Evaluación del sistema administrativo de las asociaciones agrícolas

Introducción

En un mundo globalizado donde las grandes corporaciones
están tomando todos los mercados y están relegando
a los pequeños productores a ser simples espectadores en
la fijación de precios y consecución de clientes,
se hace indispensable que estos pequeños productores se
asocien y establezcan metas de producción, precios y
beneficios para sus productos. Así, mediante el apoyo
mutuo, las asociaciones tienen como objetivos generar
rentabilidad para sus asociados, posicionar sus productos, tener
productos de calidad, ser ambientalmente sostenibles, cumplir las
metas de mercado, etc.

En los objetivos generales, se observa claramente el
carácter empresarial de las asociaciones que las hace
objeto de aplicación de las prácticas y tendencias
modernas en materia de administración. En este sentido,
este trabajo de investigación tiene como misión
fundamental realizar un Estudio del Sistema Administrativo de la
Asociación Cacaotera Nuevo Rumbo, Bloque 2, Yamasá,
perteneciente a la Confederación Nacional de Cacaocultores
Dominicanos (CONACADO), con el fin de identificar sus procesos
administrativos, las características de la
organización y las ventajas y desventajas que tiene como
ente productivo de la economía dominicana; establecer si
cumple los objetivos para los que fue creada y establecer
cuáles son los problemas administrativos y comerciales que
presentan las Asociaciones Agrícolas como
empresas.

En el capítulo I se desarrolla el cuadro
metodológico del estudio, donde se describe la
problemática de las asociaciones, se realiza el
planteamiento del problema, se definen los objetivos generales y
específicos, se fijan las hipótesis y se describen
los métodos y técnicas de investigación
utilizadas.

En el capítulo II se describe el marco
teórico de la administración, que incluye entre
otros: las definiciones de administración, sus
generalidades, las habilidades administrativas, las competencias
personales de los administradores, las tendencias de la
administración moderna y los factores críticos de
éxito.

El capítulo III corresponde al análisis de
la administración estratégica, que comprende el
concepto mismo, el análisis del medio, la
planificación estratégica, su
implementación, la evaluación y control, los
niveles de estrategias y las herramientas para el diseño y
evaluación de estrategias.

En el capítulo IV se describe la
administración de la Asociación Nuevo Rumbo, Bloque
2, incluyendo una descripción previa de las asociaciones
agrícolas en la República Dominicana, su aporte al
Producto Interno, la base legal para las asociaciones y los tipos
y tendencias de las asociaciones entre otros.

Con base en la teoría general de la
administración en las organizaciones, lo recopilado
mediante entrevistas directas e información suministrada
por Conacado y la asociación Nuevo Rumbo, bloque 2, en el
capítulo V se hacen los análisis administrativos,
estratégico y del sector para identificar los aciertos,
los problemas, cuáles de las mejores prácticas
administrativas se están llevando a cabo y qué
estrategias se están ejecutando para que la
Asociación Nuevo Rumbo, Bloque No. 2 sea sostenible en el
tiempo.

Y por último se presentan las conclusiones,
recomendaciones, bibliografía y anexos.

CAPÍTULO I

Enfoque
metodológico

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En la República Dominicana hay aproximadamente
40.000 productores de cacao, que producen 52.000 toneladas
métricas anuales[1]; estas son producidas
por productores independientes, productores asociados y
productores industrializados. Para ello cuentan con el apoyo de
la Comisión Nacional del Cacao, entidad adscrita al
Ministerio de Agricultura, reflejado en la distribución de
plantas nuevas para siembra, tanto para fincas nuevas como para
renovación de sembrados antiguos, el estímulo a
exportadores y certificaciones a los productores.

El nivel técnico que ha alcanzado la
producción de cacao en el país, lo ha llevado a ser
el líder mundial en la producción de cacao
orgánico, exportando anualmente más de 5,000
toneladas anuales desde el año 2005.[2]
Particularmente, los productores asociados como entes
empresariales, reciben apoyo para mejorar su competitividad,
mejorar en el aspecto contable, en el manejo de créditos,
en los planes de contingencia en casos de desastres naturales, en
la prestación de servicios financieros a sus asociados y
capitalización;[3] sin embargo, falta
capacitación respecto a las mejores prácticas
organizacionales y la organización administrativa de
asociaciones exitosas para aplicarlas en su propia
asociación, de tal forma que les permita aumentar las
posibilidades de éxito y ser sostenibles en el tiempo,
dando beneficios a los asociados, a los clientes y al estado
dominicano.

