- Procedimientos de compras
- Clases
y métodos de inventario - Sistemas de inventario
- Preferencias del inventario
físico - Costo
base de valuación del inventario - Contingencias
- P.C.G.A de los inventarios
- Ajustes normales de los
inventarios
Procedimientos de
compras
En las empresas generalmente se inicia con:
Un pedido de la fabrica hacia el almacén o
por el almacén quien puede solicitar compras por
razones fundamentales como son mantener en existencia o
suplir a la fabrica inmediatamente o ambas a la vez; se
prepara la solicitud de compras de materias primas y las
envía al Depto de compras donde se procederá al
proceso deCotización y evaluación seleccionando
la mas adecuada atendiendo a criterios de calidad, cantidad y
precio. Después se procede a la preparación de
laOrden de compra al proveedor por una serie de
formularios que incluye lo siguiente:
a) Requisición
b) Solicitud de almacén
c) Cotizaciones y
d) Orden de compra
1.- REQUISICIONES: La requisición o vale
de almacén es un formulario escrito de origen interno en
donde se le pide o solicita al encargado de almacén que
despache o entregue los materiales que se indican en la misma
para producir. EL RESUMEN DE TODAS LAS REQUISICIONES
CONSTITUYEN LA BASE PARA EL REGISTRO DEL PRIMER ELEMENTO DEL
COSTO QUE LO CONSTITUYEN LOS MATERIALES.
FLUJO DE UNA REQUISICION
1) SOLICITUD DE COMPRAS: Es el formulario que
utiliza el almacén debidamente autorizado, para
solicitar las compras en el depto de compras, este debe ser
impreso, pre-numerado en original y varias copias.2) COTIZACION: Es el formulario de uso interno
en el depto de compras, para localizar las materias primas y
los precios del mercado. Deben enviarse tantas cotizaciones
sean necesarias, para tener una selección de
compras.
3) ORDEN DE COMPRAS: Es el formulario donde se
autoriza al proveedor a despachar las materias primas con
cargo a la empresa. Algunos contadores lo definen como el
formulario que compromete el crédito de la empresa con
los proveedores.
ENTRADA DE ALMACEN: Es el formulario que se utiliza
para realizar la recepción o entrada de las materias
primas adquiridas compradas. En el proceso de
recepción de almacén se dan los siguientes
pasos:
a) Realizar un conteo fisico, de las unidades
recibidasb) Observar las condiciones físicas de
las materias primas y si hay en malas condiciones se
devuelven inmediatamente, con una nota de
devolución.c) Se realiza una comparación entre los
documentos, la copia de la orden de compra y la factura
verificando que coincidan en referencias, precios unitarios,
precio total, condiciones de compras, cantidad,
etc.d) Colocar el sello gomigrafo sobre los
documentos indicando recibido conforme con almacén y
agregara fecha y firma.e) Los documentos se pasaran al encargado del
almacén para fines de preparar dicha entrada, y es el
único responsable de firmar la entrada de
almacén como encargado del mismo.
Clases y
métodos de inventario
Los inventarios lo componen todas aquellas existencias
de articulos terminados o no; que se adquieren para ser vendidos
o transformados mediante un proceso en productos o servicios
destinados a la satisfacción de algún deseo o
necesidad.
En las empresas los inventarios pueden encontrarse en
diferentes estados o etapas para su localización y control
son utilizados métodos orientados por los principios de
contabilidad generalmente aceptados tales son:
Materia Prima
Producto en proceso
Productos terminados
Métodos de valorización del
inventario:
Identificación específica: Es
el método ajustable a los inventarios de precios
altos, y artículos de escasos volúmenes. Cada
artículo en el inventario es diferente a otro. Este
método asigna el costo de la compra real a las
unidades especificas compradasPromedio: Consiste en determinar el valor
unitario de los articulos luego de cada compra que se
efectué, o sea, consideran los saldos de unidades y
valores totales a los cuales se adicionan respectivamente. Y
que para determinar su costo se divide la cantidad de
unidades compradas entre el valor total de dichas
compras.Primero entrar primero salir (PEPS): Basado
en la presuncion de que la primera mercancía adquirida
es la primera mercancía que se vende, o sea cada venta
se hace de las mercancías mas antiguas en reserva; por
ende el inventario final contiene todas las mercancías
mas recientes adquiridas.Ultimo entrar primero salir (UEPS) Las
mercancías mas recientes son vendidas primero, y que
el inventario final contiene las mercancías antiguas
adquiridas en las primeras compras.
