Minimización de costos en la gestión del Frigorífico Antonio Maceo. Enfoque logístico (página 3)

De forma general al realizarse una exploración de los aspectos que determinaron en el bajo porcentaje de los elementos de organización interna del almacén podemos mencionar entre otros EI – 6 Trabajo con el inventario y EI – 8 Medios de manipulación y almacenamiento. Con respecto EI – 6 podemos plantear que se incumple el primer aspecto (ver anexo 13), comprobar por observación y entrevista que el primero que entra es el primero que sale. El almacén tiene que tener reglamentado para todos los recursos una regla general para dar entrada y salida en la estiba y garantizar este principio, esto se incumple porque en ocasiones se bloquean los pasillos con las mercancías por falta de capacidad a la hora de la descarga de un barco, el cual debe descargarse para no caer en estadía, siendo estos productos despachados primero, por el ritmo de trabajo y la restricción en los horarios de despacho no se realiza una organización oportuna de las mercancías en las estibas correspondientes según su fecha de vencimiento; por lo que las acciones en este sentido debe ir encaminadas en cumplir con los ciclos de extracción planificados y un reajuste en los horarios de despacho.

En relación al EI – 8 debemos resaltar que los equipos de manipulación que se utilizan son montacargas pero la cantidad existente no es suficiente para el volumen de mercancías que se recepcionan y despachan, además de no existir estelas transportadoras que sería un medio ideal para la manipulación de los recursos por lo que el primer aspecto no alcanza el total de los puntos, siendo en este caso la propuesta para mejorar este aspecto la ampliación de la cantidad de montacargas incluyendo en el plan de inversiones la compra y actualización de los mismos.

A pesar de la existencia de elementos que obtuvieron una evaluación baja influyendo su resultado en el alcance del máximo nivel tecnológico en la actividad de Logística de Almacenes, se alcanzó el primer nivel de acuerdo con los requisitos establecidos pero aún así se debe enfatizar en el trabajo de forma sistemática en los aspectos que obtuvieron una baja puntuación teniendo en cuenta las causas y las acciones a realizar en correspondencia para erradicar gradualmente la situación actual que presenta la actividad.

• La cadena de valor en la Empresa Pesquera Santiago de Cuba.

La aplicación de la cadena de valor nos permitió visualizar a través de los procesos misionales las actividades primarias, así como a través de los procesos de soporte las actividades de apoyo de las cuales se puede obtener mayor eficiencia logrando minimizar los costos implicados en estas actividades.

La identificación de estas actividades y el análisis de cómo afectan los costos de la empresa nos permitieron arribar a las siguientes conclusiones:

De las actividades primarias identificadas se visualizó que los costos implicados en el almacenamiento de las mercancías poseen reservas que pueden contribuir a la eficiencia y competitividad agregando valor a los clientes siguiendo la estrategia competitiva de minimizar los costos. En el epígrafe 3.1 se determinaron los costos logísticos pertenecientes a la actividad de aprovisionamiento lo cual nos permitió visualizar las causas de los altos costos que conforman la misma y plantear la estrategia para minimizarlos y lograr la efectividad operacional a través de la coordinación de los eslabones entre las actividades primarias vinculadas en este proceso, ejemplo, dentro de la logística interna la actividad de almacenamiento relacionada con el traslado de mercancías de un lugar a otro del almacén con los equipos necesarios implica aumento en los costos de almacenamiento en lo referente al ahorro del tiempo de recepción y despacho, ya que existe una sola entrada para realizar las operaciones de recibo y despacho. El correcto diseño de la instalación aporta un adecuado flujo de materiales, elevados niveles de servicio al cliente y óptimas condiciones de trabajo para los empleados; además de facilitar la colocación más efectiva de las existencias, preparación de los pedidos y precisión de los mismos para conseguir ciclos de pedidos más rápidos.

