Mejoramiento continuo: Gimnasio

Introducción

Hoy en día los empresarios se enfocan en el
cumplimiento de metas a corto plazo que no le permiten planificar
más allá de sus necesidades inmediatas, dejando de
lado oportunidades de poder aumentar la rentabilidad de sus
respectivos negocios, por no poseer un grado óptimo de
calidad en sus productos o servicios prestados.

A través de los años a quedado demostrado
que poseer estándares de calidad altos tanto como para
productos y/o servicios prestados, así como para sus
empleados por parte de las empresas, a significado el
éxito de las mismas. Es por esta razón que se hace
imprescindible la implantación de un control total de la
calidad en las empresas, basados en la aplicación de un
mejoramiento continuo que nunca termine. Este proceso
permitirá a los empresarios tener un horizonte de
posibilidades mayor en el cual puedan buscar la excelencia y la
innovación, que los llevará a incrementar la
rentabilidad de sus negocios, aumentar la competitividad y a
disminuir los costos, orientados en la satisfacción de las
necesidades de sus clientes.

Basándonos en lo anterior, se ha decidido aplicar
un proceso de mejoramiento continuo al Gimnasio Body Building
Center, en vista de las deficiencias presentadas por este en
varias áreas y que han ocasionado una disminución
tanto de la rentabilidad, como de la competitividad del gimnasio.
Cabe destacar que el proceso de mejoramiento continuo que se
llevará a cabo en el gimnasio será
económico, es decir que su costo y esfuerzo será
menor que los beneficios que aportará, además
permitirá abrir posibilidades de sucesivas
mejoras.

El objetivo principal de este estudio es erradicar las
deficiencias encontradas, otorgar un mayor nivel de
desempeño y proveer una plataforma de despegue para la
implantación de un sistema de la calidad, que permita
ofrecer un marco de referencia al gimnasio para seguir
mejorando.

Importancia del
mejoramiento continuo del gimnasio Body Building
Center

  Es importante aplicar la técnica del
mejoramiento continuo al gimnasio Body Building Center ya que la
misma contribuye a mejorar las debilidades y afianzar las
fortalezas del gimnasio. Adicionalmente, se puede lograr
más productividad y competitividad dentro del mercado en
el cual se desenvuelve la organización. Por otra parte, se
deben analizar los procesos que se utilizan, de manera tal que de
surgir algún inconveniente se pueda mejorar o corregir; y
al aplicar esta técnica se puede lograr el crecimiento del
gimnasio dentro del mercado e inclusive puede llegar a ser
líder.

 VENTAJAS Y DESVENTAJAS
DEL MEJORAMIENTO CONTINUO DEL GIMNASIO BODY BUILDING
CENTER

Ventajas

• 1. Consiguen mejoras en un corto plazo y
  resultados visibles.

• 2. Si se mejoran las instalaciones
  (máquinas, alfombras, sonido, aire acondicionado), de
  una manera proporcional aumenta la cantidad de clientes y por
  ende aumenta la productividad.

• 3. Si se aplica un Mantenimiento Preventivo
  Programado adecuado a las bicicletas de spinning, se puede
  incrementar su vida útil y con ello reducir los costos
  generados por Mantenimiento Correctivo y sustitución
  de bicicletas.

• 4. Contribuye con la capacitación del
  personal de ejercicios cardiovasculares (bailoterapia,
  tae-box, aero-latin), para mantenerse al día con los
  nuevos estilos.

Desventajas

• 1. Cuando el mejoramiento se concentra solo en
  las mejoras de las instalaciones y en la capacitación
  del personal de cardiovascular, se puede perder la
  perspectiva de interdependencia existente entre todos los
  miembros del gimnasio (instructores, recepcionistas,
  masajistas, el encargado).

• 2. El Mejoramiento Continuo del gimnasio
  requiere de un cambio en toda la estructura, ya que para
  obtener el éxito es necesario que participen todos los
  integrantes del gimnasio.

• 3. En vista de que se trata de una empresa
  pequeña la gerente es muy conservadora, haciendo del
  Mejoramiento Continuo un proceso largo.

• 4. Hay que hacer inversiones
  importantes.  

Razones para la
mejora

Las principales razones que tiene el gimnasio Body
Building Center para mejorar su desempeño son las
siguientes:

• La apertura de nuevos gimnasios con mejores
  instalaciones e infraestructura.

