Diseño de un sistema documental según los requisitos de la norma venezolana COVENIN ISO 9001:2000

En el ambiente competitivo que existe actualmente, las empresas
deberían contar con la disponibilidad de estos elementos
que impulsan el mejoramiento continuo de la empresa. Es por ello,
que la empresa Proinca, requiere establecer la
documentación necesaria, siguiendo los criterios
establecidos por la Norma COVENIN ISO 9001:2000 para la
implementación del Sistema de Gestión de la
Calidad; además debe mantener en vigencia procedimientos
documentados para identificación, archivo y disponibilidad
de las evidencias de las auditorias internas, capacitación
del personal, inspección a materias primas, productos en
procesos y terminados y acciones preventivas y correctivas a
productos no conformes. La importancia de levantar la
documentación requerida para implementar el SGC, radica en
el hecho de que sirve de base para el desarrollo eficaz interno
de la empresa, de una serie de actividades, procesos y
procedimientos, encaminados a lograr que las
características del producto cumplan con los todos los
requisitos y expectativas del cliente. INTRODUCCIÓN

DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA La empresa fue constituida en
Enero del 2007, se constituye en la zona sur del Estado
Anzoátegui, en la ciudad de El Tigre
específicamente UBICACIÓN GEOGRÁFICA Zona
Industrial antiguo Autocine Guanipa, El Tigre, Estado
Anzoátegui

LA EMPRESA ESTA ESTRUCTURADA DE LA SIGUIENTE MANERA: La empresa
cuenta con un personal calificado para la ejecución de sus
procesos, el cual esta formado: Gerente de Recursos Humanos
Gerente de Planta Inspector de Seguridad Higiene y Ambiente
Gerente Administrativo Asistente Administrativo Ejecutivo de
Venta Mecánico Diesel Laboratorista de Control de Calidad
Operador de Planta Chofer de mezclador Fiscal Operador de
Payloader Almacenista

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO PRODUCTIVO El proceso de
producción cuenta principalmente con la planta mezcladora,
que es la base del proceso; consta de una batea con tres
compuertas, cada una para los agregados fino y grueso incluyendo
la arena, donde este material se transporta por medio de bandas
transportadoras, al mismo tiempo se añade agua por medio
de una bomba y los aditivos. Todo esto se va introduciendo en el
camión mezclador, y este accionado realiza la
mezcla.

OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Diseñar un Sistema Documental,
según los requisitos de la Norma Venezolana COVENIN ISO
9001:2000 para la empresa PROINCA. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Determinar la situación actual de los departamentos de
producción y el laboratorio de Control de Calidad con
relación a la documentación de sus procesos.
Caracterizar los procesos a través de recolección y
clasificación de la información pertenecientes a
las actividades que se llevan a cabo en el departamento de
producción y en el laboratorio de control de calidad.
Realizar documentación de los procedimientos requeridos
por la Norma Venezolana COVENIN ISO 9001:2000, para el SGC.
Realizar mapa de procesos y diagrama de caracterización
del proceso correspondiente a la producción y al control
de la calidad del producto. Realizar conclusiones y propuestas de
mejoras en los departamentos involucrados en el estudio.

MARCO METODOLÓGICO El tipo de investigación
realizada se considera del tipo descriptiva y evaluativa. El
estudio se elaboró a partir de una investigación
con diseño no experimental de campo Las técnicas e
instrumentos empleados para la recolección de
información, son los siguientes: Revisión De
Documentos Entrevistas no Estructurada Observación Directa
Materiales Lápiz y papel Memoria USB, Computadora
Cámara Digital,

PROCEDIMIENTO El procedimiento que se realizo consta de los
siguientes pasos: Se recorrió la planta, con el fin de
observar el proceso que se lleva a cabo diariamente.
Además sirvió de base para definir el problema. Se
estableció los objetivos a lograr Se realizaron
entrevistas al personal Se realizó reuniones con la Tutora
par analizar la inf. recaudada Se elaboro la documentación
propuesta y el informe. Por ultimo se realizaron las conclusiones
y recomendaciones.

SITUACIÓN ACTUAL Los Departamentos involucrados en el
estudio no cuentan con documentos que presenten de forma
detallada los pasos requeridos para desempeñar
adecuadamente los procesos del día a día.
Pirámide de Documentación del Sistema de la
Calidad

SITUACIÓN ACTUAL EVALUACION DEL NIVEL I MANUAL DE CALIDAD
Con respecto a este nivel de la pirámide se puede decir
que el Manual de Calidad no aplica para el alcance del presente
estudio. POLITICA DE CALIDAD La empresa cuenta con la
política de calidad, donde se refleja el compromiso que
tienen los Dptos. para cumplir con los requisitos y mejora
continúa. OBJETIVO DE CALIDAD La empresa no cuenta con los
objetivos de calidad establecidos, estos son de gran importancia
porque a través de su logro se tiene un impacto positivo
sobre la calidad del producto, la eficacia operativa y en
consecuencia sobre la satisfacción y la confianza de los
clientes.

