Propuesta de estructura organizacional para la empresa -Centro de Acopio de Leche Los Zarzales-

Introducción

En la historia han existido varias formas de
dirección administrativa que de acuerdo a su época
han funcionado, permitiendo que grandes empresas sin una
organización bien establecida, tuvieran grandes logros,
pero actualmente el no estar estructurado organizacionalmente ya
no es posible y tampoco sano, debido a la gran competitividad
entre micros, pequeñas, medianas empresas y peor aun las
grandes, ya que se ha llegado a la conclusión que el
recurso principal de la empresa son tanto el control
administrativo, la estructura de este, así como
también el recurso humano, porque de ellos depende el buen
funcionamiento de la pequeña y gran empresa.

El Centro de Acopio de Leche Los Zarzales (COMULZAR), es
una pequeña empresa ubicada en el kilómetro 151,
carretera León-San Isidro, en la comunidad de los Zarzales
– El Jicaral, municipio de Larreynaga – Malpaisillo departamento
de León. Formada por un grupo de socios, los cuales fueron
organizados con la Cuenta Reto del Milenio, organismo que se
instaló en Nicaragua para financiar a productores con
espíritu de superación en los departamentos de
León y Chinandega, quienes a la vez ayudaron a establecer
legalmente estas Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES),
para trabajar como cooperativa e ir creciendo como empresa
sostenible y constituirse estructuralmente ante la competencia en
el mercado nacional. Esta cooperativa vende la leche que
recolecta de los productores de la zona, a la empresa
nicaragüense procesadora de leche (CENTROLAC) que emplea el
proceso de ultra pasteurización, (U.H.T) Ultra High
Temperature, y con la aspiración de realizar nuevos
convenio con otras plantas procesadoras de Nicaragua, como
PARMALAT (Empresa italiana que significa leche de Parma,
producción de leche UHT, la cual inició sus
operaciones en Nicaragua en el año 1999 tras adquirir la
fábrica de Productos Lácteos "La
Perfecta" ).

Con este trabajo que se realizó en el
período de enero – marzo 2013, hemos investigado la manera
en que se está llevando el proceso administrativo en
COMULZAR, ya que a pesar de estar establecido formalmente como
una cooperativa, aún posee funciones administrativas
empíricas en cada una de sus áreas (llevando
controles informales en la elaboración de

informes contables y administrativo), debido a la
ausencia de lineamiento de puestos jerárquicos
(organigramas), y manual de funciones del mismo, así como
de los objetivos, misión y visión.

La recolección de la información para la
elaboración de nuestro trabajo se efectuó con todos
los puestos de trabajo de la cooperativa, llevándola a
cabo mediante entrevistas directas tanto al gerente como al
administrador y encuesta aplicada a los trabajadores en general,
los cuales proporcionaron la información requerida en
cuanto al proceso administrativo de la cooperativa y funciones
que cada uno de los trabajadores realiza, aclarándonos
únicamente de manera empírica sus diferentes
funciones, bien sean permanentes, periódicas u
ocasionales, pero no poseen ningún otro registro de una
estructura organizacional o de un manual de funciones y
procedimientos.

Nuestro propósito es realizar una propuesta de
estructura organizacional (Organigrama) y elaborar los manuales
de organización y de puestos respectivos para esta
cooperativa, cuya importancia también radica en brindarles
las herramientas teóricos necesarios, como una alternativa
de crecimiento y fortalecimiento de los socios en el nivel
competitivo.

El propósito del manual de organización es
contribuir al cumplimiento de los objetivos, misión y
visión de la cooperativa, que apunten a maximizar la
productividad y lograr competitividad en un entorno cambiante y
exigente, así como tener una mejor fluidez en la
estructura de la misma.

Antecedentes

El uso de los manuales data de los años de la
Segunda Guerra Mundial. Éstos formaron parte de las
estrategias seguidas, en virtud de que en el frente no se contaba
con personal capacitado en estrategias de guerra; por ello,
mediante los manuales se instruía a los soldados en las
actividades que se deberían desarrollar en campaña.
(Mintzberg, Quinn, Voyer, El proceso estratégico,
conceptos. Contextos y casos. Edición breve Primera,
Edición 1997 I.I.E.S.C.A. Ensayos)1