• El descontento de muchos clientes por no
  ofrecérseles las comodidades adecuadas a la hora de
  disponer del servicio.

• El incremento en los costos de reparación y
  sustitución de equipos defectuosos.

• El desconocimiento de filosofías de calidad
  esenciales para el logro del éxito de pequeñas
  y grandes organizaciones.

Estas razones han permitido que en el gimnasio se ponga
en práctica un estudio para determinar cuales son las
causas principales que están ocasionando el descontento de
los clientes actuales, y la disminución en la afluencia de
nuevos clientes.

En las siguientes páginas se darán a
conocer las principales deficiencias con que cuenta el gimnasio y
las posibles causas para erradicar tales deficiencias.

Situación
actual

En la actualidad el gimnasio Body Building
Center necesita un reacondicionamiento en algunas
áreas que se consideran vitales para mantener la buena
reputación que han tenido desde algunos años,
así como para mantenerse competitivos en el mercado debido
a la apertura de establecimientos que proveen servicios
similares.

Las áreas que se encuentran más afectadas
dentro del gimnasio son las siguientes:

• El salón de ejercicios cardiovasculares, cuyo
  aire acondicionado se encuentra en deplorables
  condiciones.

• El equipo de sonido del mismo salón de
  ejercicios cardiovasculares, cuyo lector de CD se encuentra
  descompuesto.

• Gran parte de la alfombra del gimnasio se encuentra
  deteriorada.

• Las Bicicletas de Spinning se descomponen
  frecuentemente por falta del mantenimiento preventivo
  adecuado.

• Existen pocas máquinas en el área de
  multifuerza, de las cuales la mayoría están
  falta de mantenimiento.

El presente estudio tiene como finalidad proponer
mejoras aplicando herramientas de calidad, específicamente
de mejoramiento continuo, que permitan incrementar la
competitividad del gimnasio en el mercado, así como su
productividad.

El ciclo de la
mejora de la calidad

SELECCIÓN DE LOS PROBLEMAS
(OPORTUNIDADES DE MEJORA)

La selección de los principales problemas se
efectuó a través de la implementación de un
buzón de sugerencias y una tormenta de ideas que se
realizó en el gimnasio con la participación de un
grupo de clientes y empleados, con el objetivo de generar ideas
originales en un ambiente relajado, para identificar las
oportunidades de mejora. Posteriormente se resaltaron los
principales problemas que tiene el gimnasio, y a raíz de
allí se discutieron las siguientes propuestas de
mejora: 

• Cambiar la alfombra.

• Adquirir nuevas máquinas y arreglar las
  existentes.

• Invertir en un nuevo equipo de aire
  acondicionado.

• Comprar un equipo de sonido nuevo.

• Aplicar un buen Mantenimiento Preventivo Programado
  a las bicicletas de spinning.

Mediante la multivotación se preseleccionaron las
siguientes oportunidades de mejora:

Gráfica de
Multivotación

Luego de que se realizó la multivotación
se determinó que las oportunidades de mejora que son
prioritarias son las siguientes:

• Invertir en un nuevo equipo de aire
  acondicionado.

• Comprar un equipo de sonido nuevo.

• Aplicar un buen Mantenimiento Preventivo Programado
  a las bicicletas de spinning.

  A manera de justificar y complementar las
oportunidades de mejoras seleccionadas se utilizo el Diagrama de
Pareto, en el cual se pudo rectificar que estas tres
oportunidades seleccionadas son la mejor elección ya que
las mismas generaban el 80% de las causas de la poca
productividad del gimnasio:

Estos son los aspectos a mejorar con más urgencia
debido al impacto que tendrán sobre la calidad del
servicio prestado y a la productividad del gimnasio.

Cuantificación de las oportunidades de
mejora seleccionada y análisis de las causas
raíces

Definición del Problema 1:

• Invertir en un nuevo equipo de aire acondicionado:
  El equipo de aire acondicionado que se encuentra en el
  salón de cardiovascular se daña frecuentemente
  ocasionando malestar en los clientes y por ende algunos de
  ellos se pueden decidir por cambiar de gimnasio, a pesar de
  que en otros gimnasios no se les brinde la misma calidad de
  clases de cardio que les ofrece este gimnasio, con respecto a
  los instructores.

