Diseño sistema de control de gestión automatizado

RESUMEN

En el siguiente trabajo de grado se presenta un estudio
que tuvo como propósito el diseño de un sistema de
control de gestión automatizado para la medición y
análisis de la mano de obra y con ello complementar el
seguimiento y control de las actividades realizadas en el proceso
de realización del producto de la empresa A.P. ASOCIADOS,
C.A. El estudio fue no experimental, descriptivo y aplicado. Se
planteó como objetivo general: Diseñar un Sistema
de Control de Gestión Automatizado para la Medición
y Análisis de la Mano de Obra en el Proceso de
Realización del Producto de la Empresa A.P. ASOCIADOS,
C.A. Para realizar este objetivo general fue necesario realizar
un diagnóstico de la situación actual de la empresa
referente al proceso de realización del producto, los
mecanismos de seguimiento y control utilizados, el software y
aplicación utilizados en ella para el control de
gestión y las exigencias del usuario para el sistema
propuesto. Se normalizó los indicadores de mano de obra
requeridos por la empresa mediante la metodología de
normalización de EDELCA. El sistema de control de
gestión automatizado propuesto se hizo en Microsoft Office
Excel 2007. Se realizó un manual de usuario de manera de
que la empresa posea una guía detallada del funcionamiento
del sistema de control de gestión automatizado. Este
estudio tiene como finalidad proveer información
concerniente a la mano de obra (Ausentismo, Sobretiempo,
Horas-trabajador y Adiestramiento al personal) a la Gerencia de
manera de ayudar a la toma de decisiones y con ello aumentar el
buen desempeño de las actividades en el proceso de
realización del producto en la empresa A.P. ASOCIADOS,
C.A.

INTRODUCCIÓN

A.P. ASOCIADOS, C.A, es una empresa dedicada a la
fabricación de piezas mecánicas, construcciones
metálicas y montaje industrial. Sus productos buscan
satisfacer las necesidades de los clientes de una forma oportuna
y confiable, el mercado de la empresa está comprendido por
la industria siderúrgica, aluminio, petrolero,
hidroeléctrico, construcción y automotriz,
pertenecientes al país.

La empresa A.P. ASOCIADOS, C.A, en su búsqueda de
complementar el seguimiento y control en sus actividades en el
proceso de realización del producto, ha establecido la
importancia de contar con un sistema de medición de la
mano de obra, determinándose como proyecto el
Diseño de un Sistema de Control de Gestión
Automatizado para la Medición y Análisis de la Mano
de Obra en el Proceso de Realización del Producto de la
Empresa A.P. ASOCIADOS, C.A.

El correcto uso del Sistema de Control de Gestión
Automatizado para la Medición y Análisis de la Mano
de Obra en el Proceso de Realización del Producto, le
permitirá a la empresa, evaluar su desempeño,
conocer las causas de las desviaciones que se presenten,
así como también le garantiza la toma de decisiones
de manera oportuna y efectiva.

Para el logro de los objetivos planteados en esta
investigación de carácter no experimental,
descriptiva y aplicada fue necesario: la recolección de la
información técnica y bibliográfica
existente de la empresa con respecto a los procesos que realizan
y al seguimiento y control de sus actividades, entrevistas orales
al personal de trabajo y la disponibilidad de recursos
materiales.

La investigación está estructurada de la
siguiente manera:

Capítulo I: El problema, está
constituido por los antecedentes, planteamiento del problema,
objetivo general y objetivos específicos,
justificación, alcance, delimitaciones y por último
limitaciones. Capítulo II: Marco
empresarial, se presenta información referente a
las generalidades de la empresa. Capítulo III: Marco
teórico, contiene los conceptos básicos
requeridos para la elaboración de la investigación.
Capítulo IV: Marco metodológico, se presenta
el tipo de investigación realizada, la población,
muestra, los instrumentos para la recolección de
información y el procedimiento necesario para alcanzar los
objetivos. Capítulo V: Diagnóstico de la
situación actual, muestra la situación actual
referida al tema del proyecto. Capítulo VI:
Situación propuesta, muestra los resultados de la
investigación. Finalmente, se presentan las Conclusiones,
Recomendaciones, Bibliografía y
Apéndices.

CAPÍTULO
I

EL PROBLEMA

En el presente Capítulo se exponen los aspectos
referidos al contexto en el cual se genera la situación
que motivó la investigación, en él se
muestra los antecedentes, planteamiento del problema, objetivos,
justificación y alcance.

