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Elaboración de un presupuesto de una institución educativa

Enviado por Leidy Pérez



Introducción. - Monografias.com

Introducción.

El presente trabajo se basa en la elaboración de un presupuesto de una institución educativa, en la Escuela La Virgen, en el distrito de Pavón, para establecer los ingresos percibidos y los gastos que tiene el centro educativo, con la intención de llevar un control sobre los recursos y así hacer un mejor empleo de ellos.

El presupuesto es un indicador de la política a seguir en cuanto a la obtención de ingresos y la realización de gastos, así como un instrumento de planificación que permite definir los costos y poder alcanzar algunos objetivos en un tiempo determinado. Además de permitir que se amortigüe el riesgo en las operaciones de la organización o institución según sea el caso.

Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado período, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas. El presupuesto es un estado de previsión de ingresos y gastos para un período determinado.

Los presupuestos sirven de medio de comunicación de los planes de toda la organización, proporcionando las bases que permitirán evaluar la actuación de los distintos segmentos, o áreas de actividad. El proceso culmina con el control presupuestario, mediante el cual se evalúa el resultado de las acciones emprendidas permitiendo, a su vez, establecer un proceso de ajuste que posibilite la fijación de nuevos objetivos.

Marco conceptual.

El proceso presupuestario está conformado por cuatro etapas a saber formulación; discusión y aprobación; ejecución y contabilización; control y evaluación.

Se le llama presupuesto al cálculo y negociación anticipado de los ingresos y gastos de una actividad económica (personal, familiar, un negocio, una empresa, una oficina, un gobierno) durante un período, por lo general en forma anual.

Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización. El presupuesto es el instrumento de desarrollo anual de las empresas o instituciones cuyos planes y programas se formulan por término de un año.

Elaborar un presupuesto permite a las empresas, los gobiernos, las organizaciones privadas o las familias establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos. Para alcanzar estos fines, puede ser necesario incurrir en déficit (que los gastos superen a los ingresos) o, por el contrario, puede ser posible ahorrar, en cuyo caso el presupuesto presentará un superávit (los ingresos superan a los gastos).

El presupuesto puede considerarse una parte del clásico ciclo administrativo que consiste en planear, actuar y controlar o más específicamente, como una parte, de un sistema total de administración.

El presupuesto es una herramienta, para la planificación de las actividades, o de una acción o de un conjunto de acciones, reflejadas en cantidades monetarias. Y que determinan de manera anticipada las líneas de acción que se seguirán en el transcurso de un periodo determinado.

Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización, además de:

  • Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables.

  • Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.

  • Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción.

  • Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas.

  • Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro.

Un proceso presupuestario eficaz depende de muchos factores, sin embargo cabe destacar dos que pueden tener la consideración de "requisitos imprescindibles"; así, por un lado, es necesario que la empresa tenga configurada una estructura organizativa clara y coherente, a través de la que se vertebrará todo el proceso de asignación y delimitación de responsabilidades. Un programa presupuestario será más eficaz en cuanto se puedan asignar adecuadamente las responsabilidades, para lo cual, necesariamente, tendrá que contar con una estructura organizativa perfectamente definida.

Análisis de los resultados obtenidos:

Para la elaboración del presupuesto he seleccionado un centro educativo de una zona rural, la escuela La Virgen, es una pequeña institución pública ubicada en La Virgen de Pavón, que cuenta con 95 estudiantes, tres maestros, el director, y la cocinera de la institución. Además de enseñar a los niños y niñas de la comunidad de la Virgen en este centro también se cuenta con un comedor estudiantil que es patrocinado por el gobierno donde los estudiantes reciben alimentación de forma gratuita.

  • b. Indicación de los principales objetivos y metas contenidos en el plan de la entidad.

El dinero con que cuenta la institución es proveniente del estado y con este se debe hacer frente a las necesidades del centro educativo, por esto se desea llevar un control de los ingresos y gastos que tiene la institución con el fin de dar un mejor aprovechamiento a los recursos disponibles y no incurrir en gastos innecesarios que no se puedan cubrir, además el patronato escolar y los padres de familia se han organizado realizando actividades para recaudar fondos los cuales serán utilizados para hacer mejoras a la infraestructura de la institución, el propósito para este año es recaudar la cantidad mínima de ¢500 000 .

  • c. Descripción del proceso de formulación del presupuesto.

Se desea en primera instancia asignar los recursos disponibles de una manera óptima con el fin de tener en cuenta las obligaciones de los planes y objetivos que se desean cumplir en el presente año, el gobierno se encarga de proveer todos los recursos para cubrir las necesidades de la institución, lo que permite que el centro educativo marche en buenas condiciones, para este año el monto recibido será de ¢11 420 000, dinero que debe ser utilizado para comprar el material didáctico que se necesite, pagar los servicios públicos, cubrir los gastos del comedor escolar, pagar el salario de la cocinera de la institución, dar mantenimiento a las instalaciones del centro y también limpieza al lote escolar. Además del dinero percibido de las actividades que se realizan en conjunto con los padres de familia y el patronato escolar.

  • d. descripción de las diferentes actividades que se efectuaran para el control y evaluación del presupuesto.

