Los símbolos se unen con líneas, las
cuales tienen en la punta una flecha que indica su
dirección que fluye la información procesos, se
deben utilizar solamente líneas de flujo horizontal o
vertical (nunca diagonales).
Se debe evitar el cruce de líneas, para lo
cual se quisiera separar el flujo del diagrama a un sitio
distinto, se pudiera realizar utilizando los conectores, se
debe tener en cuenta que solo se van a utilizar conectores
cuando sean estrictamente necesario.
No deben quedar líneas de flujo sin
conectar.
Todo
texto escrito dentro de un símbolo debe ser
legible, preciso, evitando el uso de muchas
palabras.
Todos los símbolos pueden tener más de
una línea de entrada, a excepto del símbolo
final.
Solo los símbolos de decisión pueden y
deben tener más de una línea de flujo de
salida.
3.25 SÍMBOLOS UTILIZADOS EN LOS DIAGRAMAS DE
FLUJO DE DATOS
A continuación en la tabla 2 y 3 están
representados los símbolos utilizados para la
realización de los diagramas de flujo de datos:
Fuente: Turmero, Iván.
Guía de Diagrama de Flujo de Datos
Fuente: Turmero, Iván.
Guía de Diagrama de Flujo de Datos
CAPÍTULO
IV
MARCO
METODOLÓGICO
La información relacionada con el marco
metodológico del presente trabajo, abarca el tipo de
estudio, la población, muestra, los instrumentos que se
emplearán en la recolección de los datos y
finalmente se especifica el procedimiento.
4.1 TIPO DE ESTUDIO
El tipo de estudio realizado en la empresa A.P.
ASOCIADOS, C.A es no experimental, descriptivo y aplicado. Es no
experimental porque se realiza sin manipular deliberadamente
variables. Es decir, no se hace variar intencionalmente las
variables independientes. Lo que se hace en la
investigación es observar fenómenos tal y como se
dan en su contexto natural; situaciones ya existentes. Es
descriptivo, ya que comprende la descripción y
análisis del proceso de realización del producto
así como también de los mecanismos de seguimiento y
control de gestión empleados en este proceso. Es aplicado,
puesto que el estudio está orientado a complementar los
mecanismos de seguimiento y control en el proceso de
realización del producto de la empresa, diseñando
un sistema de control de gestión automatizado para medir y
analizar la mano de obra. El diseño del sistema es una
aplicación de la investigación.
4.2 POBLACIÓN
La población empleada para este estudio son los
procesos llevados a cabo en la empresa A.P. ASOCIADOS, C.A, los
cuales son: proceso de la dirección, proceso de
medición y mejora, proceso de apoyo y proceso de
realización del producto.
4.3 MUESTRA
La muestra está representada por el proceso de
realización del producto de la empresa A.P. ASOCIADOS,
C.A.
4.4 INSTRUMENTOS PARA LA RECOPILACIÓN DE
DATOS
Para la recolección de los datos e
información necesaria se utilizaron los siguientes
instrumentos:
4.4.1 ENTREVISTAS
Las entrevistas buscan opiniones por medio de preguntas,
con el propósito de aclarar un determinado tema o
asunto.
Se realizaron entrevistas no estructuradas al personal
de trabajo de la empresa A.P. ASOCIADOS, C.A, con la finalidad de
recolectar toda la información necesaria que sirva de base
para el desarrollo del proyecto.
INSPECCIÓN VISUAL
La inspección visual es un acto de
verificación física, material y de funcionamiento
de un proceso, equipo, maquinarias o de cualquier fenómeno
o suceso del cual sea importante conocer las cualidades y
características que lo identifican o describen.
4.4.3 RECURSOS MATERIALES
Lápiz, borrador y papel, necesarias tanto en
las entrevistas como en la elaboración de los
borradores del proyecto.Computadora personal, empleadas en la
transcripción y desarrollo del Proyecto.Dispositivo de almacenamiento masivo USB, para
almacenar toda la información concerniente al proyecto
realizado, por su facilidad de manejo y bajo costo, para el
respaldo de la información.Video Beam y Laptop, empleados para la
presentación y proyección del
proyecto.
PROCEDIMIENTO
Para el desarrollo de este estudio fue necesario el
desarrollo de los siguientes pasos que se describen a
continuación:
1. Análisis y estudio de las referencias
bibliográficas referentes a indicadores de
gestión, mano de obra, sistema de control de
gestión.2. Recolección y revisión de la
documentación bibliográfica existente en la
empresa A.P. ASOCIADOS, C.A, organización, funciones y
procesos.3. Descripción del proceso de
realización del producto de la empresa A.P. ASOCIADOS,
C.A.4. Elaboración del diagnóstico de
la situación actual del proceso de realización
del producto de la empresa A.P. ASOCIADOS, C.A en cuanto al
sistema de seguimiento y control de
gestión.5. Realización del análisis de
brechas en la empresa A.P. ASOCIADOS, C.A.6. Determinación de los requerimientos
de los usuarios, para incorporarlos al Sistema de Control de
Gestión Automatizado para la Medición y
Análisis de la Mano de Obra en el Proceso de
Realización del Producto en la Empresa A.P. ASOCIADOS,
C.A.7. Diseño de los indicadores de
gestión de mano de obra para el proceso de
realización del producto de la empresa A.P. ASOCIADOS,
C.A.8. Normalización de los indicadores de
gestión diseñados.9. Elaboración de los diferentes
diagramas, con el objeto de conocer el comportamiento del
flujo de información del sistema de control de
gestión automatizado propuesto.10. Realización del sistema de control
de gestión automatizado propuesto, elaborando un
prototipo en aplicaciones avanzadas de Microsoft Office Excel
2007 y su lenguaje de macros (VBA), que satisfaga los
requerimientos de la empresa A.P. ASOCIADOS, C.A.11. Elaboración del manual de usuario y
de los requerimientos del sistema de control de
gestión automatizado propuesto.12. Entrega del informe final.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
A continuación se presenta en la tabla 4 el
cronograma de actividades:
Tabla 4: Cronograma de
Actividades
Fuente: Elaboración
Propia
CAPÍTULO
V
DIAGNÓSTICO DE LA
SITUACIÓN ACTUAL
En el presente Capítulo se expone el
diagnóstico actual de la empresa A.P. ASOCIADOS,
C.A
5.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE
REALIZACIÓN DEL PRODUCTO DE LA EMPRESA A.P. ASOCIADOS,
C.A
La empresa A.P. ASOCIADOS, C.A realiza una serie de
actividades en el proceso de realización del producto, las
cuales están representadas en la Figura Nº 1:
Ejecución de la Realización del Producto
perteneciente al Capítulo III del presente trabajo, en la
cual dicha figura presenta el orden secuencial de dichas
actividades.
