Diseño de un sistema de control de gestión (página 3)

Mide el grado en que los clientes manifiestan estar
satisfechos con el servicio prestado por la
organización.

1.2 Expresión Matemática:

Donde:

Nº de Encuesta a: Se refiere a la cantidad de
encuestas que fueron calificados como: "Buena".

Nº de Encuesta b: Corresponde al número de
encuestas que fueron calificados como: "Regular".

Nº de Encuesta c: Representa la cantidad de
encuestas que fueron calificados como: "Malo".

Total de Encuestas Realizadas: Se entiende a todos
aquellas encuestas que fueron aplicadas o efectuadas.

• 2. Objetivo:

Evaluar el grado de Satisfacción de los
Clientes.

• 3. Niveles de Referencia:

• 4. Subdivisión:

No Aplica

• 5. Árbol de Factores o
  Niveles de Responsabilidad:

• 6. Reportes y Consideraciones
  de Gestión:

• Consideraciones de
  Gestión

Se consideran:

• Periodicidad e Intensidad:

El indicador debe ser revisado según
las siguientes pautas:

• Quien/ Quienes:

7. Información y
datos

7.1. Tipo y forma de medir:

Encuestas

PERSPECTIVA:
Organizacional

INDICADOR: Cumplimiento del Plan de
Entrenamiento

• 1. Definición:

• Expresión Conceptual:

Mide el cumplimiento del Plan de Entrenamiento en la
organización.

1.2 Expresión Matemática:

• 2. Objetivo:

Evaluar la efectividad en el cumplimiento del Plan de
Entrenamiento.

• 3. Niveles de Referencia:

• 4. Subdivisión:

• 5. Árbol de Factores o
  Niveles de Responsabilidad:

• 6. Reportes y Consideraciones
  de Gestión:

• Consideraciones de
  Gestión

Se consideran:

• Periodicidad e Intensidad:

El indicador debe ser revisado según
las siguientes pautas:

• Quien/ Quienes:

7. Información y
datos

7.1. Tipo y forma de medir:

Los datos serán tomados del formato
de Plan de Entrenamiento.

PERSPECTIVA: Procesos

INDICADOR: Material llegado a
planta

• Definición:

• Expresión Conceptual:

Mide el grado de cumplimiento de la llegada de material
solicitado de planta en una relación de toneladas llegados
y toneladas pedidos.

1.2 Expresión Matemática:

• Objetivo:

Evaluar el cumplimiento de material llegado a
planta.

• Niveles de Referencia:

• Subdivisión:

• Árbol de Factores o Niveles
  de Responsabilidad:

• Reportes y Consideraciones de
  Gestión:

• Consideraciones de
  Gestión

Se consideran:

• Periodicidad e Intensidad:

El indicador debe ser revisado según
las siguientes pautas:

• Quien/ Quienes:

7. Información y
datos

7.1. Tipo y forma de medir:

La información será
recolectada en el formato de material llegado a
planta.

PERSPECTIVA: Procesos

INDICADOR: Material pasado a
taller

• Definición:

• Expresión Conceptual:

Mide el grado de cumplimiento del material pasado a
taller en una relación de toneladas llegadas menos
toneladas procesadas entre toneladas llegadas.

1.2 Expresión Matemática:

• Objetivo:

Evaluar el cumplimiento del material trasladado a
taller.

• Niveles de Referencia:

• Subdivisión:

• Árbol de Factores o Niveles
  de Responsabilidad:

• Reportes y Consideraciones de
  Gestión:

6.1 Consideraciones de
Gestión

Se consideran:

6.2 Periodicidad e Intensidad:

El indicador debe ser revisado según
las siguientes pautas:

6.3 Quien/ Quienes:

7. Información y
datos

7.1. Tipo y forma de medir:

La información será
recolectada en el formato de material pasado a taller.

