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La Contabilidad Sistematizada

Enviado por Samuel Pérez Grau



Partes: 1, 2

  1. Fundamentos Epistemológicos y Filosóficos
  2. La perspectiva de la contabilidad como información
  3. La informatización de la contabilidad
  4. La sistematización de la contabilidad
  5. El sistema de información contable
  6. El software contable
  7. Referencias bibliográficas

Fundamentos Epistemológicos y Filosóficos

La contabilidad sistematizada es una herramienta empresarial que permite y mantiene el registro y control sistemático de todas las operaciones que se realizan en la empresa. Las ventajas del uso de la contabilidad sistematizada sobre la contabilidad manual es su rapidez para producir los informes operacionales y de desempeño que requiere la gerencia y la mayor calidad de presentación y de seguridad en beneficio de los clientes, proveedores y accionistas.

La contabilidad sistematizada como rama del saber representa un desarrollo tecnológico de la Teoría Contable Positiva, sin embargo en su aplicación práctica puede verse enfrentada a problemas de naturaleza cuantitativa o cualitativa. En tanto cuantitativas, sus resoluciones conservan un perfil neopositivista, mientras que en cuanto cualitativas ellas caen en el tema de la construcción social de la sociología, lo cual resulta fácilmente distinguible al momento de efectuar los diseños de sus propuestas de solución que les hayan sido demandadas.

El objeto de estudio de la contabilidad sistematizada son los sistemas de información contable. Como es sabido, en el esquema actual de las grandes organizaciones, el sistema integrado de información (connotado como ERP, o sea, Enterprise Resources Planning) se compone de: el sistema de información gerencial y el sistema de información contable. En este último, se distinguen dos procesos informativos: el circuito (tradicional) denominado contabilidad financiera que vinculan órganos de control con inversionistas y proveedores y el circuito (novedoso) denominado contabilidad de gestión que vinculan órganos de control con los de decisión y acción.

Tradicionalmente y como ocupación laboral, la Contabilidad Sistematizada realiza sus servicios en las empresas entre los cargos de auxiliar contable en las actividades de la contabilidad financiera (contabilidad general y asuntos fiscales y mercantiles) y de la contabilidad administrativa (tesorería, ingresos y gastos). Ahora, adicionalmente, la contabilidad sistematizada cubre las necesidades de la contabilidad de gestión, bajo encargo independiente, subdelegado por el principal responsable del control de gestión (llámese contralor, controlador o controller, sobre quien allí recaería el mayor peso del control de gestión), de manera que se pueda mantener un sistema coordinado de control y comunicación.

La perspectiva de la contabilidad como información

En contabilidad, fue Feltham (1968) quien trata por primera vez a la información aplicable a los sistemas de información contable como si fuera otro bien, objeto de costos y beneficios. La "perspectiva de la contabilidad como información", como se le llama en Christensen y Demsky (2003), trata a las mediciones contables como medidas de eventos informativos, no de valor.

Aquí, proporcionar información significa hacer que la gente esté mejor informados, lo cual coadyuva el aprendizaje de algo que la gente no sabía. A su vez, estar en posibilidad de informarse mejor significa que el usuario de la información se hallaba menos informado al principio, es decir, que la incertidumbre había estado presente en él.

Desde el punto de vista del usuario, la principal característica de la información es que consume la atención de sus destinatarios. Esto significa que una mayor riqueza de información crea una pobreza de atención y la necesidad de asignar una eficiente atención ante la sobreabundancia de fuentes de información consumible se vuelve un asunto primordial para los consumidores. Los consumidores empiezan a valorar de formas muy distintas las fuentes de información cuyo valor depende de cuánto cada quien estaría dispuesto a pagar por ella.

Parece ser que, por el momento, la única metodología apropiada para el estudio con suficiente profundidad del valor de la información permeada con asuntos de tiempo y de aprendizaje para diferentes tipos de información, sea la investigación mediante el enfoque del estudio de casos. Los datos tienen que ser colectados a partir del comportamiento de la información y del desempeño individual en el trabajo, utilizando varias técnicas de obtención de datos (entrevistas, cuestionarios, diarios, análisis de contenidos, etc.).

