Actualización del sistema integrado de gestión

Resumen

El presente trabajo fue realizado en la Gerencia de
Servicios Generales de la Empresa Orinoco Iron, con el objetivo
de actualizar y perfeccionar el Sistema Integrado de
gestión existente y proponer acciones para su
integración con vista a contribuir al mejoramiento de la
gestión empresarial. Luego de un estudio
bibliográfico sobre las principales concepciones de
Calidad, Seguridad y Medio Ambiente, los sistemas de
gestión de cada una de ellas así como las
consideraciones de la integración de las mismas se procede
a diagnosticar los principales problemas existentes en la
documentación que conforma el Sistema Integrado de
Gestión, seguido posteriormente por la propuesta para el
perfeccionamiento del Sistema de Integrado de Gestión, y
por la propuesta de un Programa de Gestión Ambiental .Para
la recopilación de información se aplicaron varias
herramientas, tales como entrevistas individuales y grupales al
personal especializado como a obreros y supervisores, la
observación directa, el análisis; además del
estudio de la documentación técnica. Los resultados
obtenidos contribuyeron a mejorar la Gestión Empresarial y
serán un paso de avance para la empresa en aras de
alcanzar sus metas y lograr objetivos.

Palabras clave: Sistema Integrado de
Gestión, calidad, seguridad, ambiente,
documento.

Introducción

Por mucho tiempo las empresas desarrollaron sistemas de
gestión de manera independiente como ISO 9001 (sistemas de
gestión de la calidad) en algunas ocasiones por cumplir
requisitos contractuales o imagen corporativa,
simultáneamente se comenzaron a implementar OHSAS 18001
(sistema de seguridad y salud ocupacional) e ISO 14001 (sistema
de gestión ambiental), por lo que fue necesario su
integración en un solo sistema. En la medida en que se
fueron actualizando en el tiempo estas normas cada vez se
hicieron más compatibles y similares en estructura para
este propósito.

En este trabajo se presenta la actualización del
Sistema Integrado de Gestión de la Gerencia de Servicios
Generales de la empresa Orinoco Iron la cual posee un manual del
Sistema Integrado de Gestión en donde están
unificados los sistemas de gestión de la
organización , conformado por una base documental
única, procedimientos, instrucciones de trabajo,
documentos técnicos y registros con la finalidad de
contribuir al mejoramiento de la gestión empresarial,
obteniendo un producto con la calidad requerida sin provocar
daños en el medio ambiente ni en los trabajadores, con
fuerzas de trabajo motivadas contribuyendo al adecuado
funcionamiento de la entidad en general.

Los objetivos específicos a alcanzar con esta
actualización del Sistema Integrado de Gestión es:
Identificar, manejar y reducir los efectos ambientales y los
peligros, riesgos de todas las actividades desarrolladas en la
Gerencia y a través de la capacitación, asegurar la
participación del personal para una mejora continua del
desempeño ambiental, de seguridad y salud laboral llevando
adelante las actividades en forma consistente con la
política (Medio Ambiente, Seguridad y Salud) Corporativa,
así como con los Objetivos y Metas
relacionados.

El procedimiento seguido para lograr este trabajo fue el
siguiente: se realizo la revisión de la
documentación actual, se realizaron una serie de
entrevistas con los obreros y supervisores de las unidades que
conforman la gerencia de Servicios Generales, se realizaron
visitas al área, logrando de esta manera tener un
diagnostico de las debilidades que presentaba la
documentación, para luego proceder a realizar las
respectivas correcciones.

La investigación realizada se estructuró
en cuatro capítulos describiendo lo siguiente:
Capítulo I: El Problema, la formulación del
problema por el cual se decidió desarrollar este tema,
así como los objetivos de la investigación, alcance
y justificación del estudio. Capítulo II: Marco de
referencia, se describe de manera breve la empresa y se exponen
los fundamentos teóricos bajo los cuales se realizó
la investigación. Capítulo III: Aspectos
procedimentales, donde se describe la metodología
utilizada para cumplir con los objetivos planteados y el
capítulo IV: donde se muestran los resultados obtenidos.
Finalmente se presentan las conclusiones, recomendaciones,
referencias bibliográficas y anexos.

CAPITULO I

El
problema

• Planteamiento del
  problema

La integración de los Sistemas de Gestión
es un objetivo cada vez más generalizado en
aquellas empresas que ya tienen implantadas las Normas
de Gestión de la Calidad, el Medio Ambiente y que vienen
gestionando la Seguridad
y Salud Ocupacional.