Sistemas de
inventario
1. Periodico
2. Permanente
1. Periodico.: Es aquel mediante el cual
la adquisición de mercancías se registra en una
cuenta denominada compra y para obtener su existencia
física en un momento determinado es preciso un
recuento fisico.2. Permanente Es aquel en el que la
adquisición de de la mercancía se registra en
una cuenta denominada inventario. A partir de este
metodo podemos obtener fácilmente el balance
disponible de mercancías para la venta. Bajo este
sistema la cuenta inventario se mantiene continuamente
actualizada. De ahí el nombre de Sistema de Inventario
Permanente. También lo podemos definir como aquel
inventario que llevamos mediante el uso de computadoras y/o
un tarjetero auxiliar, con la finalidad de obtener el balance
actualizado del inventario. Aunque la empresa utilice este
método, al final del ciclo tomara como quiera el
inventario físico y se compara con el resultado del
centro de cómputos o las tarjetas, las partidas que
presenten diferencias se investigan y se establecen las
responsabilidades de lugar hasta donde sea
posible.
Preferencias del
inventario físico
Por razones de principios contables, el inventario
físico debe tener prioridad al del método continuo;
ya que el primero constituye una información de mayor
objetividad y puede servir por lo tanto como punto de referencia
para determinar si hay faltantes o sobrantes en los inventarios,
los cuales después de ser bien depurados, pueden ajustarse
a través de la cuenta de costo de venta y la cuenta de
inventario en consecuencia si el inventario permanente resulta
ser mayor que el fisico, la cuenta costo de venta deberá
ser debitado por el importe de la diferencia, mientras que la
cuenta de inventario recibirá un crédito por el
mismo valor.
Ejemplo:
Costo de venta xxxxx
Inventario xxxx
En cambio, si el inventario fisico resulta superior al
mostrado en los libros o tarjetero del inventario permanente. El
asiento procede contrario
Ejemplo:
Inventario xxxxx
Costo de venta xxxxx
¿Cuál Método de valuación
de inventario es el mejor?
Los cuatro métodos son aceptables en la
práctica y también para determinar el ingreso
gravable.
El método de identificación
específica tiene la ventaja de reflejar el flujo
físico real de la mercancía; pero sin embargo,
permite la manipulación de ingresos mediante la
selección de cuales artículos despachar al
diligenciar una orden de venta.
Los artículos idénticos tendrán el
mismo valor contable.
Bajo el costo promedio la desventaja es que los
cambios en los costos de reposición del inventario son
ocultados porque estos costos son promediados con los costos
más antiguos y como resultado la utilidad bruta
reportada no puede reflejar las condiciones del mercado
corriente.
La inflación en los últimos años,
es el argumentoso poderoso para usar el método ueps y es
este el que se aproxima más que cualquier otro
método descrito para medir el ingreso neto a la luz de los
precios corrientes de ventas y de los costos de
reposición.
Costo base de
valuación del inventario
La base primaria de la contabilización del
inventario es el costo.: Significa la suma de los
desembolsos aplicables y de los cargos directos e indirectamente
incurridos en la consecución de un artículo para su
ubicación en el sitio de venta.
En conclusión podemos decir que el costo base de
valuación del inventario: Es el precio pagado o dado para
que adquirir un activo y es la base más razonable para la
valuación de los productos en el inventario.
Contingencias
El mantenimiento de materias primas esta sometido a
riesgos, que inciden en sus existencias y costos, siendo los mas
frecuentes:
1. Mermas: Son las perdidas en las
cantidades de material de evaporación,
disminución de humedad, de peso, etc., por el solo
transcurso del tiempo. Cuando son normales, no se consideran
diferencias de inventarios, sino que se cargan a la
producción mediante su incidencia en lo materiales.