• ANTECEDENTES

En la actualidad es indispensable que toda empresa u
organización realice un control de gestión a sus
actividades, ya que a través de su utilización la
empresa podrá tener una guía para alcanzar
eficazmente los objetivos planteados con el mejor uso de los
recursos disponibles.

La empresa A.P. ASOCIADOS, C.A requiere de la
utilización de indicadores de gestión para llevar a
cabo el seguimiento y control de sus actividades de una manera
más oportuna. Es por ello, que la empresa tiene a su
disposición una serie de indicadores de gestión
basada en la norma internacional ISO 9001:2008. Estos indicadores
de gestión que posee la empresa están enfocados
en:

• Mejorar la satisfacción del
  cliente.

• Procesar las órdenes de compra de los
  clientes con un mínimo de desviaciones en el
  cumplimiento.

• Planificar las órdenes de compra en un
  período = 10 días.

• Mantenimientos realizados.

• Indicadores mensuales.

La empresa A.P. ASOCIADOS, C.A utiliza en el seguimiento
y control de sus actividades el informe de gestión y el
plan operativo.

Los informes de gestión representan para la
empresa una herramienta de control de gestión muy
importante, estos informes contienen avances del cumplimiento de
las actividades realizadas con respecto a las programadas para el
período.

El plan operativo, define el conjunto de operaciones o
acciones a llevar a cabo por la empresa para un
período.

• PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Las organizaciones en su búsqueda de medir y
evaluar el desempeño en sus actividades, requieren de la
utilización de indicadores, los cuales determinan los
resultados del comportamiento de los procesos, estos resultados
al ser comparados con algún nivel de referencia permite
conocer la desviación entre el valor programado y el
alcanzado, y con ello ayudar a la toma de decisiones de las
acciones correctivas o preventivas necesarias para garantizar un
buen desempeño en las actividades que realizan.

Actualmente, la empresa A.P. ASOCIADOS, C.A posee una
serie de indicadores de gestión muy importantes basados en
la norma internacional ISO 9001:2008 que aporta mucho al
seguimiento y control de las actividades o proyectos que
ejecutan, estos indicadores están enfocados en los
procesos y clientes.

La información de las actividades del proceso de
la ejecución de la realización del producto es
manejada por la unidad de gestión de la calidad, la cual
utiliza para la medición una serie de indicadores que
son:

• Mejorar la satisfacción del cliente: eficacia
  y efectividad.

• Procesar las órdenes de compra de los
  clientes con un mínimo de desviaciones en el
  cumplimiento: entregas oportunas a los clientes,
  número de rechazos del cliente.

• Planificar las órdenes de compra en un
  período = 10 días: tiempo
  transcurrido.

• Mantenimientos realizados: número de
  mantenimientos realizados.

• Indicadores mensuales: número de indicadores
  medidos en el mes con metas cumplidas.

La empresa desea tener a su disposición
indicadores claves para la medición y análisis de
la mano de obra en el proceso de realización del producto
y con esto complementar el seguimiento y control en sus
actividades.

Este proyecto tiene como finalidad la realización
de un Sistema de Control de Gestión Automatizado para la
Medición y Análisis de la Mano de Obra en el
Proceso de Realización del Producto de la Empresa A.P.
ASOCIADOS, C.A.

• OBJETIVOS

Los objetivos a cumplir durante el desarrollo de la
investigación se mencionan a
continuación:

1.3.1 OBJETIVO GENERAL

Diseñar un Sistema de Control de Gestión
Automatizado para la Medición y Análisis de la Mano
de Obra en el Proceso de Realización del Producto de la
Empresa A.P. ASOCIADOS, C.A.

• OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• 1. Describir el proceso de realización
  del producto de la empresa A.P. ASOCIADOS, C.A.

• 2. Diagnosticar la situación actual del
  proceso de realización del producto de la empresa A.P.
  ASOCIADOS, C.A en cuanto al sistema de seguimiento y control
  de gestión.

• 3. Realizar un análisis de brechas en la
  empresa A.P. ASOCIADOS, C.A.

• 4. Determinar los requerimientos de los
  usuarios, para incorporarlos al sistema de control de
  gestión automatizado propuesto.

• 5. Diseñar los indicadores de
  gestión que permitan la medición y
  análisis de la mano de obra que interviene en el
  proceso de realización del producto de la empresa A.P.
  ASOCIADOS, C.A.