Para que el proceso de realización del producto
de la empresa A.P. ASOCIADOS, C.A se pueda llevar a cabo necesita
de una serie de variables de entrada utilizadas para las
actividades de dicho proceso, además de las variables de
entrada, la ejecución del proceso va a generar variables
de salidas.
En la siguiente Figura 4, están representadas las
actividades que se desarrollan en el proceso de
realización del producto, las variables de entrada y
salida más significativas del proceso.
Figura 4. Descripción del
Proceso de Realización del Producto de la Empresa A.P.
ASOCIADOS, C.A
Fuente: Elaboración
Propia
5.2 ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL DE
LA EMPRESA A.P. ASOCIADOS, C.A EN CUANTO AL SISTEMA DE
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE GESTIÓN EN EL PROCESO DE
REALIZACIÓN DEL PRODUCTO
La gestión de proyectos representa una disciplina
indispensable para organizar y administrar los recursos de manera
tal que se pueda culminar todo el trabajo requerido en el
proyecto dentro del alcance, el tiempo, y coste
definidos.
Actualmente la empresa utiliza tres (3) herramientas muy
importantes para el seguimiento y control en el proceso de
realización del producto, estas herramientas están
representadas por el plan operativo, el tablero de control y el
informe de gestión.
El plan operativo, define el conjunto de operaciones o
acciones a llevar a cabo por la empresa, a su vez, también
define cuales serán los indicadores claves que permitan
evaluar el grado de cumplimiento de las actividades
planteadas.
El informe de gestión, es una herramienta de
control de gestión que es presentada ante la Gerencia.
Este informe presenta información importante acerca del
cumplimiento de los proyectos o actividades planteadas por la
empresa. Este informe debe ser veraz y preciso, debido a esto se
utilizan indicadores de gestión en el proceso ya que por
medio de ellos se puede medir de manera exacta el avance de las
actividades o proyectos programados, los factores que afectan su
ejecución y con ello facilitar la toma
decisiones.
El tablero de control, a través de esta
herramienta se puede apreciar el comportamiento de los
indicadores de gestión de forma periódica y con
esto lograr detectar las posibles desviaciones en los
resultados.
En la siguiente Tabla 5, están representados los
indicadores que utiliza la empresa A.P. ASOCIADOS, C.A para el
seguimiento y control en el proceso de realización del
producto.
Tabla 5. Indicadores Utilizados en el
Proceso de Realización del Producto de la Empresa A.P.
ASOCIADOS, C.A.
Fuente: Archivos A.P. ASOCIADOS,
C.A
La empresa A.P. ASOCIADOS, C.A. en su búsqueda de
complementar el seguimiento y control de sus actividades y
teniendo en cuenta la importancia que representa la
medición y análisis de la mano de obra, ya
tenían definidos en forma clara y precisa los indicadores
de mano de obra que necesitaban en su proceso de
realización del producto, los cuales son: sobretiempo,
ausentismo, adiestramiento al personal y
horas-trabajador.
5.3. ANÁLISIS DE BRECHAS
Para llevar a cabo un sistema de control de
gestión en las empresas, es necesario que estás
implementen alguna aplicación de software. La
determinación de la aplicación de software va a
estar determinado a las necesidades que posea la
empresa.
En la implementación de la aplicación de
software es necesario evitar los tres males más
comunes:
Adquirir tecnología que no cumple con los
requerimientos y por lo tanto es insuficiente para cumplir su
labor.Adquirir tecnología que excede los
requerimientos y por lo tanto es desperdiciada en la
compañía.Adquirir tecnología que combina los dos males
anteriores en uno solo. Este es el más
común.
Para determinar la aplicación de software
más adecuada para una empresa es necesario un
análisis de brechas, el cual se basa en tres preguntas
fundamentales:
¿Qué atributos y beneficios dice la
gente que desea o necesita que le brinde un producto o
servicio?¿En qué medida el producto/servicio
que usan satisface esas necesidades?¿Existe una brecha entre lo que la gente
desea y su grado de satisfacción con el
producto/servicio que usan actualmente?
La empresa A.P. ASOCIADOS, C.A, utiliza en el
seguimiento y control de sus actividades la aplicación
Microsoft Office Excel 2007 en el Software Windows XP.
En la siguiente tabla 6 se muestra los atributos
deseados, la importancia de cada atributo, la evaluación
de cada atributo y la brecha existente.
Tabla 6. Análisis de Brechas de
la Empresa A.P. ASOCIADOS, C.A.
ATRIBUTOS | IMPORTANCIA | EVALUACIÓN | BRECHA |
Compatibilidad | 100% | 100% | 0% |
Fácil | 100% | 100% | 0% |
Aplicaciones | 100% | 100% | 0% |
Fuente: Elaboración
Propia
La brecha existente en cada uno de los tres (3)
atributos deseados es de 0%, por lo tanto la empresa está
satisfecha con la utilización de este software y esta
aplicación en el seguimiento y control de sus actividades
ya que esta satisface todas sus necesidades y no tienen
contemplado cambiar ni adicionar algún software o
aplicación adicional para el control de gestión
debido a que no lo consideran necesario e implicaría
además más costo en cuanto a compra de
licencias.
El sistema de control de gestión automatizado
propuesto tiene que estar diseñado para ser utilizado en
Windows XP y en la aplicación Microsoft Office Excel 2007,
de acuerdo a las exigencias de la empresa.
5.4. REQUERIMIENTOS DEL USUARIO
Se requiere que el sistema de control de gestión
automatizado propuesto cuente con las siguientes
cualidades:
Evaluar en forma periódica el comportamiento
de la mano de obra en el proceso de realización del
producto, a través de reportes (anual, mensual y
empleado).Almacenar diariamente en el sistema de control de
gestión automatizado propuesto la información
concerniente a la mano de obra.Obtener resultados precisos y confiables.
