Los procedimientos, sus características y especificidades en el ámbito contable

Este capítulo aborda los aspectos conceptuales
sobre manuales y procedimientos mediante la consulta de la
bibliografía existente. Las normativas para el
diseño de los manuales y procedimientos y el control
interno para las operaciones de pago.

1.1 Generalidades
sobre manuales y procedimientos.

En el desarrollo de este epígrafe se describen
las características generales de los manuales de
procedimientos a partir del concepto de Contabilidad.

En el año 1966 en una reunión del
comité de la Asociación Americana de Contabilidad
se definió la contabilidad como el proceso de identificar,
medir y comunicar información económica para
permitir juicios informados y decisiones por parte de los
usuarios de la información. Según esta
definición la contabilidad no solo describe
acontecimientos pasados, sino que también hacen
estimaciones, aspecto importante siempre que el resultado sea de
utilidad para los usuarios en la toma de decisiones.

Según Horngren, (1983) la contabilidad son todos
aquellos procedimientos que se utilizan para registrar los
acontecimientos ocurridos en la vida de una organización,
clasificarlos y resumirlos de una manera
significativa.

La Contabilidad tiene una larga historia, y
"…diferentes funciones, pero su principal objetivo es
suministrar, cuando sea requerida o en fechas determinadas,
información razonada en base a registros técnicos,
de las operaciones realizadas por un ente público o
privado" (Redondo, 1989)

En el concepto de Contabilidad muchos autores han
emitido su criterio, por ejemplo:

"Contabilidad es el nombre genérico de todas las
anotaciones, cálculos y estados numéricos que se
llevan a cabo en una empresa con el objeto de proporcionar: Una
imagen numérica de lo que en realidad sucede en la vida y
en la actividad de la empresa, es decir conocer su patrimonio y
sus modificaciones. Una base en cifras para orientar las
actuaciones de gerencia en su toma de decisiones. La
justificación de la correcta gestión de los
recursos de la empresa" (Goznes y Goxen).

Para Araceli Sito, (1998) la Contabilidad "es el proceso
de interpretar, registrar, clasificar, medir y resumir en
términos monetarios la actividad económica que
acontece en una entidad", con "el propósito de
proporcionar información sobre una entidad
económica… de forma tal que sirva de ayuda en la
planificación y control de las actividades de la
entidad"

El registro completo de las actividades de una entidad
implica un gran volumen de datos, de ahí la necesidad de
clasificar la información en grupos o categorías
por ejemplo: las transacciones a través de las cuales se
recibe o se paga efectivo.

Registrar, clasificar y resumir información
contable es el inicio de un proceso que incluye algo más
que la creación de la información. Involucra
también la comunicación de ésta
información a quienes están interesados y la
interpretación de la información contable para
ayudar a la toma de decisiones.

La contabilidad se encuentra en constante cambio, en
estudio. Diversos organismos y tratadistas la enfocan desde
diferentes ángulos, pero con la mayoría de los
objetivos en común.

Se puede resumir que es una técnica en constante
evolución basada en conocimientos razonables y
lógicos, que tiene como objetivo fundamental, registrar y
sintetizar las operaciones financieras de una entidad e
interpretar sus resultados.

El autor Villasmil, (2009) plantea que para lograr que
la contabilidad refleje con exactitud la información
financiera y con ello ayudar en la toma de decisiones, se
deberán realizar: registros con bases en sistemas y
procedimientos técnicos adaptados a la diversidad de
operaciones. Se clasificarán las operaciones registradas
como medio para obtener los objetivos propuestos y se
interpretarán los resultados con el fin de dar
información detallada y razonada.

Para que todo esto se logre los procesos deben quedar
organizados en forma de Manual de Procedimientos.

Entre los elementos más eficaces para la toma de
decisiones en la administración, se destaca lo relativo a
los manuales de procedimientos, ya que facilitan el aprendizaje
al personal, proporcionan la orientación precisa que
requiere la acción humana en las unidades administrativas,
fundamentalmente en el ámbito operativo o de
ejecución, pues son una fuente en las que se trata de
mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado para lograr la
realización de las tareas que se le han
encomendado.

Estos representan una herramienta indispensable para
toda empresa u organización, ya que les permite cumplir
con sus funciones y procesos de una manera clara y sencilla. Para
poder ejecutar sus actividades de manera efectiva necesitan poner
en práctica ciertas técnicas y métodos que
conllevan a desarrollar coordinadamente las operaciones. Dentro
de estas técnicas se encuentran los procedimientos como
medios de trabajos que facilitan la efectividad de las
operaciones diarias.

Según el diccionario Larousse se define la
palabra Manual como el libro que contiene nociones básicas
de una materia.