• 6. Normalizar los indicadores de gestión
  diseñados para la medición y análisis de
  la mano de obra para el proceso de realización del
  producto de la empresa A.P. ASOCIADOS, C.A.

• 7. Realizar los diferentes diagramas de flujo
  de datos del sistema de control gestión automatizado
  propuesto.

• 8. Diseñar el sistema de control
  gestión automatizado propuesto, elaborando un
  prototipo, que satisfaga los requerimientos de los
  usuarios.

• 9. Elaborar el manual del usuario del sistema
  de control de gestión automatizado
  propuesto.

• 10. Establecer los requerimientos del sistema
  de control de gestión automatizado
  propuesto.

• JUSTIFICACIÓN

Este proyecto es realizado para que la empresa A.P.
ASOCIADOS, C.A, tenga a su disposición un Sistema de
Control de Gestión Automatizado para la Medición y
Análisis de la Mano de Obra, de manera de garantizar una
medición más completa en el proceso de
realización del producto que llevan a cabo y con ello
ayudar a la toma de decisiones con el fin de mejorar el
desempeño de la empresa.

• ALCANCE

Este proyecto contempla todos los pasos necesarios para
el Diseño de un Sistema de Control de Gestión
Automatizado para los indicadores de gestión de la mano de
obra correspondientes al proceso de realización del
producto de la empresa A.P. ASOCIADOS, C.A.

• DELIMITACIONES

Este estudio estará delimitado a las unidades
organizativas de la empresa A.P. ASOCIADOS, C.A.

1.7 LIMITACIONES

El estudio se encuentra condicionado por el tiempo
empleado para la recopilación de la información,
así como por el tiempo empleado para la validación
en la realización del Diseño del Sistema de Control
de Gestión Automatizado para la Medición y
Análisis de la Mano de Obra en el Proceso de
Realización del Producto de la empresa A.P. ASOCIADOS,
C.A.

CAPÍTULO
II

MARCO EMPRESARIAL

En éste capítulo se muestra las
generalidades que posee la empresa A.P. ASOCIADOS,
C.A.

2.1 NOMBRE DE LA EMPRESA

A.P. ASOCIADOS, C.A.

2.2 RESEÑA
HISTÓRICA

A.P. ASOCIADOS, C.A es una empresa venezolana, privada,
perteneciente a la Industria Metalúrgica, con sede en
Venezuela, dedicada a la fabricación y montaje de
construcciones metalmecánicas.

La constitución de la empresa A.P. ASOCIADOS,
C.A, es producto de la iniciativa que surge de un grupo de
profesionales e industriales con una amplia experiencia en las
áreas de Metalurgia, Ingeniería,
Fabricación, Mantenimiento y Montaje en construcciones
metalmecánicas. Esta empresa fue creada para aprovechar
las oportunidades de trabajo y servicios requeridos por el sector
siderúrgico, aluminio, petrolero, hidroeléctrico,
construcción y automotriz presentes en su mayoría
en el estado bolívar. La empresa posee actualmente una
capacidad de fabricación de 900 toneladas por mes, de las
cuales 550 toneladas al mes corresponden a estructuras
metálicas pesadas y 350 toneladas al mes a estructuras
metálicas livianas.

A.P. ASOCIADOS, C.A inicia sus actividades el 12 de
julio de 1982 en la ciudad de Puerto Ordaz, Estado
Bolívar. Cabe destacar que la ubicación de la
empresa no es un hecho fortuitito, es decir, en el momento de su
concepción los creadores tomaron en cuenta distintos
factores como clientes, materia prima.

2.3 MISIÓN

Satisfacer las necesidades metalmecánica de los
clientes, apoyándonos en la excelencia de nuestra gente y
tecnología de vanguardia.

2.4 VISIÓN

Ser una empresa líder en la prestación del
Servicio Metalmecánico:

• Comprometida con un mercado diversificado a nivel
  nacional e internacional

• Con tecnología de vanguardia y conformada con
  recurso humano eficiente

• Que satisfaga los índices de calidad,
  rentabilidad y eficiencia.

• Que satisfaga los requerimientos de nuestros
  clientes, empleados, accionista y proveedores.

2.5 UBICACIÓN GEOGRÁFICA

La empresa se encuentra ubicada en la Calle
Arboleda, Parcela 8, Zona Industrial Matanzas. Puerto
Ordaz, Estado Bolívar. Venezuela.