FORMULACION DEL PROBLEMA

Es importante que las asociaciones agrícolas
dominicanas, enfatizando el caso de la Asociación Nuevo
Rumbo, Bloque 2, Yamasá, se evalúen desde el punto
de vista administrativo para saber si se están cumpliendo
los objetivos para los cuales fueron creadas, de una manera
objetiva e imparcial.

OBJETIVOS

Objetivo General

Analizar el esquema administrativo de la
Asociación Nuevo Rumbo, Bloque 2 en función de la
Estrategia de Negocios, para establecer cuáles son los
problemas administrativos y comerciales que presentan las
Asociaciones Agrícolas como empresas.

Objetivos Específicos

• Establecer cuáles son las mejores
  prácticas en la administración de asociaciones
  agrícolas para aplicarlas a la Asociación Nuevo
  Rumbo, bloque 2, Yamasá, perteneciente a la
  Confederación Nacional de Cacaocultores Dominicanos
  CONACADO.

• Analizar la organización administrativa y
  comercial de la Asociación Nuevo Rumbo, bloque 2,
  Yamasá mediante una "Planeación
  Estratégica".

• Identificar los procesos administrativos, las
  características de la organización, las
  ventajas y desventajas que tiene la Asociación Nuevo
  Rumbo de Yamasá, como ente productivo de la
  economía dominicana.

• Conocer el estado actual de las asociaciones
  agrícolas y cuál es la tendencia hacia el
  futuro.

• Identificar la importancia de la producción
  de cacao para la economía dominicana.

HIPÓTESIS

Hipótesis 1:

La práctica de organización administrativa
ordenada en una asociación de cacaocultores, permite que
se generen mayores beneficios para todos los
involucrados.

Hipótesis 2:

Las asociaciones de cacaocultores que siguen los
procesos de administración estratégicas tienden a
prevalecer en el tiempo y a cumplir con las expectativas de sus
asociados.

Variables e Indicadores

Hipótesis 1:

Variable Independiente: las asociaciones de
cacaocultores dominicanas.

Variable Dependiente: la administración
estratégica tiende a prevalecer en el tiempo y a cumplir
con las expectativas de sus asociados.

Hipótesis 2:

Variable Independiente: la práctica de una
organización administrativa ordenada en una
asociación de cacaocultores.

Variable Dependiente: Generar mayores beneficios para
todos los involucrados.

Indicadores de las Variables

• Estructura administrativa

• Definición de un perfil de negocio

• Establecimiento de controles internos

• Dimensiones estratégicas definidas

• Rendimiento y rentabilidad del negocio

MÉTODOS Y TÉCNICAS DE
INVESTIGACIÓN

Para desarrollar este proyecto se toma en cuenta la
debilidad del campesino productor de un país que se
encuentra en vía de desarrollo como la República
Dominicana, frente a un mundo globalizado, con intermediarios que
responden a intereses particulares. Este problema se debe
reconocer y se puede ayudar a solucionar mediante estudio
detallado y el planteamiento del fortalecimiento administrativo
con la aplicación del método
científico.

En el presente estudio, se sigue el enfoque
cualitativo, orientado hacia la obtención de un
conocimiento general, en el cual los datos a obtener no
están estandarizados y se llegará a una
descripción y entendimiento de una forma de
administración que debe mejorar el desempeño de las
asociaciones agropecuarias.

Esta investigación cualitativa se hace en un
ambiente totalmente natural, ya que se estudia la
Asociación Nuevo Rumbo, Bloque No 2, en su sede de
Yamasá, incluyendo los aspectos explícitos,
resultado de entrevistas y los aspectos implícitos tales
como el bienestar y conductas de sus asociados, obtenidos a
través de la observación directa y las preguntas
abiertas en las entrevistas, es decir se interpretará lo
captado de una manera
holística.[4]

En general, esta investigación será lo
suficientemente flexible que permitirá conocer los
procesos administrativos, los beneficios para los asociados, la
interacción de la asociación con la comunidad y
finalmente, identificar lo que necesitan las asociaciones
agrícolas para crecer en forma sostenible.

Como la asociación interviene en una comunidad,
el enfoque cualitativo permite establecer lo que representa la
Asociación Nuevo Rumbo para la comunidad a la que
pertenece, ya que las experiencias de diferentes personas de la
comunidad serán estudiadas y conocidas.

Dado que la principal técnica de
investigación serán las entrevistadas directas con
formularios abiertos, se identifican las unidades de
análisis para así alcanzar los objetivos deseados,
dar respuestas a las inquietudes que han generado esta
investigación y comprobar las hipótesis
planteadas.