Que el sistema de control de gestión
automatizado propuesto posea gráficos correspondientes
a las causas que pudieron afectar la variabilidad del
resultado del indicador.Controlar los reportes generados por el
sistema.Detectar las posibles causas en la desviación
de los resultados de los indicadores con respectos a los
parámetros establecidos.Agregar y eliminar empleados del sistema de control
de gestión automatizado propuesto.
.
CAPITULO
VI
SITUACIÓN
PROPUESTA
6.1. DISEÑO DE LOS INDICADORES DE
GESTIÓN PARA LA MEDICIÓN Y ANÁLISIS DE LA
MANO DE OBRA EN EL PROCESO DE REALIZACIÓN DEL PRODUCTO EN
LA EMPRESA A.P. ASOCIADOS, C.A
Para que la empresa pueda utilizar los indicadores de
mano de obra: sobretiempo, ausentismo, adiestramiento al personal
y horas-trabajador, fue necesario proponer la elaboración
de diferentes formatos para la recolección de
datos.
Los formatos de recolección de datos deben
proporcionar la siguiente información:
Cédula de identidad.
Apellido.
Nombre.
Cargo.
Días de trabajo (Lunes –
Viernes).Fecha de cada uno de los días.
Horas correspondientes al indicador.
Causas de incumplimiento.
Observaciones.
Firma del responsable del formato.
A continuación los diferentes formatos
correspondientes a cada indicador:
Sobretiempo:
Este formato representa el control semanal de las horas
extras empleadas por cada trabajador en el proceso de
realización del producto. Los responsables de recopilar la
información en este formato son los supervisores. El
formato se puede apreciar en el Apéndice A.
Adiestramiento al personal:
Mediante este formato se lleva el control de las horas
de adiestramiento impartidas al personal en el proceso de
realización del producto. Los responsables de recopilar la
información en este formato son los supervisores. El
formato se puede apreciar en el Apéndice A.
Ausentismo:
Este formato representa el control semanal de las horas
de ausentismo de cada trabajador en el proceso de
realización del producto. Los responsables de recopilar la
información concerniente a este formato son los
supervisores. El formato se puede apreciar en el Apéndice
A.
Horas – trabajador
Este formato representa el control semanal de las horas
laboradas por cada trabajador en el proceso de realización
del producto. Los responsables de recopilar la información
en este formato son los supervisores. Este formato se muestra en
el Apéndice A.
6.2. NORMALIZACIÓN DE LOS INDICADORES DE
GESTIÓN DISEÑADOS PARA LA MEDICIÓN Y
ANÁLISIS DE LA MANO DE OBRA EN EL PROCESO DE
REALIZACIÓN DEL PRODUCTO DE LA EMPRESA A.P. ASOCIADOS,
C.A
El proceso de normalización aplicado a los
indicadores de mano de obra está basado en la
metodología de normalización de EDELCA, dicha
metodología se puede apreciar en el punto 3.22 del
capítulo III.
La normalización de los indicadores ausentismo,
sobretiempo, horas-trabajador y adiestramiento al personal se
muestra en el Apéndice B. A continuación un ejemplo
de la normalización aplicado al indicador
"ausentismo":
6.2.1 AUSENTISMO
La normalización del indicador ausentismo
comprende siete (7) pasos: definición, objetivo, niveles
de referencia y responsabilidad, consideraciones de
gestión, análisis, datos e información y
reportes.
6.2.1.1 DEFINICIÓN DEL
INDICADOR
Establece el nombre del indicador, definición
conceptual, expresión matemática y unidad de
medida.
6.2.1.1.1 NOMBRE DEL INDICADOR
"Ausentismo".
6.2.1.1.2 DEFINICIÓN CONCEPTUAL
Expresa la relación porcentual de las horas –
hombres de ausencia con relación a las horas – hombres
totales disponible.
6.2.1.1.3 EXPRESIÓN
MATEMÁTICA
6.2.1.1.4 UNIDAD DE MEDIDA
Porcentaje (%).
6.2.1.2 OBJETIVO DEL INDICADOR
Medir la cantidad de tiempo perdido debido a la ausencia
del trabajador en un período de tiempo de trabajo
programado en el proceso de realización del producto, con
el fin de tomar las acciones pertinentes para mejorar el
desempeño en la mano de obra.
6.2.1.3 NIVELES DE REFERENCIA Y
RESPONSABILIDAD
6.2.1.3.1 NIVELES DE REFERENCIA
Los niveles de referencias fueron determinados por
conceso por parte del equipo de control de gestión,
tomando en cuenta su experiencia y expectativas. Los niveles de
referencia están basados en la planificación
(metas).
A continuación en la tabla 7, está
representado el valor máximo que se desea obtener por
parte del indicador ausentismo.
Tabla 7. Nivel de Referencia.
Ausentismo.
NIVEL DE | VALOR |
Planificado | 4% |
Fuente: Elaboración
Propia
6.2.1.3.2 RESPONSABILIDAD
Los responsables del indicador ausentismo están
representados en la tabla 8.
Tabla 8. Responsabilidad.
Ausentismo
ASIGNACIÓN | RESPONSABLES |
Revisión y | Gerente General Coordinador de calidad |
Proponer la revisión y | Coordinador de calidad |
Aprobación de propuesta para | Gerente General |
Seguimiento y control del | Coordinador de calidad |
Registro y procesamiento de | Coordinador de calidad Supervisores |
Elaborar reporte de resultados del | Coordinador de calidad |
Aprobar reporte de resultados del | Gerente General |
Fuente: Elaboración
Propia
6.2.1.4 CONSIDERACIONES DE
GESTIÓN
Establece los rangos de desempeño, periodicidad
de la medición.
6.2.1.4.1 RANGOS DE DESEMPEÑO
Los rangos de desempeño del indicador ausentismo
están representados en la tabla 9.
Fuente: Elaboración
Propia
6.2.1.4.2 PERIODICIDAD
Establece la frecuencia en la elaboración de los
distintos reportes del indicador ausentismo. A
continuación en la tabla 10 la periodicidad de la
medición:
Tabla 10. Periodicidad.
Ausentismo
Reporte | Mensual | Anual |
Empleado | x | x |
Mensual | x | |
Anual | x |
Fuente: Elaboración
Propia
6.2.1.5 ANÁLISIS DEL INDICADOR
La etapa de análisis del comportamiento del
indicador se divide en árbol subdivisión y
árbol de factores.