De este modo, los procesos de investigación sobre usos exitosos o fracasados de la información podrían ser estudiados retrospectiva y longitudinalmente. Pruebas de suficiencia en la provisión de informaciones seguidas de consultorías, ante problemas específicos, podría producir datos útiles acerca del valor de la información. El enfoque de proyectos de investigación podría utilizarse para el análisis y desarrollo de aplicaciones de la información usada en las organizaciones, aun en el caso de que no exista o no sea de interés la existencia de un mercado de la información.

Theodore Mock (1973) plantea que la evaluación de los sistemas de información contables debería basarse en el valor del aprendizaje de la retroalimentación contable. Esto significa que un sistema de información contable debe ser avalado de acuerdo a su contribución al aprendizaje, valoración y control de la información. Para ello habría de ser flexible y evolucionario dese el punto de vista del usuario individual y referirse a las circunstancias en que la información conduce a la respuesta de los siguientes tres tipos de preguntas: Preguntas de crecimiento, Preguntas de reestructuración y Preguntas de ajuste, todo ello, buscando la modificación de las estructuras mediante resolución de problemas, como un proceso de aprendizaje

Resulta por ello inevitable que la información como producto y/o servicio estará bajo investigación extensiva por parte de los usuarios, debido a la presiones sobre el trabajo por hacer con la información. Aunque los entornos concretos y las intencionalidades del estudio que a cada cual le tocaría hacer determinarán el interés principal, la toma de conciencia de esta dualidad de la información como valor de intercambio y como valor de uso ayudará al encuentro de resultados prácticos en la investigación.

El enfoque cognitivo ofrece valiosas críticas de enfoques de la teoría de la información como producto, pero también sufre de la falta de medios prácticos para describir el valor de la información como servicio. Por otro lado, el enfoque cognitivo solo, incluso cubriendo las falencias citadas arriba, solo permite estudiar el uso de la información a través de los individuos, lo que no incluye estudiarla a través de su desempeño, es decir, no proporciona una evaluación completa del valor de la información (Nystrom, 1974).

La informatización de la contabilidad

El conocimiento y su transferencia (la información), han crecido en progresión geométrica; la globalización ha generado la imperiosa necesidad de contar con ellos y esta realidad se ha ido incorporando también a las empresas. Fueron, en primer término los empresarios, quienes percibieron que la generación humana de información para tomar decisiones rápidas y seguras era insuficiente. El desarrollo de sus negocios imponía la utilización de máquinas que facilitaran la tarea.

Pero además, dentro de esa multiplicidad de información, lo que más demandan los empresarios es la calidad de la información que pueda determinar la eficacia de las decisiones. Esa calidad puede ser lograda generando tipos específicos de sistemas de bases de datos inteligentes para diferentes tipos de aplicaciones.

Surgen así y se desarrollan las tecnologías de información, las que han evolucionado proporcionando una herramienta que integra el trabajo de los profesionales contables, con técnicos especialistas en aspectos de la ciencia informática, como programadores y desarrolladores de sistemas.

La informática o tecnología de la información se refiere al hardware, software y los componentes auxiliares del sistema que las organizaciones utilizan para crear sistemas de información computarizados que coleccionan datos, los almacenan para usos futuros y los procesan para la utilización por parte de usuarios finales.

Hoy en día, las tecnologías de la información están presentes en todas las áreas de las organizaciones. Las nuevas tecnologías al alcance de la mano del profesional le brindan la posibilidad de desarrollar sistemas contables aptos para suplir las necesidades actuales de información. Se busca posibilitarle al usuario el acceso a información útil, que sea integra y a la vez oportuna, de modo que la misma pueda influir en la toma de sus decisiones.

El advenimiento de tecnologías de información y su incorporación al ámbito empresario modifica las conductas, revoluciona los estilos del trabajo y plantea constantes desafíos y entonces la actividad empresarial, administrativa y contable, ha dejado de ser la misma. Resulta entonces necesario incorporar los nuevos conceptos y las nuevas metodologías (Mileti et al., 2009).