EVALUACION DEL NIVEL II PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTION DE
LA CALIDAD Los Departamentos estudiados deben seguir una serie de
procedimientos de carácter obligatorio, necesarios al
realizar algún documento que le permita sustentar el
Sistema de Gestión de la Calidad. Entre los Documentos
obligatorios están: Control de Documentos No se cuenta con
un procedimiento que defina los controles necesarios para aprobar
los documentos antes de su emisión, revisar y
actualizarlos, asegurarse que sean fácilmente
identificables y prevenir el uso no intencionado de documentos
obsoletos. Control de Registros El Departamento de Operaciones
cuenta con registros, que permite evidenciar la conformidad con
los requisitos del producto, sin embargo, no cuentan con un
procedimiento documentado que indique como identificar, controlar
y almacenar los registros.

EVALUACION DEL NIVEL II PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTION DE
LA CALIDAD Auditorias Internas Los Departamentos involucrados en
el estudio no cuentan con procedimiento para la conducción
de ellas, la designación de responsabilidades y requisitos
para la planificación, ni con documentos que permitan
verificar que sus operaciones. Control de productos no Conforme
El tratamiento de los productos no Conforme no está
definido en un procedimiento documentado, que indique como
controlar, quien se responsabiliza y autoriza su uso y
liberación, aunque se realiza el desarrollo de esta
actividad. Acciones Correctivas No existe un procedimiento
documentado que designe a un responsable y que tome las acciones
correctivas, cuando el producto no conforme ha sido identificado,
sin embargo se cuenta con un personal calificado para ejecutar
dichas acciones. Acciones Preventivas El personal esta capacitado
para tomar acciones preventivas, determinando e implementando las
acciones necesarias, con el propósito de prevenir la
ocurrencia de las no conformidades. Sin embargo, no cuentan con
un procedimiento documentado, resultado de las investigaciones de
las acciones preventivas.

EVALUACION DEL NIVEL III Mapa de Proceso Es la
representación grafica de los procesos, donde se puede
apreciar el proceso medular y de los procesos de apoyo,
así como los requisitos del cliente y la sastifaccion del
mismo. Actualmente no se ha realizado el mapa de procesos de los
departamentos de la empresa. Diagrama de Caracterización
Es la representación grafica de los procesos de trabajo
que se realizan dentro de los Departamentos de la empresa. En los
departamentos que abarca el presente estudio no poseen este
documento. Instrucciones de Trabajo El Departamentos de
Operaciones y el Laboratorio de Control de Calidad no poseen
estos documentos de trabajo detallado, sin embargo las
instrucciones de cada departamento, son conocidas por el personal
y se realizan paso a paso. Formularios Los formularios son
documentos utilizados para registrar los datos requeridos por el
Sistema de Gestión de la Calidad.

ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL INTERNA Y EXTERNA
DEL DEPARTAMENTO DE OPERACIONES Y EL LABORATORIO DE CONTROL DE
CALIDAD

ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL A TRAVÉS DEL
DIAGRAMA CAUSA-EFECTO

MÉTODO CARENCIA DE DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCESOS DE
TRABAJO SE EXIGE DOCUMENTACION FALTA AUDITORIAS DESCONOCIMIENTO
DE NORMAS RELACIONADAS A LA CALIDAD INSUFICIENTE CAPACITACION CON
RESPECTO A LA CALIDAD MANO DE OBRA PROCEDIMIENTOS NO
ETABLECIDOS

DOCUMENTOS PROPUESTOS A continuación se detalla la
documentación propuesta, siguiendo lo establecido por la
Norma Venezolana COVENIN ISO 9001:2000: Objetivos de Calidad Los
objetivos de Calidad, establecen las funciones necesarias para
cumplir con los requisitos para el producto; estos deben ser
medibles y coherentes con la Política de la Calidad.
Procedimientos Internos Son todos los documentos que proporcionan
información interna, objetiva y consistente de las
actividades de los procesos de los Departamentos, estos deben
registrarse y controlarse. Procedimientos propuestos: Control de
Documentos. Control de Registros Control de los Productos no
Conforme. Acciones Correctivas. Acciones Preventivas. Auditorias
Internas.

Desarrollar un Sistema de Gestión de la Calidad
según la Norma ISO 9001:2000 para lograr el mejoramiento
continuo de los procesos. Brindar a los clientes productos que
cumplan los requisitos exigidos y superar las expectativas de
ellos. Capacitar y orientar al personal a cultivar el
interés, compromiso y conocimientos necesarios para
mejorar eficazmente los procesos. Establecer relaciones con
proveedores y clientes a fin de mejorar la calidad del producto.
OBJETIVOS DE LA CALIDAD

Mapa de Proceso Es la representación grafica de los
procesos de producción y del Laboratorio de Control de
Calidad, donde se refleja los procesos de apoyo, los requisitos y
satisfacción del cliente. Instrucción de Trabajo
Las instrucciones de Trabajo propuestas: Tratamiento de los
productos no Conforme que ingresan. Tratamiento de los productos
terminados no Conforme. Recepción e Inspección de
Materia Prima. Realización de ensayos y control de
muestras. Diagrama de Caracterización Es la
representación grafica de los procesos de trabajo que se
realizan dentro del Departamento de Operaciones y Laboratorio de
Control de Calidad.