PERSPECTIVA: Procesos

INDICADOR: Avance

• Definición:

• Expresión Conceptual:

Mide el cumplimiento en la ejecución
física relativa de los proyectos en desarrollo, respecto
al programado por la organización.

1.2 Expresión Matemática:

• Objetivo:

Evaluar la efectividad en la ejecución
física de los proyectos que desarrolla la
organización.

• Niveles de Referencia:

• Subdivisión:

• Árbol de Factores o Niveles
  de Responsabilidad:

• Reportes y Consideraciones de
  Gestión:

• Consideraciones de
  Gestión

Se consideran:

• Periodicidad e Intensidad:

El indicador debe ser revisado según
las siguientes pautas:

• Quien/ Quienes:

7. Información y
datos

7.1. Tipo y forma de medir:

La información será
recolectada en el formato de avances.

PERSPECTIVA: Procesos

INDICADOR: Disponibilidad de
máquinas

• 1. Definición:

• Expresión Conceptual:

Mide el porcentaje del cumplimiento de la disponibilidad
de las máquinas para la eficiencia del trabajo en la
organización.

• Expresión Matemática:

• 2. Objetivo:

Evaluar la efectividad en el cumplimiento de
ejecución de trabajo para cada máquina.

• 3. Niveles de Referencia:

• 4. Subdivisión:

• 5. Árbol de Factores o
  Niveles de Responsabilidad:

• 6. Reportes y Consideraciones
  de Gestión:

• Consideraciones de
  Gestión

Se consideran:

• Periodicidad e Intensidad:

El indicador debe ser revisado según
las siguientes pautas:

• Quien/ Quienes:

7. Información y
datos

7.1. Tipo y forma de medir:

Los datos serán tomados del formato
de Disponibilidad de máquinas.

PERSPECTIVA: Procesos

INDICADOR: Mantenimiento

• Definición:

• Expresión Conceptual:

Mide el cumplimiento de los mantenimientos generados en
planta en base a la relación de mantenimientos realizados
versus mantenimientos programados.

Expresión Matemática:

• Objetivo:

Evaluar la efectividad en el cumplimiento de la
ejecución de los mantenimientos ejecutados en la
organización.

• Niveles de Referencia:

• Subdivisión:

• Árbol de Factores o Niveles
  de Responsabilidad:

• Reportes y Consideraciones de
  Gestión:

• Consideraciones de
  Gestión

Se consideran:

• Periodicidad e Intensidad:

El indicador debe ser revisado según
las siguientes pautas:

• Quien/ Quienes:

7. Información y
datos

7.1. Tipo y forma de medir:

Los datos serán tomados del formato
de Mantenimiento.

3. Diseño del Sistema de Control de
Indicadores de la empresa VENEZUELA HEAVY INDUSTRIES
(VHICOA)

El diseño y elaboración del sistema de
control de indicadores de gestión en la empresa VHICOA, se
realizó a través de las siguientes
actividades:

Diseño de formatos para captura de
datos

Para cada indicador propuesto se elaboró un
formato, donde se recabara la información necesaria para
el cálculo de los mismos. Los formatos de captura de datos
están diseñados cumpliendo con los requerimientos
de cada departamento, permitiendo obtener de forma ordenada y
agrupada la información requerida por el
sistema.

Cada formato varía según la
información que se necesita para la base de datos, pero
todos a su vez se identifican con un encabezado que está
conformado por: el logo de la empresa, nombre del indicador y el
periodo a evaluar, y un pie de página que tendrá,
elaborado por (persona que elaboro el reporte), revisado por
(persona que conformo el reporte) y aprobado por (persona que
aprobó el reporte).

Diseño del tablero de control

El sistema tendrá 11 tableros de control ya que
estudiara el comportamiento de los indicadores en 10 unidades
distintas que conforman la Gerencia, de manera de obtener una
información global de la misma, el total de indicadores
que evaluara la gerencia y estará distribuido en los
distintos departamentos es un total de (12) indicadores; cada
tablero de control muestra para cada indicador el estado o color
en el que se encuentra, la meta, el índice y la
desviación que aplica para dicho indicador en un periodo
determinado, así como también brinda acceso a los
reportes de gestión y otros menús del
sistema.