La tendencia mundial está dirigida hacia una
nueva cultura ambiental empresarial, la prevención
voluntaria de la contaminación ambiental, el manejo
sustentable de los recursos naturales y de la seguridad
industrial, producto de lo cual se exige cada vez con mayor
fuerza, que tanto empresas como productos sean amigables con el
medio ambiente, al tiempo que se desarrolla un proceso de
preparación para insertarse en un mercado que cada
día exige más que los procesos productivos,
productos y servicios se ajusten a las exigencias que garanticen
su conservación.

En el mundo de hoy sólo se consigue esta
intención cuando la máxima dirección o
gerencia de la organización ha comprendido la importancia
que tiene para ello producir con calidad, preservando el medio
ambiente, logrando la protección y motivación de
sus trabajadores.

En estos momentos existe una problemática en la
Gerencia de Servicios Generales de la Empresa Orinoco Iron con la
documentación del Sistema de Gestión Integrado; ya
que no se encuentran actualizados desde hace algún tiempo
de acuerdo con las normas ISO 9001, 14001 (Sistema de
Gestión Ambiental) y OHSAS 18001 (Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional). Esta
documentación es de suma importancia para el trabajador,
ya que contiene los procedimientos, subprocesos, practicas
operativas, formularios/instructivos para facilitar la
ejecución de las operaciones, también incluye la
descripción de las acciones a desarrollar para garantizar
un ambiente de trabajo seguro y satisfacer los requerimiento del
sistema de gestión ambiental. Debido a lo antes mencionado
la Gerencia de Servicios Generales solicita: la revisión y
actualización del Sistema Integrado de gestión,
para lograr una mejora continua en la gestión empresarial
y así evitar fallos que significarían un alto costo
no solo al producto sino también al medio ambiente y la
seguridad laboral.

De no realizarse la actualización la empresa
estaría incumpliendo con las normativas establecidas por
la gerencia de Sistema de Gestión, lo que causaría
una no conformidad al momento de que se realice la auditoria para
optar por la recertificación de la Norma ISO 9001 y la
certificación de la 14001.

• Objetivo General

Actualizar el Sistema de Gestión Integrado de la
Gerencia de Servicios Generales en la Empresa Orinoco Iron en el
periodo fiscal 2010-2011.

• Objetivos Específicos

• Consultar con la Gerencia de Sistema de
  Gestión cuál es la documentación que se
  debe manejar para poder trabajar con la actualización
  del sistema.

• Revisar y analizar las normas ISO 9001:2008,
  14001:2005 y OHSAS 18001 con el fin de identificar las
  cláusulas en la que está involucrada la
  gerencia de Servicios Generales.

• Diagnosticar el estado actual de la
  documentación existente en la Gerencia de Servicios
  Generales para conocer las debilidades que
  presentan.

• Aplicar las acciones correctivas necesarias para el
  perfeccionamiento y actualización de este Sistema y de
  esta manera cumplir con la normativa exigida.

1.4. Justificación

Actualizar la documentación del Sistema de
Gestión Integrado de la Gerencia de Servicios Generales de
la empresa Orinoco Iron aumentará la conciencia del
personal en cuanto a los impactos asociados a cada uno de los
aspectos ambientales y los riesgos a los que están
expuestos los trabajadores cuando llevan a cabo las diferentes
actividades, incrementa el desempeño del personal y
permite el logro de resultados eficientes en las operaciones que
se realizan en las diferentes unidades de esta Gerencia. La
actualización conlleva a la mejora continua de los
Sistemas de Gestión de la Calidad, del Medio Ambiente,
Seguridad y Salud Ocupacional permitiendo unir esfuerzos y
optimizar los recursos para optar por la recertificación
de la norma ISO 9001 y certificación ISO 14001.

1.4. Alcance

La actualización de la documentación de
los Sistemas de Gestión Integrados se llevara a cabo en la
Gerencia de Servicios Generales del Subproceso de Mantenimiento
de Infraestructura de Orinoco Iron la cual comprende las
siguientes unidades: Servicio de Oficina, Carpintería de
Madera, Refrigeración, Electricidad, Áreas Verdes,
Construcción, Carpintería Metálica,
Servicios Industriales, Equipo Móvil y la Unidad de
Planificación y Control de Gestión tomando como
referencia las actividades que se realizan en las diferentes
unidades.

CAPITULO II

Marco de
referencia

2.1. Descripción de la empresa

Orinoco Iron S.C.S. es una planta de reducción
directa con Tecnología FINMET® (Finos Metalizados), la
cual utiliza como materia prima finos de mineral de hierro,
está ubicada en la parcela UD-507-01-02 Zona Industrial
Matanzas Norte, Avenida Fuerzas Armadas, adyacente a la planta
RDI-FIOR, Puerto Ordaz, Estado Bolívar – Venezuela. La
figura Nº 1 muestra la ubicación geográfica de
la empresa Orinoco Iron S.C.S.