Se puede entender por Manual la herramienta que posee la
empresa para facilitar el desarrollo de sus funciones tanto
administrativas como operativas, contribuyendo al cumplimiento de
lo establecido por leyes, resoluciones y decretos, con el
objetivo de lograr un eficiente Control Interno, impidiendo que
el proceso se interrumpa (Valdivia. 1992).

Según Reyes (2010), un manual es de suyo
empírico, variable y fácil de comprender, significa
un folleto, libro, carpeta etc., en los que de manera
fácil de manejar se concentran en forma sistémica,
una serie de elementos administrativos para un fin concreto,
orientan y uniforman la conducta que se presenta entre cada grupo
humano en la empresa.

En el libro Herramientas para el Contador se define el
Manual Administrativo, como el conjunto de normas de
administración, reglamentaciones, políticas y
procedimientos preparados por la dirección, realizado por
y para los trabajadores de la empresa (Ríos,
2008).

Para el logro de los objetivos de una entidad se debe
contar con Manuales ya que estos constituyen una herramienta que
posee la empresa para facilitar el desarrollo de sus funciones
tanto administrativas como operativas lo que contribuye a dar
cumplimiento al cuerpo legal establecido en el país, con
el objetivo de lograr un buen Control Interno de los recursos,
impidiendo que el proceso se interrumpa.

Los Manuales Administrativos son documentos que sirven
como medio de comunicación y coordinación para
registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática,
información de una organización, antecedentes,
legislación, estructura, objetivos, políticas,
sistemas y procedimientos, así como las instrucciones y
lineamientos que se consideren necesarios para el mejor
desempeño de sus tareas.

El transcurso del tiempo es testigo de que el uso de
manuales presenta ventajas, dado que son fuente permanente de
información sobre las prácticas generales de las
empresas, logran un compendio total de las funciones y
procedimientos que desarrolla una organización. Son una
herramienta de apoyo en el entrenamiento y capacitación de
nuevos empleados, determinan la responsabilidad de cada puesto y
su relación con otros puestos de la organización y
representan una guía regida por normas para que el usuario
no tenga que acudir a la toma de decisiones ni a criterios
personales en el momento de actuar, además mantienen la
homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión
administrativa y evitan la formulación de la excusa del
desconocimiento de las normas vigentes; facilitan el control por
parte de los supervisores de las tareas delegadas al existir un
instrumento que define la responsabilidad y brindan soluciones a
situaciones que de otra manera deberían ser analizadas,
evaluadas y resueltas cada vez que se presentan.

Poseer Manuales brinda ventajas pero a su vez
también tiene limitaciones, ya que constituyen una
herramienta, pero no la solución para todos los problemas
administrativos que se puedan presentar; exigen una permanente
actualización para no perder su vigencia y convertirse en
inutilizable; su utilidad se ve limitada o es nula cuando la
organización se compone de un número reducido de
personas y por tanto la comunicación es muy fluida y el
volumen de tareas reducido.

Dentro de los Manuales Administrativos se pueden
encontrar los siguientes:

• Manuales de Organización

• Manuales de Procedimientos

• Manuales de Políticas

• Manuales para Especialistas

• Manual del Empleado

• Manual de contenido múltiple.

• Manuales de Finanzas

• Manuales del Sistema

Los más utilizados son los Manuales de
Organización y los Manuales de Procedimientos que
constituyen el punto de referencia para elaborar los demás
tipos de manuales, en ellos se describen los objetivos,
funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos
de trabajo que componen una estructura.

Los Manuales de Organización presentan una
determinada estructura, esta contiene: portada del manual, hoja
de identificación de firmas, índice,
introducción o presentación, antecedentes
históricos, marco jurídico de la entidad,
estructura orgánica, atribuciones, organigrama general,
carátula, organigramas específicos y estructura
funcional. (Ríos, 2008).

En el libro Herramienta para el Contador se plantea que
los Manuales de Organización contemplan la forma en que se
integra y coordina una organización. Constituye un
instrumento de referencia para elaborar otros tipos de Manuales
como son los de Procedimientos y Políticos. Constituyen la
revisión pormenorizada de la organización formal de
cualquier institución, que se realiza a través de
la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y
responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen
una estructura. Es común que dicho Manual de
Organización refleje una información detallada
sobre los antecedentes históricos, las atribuciones, el
marco jurídico de la unidad organizativa, la estructura,
los objetivos, las funciones y las líneas de
comunicación y coordinación que se debe dar en una
unidad organizativa, dependencia o unidad administrativa. La
existencia del mismo es un valioso instrumento de control para
organizar la supervisión de tareas y funciones, resolver
los conflictos de autoridad y la separación de
responsabilidades de los procesos de la
organización.