6.2.1.5.1 ÁRBOL DE
SUBDIVISIÓN
No aplica.
6.2.1.5.2 ÁRBOL DE FACTORES
El árbol de factores representa las causas que
pueden ocasionar la variabilidad del resultado del indicador
ausentismo.
El árbol de factores del indicador ausentismo
está representado en la figura 5.
Figura 5. Árbol de Factores.
Ausentismo
Fuente: Elaboración
Propia
6.2.1.6 INFORMACIÓN Y DATOS
Comprende la fuente de información y captura de
datos, procesamiento de datos.
6.2.1.6.1 FUENTE DE INFORMACIÓN Y CAPTURA DE
DATOS
La fuente de información para este indicador
(ausentismo), será las horas de ausencia de la mano de
obra en el proceso de realización del producto y
corresponde a los supervisores tomar los datos.
6.2.1.6.2 PROCESAMIENTO DE DATOS
Los datos se descargan en la página de registro y
posteriormente se consolida la información suministrada,
ambas operaciones se realizan en el sistema de control de
gestión automatizado propuesto.
6.2.1.7 REPORTE
Establece los reportes que utilizará el
indicador.
6.2.1.7.1 REPORTE EMPLEADO
Está en función de un empleado en
específico y va a poseer el tablero de control respectivo
al mes de análisis, las horas totales correspondientes a
cada una de las causas que afectaron la variabilidad de los
indicadores así como también su peso en porcentaje
(%) y las gráficas comparativas de las causas.
6.2.1.7.2 REPORTE MENSUAL
Está en función del total de empleados y
va a poseer el tablero de control respectivo al mes de
análisis, las horas totales correspondientes a cada una de
las causas que afectaron la variabilidad de los indicadores
así como también su peso en porcentaje (%) y las
gráficas comparativas de las causas.
6.2.1.7.3 REPORTE ANUAL
Está en función del total de empleados y
va a poseer una tabla en la cual se representa los doce (12)
meses del año respectivo al análisis, las horas
totales correspondientes a cada una de las causas que afectaron
la variabilidad del indicador así como también su
peso en porcentaje (%) y las gráficas comparativas de las
causas.
6.3. DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS DEL SISTEMA DE
CONTROL DE GESTIÓN AUTOMATIZADO PROPUESTO
En la siguiente figura 6 está representado el
diagrama de flujo de datos del sistema de control de
gestión automatizado propuesto.
Figura 6. Diagrama de Flujo de Datos
del Sistema de Control de Gestión Automatizado
Propuesto
Fuente: Elaboración
Propia
En la siguiente figura 7 está representado el
diagrama de contexto del sistema de control de gestión
automatizado propuesto.
Figura 7. Diagrama de Contexto del
Sistema de Control de Gestión Automatizado
Propuesto
Fuente: Elaboración
Propia
6.4 MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE CONTROL DE
GESTIÓN AUTOMATIZADO
El sistema de control de gestión automatizado
propuesto está en un archivo de Microsoft Office Excel
2007, el cual contiene siete (7) hojas: registro, consolidado,
reporte anual, reporte mes, reporte empleado, mano de obra y
aplicaciones.
A continuación se explica detalladamente el uso
del sistema de control de gestión automatizado
propuesto.
6.4.1 REGISTRO
En esta etapa se procede a hacer clic izquierdo al
símbolo de A.P. ASOCIADOS, C.A para que de manera
automática el sistema habilite una fila nueva al registro,
en esta fila nueva el código, fecha, mes y cargo se
colocan automáticamente, quedaría por parte del
usuario seleccionar en la lista desplegable el empleado, el
concepto (indicador), causa y horas.
En la siguiente figura 8, está representada la
hoja de registro de datos:
Figura 8. Registro de
datos
Fuente: Elaboración
Propia
6.4.2 CONSOLIDADO
Después de haber ingresado en el registro todos
los datos, es necesario entrar a la página de consolidado,
de manera de consolidar en el sistema los nuevos datos ingresados
al registro, para consolidar hay que hacer clic izquierdo en el
símbolo de A.P. ASOCIADOS, C.A.
En esta página se muestra el ejecutado al
año (horas), el estado de los indicadores en los 12 meses,
las causas con sus horas totales y sus respectivos porcentajes
(%) y el tablero de control del mes en curso.
A continuación, en la figura 9 se muestra la hoja
de consolidado del sistema de control de gestión
automatizado propuesto.
Figura 9. Consolidado
Fuente: Elaboración
Propia
6.4.3 MANO DE OBRA
Se muestra la totalidad de los empleados que
están en el sistema y por cada empleado se muestra la
frecuencia de las veces que ha sido ingresado al registro y las
horas acumuladas. Para agregar un empleado nuevo hay que hacer
clic izquierdo en el símbolo de A.P. ASOCIADOS, C.A y
automáticamente se genera una fila para ingresar los datos
del nuevo empleado, los datos solicitados por cada empleado son:
apellido, nombre, cedula de identidad y cargo. Para eliminar
empleado seleccionar toda la fila del empleado y
eliminarla.
Una vez agregado o eliminado todos los empleados
necesarios se procede a hacer clic izquierdo en el botón
de ordenar, de esta manera, vuelve a quedar ordenada la lista de
empleados por apellidos.
A continuación, en la figura 10 se representa la
hoja de registro de mano de obra:
Figura 10. Registro de Mano de
Obra
Fuente: Elaboración
Propia
6.4.4 APLICACIONES
Está hoja del sistema contiene los siguientes
botones o comandos: reporte mensual, reporte de empleado, ordenar
por horas, ordenar por fechas, respaldo y contactar.
A continuación, en la figura 11 se muestra la
hoja de aplicaciones:
Figura 11. Hoja de
Aplicaciones
Fuente: Elaboración
Propia
6.4.5 ORDENAR POR HORAS
Para ordenar por horas la página de registro de
datos, se selecciona la hoja aplicaciones y se procede a hacer
clic izquierdo al botón de "ordenar por horas".
El registro va a ser ordenado de mayor a
menor.
6.4.6 ORDENAR POR FECHAS
Para ordenar por fechas la página de registro de
datos, se selecciona la hoja aplicaciones y se procede a hacer
clic izquierdo al botón de "ordenar por
fechas".