La contabilidad como se conoce actualmente, es el producto de toda una gran cantidad de prácticas mercantiles disímiles que han exigido a través de los años, el mejorar la calidad de la información financiera en las empresas. La contabilidad hacia el siglo XXI (Delafuente, 2000) se ve influenciada por tres variables:

  • Complejidad y globalización de los negocios

  • Formación y educación

  • Tecnología

La primera variable de complejidad y globalización de los negocios, requiere que la contabilidad establezca nuevos métodos para el tratamiento y presentación de la información financiera. La segunda variable relacionada con la formación y educación requiere que los futuros gerentes dominen el lenguaje de los negocios. La última variable tiene que ver con la tecnología a través del impacto que genera el aumento en la velocidad con la cual se generan las transacciones financieras, a través del fenómeno INTERNET.

A raíz de todos estos continuos cambios que se suceden en el entorno, surge hoy en día la necesidad de contar con una Contabilidad capaz de adaptarse rápidamente a los mismos. Y es aquí donde la Informática, a través de sus innovadoras y efectivas herramientas destinadas al manejo de la información, le aporta los medios necesarios para conseguirlo.

Consideramos que estas nuevas tecnologías están promoviendo un cambio significativo en lo referente al estilo de trabajo del profesional contable. Es importante que el profesional tome conciencia de que la capacitación en la utilización de tales medios le permitirá obtener la competencia profesional óptima para satisfacer las necesidades de información actuales.

Confiamos además que, al contemplar dichos temas en los planes de estudio universitarios, nos encaminaríamos a una mejor formación de los alumnos permitiéndoles alcanzar un mayor desempeño una vez insertos en el ámbito laboral.

La sistematización de la contabilidad

La adopción creciente de las Tecnologías de Información en el trabajo administrativo y el conocimiento como factor determinante de la toma de decisiones hace que el profesional en el ámbito contable deba pensar globalmente, y sobre todo cambiar permanentemente para mantener la actividad en óptimos niveles de eficiencia y corrección.

Cuando se comenzó a difundir el uso de computadoras en las actividades de la administración, las herramientas del desarrollo de sistemas estaban en manos de técnicos y especialistas, formados por una u otra empresa proveedora del hardware y del software de base. Es decir, se veía al sistema sólo desde el punto de vista tecnológico y se cuantificaba cada tarea.

Con el tiempo se visualizó que los sistemas de información presentaban graves problemas, producto de la falta de comprensión entre técnicos y usuarios, lo que generó un protagonismo de los otros tipos de profesionales y una asignación de responsabilidades cada vez mayor a los hombres de negocios que debían interactuar con los técnicos.

La nueva organización innovadora, creadora de conocimiento, la organización que aprende, exige profesionales formados en Sistemas de Información. Es por ello que se hace necesario reflexionar acerca de esta nueva actividad que nos compete directamente como profesionales, en tanto somos aquellos que debemos introducir las nuevas formas de trabajo, no sólo en lo específico, sino también como agentes de cambio en toda la administración de organizaciones.

En las organizaciones modernas, tanto públicas como privadas, la misión de las tecnologías de la información es facilitar la consecución de sus objetivos estratégicos. Para ello, se invierte una considerable cantidad de recursos en personal, equipos y tecnología, además de los costos derivados de la posible organización estructural que muchas veces conlleva la introducción de estas tecnologías.

Esta implantación generalizada de los Sistemas de Información se ha realizado en muchos casos sin la necesaria planificación, en parte porque los conceptos necesarios no estaban suficientemente desarrollados.

Existen algunos principios "generales" (Delafuente, 2000) que son de interés particular para quienes crean sistemas automatizados de información:

  • Entre más especializado sea un sistema, menos capaz es de adaptarse a circunstancia diferentes.

  • Cuanto mayor sea el sistema mayor es el número de recursos que deben dedicarse a su mantenimiento diario.

  • Los sistemas siempre forman parte de sistemas mayores y pueden dividirse en sistemas menores.

Esta importante inversión debe ser constantemente justificada en términos de eficacia y eficiencia. Por tanto, el propósito a alcanzar por una organización que contrata la auditoria de cualquier parte de sus Sistemas de Información es asegurar que sus objetivos estratégicos son los mismos que los de la propia organización y que los sistemas prestan el apoyo adecuado a la consecución de estos objetivos, tanto en el presente como en su evolución futura.