Tomando en cuenta las características y
necesidades de una entidad organizativa que intenta definir sus
funciones los Manuales de Organización se pueden
clasificar en:

Manuales Generales de Organización.

Manuales Específicos de Organización.
(Ríos, 2008)

Los primeros son aquellos que abarcan todas las unidades
administrativas de la empresa, mientras que los
específicos se ocupan de una parte, ejemplo: un
departamento en particular.

Los planteamientos expuestos sobre los Manuales de
Organización están interrelacionados porque queda
bien claro que los mismos dejan detallado por escrito la
organización formal a través de la
descripción de los objetivos, funciones, autoridad,
responsabilidad de los distintos puestos de trabajo componiendo
su estructura y el tipo de información que
contienen.

El Manual de Procedimientos es la expresión
analítica de los procedimientos administrativos a
través de los que se canalizan las actividades operativas
de la empresa, como la declaración de normas de
funcionamiento básicas a las cuales deberán
ajustarse los miembros de la misma.

Al igual que en los Manuales de organización, no
existe un patrón ni una forma única para la
elaboración de un Manual de procedimientos, así
como tampoco existe uniformidad en su contenido, ya que estos se
diseñan considerando las necesidades y formas de trabajo
específicas de las instituciones.

Como Manual de Procedimientos Terry (2011) afirma que es
una expresión formal de todas las informaciones e
instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es
una guía que permite encaminar en la dirección
adecuada los esfuerzos del personal operativo.

Otro concepto de Manual de Procedimientos según
Graham (2011) es que: los manuales presentan sistemas y
técnicas específicas, que señalan el
procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal
de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que
desempeña responsabilidades específicas. Un
procedimiento por escrito significa establecer debidamente un
método estándar para ejecutar algún
trabajo.

En resumen se puede decir que Manual de Procedimientos
es la herramienta que define tareas y responsabilidades,
detallando procesos, funciones específicas y
lógicas a seguir por el usuario para lograr la eficiencia
en el control.

Partiendo de las definiciones anteriores se asume
como manual de procedimiento al conjunto de procedimientos o
acciones a seguir en una entidad, permitiendo un mejor
funcionamiento de esta y un eficiente control
interno.

Los Manuales de Procedimientos son documentos que se
elaboran según las necesidades de la entidad, proceso o
subsistema, por lo que no tienen que ser exactamente iguales los
manuales confeccionados por distintas entidades, ni siquiera
cuando estas sean similares, no obstante casi todos los manuales
coinciden en la estructura; parten de una introducción,
definen los objetivos de los procedimientos, las políticas
y normas de procedimiento, los responsables de su
utilización, diagrama de flujo y la descripción
narrativa de los procedimientos entre otros detalles.

Para la elaboración de un Manual hay que hacer
una recopilación de información, a lo que se puede
llamar delimitación del universo de estudio, definir y
delimitar el trabajo para estar en posibilidad de actuar en
él, para lo cual hay que realizar un estudio preliminar
como paso indispensable para conocer, de forma general las
funciones y actividades que se realizan en el área o
áreas donde se va a actuar. Con la necesidad de un manual
se puede definir la estrategia global para el levantamiento de
información, identificando las fuentes de la misma,
actividades por realizar, magnitud y alcances del proyecto,
instrumentos requeridos para el trabajo y en general, prever las
acciones y estimar los recursos necesarios para efectuar el
estudio.

Cada entidad debe poseer manuales de procedimientos que
tengan definidas las funciones para garantizar la
organización y autocontrol de las diferentes actividades y
para la confección de estos es necesario tener en cuenta
las regulaciones vigentes.

Si el diseño del manual de procedimientos se
realiza sobre la base de los objetivos propuestos y los
requerimientos específicos, el personal que los utiliza
debe realizar el trabajo sin dificultades, en el momento debido y
preciso. Entonces se puede decir que si existe un manual
correctamente elaborado y se utiliza debidamente se
estaría en presencia de un eficiente control
interno.

En resumen los Manuales de Procedimientos son de suma
importancia para lograr la economía eficiencia y eficacia
de las operaciones, constituyendo una guía a seguir, la
que tiene que permanecer actualizada para ayudar a verificar la
calidad de los procesos, erradicar y corregir los errores
existentes permitiendo la mejora continua del sistema de control
interno.

Definición de procedimiento.