Figura 1. Ubicación
geográfica de ORINOCO IRON S.C.S.

Fuente: Autora

La planta que mediante tecnología FINMET, opera
en Orinoco Iron, consta de 5 áreas operativas:

• 1. Área de preparación y
  alimentación de mineral.

• 2. Área de generación y
  preparación del gas reductor.

• 3. Área de reactores.

• 4. Área de briqueteado.

• 5. Área de servicios.

• 1. Área de preparación y
  alimentación del Mineral

En esta sección se reciben, apilan y clasifican y
secan los finos de material de hierro provenientes de C.V.G.
Ferrominera del Orinoco, para posteriormente ser distribuidos
hacia los trenes de reactores de la planta. Esto se lleva acabo
tomando en cuenta los parámetros de distribución
granulométrica, y composición química. Los
finos del mineral son trasladados hacia las tolvas de
almacenamiento.

Figura 2. Área de
Preparación y Alimentación del Mineral

Fuente: IBHNET Orinoco Iron S.C.S

• 2. Área de generación y
  preparación del gas reductor.

En esta área se preparará un gas con alto
poder reductor a la presión, temperatura y
composición química requeridos en el circuito de
reactores. Cabe destacar que en el proceso FINMET®, la
composición del gas reductor puede ser ajustada
según requerimientos debido a la disposición de la
unidad de remoción de CO2 en el circuito del gas de
reciclo. En esta sección también se recupera parte
de los gases de combustión del horno reformador para la
obtención de gas inerte, que posteriormente será
comprimido en el área de servicios.

Figura 3: Área de Planta de
Gás.

Fuente: IBHNET Orinoco Iron
s.c.s

• 3. Área de Reactores.

Esta área es el corazón del Proceso
FINMET. El área consta de dos módulos, los cuales
están compuestos de dos trenes cada uno y estos trenes a
su vez contienen cuatro reactores reductores conectados en serie,
en donde ocurren las reacciones de reducción. El mineral
proveniente de los sistemas de alimentación de mineral
fluye por gravedad a través de los reactores ubicados en
serie descendente, entrando en contacto con el gas reductor. A
medida que el mineral desciende, sufre una reducción
continua hasta adquirir propiedades metálicas. En cada
reactor se realiza una reacción química diferente
dependiendo de las condiciones de presión y temperatura a
la cual se trabaje. (Orinoco Iron, 2007)

• Reactor R-40: Es el primer reactor del tren y
  su forma es cilíndrica. En él se elimina el
  agua de cristalización que posee el mineral. Se puede
  considerar que actúa como un secador, debido a que el
  porcentaje de reducción es mínimo. La
  reacción ocurre aproximadamente a 450
  °C.

• Reactor R-30: Aquí toda la hematita
  proveniente del R-40 se reduce a magnetita. La temperatura de
  operación es de 641°C en el reactor
  cilíndrico.

Figura 4: Reactor R40-R30

Fuente: IBHNET Orinoco Iron
S.C.S

• Reactor R-20: En este reactor se reduce toda
  la magnetita a wustita a una temperatura de 730 °C. El
  reactor es tipo swedged, es decir, el diámetro en el
  tope del reactor aumenta.

• Reactor R-10: Ocurre la etapa final de
  reducción de la wustita a hierro metálico a una
  temperatura de 800 °C aproximadamente. Reactor tipo
  swedged.

Figura 5: Reactor R20-R10

Fuente: IBHNET Orinoco Iron
S.C.S

• 4. Área de Briqueteado

El producto metalizado proveniente del último
reactor es transportado neumáticamente hacia el tambor
alimentador de las máquinas Briqueteadora, en donde los
finos son compactados en caliente (aproximadamente a 700°C)
por efecto de la presión hidráulica de las prensas
rotatorias. Posteriormente el producto es cribado y el material
que no fue compactado será reciclado nuevamente hacia la
máquina. Las briquetas son enfriadas y pasivadas por un
sistema de aire, luego pasan a las pilas de almacenamiento o a
los silos de carga del tren, desde donde serán
transportados hasta el puerto. El producto obtenido es de una
densidad superior a 5,0 gr/cc, con alto contenido
metálico, esencialmente inerte al ambiente y puede ser
manipulado y transportado con medios convencionales de manejo de
productos a granel. (Rebaza, 2007).

Las propiedades físicas y químicas, menor
generación de finos durante el transporte, menor contenido
de ganga y residuales así como su mayor contenido de
carbono y mayor porcentaje de metalización hacen de las
briquetas Orinoco Iron un producto superior a cualquier otro
producto de reducción directa HBI/DRI.