Al continuar la evaluación del sistema de valor completo los eslabones reflejaron la necesidad de coordinar las actividades de apoyo y las actividades primarias, en la actualidad los racks que son la forma de almacenamiento utilizados por la instalación se encuentran enumerados, sin embargo no está relacionada esta codificación con la utilizada para identificar los productos y demás procesos de la empresa lo que implica el no disponer de la información oportuna para el rastreo de los artículos que circulan dentro del almacén disminuyendo así el nivel de servicio a los clientes, así como la gestión inmediata de la información; donde la tecnología como actividad de apoyo relacionada con las mejoras a los procesos debe coordinar esta actividad dirigiendo su acción en la búsqueda de una vía que permita lograr un ahorro en el tiempo de localización de los productos para su consiguiente despacho.

Otro costo relevante es el relacionado con el transporte el cual está presente tanto en los resultados obtenidos en los costos de aprovisionamiento como los de distribución estando implicados tanto en las actividades de apoyo como primarias que conlleva a que la creación de valor se vea afectada, por lo que teniendo en cuenta las características de la UEB Frigorífico "Antonio Maceo" de la Empresa Pesquera de Santiago de Cuba se propone rediseñar la red de distribución que permita responder a cambios en la demanda, teniendo en cuenta la ubicación estratégica de los clientes y proveedores que permita gestionar el flujo de productos y utilizar de forma óptima el transporte contratado con terceros. En el caso de las actividades relacionadas con el almacenamiento y procesamiento de pedidos en relación al transporte utilizado debemos señalar que el no completamiento del equipamiento del montacargas en el momento de ejecutar estas actividades no permite la minimización de las operaciones de manipulación y transporte por lo que la estrategia debe ir encaminada a una mejor programación que permita coordinar con los clientes los horarios de despacho.

• Resultados de la aplicación del método de tendencias.

Para mostrar los resultados de la aplicación de esta herramienta se elaboró una tabla la cual muestra la tendencia de los costos logísticos durante los 4 trimestres del año 2013.

Tabla 3.8 Tendencia de los costos logísticos durante los 4 trimestres del año 2013.

Fuente: Elaboración Propia

La aplicación del método de tendencia lineal ha mostrado una continua alza incremento de los costos, eso demuestra que la empresa estará aumentando sus costos por trimestre aunque los costos de aprovisionamiento tienen una tendencia a la reducción paulatina, independientemente de este último resultado, en trimestres futuros podría llegarse a situaciones de peligro.

Con base en el resultado obtenido en nuestra investigación se observa que la empresa está incrementando el costo de las actividades relacionadas con los costos de mantenimiento de inventario y transportación por las razones ya explicadas. Estas dos tendencias presuponen necesariamente la vigilancia de estas actividades por su implicación en la minimización futura de los costos. La causa de esta situación puede ser provocada por: La existencia de costes excesivos de los procesos relacionados con la gestión de compras y almacenes debido a las ineficiencias que a continuación se describirán como resultado de la realización de un diagnóstico a partir de los resultados anteriormente expuestos y la consultaría a través de personas claves de los diferentes departamentos de la empresa identificándose cuatro grandes áreas de mejora:

• Procesos inadecuados y gestión de la información.

• Problemas en la gestión de aprovisionamientos.

• Disposición física del almacén.

• Disponibilidad y fiabilidad de la información debido a la inexistencia de un programa efectivo que satisfaga las necesidades de la empresa.

A continuación se describe cada una de estas problemáticas.

Procesos inadecuados y gestión de la información: La carencia de una estrategia logística por parte de la empresa genera ineficiencias en la gestión, la información y los materiales no fluyen correctamente. Este problema es básicamente debido a los siguientes motivos: Procesos diseñados de manera que no existe un flujo de información entre los distintos departamentos. No se llevan informes que reflejen las variaciones en las partidas materiales, salariales y los costos indirectos; ni se emplean técnicas estadísticas para estudiar el comportamiento de éstas con vistas a realizar pronósticos y proyecciones futuras. Así como el programa implantado (SCMP) por la empresa no satisface las necesidades de información de la organización provocando procesos excesivamente manuales y duplicidades de tareas, trayendo consigo el desconocimiento de la verdadera realidad económica de la empresa y la falta de información en tiempo real a la hora de cualquier consulta para la toma de decisiones.