Para el control y evaluación del presupuesto se realizara una comparación y análisis entre lo presupuestado y lo realmente realizado, la evaluación debe ser periódica. Para determinar, en primera instancia, el grado del cumplimiento del presupuesto, y en segundo lugar, analizar y buscar las causas de las variaciones y sus correctivos, si estas se produjeron. Se debe producir información para retroalimentar la formulación de futuros planes y presupuestos, y asignar los responsables del control y evaluación del presupuesto.

Resumen general de los ingresos y gastos.

Ingresos:

Recibidos por el gobierno para cubrir los gastos y necesidades de la institución educativa.

  • 1. Dinero para la alimentación de los niños en el comedor escolar se recibe ¢480 000 mensuales.

  • 2. Dinero para cubrir el salario de la cocinera de la institución ¢230 000 mensuales.

  • 3. Para el mantenimiento y mejoras a las instalaciones de la institución ¢83 000 mensuales.

  • 4. Mantenimiento y limpieza del terreno escolar ¢58 000 mensuales.

  • 5.  Para la compra de material didáctico; hojas, cartulinas, lápices, ¢58 000 mensuales.

  • 6. Dinero para cubrir el pago de los servicios públicos, mensualmente se recibe: ¢41 600.

(Gasto aproximado de cada servicio público mensual.)

  • Agua ¢15 000

  • Electricidad ¢12 800

  • teléfono ¢13 800

Ingresos percibidos por actividades que realiza el Patronato Escolar junto con la comunidad en beneficio de la escuela ¢80 000 mensuales aproximadamente.

  • Ventas de helados.

  • Rifas.

Desarrollo presupuesto de ingresos.

  • 1. Para la alimentación de los niños y niñas en el comedor escolar se recibe ¢5 760 000 (¢480 000 X 12).

  • 2. Ingreso para cubrir el salario de la cocinera de la institución ¢2 760 000 (¢230 000 X 12)

  • 3. Dinero para el mantenimiento y mejoras en la institución serán de ¢1 000 000 (¢83 300 X 12)

  • 4.  Mantenimiento y limpieza del lote escolar ¢700 000 (¢58 300 X 12)

  • 5. Ingresos para la compra de materiales didácticos para la institución serán de ¢700 000 (¢58 300 X 12)

  • 6. Dinero para cubrir el pago de servicios públicos ¢500 000.

  • 7. Ingresos percibidos por las actividades que se realizan en conjunto entre la comunidad y el Patronato Escolar ¢960 000 (¢80 000 X 12)

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Egresos:

  • 1. Gastos en alimentación escolar ¢480 000 mensuales.

  • 2. Pago de salario de la cocinera de la institución escolar ¢230 000 mensuales.

  • 3. Mantenimiento y mejoras a las instalaciones de la institución ¢83 000 mensuales.

  • 4. Mantenimiento y limpieza del terreno escolar ¢58 000 mensuales.

  • 5. Compra de material didáctico ¢58 000 mensuales.

  • 6. Pago de servicios públicos mensuales:

  • Agua ¢15 000

  • Electricidad ¢12 800

  • teléfono ¢13 800

Desarrollo presupuesto de egresos.

  • 1. El costo de la alimentación escolar tendrá un costo de ¢5 760 000 (¢480 000 X 12).

  • 2. El salario anual de la cocinera de la institución tendrá un costo de ¢2 760 000 (¢230 000 X 12)

  • 3. Los gastos por mantenimiento y mejoras en la institución serán de ¢1 000 000 (¢83 300 X 12)

  • 4. Los gastos por mantenimiento y limpieza del lote escolar tendrán un costo de ¢700 000 (¢58 300 X 12)

  • 5. Los gastos percibidos por la compra de materiales didácticos para la institución serán de ¢700 000 (¢58 300 X 12)

  • 6. Costo del pago de servicios públicos ¢500 000 (¢41 600 X 12)

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Conclusiones.

Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización, por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa u organización en unos límites razonables, además sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia los objetivos estratégicos.

Al igual que es importante en una empresa tener un presupuesto también resulta importante para una institución en este caso educativa como la escuela La virgen, en el distrito de Pavón, elaborar su plan presupuesto porque igual que en una empresa hay dinero que se debe administrar, así se llevara un control más preciso de cómo se manejaran los recursos de la institución para cumplir de manera satisfactoria con sus objetivos.

Por ejemplo el dinero percibido para cubrir los gastos del comedor escolar si no son bien administrados es probable que surjan inconvenientes y que en determinado momento no se puedan comprar los alimentos necesarios y en este caso los niños serían los más afectados y por ende no se estarían cumpliendo a cabalidad con los objetivos de la institución que no son solamente enseñar a los estudiantes sino también brindarles alimentación, ya que en estas comunidades rurales muchos niños carecen de una buena alimentación en sus hogares.

Universidad Estatal A Distancia

 

 

Autor:

Leidy Pérez Jiménez

Grupo: 1

Asignatura:

Presupuesto y Control de la Gestión.

Código: 04086

Nombre del trabajo:

Elaboración de un presupuesto.

Cedula: 6-419-804


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