Las empresas para poder ejecutar sus actividades de
manera efectiva necesitan poner en práctica ciertas
técnicas y métodos que conllevan a desarrollar
coordinadamente las operaciones. Dentro de estas técnicas
se encuentran los procedimientos como medios de trabajos que
facilitan la efectividad de las operaciones diarias. A tal
efecto. Gómez, R. (2002), plantea que los procedimientos
tienen una actuación muy importante en la
consecución de los objetivos de toda organización
progresista, puesto que estos indican la manera de ejecutar las
diferentes rutinas laborales que allí se llevan a cabo,
facilitando las funciones administrativas.

Según Melinkoff, (1990) los procedimientos
consisten en describir detalladamente cada una de las actividades
a seguir en un proceso laboral, por medio del cual se garantiza
la disminución de errores.

Al respecto, Gómez F. (1993) señala que: "
El principal objetivo del procedimiento es el de obtener la mejor
forma de llevar a cabo una actividad, considerando los factores
del tiempo, esfuerzo y dinero.

En el libro Herramientas del Contador se expresa que
procedimiento es el conjunto de documentos que describen de forma
detallada cada paso de una determinada actividad, proceso,
operación o función que se realiza en la unidad
organizativa. (Ríos, 2008)

Según Florencia (2010) el término
procedimiento, se refiere a la acción, modo de proceder o
método que se implementa para llevar a cabo ciertas cosas
o tareas. Básicamente, un procedimiento consiste de una
serie de pasos bien definidos que permitirán y
facilitarán la realización de un trabajo de la
manera más correcta y exitosa posible.

A partir de las definiciones anteriores se asume como
definición lo siguiente: procedimiento es un método
o una manera de ejecutar algo. En este sentido, consiste en
seguir ciertos pasos predefinidos para desarrollar una labor de
manera eficaz. Su objetivo debería ser único y de
fácil identificación, aunque es posible que existan
diversos procedimientos que persigan el mismo fin, cada uno con
estructuras y etapas diferentes, y que ofrezcan más o
menos eficiencia.

Características de los procedimientos

Las principales características de los
procedimientos según Melinkoff (1990), consisten en que no
son de aplicación general, sino que su aplicación
va a depender de cada situación en particular, son de gran
aplicación en los trabajos que se repiten, de manera que
facilita la aplicación continua y sistemática y son
flexibles y elásticos, ya que pueden adaptarse a las
exigencias de nuevas situaciones.

Desde otro punto de vista Gómez G (1997) se
enfoca en las siguientes características de
procedimientos:

• Sistema; ya que un conjunto de procedimientos
  tendientes a un mismo fin se conoce como un
  sistema.

• Método de trabajo colectivo; en un
  procedimiento intervienen varias personas.

• No se centran en una actividad específica. Un
  procedimiento está compuesto por varias actividades
  que a su vez contienen tareas.

Clasificación de los procedimientos

La organización administrativa en una
institución puede establecerse a través de la
clasificación de los procedimientos en dos grandes
grupos

• Procedimientos contables

• Procedimientos no contables

Dentro del ciclo de operaciones de una empresa, se
definen los procedimientos contables, como todos aquellos
procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para
el registro de las transacciones u operaciones que realiza la
empresa en los libros de contabilidad.

Desde el punto de vista del análisis, se pueden
establecer procedimientos contables, para el manejo de cada uno
de los grupos generales de cuentas de los estados financieros.
Algunos ejemplos de procedimientos contables, son los
siguientes:

• Recepción de inventarios

• Ventas de productos

• Fabricación de productos

• Registro de estimaciones

• Destrucción de inventarios

• Gestión de pago

• Pago de Nómina y estipendio

Realizar y llevar a cabo un inventario de todos aquellos
procedimientos que pueden asimilarse como procedimientos
contables de acuerdo con la definición dada al principio,
permite conocer en profundidad todas las posibles operaciones que
pueden a afectar la entidad. Cuando se está realizando el
análisis de todos los procesos llevados a cabo por la
empresa, es sumamente importante determinar e identificar todos
aquellos clasificables como procedimientos contables. Por su
parte los procedimientos no contables son aquellos que no
afectan las cifras de los estados financieros; algunos ejemplos
de este tipo de procedimientos son los siguientes:

• Procedimiento para contratación de
  empleados

• Procedimiento para cambio de horario
  laborable

• Procedimiento para tramitar reclamos de
  clientes

Cada entidad debe poseer procedimientos que tengan
definidas las funciones para garantizar la organización y
autocontrol de las diferentes actividades y para la
confección de estos es necesario tener en cuenta las
regulaciones vigentes.