Se utilizan los métodos descriptivos y
analíticos con el fin de esquematizar las variables que
intervienen en la investigación. Asimismo, se utiliza la
observación no estructurada, el estudio de documentos y el
conocimiento de las experiencias personales de los asociados,
productores independientes y comunidad en general que se
relacionen con la asociación Nuevo Rumbo.

CAPITULO II

Conceptualizaciones
sobre administración

DEFINICIÓN DE ADMINISTRACIÓN

Desde que el hombre existe ha tenido la necesidad de
agruparse para alcanzar objetivos comunes, llevando a cabo
actividades y tareas, que dependiendo del rol asumido, se
ejecutaban siguiendo alguna forma de organización. Se han
recopilado documentos que muestran cómo desde los inicios
de la edad antigua los diferentes pueblos y grupos sociales han
seguido diferentes formas de organización, desde sembrar
para obtener las primeras cosechas hasta la
especialización del trabajo y las diferentes formas de
remuneración. Todo esto confirma que al "acto de
administrar" llevado a cabo por los gobiernos de entonces se le
puede aplicar las mismas definiciones que se usan
actualmente.

Estas primeras civilizaciones mostraban sus diferentes
formas de administración sustentándose en el hogar,
la religión, el ejército y el gobierno; todas
estaban organizadas, tenían establecido el orden
jerárquico, daban órdenes por escrito y
tenían claramente establecidas las responsabilidades y
funciones y, aunque la mayor cantidad de documentos
históricos hacen referencia a la milicia y al gobierno, la
administración como forma de organización
partía desde la familia como base de la sociedad, apoyada
en las creencias religiosas y en los principios de
jerarquía, autoridad y disciplina.

En la edad media aparecen los talleres y el comercio
adquiere mayor importancia, creándose los gremios que
funcionaban como empresas, obligando a enfrentar los problemas
administrativos con personas más especializadas en dirigir
y controlar que en fabricar.

Con la Revolución Industrial y todos los avances
del siglo XX la administración se convirtió en una
ciencia, cuyo creador Frederick Winslow Taylor, postula los
principios, enfoques y teorías (escuelas de
administración) que prepararon a las empresas para
volverse multinacionales y dar los primeros pasos hacia la
globalización.

Frederick Winslow Taylor expresó que "el objeto
principal de la administración ha de ser asegurar la
máxima prosperidad para la empresa y la máxima
prosperidad para cada uno de los empleados"[5]. En
la actualidad numerosos autores coinciden en definir
administración bajo los mismos preceptos: el logro de
objetivos mediante el trabajo ajeno.

Las siguientes definiciones son un poco más
amplias:

• "Administración es el proceso de planear,
  organizar, dirigir y controlar las actividades
  diseñadas por cada una de las áreas que
  conforma la empresa, a fin de cumplir con los objetivos,
  estrategia, misión y visión de la misma,
  mediante la ejecución de las labores asignadas a cada
  uno de los colaboradores".[6]

• "La administración es un conjunto de
  actividades dirigido a aprovechar los recursos de manera
  eficiente y eficaz con el propósito de alcanzar uno o
  varios objetivos o metas de la
  organización."[7]

La palabra "Administración" significa servir y
describe la función de prestar un servicio en particular
bajo las instrucciones de otro y "La tarea básica de la
administración es lograr realizar las actividades con la
participación de las personas"[8]
.

Se debe tener en cuenta que "la administración no
se limita a los negocios, se aplica a todo esfuerzo humano que
reúna en una organización a personas con diversos
conocimientos y habilidades".[9]. Así
mismo, la administración no es solamente la parte
encargada de llevar la conducción para lograr que se
desarrollen las actividades establecidas y lograr los objetivos
trazados, es también quien debe llevar una forma ordenada
para optimizar los recursos, ser eficiente en términos de
costos y tiempo y ser eficaz en cumplir sus metas. Para esto los
administradores siguen una serie de actividades que se inician
con la planeación, donde se determinan los recursos, se
estudian las alternativas y se establecen los objetivos;
posteriormente crean la estructura de la organización,
dirigen, conducen y motivan a los empleados para alcanzar las
metas y finalmente controlan lo ejecutado contra lo planeado
mediante indicadores de desempeño y cumplimiento de
objetivos.

GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN

Todas las organizaciones necesitan aumentar su
eficiencia, prepararse para el futuro, prevalecer en el tiempo,
alcanzar sus metas y cumplir con su responsabilidad social. Para
esto, se debe tomar la administración como una disciplina
que abarca las instituciones públicas y privadas y se
apoya en ciencias sociales como la sociología, la
psicología, el derecho, la economía y la
antropología, quienes estudian y ubican al ser humano en
sociedad como ente responsable ante la empresa, la familia y el
estado.