El registro va a ser ordenado desde la fecha más
reciente a la fecha más antigua.
6.4.7 RESPALDO
Para hacer un respaldo del sistema, se procede a
seleccionar la hoja aplicaciones y hacer clic izquierdo al
botón "Respaldo".
6.4.8 CONTACTAR
Para obtener datos de contacto del autor del sistema en
caso de cualquier duda, se selecciona la hoja aplicaciones y se
hace clic izquierdo al botón "Contactar".
6.4.9 REPORTES
6.4.9.1 REPORTE ANUAL
Para acceder a este reporte hay que seleccionar la hoja
que dice reporte anual.
A continuación, en la figura 12 se
representa el reporte anual:
Figura 12. Reporte
Anual
Fuente: Elaboración
Propia
6.4.9.2 REPORTE EMPLEADO
Anual: Para acceder a este reporte hay que
seleccionar la hoja que dice reporte empleado, luego
seleccionar al empleado a través de la lista
desplegable, y luego de haber seleccionado al empleado hacer
clic izquierdo en el símbolo A.P. ASOCIADOS,
C.A.Mensual: si se desea obtener el reporte de un
empleado pero de un mes en específico, se procede a ir
a la hoja que dice aplicaciones, se hace clic izquierdo en el
botón que dice reporte mensual, después de
presionar el botón aparece un mensaje en donde dice
que se especifique el mes del reporte que se desea obtener,
se agrega el mes y a continuación el sistema crea el
archivo reporte mensual, en este archivo creado se selecciona
la hoja reporte empleado, se selecciona a través de la
lista desplegable el nombre del empleado, se le da clic
izquierdo al símbolo de A.P. ASOCIADOS, C.A y entonces
aparecerá el reporte empleado de un mes en
específico.
A continuación, en la figura 13 se representa el
reporte empleado:
Figura 13. Reporte
Empleado
Fuente: Elaboración
Propia
6.4.9.3 REPORTE MENSUAL
Si se desea obtener el reporte mensual, se procede a ir
a la hoja que dice aplicaciones, se hace clic izquierdo en el
botón que dice reporte mensual, después de
presionar el botón aparece un mensaje en donde dice que se
especifique el mes del reporte que se desea obtener, se agrega el
mes y a continuación aparece el reporte mensual del mes
requerido.
A continuación, en la figura 14 está
representado el reporte mensual:
Figura 14. Reporte
Mensual
Fuente: Elaboración
Propia
6.5 REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL DE
GESTIÓN AUTOMATIZADO PROPUESTO
6.5.1. SOFTWARE
Software Windows XP con aplicación Microsoft
Office Excel 2007.
Tener habilitada las Macros en la aplicación
Microsoft Office Excel 2007, a continuación procedimiento
para la habilitación de las Macros:
Abrir página de
Microsoft Office Excel 2007 Botón de Office
Opciones de Excel Centro de confianza
Configuración del centro de confianza Configuración
de Macros
Habilitar todas las Macros Aceptar.
Guardar el sistema de control de gestión
automatizado propuesto en una carpeta con el nombre (AP
Asociados_Gestión) directamente en el disco local
(C).
6.5.2. HADWARE
Recomendado un procesador Pentium IV como
mínimo.Impresora a color.
6.5.3 PERSONAL
La persona encarga de llevar a cabo el sistema de
control de gestión automatizado propuesto, deberá
contar con los siguientes conocimientos:
Manejo de Microsoft Office Excel 2007.
Fundamento sobre el proceso de realización
del producto.Capacidad para interpretar los resultados obtenidos
y realizar los reportes.
6.5.4 DATOS
Los formatos de recolección de datos de cada
indicador deben poseer toda la información requerida y
deben estar verificadas por los supervisores
respectivos.
CONCLUSIONES
Del estudio realizado en la empresa A.P. ASOCIADOS, C.A,
se obtuvieron las siguientes conclusiones:
1. Los indicadores de gestión se
utilizan como estándares para la toma de decisiones,
debido a esto su utilización es de suma importancia en
cualquier organización.2. Los indicadores de gestión para la
medición y análisis de la mano de obra
complementará el seguimiento y control del proceso de
realización del producto de la empresa, con esto
ayudará en la veracidad y precisión en los
informes de gestión presentados ante la
Gerencia.3. Se determinó que tanto los factores
internos como externos a la empresa pueden causar la
variabilidad del resultado del indicador esperado en un
momento determinado.4. El sistema de control de gestión
automatizado propuesto servirá como herramienta de
evaluación del desempeño de la mano de obra en
el proceso de realización del producto, facilitando la
toma de decisiones de manera oportuna y confiable.5. La aplicación Microsoft Office Excel
2007 representa una opción muy práctica y
versátil para realizar sistemas de control de
gestión.6. El manual del usuario, es un instrumento de
gran ayuda para el correcto manejo del sistema de control de
gestión automatizado propuesto, ya que guía a
los usuarios sobre los pasos que debe seguir para que el
sistema trabaje de manera efectiva y oportuna.
RECOMENDACIONES
A continuación una serie de recomendaciones para
la utilización del sistema de control de gestión
automatizado propuesto:
Revisar periódicamente los indicadores de
gestión desarrollados en este proyecto, con el objeto
de actualizarlos a los cambios que pudieran
ocurrir.Hacer un respaldo del sistema de control de
gestión automatizado propuesto por lo menos
mensualmente.Ingresar los datos recolectados de los formatos a la
hoja de registro del sistema de control de gestión
automatizado propuesto diariamente o semanalmente.Los formatos de recolección de datos deben
estar firmados por el supervisor respectivo antes de ser
entregados al usuario del sistema de control de
gestión automatizado propuesto.
BIBLIOGRAFÍA
1. ALBORNOZ, EMERYS. (2005).
Administración de Empresas. Puerto Ordaz.
Venezuela.2. BURBIDGE, JOHN. (1979). Control de la
Producción. Ediciones Deusto, S.A. Bilbao.
España.3. CHASE, RICHARD; AQUILANO, NICHOLAS. (1995).
Dirección y Administración de la
Producción y de las Operaciones. Irwin. Sexta
Edición. España.4. EDELCA, (2006), Guía
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Learning. Septima Edición. México.6. GUTIÉRREZ, HUMBERTO. (2005).