Problemas en la gestión de aprovisionamientos: No existe una estructura logística que garantice el cumplimiento de la gestión de la empresa, no se trabaja con días de cobertura de los principales insumos y materia prima, en especial con respecto a las compras a terceros de producciones en divisa para las ventas, situación que conlleva a roturas de stocks. Todas las debilidades anteriormente comentadas provocan la imposibilidad de realizar el análisis sobre la rotación de productos tanto para comprar las cantidades correctas como para su disposición física en el almacén.

Disposición física de almacenes: El Frigorífico tenía una estructura que fue modificada y en la actualidad con el aumento de la demanda de los productos y servicios comercializados, nuevos centros de ventas, aumento del mercado en la provincia Guantánamo se hace necesario replantear la estructura actual ya que la misma muestra deficiencias: Incorrecta distribución que provoca insuficiencias en el manejo de los productos principalmente a la hora de la descarga de los barcos, acción que en determinadas ocasiones coincide con los despachos a clientes, ubicándose las mercancías recepcionadas en los pasillos. A pesar del tipo de almacenamiento por el que se ha optado que permite tener un almacén con una filosofía FIFO, la situación anteriormente expuesta provoca una rotación inadecuada de los productos, aumentando el riesgo considerable de la presencia de productos vencidos y de mermas.

Disponibilidad y fiabilidad de la información: Existencia de un programa que no cumple con las necesidades de la organización lo cual trae consigo atraso en la entrega oportuna de las mercancías así como el desconocimiento de la ubicación de determinados productos. La falta de fiabilidad en el sistema afecta gravemente tanto a la Distribución como a las compras, repercutiendo en la agilidad de los despachos aumentando los costos relacionados con las actividades de recepción y procesamiento de los pedidos.

Tras el diagnóstico, se plantea las siguientes estrategias con tres líneas básicas de trabajo:

Reingeniería de procesos: En este caso se propone redefinir todo el proceso logístico desde el aprovisionamiento hasta la distribución, implantando una gestión por procesos en lugar de una organización departamental pura. A partir del proceso logístico redefinir los siguientes subprocesos: gestión de compras; gestión de almacenes y stock; gestión de expediciones. Conjuntamente con la reingeniería del proceso, debe formarse al personal en técnicas de mejora continua para conseguir que los procesos y subprocesos vayan ganando en eficacia y eficiencia a lo largo del tiempo.

Para la problemática referida al sistema de almacenaje se plantea la necesidad de rediseñar el almacén tendiendo en cuenta los sistemas de paletización adaptados a las características del producto. En relación a la distribución del almacén emplear una metodología redefiniendo todas las áreas funcionales del almacén retomando la estructura anterior con una puerta de recepción y una puerta de despacho. Otra de las acciones sería garantizar la adquisición de montacargas y esteras transportadoras para responder a las necesidades de gestión de los flujos físicos de almacenamiento.

En el caso de la problemática en la fiabilidad y disponibilidad de la información con la aplicación de la codificación normalizada de mercancías y ubicaciones mediante la identificación automática se asegurará la fiabilidad y disponibilidad de los datos permitiendo disminuir en gran medida los costes de gestión, maximizar la eficiencia en la gestión de las bases de datos que relacionan los flujos físicos y de información en sus operaciones cotidianas de intercambio permitiendo la mejora en la gestión de aprovisionamiento y la reducción de errores en el reconocimiento de los productos, pudiéndose utilizar para ello la codificación de barras o etiquetas electrónicas.