Cuando son anormales, se calculan por separado y, a
través de una cuenta especial, se cancelan como una
perdida.2. Roturas: Constituyen una perdida, es
conveniente que se contabilicen a medida que estas se
producen.3. Robos o perdidas: Reciben igual
tratamiento que las roturas.4. Sobrantes: Cuando el sobrante de un
material no alcanza para ser utilizado en otro
artículo, se transforma en un rezago que debe incidir
en el costo del producto. Si el mismo puede ser vendido al
ingreso, por dicho concepto se puede considerar como una
ganancia.
***DEVOLUCION DE MATERIALES O MATERIA
PRIMA***
Algunas veces el material recibido, para la
fabricación no se utiliza en su totalidad y puede
producirse devoluciones de los mismos, mediante una nota de
crédito, que sirve de base para la entrada de diario y el
tarjetero auxiliar, el asiento es como sigue:
Inventario de materiales xxxxx
Costo de producción xxxxx
Material directo xxxxx
Registrando material devuelto Al
almacén
NOTA: VALUACION DE LA PRODUCCION EN
PROCESO: La producción en proceso representa la
acumulación de tres elementos, que son los componentes del
costo de producción.
Materia prima
Labor directa
Gastos indirectos
P.C.G.A de los
inventarios
Esta partida presenta varios principios de contabilidad
generalmente aceptados como son los siguientes:
a) PRINCIPIO DE COSTO O COSTO HISTORICO: Este
principio que indica, que todas las erogaciones o desembolsos
deberán sumarse hasta tener propiedad de los
inventarios y se registran por el valor total
pagado.b) PRINCIPIO DE UNIDAD MONETARIA: Este
principio quiere indicar que las operaciones se registran en
una sola unidad monetaria en nuestro caso en RD$c) PRINCIPIO DE MATERIALIDAD: Este principio
quiere indicar que solamente deben registrarse como activos
aquellas que sean materiales o tengan valores de
importancia.d) PRINCIPIO DE CONSISTENCIA: Este principio
implica la misma práctica contable o de registro entre
el periodo anterior o el actual.e) PRINCIPIO DE CONSERVATISMO: Este principio
quiere indicar que debe ser conservador en el registro de los
inventarios, es decir registrarlo al precio mas
bajo.f) PRINCIPIO DE ENFRENTAMIENTO: Este principio
indica que una parte del inventario, por deterioro a
daños se carga a los gastos, para que puedan
enfrentarse con los ingresos del periodo.g) PRINCIPIO DE REVELACION SUFICIENTE: Este
principio indica que las partidas de los inventarios deben
revelarse con suficiente información y claridad, para
evitar malas interpretaciones, es por eso que siempre debe
llevar notas y anexos.h) PRINCIPIO DE RECONOCIMIENTO: Este principio
indica que deben registrarse los inventarios tan pronto sean
conocidos o identificados.
NOTA: ALGUNOS CONTROLES INTERNOS DE LOS INVENTARIOS:
1. Que exista una política definida de
compras2. Que exista almacenes, para garantizar su
integridad.3. Que se lleve el inventario en computadoras
y/o tarjetas4. Que exista un personal autorizado para el
despacho del inventario5. Que el despacho indica hacia que orden o
lote de producto se transfirió el
inventario6. Que practica inventario
periódicamente7. Que se presenta correctamente el inventario
en el balance general8. Que este debidamente evaluado con
P.C.G.A9. Que exista una vigilancia
permanente10. Que se establezca una política de
darle de baja a los inventarios.
Ajustes normales
de los inventarios
Al finalizar cada ciclo contable los inventarios
ameritan algún tipo de ajustes adicionales al cierre como
son:
Mercancías deterioradas o en malas
condiciones físicas.Errores en operaciones
aritméticas.Mercancías de lento movimiento.