En la Actualidad se han automatizado tanto procesos operacionales como contables dentro de los cuales se integra, se ordena y se presenta la información contable. Esta integración se hace de forma global dentro de la empresa, en este sistema se alimentan diferentes factores tales como la producción, los inventarios de almacenaje, etc. Los cuales proveen información contable necesaria no solo para tomar decisiones necesarias, sino también para la forma de operación diaria de la empresa.

Es un hecho, el que la gran cantidad de datos disponibles, genera otro problema de nuestro tiempo; "El valor de la informática estriba precisamente en su capacidad de destruir información de manera selectiva", dice Kurzweil (1999), refiriéndose a la necesidad de filtrar la excesiva cantidad de datos en bruto, mediante el uso de herramientas inteligentes que generen el conocimiento necesario para la toma de decisiones estratégicas.

Si bien las máquinas no tienen el conocimiento general ni la memoria asociativa ni la creatividad de las personas, ellas superan en aplicación de reglas lógicas, computación numérica y capacidad de almacenamiento de información a los seres humanos. Se dice entonces que "la estrategia subyacente en las Bases de Datos Inteligentes incluye cooperación, más que competencia con los humanos". El desarrollo de esta nueva modalidad de trabajo y la necesaria construcción de los Sistemas de Información adecuados, son producto de un largo proceso de crecimiento que cada organización debe necesariamente recorrer.

La tendencia hacia los sistemas abiertos, es decir los que intercambian insumos y productos con el entorno, la interconexión global y el deseo por parte de los consumidores de independizarse de los fabricantes traen consigo la necesidad de un estudio más profundo de tales Sistemas de Información, adoptados y por adoptar, antes de tomar decisiones. Por lo tanto, se hace necesario mejorar la planificación de futuras implementaciones, la compatibilidad entre sistemas y la organización del personal y de la empresa.

La escuela de la "perspectiva de la contabilidad como información" es una fusión de la Teoría de la Agencia en sus términos matemáticos más rigurosos, con la Teoría del Costo de las Transacciones en las coordinaciones de las contrataciones libres de riesgo en el mercado y con la Teoría de la información en su marco probabilístico y énfasis en el valor (Pérez, 2013). En el estado actual de su desarrollo, considera la información contable como flujos bien medidos si tales medidas corresponden bien con alguna estructura subyacente eventual que se desea comunicar, como en efecto dice que son la Contabilidad Financiera y de Gestión y el Control de Gestión.

  • La Contabilidad Financiera y de Gestión

  • La contabilidad financiera

La contabilidad financiera desde sus comienzos, estuvo referida a los intereses de los propietarios del patrimonio y por ello siempre ha sido reconocido el patrimonialismo como la doctrina central de la tradición financiera.

La Contabilidad Financiera o Patrimonial está formada por un conjunto de procedimientos, registros, controles e informes, estructurados sobre la base de principios técnicos, que tienen como objetivos esenciales: mantener un detalle cronológico, sistemático y costeable de todas las operaciones que afecten el patrimonio de las instituciones privadas o públicas y su composición.

Desde mediados de 1960, la Junta de Principios de la American Accounting Association fue rutinariamente presionado por una amplia gama de partes, incluyendo direcciones corporativas y de los auditores que actuaban en interés de éstos (Zeff, 1978; Moonitz, 1974; Watts y Zimmerman, 1978), hasta señalar que "el establecimiento de normas es tanto un producto de la acción política como de la lógica impecable por hallazgos empíricos", cuya consecuencia es que el proceso de establecimiento de normas de contabilidad debía estar dirigidos a persuadir a las partes afectadas de que las normas eran aceptables.

Por lo tanto, la premisa para el desarrollo de los principios de contabilidad es encontrar la manera fiel o correcta de representar la realidad económica de los estados financieros. Sin embargo, la politización gradual de la contabilidad, en la que los intereses creados por los gestores en materia de contabilidad llegó a ser su preocupación legítima, cambió el fundamento epistemológico en el sentido neo-positivista.

Una vez adoptado este modelo de Marco Conceptual, las NIIF del IASB y en particular la NIC 1, revisada en 2007, se han convertido en una concreción del regreso del patrimonialismo a nivel internacional, aunque es importante aclarar que en esta ocasión se trata de un patrimonialismo alejado del objetivo idealista de un "beneficio verdadero" y se inserta netamente, en el paradigma de "utilidad de la información", en el que se persigue un ideal distinto, cual es, el de satisfacer las necesidades de los usuarios de la información financiera.