Cuantificación: El salón
de cardiovascular tiene un tamaño de 75 m2 y se
necesitaría un aire de 24000 btu aproximadamente, para
mantener una temperatura adecuada para las clases de cardio, El
costo de este equipo es de aproximadamente de 2.000.000
Bs.

Posibles causas: Es posible que el aire
acondicionado que se usa actualmente no tenga la capacidad
suficiente para el tamaño del salón, ocasionando de
que trabaje de manera forzada y se dañe. Otra causa
podría ser que no se le hace mantenimiento en el tiempo
adecuado.

Definición del Problema 2:

• Comprar un equipo de sonido nuevo. El equipo de
  sonido que se encuentra en el salón de cardio, se para
  continuamente en el medio de las clases,
  interrumpiéndolas en todo momento, esto crea perdida
  de la continuidad y del ritmo de las clases.
  Cuantificación: Se podría
  adquirir un equipo de sonido nuevo con un costo aproximado de
  600.000 de Bolívares. Posibles causas:
  El equipo de sonido es muy viejo y su lector de CD se ha
  deteriorado con el tiempo, además no se le hace buen
  mantenimiento.

Definición del Problema 3:

• Aplicar un buen Mantenimiento Preventivo Programado
  a las bicicletas de spinning. Las bicicletas de spinning se
  deterioran periódicamente debido a que no se cuenta
  con el mantenimiento respectivo.

Cuantificación: Se podría
disponer de un personal que se encargue del mantenimiento de las
bicicletas, optimizando así su funcionamiento. El
mantenimiento se realizaría semanalmente con un costo
aproximado de 80.000 Bolívares entre mano de obra y
repuestos.

Posibles causas: La falta de
mantenimiento de las bicicletas hace que se desmejore su
funcionamiento, rompiéndose los pedales, falta de aceite,
etc.

Establecimiento
de metas de mejoramiento

Para lograr el nivel de desempeño exigido por los
clientes y empleados del gimnasio se deben establecer las metas
que se deben alcanzar para Mejorar el funcionamiento del mismo,
porque la idea es mejorar, no importa cuánto, ya que la
prioridad del gimnasio es obtener mayor número de clientes
potenciales que se vean atraídos por las condiciones
óptimas de funcionamiento del mismo, poniendo bajo control
el proceso de Mejoramiento Continuo.

Tabla 1

Es por ello que las metas en función de las
expectativas de los clientes y de los mismos empleados, para este
paso de mejoramiento serían adquirir los equipos (aire
acondicionado y equipo de sonido) y programar el mantenimiento
preventivo de los mismos. Estas metas son medibles y realizables
de acuerdo a la capacidad económica del
gimnasio.

Para alcanzar las metas es necesario enfrentar las
posibles causas que originaron las desmejoras. Al observar la
tabla 1 se puede ver que la mayoría de estas desmejoras
son causadas por la falta de mantenimiento motivo por el cual ya
están dañados y obsoletos algunos de los equipos
(aire acondicionado, equipo de sonido, bicicletas, etc.), es por
ello que se sugiere sustituir los equipos dañados por unos
nuevos y hacerle mantenimiento una vez adquiridos y a los que
aún sirven hacerles mantenimiento preventivo programado
con frecuencia con el fin de prolongar su vida
útil. 

Diseño y
programación de soluciones

A continuación se muestra una lista en la cual se
señalan las principales causas de la falta de
productividad del gimnasio y sus soluciones posibles. Estas
causas fueron escogidas por los usuarios y empleados del gimnasio
en consenso con la presidenta a través de una tormenta de
ideas y la aplicación de un diagrama de pareto en el cual
se visualizan cuales son las principales. Y con la
aplicación de la lista que se presentará se
pretende escoger las soluciones menos costosas y que permitan
solventar los principales problemas que enfrenta el
gimnasio.

Tabla 2

En este caso se puede observar que las soluciones
posibles son obvias, ya que por consenso y por estudio de las
mismas se llego a la conclusión de que para la causa A, la
solución adecuada es la de adquirir un equipo de aire
acondicionado nuevo, ya que aunque la inversión es de
2.000.000 Bs. el costo por mantenimiento a largo plazo es menor
que el costo por mantenimiento que se generaría por
reparar el actual equipo.

En el caso de la causa B, la solución más
idónea es adquirir un equipo de sonido nuevo, porque el
costo de sustituir el lector dañado es casi la mitad del
costo de adquirir un equipo nuevo, y no se tiene certeza de
cuanto tiempo durará el reparado.