MATERIAL DE DESECHO, MATERIAL AVERIADO Y
MATERIAL DEFECTUOSO.
El desecho es el desperdicio inevitable en todo proceso,
por tal razón debe ser computado como un costo directo
unitario. Si no tiene valor de mercado no se contabiliza. Si
tiene precio de mercado se contabiliza. Por consiguiente el
desecho se vende. Cuando es vendido se hace el siguiente asiento
contable:
1. Acreditar su importe a otros ingresos en la
sub.-cuenta de "ventas de desecho"2. Acreditar su importe de venta en la cuenta
de "gastos de producción", para lo cual deberá
correrse el asiento de caja de venta de desecho y
después ventas de desecho a gastos de
producción
CONTABILIZACION DE VENTAS DE LOS DESPERDICIOS
Efectivo en Caja y Bancos xxxxx
Banco xxxx xxxxx
Otros ingresos xxxxx
Ventas de desperdicios xxxxx
Registrando ventas de desperdicios
Material averiado: Es la materia prima echada a
perder en el proceso de transformación, en forma tal que
el producto solo puede venderse como de segunda, esto así
porque puede haber una perdida debido a que el precio de mercado
del producto de segunda sea inferior a su costo de
producción. (Siempre el material averiado se valúa
al precio de mercado).
Esta perdida se maneja de 2 maneras:
a. Se le carga a la orden de producción
correspondiente o bienb. A los gastos de producción para que
estos a su vez sean derramados a todas las ordenes en
proceso, pero de todas forma el material averiado se sigue
siempre se evalúa al precio del mercado
Ejemplo: Se producen 10 cajas con un costo unitario de
$100.00 c/u (material $50.00, trabajo $30.00, gastos $20.00) de
los cuales cuatro resultan averiadas y se venden como de segunda
a $40.00
CASO A
Productos averiados 160.00
@
Productos en proceso 160.00
Para registrar 4 cajas averiadas con un costo
unitario
De $40.00 c/u (precio de mercado)
CONTABILIZACION PRODUCTOS DEFECTUOSOS O AVERIADOS
CUANDO SURGE UN COSTO ADICIONAL.-
Ahora bien la producción de segunda puede
recuperarse realizando inversión complementaria o
adicional, en trabajo; por lo tanto el tratamiento
contable es como sigue:
Que el costo adicional se integra en el costo de
producción de una orden especifica.Que el costo adicional se carga a gastos de
fábrica.
EJEMPLO 1: La orden de producción No.9 fabrico
200 unidades completas y 20 unidades sufrieron desperfectos
recuperable. El costo normal para la fabricación de esas
200 unidades es como sigue
EJEMPLO II: Supongamos que la
compañía Manufacturera "Z" al empezar el ejercicio
el 03 de marzo arroja los siguientes inventarios:
Materias primas 18,350.00
Productos en proceso 15,280.00
Productos terminados 30,490.00
Durante ese mismo mes se compraron $23,589.00 de
materias primas a crédito a Almacenes La Garantía,
s.a. Se entregaron para su transformación la cantidad de
$15,830.00 de dichos materiales. La mano de obra ascendió
a $27,850.00 y los gastos de producción de los articulos
terminados durante el mes ascendieron a $38,729.00. Las ventas a
crédito importaron $85,250.00, cuyo costo de
producción fue de $57,380.00.
SOLUCION: Se corren los asientos al diario
para registrar las operaciones indicadas:
1. Se preparan a fin de mes las siguientes
cuentas: Almacén de materiales, productos en proceso e
inventario de productos terminados.
TRATAMIENTOS CONTABLES DE LOS INVENTARIOS INICIALES Y
FINALES DE MATERIAS PRIMAS, PRODUCTOS EN PROCESO Y PRODUCTOS
TERMINADOS.
Los inventarios relativos a materias primas y productos
en proceso, afectan directamente el costo de producción y
los inventarios de productos terminados al costo de ventas para
mejor ilustración presentamos el ejercicio
siguiente:
Autor:
Lizmaida Alcala
Calcaño