15 preguntas sobre control interno – Cuba

El presente trabajo muestra en forma de preguntas y
respuestas conocimientos y habilidades prácticas sobre la
Resolución 60/2011 de la Contraloría General de la
República de Cuba: "Normas del Sistema del Control
Interno". Esta sencilla propuesta pretende contribuir a una mejor
comprensión e implementación de la
misma.

1-
¿Qué es el Control Interno y cuál es su
importancia?

El control interno es el proceso integrado a las
operaciones con un enfoque de mejoramiento continuo, extendido a
todas las actividades inherentes a la gestión. Se
implementa mediante un sistema integrado de normas y
procedimientos, que contribuyen a prever y limitar los riesgos
internos y externos. Proporciona una seguridad razonable al logro
de los objetivos institucionales y una adecuada rendición
de cuentas.

2-
¿Quiénes efectúan el Control
Interno?

El Control Interno se efectúa tanto por la
dirección como por el resto del personal.

3-
¿Qué es la Contraloría General de la
República de Cuba y cuáles son sus
funciones?

La Controlaría General de la República es
el órgano que se creó por la Ley No. 107, aprobada
el 01 de agosto de 2009 por la Asamblea Nacional del Poder
Popular. Entre sus funciones específicas, según lo
establecido en el artículo 31, inciso l), están:
normar, supervisar y evaluar los sistemas de control interno y
formular las recomendaciones necesarias para su mejoramiento y
perfeccionamiento continuo.

4-
¿Quién ocupa el cargo de Contralora General de la
República de Cuba y en qué circunstancias fue
designada?

Este cargo lo ocupa la compañera Gladys
María Bejerano Portela, quien fue elegida Contralora
General de la República, por Acuerdo de la Asamblea
Nacional del Poder Popular, de 01 de agosto de 2009.

5-
¿Cuál es el documento que constituye el
estándar para desarrollar el Control Interno y
cuándo entró en vigor?

El documento que constituye el modelo estándar
para el Sistema de Control Interno es la Resolución 60/11,
de la Contraloría General de la República. Esta
resolución entró en vigor a partir de los quince
(15) días posteriores a su publicación en la Gaceta
Oficial de la República de Cuba, en fecha 03 de marzo de
2011.

6-
¿Qué término se estableció para la
implementación de la Resolución
60/11?

A partir de la entrada en vigor de la Resolución
90/11, los jefes de los órganos, organismos de la
Administración del Estado y entidades nacionales
establecen en un término de sesenta (60) días
naturales, la definición de los plazos para el
diseño e implementación de los sistemas de control
interno, de cada una de las organizaciones y entidades que se les
subordinan o de las cuales son órgano de
relación.

7- ¿La
Resolución 60/11 deja sin efectos resoluciones
anteriores?

Dada la necesidad de emitir una nueva norma atemperada a
las disposiciones que regulan el control interno y a los
requerimientos del desarrollo económico-administrativo del
país, quedan sin efectos legales las resoluciones No. 297,
de 23 de septiembre de 2003, dictada por la Ministra de Finanzas
y Precios y la No.13, de 18 de enero de 2006, dictada por la
Ministra de Auditoría y Control,

8-
¿Cómo se diseña e implementa el Control
Interno?

Se diseña e implementa mediante un sistema
integrado de normas y procedimientos, que contribuyen a prever y
limitar los riesgos internos y externos.

9-
¿Qué importancia tiene implementar un sistema de
Control Interno?

Proporciona una seguridad razonable y una adecuada
rendición de cuentas, dado que la propia entidad
diseña, armoniza, implementa y autocontrola de forma
sistemática de acuerdo con su misión,
visión, objetivos, estrategias fundamentales,
características, competencias y atribuciones, en
correspondencia con lo establecido por la Contraloría
General de la República.

10-
¿Cuáles son los principios básicos para el
diseño e implementación del Sistema de Control
Interno, que deben cumplir los órganos, organismos,
organizaciones y entidades? ¿A qué se refiere cada
uno de ellos?