Figura 6: Producto final del
proceso FINMET® (Briqueta)

Fuente: IBHNET Orinoco Iron
S.C.S

• 5. Área de Servicios.

Orinoco Iron (2006), plantea que las diferentes
áreas del proceso FINMET requieren para su funcionamiento
un conjunto de servicios auxiliares tales como:

• Sistema de tratamiento de agua de
  alimentación: el agua necesita un tratamiento previo
  para la eliminación de sólidos suspendidos,
  minerales y dureza, debido a que es suministrada directamente
  por la Corporación Venezolana de Guayana, sin que se
  le haya realizado algún tratamiento.

• Aire de Servicio e Instrumentación: cuenta
  con tres compresores eléctricos que permiten obtener
  los requerimientos generales de aire en la planta.

• Sistema de recirculación, enfriamiento y
  purificación: este sistema consta de una piscina
  sedimentaria o pozo, un sistema de bombeo y una torre de
  enfriamiento. El agua usada en el proceso, es enviada a los
  pozos para despojarla de las partículas sólidas
  de asentamiento. De allí pasa a las torres de
  enfriamiento y luego a través de las bombas se
  recircula al proceso.

• Generación de gas Inerte: cuando se hace
  reaccionar gas natural con aire de la atmósfera, en
  forma estequiométrica, se produce CO2 y N2. El gas
  inerte es comprimido y pasado a través de un secador
  de sílice.

Figura 7. Planta ORINOCO
IRON

Fuente: IBHNET Orinoco Iron
S.C.S

Diagrama simplificado del Proceso FINMET.

Figura 8. Diagrama simplificado del
proceso FINMET.

Fuente: Orinoco Iron S.C.S

Misión

"Producir y suministrar oportunamente unidades de hierro
metálico al mercado siderúrgico mundial dentro de
los parámetros de calidad acordados en una estrecha
relación de servicio"

Visión

"Ser el productor y suministrador de unidades de hierro
metálico más competitivo y confiable del mundo;
operando sin accidentes, con mínimo impacto ambiental,
alta responsabilidad legal y social, suplidores confiables y con
personal, clientes y accionistas satisfechos".

Valores- Principios

• Crecimiento

• Tenacidad

• Disciplina

• Cohesión / Trabajo en Equipo /
  Solidaridad

• Respeto / Honestidad /
  Ética

• Conservación del
  Ambiente

• Aprendizaje Continuo

• Calidad

• Lealtad, Estética /
  Armonía Viabilidad / Coherencia.

Política Integrada (Seguridad Y Salud
Ocupacional, Ambiente Y Calidad)

En Orinoco Iron estamos comprometidos a fabricar y
comercializar briquetas de hierro de reducción directa,
superando las expectativas de nuestros clientes, en
armonía con la naturaleza, controlando los impactos
ambientales y asegurando la salud y seguridad de los
trabajadores, a través del mejoramiento continuo de
nuestros procesos y productos, con un margen adecuado de utilidad
y cumplimiento con los requisitos legales y reglamentarios
aplicables.

Estructura organizativa de la empresa

Los departamentos de Orinoco Iron S.C.S. adscritos a la
Presidencia Ejecutiva, como máxima autoridad de la empresa
son: Operaciones, Materiales, Ventas, Finanzas &
Administración, Ambiente & Seguridad, y Recursos
Humanos & Relaciones Publicas, los cuales prestan apoyo
directo a la empresa. En el 2009 después de un proceso de
nacionalización, la administración y control
completo de Orinoco Iron S.C.S. pasó a manos del Estado
Venezolano, se puede observar en detalle el Organigrama de
Funcionamiento de ORINOCO IRON S.C.S.

Figura 9: Organigrama de la empresa.

Fuente: IBHNET Orinoco Iron
S.C.S

2.2. Descripción del área de
pasantía y trabajo asignado

La gerencia asignada para la realización de la
Práctica Profesional fue la Gerencia de Servicios
Generales.

Objetivo de la Gerencia

"Planificar, organizar y ejecutar las acciones para
garantizar la seguridad, operatividad y conservación de la
infraestructura, instalaciones y equipos de Orinoco Iron, para
garantizar su disponibilidad, de acuerdo a los parámetros
de calidad, costo y oportunidad exigidos por nuestros
clientes."

Políticas Funcionales

La Gerencia de Servicios Generales ésta
comprometida en preservar las instalaciones de la empresa, a
través de la seguridad, mantenimiento de la
infraestructura, instalaciones y equipos, con el fin de mantener
un ambiente de trabajo confortable que garantice el cumplimiento
de las labores operativas y administrativas de la
empresa.