Pasado el tiempo y debido al creciente grado de
especialización y a la división del trabajo, las
tareas cotidianas de los procesos administrativos y
tecnológicos de las organizaciones se transformaban en
rutinas que modificaban el desempeño, lo cual hizo
necesario el uso de herramientas para establecer los lineamientos
que permitieran definir con claridad el desarrollo de cada
actividad dentro de una estructura organizacional. Por tal
motivo, los primeros intentos formales de manuales
administrativos fueron en forma de circulares, memorándum,
instrucciones internas entre otros, mediante los cuales se
establecían las formas de operar de un organismo.
Ciertamente estos intentos carecían de un perfil
técnico, pero establecieron la base para los posteriores
manuales administrativos.²

Los manuales Administrativos son documentos escritos que
concentran en forma sistemática una serie de elementos
administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de
los integrantes de la empresa, unificando los criterios de
desempeño y cursos de acción que deberán
seguirse para cumplir con los objetivos trazados. Estos manuales
incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que
se han ido estableciendo en el transcurso del tiempo y su
relación con las funciones, procedimientos y la forma en
que la empresa se encuentra organizada.

Fuente 1,2:
http://www.uv.mx/iiesca/revista/documents/manuales2002-2.pdf
(visitado enero 23/13)

Estos manuales son de gran importancia ya que representan una
guía práctica que se utiliza como herramienta de
soporte para la organización y comunicación, que
contiene información ordenada y sistemática, en la
cual se establecen claramente los objetivos, normas,
políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que
sean de mucha utilidad para lograr una eficiente
administración.

Por tanto debido a su gran valor en el campo empresarial, es
indispensable que una empresa por muy pequeña que sea
cuente con un manual administrativo, todas las empresas desde la
grande hasta las pequeñas y medianas, deben contar con su
propio manual administrativo para poder hacer frente y tener una
posición en el amplio mercado industrial y corporativo en
el que vivimos actualmente donde la competencia es masiva.

Hoy en día no es recomendable para ninguna
empresa trabajar de manera empírica, La principal
desventaja del empirismo es que los resultados que se obtienen en
ocasiones son ineficientes ya que lo que para algunas empresas es
conveniente, no siempre lo es para otra

Hasta el momento no se han realizado ningún
trabajo que evalué el proceso de esta empresa, tanto
administrativo como contable, que nos sirva como guía en
la propuesta que estamos presentando.

Nuestro trabajo servirá de herramienta para
futuras investigaciones dentro de esa empresa y quizás
hasta habrá futuras propuestas por otros estudiantes que
elaboren manuales contables que les sirvan a ellos para mejorar y
fortalecer este pequeño centro de acopio.

Justificación

Una de las estrategias para el desarrollo de un
organismo social lo constituye la documentación de sus
sistemas y en ese orden se hace evidente la necesidad de contar
con un programa de revisión constante sobre los sistemas,
métodos y procedimientos en la ejecución operativa,
que permita descubrir, evaluar y corregir desviaciones de los
planes originales. Es asimismo importante contar dentro de la
empresa con un área especializada en el estudio de
sistemas de la organización o, en su caso, utilizar los
servicios de consultaría externa. De cualquier manera, es
manifiesta la necesidad de elaborar una guía sobre la
guía sobre la actuación individual o por funciones,
como consecuencia lógica de intentar un control adecuado
dentro de la diversidad de actividades que en la empresa se
llevan a cabo.

Es por lo anterior que se considera necesario que uno de
los proyectos inmediatos que se deben emprender en la empresa, es
la preparación de un manual de organización que
permita dar a conocer o aclarar los objetivos, las
políticas a seguir, la estructura y funciones, las
técnicas, métodos y sistemas para el desarrollo
propio de las funciones de toda empresa.

En la actualidad las pequeñas y medianas empresas
tienden a sufrir constantes cambios debido a las perspectivas del
ambiente competitivo, es por ello que tienen que actualizarse
continuamente e innovar sus sistemas adecuándose a las
nuevas circunstancias del momento, por ello es necesario que toda
empresa cuente con un buen funcionamiento en su estructura
organizativa, debido a que el área administrativa es el
soporte de las actividades operativas y de producción de
la empresa.

Un factor muy importante que incide sobre la
productividad en el funcionamiento de los recursos humanos en
todas las áreas a lo interior de las organizaciones, es
una buena estructura dentro de la empresa, de la cual COMULZAR
carece, para ello se hace necesario desarrollar un sistema en el
cual los socios puedan retroalimentar el que hacer de sus
colaboradores, con el fin de que el personal sepa perfectamente
cuáles son sus funciones y pueda desempeñarla
correctamente, creando así, un sistema de trabajo que
facilite procesos de evolución, desarrollo y efectividad
dentro de la cooperativa.