Estos principios básicos son:

• a) Legalidad

• b) Objetividad

• c) Probidad Administrativa

• d) División de funciones

• e) Fijación de
  responsabilidades

• f) Cargo y Descargo

• g) Autocontrol

a) Legalidad. Aplicación de las normas
legales y procedimientos que dictan los órganos,
organismos, organizaciones y entidades, en correspondencia con lo
establecido en la legislación vigente.

b) Objetividad. Comparar lo realizado de forma
cuantitativa y cualitativa, según los parámetros y
normas establecidas.

c) Probidad administrativa. Probidad significa:
honradez. Por lo que la probidad administrativa
se relaciona con el acto de promover con honradez la correcta y
transparente administración del patrimonio público
y en consecuencia exigir, cuando corresponda, las
responsabilidades ante cualquier pérdida, despilfarro, uso
indebido, irregularidades o acto ilícito.

d) División de funciones. Garantiza que
los procesos, actividades y operaciones sean controlados y
supervisados de manera que no pongan en riesgo su
ejecución, contrapartida y revisión.

e) Fijación de responsabilidades. Prever
las funciones y responsabilidades de cada área, expresando
el cómo hay que hacer y quién debe hacerlo.
Establecer en forma obligatoria que se deje evidencia documental,
de quién y cuándo efectúa cada una de las
operaciones en los documentos y registros.

f) Cargo y descargo. Debe entenderse como el
máximo control de lo que entra y sale; cualquier
operación registrada en una cuenta contraria a su
naturaleza, la entrega de recursos (descargo) debe tener una
contrapartida o recepción (cargo) y cuando esta
operación se formaliza documentalmente la persona que
recibe firma el documento asumiendo la custodia de lo
recibido.

g) Autocontrol. Obligación que tienen los
directivos superiores, directivos, ejecutivos y funcionarios con
independencia del tipo de propiedad y forma de
organización, de autoevaluar su gestión de manera
permanente; y cuando proceda, elaborar un plan para corregir las
fallas e insuficiencias, adoptar las medidas administrativas que
correspondan y dar seguimiento al mismo en el órgano
colegiado de dirección, comunicar sus resultados al nivel
superior y rendir cuenta a los trabajadores.

11-
¿Qué cualidades debe caracterizar el Control
Interno?

El Control Interno debe ser:

• a) Integral

• b) Flexible

• c) Razonable

a) Integral. Considerar la totalidad de los
procesos, actividades y operaciones con un enfoque
sistémico y participativo de todos los
trabajadores.

b) Flexible. Adecuación,
armonización y actualización
periódica.

• d) Razonable. Diseñado para
  lograr los objetivos del Sistema de Control Interno con
  seguridad razonable y satisfacer, con la calidad requerida,
  sus necesidades.

12- ¿El
Control Interno tiene limitaciones?

El Sistema de Control Interno está relacionado
con el concepto de seguridad razonable, al reconocer la
existencia de limitaciones y riesgos en los procesos, actividades
y operaciones, originados por errores en interpretaciones de
normas legales, en la toma de decisiones, por acuerdos entre
personas y al evaluar la relación
costo-beneficio.

13-
¿Cuáles son los componentes y normas de
carácter general del Control Interno?

El Sistema de Control Interno está formado por
cinco componentes interrelacionados entre sí, estos
son:

• a) Ambiente de Control

• b) Gestión y Prevención de
  Riesgos

• c) Actividades de Control,

• d) Información y
  Comunicación

• e) Supervisión y Monitoreo

a) Ambiente de control. El componente Ambiente de
Control sienta las pautas para el funcionamiento legal y
armónico, refleja la actitud asumida por la máxima
dirección y el resto del colectivo con relación a
la importancia del Sistema de Control Interno. Se estructura en
las siguientes normas:

– Planes de trabajo anual, mensual e
individual.

Integrar al Sistema de Control Interno, el proceso de
planificación, los objetivos y planes de trabajo, para
asegurar el cumplimiento de la misión y las disposiciones
legales que competen.

– Integridad y valores
éticos.

La dirección desempeña un papel principal
al contribuir con su ejemplo personal a elevar el compromiso
ético y sentido de pertenencia de todos sus integrantes.
Deben conocer y cumplir el Código de Ética de los
Cuadros del Estado Cubano, el Reglamento Orgánico, el
Manual de Procedimiento, el Convenio Colectivo de Trabajo, el
Código de Conducta Específico si lo hubiere y su
Reglamento Disciplinario Interno.

– Idoneidad demostrada.

La idoneidad demostrada facilita el cumplimiento de las
funciones y responsabilidades asignadas a cada cargo.

• Estructura organizativa y asignación de
  autoridad y responsabilidad.

Elaborar un organigrama, que formalice las atribuciones
y obligaciones de los cargos, que constituyen el marco formal de
autoridad y responsabilidad.

• Políticas y prácticas en la
  gestión de recursos humanos.