El paradigma de la utilidad de la información para la toma de decisiones, surge con George J. Staubus (1961), basado en trabajos desarrollados por la AICPA "American Institute of Certified Public Accountants", en los que se adopta como objetivos de la contabilidad suministrar información útil para una amplia gama de propósitos que generan distintos juegos de principios y prácticas contables para los fines de cada usuario, como son: la llamada contabilidad financiera (orientada a usuarios externos), la contabilidad de gestión (a la gerencia y demás usuarios internos), y la contabilidad tributaria (al estado como usuario).

  • La contabilidad de gestión

La Contabilidad de Gestión es una rama de la contabilidad que tiene por objeto la captación, medición y valoración de la circulación interna, así como su racionalización y control, con el fin de suministrar a la organización la información relevante para la toma de decisiones empresariales inmediatas (Lizcano, 2003).

El contenido de la contabilidad de gestión viene dado por las exigencias informativas para la toma de decisiones que el entorno ha impuesto a las empresas, referidas a un periodo temporal de corto plazo y relacionadas con los siguientes temas:

  • La organización del sistema productivo (subsistema de control)

  • La optimización de la capacidad existente (subsistema de planeación)

  • La utilización de los medios disponibles (subsistema de auditoría operacional)

  • El factor humano (subsistema organizacional)

  • El aprovisionamiento de los factores corrientes de la producción (subsistema de contabilidad de costos)

  • El análisis y la relación de causalidad en las desviaciones controlables (subsistema presupuestal)

  • La asignación de responsabilidades (subsistema del tablero de mando)

La contabilidad de gestión es la activadora del sistema de información contable. Es la encargada de generar el ciclo operacional, mantenerlo en funcionamiento y adaptarlo a las exigencias del contexto, conformado por el mercado y el entorno social de la organización.

El Plan de cuentas en la contabilidad de gestión trabaja con pocas cuentas y es de naturaleza relacionada con los centros de costos, lo cual le hace muy práctico en términos de la simplificación del trabajo para asignar responsabilidades, ayudar a controlar los objetivos y realizar los diferentes tipos de análisis posteriores., El sistema de costes permite conocer el coste de un producto de una gama de productos de un proyecto y de un departamento, proporciona además la forma de valorar las existencias de los productos en curso y terminados, el coste de los productos vendidos y finalmente permitir la toma de decisiones referentes a los distintos productos y servicios.

Por lo tanto, el sistema de costes es un componente básico del sistema de control que permite obtener los siguientes tipos de informaciones necesarias para la toma de decisiones.

  • Calcular el punto de equilibrio de la empresa

  • Decidir si se acepta la realización de un pedido o de un proyecto

  • Determinar qué productos se deben fabricar internamente y que productos es mejor subcontratar

  • Decidir qué tipo de productos fabricar en función de la capacidad de producción instalada

  • Revisar la rentabilidad de los productos y servicios, para poder eliminar los que no sean rentables.

A su vez, la Contabilidad de Gestión requiere del contexto información del sistema ambiental y del sistema de mercado. El sistema ambiental proveerá los parámetros sociales, culturales políticos y ecológicos conducentes a la elaboración de un informe de contabilidad social. El sistema de mercado proveerá información respecto a los niveles generales de precios tanto mayoristas como minoristas del mercado particular en que la organización interactúa, sin dejar de considerar el mercado general, para determinar la pérdida o no del poder adquisitivo de la moneda.

Con este enfoque de gestión estratégica de costos en el que se explicitan la consideración de la cadena de valor, el costo basado en actividades, la gestión de costos de calidad, los costos generados por el posicionamiento estratégico, el conocimiento de las causas que generan los distintos rubros del costo, permite desarrollar nuevas estrategias de ventajas competitivas. También, año tras año, la contabilidad de gestión tiene una cita ineludible con la elaboración del presupuesto, una de las herramientas más importantes para gestionar el seguimiento de la estrategia y la eficiencia de las operaciones organizacionales.