La ciencia administrativa también se fundamenta
en otras ciencias como la matemática y otras disciplinas
técnicas como la ingeniería industrial, la
contabilidad, la informática y las
telecomunicaciones.

Proceso Administrativo

No existe una única forma correcta de
administrar, sin embargo, todos los estudiosos de la
administración, vista como una ciencia, coinciden en que
se deben desarrollar una serie de funciones que promueven la
competitividad y faciliten el cumplimiento de los objetivos
trazados.

Las funciones a ejecutar durante el proceso
administrativo son:

• Planeación: en este proceso se
  identifican los escenarios futuros en los cuales se
  encontrará la empresa, se establece hacia donde se
  quiere dirigir la empresa, se fijan los estándares y
  capacidades de producción y se elaboran los
  presupuestos de tal forma que el trabajo diario se ejecute
  buscando ese fin. Existen tres tipos de
  planeación:

• Estratégica: elaborada por los altos niveles
  de la organización donde se fija la razón de
  ser de la empresa y los objetivos a alcanzar.

• Táctica o funcional: son planes concretos
  elaborados por cada uno de los departamentos responsables
  para cumplir sus metas.

• Operativa: se realiza a partir de los planes
  tácticos o funcionales, se base en el qué hacer
  y cómo hacerlo y es realizada por el personal de base
  de cada área funcional.

• Organización: es el proceso mediante
  el cual se diseña la estructura funcional de la
  compañía, la división del trabajo, las
  funciones y responsabilidades del recurso humano, la
  coordinación entre las diferentes áreas, se
  establece cómo se deben desarrollar las actividades
  para lograr los objetivos, se fijan los sistemas de
  comunicación y los procesos, políticas y
  procedimientos.

• Integración: es la obtención de
  los recursos idóneos para la operatividad de la
  empresa, es decir es el proceso mediante el cual se proveen
  los elementos necesarios requeridos en las diferentes
  áreas. Los recursos son: financieros, humanos,
  materiales y tecnológicos, teniendo en cuenta que lo
  más importante es el recurso humano ya que son quienes
  manejan y gestionan los otros recursos.

• Dirección: es el proceso de conducir,
  orientar, tomar decisiones, motivar, comunicar y ejercer el
  liderazgo necesario para ejecutar los planes de acuerdo con
  la estructura organizacional. En este proceso se debe influir
  en las personas y en sus equipos para que trabajen buscando
  cumplir las metas establecidas. El directivo también
  debe solucionar conflictos, cumplir objetivos y desarrollar
  el talento humano.

• Control: es el proceso donde se
  evalúan los resultados obtenidos, se miden y corrigen
  las no conformidades, se prevén los problemas futuros,
  se detectan los errores y se inicia el proceso de
  mejoramiento continuo. Todo esto basado en sistemas de
  información confiables y oportunos, metas claramente
  establecidas e indicadores de gestión
  identificados.

Con la ejecución y documentación de las
funciones descritas, la capacitación del recurso humano y
el cumplimento de los principios de la organización, los
administradores eliminan el trabajo por intuición, la
improvisación y la toma de decisiones
precipitadas.

Niveles de la Administración

Los niveles de la administración se clasifican de
acuerdo con la posición de los administradores dentro de
la organización:

• Administración de Nivel Alto o
  Estratégico (Presidente, Vicepresidentes y
  Directores): esta administración se encarga de
  elaborar las políticas y las estrategias; es la que
  marca las pautas a los niveles jerárquicos inferiores,
  establece las metas e indica cuál es el objetivo a
  seguir. Los administradores de este nivel son quienes
  representan a la empresa ante los entes del gobierno, se
  relacionan con la comunidad mediante los planes sociales, los
  sistemas financieros, y participan en
  asociaciones.

• Administración de Nivel Medio o
  Táctico (Gerentes de Departamento o Sector): los
  administradores de este nivel son los que planean, organizan,
  dirigen y controlan los procesos gerenciales. Coordinan las
  actividades de los administradores operativos y fijan los
  objetivos a mediano plazo para cumplir las metas establecidas
  por la administración de alto nivel.

"En este nivel se determina cuales serán los
productos o servicios que se ofrecerán, cual
público se tendrá en la mira, así como las
estrategias generales y políticas que serán
convertidas en objetivos/metas de las actividades de la
administración del nivel
operativo"[10].

• Administración operativa (Jefes y
  Supervisores): es aquella que se encarga de producir,
  mantener y controlar la calidad de lo que produce la
  compañía, se trata de la administración
  básica correspondiente a jefaturas y
  supervisión de los trabajos realizados por las
  personas que elaboran los productos o prestan un
  servicio.