Son políticas funcionales de la
Gerencia:

• Mantener comunicaciones abiertas con sus clientes y
  proveedores, internos y externos.

• Alentar en el personal la búsqueda y el logro
  progresivo de mejoras en el plano personal como en el
  trabajo.

• Contribuir al mantenimiento de un ambiente de
  trabajo confortable y saludable.

• Satisfacer las necesidades de sus clientes en lo
  referente a calidad y oportunidad.

• Velar por la seguridad del personal y bienes de la
  empresa.

• Promover la creatividad y el desarrollo continuo del
  personal de Orinoco Iron.

Estructura Organizativa de La Gerencia

Figura 10: Organigrama de la Gerencia de
Servicios Generales.

Fuente: IBHNET Orinoco Iron
S.C.S

Trabajo Asignado

El trabajo asignado en la Gerencia de Servicios
Generales de la Empresa Orinoco Iron se basa en revisar y
actualizar la documentación existente (procedimientos,
prácticas operativas, matriz de aspectos e impacto
ambiental y programa de Gestión Ambiental) tomando como
base los sistemas de Gestión que conforman un Sistema
Integrado de Gestión:

• Sistemas de Gestión de la Calidad (ISO
  9001): Asegurar la calidad del producto y aumentar la
  satisfacción del cliente.

• Sistemas de Gestión Ambiental (ISO
  14001): la protección ambiental y la
  prevención de la contaminación.

• Sistemas de Gestión Seguridad y Salud
  Ocupacional (OHSAS 18001): Controlar los riesgos de
  seguridad y salud ocupacional y mejorar su
  comportamiento.

La revisión y actualización de la
documentación abarca a cada uno de los siguientes
departamentos que conforman la Gerencia de Servicios Generales:
Mantenimiento de Infraestructura, Servicios Industriales/
Construcción, y Equipo Móvil.

Cada uno de estos departamentos está distribuido
en unidades como sigue a continuación:

• Mantenimiento De Infraestructura: tiene como
  propósito coordinar y controlar la ejecución de
  los planes y rutinas de mantenimiento preventivo y correctivo
  a través de las unidades de refrigeración y
  electricidad, áreas verdes, servicios de
  oficina.

• Refrigeración y Electricidad: se
  encarga del mantenimiento, reparación e
  instalación de los equipos de refrigeración
  compacto, integral, chiller, Umas, A/A de ventana y Split en
  áreas administrativas y operativas en planta,
  mantenimiento de neveras, fabricadores de hielo, enfriadores
  de botella y secadores de aire de instrumentación;
  reparación de aires acondicionados en vehículos
  de planta. Mantenimiento externo de iluminación e
  instalaciones eléctricas en oficinas y
  vialidad.

• Servicios de oficina inspecciona, realiza el
  mantenimiento y limpieza de oficinas, pasillos y
  baños; cambio de cerraduras y cilindros de puertas;
  mantenimiento de pintura de oficinas.

• Áreas verdes: se encarga de la
  fertilización orgánica y química,
  control de plagas domesticas y en áreas verdes;
  control de maleza manual y química; mantenimiento,
  limpieza, corte y poda de áreas verdes; diseño,
  construcción y mantenimiento de sistemas de riego;
  diseño y desarrollo de áreas verdes; desarrollo
  de sistemas para producción de abonos, mantenimiento y
  reproducción de plantas ornamentales.

• Carpintería de madera: se encarga de
  fabricar, reparar, modificar y montaje de muebles e
  instalaciones de madera en todas las áreas
  administrativas de planta.

• Servicios Industriales Y Construcción:
  tiene como propósito planificar, dirigir y controlar
  los servicios de construcción y limpieza industrial en
  las instalaciones de áreas comunes de la empresa, a
  través de las unidades de fabricación
  metálica, servicios industriales, servicios de
  construcción.

• Fabricación metálica:
  diseña, fabrica, modifica y repara las estructuras
  metálicas en planta de acuerdo a los requerimientos de
  los usuarios y al plan de mantenimiento de la
  gerencia.

• Servicios industriales: se encarga de la
  inspección, medición y trasegado de las trampas
  de aceite; trasegado de la solución LO-CAT UNIT;
  achique de agua en tanquillas y túneles de cable;
  inspección de plantas de tratamiento de aguas
  residuales; limpieza del cooling tower; mantenimientos del
  bucket elevator; cintas transportadoras de mineral; mixer A y
  B de secado; Aproconveyor A y B; soplado de cámaras
  multiciclonicas; mantenimiento de cribas A y B; limpieza
  sobre y bajo parrilla de los secadores A y B; mantenimiento
  de tolvas de alimentación y bajantes de mineral;
  staker de mineral y producto; fosa de concreto; rieles de
  vía férrea; plataformas y contrapesos; pisos d
  los módulos I y II; cooling conveyor; torres de
  trasferencia; dedusting en secado; contenedores de
  recepción de mineral en briqueteadora; planta de gas;
  lozas en trenes reformadores y praxair; orden y limpieza en
  cuarto de MgO; limpieza de piscina de sedimentación ;
  recolección de desechos en planta y limpieza de
  canales de lluvia.