Establecer y cumplir las políticas y
prácticas en la gestión de recursos humanos.
Prestar especial atención a la formación de
valores; al desarrollo de capacidades; así como al control
sistemático de los subordinados y la evaluación de
su desempeño.

b) Gestión y prevención de riesgos.
Este componente establece las bases para la identificación
y análisis de los riesgos. El componente se estructura en
las siguientes normas:

• Identificación de riesgos y
  detección del cambio:

La identificación de riesgos puede presentarse en
el contexto externo e interno. Contexto externo;
modificaciones en las disposiciones legales, alteraciones en el
escenario económico financiero que impacten en el
presupuesto, entre otros. Contexto interno; variaciones
de los niveles de producción o servicios, modificaciones
de carácter organizativo y de estructura u otros. Una vez
identificados los riesgos se procede a su análisis,
aplicando para ello el principio de importancia relativa,
determinando la probabilidad de ocurrencia y en los casos que sea
posible, cuantificar una valoración estimada de la
afectación o pérdida de cualquier
índole.

– Determinación de los objetivos de
control:

Los objetivos de control son el resultado o
propósito que se desea alcanzar con la aplicación
de procedimientos de control, los que deben verificar los riesgos
identificados y estar en función de la política y
estrategia de la organización. Luego de identificar,
evaluar y cuantificar, la máxima dirección y
demás directivos de las áreas con la
participación de los trabajadores, realizan un
diagnóstico y determinan los objetivos de control, dejando
evidencia documental del proceso.

• Prevención de riesgos:

Esta norma constituye un conjunto de acciones o
procedimientos de carácter ético-moral,
técnico-organizativos y de control, dirigidas de modo
consciente a eliminar o reducir al mínimo posible las
causas y condiciones que propician los riesgos internos y
externos, así como los hechos de indisciplinas e
ilegalidades, que continuados y en un clima de impunidad,
provocan manifestaciones de corrupción administrativa o la
ocurrencia de presuntos hechos delictivos. En función de
los objetivos de control determinados de acuerdo con los riesgos
identificados por los trabajadores de cada área o
actividad y las medidas o acciones de control necesarias, se
elabora el Plan de Prevención de Riesgos, que será
evaluado por el Comité de Prevención y Control y
aprobados por el órgano colegiado de
dirección.

c) Actividades de control

El componente Actividades de Control establece las
políticas, disposiciones legales y acciones concretas de
control, necesarios para gestionar y verificar la calidad de la
gestión, su seguridad razonable con los requerimientos
institucionales, para el cumplimiento de los objetivos y
misión. Se estructura en las siguientes normas:

– Coordinación entre
áreas, separación de tareas, responsabilidades y
niveles de autorización:

El Sistema de Control Interno para que sea efectivo
requiere de una adecuada interrelación y
coordinación de trabajo entre las áreas que
ejecutan los procesos, actividades y operaciones; cada
operación necesita de la autorización de la
autoridad facultada y debe quedar específicamente
definida, documentada, asignada y comunicada al responsable de su
ejecución.

– Documentación, registro
oportuno y adecuado de las transacciones y
hechos:

Todas las transacciones, operaciones y hechos
económicos que se realicen, deben tener soporte
documental, ser fiables y garantizar la trazabilidad;
también debe garantizarse la salvaguarda de las actas de
los órganos colegiados de dirección y de las
asambleas con los trabajadores para el análisis de la
eficiencia. Los documentos podrán estar en formato impreso
o digital, según se determine por la entidad, salvo lo que
expresamente se regule por los órganos y organismos
rectores.

– Acceso restringido a los recursos,
activos y registros:

El acceso a los recursos, activos, registros y
comprobantes, debe ser protegido, otorgándosele permisos
solo a las personas autorizadas, quienes están obligadas a
firmar actas con las cuales se responsabilizan de su
utilización y custodia.

Los activos están debidamente registrados y se
cotejan las existencias físicas con los registros
contables para verificar su coincidencia y prevenir riesgos de
sustracción, despilfarro, uso indebido u otras
irregularidades.

– Rotación del personal en las
tareas claves:

La rotación del personal, siempre que sea posible
y acordado por el órgano colegiado de dirección,
puede ayudar a evitar la comisión de irregularidades,
permitir mayor eficiencia y eficacia de las operaciones e impedir
que un trabajador sea responsable de aspectos claves inherentes a
sus funciones por un excesivo período de tiempo en la
función o cargo.