2.6 DIMENSIONES DE LA
PLANTA

La empresa posee una superficie total de 28.500 m2, de
los cuales 5.500 m2 abarca los talleres, 1.300 m2 los almacenes,
265 m2 oficinas y el 21.435 m2 restantes está representado
por el estacionamiento, áreas verdes.

2.7 MERCADO

A.P Asociados, C.A ha logrado incursionar en el mercado
a través de la fabricación de piezas
mecánicas, construcciones metálicas y montaje
industrial.

2.7.1 MERCADO NACIONAL

Entre los principales clientes del mercado
nacional se encuentran:

2.7.1.1 SECTOR
SIDERÚRGICO

• SIDERURGICA DEL ORINOCO
  (SIDOR).

• CVG FERROMINERA DEL ORINOCO.

• ORINOCO IRON.

• CONSORCIO SIDERURGICO GUAYANA
  (CONSIGUA).

• VENPRECAR.

• SIDERURGICA DEL TURBIO
  (SIDETUR).

• PLANTA DE PELLAS (TOPPCA).

• MATERIALES SIDERURGICOS
  (MATESI).

2.7.1.2 SECTOR ALUMINIO

• CVG ALUMINIO DEL CARONÍ.
  ALCASA.

• CVG VENEZOLANA DE ALUMINIOS
  (VENALUM).

• CVG BAUXILUM.

2.7.1.3 SECTOR PETROLERO

• PETROLEOS DE VENEZUELA
  (PDVSA).

• SIN CRUDOS DE ORIENTE
  (SINCOR).

• SERVICIOS HALLIBURTON DE
  VZLA.

2.7.1.4 SECTOR
HIDROELÉCTRICO

• ELECTRIFICACIÓN DEL
  CARONÍ (EDELCA).

2.7.1.5 SECTOR
CONSTRUCCIÓN

• CONSTRUCTORA NORBERTO
  ODEBRECTH.

• CEMEX DE VZLA.

2.7.1.6 SECTOR
AUTOMOTRIS.

• TOYOTA DE VENEZUELA

2.7.2 MERCADO
INTERNACIONAL

La empresa A.P. ASOCIADOS, C.A tiene focalizado sus
productos al mercado nacional.

2.8 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
PRODUCTIVO

A.P. ASOCIADOS, C.A realiza en sus actividades la
fabricación de piezas mecánicas, construcciones
metálicas, estructuras metalmecánicas, montaje
industrial, entre otros.

La empresa no diseña ni desarrolla productos,
debido a que todas las características principales del
mismo son especificadas por el cliente en la solicitud del
producto ( orden de compra) o mediante planos o
croquis.

A continuación, en la figura 1 se representa el
proceso central. Ejecución de la realización del
producto:

Figura 1: Ejecución de la
Realización del Producto

Fuente: Archivos A.P. ASOCIADOS,
C.A.

2.9 PRODUCTOS

• Fabricación de Cono
  Bovedín.

• Fabricación de Tapas
  metálicas.

• Fabricación de Codo
  gigante.

• Fabricación de Ductos
  recolectores de humo.

• Fabricación de
  Ventiladores.

• Fabricación ductos refrigerados, Anillo
  separador, Tornillo hexagonal.

• Fabricación de Tubería de
  reinyección aire, gas de combustión y gas de
  tope para reformadores de OPCO.

• Fabricación de Distribuidor de
  Mezcla para Planta de Carbón.

• Fabricación de Cesta porta
  chatarra.

• Fabricación de baldes de
  recuperador Dravo.

• Fabricación de Recipiente de
  Presión.

• Fabricación de
  Jaibas.

• Fabricación de estructuras metálicas
  para torres, plataformas y escaleras.

• Fabricación de Galerías para cintas
  transportadoras, bajantes de chutes con planchas de impacto y
  torres de transferencia.

• Fabricación de Bastidores para
  Cintas Transportadoras.

• Fabricación y montaje de
  Almacén de Anodos.

• Fabricación y Montaje de
  Edificio Administrativo I.

• Fabricación e Instalación de
  Tubería de reinyección de aire, gas de
  combustión y gas de tope para reformadores de
  gas.

• Fabricación y Montaje de
  Estructura.

• Fabricación y Montaje de conos de cernidora
  en planta de procesamiento de mineral de hierro.

• Reconstrucción de Gancho de
  Grúa.