Personal no administrativo: "Son los empleados que
dependen de los gerentes de operaciones, los encargados de
ejecutar las tareas básicas que se derivan de la
división del trabajo en las
organizaciones"[11]

Habilidades Administrativas

Habilidad es la capacidad, destreza o disposición
para hacer algo; las habilidades administrativas son las
destrezas que deben tener los administradores para realizar las
actividades y cumplir los objetivos propuestos. Para que el
administrador pueda mostrar resultados y ser eficaz necesita
tener tres tipos de habilidades:

• Habilidades técnicas: son las
  competencias que se tienen en la ejecución de los
  trabajos prácticos especializados; para esto se
  requiere de los conocimientos, los procesos y los
  equipos.

• Habilidades humanas: son las competencias
  requeridas en las relaciones sociales, medidas en la
  capacidad de comprender a las personas de su entorno laboral,
  la capacidad de motivar, resolver conflictos y ejercer el
  liderazgo.

• Habilidades conceptuales: son las capacidades
  de ver la organización como un ente complejo ubicado
  dentro de un entorno competitivo afectado por proveedores,
  clientes, gobierno y competidores, que le obliga a dirigir y
  planear las actividades de la organización
  respondiendo correctamente a las necesidades creadas por este
  entorno.

Es importante destacar la diferencia que existe entre
los niveles de administración en relación con la
cantidad de tiempo utilizado para realizar cada una de las
funciones y las habilidades necesarias para ejecutarlas. En el
Gráfico 1 se observa que generalmente la alta
administración requiere mayores habilidades conceptuales e
invierte cerca del 64 % del tiempo en la planeación y la
organización, mientras que la administración
operativa invierte más del 50% del tiempo en la
dirección y las habilidades requeridas son técnicas
principalmente.

COMPETENCIAS PERSONALES DEL ADMINISTRADOR

Las competencias son el conjunto de conocimientos,
capacidades y habilidades que obtiene una persona a lo largo de
su trayectoria de vida, complementado con la actitud de querer
hacer las cosas. Las competencias administrativas son aquellas
que se deben tener para dirigir la compañía hacia
las metas propuestas, haciendo buen uso de los recursos
disponibles.

Gráfico 1 Relación entre
los diferentes niveles de administración el tiempo
utilizado por función y las habilidades requeridas por el
administrador.[12]

Fuente: Reinaldo O. da Silva, Teorías de la
Administración, 1ª ed., 2002

Las principales competencias personales del
administrador son:[13]

• Aprendizaje: todo gerente debe estar en un
  continuo proceso de aprendizaje, ya que como representante de
  la organización debe obtener información clave
  para cumplir sus tareas y llevar la organización hacia
  el cumplimiento de sus objetivos.

• Liderazgo: los gerentes deben tener la
  capacidad para influir y guiar a sus seguidores hacia la
  visión que se tiene para el futuro de la
  compañía.

• Objetividad: capacidad de evaluar el trabajo,
  a las personas y así mismo de una manera acorde con la
  realidad, sin sesgos, preferencias ni ideas
  preconcebidas.

• Pensamiento analítico: todo gerente
  debe tener la habilidad de entender, interpretar, extrapolar
  y explicar la información que de una u otra forma
  afecte la organización, para que la transmita, tome
  decisiones, asigne recursos y en general, obtenga beneficios
  de esa información.

• Comunicación verbal y escrita:
  habilidad de expresar las ideas, transmitir el conocimiento e
  impartir órdenes de manera clara. Cuando la
  información no fluye de manera adecuada genera errores
  que afectan el resultado del trabajo.

• Resistencia al estrés: los gerentes
  deben estar en capacidad de trabajar bajo condiciones de
  presión y circunstancias difíciles.

• Productivo: el gerente eficaz logra los
  objetivos y el gerente eficiente usa los recursos de la mejor
  manera posible. El gerente productivo es eficiente y eficaz
  ya que logra los objetivos en el tiempo previsto con la
  calidad esperada y satisfaciendo a los clientes y a quienes
  elaboraron el producto. Productivo = Eficaz +
  Eficiente.

CONCEPTUALIZACION DE LA ORGANIZACIÓN

Una organización es un organismo social
(compuesto por personas) que mediante el trabajo en grupo produce
bienes y servicios; este organismo regularmente está
estructurado con metas fijas, actividades establecidas y
operaciones coordinadas que permiten el cumplimiento de los
objetivos establecidos.

Las organizaciones requieren diferentes tipos de
recursos para funcionar:

• El primero es el financiero, que se puede obtener de
  aportes de los socios, utilidades y
  préstamos.