• Servicios de construcción:
  diseña, fabrica, modifica y repara todas las
  edificaciones y obras civiles en planta; de acuerdo a los
  requerimientos de los usuarios y al plan de mantenimiento de
  la gerencia.

• Equipo Móvil: coordina y controla el
  mantenimiento preventivo y correctivo de equipos
  móviles en planta, a fin de lograr alta disponibilidad
  de los mismos al menor costo posible. Dentro de sus
  actividades se encuentran e mantenimiento correctivo y
  preventivo a vehículos livianos incluidas camionetas,
  vehículos pesados (camiones, payloader, minishowers,
  montacargas, gandolas, Vacuum, grúas, etc.; cambio de
  elementos o partes a los cargadores Dresser 555, 558 y
  DRESSTA 560E; cambio de elementos a partes a los compresores
  portátiles Deutz y Caterpillar; cambio de elementos o
  partes a la grúa Pettibone y grúa PH.; cambio y
  reparación de los elementos o partes de montacargas
  Clarck, Hyster y Taylor; mantenimiento a máquina de
  soldar a gasoil; cambio de aceite y filtro.

2.3. Descripción del procedimiento de la
Gerencia de Servicios Generales de la empresa Orinoco Iron
S.C.S.

La Gerencia de Servicios Generales adscrita al
subproceso de mantenimiento de infraestructura encargada de
planificar, organizar y ejecutar las acciones que garanticen la
seguridad, operatividad y conservación de la
infraestructura, instalaciones y equipos de Orinoco Iron, para
ello siguen un procedimiento el cual se describe a
continuación a través de un diagrama de
caracterización, este diagrama se basa en ciclo de mejora
continuo PHVA (planificar, hacer, verificar, actuar) este es un
ciclo dinámico que se desarrolla dentro de cada proceso de
la organización y en el sistema de procesos como un todo,
está íntimamente asociado con la
planificación, implementación , control y mejora
continua tanto en la realización del producto como en
otros procesos del sistema integrado de gestión. El cuadro
nº 1. Que se presenta a continuación Muestra el
diagrama de caracterización descrito anteriormente el cual
en cada etapa del ciclo de mejora continua (PHVA) se identifican
las actividades que realiza la gerencia de servicios generales
tal como se explica a continuación:

Planificar: en esta etapa se establecen los
objetivos y procesos necesarios para conseguir los resultados de
acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de
la organización, dentro de las actividades que realiza la
gerencia de servicios generales en esta parte del ciclo se
encuentran las siguientes:

• Elaborar Plan Anual de Servicios
  Generales:

En este plan se definen todas las actividades que
desarrolla la Gerencia de Servicios Generales, apoyándose
en los Procedimientos, Prácticas Operativas, Rutinas de
Mantenimiento y Programaciones previstas por cada una de las
unidades para el Transcurso del año, con el compromiso de
preservar las instalaciones de la empresa, a través de la
seguridad, mantenimiento de la infraestructura, y equipos,
manteniendo un ambiente de trabajo confortable que garantice el
cumplimiento de las labores operativas y administrativas de la
empresa, tomando en cuenta los objetivos de la calidad, objetivos
operacionales, los objetivos y metas ambientales y los recursos
disponible para la ejecución de las labores, en este caso
la Gerencia cuenta con tres contratista que le garantiza la
disponibilidad del recurso humano como lo son Limsur contratista
que se encarga del mantenimiento de baños, oficinas y
otros, supervisada por la Unidad de Servicios de Oficina,
Degran&Compañia se encarga de la limpieza industrial y
es supervisada por la Unidad de Servicios Industriales y Servicio
de Electricidad supervisado por la unidad de Electricidad, las
Áreas Verdes de Planta están mantenidas por la
empresa Guayana Fértil quien supervisada por la unidad de
áreas verdes. Otro punto a considerar para la
elaboración de este plan es la contratación del
personal eventual que puede ser estimado de acuerdo a las obras
programadas. De acuerdo al historial y el manual del fabricante
se verifica el lapso de vida útil de un equipo a
través de ello considerar la posibilidad o no de
sustituirlo o repararlo de acuerdo al estado del mismo y los
costos que cualquiera de estas alternativas genere.