El tablero de control diseñado ofrece la
opción de consultar resultados obtenidos en anterior al
actual o incluso comparar con periodos recientes, todo esto lo
define el usuario según la necesidad o conveniencia, el
mismo fue construido con el programa Visual Basic, y su uso
adecuado facilita el control y planeamiento de estrategias de
mejoras.

Diseño de base de datos

• Definir los campos de datos y los campos de
  cálculos:

En este paso se definen los campos que contendrá
la base de datos de cada indicador del sistema. Para ello se
realizó un análisis de la expresión
matemática del indicador y con ello se identificaron los
datos requeridos para el cálculo principal y los
cálculos adicionales asociados, de tal forma de poder
generar los reportes de forma automática.

• Construir la base de datos:

Una vez definido los campos de datos y cálculos
necesarios para cada indicador del sistema, se procedió a
crear formatos para la carga de información a la base de
datos. Para garantizar la generación automática de
los reportes se realizaron para cada uno de los indicadores del
sistema, cálculos del indicador principal y de los
factores asociados a ellos y se conectaron a la hoja de reporte a
través de hipervínculos.

• Diseño de los reportes de
  gestión:

Los reportes de gestión se diseñaron
acorde a las características de cada indicador, contienen
una serie de parámetros necesarios que describen las
posibles acotaciones de los responsables de monitorear los
indicadores y permiten facilitar el análisis y la toma de
decisiones.

De forma general, los reportes de
gestión que proporciona el sistema están
estructurados de la siguiente manera:

• a. Área de Encabezado

El encabezado está conformado
por:

Logo de la empresa.

Nombre del indicador.

Periodo reportado.

• b. Área de Cuadro Resumen

En el cuadro resumen se muestran los índices,
desviación respecto a la meta, el estado o color que
aplicó en el periodo evaluado Y el porcentaje del
indicador.

• c. Área de Gráficos

En esta área se muestran los gráficos que
resumen o explican el comportamiento del indicador. El tipo de
gráfico utilizado en los reportes varía de acuerdo
al indicador según la información que se pueda
reflejar y que se requiera para la toma de decisiones.

• d. Área de Factores de
  Desviación

Muestra la(s) causa(s) de la desviación observada
en el comportamiento del indicador, según criterio de las
personas involucradas en la elaboración del
reporte.

• e. Área de Análisis de
  Variación

Muestra la justificación y/o motivo de la
desviación observada en el comportamiento del indicador,
según criterio de las personas involucradas en la
elaboración del reporte.

• f. Área Acciones Correctivas

Muestra las acciones que se emprenderán a objeto
de normalizar el comportamiento del indicador.

• g. Área de Pie de
  Página

En el pie de página del Reporte de Gestión
se muestra las siguientes secciones:

Elaborado por:

Nombre: Nombre y Apellido de la persona que
elaboró el Reporte.

Fecha: Fecha de elaboración.

Firma: Espacio para la firma de la persona que
elaboró el Reporte.

Revisado por:

Nombre: Nombre y Apellido de la persona que
revisó (conformó) el Reporte.

Fecha: Fecha de conformación.

Firma: Espacio para la firma de la persona que
conformó el Reporte.

Aprobado por:

Nombre: Nombre y Apellido de la persona que
aprobó el Reporte.

Fecha: Fecha de aprobación.

Firma: Espacio para la firma de la persona que
aprobó el Reporte.

4. Descripción del Sistema de Control de
Indicadores en la empresa VENEZUELA HEAVY INDUSTRIES
(VHICOA)

Todos los elementos explicados anteriormente, integran
el sistema de control de indicadores de gestión en la
empresa VHICOA, éste permite el ingreso del todos los
datos e información requerida para generar
automáticamente los indicadores desarrollados en el
presente trabajo, con la finalidad de medir y controlar la de
gestión de forma eficaz y segura, lo cual contribuye a
obtener un mejor control en sus procesos.