• El segundo recurso son los bienes materiales como la
  materia prima, los equipos, incluyendo las herramientas de
  mantenimiento.

• El tercer recurso es el humano, regularmente
  considerado el más importante ya que es el más
  difícil de reemplazar debido a la individualidad de
  cada persona.

• El cuarto recurso es el tecnológico, el cual
  incluye sistemas informáticos, conocimientos,
  técnicas procedimientos y métodos de
  trabajo.[14]

• El quinto recurso están los procedimientos
  administrativos que son aquellos que permiten organizar,
  coordinar y controlar los demás recursos.

Las organizaciones están compuestas por
áreas funcionales o de actividad, las cuales muestran la
división del trabajo y la forma como se realizan las
labores en la empresa. Las áreas funcionales son creadas
dependiendo el tipo y el tamaño de la organización,
sin embargo en general se tienen: producción, finanzas,
materiales y suministros, comercial o mercadotecnia, recursos
humanos, tecnología, proyectos, mantenimiento, control de
calidad, logística y auditoría.

Externamente a la organización, pero directamente
relacionada con ella, se encuentran los clientes, los
competidores, los proveedores, los reguladores y los socios
estratégicos, quienes constituyen el entorno externo o de
tareas y se encuentra el macroentorno, que está
constituido por el entorno económico, político,
legal, sociocultural, internacional y tecnológico. Tanto
el entorno externo como el macroentorno, deben ser plenamente
conocidos y analizados por los administradores, para poder tomar
decisiones con el menor nivel de incertidumbre y reaccionar
rápida y positivamente ante los cambios que sucedan en
dichos entornos, de acuerdo con sus fortalezas y debilidades
competitivas.

TENDENCIA DE LA ADMINISTRACION MODERNA

Después de que los administradores del siglo XX
aplicaron lo aportado por las diferentes escuelas de la
administración en sus organizaciones, se encontraron con
un mundo que estaba cambiando más rápidamente de lo
esperado y donde las distancias se hacían cada vez
menores. Para hacer frente a este nuevo escenario, inicialmente
se creó un sistema de administración centrado en la
autorrealización por parte de los empleados, cumpliendo
objetivos individuales[15]esto es, que los
Directivos conjuntamente con los empleados establecen los
objetivos de la organización, logrando un compromiso
específico, medible, alcanzable, y cuantificable para
poder verificar su cumplimento en un tiempo específico.
Sin embargo, cumplir estrictamente los objetivos en un mundo
globalizado no es suficiente, por lo tanto Warren Bennis y
Richard Beckhard presentan una serie de postulados que aplican el
comportamiento de las personas en el entorno organizacional,
llamando esta escuela administrativa "Desarrollo
Organizacional"[16]. Para aplicar estos postulados
se debe analizar la situación actual de la
organización, el entorno, la forma como trabajan los
empleados y cuáles son sus valores y principios. Con este
diagnóstico se capacita a los empleados y se les inculca
la cultura de la organización con lo cual se logra mayor
compromiso, similitudes de pensamiento y trabajo en grupo
armónico. Finalmente se evalúan los resultados y se
retroalimenta el proceso para hacerlos ajustes
requeridos.

Con las dos estrategias establecidas anteriormente, se
vio la necesidad de retomar el tema de calidad, que fue trabajado
inicialmente por el Doctor William Edwards Deming, quien propuso
que no se debían aceptar bajo ninguna circunstancia
atrasos, materiales defectuosos o mal acabados, estableció
que la calidad no depende de los inspectores sino de los
empleados, que los supervisores deben ser facilitadores y
guías y que se debe comprometer a toda la
organización en la calidad y el trabajo en
equipo.[17] Con esto Deming logró que las
empresas entraran en un proceso de mejora continua complementando
los principios anteriores con el control
estadístico.

Relacionado con este trabajo, el profesor Kaoru Ishikawa
desarrolló el concepto de Control Total de
Calidad[18]que está basado en involucrar a
todos los empleados de la organización en los modelos de
PHVA: Planificar, Hacer, Verificar y Actuar, en utilizar las
gráficas de control, los diagramas de Pareto, los
histogramas y las hojas de registro e inspección.
Definió que lograr un producto de calidad es un proceso
continuo que siempre se puede mejorar y que la responsabilidad no
termina con la venta del producto sino cuando termina su vida
útil.

Según Kaoru Ishikawa, para lograr el control
total de calidad se deben cumplir los siguientes
principios:

• Involucrar a todos los empleados de la empresa en el
  proceso de calidad total.

• Capacitar a empleados.

• Crear círculos de calidad, en los cuales se
  trabaja la calidad como un proyecto a cumplir, involucrando
  las diferentes áreas de la
  organización.