Calidad Total y Productividad. McGraw-Hill. Segunda
Edición. México.7. ROJAS, ROSA. (1997). Orientaciones
Prácticas para la Elaboración de Informes de
Investigación. Segunda Edición. Ediciones
UNEXPO. Venezuela.8. TOMPKINS, JAMES. (1992). La
Producción Exitosa. McGraw-Hill.
México.9. TURMERO, IVÁN. (2009). Guía
de Diagrama de Flujo de Datos. Puerto Ordaz.
Venezuela.11.
http://www.gestiopolis.com/canales/gerencial/articulos/67/siscontrges.htm.12.
http://www.monografias.com/trabajos60/diagrama-flujo-datos/diagrama-flujo-datos.shtml.13. http://es.wikipedia.org/wiki/Mano_de_obra.
14. http://es.wikipedia.org/wiki/Control_de_gesti%C3%B3n.
15.
http://www.monografias.com/trabajos11/plantac/plantac.shtml.16.
/trabajos3/ctrolgestion/ctrolgestion.shtml.
APÉNDICE
NORMALIZACIÓN DE
INDICADORES
AUSENTISMO
La normalización del indicador ausentismo
comprende siete (7) pasos: definición, objetivo, nivel de
referencia y responsabilidad, consideraciones de gestión,
análisis, datos e información y
reportes.
1. DEFINICIÓN DEL INDICADOR
Establece el nombre del indicador, definición
conceptual, expresión matemática y unidad de
medida.
1.1 NOMBRE DEL INDICADOR
"Ausentismo".
1.2 DEFINICIÓN CONCEPTUAL
Expresa la relación porcentual de las horas –
hombres de ausencia con relación a las horas – hombres
disponibles.
1.3 EXPRESIÓN MATEMÁTICA
1.4 UNIDAD DE MEDIDA
Porcentaje (%).
2. OBJETIVO DEL INDICADOR
Medir la cantidad de tiempo perdido debido a la ausencia
del trabajador en un período de tiempo de trabajo
programado en el proceso de realización del producto, con
el fin de tomar las acciones pertinentes para mejorar el
desempeño en la mano de obra.
3. NIVEL DE REFERENCIA Y
RESPONSABILIDAD
3.1 NIVEL DE REFERENCIA
Representa el valor máximo que se desea obtener
del indicador.
NIVEL DE | VALOR |
Planificado | 4% |
3.2 RESPONSABILIDAD
ASIGNACIÓN | RESPONSABLES |
Revisión y | Gerente General Coordinador de calidad |
Proponer la revisión y | Coordinador de calidad |
Aprobación de propuesta para | Gerente General |
Seguimiento y control del | Coordinador de calidad |
Registro y procesamiento de | Coordinador de calidad Supervisores |
Elaborar reporte de resultados del | Coordinador de calidad |
Aprobar reporte de resultados del | Gerente General |
4. CONSIDERACIONES DE GESTIÓN
Establece los rangos de desempeño, periodicidad
de la medición.
4.2 PERIODICIDAD
Reporte | Mensual | Anual |
Empleado | x | x |
Mensual | x | |
Anual | x |
5. ANÁLISIS DEL INDICADOR
La etapa de análisis del comportamiento del
indicador se realizará tomando en cuenta su
subdivisión y árbol de factores.
5.1 ÁRBOL DE SUBDIVISIÓN
No aplica.
5.2 ÁRBOL DE FACTORES
El árbol de factores representa las causas que
pueden ocasionar la variabilidad del resultado del indicador
ausentismo.
6. INFORMACIÓN Y
DATOS
Comprende la fuente de información y captura de
datos, procesamiento de datos.
6.1 FUENTE DE INFORMACIÓN Y CAPTURA DE
DATOS
La fuente de información para este indicador
(ausentismo), será las horas de ausencia de la mano de
obra en el proceso de realización del producto y
corresponde a los supervisores tomar los datos.
6.2 PROCESAMIENTO DE DATOS
Los datos se descargan en la página de registro y
posteriormente se consolida la información suministrada,
ambas operaciones se realizan en el sistema de control de
gestión automatizado propuesto.
7. REPORTE
Establece los reportes que utilizara el
indicador.
7.1 REPORTE EMPLEADO
Está en función de un empleado en
específico y va a poseer el tablero de control respectivo
al mes de análisis, las horas totales correspondientes a
cada una de las causas que afectaron la variabilidad de los
indicadores así como también su peso en porcentaje
(%) y las gráficas comparativas de las causas.
7.2 REPORTE MENSUAL
Está en función del total de empleados y
va a poseer el tablero de control respectivo al mes de
análisis, las horas totales correspondientes a cada una de
las causas que afectaron la variabilidad de los indicadores
así como también su peso en porcentaje (%) y las
gráficas comparativas de las causas.
7.3 REPORTE ANUAL
Está en función del total de empleados y
va a poseer una tabla en la cual se representa los doce (12)
meses del año respectivo al análisis, las horas
totales correspondientes a cada una de las causas que afectaron
la variabilidad del indicador así como también su
peso en porcentaje (%) y las gráficas comparativas de las
causas.
SOBRETIEMPO
La normalización del indicador sobretiempo
comprende siete (7) pasos: definición, objetivo, nivel de
referencia y responsabilidad, consideraciones de gestión,
análisis, datos e información y
reportes.
1. DEFINICIÓN DEL INDICADOR
Establece el nombre del indicador, definición
conceptual, expresión matemática y unidad de
medida.
1.1 NOMBRE DEL INDICADOR
"Sobretiempo".
DEFINICIÓN CONCEPTUAL
Expresa la relación porcentual de las horas
– hombres de sobretiempo realizadas con respecto a las
horas – hombres disponibles.
EXPRESIÓN MATEMÁTICA
1.4 UNIDAD DE MEDIDA
Porcentaje (%).
2. OBJETIVO DEL INDICADOR
Medir las horas – hombre de sobretiempo laboradas por el
personal en el proceso de realización del producto de la
empresa A.P. ASOCIADOS, C.A, con el fin de tomar las acciones
pertinentes para mejorar el desempeño en la mano de
obra.
3. NIVEL DE REFERENCIA Y
RESPONSABILIDAD
3.1 NIVEL DE REFERENCIA
Representa el valor máximo que se desea obtener
del indicador.