• Reconstrucción de carro porta
  acero líquido.

• Reconstrucción de
  cucharón.

2.10. ORGANIGRAMA DE LA
EMPRESA

A continuación se describen los cargos de la
estructura organizativa de A.P. ASOCIADOS, C.A:

Junta Directiva: Ente administrativo que aporta
información a los accionistas de la empresa en cuanto a
las actividades puestas en marcha, así como también
el establecimiento de lineamientos y políticas generales
que han de ser cumplidas dentro de la misma.

Gerencia General: Máxima autoridad de la
organización, responsable de administrar, coordinar y
supervisar la gestión de los diferentes departamentos de
la empresa, de acuerdo con las políticas y estrategias
establecidas.

Administración y Contabilidad:
Administrar, controlar y aprovechar al máximo los recursos
financieros de la empresa.

Compras: Garantizar el reabastecimiento y
almacenamiento de materias primas, insumos y herramientas
necesarias en los diferentes departamentos de la
empresa.

Planificación de la Producción:
Fabricar y reparar piezas metálicas a través del
desarrollo de métodos de trabajo adecuados, y de la
planificación de los recursos humanos y
materiales.

Gestión de la Calidad: Garantizar cumplir
los requisitos de los clientes y con los requerimientos de la
Norma COVENIN/ISO 9001. Informar a la Gerencia General sobre el
funcionamiento de la Gestión de la Calidad.

Mantenimiento: Asegurar los servicios de
mantenimiento de las maquinas fija y móviles.

A continuación, en la figura 2 se presenta el
organigrama de la empresa A.P. ASOCIADOS, C.A:

Figura 2. Estructura Organizativa de
la Empresa A.P. ASOCIADOS, C.A.

Fuente: Archivos A.P. ASOCIADOS,
C.A.

CAPÍTULO
III

MARCO TEÓRICO

Mediante la definición de los conceptos se
podrá conocer el significado de los elementos más
utilizados para Diseñar el Sistema de Control de
Gestión Automatizado.

3.1 CONTROL

El control es un proceso por medio del cual se modifica
algún aspecto de un sistema para que se alcance el
desempeño deseado en el mismo. La finalidad del proceso de
control es hacer que el sistema se encamine completamente hacia
sus objetivos. El control no es un fin en sí mismo, es un
medio para alcanzar el fin, o sea mejorar la operación del
sistema.

3.2 SISTEMA El término sistema designa un
conjunto de elementos en interrelación dinámica
organizada en función de un objetivo, con vistas a lograr
los resultados del trabajo de una organización.

3.3 GESTIÓN

Es dirigir las acciones que constituyan la puesta en
marcha concreta de la política general de la empresa, es
tomar decisiones orientadas a alcanzar los objetivos
marcados.

3.4 CONTROL DE
GESTIÓN

En términos generales, se puede decir que el
control debe servir de guía para alcanzar eficazmente los
objetivos planteados con el mejor uso de los recursos disponibles
(técnicos, humanos, financieros, etc.). Por ello podemos
definir el control de gestión como un proceso de
retroalimentación de información de uso eficiente
de los recursos disponibles de una empresa para lograr los
objetivos planteados.

3.5 LOS FINES DEL CONTROL DE
GESTIÓN

El fin último del control de gestión es el
uso eficiente de los recursos disponibles para la
consecución de los objetivos.

Sin embargo podemos concretar otros fines más
específicos como los siguientes:

• Informar: Consiste en transmitir y comunicar la
  información necesaria para la toma de
  decisiones.

• Coordinar: Trata de encaminar todas las actividades
  eficazmente a la consecución de los
  objetivos.

• Evaluar: La consecución de las metas
  (objetivos) se logra gracias a las personas, y su
  valoración es la que pone de manifiesto la
  satisfacción del logro.

• Motivar: El impulso y la ayuda a todo responsable es
  de capital importancia para la consecución de los
  objetivos.

3.6 SISTEMA DE CONTROL DE
GESTIÓN

Un Sistema de Control de Gestión (SCG) es una
estimulación organizada que aporta mucho a la toma de
decisiones para la organización o empresa, y con ello
lograr alcanzar los objetivos planteados.

3.7 CALIDAD

Satisfacer los requerimientos del cliente en forma
consistente.

3.8 PROYECTO

Esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un
producto, servicio o resultado único.

3.9 META DEL PROYECTO

Es la cuantificación cualitativa y cuantitativa,
del bien o servicio que se espera obtener producto de la
ejecución de un Proyecto.