• Hacer auditorías de calidad para evitar que
  la compañía caiga en procesos monótonos
  y se pierda la mejora continua.

• Utilizar las herramientas estadísticas de
  calidad y los diagramas de control y seguimiento.

• Promocionar los logros y estimular a los empleados
  por el cumplimiento de objetivos.

En los últimos años del siglo XX y
principios del siglo XXI se continúan aplicando estos
principios pero se han ido adaptando a un mundo globalizado y por
tanto con muchos más consumidores, que bajo ningún
aspecto pueden recibir un producto defectuoso. Por ejemplo, una
empresa que produzca un millón de computadores con una
efectividad del 99.99% implicaría que está
produciendo 100 computadores defectuosos.

Estas adaptaciones se basan en la administración
total de la calidad, las cuales dependiendo de la
compañía que la lidere reciben el nombre, por
ejemplo: en Motorola se denominan ""Seis Sigma, en Xerox
"Liderazgo por vía de la calidad", en Intel "Calidad del
diseño perfecto" y en Hewlett Packard Control de calidad
total"[19].

Estas nuevas tendencias de las escuelas administrativas
pueden tomar diferentes enfoques, dependiendo del tipo de
compañía y del momento histórico. Algunos
ejemplos son:

• Administración estratégica: que
  se basa en conocer las ventajas y las debilidades de la
  organización para poder enfrentar la
  competencia.

• Administración por valores: que se
  basa en transmitir los valores organizacionales a cada uno de
  los empleados.

• Administración del conocimiento: cuyo
  objetivo es recopilar todas las experiencias, habilidades y
  conocimientos del capital humano de la empresa con el
  propósito de que éstos perduren
  independientemente de la rotación de
  personal¨[20].

• Reingeniería: propuesta por Michael
  Hammer y James Champy, que se basa en rediseñar
  radicalmente todos los procesos de la empresa para sacar el
  mayor provecho al talento humano y a la planta física,
  rompiendo esquemas que posiblemente tienen estancada la
  organización, y el empowerment, donde el líder
  delega autoridad a sus empleados, permitiéndoles tomar
  decisiones ya que previamente ellos han mostrado que tienen
  las habilidades, el conocimiento y la responsabilidad para
  hacerlo.[21]

• Benchmarking: también es considerado
  una nueva tendencia en la cual se comparan los productos, los
  procesos, la planta física y el tamaño de la
  organización con las mejores compañías
  del sector, es decir su competencia directa.

• Excelencia Organizacional: enfoque creado por
  Thomas J. Peters y Robert H. Waterman en 1982, quienes
  recomiendan resolver los problemas rápidamente,
  conocer al cliente, ser innovadores, valorar los empleados y
  respetar los principios y valores de la
  compañía.

Como conclusión se puede observar que los
administradores exitosos modernos se basan en las escuelas
contemporáneas aplicando la tendencia que mejor se adapte
a la organización y que mejores resultados le
dé.

FACTORES CRITICOS DE ÉXITO

Dada la gran cantidad de información que
regularmente reciben los directivos de las
compañías, que les impide tomar las decisiones
importantes, el profesor del MIT, Jhon F. Rockart definió
los factores críticos de éxito como "un sistema que
permite seleccionar la información clave para que los
gerentes se concentren en los factores realmente importantes, con
los cuales sí se obtienen resultados satisfactorios y se
asegura un desempeño exitoso para la
organización".[22]

Los Factores Críticos de Éxito
también se utilizan para establecer y cuantificar los
objetivos de una empresa y para saber dónde poner los
esfuerzos de la organización; ya que regularmente los
directivos se acostumbran a los objetivos tradicionales y se
pierden los factores que al cumplirse facilitan el cumplimiento
de los objetivos generales. Por ejemplo, en una industria un
factor crítico de éxito es el tiempo de paradas de
máquinas no programadas, ya que esto implica que no se
cumplan las metas de producción, sin embargo, si no se
tiene identificado como factor crítico, solo se
servirán como registros de incumplimiento por
mantenimiento.

Los factores críticos de éxito son una de
las herramientas que se recomiendan para cumplir los objetivos y
lograr la eficiencia en el trabajo administrativo, productivo y
financiero; para esto es preciso saber qué es lo que se
debe hacer en determinada situación y hacerlo
correctamente, tratando de alcanzar los resultados con el
mínimo de recursos y buscando que el beneficio no solo sea
para la organización sino también para la
satisfacción del personal participante.