Es necesario cuando se esté diseñando
cualquier procedimiento, se debe tener presente algunos aspectos
esenciales que redundan en el éxito de la
implementación final. Se deben tener en cuenta las
siguientes recomendaciones:

Quien o quienes son los clientes objetivos del
procedimiento. Esto debido a que los procedimientos deben ser
acordes a los clientes que los utilizaran en su cotidiano
trabajo. Un procedimiento que no sea adecuado al cliente, puede
ser determinante en la calidad de la información que se
reciba.

Determinar la información que en realidad sea
relevante para la empresa cuando se diseñe un
procedimiento. Se debe tener en cuenta al personal que maneje las
estadísticas o las bases de datos que se requiere rescatar
en un proceso. El exceso de información, en ocasiones
innecesaria, inútil, repetida o inadecuada puede llevar a
que la calidad de la información no sea la mejor, o que
toda la información no sea plasmada en el
documento.

Seleccionar adecuadamente las fuentes generadoras de la
información que se requiere, y poder centrar el proceso en
la búsqueda de la calidad de la información. Es muy
común que en diferentes procedimientos se requiera o se
incluya diligenciar una información. En ocasiones esto es
necesario para confrontar, controlar y hacerle seguimiento a un
proceso. No obstante, se deben seleccionar muy bien las fuentes
generadoras de información debido a que una fuente
inadecuada le puede acarrear grandes problemas y pérdidas
de tiempo a causa de falsas alarmas. Una fuente adecuada debe ser
aquella que genere un cliente cuyo manejo de esta
información hace parte de sus funciones básicas de
su cargo y su perfil le permite darle la suficiente importancia y
conocimiento de dicha información.

El diseño de un procedimiento debe tener en
cuenta el tipo de cliente al que va dirigido el procedimiento
como es el caso de su perfil, escolaridad y tipo de labor,
además de otros aspectos como es el lugar donde
generalmente se lleva a cabo el procedimiento.

Si el diseño de los procedimientos se realiza
sobre la base de los objetivos propuestos y los requerimientos
específicos, el personal que los utiliza debe realizar el
trabajo sin dificultades, en el momento debido y preciso.
Entonces se puede decir que si existe un procedimiento
correctamente elaborado y se utiliza debidamente se
estaría en presencia de un eficiente control interno. En
resumen los procedimientos son de suma importancia para lograr la
economía, eficiencia y eficacia de las operaciones,
constituyendo una guía a seguir, la que tiene que
permanecer actualizada para ayudar a verificar la calidad de los
procesos, erradicar y corregir los errores existentes permitiendo
la mejora continua del sistema de control interno.

En Cuba existe la normativa requerida para la
confección de los manuales de contabilidad. En el
epígrafe siguiente se hace mención y
análisis de la resolución 54 del 24 de marzo de
2005, que establece los elementos generales que deben contener
los documentos normativos sobre contabilidad en las entidades,
como parte del sistema de control interno.

1.2 Los manuales de
procedimientos dentro del control interno.

Según la Resolución No. 54 del 24 de marzo
de 2005 del Ministerio de Finanzas y Precios (MFP) las empresas
estatales, privadas y mixtas, grupos empresariales, uniones de
empresas, organizaciones económicas estatales, unidades
presupuestadas y entidades del sector cooperativo y campesino,
deben elaborar, a partir de la Normas Cubanas de Contabilidad y
de Contabilidad Gubernamental, un documento que contenga la base
normativa contable de cada entidad, como parte del Sistema de
Control Interno, el documento que elabore la entidad a estos
efectos, puede adoptar la forma de Manual o de Reglamento, de
manera independiente, o formar parte como Sección de otros
documentos normativos de la empresa y deberá ponerse en
vigor por el máximo responsable de la entidad.

Por la importancia de que cada empresa u organismo tenga
su propio Manual de Procedimientos actualizado con todo lo
establecido por la legislación vigente en Cuba, cada
entidad debe trabajar en la preparación de sus Manuales
acorde a sus particularidades.

Según dispone la Resolución 54-2005 del
MFP deberá formar parte del Manual, entre otras, la
información siguiente:

De la Contabilidad General:

Se trata la organización del registro contable,
subdivisiones para el registro de la información primaria
en áreas, departamentos, divisiones, entre otros; en otro
aspecto se refiere a las principales características de
explotación del Sistema Contable – Financiero,
soportado sobre tecnología de la información. Si
procede se debe detallar el sistema utilizado para el
procesamiento del registro contable y de la emisión de las
informaciones derivadas del mismo, bien sean: informatizadas,
manual, parcialmente informatizado, centralizado o
descentralizado e integrado o no, además se debe exponer
el Nomenclador de Cuentas, que precise cuentas, subcuentas y
análisis, tanto de uso general como específico, que
deben utilizarse en la entidad.