– Control de las tecnologías de
la información y las comunicaciones:

Los órganos, organismos, organizaciones y
demás entidades que cuenten con tecnologías de la
información y las comunicaciones, integran y concilian el
Plan de Seguridad Informática con su Sistema de Control
Interno.

– Indicadores de rendimiento y de
desempeño:

Los órganos, organismos, organizaciones y
demás entidades establecen sus indicadores de rendimiento
y de desempeño de tipo cualitativos y cuantitativos de
acuerdo con sus características, tamaño, proceso
productivo de bienes y servicios, recursos, nivel de competencia
y demás elementos que lo distingan, con el fin de evaluar
el cumplimiento de los objetivos fijados. Con la
información obtenida se adoptan las acciones que
correspondan para mejorar el rendimiento y el
desempeño.

d) Información y
comunicación

El componente Información y Comunicación
se estructura en las siguientes normas:

– Sistema de información, flujo
y canales de comunicación:

El sistema de información se diseña en
concordancia con las características, necesidades y
naturalezas de los órganos, organismos, organizaciones y
demás entidades, así como de acuerdo con los
requerimientos establecidos para la información oficial
contable y estadística que corresponda. El flujo
informativo circula en todos los sentidos y niveles de la
organización: ascendente, descendente, transversal y
horizontal, su diseño debe contribuir a ofrecer
información oportuna, clara y veraz para la toma de
decisiones.

– Contenido, calidad y
responsabilidad:

La información contribuye al cumplimiento de las
responsabilidades individuales y a la coordinación del
conjunto de actividades que desarrollan los órganos,
organismos, organizaciones y demás entidades para el logro
de sus objetivos, debe transmitir la situación existente
en un determinado momento, de forma confiable, oportuna,
suficiente, pertinente y con la calidad requerida. El sistema de
información debe incluir un procedimiento que indique el
emisor y receptor de cada dato significativo, así como la
responsabilidad por su actuación y comunicación a
quien lo utilice.

– Rendición de cuentas:

Los directivos superiores, directivos, ejecutivos y
funcionarios, tienen el deber legal y ético de responder e
informar acerca de su gestión, administración,
manejo y rendimiento de fondos, bienes o recursos públicos
asignados y los resultados en el cumplimiento del mandato que le
ha sido conferido, así como otros aspectos de
interés que resulten necesarios, ante sus órganos
superiores, consejo de dirección y colectivo de
trabajadores. El sistema de rendición de cuentas debe
incluir todos los elementos que permitan conocer el destino de
los recursos y les garanticen el mejor uso posible de estos para
satisfacer las necesidades públicas. Con la
rendición de cuentas debe lograrse que toda persona asuma
con plena responsabilidad sus actos, informando no solo de los
objetivos a que se destinaron los recursos que le fueron
confiados, sino también de la forma y resultado de su
aplicación, sin olvidar la importancia del componente
ético en su actuación y conducta.

e) Supervisión y monitoreo

El componente Supervisión y Monitoreo está
dirigido a la detección de errores e irregularidades que
no fueron detectados con las actividades de control, Se
estructura en las siguientes normas:

– Evaluación y
determinación de la eficacia del Sistema de Control
Interno:

El Sistema de Control Interno es objeto de
evaluación para conocer la eficacia de su funcionamiento y
permitir su retroalimentación y mejora continua.
También verifican de manera sistemática, los
avances y logros en la implementación de las acciones
adoptadas. Mediante la aplicación del autocontrol
sistemático también se garantiza su función
de control, adecuan, actualizan y gradúan la
aplicación de la Guía de Autocontrol emitida por la
Contraloría General de la República en
correspondencia con su actividad y sus características. A
partir de los resultados obtenidos se elabora un plan de medidas,
el que debe ser evaluado por el órgano colegiado de
dirección.

– Comité de prevención y
control:

Los órganos, organismos, organizaciones y
demás entidades, constituyen mediante disposición
legal su Comité de Prevención y Control, que es un
órgano asesor que está vinculado directamente al
órgano colegiado de dirección, con el objetivo de
velar por el adecuado funcionamiento del Sistema de Control
Interno y su mejoramiento continuo que preside la máxima
autoridad, la que designa para su integración a otros
directivos, ejecutivos, asesores jurídicos y el auditor
interno, según la estructura que corresponda; así
como a otros funcionarios que tienen a su cargo las funciones o
actividades de cuadros, atención a la población,
inspección, seguridad y protección, entre otros que
se determinen; además de trabajadores que gocen de respeto
en el colectivo por sus conocimientos y experiencia. Debe quedar
evidencia documental del cronograma de reuniones, así como
de los temas tratados, acuerdos adoptados y su seguimiento en las
sesiones de trabajo. Entre sus funciones fundamentales se
encuentran:

• Conocer las disposiciones legales relativas al
  Sistema de Control Interno.