Aunque los factores críticos de éxito son
particulares para cada organización, para identificarlos
se recomienda tener en cuenta los siguientes
aspectos:[23]

• Producción

• Habilidad

• Ambiente

• Temporada

En la producción se debe tener en cuenta todo lo
que pueda afectarla, directa o indirectamente, incluyendo todo el
proceso productivo, desde los proveedores hasta la entrega final
al cliente.

Por otro lado, está la habilidad del factor
humano, el cual tiene que ver con la experiencia, la
participación en el mantenimiento de las máquinas,
la motivación etc.

Así mismo, está el ambiente, el cual tiene
en cuenta la posición de la organización respecto a
la competencia, la sociedad, los entes gubernamentales y la
posición geográfica.

En la temporada se debe establecer el momento
histórico en el que está la organización y
cómo se prevé que será en el corto y largo
plazo; identificar los factores que la están afectando hoy
y cuáles serán los de mañana.

Los factores críticos de éxito no se deben
trabajar de una manera aislada ya que deben hacer parte de una
administración estratégica, en la cual se establece
la visión y la misión, se identifican las
fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, se identifican
los indicadores para medir el cumplimiento de metas y se
determinan las estratégicas minimizando el riesgo y
aumentando las probabilidades de buenos resultados para cumplir
los objetivos propuestos.

A fin de asegurar el éxito de la empresa: primero
se identifican los factores críticos de éxito, se
establecen las estrategias y se evalúan los indicadores
para comprobar si se cumplieron las metas claves. Cuando las
metas se superan se cumplen los objetivos organizacionales y con
los objetivos se cumple la misión y a largo plazo la
visión de la organización.

CAPITULO III

Administración
estratégica

3.1 CONCEPTO DE ESTRATEGIA

Algunos autores definen estrategia como una
declaración de cómo se van a alcanzar los objetivos
de la compañía, otros la definen como un plan de
acción que desarrolle las ventajas competitivas de la
empresa.[24] También definen estrategia
como un plan de trabajo que incluya los recursos disponibles con
el fin de posicionar, consolidar y fortalecer la empresa dentro
del mercado económico en que se desenvuelve.

Autores como Daniel Martínez Pedrós y
Artemio Milla Gutiérrez (2005) definen estrategia como
"ser diferentes y crear la diferencia con la competencia". Esta
definición es complementada por Michael Porter (1987)
quien expresa que "La estrategia es seleccionar el conjunto de
actividades en las que la empresa destacará para
establecer una diferencia sostenible en el
mercado"[25]. Otra definición de estrategia
la enuncia como la adopción de acciones y la
asignación de recursos humanos necesarios para lograr los
objetivos establecidos y cumplir las metas a largo
plazo[26]

Como la estrategia es una declaración o un plan
de trabajo, se debe disponer de la mayor cantidad de
información tanto de la empresa en sí, como del
medio que la afecta: proveedores, clientes y competencia;
así mismo se deben tener claramente identificados los
medios a emplear para lograr los objetivos y las
metas.

Las estrategias son elaboradas regularmente por la alta
dirección de las compañías de acuerdo a la
posición de la empresa en el mercado, a su
antigüedad, a la competencia y a los cambios que se puedan
presentar en el futuro.

Las compañías regularmente plantean tres
tipos de estrategias:

• 1- Corporativas: describen los objetivos
  y alcances a nivel de la organización; regularmente se
  refieren al crecimiento de la organización como
  grupo.

• 2- Negocios: establecen hacia donde se
  encaminarán sus productos o servicios, como va
  enfrentar los retos que le coloca el mercado y cómo va
  a aventajar a su competencia.

• 3- Funcionales u operativas: describen
  la forma como los recursos de la compañía se
  utilizarán de forma óptima para lograr una
  ventaja competitiva.

Para saber si una estrategia puede llegar a funcionar se
debe verificar que muestre o contenga una ventaja competitiva,
que sea adaptable a los cambios del entorno, que las
políticas y metas sean consistentes entre sí y lo
más importante, es que la estrategia no debe superar los
recursos disponibles, es decir, al aplicar la estrategia no se
debe descapitalizar ni económica ni humanamente la
empresa.

Las estrategias empresariales están contenidas
dentro del plan estratégico, el cual está
constituido por todo el análisis previo que se ha
realizado para establecer las estrategias y la forma como se van
a implementar; es decir, el plan estratégico tiene toda la
información dentro de un marco que muestre que en la
empresa se tiene el conocimiento de su situación a lo
interno de la organización, del entorno externo y que se
dispone de los mecanismos de control necesarios para seguir las
estrategias establecidas.

Gráfico 2 Esquema del Plan
Estratégico

Fuente: Antonio Francés, Estrategia y Planes para
la Empresa con el Cuadro de mando Integral – modificado por
autores