CONTROL DE CAMBIOS ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS

Caracterización de Proceso Unidad Responsable:
Departamento de Operaciones Laboratorio de Control de Calidad
Obj. Funcional de los Departamentos: Coordinar , Ejecutar,
Controlar el proceso de Prod. de Concreto, Inspeccionar producto
y llevar un control de Muestras de los productos. PROVEEDORES
Cemex Venezuela Canteras “Palma Sola” Distrib.
aditivos Clientes INSUMOS Solicitud de Diseño de Mezcla
PROCESO Carga de camión de M. P. Mezcla en proceso
Realización de Muestras Inspección de Producto
antes de entrega PRODUCTOS Concreto según especificaciones
exigido por el cliente CLIENTE Clientes en Obra ATRIBUTOS
Oportuno Calidad Confiable ATRIBUTOS Oportuno Calidad DC-ASG-001
Aditivos, Cemento, Agregados (grueso y fino) Agua

NECESIDADES DE LOS CLIENTES Solicitud del Cliente SASTIFACCION DE
LOS CLIENTES Planificación del Pedido por Día
Entrega del Producto Final Procesar según especificaciones
de Pedido Evaluación del Producto: Realización de
Muestra Insp. Producto antes de salir de Planta Dpto. Recursos
Humano Dpto. Calidad Dpto. Administración Dpto.
Operaciones SHA PROCESO DE APOYO Asegurar la disponibilidad de
recursos Establecimiento de la política de calidad
Cumplimiento de los objetivos de calidad PROCESO RELACIONADO CON
LA DIRECCION

JEFE DE PLANTA OPER. PLANTA O. PAYLOODER CHOFER CAMION L. C.
CALIDAD CLIENTE INICIO Recibe Orden de Pedido Recibe orden de
diseño de mezcla a realizar Recibe instrucciones de carga
Procede a cargar tolvas Acciona planta, prepara dosif. del
producto Estaciona camión, accionando trompo Controla
planta, inicia proceso de carga Observa trompo durante carga
Inspecciona mezcla Conforme? Regresa camión a carga Se
cumple 50m3 del diseño? Da orden de entrega y precinto de
seguridad Toma muestra No 1 Si Si No son 50 m3

JEFE DE PLANTA OPER. PLANTA O. PAYLOODER CHOFER CAMION L. C.
CALIDAD CLIENTE Traslado a obra, reporta estatus 1 Insp. Producto
Conforme? Notif. la no conformidad del producto Toma acciones al
respecto Decide ajuste de Mezcla Para realizar Ajuste Mayor
Traslada camión a Planta Insp. y evalúa No aprueba
Envía a desecho Traslada producto a obra Se traslada a
obra, realiza ajuste Para realizar Ajuste Menor Conforme? Firma
orden de entrega Recibe orden de entrega FIN Si aprueba, firma
orden de entrega No Envía a desecho Si No aprueba Si

CONCLUSIONES Para implantar el Sistema de Gestión de
Calidad, la Departamentos no poseen un sistema de
documentación. No cuentan con procedimientos documentados
para las acciones correctivas, control de los productos no
conforme, control de los registros, instrucciones de trabajo y
otros documentos requerido por la norma COVENIN ISO 9001:2000. No
existe una lista maestra de documentos o un procedimiento de
control de documentos para el Sistema de Gestión de
Calidad según la norma ISO 9001:2000. Fue necesario
establecer los objetivos de calidad debido a que no estaban
constituidas. Resulto necesario elaborar un mapa de procesos y el
diagrama de caracterización, para conocer cuales eran los
procesos fundamentales en el Departamento de Operaciones y el
Laboratorio de Control de Calidad, así como identificar
los insumos, los clientes internos y externos de los procesos.
Los documentos propuestos permiten optimizar y distribuir el
flujo de información de una manera eficiente entre los
Departamentos que se encuentran involucrados en los
procesos.

Llevar a cabo las acciones propuestas para cumplir con los
diferentes niveles de la Pirámide de Documentación,
además de mejorar la gestión de las actividades
para el logro de los objetivos planteados en pro del crecimiento
de la empresa. Elaborar los documentos que faltan para completar
la documentación requerida por la NVC ISO 9001: 2000,
así como documentar los procedimientos de los
Departamentos que no estuvieron involucrado en el presente
estudio, que serian el soporte para la implementación del
Sistema de Gestión de la Calidad en la empresa. Realizar
un proceso de capacitación al personal con respecto a las
normas relacionadas a la calidad, y con el enfoque basado en los
procesos, con el fin de garantizar la calidad y eficiencia en sus
operaciones y establecer el mejoramiento continuo. Difundir los
objetivos de calidad en el personal que labora en los
Departamentos de la empresa Proinca. Compromiso y apoyo por parte
de la Gerencia, para el impulso de las actividades relacionadas
al logro del proceso de implementación del Sistema de
Gestión de la Calidad. Se recomienda crear un Departamento
de Calidad, dirigida por un Coordinador de Calidad, quien
será el encargado de controlar los documentos y gestionar
los procesos relacionados con la Calidad. RECOMENDACIONES