Este estudio permitió conocer los problemas
estructurales y falta de fluidez en los sistemas de trabajo de la
administración de dicha cooperativa, pues se hace
necesario, urgente una estructura administrativa adecuada que
serán los pilares para el cumplimiento de las metas
propuestas a corto, mediano y largo plazo, nuestro
propósito fundamental es asesorar esta unidad
administrativa, ya que muchos de estos socios tienen el
conocimiento técnico productivo, pero no el conocimiento
administrativo científico, esto con el fin de obtener un
mejoramiento en sus métodos de trabajo y el
aprovechamiento optimo de los recursos disponibles y por
adquirir, para lograr eficiencia y eficacia en el desarrollo de
sus funciones.

Por esta razón se considera significativo la
propuesta de estructura organizacional y los manual ya
mencionados para el centro de acopio Los Zarzales, dicha
propuesta se sustenta en la importancia que tiene para
ésta, el contar con una estructura administrativa
funcional, que le ayude a superar los problemas a los que se
enfrenta continuamente.

Los manuales también servirán de
guía de consulta en la formación profesional para
la junta directiva quienes velan por la seguridad de la planta de
acopio de leche, ya que no tienen establecidos las tareas a
realizar cada dependencia.

En el trabajo de los manuales dejaremos planteada la
idea de cómo deben de estar distribuidas las actividades
laborales y responsabilidad de cada cargo en la
cooperativa.

Planteamiento del
problema

La principal problemática que enfrenta COMULZAR
es que no cuenta con una administración formal debido a la
falta de este tipo de conocimientos y es dirigida de una forma
empírica, en base a las experiencias de sus socios,
poniéndola en desventaja con el resto de la competencia en
el mercado local. Tampoco cuenta con una estructura bien
definida, ni los manuales organizacionales y de cargo o puestos
de trabajo, lo que ha dificultado la coordinación y el
aprovechamiento de sus recursos que le permita responder a los
problemas de manera pronta y eficaz.

Otro problema que afecta a la cooperativa, es la
delegación de autoridad y control de actividades,
así como el flujo de la información y los recursos
de la misma, ya que el administrador no desempeña el cargo
en su totalidad, porque está privado de tomar decisiones
por sí mismo, las decisiones la toman todos los socios en
consenso cuando son convocados a una junta directiva, solamente
cuando la decisión requiera de una respuesta inmediata
entonces el administrador en conjunto con el técnico de
campo están autorizados para tomar decisiones,
además debido a la falta de personal el administrador
cumple con funciones no correspondientes a su cargo, ya que
muchas veces tiene que hacer las funciones de secretario y
contador, en otras palabras no realiza funciones propias del
cargo para el cual fue elegido.

Además de estas problemáticas,
también la cooperativa tiene dificultades con el control
de actividades por la ausencia de una estructura organizacional y
el manual de funciones para cada puesto de la misma, ya que los
empleados, no tienen bien definidas sus tareas y
obligaciones.

Nuestro trabajo consiste en una propuesta para la
empresa que le facilitará un mejor manejo de la misma,
ayudándole a tener un mejor control interno de todas las
actividades que se realizan, implementando una estructura
organizativa que proporcione la comunicación en todas las
áreas, así como la creación de un manual de
funciones que les permitirá la reducción de tiempo,
gastos y utilización de métodos rudimentarios que
lo único que venía a hacer era aumentar los costos
y obstaculizar la producción.

¿Una adecuada propuesta organizacional, y
manual de cargos, se traducirán en un eficiente y eficaz
proceso administrativo?

Objetivos

5.1. Objetivo general

Proponer estructura organizacional y manuales de
organización y descripción de cargos para la
empresa "Centro de Acopio Los Zarzales".

5.2. Objetivos específicos

• Describir el proceso administrativo actual de la
  empresa.

• Identificar los problemas o deficiencias del proceso
  administrativo

• Diseñar un organigrama funcional de acuerdo a
  sus necesidades.

• Elaborar manuales de organización y
  descripción de cargos.