El sistema de control de indicadores de gestión
está constituido por un tablero de control que permite
accesar a tres (3) opciones, las cuales son:

• Menú Pantalla Principal.

• Menú Base de Datos.

• Menú Reportes.

El sistema de control de indicadores de gestión
se elaboró de tal forma que permita el acceso a su
información de forma rápida y sencilla. A
continuación se observa un diagrama que muestra la
integración de las opciones antes mencionadas con el
tablero de control y los productos que genera el sistema (Ver
figura 3)

Pantalla principal del tablero de
control. (Figura 3)

Fuente: Elaboración
propia

Al iniciar el sistema aparece una pantalla llamada
Menú Principal, donde se escogerá la unidad a
estudiar, una vez seleccionada la unidad se mostrara el Tablero
de Control respectivo, aquí se seleccionan las acciones
que el usuario desea realizar, puede escoger entre menú de
base de datos, y menú de reportes. La primera
acción a desglosar es el llenado de datos, lo cual es
clave para el funcionamiento del sistema, debido a que en este
paso se introduce la información necesario para cada
indicador, cabe destacar que esta información fue recabada
a través de formatos generados para los mismos.

Al accionar la opción "Base de Datos"
aparecerá de forma automática la pantalla con los
indicadores de gestión perteneciente a la unidad
seleccionada, los mismos estarán agrupados por
perspectivas y cada uno estará vinculado a su respectiva
base de datos, luego solo se tiene que seleccionar el indicador
al cual se desea incorporar la información para activar el
formato de captura de información e incluir los
datos.

Los insumos del sistema de control de indicadores de
gestión son los formatos de captura de datos y
adicionalmente los datos de reportes que incluya el usuario, los
cálculos y reportes de indicadores son generados
automáticamente y reflejados en el tablero de
control.

Los detalles del funcionamiento y modo de uso del
sistema de control de indicadores de gestión en la empresa
VHICOA, se encuentran explicados en el Manual de Uso del Sistema
de Control de Gestión de la empresa VENEZUELA HEAVY
INDUSTRIES (VHICOA). Ver apéndice A

Características del Sistema de Control de
Indicadores de Gestión de la empresa VENEZUELA HEAVY
INDUSTRIES (VHICOA)

Las características que posee el sistema de
control de indicadores de gestión de la empresa VHICOA se
muestran a continuación:

• El sistema está elaborado bajo el programa
  Visual Basic, que permite ser actualizado o adecuado a las
  necesidades futuras de forma sencilla.

• Presenta la información a través de
  pantallas y gráficos, permitiendo al usuario
  interactuar con el sistema.

• Muestra el estado y el índice de los
  indicadores de gestión en un tablero de control
  (tablero tipo semáforo).

• La información procesada es mostrada en
  gráficos, lo cual facilita el análisis de los
  resultados.

• Permite la interacción entre las diferentes
  opciones de pantallas.

• Permite la comparación de resultados con
  meses

• anteriores.

• Permite la comparación entre
  indicadores.

• Permite realizar consultas de periodos anteriores al
  actual.

• Está adecuado a las exigencias de las
  unidades a evaluar.

Beneficios del Empleo del Sistema de Control de
Indicadores de Gestión

• Genera reportes de indicadores, lo cual facilita el
  análisis y toma de decisiones.

• Permite realizar comparación de resultados
  actuales con periodos anteriores.

• Permite la evaluación de la efectividad de
  los objetivos y metas planteados por la empresa
  VHICOA.

• Proporciona información de los indicadores de
  forma automática.

• Permite ser adaptado a las necesidades futuras de la
  organización.