NIVEL DE | VALOR |
Planificado | 4% |
3.2 RESPONSABILIDAD
ASIGNACIÓN | RESPONSABLES |
Revisión y | Gerente General Coordinador de calidad |
Proponer la revisión y | Coordinador de calidad |
Aprobación de propuesta para | Gerente General |
Seguimiento y control del | Coordinador de calidad |
Registro y procesamiento de | Coordinador de calidad Supervisores |
Elaborar reporte de resultados del | Coordinador de calidad |
Aprobar reporte de resultados del | Gerente General |
4. CONSIDERACIONES DE GESTIÓN
Establece los rangos de desempeño y periodicidad
de la medición.
4.1 RANGOS DE DESEMPEÑO
4.2
PERIODICIDAD
Reporte | Mensual | Anual |
Empleado | x | x |
Mensual | x | |
Anual | x |
5. ANÁLISIS DEL INDICADOR
La etapa de análisis del comportamiento del
indicador se realizará tomando en cuenta su
subdivisión y árbol de factores.
5.1 ÁRBOL DE SUBDIVISIÓN
No aplica.
5.2 ÁRBOL DE FACTORES
El árbol de factores representa las causas que
pueden ocasionar la variabilidad del resultado del indicador
sobretiempo.
6. INFORMACIÓN Y DATOS
Comprende la fuente de información y captura de
datos, procesamiento de datos.
6.1 FUENTE DE INFORMACIÓN Y CAPTURA DE
DATOS
La fuente de información para este indicador
(sobretiempo), será las horas de sobretiempo de la mano de
obra del proceso de realización del producto y corresponde
a los supervisores tomar los datos diariamente utilizando el
formato de sobretiempo propuesto.
6.2 PROCESAMIENTO DE DATOS
Los datos se descargan en la página de registro y
posteriormente se consolida la información suministrada,
ambas operaciones se realizan en el sistema de control de
gestión automatizado propuesto.
7. REPORTE
Establece los reportes que utilizara el
indicador.
7.1 REPORTE EMPLEADO
Está en función de un empleado en
específico y va a poseer el tablero de control respectivo
al mes de análisis, las horas totales correspondientes a
cada una de las causas que afectaron la variabilidad de los
indicadores así como también su peso en porcentaje
(%) y las gráficas comparativas de las causas.
7.2 REPORTE MENSUAL
Está en función del total de empleados y
va a poseer el tablero de control respectivo al mes de
análisis, las horas totales correspondientes a cada una de
las causas que afectaron la variabilidad de los indicadores
así como también su peso en porcentaje (%) y las
gráficas comparativas de las causas.
7.3 REPORTE ANUAL
Está en función del total de empleados y
va a poseer una tabla en la cual se representa los doce (12)
meses del año respectivo al análisis, las horas
totales correspondientes a cada una de las causas que afectaron
la variabilidad del indicador así como también su
peso en porcentaje (%) y las gráficas comparativas de las
causas.
HORAS – TRABAJADOR
La normalización del indicador horas – trabajador
comprende siete (7) pasos: definición, objetivo, nivel de
referencia y responsabilidad, consideraciones de gestión,
análisis, datos e información y
reportes.
1. DEFINICIÓN DEL INDICADOR
Establece el nombre del indicador, definición
conceptual, expresión matemática y unidad de
medida.
1.1 NOMBRE DEL INDICADOR
"Horas – Trabajador".
1.2 DEFINICIÓN CONCEPTUAL
Expresa la relación porcentual de las horas
– hombres trabajadas con respecto a las horas – hombres
disponibles.
1.3 EXPRESIÓN MATEMÁTICA
1.4 UNIDAD DE MEDIDA
Porcentaje (%).
2. OBJETIVO DEL INDICADOR
Medir el cumplimiento de las horas de trabajo programada
por cada trabajador en el proceso de realización del
producto de la empresa A.P. ASOCIADOS, C.A, con el fin de tomar
las acciones pertinentes para mejorar el desempeño en la
mano de obra.
3. NIVEL DE REFERENCIA Y
RESPONSABILIDAD
3.1 NIVEL DE REFERENCIA
Representa el valor mínimo que se desea obtener
del indicador.
NIVEL DE | VALOR |
Planificado | 90% |
3.2 RESPONSABILIDAD
ASIGNACIÓN | RESPONSABLES |
Revisión y | Gerente General Coordinador de calidad |
Proponer la revisión y | Coordinador de calidad |
Aprobación de propuesta para | Gerente General |
Seguimiento y control del | Coordinador de calidad |
Registro y procesamiento de | Coordinador de calidad Supervisores |
Elaborar reporte de resultados del | Coordinador de calidad |
Aprobar reporte de resultados del | Gerente General |
4. CONSIDERACIONES DE GESTIÓN
Establece los rangos de desempeño, periodicidad
de la medición.
4.2 PERIODICIDAD E INTENSIDAD
Reporte | Mensual | Anual |
Empleado | x | x |
Mensual | x | |
Anual | x |
5. ANÁLISIS DEL INDICADOR
La etapa de análisis del comportamiento del
indicador se realizará tomando en cuenta su
subdivisión y árbol de factores.
5.1 ÁRBOL DE SUBDIVISIÓN
No aplica.
5.2 ÁRBOL DE FACTORES
El árbol de factores representa las causas que
pueden ocasionar la variabilidad del resultado del indicador
horas – trabajador.
6. INFORMACIÓN Y
DATOS
Comprende la fuente de información y captura de
datos, procesamiento de datos.
6.1 FUENTE DE INFORMACIÓN Y CAPTURA DE
DATOS
La fuente de información para este indicador
(horas – trabajador), será las horas trabajadas por la
mano de obra del proceso de realización del producto y
corresponde a los supervisores tomar los datos diariamente a
través del formato Horas – Trabajador
propuesto.
6.2 PROCESAMIENTO DE DATOS
Los datos se descargan en la página de registro y
posteriormente se consolida la información suministrada,
ambas operaciones se realizan en el sistema de control de
gestión automatizado propuesto.
7. REPORTE
Establece los reportes que utilizara el
indicador.
7.1 REPORTE EMPLEADO
Está en función de un empleado en
específico y va a poseer el tablero de control respectivo
al mes de análisis, las horas totales correspondientes a
cada una de las causas que afectaron la variabilidad de los
indicadores así como también su peso en porcentaje
(%) y las gráficas comparativas de las causas.