Podemos concluir que dentro del grupo de costos logísticos que tienen una repercusión negativa en el margen entre los ingresos y los costos son el transporte y el inventario, al estar presente en varias actividades del sistema logístico, en el aprovisionamiento y en la distribución afectando actividades competitivas cruciales como la Logística interna que comprende operaciones de recepción, almacenamiento y distribución de los productos, Logística externa: procesamiento de los pedidos, Operaciones (con los proveedores de servicios o ventas (UEB Distribución y la Industria) siendo actividades primarias identificadas a través de la aplicación de la cadena de valor como reservas de valor conjuntamente con las actividades de apoyo de gestión de los recursos humanos en cuanto a la capacitación del personal en el uso de las herramientas propuestas y el desarrollo de la tecnología a través de las mejoras a los procesos e investigación de mercado. La reducción de los costos implicados en aquellas actividades generadoras de valor constituye fuentes de ventaja competitiva.

La utilización de la herramienta Cadena de valor permitió examinar las actividades que desempeña la empresa y cómo interactúan al disgregar a la empresa en sus actividades estratégicas relevantes visualizando el comportamiento de los costos para determinar que la competitividad de la empresa se logra mediante la minimización de los costos.

Aplicar las estrategias propuestas en la investigación tendrá un impacto positivo en la gestión de la organización optimizando la inversión del circulante, en el desarrollo del resto de los procesos logísticos, en la reducción de tareas administrativas y alto nivel de satisfacción al cliente; al lograrse actividades más baratas y cumpliéndose con el objetivo de crear valor para los clientes.

Conclusiones

Como resultado de la investigación realizada a la UEB Frigorífico "Antonio Maceo" perteneciente a la Empresa Pesquera de Santiago de Cuba referida a perfeccionar la gestión operativa y logística para contribuir a mejorar la eficiencia y competitividad de la organización realizó las siguientes conclusiones:

• 1. El estudio diagnóstico reveló insuficiencias en la gestión logística al existir bloqueo de mercancías en almacén, lenta rotación de los inventarios, vencimiento de productos en cámara, además de altos costos de almacenamiento.

• 2.  Al analizar el marco teórico conceptual sobre la logística y la cadena de valor en la UEB Frigorífico ¨Antonio Maceo ¨ de la Empresa Pesquera Santiago se comprobó que es insuficiente el estudio realizado y no se aborda de forma específica en ninguna de las bibliografías consultadas.

• 3. Se diseñó una metodología para calcular los costos logísticos entre los que se incluyen los costos de aprovisionamiento y distribución.

• 4. El rediseño y aplicación de la cadena de valor de Michael Porter en la gestión de la UEB Frigorífico ¨Antonio Maceo ¨ de la Empresa Pesquera de Santiago de Cuba, permitió identificar las actividades que son reservas de valor, aumentando la eficiencia y competitividad de la UEB a través de la minimización de los costos.

• 5. Se evidenció que no existe un sistema de gestión que permita la anticipación en la toma de una decisión oportuna antes de un posible cambio en el entorno.

• 6.  El cálculo y análisis de la rentabilidad del cliente posibilitó determinar cuáles son los clientes más rentables y menos rentables y establecer estrategias para hacerlos más beneficiosos para la organización.

Recomendaciones

Sobre la base de las conclusiones realizadas en la investigación se recomienda a la Dirección de la UEB Frigorífico "Antonio Maceo" de la Empresa Pesquera Santiago de Cuba:

• Aplicar la metodología para la determinación de los costos logísticos de aprovisionamientos y distribución como una herramienta en la gestión de la UEB Frigorífico "Antonio Maceo".

• Aplicar la cadena de valor rediseñada como una herramienta para la mejora continua de la eficiencia y la gestión de la UEB Frigorífico "Antonio Maceo".

• Extender la aplicación de estas herramientas a otras UEB de la empresa y otras empresas similares del país.

• Continuar el perfeccionamiento de las herramientas desarrolladas en la tesis para contribuir al mejoramiento de la gestión y eficiencia de la organización.

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Autor:

Lic. Nilda Yisel Álvarez García

Universidad de Oriente.

Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales.

Contabilidad y Finanzas.

Tesis presentada en opción del título de Máster en Contabilidad y Finanzas

2013