3.10 CONTROL DE PROYECTOS

Proceso que consiste en hacer seguimiento al desarrollo
del proyecto, comparando los resultados obtenidos con los valores
planificados (línea base), con la finalidad de poder
identificar y alertar oportunamente posibles problemas y
recomendar la adopción de las acciones preventivas y
correctivas, cuando sea necesario.

3.11 PLAN OPERATIVO

El plan operativo anual es un documento en el que los
responsables de la unidad funcional planifican, programan,
administran y evalúan el conjunto de actividades que
permitirán a la empresa cumplir con los temas, estrategias
y metas diseñados a nivel estratégico en el corto
plazo.

3.12 INFORME DE GESTIÓN

Documento que refleja los resultados parciales u
obtenidos hasta una determinada fecha.

3.13 MANO DE OBRA

La mano de obra o trabajo fabril representa el factor
humano de la producción, sin cuya intervención no
podría realizarse la actividad manufacturera,
independientemente del grado de desarrollo mecánico o
automático de los procesos transformativos.

3.14 CARACTERÍSTICAS DE LA MANO DE
OBRA

Entra algunas de las principales características
de la mano de obra encontramos lo siguiente:

• Pueden mejorar y perfeccionar el empleo y
  diseño de los recursos materiales y técnicos,
  lo cual no sucede a la inversa.

• No pueden ser propiedad de la organización, a
  diferencia de los otros recursos. Los conocimientos, la
  experiencia, las habilidades, etc.; son parte del patrimonio
  personal.

• Las actividades de las personas en las
  organizaciones son, como se apunto, voluntarias; pero, no por
  el hecho de existir un contrato de trabajo la
  organización va a contar con el mejor esfuerzo de sus
  miembros; por lo contrario, solamente contara con el si
  perciben que esa actitud va a ser provechosa en alguna
  forma.

• Las experiencias, los conocimientos, las
  habilidades, etc., intangibles; se manifiestan solamente a
  través del comportamiento de las personas en las
  organizaciones. Los miembros de ellas prestan un servicio a
  cambio de una remuneración económica y
  afectiva.

• El total de recursos humanos de un país o de
  una organización en un momento dado puede ser
  incrementado. Básicamente existen dos formas para tal
  fin: descubrimiento y mejoramiento.

• Los recursos humanos son variables de una persona a
  otra; no todo mundo posee las mismas habilidades,
  conocimientos, etc.

3.15 CLASIFICACIÓN DE LA MANO DE
OBRA

La clasificación de la mano de obra va a depender
directamente de la relación del trabajador con el proceso
de fabricación del producto:

3.15.1 MANO DE OBRA
DIRECTA

Es la fuerza laboral que se encuentra en contacto
directo con la fabricación de un determinado producto que
tiene que producir la empresa. Esta ha sido responsable del
grueso manejo del trabajo por horas de las fábricas y el
costo más importante de controlar y medir.

3.15.2 MANO DE OBRA
INDIRECTA

Es la fuerza laboral que no se encuentra en contacto
directo con el proceso de la fabricación de un determinado
producto que tiene que producir la empresa. Entre los tipos de
manos de obra tenemos: la recepción, oficinistas,
servicios de limpieza, dibujantes, etc.

3.16 IMPORTANCIA DE LA MANO DE
OBRA

Su importancia radica en que es el factor de
producción por excelencia, debido a que es el que
desarrolla una serie de actividades y tareas, y ayudado por
instrumentos, infraestructura, entre otros, produce bienes y
servicios de una manera satisfactoria.

3.17 PROCESO

Es un conjunto de procedimientos o actividades que se
ejecutan de forma secuencial para obtener un determinado producto
a través de la transformación de insumos.

3.18 INDICADOR DE GESTIÓN

Los indicadores de gestión son medidas utilizadas
para determinar el éxito de un proyecto o una
organización. Los indicadores de gestión suelen
establecerse por los líderes del proyecto u
organización, y son posteriormente utilizados
continuamente a lo largo del ciclo de vida, para evaluar el
desempeño y los resultados.

3.19 TIPOS DE INDICADORES DE
GESTIÓN

Las organizaciones deben determinar los atributos
cualitativos y cuantitativos que los clientes o usuarios valoran
de los productos y/o servicios que se le suministran. Para
realizar esa medición es necesario construir indicadores
que permitan medir y conocer en cualquier momento el grado en que
dichos atributos se están satisfaciendo. Los indicadores
de gestión están referidos a indicadores de
efectividad, eficiencia, eficacia, productividad y
calidad.