La situación óptima y más eficiente de la contabilidad de gestión en las pequeñas y medianas empresas se produce cuando además de la coordinación de las actividades (subdirecciones funcionales) de la contabilidad administrativa y financiera, existe otro funcionario independiente en cada dirección funcional, subdelegado por el principal responsable del control de gestión (llámese contralor, controlador o controller), sobre quien allí recaería el mayor peso del control de gestión, de manera que se pueda mantener un sistema coordinado de control y comunicación.

Las funciones más generales del circuito de la contabilidad administrativa (Muñiz, 2013), son:

  • Políticas y gestión del circulante

  • Gestión y negociación con bancos

  • Gestión del disponible

  • Presupuesto de tesorería

  • Control del negocio bancario

  • Estructura de los fondos propios

  • Estudio de las condiciones del mercado

  • Gestión de clientes y proveedores (crédito y cobro).

Las funciones más generales del circuito de la contabilidad financiera (Muñiz, 2013), son:

  • Contabilidad general y obtención de estados financieros oficiales

  • Gestión de impuestos, gestión de asuntos fiscales y mercantiles

  • Fuentes de financiación e inversión de fondos

  • Gestión de la inversión de fondos sobrantes de tesorería

  • Reputación financiera de la empresa

  • Obtención de estados financieros

  • Gestión y custodia de los activos de la empresa

  • Relaciones con asesores legales y auditores

Las funciones más generales de la contabilidad de gestión delegadas por el contralor, controlador o controller (Muñiz, 2013) e incluidas como parte del sistema de información contable, son:

  • Contabilidad de costos y control presupuestario y elaboración del informe comercial

  • Procedimientos de cierre

  • Elaboración del informe de control de gestión mensual

  • Elaboración del informe de control de la gestión financiera

  • Gestión de inversiones y del inmovilizado no financiero

  • Control de procedimientos y circuitos administrativos

  • Diseño y supervisión del sistema de información

  • Verificación, control y distribución de la información

  • Gestión del riesgo/crisis de la empresa

La Contabilidad de Gestión además de proveer información a los administradores también debe estar diseñada para evaluarla, para ello sigue una nueva cuantificación del resultado de la organización denominada "modelo de gestión" que incorpora los resultados no transaccionales provenientes de los efectos del cambio o no en los precios relativos o ante un cambio o no en el nivel general de precios, sobre la mera tenencia de activos y pasivos, lo que le permite evaluar las decisiones de:

Vender (mantener efectivo o cuentas por cobrar) o no vender (mantener inventarios de existencias)

  • Comprar (mantener inventario de existencias) o no comprar (mantener efectivo)

  • Pagar (no mantener cuentas por pagar) o no pagar (mantener cuentas por pagar)

  • Cobrar (mantener efectivo) o no cobrar (mantener cuentas por cobrar)

El modelo de gestión permite informar y analizar por igual tanto los resultados como las decisiones, para las distintas áreas de responsabilidad, unidades de negocios y complementa la evaluación del desempeño de los administradores de las distintas áreas. Produce información de mayor nivel de desagregación lo que hace factible la elaboración continua y en tiempo real de reportes y tableros de comando. Vincula las estrategias de la organización con la estructura de costos permitiendo ello mayor supervisión de los gerentes de las unidades de negocios y profundización del control de los costos.

La función mas general de la contabilidad de gestión es la de producir el informe o reporte de control para la dirección y los diferentes responsables, lo cual debe incluir los diferentes estados financieros y los factores clave de gestión interna, analizando sus desviaciones. Los aspectos más generales de este informe comprenden:

Elaborar el análisis mensual del informe de control de gestión, cuentas de explotación, balance, presupuesto de tesorería y el cuadro de indicadores clave de gestión para cada departamento

Reportar la información de control de gestión a la dirección y a los diferentes responsables, prestándoles su apoyo en la elaboración y ejecución de planes de mejora

Realizar el control de la estructura financiera mediante el análisis del coste del capital, del apalancamiento financiero, del endeudamiento, del riesgo financiero y del cuadro de ratios del análisis económico financiero

Realizar el control de la liquidez mediante el análisis del presupuesto o plan financiero a largo plazo, del periodo medio de maduración y del análisis de la gestión bancaria

Realizar el control de los gastos financieros presupuestados con los reales, analizando las desviaciones

Verificar el control de la gestión de tesorería mediante el análisis de desviaciones del presupuesto previsional de tesorería mensual con el real

Supervisar la elaboración del informe de indicadores o ratios de la gestión financiera

El control presupuestario a cargo de la contabilidad de gestión consiste en la medición de la ejecución presupuestaria respecto del presupuesto, a través de la elaboración de planillas explicativas de la variación presupuestal y de la ejecución parcial y acumulativa con variaciones numéricas en pesos y porcentuales respecto al presupuesto original y al pronóstico..