Marco
Teórico

6.1. Marco teórico conceptual

• Definición de
  administración

La Administración es la ciencia
social y técnica encargada de
la planificación, organización,
dirección y control de los recursos (humanos,
financieros, materiales, tecnológicos, el conocimiento) de
la organización, con el fin de obtener el
máximo beneficio posible; este beneficio puede ser
económico o social, dependiendo de los fines perseguidos
por la organización.

• Proceso administrativo

Muchos académicos y gerentes han descubierto que
el análisis de la administración se centra en una
organización útil y clara del conocimiento, para
los cuales es necesario seguir un proceso administrativo llevado
a cabo mediante las cinco funciones gerenciales:

• Planificación

Es el proceso que comienza con la visión y
misión de la organización; fijar objetivos,
las estrategias y políticas organizacionales,
usando como herramienta el mapa estratégico; todo
esto teniendo en cuenta las fortalezas/debilidades de la
organización y las oportunidades/amenazas del contexto
(Análisis FODA). La planificación abarca el largo
plazo (de 5 a 10 o más años), el mediano plazo
(entre 1 y 5 años) y el corto plazo donde se desarrolla
el presupuesto anual más detalladamente. En la
actualidad los cambios continuos generados por factores sociales,
políticos, climáticos, económicos,
tecnológicos, generan un entorno turbulento donde la
planificación se dificulta y se acortan los plazos de la
misma, y obligan a las organizaciones a revisar y redefinir sus
planes en forma sistemática y permanente.

• Organización

Responde a las preguntas ¿Quién? va a
realizar la tarea, implica diseñar
el organigrama de la organización definiendo
responsabilidades y obligaciones; ¿cómo? se va a
realizar la tarea; ¿cuándo? se va a realizar;
mediante el diseño de proceso de
negocio que establecen la forma en que se deben realizar las
tareas y en que secuencia temporal; en definitiva organizar es
coordinar y sincronizar.

• Integración de personal

Es la función administrativa que se ocupa de
dotar de personal a la estructura de la organización, a
través de una adecuada y efectiva selección de
personas que han de ocupar los puestos dentro de la estructura.
Función a través de la cual el administrador elige
y se allega de los recursos necesarios para poner en marcha las
decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes,
comprende los recursos materiales y humanos

• Dirección

Es la influencia o capacidad de persuasión
ejercida por medio del liderazgo sobre los individuos
para la consecución de los objetivos fijados; basado esto
en la toma de decisiones usando modelos lógicos y
también intuitivos de toma de
decisiones.

• Control

Es la medición del desempeño de lo
ejecutado, comparándolo con los objetivos y metas fijadas;
se detectan los desvíos y se toman las medidas necesarias
para corregirlos. El control se realiza a nivel
estratégico, nivel táctico y a nivel operativo; la
organización entera es evaluada, mediante un sistema
de control de gestión; por otro lado también
se contratan auditorías externas, donde se analizan y
controlan las diferentes áreas funcionales de la
organización.

• La Administración General se divide en dos
  grandes campos:

• Administración pública

La administración pública es una rama
especial de la ciencia de la administración y como
tal se halla formada por una serie de principios, pero
también es un sector integrante de la actividad
gubernamental, por lo que se encuentra sometida a las exigencias
de la política.

Fernando Fernández en su libro "Dirección
y Organización de Empresas", pública y privada
define: "La administración pública es un sistema
que tiene por objeto dirigir y coordinar la actividad del Estado
hacia los objetivos que se ha propuesto para beneficio del
país".

• Administración privada

La administración privada es una rama
especial de la ciencia de la administración y actualmente
constituye el eje del sistema de vida del mundo occidental
amparada en el derecho de propiedad incluida en la mayoría
de las cartas constitucionales de las naciones.

Fernando Fernández define que "La
administración o empresa privada es el sistema que tiene
por fin dirigir y coordinar la actividad de grupos humanos con
otros sistemas mayores, hacia objetivos comunes que puedan crear
riquezas asegurando la satisfacción de las necesidades
humanas y la obtención de beneficios para la empresa e
indirectamente para toda la comunidad". Es decir que el fin
esencial de la empresa privada es lograr un beneficio para
asegurar su permanencia y su crecimiento.

• Definición de organización

Las organizaciones son un medio para alcanzar un fin,
también es definida como una unidad social coordinada
conscientemente, compuesta por dos o más personas, que
funciona con una base de relativa continuidad para lograr una
meta común o una serie de metas.