7.2 REPORTE MENSUAL
Está en función del total de empleados y
va a poseer el tablero de control respectivo al mes de
análisis, las horas totales correspondientes a cada una de
las causas que afectaron la variabilidad de los indicadores
así como también su peso en porcentaje (%) y las
gráficas comparativas de las causas.
7.3 REPORTE ANUAL
Está en función del total de empleados y
va a poseer una tabla en la cual se representa los doce (12)
meses del año respectivo al análisis, las horas
totales correspondientes a cada una de las causas que afectaron
la variabilidad del indicador así como también su
peso en porcentaje (%) y las gráficas comparativas de las
causas.
ADIESTRAMIENTO AL
PERSONAL
La normalización del indicador adiestramiento al
personal comprende siete (7) pasos: definición, objetivo,
nivel de referencia y responsabilidad, consideraciones de
gestión, análisis, datos e información y
reportes.
1. DEFINICIÓN DEL INDICADOR
Establece el nombre del indicador, definición
conceptual, expresión matemática y unidad de
medida.
1.1 NOMBRE DEL INDICADOR
"Adiestramiento al Personal".
1.2 DEFINICIÓN CONCEPTUAL
Expresa la relación porcentual de las horas –
hombres de adiestramiento impartidas al personal con respecto a
las horas – hombres totales disponible.
1.3 EXPRESIÓN MATEMÁTICA
1.4 UNIDAD DE MEDIDA
Porcentaje (%).
2. OBJETIVO DEL INDICADOR
Medir el esfuerzo de la organización para
adiestrar al personal del proceso de realización del
producto, con la finalidad de mejorar el desempeño de la
mano de obra.
3. NIVEL DE REFERENCIA Y
RESPONSABILIDAD
3.1 NIVEL DE REFERENCIA
Representa el valor mínimo que se desea obtener
del indicador.
NIVEL DE | VALOR |
Planificado | 2 % |
3.2 RESPONSABILIDAD
ASIGNACIÓN | RESPONSABLES |
Revisión y | Gerente General Coordinador de calidad |
Proponer la revisión y | Coordinador de calidad |
Aprobación de propuesta para | Gerente General |
Seguimiento y control del | Coordinador de calidad |
Registro y procesamiento de | Coordinador de calidad Supervisores |
Elaborar reporte de resultados del | Coordinador de calidad |
Aprobar reporte de resultados del | Gerente General |
4. CONSIDERACIONES DE GESTIÓN
Establece los rangos de desempeño, periodicidad
de la medición.
4.1 RANGOS DE DESEMPEÑO
4.2 PERIODICIDAD
Reporte | Mensual | Anual |
Empleado | x | x |
Mensual | x | |
Anual | x |
5. ANÁLISIS DEL INDICADOR
La etapa de análisis del comportamiento del
indicador se realizará tomando en cuenta su
subdivisión y árbol de factores.
5.1 ÁRBOL DE SUBDIVISIÓN
No aplica.
5.2 ÁRBOL DE FACTORES
El árbol de factores representa las causas que
pueden ocasionar la variabilidad del resultado del indicador
adiestramiento al personal.
6. INFORMACIÓN Y
DATOS
Comprende la fuente de información y captura de
datos, procesamiento de datos.
6.1 FUENTE DE INFORMACIÓN Y CAPTURA DE
DATOS
La fuente de información para este indicador
(adiestramiento al personal), será las horas de
adiestramientos impartidos al personal y corresponde a los
supervisores tomar los datos.
6.2 PROCESAMIENTO DE DATOS
Los datos se descargan en la página de registro y
posteriormente se consolida la información suministrada,
ambas operaciones se realizan en el sistema de control de
gestión automatizado propuesto.
7. REPORTE
Establece los reportes que utilizara el
indicador.
7.1 REPORTE EMPLEADO
Está en función de un empleado en
específico y va a poseer el tablero de control respectivo
al mes de análisis, las horas totales correspondientes a
cada una de las causas que afectaron la variabilidad de los
indicadores así como también su peso en porcentaje
(%) y las gráficas comparativas de las causas.
7.2 REPORTE MENSUAL
Está en función del total de empleados y
va a poseer el tablero de control respectivo al mes de
análisis, las horas totales correspondientes a cada una de
las causas que afectaron la variabilidad de los indicadores
así como también su peso en porcentaje (%) y las
gráficas comparativas de las causas.
7.3 REPORTE ANUAL
Está en función del total de empleados y
va a poseer una tabla en la cual se representa los doce (12)
meses del año respectivo al análisis, las horas
totales correspondientes a cada una de las causas que afectaron
la variabilidad del indicador así como también su
peso en porcentaje (%) y las gráficas comparativas de las
causas.
Edgar David, Carati
Marcano
AGRADECIMIENTOS
A Dios Todopoderoso por estar conmigo siempre,
protegiéndome y ayudándome a superar
obstáculos.
A mi madre y padre por su constante apoyo y numerosos
consejos.
A mi tutora académica Ing. Scandra Mora, por sus
enseñanzas en el transcurso de mi carrera y por su
apoyo.
A mi tutor industrial José Humberto Postiglione,
por su receptividad y apoyo.
A la UNEXPO, Vice- Rectorado de Puerto Ordaz, por ser mi
segunda casa, y de la cual estoy muy orgulloso.
Al señor Augusto Postiglione por haberme brindado
la oportunidad de realizar el trabajo de grado en la empresa A.P.
ASOCIADOS, C.A y por su apoyo recibido.
A todo el personal de la empresa A.P. ASOCIADOS, C.A por
su orientación y colaboración en todo
momento.
A todos ustedes muchas gracias…
Autor:
Edgar David, Carati
Marcano
"Diseño de un Sistema de Control de
Gestión Automatizado para la Medición y
Análisis de la Mano de Obra en el Proceso de
Realización del Producto de la Empresa A.P. ASOCIADOS,
C.A". Universidad Nacional "Experimental Politécnica
Antonio José de Sucre" Vice-Rectorado Puerto Ordaz.
Departamento de Ingeniería Industrial. Tutor
Académico: Ing. Scandra Mora, MSc. Tutor Industrial: Ing.
José Humberto Postiglione.
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