Conclusiones

A continuación se muestran las conclusiones que
se desprenden del presente trabajo realizado en la empresa
VENEZUELA HEAVY INDUSTRIES (VHICOA):

• 1. Definir los indicadores del Sistema de
  Control de Gestión, requirió estudiar y
  analizar los objetivos y funciones de la organización
  junto con una matriz FODA que ayudo a establecer debilidades,
  fortalezas, oportunidad y amenazas de la organización,
  toda esta información fue sustentada bajo reuniones y
  entrevistas no estructuradas con los jefes de grupos,
  supervisores, analistas y jefes de departamento.

• 2.  Con la realización de este trabajo
  se lograron definir y normalizar doce (12) indicadores claves
  en la empresa, los mismos están distribuidos en diez
  (10) unidades que están ligadas directamente a la
  gerencia de la organización.

• 3.  Los indicadores de gestión
  están clasificados de acuerdo con las perspectivas que
  conforman el cuadro de mando Score Card, las cuales son:
  perspectivas financieras, procesos, clientes y desarrollo de
  la organización.

• 4.  Los niveles de referencia de los
  indicadores de la Gerencia, se establecieron a través
  de reuniones con los analistas y jefes de departamento,
  estableciendo parámetros tipo meta, los cuales se
  instituyeron como propuesta para alcanzar los logros de sus
  objetivos.

• 5. El Sistema de Control de Gestión, fue
  elaborado bajo el programa Visual Basic.

• 6. El Sistema de Control de Gestión
  diseñado responde a la necesidad que presenta la
  Gerencia de desarrollar una herramienta que permita la auto
  evaluación de sus procesos, de manera que se pueda
  discernir claramente el comportamiento de los mismos y de
  esta manera controlar y mejorar el desempeño de su
  gestión.

• 7. La implantación del Sistema de
  Control de Gestión propuesto, tendrá poco valor
  si no se lleva el control de los indicadores y no se verifica
  la información por él.

• 8. El éxito en el uso del Sistema de
  Control de Gestión, va a depender del manejo eficaz de
  la información suministrada, además del
  compromiso de la Gerencia al motivar a su personal a ser
  más eficientes en la ejecución de sus
  actividades.

Recomendaciones

En función de los resultados y conclusiones que
se obtuvieron en este estudio se recomienda las acciones
siguientes:

• 1. Hacer uso del Sistema de Indicadores de
  Gestión diseñado para la Gerencia, permitiendo
  el manejo del mismo solo al personal autorizado para evitar
  la manipulación de la información.

• 2. Revisar periódicamente la
  normalización establecida en este trabajo para los
  doce (12) indicadores de modo tal que esta se mantenga
  actualizada en todo momento y no pierda vigencia al recurrir
  cambios en la organización.

• 3. Observar el comportamiento de los
  indicadores a través del reporte de gestión
  generado por el sistema, examinando de esta manera, la
  ejecución de los procesos, comparando los resultados
  obtenidos con los programados, determinando así las
  posibles desviaciones a fin de tomar acciones correctivas
  necesarias para cumplir con el objetivo de la Gerencia y
  contribuir con el alcance de las metas definidas.

• 4. Realizar reuniones mensuales para analizar
  los reportes y evaluar el comportamiento de los indicadores
  de gestión; estas reuniones se deben basar
  principalmente en analizar los factores que afectan a los
  indicadores que se encuentran entre los estados
  críticos (rojo) y precaución
  (amarillo).

• 5. Si el comportamiento de un indicador es muy
  bajo con respecto a la meta (desviación muy grande),
  se debe evaluar la capacidad del proceso, de manera de
  desarrollar y establecer una nueva meta, ya que todos estos
  parámetros están sujetos a cambios.

• 6. Verificar y controlar que los datos
  empleados para el cálculo de los indicadores claves
  sean suministrados de una manera oportuna y confiable,
  utilizando los formatos elaborados para los mismos,
  procurando de esta manera mantener la confiabilidad de los
  resultados generados por el Sistema de Control de
  Gestión.