Las organizaciones como entidades sociales requieren de
metas directas, estructuras diseñadas y sistemas
coordinados que están ligados al ambiente externo. Los
directores o gerentes están encargados de coordinar a la
organización apoyando a los empleados para crear una
relación en la que aprendan, contribuyan y formen parte de
los recursos para el éxito de la empresa.

Las organizaciones son importantes porque: producen
bienes y servicios de forma eficiente; facilitan la
innovación; se adaptan e influencian el cambiante ambiente
externo; crean valor para los dueños, clientes y
empleados, confronta los desafíos éticos,
motivacionales y la coordinación de los trabajadores. Las
organizaciones tienen que competir y dar los mejores precios,
razón por la cual tienen que innovar para mantenerse en el
mercado. La teoría de la organización es para
analizar a las empresas de manera profunda en base a patrones y
regularidades ya existentes.

• Tipos de organización

• Organizaciones formales

Una estructura de una organización formal se
encuentra conformada por reglas y disposiciones oficiales que
abarcan todos los hechos y transacciones que se pueden presentar
o realizar durante las actividades de negocio de una
empresa.

• Organizaciones informales

Es un conjunto de relaciones de trabajo no oficiales,
que surge para atender los hechos y transacciones que no abarca
la estructura formal. Se encuentra oculta y funciona para dar
flexibilidad y velocidad a la organización es
complementaria de la formal.

Existe en todas las organizaciones y está dada
por las relaciones personales dentro de los departamentos por lo
que es difícil revelarla, pero se hace posible por medio
del análisis de la red, que rastrea quien habla con quien,
quien escucha, y la forma en que realmente fluye la
mayoría de la información y la
influencia.

• Manual de organización

Es aquel que expone en detalle los criterios
organizativos que regulan el funcionamiento de la empresa,
estructura, organigramas estructurales jerárquicos, los
grados de autoridad y responsabilidad, las funciones y
actividades de los órganos de la empresa.

Los manuales de organización exponen con detalle
la estructura de la empresa y señala los puestos y la
relación que existe entre ellos para el logro de sus
objetivos. Explican la jerarquía, los grados de autoridad
y responsabilidad.

En este sentido, contribuye a formular y crear la
organización, así como el análisis de
éste, con la finalidad de hacer evaluaciones parciales o
totales. Tal como ocurre con la revisión de
responsabilidades, evaluación de cargos,
reubicación de unidades, estudios de relaciones
ínter estructural e ínter Constituye un complemento
ideal de los organigramas, o mejor dicho, se complementan
recíprocamente para dar informaciones claras y detalladas
de la estructura y de las unidades que la integran. Estas
unidades se señalan en los organigramas solamente con su
titulo, pero el manual de organización las describe con
detalle, en todo lo relativo a responsabilidades, tareas,
atribuciones, deberes y funciones.

Los manuales administrativos permiten alcanzar los
siguientes objetivos:

• Presentar una visión de conjunto de la
  entidad.

• Precisar las funciones encomendadas a cada unidad
  administrativa, para deslindar responsabilidades, evitar
  duplicaciones y detectar omisiones.

• Instruir al personal, acerca de aspectos tales como:
  objetivos, funciones, políticas, procedimientos,
  normas.

• Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la
  ejecución del trabajo, evitando la repetición
  de instrucciones y directrices.

• Proporcionar la información básica
  para la planeación e implementación de medios
  de modernización administrativas.

• Facilitar el reclutamiento y selección del
  personal.

• Ser útil para la orientación e
  información al público.

• Técnicas de organización

Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una
organización racional; son indispensables durante el
proceso de organización y aplicables de acuerdo con las
necesidades de cada grupo social. Las principales son las
siguientes:

• Los organigramas

Conocidos también como gráficas de
organización o cartas de organización, los
organigramas son representaciones gráficas de la
estructura formal de una organización, que muestran las
interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos,
las obligaciones y la autoridad.

La efectividad de un organigrama, para una
organización, se fundamenta en la condición de
reflejar, hasta donde sea posible, la organización con sus
verdaderas implicaciones y relaciones; además, sus
estratos jerárquicos. Pero tal propósito no resulta
fácil, porque el organigrama es una figura plástica
que tiene dificultades para expresar con claridad la verdadera
organización. En consecuencia, no está exento de
interpretaciones erróneas. Los colores se usan en la
pintura para dar movimiento, vida y sentido a las cosas y a los
hechos; pero los organigramas no pueden utilizar esos medios, por
las limitaciones que les imponen las normas y condiciones que
rigen su funcionamiento y elaboración.