Según Resolución 54-2005 del MFP, se debe
elaborar, a partir de la Normas Cubanas de Contabilidad y de
Contabilidad Gubernamental, manuales que contengan la base
normativa contable de cada entidad, es por ello que se hace
mención de las normas teniendo en cuenta las cuentas por
pagar como activo de los estados financieros.

Las Normas Cubanas de Contabilidad, entran en vigor
mediante la Resolución 235/05 del MFP. Estas normas surgen
como resultado del proceso de perfeccionamiento del ejercicio de
la profesión contable que se lleva a cabo en el
país. En este proceso ha tenido un lugar significativo las
Normas Generales de Contabilidad para la actividad empresarial,
así como presupuestada, las cuales definen las Normas de
Valoración y Exposición y el Nomenclador de
Cuentas, este último recibió transformaciones a
partir de la Resolución 426-2012 del MFP.

Las normas de valoración y exposición
puestas en vigor en la Resolución No. 235/05 del MFP
constituyen un marco de referencia normativo, por intermedio
del cual se registran los hechos económicos y
financieros sobre bases predeterminadas y permanentes
que aseguran la transparencia de la gestión en la
entidad.

Las Normas Cubanas de Contabilidad están
armonizadas con las Normas Internacionales, acorde a las
características de la Economía Cubana y las normas
concebidas son la Norma de Contabilidad No.1. Presentación
de los Estados Financieros, la cual tiene como objetivo
establecer las bases para la presentación de
los Estados Financieros. La Norma de Contabilidad No.2 que
expresa que la información relacionada con los Flujos
de Efectivo es útil porque suministra a
los usuarios de los Estados Financieros información
para evaluar la capacidad que tiene la entidad para generar
 efectivo  y  equivalentes al  efectivo,
así como sus necesidades de liquidez, lo que
constituye un instrumento necesario para tomar decisiones
económicas, pues permite a  los usuarios evaluar la
capacidad que la entidad posee, así como las
fechas en que se producen estos flujos y el grado de
certidumbre relativa de la aparición de  los mismos.
La Norma de Contabilidad No.3 que establece el Contenido
Mínimo de la Información Financiera
Intermedio, además establece los criterios para el
reconocimiento y la valoración que deben seguirse en
la elaboración de los Estados Financieros
Intermedios, ya se presenten de forma completa o condensada. Esta
Norma es de aplicación para la presentación de todo
tipo de Estados Financieros que se presente
en períodos intermedios del período contable
anual, siguiendo las Normas Cubanas de Información
Financiera.

En el proceso de elaboración de los Estados
Financieros pueden surgir disímiles situaciones entre
ellas cambios en las estimaciones contables y errores, para ello
surge la Norma Cubana de Contabilidad No. 4 con el objetivo de
definir los criterios para seleccionar y
modificar las Políticas Contables, así
como el tratamiento contable y la información
a revelar acerca de los cambios en dichas políticas,
de los cambios en las estimaciones contables y de la
corrección de errores.

En la elaboración de los Estados Financieros no
solo pueden presentarse situaciones como las anteriores sino que
también pudieran presentarse hechos posteriores a la fecha
del balance y la Norma Cubana de Contabilidad No.5 define cuando
una entidad ajustará sus Estados Financieros
por hechos posteriores a la fecha del balance; y las
revelaciones que la entidad debe efectuar respecto a la fecha en
que los Estados Financieros han sido formulados o
autorizados para su divulgación, así como respecto
a los hechos posteriores a la fecha del balance. Esta Norma
será aplicable en la contabilización y en la
información a revelar correspondiente a
los hechos posteriores a la fecha del balance y para la
aplicación de ajustes retroactivos, la entidad
deberá contar con la aprobación expresa de la
Dirección de Política Contable del MFP sobre la
base de la legislación fiscal vigente.

En la UCLV se encuentra diseñado el Manual de
procedimientos del sistema de contabilidad con el objetivo de
presentar de forma organizada y resumida las Normas y
Procedimientos de dicho sistema, con el fin de garantizar un
eficiente control de los recursos materiales, humanos y
financieros y propiciar una información objetiva, fiable y
oportuna para la toma de decisiones a los diferentes niveles de
dirección.

Diseño de los Estados Financieros de la
entidad:

Debe abordarse sobre los procedimientos a aplicar en
cada subsistema contable, basado en las regulaciones emitidas por
los órganos estatales y los específicos de cada
entidad, atendiendo a las particularidades de su actividad y a
los requerimientos de su organización y dirección.
Estos procedimientos pueden contener ejemplos ilustrativos del
registro contable del hecho económico. Además debe
incluir el diseño del conjunto de modelos y documentos que
se necesita utilizar en la entidad y las instrucciones para su
confección.