• 7. Motivar al personal periódicamente
  para que realice su trabajo de la mejor manera posible,
  adaptándose al cambio, lo cual conducirá a la
  unidad a un mejoramiento continúo.

• 8. Disponer de la información
  suministrada por el Sistema de Control de Gestión como
  los reportes y los informes de Gestión, dado que
  recogen y reflejan la información arrojada por los
  indicadores claves, representando gráficamente los
  resultados de la gestión obtenidos.

• 9. Implantar el Sistema de Control de
  Gestión a la empresa VENEZUELA HEAVY INDUSTRIES
  (VHICOA), a fin de que la misma cuente con una herramienta
  que facilite el análisis de la información, y
  que permita controlar y mejorar el desempeño de su
  gestión.

• 10. El uso eficaz del Sistema de Control de
  Gestión, requiere del compromiso de la Gerencia y de
  las unidades que la conforman, pero no basta con eso, se debe
  involucrar a cada una de las personas que en ellas
  participan, todos deben entender la nueva estrategia e
  implementarla en su día a día de forma que
  contribuya al éxito de la misma.

Bibliografía

(1) VHICOA, C.A. Página externa, VHICOA
empresa, Internet (www.VHICOA.com). Matanzas. Ciudad Guayana.
Venezuela (2008).

(2)

HODSON W. (1996). Manuel del Ingeniero
Industrial. Tomo II. Cuarta Edición. Editorial Mc Graw
Hill. México. P.10.59.

(3)

INTERNET (2008). Indicadores de ciencia y
tecnología [Documento en Línea], Disponible en:
http:// www.concytec.gob.pe/indicadores/. [05 de Febrero de
2008].

(4)

INTERNET (2008). Fundamentos de mantenimiento
[Documento en Línea], Disponible en:
http://www.concytec.gob.pe/indicadores/. [05 de Febrero de
2008].

(5)

DICCIONARIO ENCICLOPÉDICO UNIVERSAL AULA (1998).
S/e. Ediciones cultura, S.A. España.

(6)

SABINO, C. (2000). El proceso de
investigación; "una introducción
Teórico-Práctica". Venezuela: Editorial Panapo de
Venezuela, C.A. Primera edición.

DEDICATORIA

A mi Dios, porque sé que en
cada paso que doy estás conmigo.

A mis padres, por ese amor
infinito que recibo a diario de ustedes.

A mis hermanos, por su apoyo
incondicional.

A mis sobrinos, espero mis
muchachitos servirles de ejemplo.

"Los quiero Mucho"

Ing. Suyín Pérez

AGRADECIMIENTO

A mi casa de estudio la UNEXPO, donde me forme como
profesional y me enseño las herramientas necesarias para
seguir luchando y creciendo como persona.

A la empresa Vhicoa, por abrirme las puertas en el
ámbito profesional e implantar allí mis
conocimientos, además de poder seguir aprendiendo cada
día cosas nuevas.

A mí apreciado profesor, Jorge Cristancho, porque
más que mi profesor lo considero mi amigo, una persona que
me ha apoyado y ayudado, siempre lo recordare con mucho
cariño. Gracias…

A mi amiga Liliana Carrera, por su apoyo y amistad en
todo momento.

A mis compañeros de clases: Vanessa, Daniel,
Frency, Zuleika, Betsy y Dora…por su ayuda y amistad en el
trayecto de la maestría.

A mis compañeros de labores que me brindaron su
ayuda en la ejecución del trabajo, en especial a Robert
Anais y Emilia.

A todas esas personas especiales de la universidad que
nunca olvidare…

Ing. Suyín Pérez

Autor:

Suyin C. Pérez.

(Diciembre 2009).

Trabajo de Grado. Universidad Nacional Experimental
Politécnica "Antonio José de Sucre". Vice-Rectorado
Puerto Ordaz. Dirección de Investigación y
Postgrado. Maestría en Ingeniería Industrial.
Tutor: Ing. Jorge Cristancho M.Sc.

Enviado por:

Iván José Turmero
Astros