• Elaborar Presupuesto para la Ejecución de
  los Mantenimientos:

Estima los costos totales necesarios para la
ejecución del mantenimiento a la infraestructura requerida
para la fabricación, modificación y
reparación de las instalaciones operativas y
administrativas en cada una de las áreas funcionales y
unidades que conforman la Gerencia de Servicios Generales,
justificando las actividades planeadas y tomando como referencia
los lineamientos y premisas macroeconómicas del
departamento de administración y finanzas. Estos costos se
registran en el presupuesto anual de mantenimiento, indicando
principalmente lo correspondiente a los repuestos y suministros,
servicios de terceros, otros mantenimientos y otros
gastos.

• Elaborar Programas de Mantenimiento Preventivo y
  Correctivo:

Para la elaboración de estos programas se
coordinan y organizan todas las actividades de mantenimiento de
la infraestructura que realiza la Gerencia, con el fin de prestar
un servicio, con su respectiva frecuencia, tiempos de
ejecución, recursos requeridos y la unidad encargada de
ejecutar el trabajo, en función del presupuesto anual de
mantenimiento, historial de equipos, especificaciones de
mantenimiento recomendadas por los fabricantes, usuarios y
experiencia de los operadores y ejecutores del mantenimiento.
Estos programas quedan registrados en el Sistema de
Información de Mantenimiento.

• Planificación y Control de
  Gestión:

Planificar, programar, coordinar, controlar y recopilar
toda la información que resuma la gestión mensual
de la Gerencia, a través de la ejecución de los
trabajos siguiendo los parámetros establecidos en los
procedimientos, prácticas operativas y rutinas previamente
programadas. Además de servicios requeridos con el soporte
tecnológico adecuado, de acuerdo a los estándares
establecidos de oportunidad, costo y calidad, reflejado a
través del informe de gestión que se genera
mensualmente en la Gerencia de Servicios Generales, mostrando la
Eficacia de su gestión a través de sus Indicadores
y logros.

Hacer: en esta etapa se implementa el proceso y
para ello la gerencia realiza lo siguiente:

• Solicitar Recursos y Servicios:

Cada unidad debe analizar y evaluar el conjunto de
actividades que integran los programas de mantenimiento,
solicitando al Jefe de unidad los materiales necesarios para
desarrollar su trabajo a través del formato solicitud de
pedido, luego es aprobado por la Gerencia y es enviado a la
Unidad de Compras, a través del Sistema SAP, para la
compra (Los materiales solicitados a través de este
método son los que no están en almacén) y
para hacer uso de los materiales que son Stock de almacén
se debe utilizar el Formulario Orden de Retiro de Materiales,
además puede solicitar uniformes e implementos de
seguridad para la ejecución de su trabajo.

• Asignar Recurso Humano y
  Materiales:

Asigna el personal específico, repuestos,
suministros y herramientas requeridas para ejecutar las
actividades de mantenimiento según los procedimientos y
prácticas operativas correspondientes a cada unidad. Para
la asignación del recurso humano se debe presentar de
forma escrita la necesidad existente dando una breve
descripción del trabajo para el cual se requiere personal
utilizando un formato Solicitud de Personal y en el caso de los
recursos el supervisor es quien está autorizado para dicha
solicitud tomando en cuenta la orden de trabajo y los programas
de mantenimiento a ejecutar.

• Ejecutar Actividades de
  Mantenimiento:

Es poner en práctica los trabajos de
mantenimiento programados por el analista de planificación
y control de gestión, de manera oportuna, con la
máxima efectividad, confiabilidad y al mejor costo;
siguiendo los procedimientos, prácticas operativas y
rutinas de mantenimiento preventivo y correctivo
correspondientes, cumpliendo con las normas establecidas de
seguridad y preservación del ambiente.

• Registrar y Resguardar la Información
  sobre las Actividades y Recursos:

La Gerencia de Servicios Generales cuenta con formatos
que le permiten confirmar información visual y verbal del
día a día laboral, los cuales deben ser llenados de
acuerdo a la información que contenga el Instructivo
correspondiente, además del Formato Orden de Trabajo, en
donde debe señalar los recursos empleados en la
ejecución del trabajo; elabora informes donde se resume
cualitativa y cuantitativamente los trabajos realizados, el
estado de los equipos, las horas hombres laboradas y los tiempos
de ejecución; revisa y aprueba la información.
Unidades como Construcción, Carpintería de Madera,
Telefonía y Electricidad llevan sus registros en libros y
la unidad de Carpintería Metálica y Servicios de
oficina lo maneja en un computador.