De la Contabilidad de Costos:

La confección del Manual de Procedimientos
contables presupone también los aspectos requeridos en la
Contabilidad de Costos que resulte consecuente con las normativas
vigentes en esta materia, condicionados a las particularidades de
las actividades que desarrolla la entidad.

Otra regulación existente en el país que
norma aspectos a incluirse en un Manual es el Decreto Ley 281 del
Consejo de Ministros, el mismo al referirse al Control Interno
expresa que: "…los manuales de procedimientos contables
deben ser confeccionados teniendo en cuenta los criterios
establecidos en las Normas Generales de Control Interno…"
(Decreto Ley 281, 2007)

El Manual de Procedimientos Contables deberá
cumplir con lo establecido en la Resolución 60 del 2011 de
la Contraloría General de la República
(CGR).

La Resolución 60 del 2011 de la
Contraloría General de la República, en la
sesión primera de los principios básicos de la
legalidad, plantea que los órganos, organismos,
organizaciones y entidades dictan normas legales y procedimientos
en correspondencia con lo establecido en la legislación
vigente, para el diseño, armonización e
implementación de los Sistemas de Control Interno en el
cumplimiento de su función rectora o interna a su sistema,
para el desarrollo de los procesos, actividades y operaciones, es
decir a cada entidad se le dan facultades para diseñar su
propio sistema de Control Interno, siempre que este cumpla con
las características de ser flexible razonable e
integral.

Además plantea que en la actividad de riesgos un
aspecto a tener en cuenta son las modificaciones en el contexto
externo con cambios en las disposiciones legales que conduzcan a
cambios en la estrategia y procedimientos, que en caso de no
adoptarse provocarían obsolescencia técnica, entre
otros; en el contexto interno, variaciones de los niveles de
producción o servicios, modificaciones de carácter
organizativo y de estructura u otros (Resolución 60,
2011)

La Resolución expuesta regula los siguientes
principios básicos de control interno: legalidad,
objetividad, probidad administrativa, división de
funciones, fijación de responsabilidades, cargo y descargo
y autocontrol los cuales deben ser cumplidos por todas las
empresas estatales cubanas.

Los cinco componentes del Control Interno mantienen su
vigencia en la Resolución 60, así como el estrecho
vínculo con los procedimientos que se implementan en una
entidad, lo cual se aborda a continuación.

En el primero de ellos, Ambiente de Control, se refleja
la importancia del Sistema de Control Interno. Este puede
considerarse como la base de los demás componentes.
Conforma el conjunto de buenas prácticas y documentos
referidos a la constitución de la organización, al
marco legal de las operaciones aprobadas, a la creación de
sus órganos de dirección y consultivos, a los
procesos, sistemas, políticas, disposiciones
legales y procedimientos; lo que tiene que ser del dominio
de todos los implicados y estar a su alcance.

En el componente Gestión y Prevención de
riesgos se señala la necesidad de la actualización
periódica de los manuales, debido a que las legislaciones
están sujetas a cambios y la desactualización del
manual puede conducir a violaciones por lo que hay que crear
herramientas en el sistema de control interno que permitan
actualizar los procedimientos.

En las Actividades de Control, se hace énfasis en
la utilización de procedimientos que sean capaces de
gestionar y verificar la calidad de los procesos con los
requerimientos necesarios, separación de tareas,
responsabilidades y niveles de autorización; en este
componente también se hace referencia a la rotación
del personal en las tareas claves.

El componente Información y Comunicación
precisa que los órganos, organismos, organizaciones y
demás entidades deben disponer de información
oportuna, fiable y definir su sistema de información
adecuado a sus características; que genera datos,
documentos y reportes que sustentan los resultados de las
actividades operativas, financieras y relacionadas con el
cumplimiento de los objetivos, metas y estrategias, con
mecanismos de retroalimentación y la rendición
transparente de cuentas. La información debe protegerse y
conservarse según las disposiciones legales
vigentes.

La Supervisión y el Monitoreo están
dirigidos a detectar posibles errores de los procedimientos en
aras de erradicarlos y corregirlos de manera que sean siempre
útiles; este proceso permite la retroalimentación y
la mejora continua de la calidad del sistema de control interno
de una entidad.

Manuales de procedimientos dentro del control
interno.

La empresa en el momento de implementar el sistema de
control interno, debe elaborar un manual de procedimientos, en el
cual debe incluir todas las actividades y establecer
responsabilidades de los funcionarios, para el cumplimiento de
los objetivos organizacionales.

El manual de procedimientos es un componente del sistema
de control interno, el cual se crea para obtener una
información detallada, ordenada, sistemática e
integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades
e información sobre políticas, funciones, sistemas
y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que
se realizan en una organización.