• Conducción y revisión del proceso de
  elaboración del Plan de Prevención de Riesgos y
  su posterior seguimiento.

• Coordinar y orientar la divulgación de
  información y capacitación a los trabajadores
  acerca de políticas, disposiciones legales y
  procedimientos emitidos por la entidad o de carácter
  vinculante, apoyando a la dirección.

• Otras funciones que se consideren necesarias por los
  órganos, organismos, organizaciones y demás
  entidades para la gestión de riesgos y el cumplimiento
  de su misión y objetivos.

14-
¿Existen controles asociados a las tecnologías de
la información y las comunicaciones?

Los órganos, organismos, organizaciones y
demás entidades que poseen tecnologías de la
información y las comunicaciones para el diseño e
implementación del Sistema de Control Interno, garantizan
la seguridad de la información durante el proceso,
intercambio, reproducción y conservación de la
misma, adoptando las medidas que permitan la integridad,
confidencialidad, oportunidad y disponibilidad de datos y
recursos, mediante la aplicación efectiva de los controles
generales de las tecnologías de la información y
las comunicaciones: controles de seguridad lógica, de
seguridad física, de adquisición y desarrollo de
programas, de garantía de la continuidad del proceso de
información, de organización, entre
otros.

15- a) Verifique
si el modelo que utilizó para elaborar el de Plan de
Prevención responde a la siguiente
estructura:

PLAN DE PREVENCION DE
RIESGOS

Fuente: Anexo II de la
Resolución 60/11

b) Compare si para cada una de las acciones tuvo en
cuenta lo que se expresa en las siguientes definiciones. Fuente:
Anexo I de la Resolución 60/11

Actividad o área: Es la actividad,
área, operación, relación,
documentación o procedimiento legal, proceso
técnico-productivo, comportamiento ético
profesional de directivos, funcionarios y trabajadores, o
elemento físico, que por sus características de
exposición a riesgos internos o externos es susceptible de
que recaiga sobre él la acción u omisión del
sujeto comisor, consistente en una indisciplina, ilegalidad,
presunto hecho delictivo o manifestación de
corrupción administrativa. En el Plan de Prevención
de Riesgo en un punto vulnerable pueden identificarse uno o
varios riesgos y posibles manifestaciones negativas.

Riesgo: Es la incertidumbre de que ocurra un
acontecimiento que pudiera afectar o beneficiar el logro de los
objetivos y metas de la organización. El riesgo se puede
medir en términos de consecuencias favorables o no y de
probabilidad de ocurrencia.

Posibles manifestaciones negativas: Acción
u omisión con o sin intención, que cometida por un
sujeto propio o ajeno a la entidad, lesiona un punto vulnerable
de la misma, constituyendo en esencia el modo de operar, la forma
mediante la cual se expresa una indisciplina, ilegalidad o
manifestación de corrupción
administrativa.

Medidas a aplicar: Acciones concertadas que se
emprenden de forma colegiada por la administración y el
colectivo laboral, dirigidas a eliminar o disminuir en lo
posible, las causas y condiciones que propician la
comisión de indisciplinas, ilegalidades o manifestaciones
de corrupción administrativa. No deben reproducir
funciones u orientaciones metodológicas ya establecidas;
cuando se identifiquen peligros por el incumplimiento o
violación de estas, las acciones deben estar dirigidas a
su verificación, comprobación y evaluación,
con métodos participativos. Las medidas no deben
expresarse en forma de aspiraciones o anhelos, sino en acciones
concretas y medibles, que respondan al cómo lograr lo
plasmado con anterioridad.

Fecha de cumplimiento de las medidas: La fecha de
cumplimiento no se debe identificar con los plazos diarios,
permanentes, bimensuales o trimestrales, atendiendo a lo
establecido para su ejecución. En todos los casos se
precisa la fecha en la que se controla el cumplimiento de las
medidas o evalúan sus resultados.

Fuente: Resolución 60/11

Autor:

M.Sc David Huerta Navarro

Formación y Desarrollo

Hotel Meliá Las Américas. Varadero,
Cuba