El sistema de control interno es otro elemento muy importante ya que de él va a depender en buena parte que la información, por un lado y, las operaciones por el otro, sean validas y reales. Aunque un sistema de control interno es más relacionado con trabajos y procesos del área de administración y finanzas, los procedimientos y controles son extensibles a otras áreas en función de las necesidades y riesgos. En general, es un sistema de control vulnerable en la medida que los individuos no cumplan con las normas y requisitos que de él emanan. El control interno tiene como principales objetivos:

Diseño de procedimientos para la salvaguarda de los activos de la empresa, la fiabilidad de la información existente y el cumplimiento de la legislación vigente

Control del cumplimiento de los procedimientos aprobados

La contabilidad de gestión se orienta por tanto, a la toma de decisiones por los órganos internos de la organización en un horizonte temporal de corto plazo. Entre las decisiones a tomar, relacionadas con los temas mencionados, se pueden señalar los siguientes:

  • Aceptar o rechazar pedidos, basándose en:

  • La cobertura de costes

  • La capacidad disponible, etc.,

  • Jerarquizar las decisiones ante la elección de dos o más opciones competitivas, a llevar a cabo con unos recursos escasos:

  • Fabricar parcialmente un producto, o comprar.

  • Eliminar un producto, una zona de ventas, etc.

  • Determinar el programa óptimo de fabricación, etc.

  • Tomar las acciones correctivas ante las desviaciones para el logro de los objetivos.

  • El Control de Gestión

Al control de gestión se le puede definir como el proceso que mide el aprovechamiento eficaz y permanente de los recursos que posee la empresa para el logro de los objetivos previamente fijados por la Dirección.

También podría decirse que el control de gestión es un sistema creado por la dirección de la empresa para obtener las informaciones necesarias, fiables y oportunas, que le permita tomar decisiones operativas y estratégicas. El concepto de control de gestión, engloba, además de la contabilidad de gestión, la planificación, la alineación y la implementación de la estrategia, el control los sistemas de incentivos y la toma de decisiones.

Conceptualmente, el objetivo fundamental del control es tratar de llevar a cabo acciones correctoras, apoyados en el cálculo de las desviaciones o desajustes respecto a las previsiones propuestas, tanto en el plano temporal a corto plazo como el de largo plazo, independientemente del entorno que rodee a las empresas. De ahí entonces, se requiere la existencia, entre ambos planos, de una coordinación, un control de enlace o de eficacia (López, 2003).

Es al principal funcionario responsable del control de gestión (llámese contralor, controlador o controller) a quien corresponde la coordinación entre un control operativo de corto plazo y un control estratégico a largo plazo. Del mismo modo como las direcciones funcionales de las organizaciones suelen participar tanto en el control operativo, cuando preparan resúmenes e informes a la Alta Dirección y, en el estratégico cuando presentan y discuten los problemas creando un ambiente de participación de todo el equipo humano de la empresa, así también el contralor realiza funciones similares a la de Dirección, pero en una actividad más específica, esto es, la información y su entorno.

El contralor más que ser un mero jefe de la gestión contable, es por excelencia el eje central de transmisión de la mayor parte de la información que se difunde por la organización, siendo el máximo responsable de su recopilación, tratamiento, distribución y comunicación (López, 2003). El controller más que suministrar los criterios económicos que se han de adaptar a las funciones directivas, realiza una valoración de las tareas, procesos y funciones, simplificando siempre el aprendizaje por parte de los recursos humanos de la empresa.

El sistema de información contable

En general, el sistema de información es un modelo, una imagen de la realidad. De este modo, los sistemas de información de las organizaciones reflejan las actividades de la organización en datos operativos y permite generar conocimiento, reflejando los cambios sociales y culturales en que estamos inmersos.