El organigrama, aparte de los diferentes fines para los
cuales se utiliza, según se ha señalado, tiene
alcances mayores y otros propósitos; por ejemplo, para
relaciones públicas, para formación de personal,
fiscalización e inspección de la
organización, evaluación de la estructura,
reorganización, evaluación de cargos, entre
otros

• Clasificación de los organigramas

Los organigramas tienen diversas clasificaciones de
acuerdo a ciertos criterios y factores:

• a. Según la forma como muestran la
  estructura, son:

• Analíticos: Son los específicos, los
  cuales suministran una información detallada; incluso,
  se complementan con informaciones anexas y por escrito,
  símbolos convencionales de referencia con datos
  circunstanciados. Se destinan al uso de los directores,
  expertos y personal del estado mayor.

• Generales: facilita una visión muy sucinta de
  la Organización; se limita a las unidades de mayor
  importancia. Se les denominan generales por ser los
  más comunes.

• Suplementarios: se utiliza para mostrar una unidad
  de la estructura en forma analítica o más
  detallada. Tales unidades pueden ser una dirección,
  una división, un departamento, una gerencia, entre
  otras Son complementos de los analíticos.

• b. Según la forma y disposición
  geométrica de los organigramas estos pueden
  ser:

• Verticales (Tipo Clásico): es el de uso
  más frecuente. Presenta con toda fidelidad una
  pirámide jerárquica, ya que las unidades se
  desplazan, según su jerarquía, de arriba abajo
  en una gradación jerárquica
  descendente.

• Horizontales: son una modalidad del Organigrama
  vertical, porque representa a la estructura sin mayor
  alteraciones, pero con una disposición en el espacio,
  de izquierda a derecha y no de arriba hacia abajo. Este
  organigrama consiste en que los hombres de las figuras
  tienden a ser colocados, en el dibujo, sin recuadros o
  figuras geométricas (rectángulos o cuadrados).
  También es usual describir las funciones principales
  de las unidades más importantes en forma escrita y en
  el mismo dibujo que muestra la estructura.

• Horizontal con variante: es igual que el anterior
  pero con el nombre de las unidades colocado en
  recuadros.

• Escalar: este organigrama no utiliza los recuadros
  para los nombres de las unidades de la estructura, sino
  líneas encima de las cuales se colocan los nombres.
  Además, en un mismo plano se pueden colocar
  organigramas suplementarios de cada una de las unidades
  principales, si se desea. Este tipo de organigrama tiene el
  inconveniente de que no puede mostrar las relaciones
  funcionales.

• Circulares o concéntricos: en este tipo de
  organigrama los niveles jerárquicos se muestran
  mediante círculos concéntricos en una
  disposición de dentro a afuera y en orden de
  importancia. Se colocan en círculos
  concéntricos las unidades de Igual jerarquía
  Este tipo de organigrama es recomendado por la
  práctica de las relaciones humanas, para disipar la
  imagen de subordinación que traducen los organigramas
  verticales y tradicionales con esa forma de
  disposición de las unidades, las cuales están
  colocadas una arriba y otra abajo.

Existen diversos criterios para clasificar los
organigramas. Una gran cantidad de tactos se limita a describir
muchos tipos de organigramas, sin exponer la esencia y finalidad
de los mismos. Son muchas las formas utilizadas y que se pueden
utilizar para representar una estructura de la
organización, pero se entiende que son formas caprichosas
y particulares, la mayoría de ellas utilizadas por
propietarios que desempeñan las formas clásicas y
más conocidas.

• c. En este caso, para la elaboración de
  los manuales de organización debemos
  utilizar:

• Diagrama Funcional: establece la dirección
  del área estudiada, sus macro funciones, las
  relaciones de estas con el contexto interno y externo
  á la empresa, y su objetivo funcional o razón
  de ser.

• Organigrama Funcional: permite diferenciar las
  funciones básicas de dirección y de cada una de
  las macro-funciones que han sido determinadas.

• Organigrama de misiones: es un modelo que expresa
  gráficamente cada una de las áreas de
  línea y staff que conformarán la unidad objeto
  de estudio con sus respectivas misiones. El diagrama de
  Misiones constituye una herramienta útil
  para:

• Evitar solapamiento entre las misiones de las
  áreas definidas.