3.19.1 INDICADORES DE EFECTIVIDAD

Los indicadores de efectividad involucra la eficacia y
la eficiencia, es decir, el logro de los resultados programados
en el tiempo y con los costos más razonables posibles.
Supone hacer lo correcto con gran exactitud y sin ningún
desperdicio de tiempo o dinero.

3.19.2 INDICADORES DE EFICIENCIA

Los indicadores de eficiencia miden el logro de un
objetivo al menor costo unitario posible. En este caso estamos
buscando un uso óptimo de los recursos disponibles para
lograr los objetivos deseados.

3.19.3 INDICADORES DE EFICACIA

Los indicadores de eficacia miden el grado en que se
logran los objetivos y metas de un plan, es decir, cuánto
de los resultados esperados se alcanzó. La eficacia
consiste en concretar los esfuerzos de una entidad en las
actividades y procesos que realmente deben llevarse a cabo para
el cumplimiento de los objetivos formulados.

3.19.4 INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD

Los indicadores de productividad miden la
relación entre la cantidad de producto/servicio obtenidos
en un proceso y la cantidad de recursos consumidos para su
obtención.

3.19.5 INDICADORES DE CALIDAD

La calidad es exceder las características de los
clientes a un mínimo costo. La expresión del
indicador de calidad está representada por el grado de
concordancia entre las características de un producto y
los requerimientos que debe satisfacer.

3.20 CARACTERÍSTICAS DE LOS INDICADORES DE
GESTIÓN

a) Simbolizan actividades importantes o críticas;
(reclamaciones, productividad mensual, facturación
mensual, absentismo).

c) Los resultados de los indicadores son cuantificables,
y sus valores se expresan normalmente a través de un dato
numérico o de un valor de clasificación.

d) El beneficio que se obtiene del uso de los
indicadores supera la inversión de capturar y tratar los
datos necesarios para su desarrollo.

e) Son comparables en el tiempo, y por tanto pueden
representar la evolución del concepto valorado. De hecho,
la utilidad de los indicadores se puede valorar por su capacidad
para marcar tendencias.

f) Son fiables, es decir proporcionan confianza a los
usuarios sobre la validez de las sucesivas medidas.

g) Son fáciles de establecer, mantener y
utilizar.

3.21 BENEFICIOS DE LOS INDICADORES DE
GESTIÓN

Podría decirse que el objetivo de los sistemas de
medición es aportar a la empresa un camino correcto para
que ésta logre cumplir con las metas establecidas. Todo
sistema de medición debe satisfacer los siguientes
objetivos:

• Comunicar la estrategia.

• Comunicar las metas.

• Identificar problemas y
  oportunidades.

• Diagnosticar problemas.

• Entender procesos.

• Definir responsabilidades.

• Mejorar el control de la
  empresa.

• Identificar iniciativas y acciones
  necesarias.

• Medir comportamientos.

• Facilitar la delegación en las
  personas.

• Integrar la compensación con la
  actuación.

3.22 NORMALIZACIÓN DE LOS INDICADORES DE
GESTIÓN

Para trabajar con indicadores se debe establecer todo un
sistema que incluya desde la correcta percepción del hecho
o característica, hasta la toma de decisiones acertadas
para mantener, mejorar e innovar el proceso del cual se da
cuenta. Es por esto que en la normalización de Indicadores
de Gestión se deben tener en cuenta los siguientes
elementos:

• Definición.

• Objetivo.

• Niveles de referencia y responsabilidad.

• Consideraciones de gestión

• Análisis.

• Información y datos.

• Reportes.

3.22.1 DEFINICIÓN

Consiste en la descripción del indicador teniendo
en cuenta 5 aspectos:

• Nombre del indicador.

• Definición conceptual.

• Expresión matemática.

• Unidad de medida.

3.22.2 OBJETIVO

El objetivo expresa:

• ¿Para qué se quiere gerenciar el
  indicador?

• ¿Cuál es la finalidad del
  indicador?

3.22.3 NIVELES DE REFERENCIA Y
RESPONSABILIDAD

3.22.3.1 NIVELES DE REFERENCIA

El acto de medir se realiza a través de la
comparación, esta no es posible si no se cuenta con una
referencia contra la cual contrastar el valor del indicador. Los
niveles de referencia constituyen los valores con los cuales se
compara el indicador.