Las empresas en todo el proceso de diseñar e
implementar el sistema de control interno, tiene que preparar los
procedimientos integrales de procedimientos, los cuales son los
que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus
actividades, estableciendo responsabilidades a los encargados de
las todas las áreas, generando información
útil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad,
control y autocontrol y objetivos que participen en el
cumplimiento con la función empresarial.

El sistema de control interno aparte de ser una
política de gerencia, se constituye como una herramienta
de apoyo para las directivas de cualquier empresa para
modernizarse, cambiar y producir los mejores resultados, con
calidad y eficiencia.La evaluación del sistema de control
interno por medio de los manuales de procedimientos afianza las
fortalezas de la empresa frente a la gestiónEn
razón de esta importancia que adquiere el sistema de
control interno para cualquier entidad, se hace necesario hacer
el levantamiento de procedimientos actuales, los cuales son el
punto de partida y el principal soporte para llevar a cabo los
cambios que con tanta urgencia se requieren para alcanzar y
ratificar la eficiencia, efectividad, eficacia y economía
en todos los procesos.

Todos los procedimientos que se encuentran dentro del
manual deben ser objetiva y técnicamente identificados,
dándole la importancia que cada uno merece dentro del
proceso productivo u operacional.

Contenido del Manual de Procedimientos (Giovanny E
Gómez, 2001)

• 1. Título y código del
  procedimiento.

• 2. Introducción: Explicación
  corta del procedimiento.

• 3. Organización: Estructura micro y
  macro de la entidad.

• 4. Descripción del
  procedimiento.

4.1. Objetivos del procedimiento

4.2. Normas aplicables al procedimiento

4.3. Requisitos, documentos y archive

4.4. Descripción de la operación y sus
participantes

4.5. Gráfico o diagrama de flujo del
procedimiento 

• 5. Responsabilidad: Autoridad o
  delegación de funciones dentro del proceso.

• 6. Medidas de seguridad y autocontrol:
  Aplicables al procedimiento.

• 7. Informes: Económicos, financieros,
  estadísticos y recomendaciones.

• 8. Supervisión, evaluación y
  examen: Entidades de control y gestión de
  autocontrol.

Como se puede apreciar entre el contenido a exponer en
el procedimiento se encuentran las medidas de seguridad y
autocontrol aplicables a mismo por lo que en el epígrafe
siguiente se definen los principios de control interno inherentes
a las operaciones de pago.

1.3 Las operaciones
de pago. Principios de control interno inherentes a las
operaciones de pago.

Al realizar la adquisición de bienes o servicios
uno de los factores que influirán en la misma será
la forma de pago. El pago puede realizarse al contado o aplazado.
La elección de una u otra modalidad corresponderá a
las partes implicadas en el proceso de compra-venta, ya que la
decisión dependerá de las condiciones pactadas
entre ambas y de la liquidez del cliente para hacer frente a la
deuda que va a contraer. La realización del pago al
contado puede hacerse de muy diversas formas; entre las
más habituales se encuentran: la entrega de dinero en
efectivo, en cuyo caso, aparecerá en la factura la firma
del proveedor indicando el recibí o una fórmula
equivalente, o bien éste emitirá al cliente un
recibo para acreditar la entrega del dinero; ingreso en efectivo
en la cuenta corriente del proveedor, la transferencia bancaria,
el cheque, las tarjetas de débito y crédito y la
carta de crédito.

En la UCLV las formas de pago más utilizadas son
el cheque y la transferencia bancaria. Esta última
consiste en dar la orden a la sucursal bancaria donde se
encuentra la cuenta corriente para que traspase la cantidad que
se indique a la cuenta corriente del proveedor. Para poder
realizar una transferencia se cumplimentará un impreso
facilitado por la propia sucursal. Una vez realizada la
transferencia, el banco enviará una información de
la misma que servirá de justificante del pago. El cheque
es un documento que ha de librarse contra un banco o entidad de
crédito que tenga fondos a disposición del
librador, y de conformidad con un acuerdo expreso o
tácito, según el cual el librador tenga derecho a
disponer por cheque de aquellos fondos.

El pago de los bienes y servicios incluye algunas
funciones como autorización de la compra o solicitud de
servicio, adquisición de bienes tales como
mercancías, servicios y mano de obra así como el
pago de estas adquisiciones, la clasificación, resumen e
informe de los que se adquirió y pagó. Por lo que a
continuación se exponen los principios de control interno
inherente a las operaciones de pago y a lo relativo a los pagos
por cheques (Del Río Herrera Mileidy ,2009).