En el caso de la causa C, la solución obvia es la
de implementar un mantenimiento preventivo para lograr un
incremento de la vida útil de las bicicletas, y de esta
manera reducir los costos que se generaban por mantenimiento
correctivo y por sustitución de equipos
deteriorados.  

IMPLANTACION DE
SOLUCIONES

En esta etapa se implantarán las soluciones que
se determinaron en las etapas anteriores. También se
señalarán los indicadores que permitan evaluar el
impacto de las mismas, sin embargo por consecuencia de la
disponibilidad de tiempo, no se le podrá realizar
seguimiento a dichas soluciones con el fin de hacer los reajustes
que se vayan determinando sobre la marcha.

En la siguiente tabla se presentarán las
soluciones a implantar y los indicadores que permitirán
realizar el seguimiento de las mismas:

Tabla 3

ESTABLECIMIENTO DE ACCIONES DE
GARANTIA

En esta etapa se deberá procurar mantener el
nuevo nivel de desempeño que se espera se alcance con la
implementación de las mejoras determinadas en las etapas
anteriores, a través del seguimiento de los indicadores de
desempeño. Este paso se considera fundamental, por lo que
se le debe prestar la atención debida, ya que de él
depende la estabilidad de los resultados y la acumulación
de aprendizaje para profundizar el proceso de mejoramiento
continuo.

En esta etapa, a su vez, se deben designar las
responsabilidades de seguimiento permanente, y determinarse la
frecuencia y distribución de los reportes de
desempeño. Es necesario realizar el diseño de
acciones de garantía contra el retroceso, en los
resultados, las cuales serán útiles para llevar
adelante las acciones de mantenimiento.

Resultados

Por indisponibilidad de tiempo, los resultados del
estudio no se pueden publicar, ya que los mismos dependen del
seguimiento de las acciones de mejora implementadas mediante los
indicadores de desempeño. Para mostrar resultados
confiables del estudio se necesitan por lo menos tres meses de
seguimiento, puesto que durante los primeros meses del mismo se
pueden detectar situaciones propensas a mejorar durante la
marcha.

Planes
futuros

Los planes futuros primordiales que tiene el gimnasio,
son los de abarcar las oportunidades de mejora que quedaron
pendientes, cuando se realizó la tormenta de ideas y luego
de los resultados de la multivotación; es decir: cambiar
la alfombra y adquirir nuevas máquinas y arreglar las
existentes.

Aunado a esto se evaluarán las mejoras
implementadas con el fin de incrementar su rendimiento a futuro
cumpliendo con la filosofía de Mejoramiento
Continuo.

Conclusiones

Una vez realizado el estudio de aplicación de un
modelo de mejoramiento continuo al gimnasio Body Building
Center, se pueden obtener las siguientes
conclusiones:

• El mejoramiento continuo permitirá renovar
  los procesos de prestación de servicio del gimnasio,
  así como también su proceso
  administrativo.

• La aplicación del estudio permitirá al
  gimnasio mantener una constante actualización tanto de
  sus instalaciones, como de sus servicios.

• El mejoramiento continuo permitirá al
  gimnasio ser más eficiente y competitivo, fortalezas
  que le ayudarán a permanecer en el mercado.

• El estudio permitirá fortalecer la
  comunicación entre la presidenta del gimnasio, los
  empleados y los usuarios del mismo, factor que se considera
  muy importante, puesto que los últimos pueden aportar
  valiosa información para llevar a cabo de forma
  óptima el proceso de mejoramiento continuo.

Recomendaciones

Una vez finalizado el estudio se pueden realizar las
siguientes recomendaciones:

• Se recomienda realizar un seguimiento a las acciones
  tomadas, con el fin de solventar cualquier eventualidad que
  se presente, así como para buscar nuevas oportunidades
  de mejora.

• Se recomienda mantener los canales de
  comunicación existentes tanto con los empleados como
  con los usuarios.

Autor:

Centeno, Francisco

Lozada, Yanitza

Morillo, Edihtt

Ruiz, Desiree

Profesor:

Ing. Jorge Cristancho

Enviado por:

Iván José Turmero Astros

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL
POLITÉCNICA

"ANTONIO JOSÉ DE SUCRE"

VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ

DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

CÁTEDRA: MÉTODOS AVANZADOS DE
CALIDAD

CIUDAD GUAYANA, JULIO DEL 2005