Como tal, un sistema de información es un sistema que utiliza medios informáticos para ayudar a las personas en sus funciones de gestión, ejecución y toma de decisiones. Los sistemas de información son los encargados de gestionar la información mediante tecnologías cada vez más sofisticadas que hacen posible su utilización.

Un sistema de información integrado ERP comprende el sistema de información gerencial y el sistema de información contable. Similarmente, un sistema de información contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones.

Un sistema de información contable también sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio. Este modelo abstracto de entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de datos ofrece aplicaciones para casi todos los ciclos contables tradicionales, como son los pagos de nomina, las ventas y los gastos, los cuales son requeridos por clientes, inversionistas, proveedores, analistas financieros y agencias gubernamentales, como usuarios finales.

El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilice, se deben ejecutar tres pasos básicos relacionados con las actividades financieras:

  • Registro de la actividad financiera: en una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transacción se refiere a una acción terminada más que a una posible acción a futuro.

  • Clasificación de la información: para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones, se debe clasificar en grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero.

  • Resumen de la información: la información contable utilizada por quienes toman decisiones, debe estar resumida.

Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificación y resumen constituyen los medios que se utilizan para crear la información contable. Sin embargo, el proceso contable incluye algo más que la creación de información, también involucra la comunicación de esta información a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones empresariales. Un sistema contable debe proporcionar información a los gerentes y también a varios usuarios externos que tienen interés en las actividades financieras de la empresa.

No todos los sistemas de información son computarizados, ni todos requieren serlo, pero la mayoría de los utilizados en los negocios son hoy automatizados y entonces el término "procedimientos de procesamiento de datos" ha venido siendo paulatinamente reemplazado por "procesamiento computarizado de datos".

El software contable

Cuando un negocio deja de ser "microempresa" para convertirse en "pequeña empresa", es el momento de adquirir un software contable. El criterio más importante para determinar la escogencia de cierto paquete de computo contable lo es el numero de transacciones que el sistema puede procesar durante un periodo dado de tiempo (por ejemplo, mensualmente).

Dado el caso, lo más indicado para un Técnico Profesional en Contabilidad Sistematizada que requiera obtener el mayor beneficio posible de un software, es acudir a algún asesor de software local, para recibir ayuda en la selección del software adecuado, entrenar a los empleados, aprender a elaborar informes útiles para la toma de decisiones en la empresa o, en el caso de algún desastre, ayudar al rescate o la recuperación de la información perdida.

Es muy importante para los pequeños negocios adquirir paquetes de computo "escalables", es decir, software capaces de crecer en la medida que crezca el negocio, lo cual se logra agregando módulos que actualizan o hacen más potentes el software sin tener que reinstalar o reconfigurar la información. Se puede entender entonces, la significancia del ahorro de costos cuando en empresario adquiere algún software que le evite tener que reintroducir los datos históricos y corrientes de las transacciones, o tener que crear nuevos códigos para los usuarios, empleados o productos o redefinir su plan de cuentas, cada vez que la empresa cambia de software.

Un software contable para medianas y grandes empresas pueden costar entre 2.000 y 300.000 dólares (Simkin, Rose y Norman, 2011), los cuales ofrecen una variedad de módulos e interfaces que permiten a los usuarios escoger su intercomunicación mediante texto, conversación o servidor en las nubes. Estos sistemas pueden tener la habilidad de convertir las transacciones de un tipo de moneda a otra de modo inmediato y si es el caso, repartir las comisiones entre personal de venta en varios países. Además tienen la triple ventaja de que su nivel de procesamiento es siempre escalable, el servidor huésped asume el mantenimiento, la seguridad y las actualizaciones de la información, siendo los programas y los datos accesibles donde sea y cuando sea.

En cuanto a la utilización eficiente de software en los procesos organizacionales, los problemas más frecuentes (Osintsev, 2012) a los que se pueden ver enfrentados los Técnicos Profesionales en Contabilidad Sistematizada, están relacionadas con alguna de las siguientes áreas específicas de la contabilidad en las que las prácticas tradicionales generan ineficiencias y demoras en la toma de decisiones.

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