Existen diversos niveles de referencia:

Planificado ————————–Meta

Histórico——————————Periodos
anteriores

Estándar—————————–Las mejores
condiciones

Diseño—————————— Capacidad
instalada

Competencia——————— Otras Plantas,
unidades, competidor, etc.

Estado del arte———————Avance
tecnológico

3.22.3.2 RESPONSABILIDAD

Consiste en establecer la responsabilidad en cada
asignación del indicador.

Asignaciones:

• Revisión y actualización de los
  niveles de referencia del indicador.

• Proponer la revisión y actualización
  de las consideraciones de gestión.

• Aprobación propuesta para la
  actualización de las consideraciones de
  gestión.

• Seguimiento y control del indicador.

• Registro y procesamiento de datos.

• Elaborar reporte de resultados del
  indicador.

• Aprobar reporte de resultados del
  indicador.

3.22.4 CONSIDERACIONES DE
GESTIÓN

Comprende los rangos de desempeño y la
periodicidad.

3.22.4.1 RANGOS DE DESEMPEÑO

Son los patrones bajo los cuales se analiza el indicador
y permite interpretar el valor de los mismos. Son criterios de
evaluación establecidos en base a los cuales se puede
conocer el estado del indicador, estos criterios dependen del
indicador que se está evaluando.

Los rangos de desempeño permiten identificar los
valores en los cuales el indicador está en verde, amarillo
o rojo (Ver Tabla 1).

Fuente: Metodología de
Normalización de Indicadores de EDELCA

Las acciones a tomar de acuerdo al valor obtenido por el
indicador se refleja en la siguiente representación
gráfica: (ver figura 3)

Figura 3. Acciones a Tomar de Acuerdo
al Resultado del Indicador

Fuente: Metodología de
Normalización de Indicadores de EDELCA

3.22.4.2 PERIODICIDAD

Establece la frecuencia en que se medirá el
indicador, la cual puede ser semanal, mensual, trimestral o anual
dependiendo del indicador a analizar.

3.22.5 ANÁLISIS

La etapa de análisis del comportamiento del
indicador se realizará tomando en cuenta su
subdivisión y árbol de factores.

3.22.5.1 ÁRBOL DE
SUBDIVISIÓN

Las subdivisiones facilitan la determinación del
área donde la variación del indicador es notoria,
es decir, mediante la subdivisión se pueden determinar los
lugares donde ocurrieron problemas que generan variación
en el indicador. Es importante señalar que las
subdivisiones no se aplican a todos los indicadores.

Tipos de subdivisión:

• Por atributos.

• Por segmento.

• Por región.

• Por tipo de máquina o equipo.

• Por período.

• Por especialidad.

3.22.5.2 ÁRBOL DE FACTORES

Es un diagrama que permite establecer y conocer las
causas que actúan o pudieran actuar en determinado momento
sobre el comportamiento del indicador.

Ejm: Qué afecta al tiempo de ciclo:

• Variaciones de la carga de trabajo.

• Retraso en la Recepción de
  insumos.

• Número de errores.

• Desbalance de la carga de trabajo.

3.22.6 INFORMACIÓN Y DATOS

El sistema de información y procesamiento de
datos comprende el ingreso, procesamiento y obtención de
la información requerida para medir el
indicador.

• Fuente de información y captura de
  datos.

• Procesamiento y almacenamiento de datos.

3.22.7 REPORTES

Muestra los reportes que utilizará el indicador,
en los reportes la situación del indicador se
visualizará como semáforo que podrá tomar el
color (verde, amarillo y rojo) según las consideraciones
de gestión definidas para cada uno de ellos.

Los reportes deberán contener detalle
gráfico que permita analizar y definir las causas de las
desviaciones en los resultados obtenidos del
indicador.

3.23 DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS

Es una descripción
gráfica de un procedimiento
para la resolución de un problema. Los diagramas de flujos
de datos están compuestos por figuras conectadas con
flechas. Para ejecutar un proceso comienza por el Inicio y se
siguen las acciones indicadas por cada figura: el tipo de figura
indica el tipo de paso que representa.

3.24 REGLAS PARA LA CREACIÓN DE
DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS

• Los diagramas de flujo deben escribirse de arriba
  hacia abajo y/o de Izquierda a derecha.

Partes: 1, 2