías basadas en riesgos: nuevo reto. Revista
  Auditoría y Control. Número 16. Ciudad de La
  Habana. Cuba. 2007

• Contraloría General de la
  República. Reglamento de la Ley 107/10.

• Freu, Baun. Teoría de las 5Cs.
  Características fundamentales de un Auditor. Revista
  Auditoría y Control. Número 14. Agosto. Ciudad
  de La Habana. Cuba. 2005.

• Gómez Avilés, B
  Gestión de la calidad. Conceptos, terminología
  y enfoques. Cuba. . 2002.

• González, G. I. Resumen de la
  Primera Jornada de Control Interno. El Control Interno como
  profesión: Métodos y disciplinas. Disponible
  en: http://ocu.ucr.ac.cr/boletin 2-2002-artiulo6.htm 2002,
  entre otros que surgirán en el transcurso de la
  investigación.

• Torrente, T. y B. Chacón: El
  Control Interno. Un Instrumento eficaz para la
  administración, revista Auditoria y Control, no. 7,
  diciembre de 2002.

 

 

Autor:

Lic. Olaida H. León
Smith

Auditor Principal. Dirección de
Supervisión, Auditoria y Control. Ministerio de la
Industria Sidero Mecánica y el Reciclaje.

Profesor Instructor. Facultad de Ciencias
Económicas y Empresariales. Departamento de Contabilidad y
Finanzas. Universidad de Oriente.

Lic. Adrian León
Galán

Auditor Principal. Dirección de
Supervisión, Auditoria y Control. Ministerio de la
Industria Sidero Mecánica y el Reciclaje.

Lic. Nancy Elvira Benítez
Frías

Especialista en Gestión
Económica.

Profesora Asistente. Universidad de las
Ciencias de la Cultura Física y el Deporte. Universidad de
Granma

 

[1] Capote C G. El Control Interno y el
Control. Revista de Auditoria y Control. Número 7. La
Habana. Cuba. 2000.

[2] Carmona M. El papel de la auditoria en
los procesos de mejora continua de la gestión. Revista
Auditoria y Control. Número 8. La Habana. Cuba. 2003.
p.34

[3] Ministerio de Auditoria y Control.
Resolución No 353. Metodología de
Calificación de las Auditorias. Cuba 2008.