• Asegurar que todas las misiones establecidas
  correspondan y contribuyan al logro de la misión de la
  unidad, y en consecuencia, al logro de la misión de la
  empresa.

• Organigrama de Posición Macro: contempla los
  cargos con sus respectivos niveles jerárquicos,
  considerando las diferentes nomenclaturas para las distintas
  áreas de la empresa.

• Organigrama de Posición dimensionado: se
  presenta en forma completa la estructura organizativa del
  área correspondiente en todos sus niveles, incluyendo
  el número de personas para cada cargo.

• Estudios de organización

El establecimiento de una estructura organizativa, ya
sea en una empresa por crear o en una unidad estructural en
funcionamiento, es un problema que induce a realizar un estudio
de organización.

Cuando una empresa presenta problemas en alcanzar sus
objetivos o se perciben dificultades en el desempeño
diario de las actividades es necesario revisar su forma de
funcionamiento y en especial la estructura organizativa que
posee. Los problemas que pueden dar aviso a la necesidad de un
estudio de organización son muchos, destacan la duplicidad
de funciones, conflictos entre el personal, incumplimiento de las
metas y objetivos planteados, dificultades para el control de
gestión. También puede ser necesario un estudio de
organización por necesidades de crecimiento de la empresa
o por cambios en su misión dada las nuevas exigencias del
entorno.

Para dar respuesta a los diversos problemas que se
presentan en la organización pueden realizarse estudios
para:

• d. Adecuarse al proceso productivo.

• e. Adecuarse a los procesos
  especializados.

• f. Garantizar una carga o distribución
  normal del trabajo.

• g. Garantizar una mejor función
  administrativa de dirección, coordinación,
  planificación y control de gestión.

• h. Reducir costos y lograr mejor empleo,
  productividad y efectividad en el uso de los
  recursos.

• i. Mejorar el aprovechamiento de una
  infraestructura técnica o administrativa en beneficio
  de otras áreas, evitando así la
  duplicidad.

• j. Adecuarse a las políticas o
  estrategias de la empresa.

• k. Mejorar los métodos.

• l. Obedecer a planes
  organizacionales.

Un Estudio de Organización es la
aplicación de métodos y técnicas para
diseñar estructuras organizativas, eficaces y racionales,
mediante el uso efectivo y económico de los recursos
humanos necesarios para el cumplimiento de las funciones de
planificación, ejecución y control, propias de
cualquier núcleo organizativo. En los estudios de
estructuras organizativas están involucrados importantes
condiciones de tipo humano, debido a esto en los problemas de
estructuras es importantes tratarlos con una metodología
adecuada en los cuales se sigan unos procedimientos adecuados de
análisis y síntesis.

Existen varias técnicas para recolectar la
información que se necesita en un estudio de
organización, a continuación se presentan
algunas:

La entrevista consiste básicamente en reunirse
con una o varias personas y cuestionarlas en forma adecuada para
obtener mayor información. La entrevista puede agrupar a
directivos y empleados de una misma área. La entrevista
debe ser una conversación formal y cordial entre el
analista y los miembros de la organización que facilitaran
la información.

El cuestionario es un instrumento para obtener la
información deseada en forma homogénea. Este
método consiste en hacer contestar por los empleados y/o
supervisores una serie repreguntas relativas a los datos que
según la finalidad del análisis se consideren
interesantes.

La observación directa, en la observación
directa el analista s dirige al lugar donde se desarrolla el
trabajo y constata las labores realizadas así como la
dinámica de la organización en estudio. Antes de
iniciar las observaciones se de recolectar información
sobre el flujo del trabajo, procedimientos, y
técnicas.

Las técnicas mixtas, constituye una
combinación de la entrevista, el cuestionario y la
observación.

• Definición de estructura
  organizacional

La estructura organizacional puede ser definida como las
distintas maneras en que puede ser dividido el trabajo dentro de
una organización para alcanzar luego la
coordinación del mismo orientándolo al logro de los
objetivos.

• Importancia de estructura organizacional

• a) Es de carácter continuo.

• Es un medio a través del cual se establece la
  mejor manera de lograr los objetivos del grupo
  social.

• Suministra los métodos para que se puedan
  desempeñar las actividades eficientemente, con un
  mínimo de esfuerzos.

• Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades,
  reduciendo los costos e incrementando la
  productividad.

• Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al
  delimitar funciones y responsabilidades.

• Principios de estructura organizacional

Consiste en integrar las actividades de departamentos
interdependientes a efecto de perseguir las metas de una empresa
con eficiencia, ya que si no hay coordinación en un
proceso administrativo los miembros de ésta
perderían de vista sus papeles dentro de la misma y
enfrentarían la tentación de perseguir los
intereses de los departamentos, a expensas de las metas de la
empresa.

Se trata de determinar qué recursos y actividades
se requieren para alcanzar los objetivos de la empresa. Luego se
debe de diseñar la forma de combinarla en grupo operativo,
es decir crear la estructura departamental. De la estructura
establecida es necesaria la asignación de
responsabilidades y la autoridad formal asignada a cada puesto.
El resultado a que se llegue con esta función es el
establecimiento de una estructura organizativa.

• Elementos básicos para el proceso de
  estructura organizacional

• b) Estructura: la organización implica
  el establecimiento del marco fundamental en el que
  habrá de operar el grupo social.

• c) Sistematización: todas las
  actividades y recursos de la empresa, deben de coordinarse
  racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la
  eficiencia.

• d) Agrupación y asignación de
  actividades y responsabilidades: organizar; implica la
  necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de
  promover la especialización.

• e) Jerarquía: la organización,
  como estructura, origina la necesidad de establecer niveles
  de autoridad y responsabilidad dentro de la
  empresa.

• f) Simplificación de funciones: uno de
  los objetivos básicos de la organización es
  establecer los métodos más sencillos para
  realizar el trabajo de la mejor manera posible.

• Análisis de estructura

Es necesario analizar la estructura organizacional o la
función de una organización que ayude a que se
desempeñe eficaz y efectivamente la empresa en todos sus
procesos. Hellriegel, Jackson y Slocum (2002) describen que con
esto se hace posible planificar estrategias para lograr sus
objetivos. Hellriegel, et al (2002) sugieren cuatro elementos
básicos de la organización los cuales se numeran y
explican a continuación:

• a) La especialización es donde se
  identifican las tareas y se deben asignar de forma
  correspondiente a departamentos y divisiones.

• b) La estandarización es el elemento que
  se utiliza para facilitar las funciones de la empresa, por lo
  que, es necesario contar con instrucciones, reglamentos y
  procedimientos por escrito.

• c) La coordinación es la forma
  cómo se integran las tareas, los procesos y los
  mecanismos entre todos los individuos de la
  empresa.

• d) La autoridad es medir el nivel que tienen
  los empleados de toma de decisiones. Para lograrlo deben
  saber sus, obligaciones y responsabilidades

• Propósitos de la estructura
  organizacional

• Permitir el logro de los objetivos primordiales de
  la empresa, lo más eficientemente posible y con un
  mismo esfuerzo.

• Eliminar duplicidad de trabajo.

• Establecer canales de
  comunicación.

• Establecer la estructura oficial de la
  empresa.

• Representar la estructura oficial de la
  empresa.

• Etapas o pasos para organizar

• División del trabajo

Es la separación y delimitación de las
actividades, con el fin de realizar una función con la
mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo,
dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el
trabajo. Se refiere a descomponer una tarea compleja en sus
componentes, de tal manera que las personas sean responsables de
una serie limitada de actividades, en lugar de tareas en general.
Todas las tareas de la organización desde la
producción hasta la administración se pueden
subdividir. La división del trabajo crea tareas
simplificadas que se pueden aprender a realizar con relativa
velocidad, y por consiguiente permite la especialización
ya que cada persona se convierte en experta en cierto
trabajo.

La división de trabajo, en sentido estricto,
significa para la organización la base para determinar las
distintas actividades que se van a realizar, los deberes y las
relaciones entre ellas. Esa división y asignación
de actividades y tareas es el producto de dividir el trabajo
total que va a realizar la empresa, en función de los
fines y objetivos. El trabajo ya dividido se le asigna al
personal correspondiente. Cuando se establecen las actividades,
como resultado del fraccionamiento del trabajo total, surgen las
unidades estructurales de la empresa. Estas expresan una
actividad o un conjunto de ellas, debidamente clasificadas y
calificadas para facilitar la designación de las personas
que van a realizarlas, quienes deben responder, según su
capacidad y especialidades, a las características y
exigencias de esas unidades estructurales de la
organización.

• Departamentalización