Verificar: se realiza el seguimiento y la
medición de los procesos respecto a las políticas,
los objetivos y los requisitos para el producto e informar sobre
los resultados. Para lograr esta etapa la Gerencia realiza lo
siguiente:

• Verificar la Ejecución de los Trabajos y
  Rutinas Realizadas:

La Verificación de que el trabajo se está
realizando de acuerdo a lo programado es analizada a
través de los resultados que se obtiene con los
indicadores que refleja el Informe de Gestión,
basándose en los estándares que especifican la
forma como debe realizarse el mantenimiento, los cuales contienen
la información técnica necesaria para su
ejecución; estos estándares son: Programas Anuales
de Mantenimiento, Procedimientos, Prácticas Operativas
Formularios e Instructivos y el informe de gestión
mensual. Esta actividad se realiza en base a los resultados sobre
el funcionamiento de la infraestructura y los objetivos
programados de la gerencia. Con esta información se
controla efectivamente el desempeño de la función
del mantenimiento y se definen e implantan las acciones
preventivas y/o correctivas requeridas.

• Implantar Mejoras

Establecer los planes o procedimientos de las mejoras
continuas, después de haber alcanzado los resultados
esperados. La gerencia de Servicios Generales, dirige y controla
la ejecución de los planes de las acciones preventivas y
correctivas de la gerencia. Pide apoyo a las unidades
responsables del área que este generando las desviaciones,
con el fin de implantar las mejoras definitivas. Realiza
revisión de las áreas afectadas en conjunto con los
responsables de las unidades, evaluando los resultados producto
de la ejecución de las acciones correctivas y verifica el
nuevo nivel de desempeño de la gerencia. La
revisión se realiza una vez finalizada la ejecución
de las acciones correctivas.

Actuar: tomar acciones para mejorar continuamente
el desempeño de los procesos. Para ello se:

• Actualizar y Optimizar los planes y programas de
  Trabajo

De acuerdo a los resultados obtenidos en la
Gestión mensual, se realiza un análisis de las
desviaciones presentes y se implantan mejoras estableciendo
acciones preventivas y/o correctivas y las incorpora a los planes
y programas de mantenimiento, este análisis se realiza
tomando en cuenta la opinión de los integrantes de las
unidades involucradas.

2.3.1. Explicación Del
Procedimiento:

Cuadro 1. Diagrama de
caracterización

Fuente: Orinoco Iron
S.C.S.

2.4. Glosario De Términos

• Infraestructura: Conjunto conformado por los
  edificios, espacios de trabajos, servicios asociados como
  áreas verdes y servicios de apoyo tales como
  comunicación y transporte.

• Especificaciones: Documento que establece los
  requisitos con los cuales un producto o servicio debe estar
  conforme.

• Seguimiento: Aptitud para encontrar el
  historial, la utilización o la localización de
  un artículo o actividad, o de artículos o
  actividades similares mediante el uso de una
  identificación registrada.

• Mantenimiento: Conjunto de acciones que se
  aplican a un equipo cuando este ha fallado o para evitar que
  las fallas ocurran.

• Mantenimiento Correctivo: Mantenimiento que
  se ejecuta para reponer las condiciones de operación
  del equipo, no alarga la vida útil del equipo, puede
  ser programado y de emergencia su frecuencia de
  ejecución es variable.

• Mantenimiento Preventivo: Mantenimiento que
  se ejecuta para alargar la vida útil del equipo,
  realizando cambios antes de que el equipo falle, sirve para
  garantizar las condiciones óptimas de
  operación, debe ser programada, con una frecuencia
  determinada.

• Historial de Equipo: Tiene por finalidad
  registrar y acumular la información de las acciones de
  cierta importancia que se ejecutan efectuando al equipo
  móvil.

• Planificación de Mantenimiento:
  Actividad que consiste en planificar, programar, coordinar,
  controlar y supervisar todas las actividades de
  mantenimiento, con el fin de mantener los equipos e
  instalaciones de la Planta a un nivel de disponibilidad y a
  un costo adecuado.

• Inspección: Consiste en revisar un
  equipo o una parte del mismo, con objeto de determinar el
  estado en que se encuentra. No modifica o altera la
  condición del equipo.

• Programas: Conjunto de actividades que se
  deben ejecutar para el mantenimiento en las plantas y
  talleres, mediante el uso de modelos que permitan
  compatibilizar los requerimientos con las prioridades y los
  recursos disponibles para su ejecución.

• Orden de Trabajo: Documento que utiliza el
  sistema de mantenimiento para ordenar que se ejecute una
  intervención, además sirven para definir el
  tipo y alcance de la misma.

Partes: 1, 2